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Auditorias Integradas de Gestion

Hallazgos de Auditorias de tercera parte


Nombre: Grupo: Vctor Andrs Alegre Acosta SICASS XXIV

ITEM 1

Caso En el Programa Anual de Auditorias no se aprecia se haya considerado el proceso de Diseo; sin embargo este si que auditado durante la auditoria interna tal como lo indica el informe de auditora respectivo. No se han identificado de manera sistemtica los peligros y riesgos para las diferentes actividades que se realizan (en condiciones rutinarias, no rutinarias y emergencia), no tenindose definidos por lo tanto los controles operacionales respectivos. Esta identificacin debe tomar en cuenta a visitas, contratistas as como al propio personal. Para la asistencia tcnica del Diseo de la Pedido de Venta 1345 se utiliz el formato Reporte de Incidencias en Instalaciones en Planta, en lugar de utilizar el reporte de asistencia tcnica. Se cuenta con documento Matriz de aspectos e impactos ambientales significativos, que contempla como control operacional para prevenir incendios, la realizacin de inspecciones peridicas de las instalaciones elctricas de la empresa como mecanismo para evitar incendios por cortocircuito. El RED indic que estas inspecciones las realiza el electricista, Sr. Marco Aguilar, sin embargo el Sr. Aguilar indic que l se encarga de realizar las reparaciones que el indica el RED (no realiza inspecciones, las cuales si las realiza el Supervisor SST). Se observ que no se ha asignado el nmero de Orden de Trabajo al Pedido de Venta 3165, el tiempo de entrega pactado es del 13/06/2012 Para la Orden de Trabajo 1389, el plano indica una medida en el largo de 1.20 mt; sin embargo tena como medida 1.24; dicha medida no afecta la funcionalidad del producto. El producto no ha sido despachado al cliente se encuentra en proceso. La empresa realiza controles de calidad de las caractersticas finales del producto para su liberacin, tales como: Control de dimensiones, Resistencia y Peso; empleando para ello equipos de medicin que no estn verificados versus patrones calibrados. Casos: (2) dinammetros, (2) Micrmetros, (2) Balanzas analticas y 01 Regla metlica. Los resultados obtenidos no aseguran el cumplimiento de las especificaciones establecidas para cada lote. El Procedimiento de Producto No Conforme indica: En caso de encontrarse reiteradamente no conformidades similares o en caso que la magnitud del problema lo amerite se levanta una SAC, sin embargo no queda claro el concepto de reiteradamente: El jefe de calidad indica que reiteradamente es 3 veces al mes, y el Coordinador del SIG indica que basta que sean 2 veces en una semana

La empresa cuenta con dos objetivos ambientales: i. Reducir % de residuos a disposicin final ii. Apagado de luces y monitores durante el refrigerio y ausencia de oficina. Sin embargo no se pudo evidenciar el % en que se ha logrado reducir los residuos a disposicin final. Adicionalmente, para el objetivo de apagado de luces y monitores, se cuenta con una accin que consiste en colocar un aviso en pantallas de PCs hasta el 09/01/2012, sin embargo slo se pudo evidencia su instalacin en las PCs de almacn Se ha encontrado un documento obsoleto de versin anterior Caso: IT-CO-02 Rev.: 02. Se evidenci que se han considerado en algunos casos registros como documentos externos. Casos: Constancias de homologacin. Se cuenta con extintores que si bien muestran que se inspeccionan mensualmente (firma en cartilla de cada extintor, que se regulariz durante la auditora), se pudo apreciar que no se toman en cuenta aspectos tales como si se encuentran obstruidos o no. Tambin se apreciaron algunos extintores en el suelo (en almacn y en ventas) Se encontraron algunos casos en que los registros de la Solicitud de Acciones Correctivas y Preventivas no tienen redactadas las evidencias que le permiten calificar como eficaz, tal como lo establece el formato empleado, sin embargo el Coordinador del SIG cuenta con todas las evidencias. Casos: SAC 045-2012, SAC- 71-2012. No se han identificado las layes en SSO que aplican a la empresa (slo se tiene identificado el DS 005-2012), no tenindose por lo tanto definidos los mecanismos de cumplimiento legal. Como consecuencia, no se tiene definido el mecanismo a seguir para evaluar el cumplimiento de las leyes que le aplica a la organizacin Se encontraron dos casos SAP que debieron ser calificadas como SAC, ello debido a que se describen en ambas incumplimientos al procedimiento de Recepcin de Materia Primas y al procedimiento de Atencin de Quejas. Casos: SAP-12-2012, SAP-16-2012. El procedimiento en caso de incendios es desconocido por algunos trabajadores. Ejemplo: Ventas (Juan Gmez), Contabilidad (Diana Bringas, quien indic que se debe evacuar mas no la forma prevista para enfrentar incendios pequeos o grandes), (Giancarlo Portocarreo, quien indic que la empresa cuenta con detectores de humo), Convenios (Gladys Monge, quien tuvo similar respuesta que Jorge Chang), Ensamble (Keny Meza). Se observ que no se han considerado dentro del plan de mantenimiento preventivo programado la casa de mquinas(chillers) y el puente gra de la planta de inyeccin. Serealizan slo mantenimientos preventivos no programados. En la Matriz de aspectos e impactos ambientales, un aspecto ambiental significativo es la generacin de residuos slidos, siendo la segregacin y reciclado de RR.SS. el mecanismo escogido para su control. Personal entrevistado en ventas (Carla Tarazona y Jose Meza) indica que se requiere tachos para residuos generales en su rea de trabajo (actualmente botan botellas, envolturas y otros en los tachos para papeles). En Mantenimiento y Reparacin no se cuenta con tachos para segregacin de RR.SS.

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El rea de RR.HH. tiene definidas claramente las competencias del personal que afecta la calidad del producto, tanto en experiencia, educacin, habilidades y formacin. Sin embargo se encontraron algunos registros de evaluacin de habilidades que no evidencian se cumpla con las habilidades definidas en el perfil de puesto. Casos: Oscar Trelles (asistente de mantenimiento), Jos Zambrano (Jefe de Mantenimiento) Si bien se cuenta con procedimientos de emergencia para evacuacin y en caso de incendios, no se han realizado simulacros de los mismos. En el procedimiento SIG P - 029 Control de Presin en Proceso, en el punto 6.2 se hace referencia a la Hoja de Estndar de Produccin; sin embargo dicho formato ha sido reemplazado por Lista de Verificacin de Produccin. Se ha constatado que: - Se ha identificado DS 057 artculo 115 que indica la presentacin de Plan de Manejo de Residuos Slidos, lo cual no se ha realizado. - Se ha identificado reglamento de la ordenanza 295 artculo 8, que indica la utilizacin de bolsas negras para residuos no recuperables, encontrndose en la zona de desechos el uso de bolsas azules para este uso. - No se evidenci el cumplimiento del DS 028-60, siendo el mecanismo previsto por la organizacin la realizacin de una medicin de efluentes. Se observ que las Winchas que usa el personal de Planta, tienen un sticker de Calibracin; sin embargo han sido verificadas y no calibradas. Se observaron 02 casos especficos del personal de Logstica (ayudantes de despacho), los cuales no conocan claramente la Poltica de Calidad de la empresa. Evaluar la posibilidad de establecer un mtodo para realizar el anlisis de causas de las no conformidades.

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No se ha evidenciado la disposicin correspondiente a la recuperacin de los registros; de igual forma se ha establecido un plazo de vigencia de los formatos mas no de los registros. - No se evidenci el uso del registro SIG-F-011 requerido por el SIG-P-001 Versin 01; de igual forma en el mismo procedimiento se indica mantener los registros SIG-F-010, SIGF-006, SIG-F-007 y SIG-F-009; en dichos registros se ha omitido la codificacin sealada. - No se evidenci el informe de la auditora interna realizada en Abril 2012.19 - No se evidenci los reportes trimestrales de recursos humanos segn lo solicitado por el procedimiento SIG-P-017 rev.0 - Los registros de la inspeccin del rea de acabados, no tienen la firma del jefe de control de calidad, a pesar de estar definida dicha opcin en el formato. - En el procedimiento de desarrollo SIG-P-015 Rev. 0 se indica el uso del Registro de Inspeccin de conexiones elctricas, en la prctica se est utilizando el Formato de aprobacin para producto terminado. En la lista maestra se indica que el registro a usar es Formato de Inspeccin de prueba de induccin. - En el registro Hoja de Control de Produccin por operario, de la zona de talleres, no se registran las dimensiones del producto final - No se conserva los registros de produccin de los diferentes operarios de extrusin e inyeccin.

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Se evidenci que se han considerado en algunos casos registros como documentos externos. Casos: Constancias de homologacin Se observ algunos casos en que los registros de la solicitud de Acciones Correctivas y Preventivas no tienen redactadas las evidencias que le permiten calificar como eficaz, tal como lo establece el formato empleado. La persona encargada cuenta con todas las evidencias. Casos: SAC-211 Evaluar la posibilidad de establecer un mtodo para realizar el anlisis de causas de las no conformidades Si bien la organizacin hace mencin en su Poltica a la prevencin de la contaminacin y al cumplimiento legal aplicable a sus actividades no ha incluido los productos y servicios que brindan. Al inspeccionar los camiones del reparto se constat: - En inspeccin al camin placa JK 2007 se aprecio el extintor el cual no contaba con precinto de seguridad, teniendo en su lugar amarrada una banda de jebe. - El camin placa YM 3397 el extintor se encontraba vencido (Julio 2012)22 - Ningn camin cuenta con MSDS (lo indica su plan de contingencia) Se han detectado aspectos ambientales no identificados por la organizacin como por ejemplo: - Techo de fibrocemento que contiene asbesto en su formulacin (emisiones, residuos peligrosos). -Pisos del depsito de material combustible (riesgo de incendio) de los productos fabricados Si bien la direccin ha revisado y aprobado los elementos de entrada no se evidencian en el informe de Marzo 2012 las decisiones de la direccin en funcin de los cambios en las circunstancias, la implementacin del sistema de gestin y las recomendaciones para la mejora del sistema de gestin ambiental

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Durante el recorrido a almacn se encontraron los siguientes hallazgos - En los ambientes de la empresa se tiene una canaleta para agua de lluvias que no cuenta con rejillas. - Se tiene un almacn en segundo piso cuya escalera en el descanso del 2 piso no cuenta con rodapis - El almacn (en un contenedor) muestra los andamios que no estn anclados contra la pared en previsin de posibles cadas Se encontr en el almacn externo (al aire libre) que se contaba con 02 extintores de CO2 (para fuego tipo B y C, lquidos y elctricos respectivamente), siendo sin embargo la carga de fuego en dicho almacn de tipo A (slidos)

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No se cuentan con controles operacionales definidos en vista que no se han identificado sus peligros y riesgos asociados. Se cuentan con EPP, pero al respecto se puede mencionar lo siguiente: - El personal de apoyo en soldaduras usa lentes de seguridad oscuros, indicando el empaque de los mismos que no estn permitidos para trabajos de soldadura - Se aprecio a personal que no usaba lentes en trabajos de corte por plasma - No se cuentan con mediciones de ruido ocupacional a fin de verificar que los tapones auditivos que se suministran sean apropiados - El personal que realiza soldaduras no usa escarpines, mangas y mandiles de cuero - No se cuenta con mascarillas para gases de soldadura - Adicionalmente se encontraron diversas condiciones inseguras tales como: - Ganchos de cadenas y estrobos sin pestillos de seguridad - Cadenas y estrobos no indican la carga mxima - Tecles sin lmite de carga sealizado26 - Balones de gas comprimido sin anclaje contra volcaduras - Equipos de oxicorte sin vlvulas anti retorno - Algunos equipos carecen de guardas de seguridad para partes en movimiento - Tableros elctricos abiertos - Desorden en varias reas de planta - En oficinas se apreciaron archivos en el piso, conexiones elctricas sin enchufe - La sala de compresoras se usa como vestuario, encontrndose tambin tableros elctricos abiertos en esta zona - No se cuenta con calibraciones de los pozos a tierra - Se aprecio que las labores de pintado de logo se haca con los dedos y no con una brocha u otro medio.

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No se han identificado las posibles emergencias y por lo tanto, tampoco se tiene definidos los pasos a seguir en caso de ocurrir alguna de ellas Se revisa los reportes de incidentes y se encuentra que no atacan necesariamente la causa raz En la matriz de peligros / riesgos de la actividad Traslado de Mercanca por Unidad de Transporte, no se ha evaluado el riesgo relacionado al uso de telfonos celulares mientras se maneja

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Se entrevista a los jefes de Despacho y Transportes (Julio Vilca y Francisco Castillo) y se pregunta sobre los conceptos que tienen de los que es aspecto, impacto, peligro y riesgo, encontrndose que tienden a confundir los conceptos de medio ambiente con los de seguridad Se entrevista al Jefe de Control de Calidad quien maneja el programa de verificaciones y calibraciones de los equipos e instrumentos de medicin. Al verificar su cumplimiento, se constata que al momento de la auditora no se ha realizado ninguna de las calibraciones previstas y solo un 20% de las verificaciones indicadas en el programa vigente de verificaciones. El programa de auditoria interna para ISO 14001 contempla la realizacin de auditorias parciales cada dos meses, sin embargo no se realizaron la auditoria correspondiente al 3 y 6 bimestre del ao anterior. Si bien la organizacin ha identificado los aspectos / impactos significativos, los controles operacionales previstos no se han implementado. El procedimiento de identificacin de requisitos legales de salud y seguridad ocupacional aplicables a la organizacin establece que se contrata a estudio de abogados con especializacin en SSO. Sin embargo la identificacin se realiza de manera interna consultando diariamente la separata legal del diario El Peruano. Se constato que si han identificado e implementado todas las leyes aplicables. Para el proceso de almacenamiento de productos terminados, la empresa no ha identificado los riesgos relacionados al manejo del montacargas. Para el puesto de Jefe de Medio Ambiente, la organizacin ha establecido como requisito el contar con estudios concluidos en alguna rama de ingeniera, sin embargo la persona que ocupa el puesto es titulado en Administracin y no en Ingeniera. Para el puesto de operario de produccin, se establece el requisito de estudios tcnicos de produccin, sin embargo se hall que el Sr. Gilberto Noriega que ha ingresado a laborar el mes anterior no cuenta con estudios tcnicos. La organizacin no cuenta con algn plan de accin para cerrar estas brechas. Para la compra de items crticos, la organizacin ha establecido comprar solo a proveedores evaluados y que tengan la calificacin de proveedores aprobados. Se verific que para la compra de acero al carbono (item crtico segn lregistro RG-PRD013 Listado de Items crticos) las 03 ultimas compras se han realizado a la empresa Aceros del Sur, empresa que ha sido calificada como proveedor bajo observacion. De acuerdo al procedimiento de PR-COM-002 Compras solo se puede realizar compras a proveedores bajo observacin solo si se cuenta con la aprobacin escrita de la gerencia general, la cual no se pudo evidenciar.

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Se constato que en el almacn de productos terminados (cuadernos escolares y hojas bond) no se cuenta con extintores contra incendio. Del mismo modo, si bien se cuenta con un procedimiento de evacuacin, no se ha realizado los simulacros trimestrales previstos en dicho procedimiento. Para la atencin de accidentados, la organizacin la previsto la atencin del accidentado por brigadistas capacitados (procedimiento PRG-ADM-004) sin embargo la empresa no cuenta con brigadas. Finalmente, se identificaron en planta y oficinas administrativas la existencia de 3 y 6 extintores vencidos respectivamente.

adas de Gestion

Taller:

VI

Nro. de Hallazgo 1

Norma Aplicada ISO 9001

Numeral de la Norma 8.2.2

Calificacion Obsevacion

OHSAS 18001

4.3.1

No Conformidad Mayor

ISO 9001

4.2.4

Obsevacion

ISO 14001

4.4.6

Obsevacion

ISO 9001

7.1

Obsevacion

ISO 9001

7.5.1

Obsevacion

ISO 9001

7.6

No Conformidad Mayor

ISO 9001

8.3

Obsevacion

ISO 14001

4.5.1

No Conformidad Menor

10 11

ISO 9001 ISO 9001

4.2.3 4.2.3

Obsevacion Obsevacion No Conformidad Menor

12

ISO 14001

4.4.7

13

ISO 9001

8.5.2

Obsevacion

14

OHSAS 18001

4.3.2

Obsevacion

15

ISO 9001

8.5.3

Obsevacion

16

ISO 14001

4.4.1

No Conformidad Mayor

17

ISO 9001

6.3

Obsevacion

18

ISO 14001

4.4.6

Obsevacion

19

ISO 9001

6.2.2

Obsevacion

20

ISO 14001

4.4.7

No Conformidad Menor Obsevacion

21

ISO 9001

4.2.3

22

ISO 14001

4.5.2

No Conformidad Mayor

23 24 25

ISO 9001 ISO 9001

7.6 6.2

Obsevacion Obsevacion Oportunidad de Mejora

26

ISO 9001

4.2.4

No Conformidad Mayor

27

ISO 9001

4.2.4

Obsevacion

28

ISO 9001

8.5.2

Obsevacion Oportunidad de Mejora No Conformidad Menor No Conformidad Mayor

29 30 ISO 14001 4.2

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OHSAS 18001

4.4.7

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ISO 9001

4.3.1

Obsevacion

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ISO 14001

4.6

Obsevacion

34

OHSAS 18001

4.4.6

Obsevacion

35

OHSAS 18001

4.4.7

No Conformidad Mayor

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OHSAS 18001

4.3.1

No Conformidad Mayor

37

OHSAS 18001 OHSAS 18001 OHSAS 18001

4.4.7

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4.5.2

No Conformidad Mayor No Conformidad Menor Obsevacion

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4.3.1

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ISO 14001 / OHSAS 18001

4.4.2

No Conformidad Menor No Conformidad Mayor No Conformidad Menor No Conformidad Mayor No Conformidad Menor No Conformidad Menor

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ISO 9001

7.6

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ISO 14001

4.5.5

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ISO 14001

4.4.6

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OHSAS 18001

4.3.2

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OHSAS 18001

4.3.1

46

ISO 14001

4.4.2

No Conformidad Menor

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ISO 9001

7.4.1

No Conformidad Menor

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OHSAS 18001

4.4.7

No Conformidad Mayor