INSTITUCIN EDUCATIVA LICEO QUINDO REGISTRO CONTABLE DE EGRESOS

ELABORACIN Elaborado por:

REVISIN Revisado por:

APROBACIN Aprobado por:

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

Csar Augusto Londoo Cargo: Coordinador

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD .............................................................................................. 5 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 7 6. CONTENIDO ..................................................................................................... 8 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 10 9. ANEXOS ......................................................................................................... 10

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1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto garantizar un registro contable relevante, comprensible, confiable y verificable de las operaciones financieras del establecimiento educativo, que permita realizar un adecuado control y seguimiento de la informacin, as como obtener los estados econmicos, financieros y patrimoniales que faciliten herramientas para la planeacin y la toma de decisiones.

2. ALCANCE Este procedimiento parte de la expedicin de la Disponibilidad Presupuestal, la verificacin de la documentacin aportada para efectuar el egreso y termina con el pago tanto al beneficiario como a las entidades relacionadas con el pago de descuentos por retefuente y estampillas.

3. DEFINICIONES 3.1 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES El SGP es un conjunto de recursos que la nacin transfiere a las entidades territoriales para financiar los servicios sociales a su cargo, por mandato de los artculos 356 y 357 de la constitucin Poltica y reglamentado en el acato legislativo 01 de 22001 y la ley 715 de 2.001, conforme al artculo 89 los recursos SGP para educacin se debern incorporar a los presupuestos del Departamento. 3.2 PRESUPUESTO DE GASTOS El presupuesto de gastos debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos y las partidas aprobadas deben entenderse como autorizaciones mximas de gasto. Este debe contener la totalidad de erogaciones diferentes de los gastos de personal, que requiere el establecimiento educativo estatal para su normal funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo Institucional demande. Son los gastos determinados por el Rector y/o Consejo Directivo de la Institucin Educativa de los recursos percibidos a travs del FONDO DE SERVICIO EDUCATIVOS.

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3.3 FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables de los establecimientos educativos, creadas como un mecanismo de gestin presupuestal y ejecucin de recursos para la adecuada administracin de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversin distintos a los de personal. 3.4 UNIDAD DE CAJA: Con el recaudo de todos los recursos, se atender el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto del Fondo. Quiere decir que todos los ingresos, sin importar su origen, se incluyen en una sola bolsa, con la cual se pueden pagar todos los gastos autorizados en el presupuesto. 3.5 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Son las apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas, tcnicas y operativas. Comprende los gastos por servicios personales indirectos y los gastos generales. Servicios Personales Indirectos: destinados a atender la contratacin de personas naturales o jurdicas para que presten servicios calificados o profesionales en forma espordica en desarrollo de actividades que no sean las ordinarias del establecimiento, siempre y cuando no puedan atenderse con cargo a la planta de personal (Articulo 32 Ley 80 de 2003). 3.6 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Son las apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas, tcnicas y operativas. Comprende los gastos por servicios personales indirectos y los gastos generales. Servicios Personales Indirectos: destinados a atender la contratacin de personas naturales o jurdicas para que presten servicios calificados o profesionales en forma espordica en desarrollo de actividades que no sean las ordinarias del establecimiento, siempre y cuando no puedan atenderse con cargo a la planta de personal (Articulo 32 Ley 80 de 2003).

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3.7 GASTOS GENERALES: Relacionados con la adquisicin de bienes y servicios para el normal funcionamiento del establecimiento educativo. Para definir los gastos es necesario coordinar con la entidad Territorial los bienes y servicios que sern suministrados directamente por el Departamento, el Municipio o Distrito para evitar duplicidad y sobrecostos en los gastos. 3.8 GASTOS DE INVERSIN. Los gastos de inversin en general son aquellos que incrementan la capacidad de produccin y la productividad fsica, econmica y social. En los establecimientos educativos estos gastos estn orientados a mejorar la calidad del servicio ofrecido, mediante la implementacin de acciones de mejoramiento de la gestin escolar y acadmica, enmarcados en los planes de mejoramiento institucional, el proyecto educativo institucional y las orientaciones de la Secretaria de Educacin certificada respectiva. Estos gastos deben organizarse por proyectos y debe contar con metas tanto fsicas como financieras definidas para facilitar su seguimiento. Los costos del proyecto deben ser evaluados garantizando la eficiencia y efectividad del gasto pblico.

4. NORMATIVIDAD Constitucin Poltica, artculo 354. Estatuto Tributario Nacional. Ley 38 de Abril 21 de 1989 Normativo del Presupuesto General de la Nacin. Ley 80 de 28 de Octubre de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. Ley 100 de 23 de diciembre de 1993 Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. Ley 152 de 15 julio de 1994 Ley Orgnica del Plan de Desarrollo. Donde se define la planeacin como un proceso constituido por la formulacin, la ejecucin, el seguimiento y la evaluacin de los planes. Ley 298 de 1996. Ley 594 de 2000. Ley 734 de 5 de Febrero del 2002 Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico. Art. 35 Prohibiciones: A todo servidor pblico le est prohibido: 16. Asumir obligaciones compromisos de pago que superen la cuanta de los

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montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). Art. 48. Faltas Gravsimas. Son faltas gravsimas las siguientes: 23. Ordenar efectuar el pago de obligaciones en excesos del saldo disponible en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). Ley 789 del 27 de Diciembre del 2002 Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la proteccin social y se modifican algunos artculos del Cdigo Sustantivo de Trabajo. Ley 819 de 8 de julio del 2003 Normas orgnicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal. Ley 828 del 10 de julio de 2003 Normas para el control a la evasin del Sistema de Seguridad Social. Ley 863 de 29 de Diciembre del 2003 Por la cual se establecen normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento econmico y el saneamiento de las finanzas pblicas. Decreto 1222 de 6 de Junio de 1986 Por el cual se expide el Cdigo de Rgimen Departamental. Art. 170 Autorizase a las Asambleas para ordenar la emisin de estampillas Prodesarrollo Departamental, cuyo producido se destinar a la construccin de infraestructura educativa, sanitaria y deportiva. Decreto 111 de 15 de enero de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto. Decreto 630 de 2 de abril 1996 Por el cual se establecen los lineamientos del Programa Anual Mensualizado de Caja PAC. Decreto 2170 de 30 de septiembre del 2002 Reglamentario de la ley 80. Decreto 199 de 2005. Decreto 1465 de 10 de Mayo del 2005 Por medio del cual se reglamentan los artculos 9 de la ley 21 de 1982, el pargrafo 1 del artculo 1 de la ley 89 de 1988, 287 de ley 100 de 1993, el numeral 4 del artculo 30 de la ley 119 de 1994, 15 de la ley 797 de 2003 y 10 de la ley 828 de 2003. Decreto 1599 de 2005. Resolucin 357 de 2007. Resolucin 356 de 2008. Ordenanza 138 de 1995 Art. 2 Pago estampillas Prodesarrollo. Conceptos: Contratos escritos con personas naturales y jurdicas, pliegos para licitacin pblica, adicin de contrato escrito (sobre valor de adicin), cuentas u rdenes de pago a favor de proveedores, reconocimiento de prestacin de servicios que no requiere contrato escrito. Ordenanza 218 de 1997 Art. 5 Pago estampillas prohospital. Conceptos: Todo contrato escrito adicin celebrado con personas naturales jurdicas. Ordenanza 252 de 1998 Art. 4 Pago estampillas Prouniversidades. Conceptos: Todo contrato escrito entre Departamentos, municipios, entidades

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descentralizadas, asamblea, concejos, contraloras y personeras con personas naturales jurdicas. Toda adicin de contrato escrito (sobre valor de adicin). Ordenanza 031 de 2004. Ordenanza 024 de 2005. Ordenanza 008 de 2008.

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBPROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE

5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Contratista, Entidades prestadora de servicios pblicos, Ministerio de Educacin Nacional, Secretara de Educacin Departamental, Entidades Pblicas y Privadas. CLIENTE: Institucin Educativa, Contratista, Organismos de Control, Ministerio de Educacin Nacional, Secretara de educacin Departamental, Alcalda, Comunidad Educativa

5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos - Efectuar pago sin la presentacin de los documentos requeridos - Adquirir compromisos sin contar con disponibilidad Tesoral

5.3.2 Puntos de Control - Revisar los documentos requeridos para pago a Contratistas de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratacin - Revisin del Plan Anual de Caja al momento de expedir la Disponibilidad Presupuestal

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6. CONTENIDO No. DESCRIPCIN PRODUCTO RESPONSAB TIEMPO LE

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Expedicin de Disponibilidad Presupuestal previa solicitud de acuerdo a solicitud para imputar un Disponibilida Auxiliar egreso determinado de acuerdo con el d Administrativo Plan Anual de Compras y el Plan Presupuestal Anual de Caja, Presupuesto en cuanto a rubros y valores asignados Expedicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal tomando como referente la Disponibilidad presupuestal expedida y en Registro Auxiliar concordancia con el Contrato, Orden Presupuestal Administrativo o factura a cancelar (Servicios Pblicos), previa expedicin del certificado de Tesorera de capacidad financiera Registro Presupuestal del Certificado Presupuesto Auxiliar de Disponibilidad previa solicitud afectado Administrativo Recibir todos los documentos requeridos para la cancelacin de las obligaciones contradas a travs de Documentos Auxiliar contratos, ordenes (de acuerdo con el recibidos Administrativo procedimiento establecido) o factura (servicios pblicos) Revisar la documentacin recibida y contrastarla con los datos definidos en el contrato u orden en cuanto a Documentos Auxiliar contratista, valor, forma de pago, revisados Administrativo objeto, acta de inicio, de interventora y recibido a satisfaccin segn corresponda al avance del objeto Orden de Auxiliar Elaborar la orden de pago pago Administrativo Liquidar los descuentos que se le Liquidacin Auxiliar efectan al contratista por concepto de Administrativo de estampillas y retenciones descuentos

30 minutos

1 da

1 da

30 minutos

30 minutos

30 minutos 10 minutos

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Auxiliar Comprobante Expedir comprobante de egreso Administrativo, de egreso Rector Auxiliar Elaborar cheque para el pago Cheque Administrativo Presentar al Rector de la Institucin Auxiliar Documentos los documentos producidos para su Administrativo, refrendados revisin y refrendacin Rector Registrar la apropiacin en el Registro Auxiliar presupuesto de la Institucin apropiacin Administrativo Educativa presupuestal Registrar el gasto en la cuenta de Registro Auxiliar bancos contable Administrativo Transferencia mediante presentacin Presentacin y pago de la declaracin de retencin y pago de Rector en la fuente, de las retenciones Retencin en realizadas la Fuente Elaborar cheque para efectuar el pago Auxiliar de las retenciones hechas a los Cheque Administrativo contratistas y pago de estampillas Presentar al Rector el cheque con los Auxiliar Cheque documentos que soportan dicho pago Administrativo, legalizado para su revisin y refrendacin Rector Registrar el gasto en la cuenta de Registro Auxiliar bancos contable Administrativo Informar a la Gobernacin y Hospital Informe de Departamental sobre los descuentos Auxiliar descuentos efectuados por concepto de Administrativo por estampillas, solicitando la venta de las y Rector estampillas mismas Adhesin de las estampillas por el Adhesin de Auxiliar valor correspondiente a los estampillas Administrativo descuentos realizados Archivo de gestin en original en la Auxiliar carpeta contable y en copia en la Archivo Administrativo carpeta de contratos, ordenes

10 minutos 5 minutos 15 minutos 10 minutos 10 minutos

10 minutos 10 minutos 5 minutos 10 minutos

10 minutos Permane nte

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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN Cdigo Nombre Solicitud de disponibilida d presupuesta l Certificado de disponibilida d presupuesta l ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN Recolecci n Indizaci n Clasificaci n ACCESO Personal Autorizado CONSERVACI DISPOSICIN N FINAL Tiempo de Retencin Mtodo

N.A.

Carpeta/Dis Auxiliar ponibilidad/ Administrati Alfabtico Presupuest vo al Carpeta/Dis Auxiliar ponibilidad/ Administrati Alfabtico Presupuest vo al Alfabtico

Rector y Auxiliar 20 aos Administrativ o Rector y Auxiliar 20 aos Administrativ o Rector y Auxiliar Administrativ o Rector y Auxiliar Administrativ o Rector y Auxiliar Administrativ o Rector y Auxiliar Administrativ o Rector y Auxiliar Administrativ o

Conservacin total

N.A.

Conservacin total

N.A.

Auxiliar Carpeta/Ce Certificado Administrati rtificado/Te de tesorera vo sorera Solicitud del registro presupuesta l Registro presupuesta l de compromiso Orden de pago Auxiliar Carpeta/Re Administrati gistro/Pres vo upuestal Auxiliar Carpeta/Re Administrati gistro/Pres vo upuestal Auxiliar Carpeta/Or Administrati den/Pago vo

20 aos

Conservacin total

Alfabtico

N.A.

20 aos

Conservacin total

Alfabtico

N.A. N.A.

20 aos

Conservacin total

Alfabtico

20 aos

Conservacin total

N.A.

Auxiliar Carpeta/Co Comprobant Administrati mprobante/ e de egreso vo Egreso

Alfabtico

20 aos

Archivo de Gestin

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Documentos requeridos en el contrato u orden 9. ANEXOS 9.1 Factura