ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD ADMINISTRACION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

MATERIA

INFORMATICA II

ESTUDIANTE

VERONICA TERCERO

NIVEL

TERCERO 1

PERIODO ACADEMICO

SEPTIEMBRE 2013 ENERO 2014

TABLA DE CONTENIDOS

TABLA DE CONTENIDOS -------------------------------------------------------------------------------------------------- I INTRODUCCION ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- III OBJETIVOS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------IV CAPITULO I ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1 1. 2. 2.2. CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA ------------------------------------------------------------------------1 FORMULARIOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------2 Ventana de Diseo de formularios: -------------------------------------------------------------------------7

CAPITULO II --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10 3. CONSULTAS --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10 3.1. Crear una consulta en Access-------------------------------------------------------------------------------- 10 3.2 Proceso para crear una consulta en Access --------------------------------------------------------------- 10 3.3. Abrir el Asistente para consultas --------------------------------------------------------------------------- 10 3.4. Definicin. -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 3.5. Generar una nueva consulta. -------------------------------------------------------------------------------- 13 4. MACROS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15 4.1. Creacin de una macro. --------------------------------------------------------------------------------------- 15 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 5. Ventana de proyecto de Macro. ------------------------------------------------------------------------ 16 Macros para confirmar la exclusin de registros. -------------------------------------------------- 17 Macros para convalidar datos. -------------------------------------------------------------------------- 18 Macro de activacin inmediata. ------------------------------------------------------------------------ 18 Grupo de Macros. ------------------------------------------------------------------------------------------ 19

INFORMES ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21 5.1. Informes generados por asistentes ------------------------------------------------------------------------ 21 5.2. Creacin de informes. ----------------------------------------------------------------------------------------- 22

CONCLUSIONES ------------------------------------------------------------------------------------------------------------1 BIBLIOGRAFIA --------------------------------------------------------------------------------------------------------------1 TERMINOLOGIA ------------------------------------------------------------------------------------------------------------1

TABLA DE ILUSTRACIONES
IMAGEN 1 ........................................................................................................................................................... 1 IMAGEN 2 ........................................................................................................................................................... 2 IMAGEN 3 ........................................................................................................................................................... 3 IMAGEN 4 ........................................................................................................................................................... 3 IMAGEN 5 ........................................................................................................................................................... 4 IMAGEN 6 ........................................................................................................................................................... 4 IMAGEN 7 ........................................................................................................................................................... 5 IMAGEN 8 ........................................................................................................................................................... 5 IMAGEN 9 ........................................................................................................................................................... 6 IMAGEN 10 ......................................................................................................................................................... 6 IMAGEN 11 ......................................................................................................................................................... 7 IMAGEN 12 ......................................................................................................................................................... 7 IMAGEN 13 ......................................................................................................................................................... 8 IMAGEN 14 ......................................................................................................................................................... 8 IMAGEN 15 ......................................................................................................................................................... 9 IMAGEN 16 ......................................................................................................................................................... 9 IMAGEN 17 ....................................................................................................................................................... 10 IMAGEN 18 ....................................................................................................................................................... 11 IMAGEN 19 ....................................................................................................................................................... 11 IMAGEN 20 ....................................................................................................................................................... 11 IMAGEN 21 ....................................................................................................................................................... 12 IMAGEN 22 ....................................................................................................................................................... 13 IMAGEN 23 ....................................................................................................................................................... 14 IMAGEN 24 ....................................................................................................................................................... 14 IMAGEN 25 ....................................................................................................................................................... 15 IMAGEN 26 ....................................................................................................................................................... 16 IMAGEN 27 ....................................................................................................................................................... 17 IMAGEN 28 ....................................................................................................................................................... 18 IMAGEN 29 ....................................................................................................................................................... 19 IMAGEN 30 ....................................................................................................................................................... 19 IMAGEN 31 ....................................................................................................................................................... 20 IMAGEN 32 ....................................................................................................................................................... 22 IMAGEN 33 ....................................................................................................................................................... 23 IMAGEN 34 ....................................................................................................................................................... 24 IMAGEN 35 ....................................................................................................................................................... 25

II

INTRODUCCION

En esta consulta se proporciona informacin general acerca de los tipos de datos y las propiedades de los campos y se incluye una seccin de referencia detallada sobre tipos de datos. En l tambin se explican brevemente los campos de bsqueda. No obstante, no se habla de los campos de bsqueda que admiten varios valores. Todos los campos de una tabla tienen propiedades. stas definen las caractersticas y el comportamiento del campo. La propiedad ms importante de un campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina la clase de datos que va a poder almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos sea Texto podr almacenar datos que se compongan de caracteres de texto o numricos, mientras que un campo cuyo tipo de datos sea Nmero slo podr almacenar datos numricos. El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como: La forma de usar el campo en expresiones. El tamao mximo de un valor del campo. Si el campo se puede indizar. Los formatos que se pueden usar con el campo. Cuando se crea un nuevo campo en la vista Diseo, se especifica su tipo de datos y, de forma opcional, sus dems propiedades.

III

OBJETIVOS

Editar los datos mediante formularios utilizando el asistente para formularios. Aprender la gestin bsica de datos empleando Access. El alumno a la finalizacin del curso sabr crear una tabla, introducir, modificar y borrar los datos de la misma, realizar consultas simples sobre los datos introducidos y sabr crear formularios e informes simples empleando el asistente. Conocer el concepto de base de datos y su gestin a travs de Microsoft Access: cmo entrar y salir del programa, el entorno de trabajo y las secciones de la ventana. Conocer los distintos tipos de datos que pueden ser introducidos en una tabla as como las propiedades de los campos. Disear y modificar tablas.

IV

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CAPITULO I 1. 1CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA Los campos calculados permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseo de la consulta, informacin que no proviene de un campo, sino de una operacin con valores de otros campos. Vamos a verlo mejor con un ejemplo, en nuestra tabla "producto".

IMAGEN 1

Tenemos listados, el producto, el precio de la unidad y tambin las unidades en existencias. Con el ratn pincharemos sobre los campos que necesitemos y los "arrastraremos" hasta la cabecera de las columnas de la cuadricula

www.aulafacil.com/Access2/CursoAccess/Lecc-20-Acc.

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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA Vemos como automticamente las filas "Tabla" y "Mostrar" se rellenan con solo situar en la cabecera de cada columna el campo correspondiente. Pero an falta el campo calculado. Dijimos que necesitbamos conocer cul es el valor total de los artculos que tenemos en el almacn. Deducimos que el total de seria el resultado de multiplicar las "Unidades En Existencia" por el "Precio Unidad" de cada artculo. Vamos a hacerlo paso a paso. Primero es elegir un campo vaco, y ponerle el nombre que deseemos para nuestro nuevo campo, Qu tal "Total"?

Ahora debemos escribir la expresin de clculo de la siguiente manera: Total: [ ]*[ ] , es importante que respetemos el espacio el espacio en blanco tras los dos puntos, dentro de los corchetes irn los nombres de los campos que queramos utilizar para los clculos. En definitiva, nuestra expresin quedara as; Total: [Precio Unidad]*[UnidadEnExistencia] Por ultimo solo tendremos que marcar la opcin "mostrar" para visualizar el resultado cuando ejecutemos la consulta.

Pulsaremos el icono "Ejecutar", como ya sabemos y este ser el resultado

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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA 2. 2FORMULARIOS Los formularios son una funcionalidad que tiene Access que permite mostrar y gestionar de una forma ms adecuada los registros para trabajar con ellos.

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La diferencia principal es que vemos a la vez todos los datos de un registro sin necesidad de utilizar las barras de herramientas. Otra diferencia es que la informacin puede mostrarse y organizarse en pantalla como deseemos y no en el formato de la tabla al que estamos habituados. Para acceder a los formularios solo hay que pulsar con el puntero del ratn en la opcin "Formularios" situada en la ventana "Base de datos", en la parte de la izquierda, cambiando el contenido de la ventana "base de datos"

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Creacin de formularios mediante Asistente para formularios: Access permite crear formularios tanto en "vista de diseo" como desde los "Asistentes"

www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/macros

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Access proporciona una serie de asistentes para crear formularios que aceleran y facilitan mucho la creacin de los formularios, con solo indicarle la tabla que queremos utilizar. Esto lo hacemos eligiendo en la ventana superior la tabla sobre la que deseamos crear el formulario.

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En la ventana inferior izquierda, titulada "Campos disponibles", tenemos un listado de todos los campos de la tabla, con los botones centrales podemos seleccionar los campos que deseemos tener en nuestro formulario uno a uno, utilizando el botn superior, o todos a la vez, pulsando el segundo botn. Podemos utilizar los dos botones inferiores para deshacer nuestras selecciones en el caso de que deseemos rectificar. Una vez que hayamos seleccionado los campos que deseemos que tenga nuestro formulario pulsaremos el botn "Siguiente". En la siguiente ventana de dialogo se nos preguntara por el tipo de distribucin deseamos INFORMATICA II ING. CARLOS EBLA TERCERO I Pgina 4

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA aplicar al formulario

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Nosotros vamos a elegir esta vez el diseo en columnas y pulsaremos siguiente. En la siguiente ventana se nos preguntara por el estilo que deseamos aplicar a nuestro formulario.

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Lo que nos pregunta Access en este cuadro de dialogo es que tipo de decoracin queremos aplicar a nuestro formulario, segn posicionemos el cursor en uno u otro en la ventana de la izquierda se nos mostrara un ejemplo del fondo que podemos aplicar a nuestro formulario. Una vez que tengamos elegido el estilo, pulsaremos el botn siguiente.

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En esta ventana se nos pregunta por el ttulo que deseemos para nuestro formulario, as como si queremos abrir ya el formulario o si primero queremos modificar el diseo del formulario, esto ltimo lo dejaremos para la siguiente leccin. Ahora pulsaremos el botn "Finalizar" y veremos como ha quedado nuestro formulario Este es nuestro flamante nuevo formulario

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Tenemos accesible todos los campos del registro, la forma de moverse por ellos es ms natural y cmoda. Con los botones de la parte inferior de la ventana podemos movernos entre los distintos registros de la tabla, y con el botn de la derecha creamos un registro en blanco para introducir nuevos datos.

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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA 2.2. Ventana de Diseo de formularios: Al terminar la creacin del formulario desde el asistente de formularios de Access. Se nos preguntaba si queramos abrir el formulario o si desebamos modificar el diseo del formulario.

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Elegir posponer la modificacin del formulario, bueno, ahora es el momento de retomarlo y aprender que podemos hacer en este apartado. Hacer desde la venta "Base de Datos".

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Una vez que tengamos seleccionada el formulario que queramos modificar, pulsamos el botn diseo de la barra de herramientas de la venta "Bases de datos". En la siguiente ventana vemos el "esqueleto" de nuestro formulario

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Hay varias secciones, como podemos ver tituladas: "Encabezado de formulario", "Detalles", y "Pie de formularios". La seccin encabezado contiene todo aquello que deseamos que aparezca una nica vez al principio del formulario, y la seccin del pie, contiene todo aquello que queremos aparezca al final del formulario. El contenido de la seccin de "detalle" se repite una vez por cada registr que muestre el formulario. En la seccin encabezado, introduciremos el ttulo del formulario, la fecha, una breve sinopsis, etc. Lo primero es conseguir un poco de espacio para introducir nuestros datos, para ello arrastramos con el ratn la barra de detalle hacia abajo.

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Una vez que hemos conseguido espacio para trabajar, pulsamos el botn derecho del ratn. Surgir una ventana de dialogo como este. INFORMATICA II ING. CARLOS EBLA TERCERO I Pgina 8

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Nosotros vamos a aprender ahora a utilizar las opciones del cuadro de herramientas para remodelar nuestro formulario

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Vemos que hay numerosos iconos, nosotros solo vamos por ahora a utilizar los necesarios para poner el membrete de nuestra empresa y la fecha. El resto de las opciones son temas de diseo y se escapan del propsito central de este curso. De todas formas, en cualquier momento se puede acceder a la ayuda de Access, para obtener nociones bsicas del funcionamiento de las dems herramientas.

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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA CAPITULO II
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3.

CONSULTAS

3.1. Crear una consulta en Access

Una consulta en Access no es ms que una pregunta que podemos hacer a la base de datos sobre la informacin que contiene. Para crear una consulta en Access podemos utilizar el Asistente para consultas el cual nos guiar paso a paso por todo el proceso. 3.2 Proceso para crear una consulta en Access El primer paso para crear una consulta en Access es saber la pregunta que deseamos hacer a la base de datos, as que antes de iniciar con el Asistente para consultas debemos tener una idea del tipo de informacin que deseamos obtener. Por ejemplo: Me gustara tener una lista de todos los departamentos de la empresa. 3.3. Abrir el Asistente para consultas Para iniciar con la creacin de una consulta en Access debemos ir a la ficha Crear y pulsar el botn Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.

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Se mostrar el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que deseamos crear. En este ejemplo crear una consulta sencilla.

exceltotal.com/crear-una-consulta-en-Access

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En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene la informacin que necesitamos. Adems podremos elegir todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente ser necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.

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El ltimo paso del Asistente para consultas nos permite asignar un ttulo a la consulta.

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Por ahora dejar seleccionada la opcin Abrir la consulta para ver informacin y pulsar el botn Finalizar. Esto cerrar el Asistente para consultas y mostrar el resultado de la consulta: INFORMATICA II ING. CARLOS EBLA TERCERO I Pgina 11

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En el panel izquierdo podrs observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la lista de Consultas es probable que ests observando algn otro tipo de objeto de Access, solamente haz clic sobre el ttulo del panel izquierdo y selecciona la opcin Consultas.

3.4. 4Definicin. Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Sern estudiados tres tipos de consultas: De seleccin: selecciona y presenta registros en formato patrn De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla De accin: altera el contenido de registros en una nica operacin

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinmico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta est activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automticamente reflejarn esas alteraciones. Las consultas constituyen un recurso prctico para obtener informaciones especficas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:

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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA Elegir campos especficos de tablas especficas; Seleccionar informaciones va criterios; Mostrar las informaciones en varios rdenes; Obtener datos de varias tablas simultneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y grficos.

3.5. Generar una nueva consulta. La obtencin de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y picando en la opcin Nuevo. En respuesta aparecer un cuadro de dilogo que le permite a Ud. elegir el modo de cmo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a travs del modo Vista Diseo o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc. Al elegir el modo Vista Diseo, aparecer la ventana Consulta de Seleccin sobrepuesta con la ventana de dilogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botn Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del rea de tablas.

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Ventana Mostrar tabla de consulta. La activacin de la ventana de dilogo Mostrar tabla tambin puede ser realizada a travs del men Consulta opcin Mostrar tabla o por el botn correspondiente en la barra de herramientas.

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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA La ventana Consulta Seleccin posee dos reas, el rea de las tablas envueltas en la consulta y el rea de la consulta propiamente dicha. En esta ltima rea el montaje de la consulta es hecho a travs del esquema QBE (Query By Example). En este esquema creamos las consultas arrastrando campos del rea superior de la ventana para el rea inferior. En la planilla QBE cada columna contiene informaciones al respecto del campo incluido en la consulta.

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Barra de herramientas de la ventana Consulta. Esta figura muestra que el resultado es presentado en una hoja de datos que, en principio, puede ser tambin usada para alterar y excluir registros.

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Estructura de la Consulta Ingenieros de la Empresa. INFORMATICA II ING. CARLOS EBLA TERCERO I Pgina 14

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Hoja de Datos de la consulta Ingenieros de la empresa 4. 5MACROS Una macro es una especie de rutina que puede ser ejecutada en respuesta a algn evento que ocurre en el sistema. Por ejemplo, podemos accionar una rutina cuando una exclusin de registro estuviera para ser efectiva y esta rutina puede exigir confirmacin por el usuario. El Access provee una serie de acciones que sern ejemplificadas en este texto. 4.1. Creacin de una macro. Para crear una macro se selecciona Macros en la ventana Base de Datos y se acciona el botn Nueva. Para alterar una macro se utiliza el botn Diseo y para ejecutar una macro (en general para testear) se utiliza el botn Ejecutar.

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4.2.

Ventana de proyecto de Macro.

Esta ventana muestra una macro constituida de 4 acciones. Esa macro ser activada en un formulario (detallado ms adelante) a travs del accionar de un botn y va a presentar en la pantalla una ventana tipo hoja de datos correspondiente a la tabla PADRN DE DEPARTAMENTOS. Como se observa, para la accin Abrir Tabla tenemos que especificar 3 parmetros: cul es la tabla a ser abierta, de qu forma ella es exhibida (hoja de datos), y cul es la accin del usuario que ser admitida sobre la ventana exhibida (solamente lectura). La accin Abrir Tabla es inmediatamente seguida de la accin de posicionamiento de la ventana recin abierta porque deseamos elegir su dimensin y posicin. La opcin Desplazar tamao especifica la dimensin (largo y alto) y posicin (derecha, abajo) en relacin a la pantalla; las dos acciones iniciales de esta macro: Eco y reloj de arena proveen un control adicional sobre el proceso de presentacin de la tabla. La accin Eco debe tener el parmetro Eco activo especificado como siendo no. Esto indica que eventuales procesos intermediarios que ocurren durante el montaje de la tabla en la pantalla no sern exhibidos. En general no hay realmente inters en exhibir esos procesos. Mientras tanto, como esto puede significar que durante un breve espacio de tiempo el usuario quedar sin ningn tipo de respuesta en la pantalla, se acciona la accin Reloj de arena para mostrar el icono correspondiente hasta que la tabla a sea definitivamente presentada en la pantalla. Vale recordar que la ventana de montaje de macros funciona anlogamente a las ventanas de construccin de tablas. Podemos redimensionar las columnas, seleccionar y mover lneas, eliminarlas y redimensionar sus alturas. Eventualmente puede ser hasta necesario incrementar

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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA dos columnas adicionales de nombres de macros y de condiciones. Esto es hecho va condiciones y grupos de macros y es visto en los ejemplos que siguen.

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Barra de herramientas de la ventana de diseo de diseo de Macro. 4.3. Macros para confirmar la exclusin de registros.

En el formulario anterior tambin se incluye una macro para enviar un mensaje de aviso cuando un registro fuera excluido y exigir confirmacin. Al intentarse borrar (va tecla DEL) un registro seleccionado ser mostrado un cuadro de mensaje con dos botones:

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Cuadro de mensaje del Macro confirmar exclusin. 4.4. Macros para convalidar datos.

El formulario desarrollado exige que el usuario digite la sigla del departamento. Si el no recuerda ese cdigo, puede inspeccionar la tabla correspondiente accionando el botn de encabezado. Pero, de cualquier manera, es siempre l quien digita el cdigo en cuestin y es importante que este cdigo se confirme con algn cdigo del padrn correspondiente. Para verificar si la informacin consta de los otros padrones utilizamos la funcin interna Dbsq. Se debe especificar tres argumentos tipo texto en la llamada de esta funcin: El nombre del campo de donde ser obtenido el valor que ella va a retornar El nombre de la tabla donde la bsqueda es hecha. La condicin que debe ser testada y que posiblemente es hecha sobre otro campo de la tabla.

En el caso el test incorporado a la macro est especificado a continuacin. En la ventana de la macro no es posible ver todo el texto del test por razones de espacio. 4.5. Macro de activacin inmediata.

Podemos desear que al abrir la Base de datos en el men archivo, se accione una ventana de formulario denominada pantalla base donde consten botones que accionan las principales tareas de este sistema. En el ejemplo actual, apenas a ttulo de ilustracin, estn reunidas las funciones INFORMATICA II ING. CARLOS EBLA TERCERO I Pgina 18

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA en torno de la consulta, entrada de datos y visualizacin de los informes. La ventana del formulario est presentada a continuacin. Detalles de su construccin son presentados en el prximo tem.

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Formulario pantalla base. Para accionar esta pantalla creamos una macro que abre el formulario pantalla base. Esta macro no presenta novedades. Para que su activacin sea inmediata debemos atribuirle un nombre patrn al Access autoexec. La macro est presentada a continuacin.

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Pantalla proyecto de la macro que abre el formulario pantalla base. 4.6. Grupo de Macros.

La ventana / formulario pantalla base posee una serie de botones. Bsicamente a cada uno de ellos est asociada a una macro de nica accin que corresponde al abrir la pantalla, formulario o informe correspondiente. En nuestro caso tendramos que crear 8 macros y denominar a cada INFORMATICA II ING. CARLOS EBLA TERCERO I Pgina 19

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA una; esto causara cierta confusin en la ventana de la Base de Datos. Para simplificar podemos reunir las diversas macros en una nica ventana conforme muestra la figura.

IMAGEN 31

Grupos de macros de la pantalla base Se trata de una ventana que rene un grupo de macros. Para eso fue necesario incrementar una columna para el nombre de la macro y emplear nombres ms cortos y por lo tanto mnemotcnicos. Este nombre ser especificado en la propiedad/evento Al picar el botn correspondiente a travs de la siguiente sintaxis: nombre del grupo. Nombre de la macro, por ejemplo, en el botn empleados se especifica botones de la pantalla base abremp. El Access trata de buscar el nombre de la macro en el grupo y ejecuta sus acciones hasta encontrar el nombre de otra macro en la columna de nombres. El formulario pantalla base merece algunas observaciones pues l no se parece a un formulario comn. Esto se debe al hecho de que todos los controles estn en el encabezado del formulario. Para este encabezado se especific el color de fondo gris. Adems de eso, las siguientes propiedades del formulario fueron especificadas: Ttulo pantalla base Permitir ediciones no (desactiva Permitir edicin) Barras de desplazamiento ninguna (quita barras de desplazamiento) Vistas permitidas formulario (desactiva botn hoja de datos) Permitir filtros no (desactiva botones de filtros). INFORMATICA II ING. CARLOS EBLA TERCERO I Pgina 20

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA 5.
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INFORMES

Los informes constituyen un recurso especfico para la presentacin de informaciones en papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta. Adems de eso, es posible incluir en el informe elementos grficos para hacerlo ms atractivo. Como ser visto, los informes tambin incluyen medios para agrupar y agregar datos. 5.1. Informes generados por asistentes Para mostrar cmo se genera un informe a travs del asistente ser utilizado el ejemplo que imprime la relacin de empleados y sus salarios por cargo dentro de cada departamento. Tambin deseamos imprimir el total de salarios por cargo y por departamento, como as tambin el total general de la empresa. Como es un informe que involucra informaciones con origen en las tres tablas de la base de datos, debemos crear inicialmente una consulta que comprenda todas las informaciones necesarias. En la consulta fueron utilizadas leyendas mnemotcnicas para facilitar las elaboraciones posteriores: Sigla del departamento (depsig) Nombre del departamento (depnom) Cdigo del cargo (carcod) Nombre del cargo (carnom) Nmero del empleado (empnum) Nombre del empleado (empnom) Salario del Cargo (carsal)

La pantalla del proyecto de esta consulta consta de la figura 7.2 observar que ya fue indicado el orden adecuado de clasificacin: sigla del departamento, cdigo del cargo y nombre del empleado. Mientras tanto, esto no es obligatorio para generar el informe, el asistente efectivamente rehace esa clasificacin. El informe en su versin original fue generado por el asistente del informe, opcin seleccionada en la ventana Nuevo informe. En esta ventana tambin debe ser elegida la consulta empsal por cargo por depto. cuyos registros irn a componer el informe generado. El asistente hace 6 preguntas comentadas a continuacin.

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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA Cuales campos son deseados en el informe. Incluir todos en el orden en que irn apareciendo las lneas. Depsig, depnom, carcod, carnom, empnum, empnom y carsal. Si son deseados niveles de grupo. Ciertamente son pues deseados totalizar salarios por cargo dentro de cada departamento. De esta forma los niveles de grupo en orden de prioridades son: depsig y carcod.

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5.2. Creacin de informes. Para crear un informe sin auxilio del asistente se selecciona Informe y Nuevo en la ventana de base de datos. En la ventana Nuevo informe se especifica la tabla o consulta que servir de base para el informe y se selecciona la opcin Vista diseo. A ttulo de ejemplo ser detallada la creacin del informe de empleados por cargo a partir de la tabla PADRN DE EMPLEADOS.

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IMAGEN 33

Informe empleados por cargo. Despus de picar OK aparece la ventana de diseo del informe. Conviene especificar inicialmente cual ser la organizacin del agrupamientos y clasificacin de los campos comprendidos. Para esto se acciona el men Ver opcin Ordenar y agrupar o se acciona el botn correspondiente en la barra de herramientas. En respuesta aparece la ventana Ordenar y agrupar. En esta ventana se indica que habr agrupamiento por cdigo del cargo y los cargos deben ser listados en orden Ascendente. Por otro lado, dentro de cada cargo los empleados deben ser clasificados segn su nombre (en verdad el nombre no constituir grupo). Para el cdigo del cargo deseamos la inclusin de una lnea adicional al final de cada grupo (pi de grupo), pero no deseamos la lnea adicional en el inicio (encabezado de grupo). Adems de eso, el agrupamiento debe ser hecho por el cdigo del cargo por entero y el segundo algunos caracteres iniciales, por lo tanto elegimos Agrupar cada Valor. Para esta opcin el nmero de caracteres es irrelevante y no precisa ser especificado. Como para el nombre del empleado no deseamos agrupamiento alguno, no indicamos ni en el encabezado ni en el pi las propiedades del grupo. Despus de cerrar esta ventana el sistema incorpora la lnea adicional de pi de cdigo del cargo a la ventana de estructura. Ahora podemos detallar los campos que deseamos disponer en la ventana. Para esto, basta exhibir la ventana de campos y seleccionar el nmero y nombre del empleado y cdigo del cargo (va tecla CTRL). Se arrastra la seleccin para la lnea de detalle. Los campos van acompaados de sus rtulos que precisan ser seleccionados, recortados y pegados en la lnea de encabezado de pgina.

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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA A continuacin, se debe definir la posicin correcta de los cuadros, su dimensin y tipo de fuente. Tambin falta incluir un ttulo y accesorios estticos.

IMAGEN 34

Ventana Clasificar y agrupar para el informe empleados por cargo. Para evitar la repeticin del cdigo del cargo en cada lnea se debe seleccionar su cuadro de texto en la lnea detalle, mostrar su lista de propiedades e indicar si para la propiedad Ocultar duplicados. Para obtener la columna que numera los empleados dentro de cada grupo se debe adicionar un campo calculado en la lnea de detalle. Habr un cuadro de texto (quite el rtulo asociado) y digite la expresin =1. Esto indica, en principio, que su valor ser siempre uno. Para obtener el efecto de cuenta o de acumulacin basta exhibir su lista de propiedades e indicar Sobre grupo para la propiedad Suma parcial. Esto indica el sistema que a cada nuevo registro el valor del campo es sumado al valor anterior antes de ser impreso. Para obtener la acumulacin o total de empleados al final de cada grupo se adiciona un cuadro de texto calculada en la lnea de pi de cargo. En su rtulo se digita el texto "total " y en el cuadro de texto se digita =suma(+1). Esto indica al sistema que la expresin entre parntesis (+1) debe ser acumulada a cada, nuevo, registro impreso y cuando el grupo termina ser impreso el total vigente y el acumulador ser puesto en cero antes de iniciar el prximo grupo. Para numerar las pginas basta incrementar la lnea de pi de pgina un cuadro de texto con la expresin =[Pgina]. Ser accionada la funcin interna del sistema (pgina) que devuelve el nmero de pgina corriente. Ese texto aparece en la parte inferior de la pgina impresa pero no fue posible mostrarlo en la ventana de informe anteriormente presentada. Un medio ms simple INFORMATICA II ING. CARLOS EBLA TERCERO I Pgina 24

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTARCION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA de incrementar la numeracin de pginas en el informe es a travs del men Insertar opcin Nmero de pgina. En la ventana de dilogo que aparece enseguida, es posible elegir la opcin, el tipo y el alineamiento de la numeracin.

IMAGEN 35

Estructura

del

informe

empleados

por

cargo.

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CONCLUSIONES

Analizamos que para la realizacin de una Base de datos la creacin de consultas de base de datos consta de archivos que permiten realizar muchas tareas diferentes con los datos que se pueden ver. Tambin se pueden utilizar para controlar los registros que visualiza Base de datos la consulta no contiene informacin de base de datos, si no tan solo las instrucciones necesarias para seleccionar los registros y campos requeridos de una base de datos. Es muy importante el observar el proceso que se sigue en la organizacin para determinar los requerimientos que se necesitan para la elaboracin de un sistema y para ello se recurren a varias tcnicas de recopilacin de informacin para que el proyecto satisfaga las necesidades de los usuarios finales que es el que est en pleno contacto con l. aspectos importante sera el diseo y creacin de la base de datos, donde existen distintos modos de organizar la informacin y representar las relaciones entre por datos los tres modelos lgicos principales dentro de una base de datos son el jerrquico, de redes y el relacional, los cuales tiene ciertas ventajas de procesamiento y de negocios. Otro punto necesario es la clase de bases de datos las cuales son, base de dato documental, base de datos distribuidas y base de datos orientadas a objetos e hipermedia y tienen como funcin derivar, almacenar y procesar datos dentro de una informacin.

BIBLIOGRAFIA

exceltotal.com/crear-una-consulta-en-access/ www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/macros.htm www.aulafacil.com/Access2/CursoAccess/Lecc-20-Acc.htm http://www.aulafacil.com/Access2/CursoAccess/Lecc-18-Acc.htm TERMINOLOGIA

Formularios: Es el sitio en especfico en el que se encuentran anotados la informacin de unos de los datos de la base de datos. En los formularios se puede colocar nombres, apellidos, edad, sexo, fechas, nmeros, imgenes, msica, videos, etc. Macros: Se utilizan para la creacin de funciones especficas y la personalizacin de un sistema.

Controles: Son unos de los elementos grficos que facilitan la interfaz con el usuario. Informacin: Es un conjunto de datos importantes para una persona u organizacin. Tablas: Es el conjunto acerca de datos de una persona, cosa o evento ordenadas, como en una hoja de clculo, a travs de filas y columnas que forman cuadros.