Hurtado, A. (2012) Tema 2 Fundamentos de La Planificación y Control de Utilidades

TEMA 2:
FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACIN Y CONTROL DE UTILIDADES
MBA Amrico Hurtado Palomino
INDICE
Panorama general de la PCU
Conceptos fundamentales de la planificacin y control de utilidades

Planificacin por la administracin empleando la PCU Dimensiones de tiempo en la PCU El control administrativo empleando la PCU Adaptacin organizacional a la PCU La coordinacin empleando la PCU Presupuestos formales versus Presupuestos informales Flexibilidad en la aplicacin de la PCU Aplicaciones en diversos tipos de organizaciones
Evaluacin y Administracin de proyectos
PANORAMA GENERAL DE LA PCU
Se percibe como un proceso cuyo fin es ayudar a la administracin a realizar eficazmente las importantes fases de las funciones de planificar y controlar. 1. Desarrollo de la aplicacin de objetivos generales y de largo alcance de la empresa 2. La especificacin de las metas de la compaa 3. El desarrollo en trminos generales utilidades de largo plazo. y de lun plan estratgico de
4. Especificacin de un plan tctico de utilidades

5. Establecimiento de un sistema de informes peridicos de desempeo 6. Desarrollo de procedimientos de seguimiento.
INDICE

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA PLANIFICACIN Y CONTROL DE UTILIDADES
a) Proceso administrativo
b) Compromiso de la alta administracin c) Estructura de organizacin d) Proceso de planeacin e) Proceso de control administrativo f) Plan estratgico de utilidades de largo alcance g) Sistema de contabilidad por reas (o centros de responsabilidad)
INDICE

PLANIFICACIN POR LA ADMINISTRACIN EMPLEANDO LA PCU
Objetivos y estrategias
Otras informaciones Normas
Planificacin estratgica
Presupuesto anual
Resultados de los centros de responsabilidad
Informe real frente al plan
son satisfactorios los resultados?
Revisin
Revisin
Accin correctiva
Medida Retroalimentacin / comunicacin
INDICE

DIMENSIONES DE TIEMPO EN LA PCU
El horizonte de planificacin se refiere al periodo de tiempo, en el futuro, para el cual la administracin debe planificar. En casi toda situacin, existe la necesidad de varios horizontes de planificacin diferentes. El flujo continuo de decisiones de la alta administracin constituye la totalidad de su actividad de planificacin. Cada una de dichas decisiones refleja un plan acerca de los futuros sucesos, y el agregado de todas las decisiones constituye un conjunto de polticas y planes de la organizacin. Las decisiones pueden afectar nicamente al futuro - el prximo minuto, da,
mes, ao o serie de aos
DIMENSIONES DE TIEMPO EN LA PCU
La planificacin peridica es la necesidad que impone el medio ambiente de que la administracin planee, evale y controle las operaciones dentro de periodos secundarios relativamente cortos y consistentes, como seran los de un ao. Los planes peridicos reflejan las restricciones del calendario que han sido impuestas por la costumbre. Concretamente, los gerentes, los dueos y otras partes interesadas exigen calendarios; de ellos, resultan planes peridicos de utilidades e informes y evaluaciones del avance de una empresa. Por lo tanto, se
acostumbra preparar planes e informes de progreso por mes, trimestre y

ao.
INDICE

EL CONTROL ADMINISTRATIVO EMPLEANDO LA PCU
El propsito primordial del control es asegurar el cumplimiento de los objetivos, las metas y las normas de la empresa. El
control tiene muchas facetas, tales como la observacin directa,

la expresin verbal, la memoranda narrativa, las polticas y los procedimientos, los informes de los resultados reales y los informes de desempeo. La planificacin y control integral de utilidades centra su atencin en los informes de desempeo y en su evaluacin para determinar las causas tanto de los desempeos altamente satisfactorios como de los desempeos mediocres.
EL CONTROL ADMINISTRATIVO EMPLEANDO LA PCU
El propsito primordial del control es asegurar el cumplimiento de los objetivos, las metas y las normas de la empresa. El
control tiene muchas facetas, tales como la observacin directa,

la expresin verbal, la memoranda narrativa, las polticas y los procedimientos, los informes de los resultados reales y los
informes de desempeo. La planificacin y control integral de

utilidades centra su atencin en los informes de desempeo y en su evaluacin para determinar las causas tanto de los
desempeos altamente satisfactorios como de los desempeos

mediocres.
INDICE

ADAPTACIN ORGANIZACIONAL A LA PCU
Un programa de planificacin y control de utilidades debe apoyarse en una buena estructura organizacional de la empresa y en muy precisas lneas de autoridad y responsabilidad. El propsito de la estructura organizacional y de la asignacin de autoridad es establecer un marco dentro del cual puedan cumplirse los objetivos de la empresa en forma coordinada y efectiva y sobre una base de continuidad. Se especifican la esfera y la interrelacin de responsabilidades de cada gerente en lo individual.
ADAPTACIN ORGANIZACIONAL A LA PCU Las reas (centros) de responsabilidad se clasifican, a su vez, atendiendo al grado de responsabilidad como sigue
Centro de costos: Un rea de responsabilidad en la cual el gerente es responsable por los costos controlables en la unidad, pero no es responsable, en un sentido financiero, por la utilidad o por la inversin en dicha rea. Los centros de responsabilidad ms pequeos y de nivel inferior tienden a ser centros de costos. Centro de ingresos: Un rea de responsabilidad en la cual el gerente es responsable por los ingresos. A los distritos de ventas a menudo se
les designa como centros de ingresos.
ADAPTACIN ORGANIZACIONAL A LA PCU
Centro de utilidades: Un rea de responsabilidad en la cual el gerente es responsable por los ingresos, los costos y las utilidades del centro. La
planificacin y el control enfocan su atencin sobre la utilidad o ganancia

generada por el centro
Centro de inversin: Un rea de responsabilidad que va un paso ms
adelante que un centro de utilidades. En un centro de inversin, el

gerente es responsable por el ingreso, los costos, la utilidad y el monto de los recursos invertidos en los activos empleados por el centro. La planificacin y el control se enfocan sobre el rendimiento de la inversin generado por el centro.
ADAPTACIN ORGANIZACIONAL A LA PCU Como resultado, se desarrollan cada ao planes integrales de utilidades en la siguiente forma: La direccin o gerencia general especifica los objetivos, metas,
estrategias, supuestos (premisas) de planificacin y polticas generales,

que se comunican a los gerentes de las subunidades. El gerente de cada subunidad, adhirindose a las polticas generales de la administracin general, desarrolla su propio segmento del plan integral de utilidades. Normalmente, el primer segmento de los planes estratgico y tctico de utilidades que debe elaborarse es el plan de ventas, pues las actividades de casi todas las compaas dependen del volumen de ventas.
ADAPTACIN ORGANIZACIONAL A LA PCU Como resultado, se desarrollan cada ao planes integrales de utilidades en la siguiente forma:
El gerente de cada subunidad presenta los planes de utilidades de la subunidad a la administracin general para que sta efecte crticamente la evaluacin y sugiera.
Los planes de cada subunidad, aprobados ya por el nivel superior de la

administracin, se consolidan entonces en el plan integral de utilidades para toda la compaa.
INDICE

LA COORDINACIN EMPLEANDO LA PCU
Algunas autoridades en administracin enumeran a la coordinacin como
una funcin ms de la administracin: sin embargo, la mayora la ven

como un efecto que se produce necesariamente cuando se llevan a cabo las funciones gerenciales de planificar, organizar, proveer personal, dirigir y controlar. La coordinacin es la sincronizacin de los actos individuales, con el resultado de que cada subdivisin de una entidad trabaja eficazmente hacia los objetivos comunes, apreciando debidamente a todas las dems subdivisiones en una unidad de esfuerzos.
LA COORDINACIN EMPLEANDO LA PCU
Cmo se logra la coordinacin? La coordinacin se hace posible, fundamentalmente, a travs del eficaz desempeo de las funciones de la administracin. Sin embargo, ciertas de esas funciones ofrecen particular
relevancia a este respecto. La coordinacin entraa las relaciones

interpersonales de la gente en la situacin de trabajo, ya que intercambian opiniones, pericia tcnica, plticas y actitudes amigables.
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PRESUPUESTOS FORMALES VERSUS PRESUPUESTOS INFORMALES
La esencia del concepto de la planificacin y control integral de utilidades es que pueden formalizarse ventajosamente fases
especificadas del proceso administrativo. Sin embargo, la aplicacin y la implantacin de planes, polticas y procedimientos escritos deben tomar en cuenta los aspectos sobresalientes y los sucesos inesperados
para cada situacin. No debe permitirse que un simple juego de planes

"maneje" la operacin; ms bien, los planes formales proveen las directrices bsicas conforme a las cuales se toman las decisiones. Ms todava, a medida que se toman las decisiones, con frecuencia deben modificarse los planes.
INDICE

FLEXIBILIDAD EN LA APLICACIN DE LA PCU
Un programa de planificacin y control de utilidades (o de otro instrumento de administracin) no debe dominar a un negocio. Cuando se pongan en prctica los planes, debe existir una poltica "suprema" y
absoluta de la administracin de modo que no puedan imponrsele

"camisas de fuerza" y que sean aprovechadas todas las oportunidades favorables, aun cuando "no estn cubiertas por el presupuesto".
INDICE

APLICACIONES EN DIVERSOS TIPOS DE ORGANIZACIONES
Hay quienes dicen que la Planificacin y control integral de utilidades es aplicable nicamente en las grandes y complejas organizaciones Son comunes estas opiniones tratndose de empresas no fabricantes (compaas de servicios, instituciones financieras, hospitales, ciertos
negocios
detallistas,
compaas
constructoras
empresas
inmobiliarias). En cambio, la planificacin y control de utilidades puede adaptarse a cualquier organizacin (lucrativa o no lucrativa, de servicios o manufacturera), independientemente del tamao, de las circunstancias o condiciones especiales
APLICACIONES EN DIVERSOS TIPOS DE ORGANIZACIONES
El plan de utilidades se basa en estimaciones Un programa de planificacin y control de utilidades debe estar adaptndose continuamente a fin de que se ajuste a las circunstancias cambiantes. La ejecucin de un plan de utilidades no tendr lugar automticamente
El plan de utilidades no es sustituto de la administracin.

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4. Especificacin de un plan tctico de utilidades

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Otras informaciones Normas

Resultados de los centros de responsabilidad

Informe real frente al plan

son satisfactorios los resultados?

Medida Retroalimentacin / comunicacin

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mes, ao o serie de aos

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DIMENSIONES DE TIEMPO EN LA PCU

acostumbra preparar planes e informes de progreso por mes, trimestre y

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EL CONTROL ADMINISTRATIVO EMPLEANDO LA PCU

control tiene muchas facetas, tales como la observacin directa,

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control tiene muchas facetas, tales como la observacin directa,

informes de desempeo. La planificacin y control integral de

desempeos altamente satisfactorios como de los desempeos

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