AUDITORIA DE INGRESOS, COSTOS Y GASTOS

CONCEPTOS Ingresos: Es la entrada bruta de beneficios econmicos, durante el periodo, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, siempre que tal entrada d lugar a un aumento en el patrimonio neto, que no est relacionado con las aportaciones de los propietarios de ese patrimonio. Gastos: Es una salida de dinero que una persona o empresa debe pagar para un artculo o por un servicio. Es la anotacin o partida contable que disminuye el beneficio o aumenta la prdida de una sociedad o persona fsica. Costos: Es el valor sacrificado para adquirir bienes o servicios, mediante la reduccin de activos o al incurrir en pasivos en el momento que se obtienen los beneficios.

AUDITORA FINANCIERA A UNA EMPRESA QUE SE DEDICA A LA COMERCIALIZACION DE GAFAS PARA SOL

La firma de auditores independientes AMADO, GUARIN Y OSPINA LTDA, ha sido contratada para realizar una auditora financiera de la empresa en ingresos, costos y gastos. GAFAS.COM S.A., por el perodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012. El Consejo de Administracin solicit a la firma de auditora que se realice Auditora de ingresos, costos y gastos debido a que tiene la intencin de realizar un anlisis de las cuentas que integran dicho estado financiero, porque de acuerdo a su conocimiento pueden existir errores significativos en los montos que conforman los valores de dichas cuentas. La firma accede dando a conocer a la administracin que al realizar este trabajo se ver en la necesidad de emitir un informe con propsito especial, la administracin acepta las condiciones.

PRESENTACION DE LA EMPRESA La empresa GAFAS.COM S. A. fue constituida bajo las leyes del gobierno, el 1 de julio del 2005, su principal actividad comercial es la comercializacin de gafas para el sol. CARTA DE SOLICITUD DEL CLIENTE

GAFAS.COM S.A. Centro comercial unicentro local 19 Pereira, Risaralda

Seores: AMADO, GUARIN Y OSPINA LTDA Nosotros como empresa Comercializadora de Gafas para el sol, nos dirigimos a ustedes respetuosamente. solicitamos sus servicios profesionales en la realizacin de una auditoria de financiera con propsito especial, ingresos, costos y gastos del periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012. Debido a un anlisis que deseamos realizar requerimos la auditora financiera. Por lo tanto agradeceremos que nos enven su carta de propuesta de servicios profesionales para determinar las condiciones de trabajo as como el valor de los honorarios del mismo.

Atentamente,

JUAN JOSE TREJOS Jefe Financiero Administrativo GAFAS.COM S.A.

CARTA PROPUESTA DE SERVICIOS

AMADO, GUARIN Y OSPINA LTDA Contadores Pblicos y Auditores Pereira Risaralda

Seores: GAFAS.COM S.A. Ciudad

Estimados seores: En respuesta a su solicitud, nos permitimos presentarles nuestra propuesta de servicios profesionales correspondiente a la auditoria externa con propsito especial de ingresos, costos y gastos; de la empresa GAFAS.COM S.A. por el perodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012. La presente tiene por objeto confirmar nuestro entendimiento de los trminos y objetivos de nuestra contratacin, as como la naturaleza y limitaciones de los servicios que prestamos.

OBJETIVO BSICO DE LA AUDITORIA

Realizaremos la auditora financiera de GAFAS.COM S.A. por el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de Diciembre 2012, preparados con Normas Internacionales de Contabilidad.

ALCANCE DE NUESTROS SERVICIOS

En una auditoria con propsito especial, se expresa una opinin sobre los resultados de la empresa, para lo cual realizaremos pruebas selectivas de los registros contables y otros procedimientos de auditoria que consideremos necesarios de acuerdo a las circunstancias. Nuestra auditora ser realizada de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoria, dichas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditoria con el fin de obtener la seguridad razonable y libre de errores significativos. Una auditoria incluye el examen en base a pruebas, de la evidencia que respalde los montos y la informacin presentada en el Estado de Resultados.

APLICACIN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD

Es responsabilidad de la administracin de la empresa la adecuada aplicacin de las Normas Internacionales de Contabilidad. Por tal razn consideramos que es recomendable que la administracin realice una revisin de las diferencias que puedan existir entre las cifras presentadas conforme a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Guatemala en aos anteriores y las correspondientes de acuerdo a Normas Internacionales de Contabilidad, as como registro de los ajustes para una adecuada presentacin del Estado de Resultados.

RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIN Los ingresos, costos y gastos son responsabilidad de la administracin, consecuentemente es responsable por el registro adecuado de todas las transacciones y por establecer y mantener un control interno suficiente que permita la preparacin de los estados financieros de conformidad con Normas Internacionales de Contabilidad y que ofrezcan una seguridad razonable, aunque

no absolutas de que no ocurran errores e irregularidades que puedan tener un impacto significativo sobre los estados financieros tomados en conjunto. Como resultado de las limitaciones inherentes en el control interno y la naturaleza de las pruebas, esta no puede proporcionar una seguridad absoluta de que no existen errores en los resultados como consecuencia de fraudes e irregularidades. Sin embargo, si dentro del alcance de nuestras pruebas se detectan situaciones que fueran indicativos de fraudes o actos ilegales, informaremos a la administracin de la empresa lo relacionado a dichas situaciones. La administracin de la empresa tiene la responsabilidad de efectuar los ajustes que sean necesarios para corregir los errores e irregularidades significativas que se detecten.

VISITAS

Con fin de cumplir adecuadamente con la realizacin de nuestro trabajo, programaremos nuestras visitas en comn acuerdo con la administracin de la empresa, con el fin que podamos acumular la evidencia que utilizaremos para emitir nuestra opinin sobre los ingresos, costos y gastos.

INFORMES A LA ADMINISTRACIN

a) Informe de Auditora: Al concluir nuestra revisin, presentaremos un informe en espaol y en pesos, de los ingresos, costos y gastos de la empresa GAFAS.COM S.A. por el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012. El informe de auditora con propsito especial, de acuerdo a Normas Internacionales de Auditora incluye la opinin de los auditores independientes y el informe financiero. Si por alguna razn nuestra revisin no pudiera desarrollarse con el alcance requerido por las normas o alguna cuenta o transaccin importante no se hubiera registrado de acuerdo con normas internacionales de contabilidad, estamos obligados a mencionarlo en nuestra opinin, sin embargo, cuando estas

circunstancias ocurren, nos entendemos con el cliente con el fin de desvanecer las causas que dan origen a la salvedad, previo a emitir la opinin.

b) Adicional al dictamen: Proporcionaremos una carta a la gerencia con observaciones y recomendaciones que a nuestro criterio sean importantes para la administracin de la empresa.

HONORARIOS Y GASTOS Nuestros honorarios se fijan sobre la base de tiempo que invierten nuestros socios y el personal profesional asignado, as como los niveles de habilidad y responsabilidad involucrados. El valor de los honorarios est en un rango del 0.3 al 1% de los ingresos totales de la empresa en el ao inmediatamente anterior a la realizacin de la auditoria, y depende del nmero del personal a utilizar tanto desplazadas a la sede del cliente como el nmero de personas que se quedan en la oficina trabajando sobre datos, gastos de desplazamiento, gastos de manutencin y gastos administrativos y rentabilidad del contrato. Hemos estimado nuestros honorarios en $43.450.000 IVA incluido, para la auditora basndonos en los ingresos anuales de la empresa GAFAS.COM S.A. En caso sea aceptada nuestra propuesta estaremos, facturando el 25% de nuestros honorarios con la aceptacin de la misma, el 50% en el transcurso del trabajo y el otro 25% al presentar nuestro informe final. Deseamos agradecer la oportunidad que nos brindan de presentar esta propuesta de servicios y poder contar con GAFAS.COM S.A. como parte de nuestra cartera de clientes. Si nuestra propuesta est de acuerdo a sus requerimientos por favor confirmarnos su aceptacin por escrito. Atentamente,

AMADO, GUARIN Y OSPINA LTDA Contadores Pblicos y Auditores

ACEPTACIN DE LA PROPUESTA DE SERVICIOS DE AUDITORA

GAFAS.COM S.A.

Seores: AMADO, GUARIN Y OSPINA LTDA Contadores Pblicos y Auditores

Estimados seores: Por este medio confirmamos nuestra aceptacin a la propuesta de servicios profesionales y a los trminos de su carta con fecha 15 febrero del ao en curso, para efectuar la auditora financiera de ingresos, costos y gastos de la empresa GAFAS.COM S.A., por el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de Diciembre 2012.

Atentamente,

GAFAS.COM S.A.

GAFAS.COM S.A. PLANIFICACIN DE AUDITORA AL 31 DE DICIEMBRE 2012

1. Generalidades: GAFAS.COM S.A. contrat los servicios de la firma de auditores externos AMADO, GUARIN Y OSPINA LTDA, para realizar una auditora financiera de ingresos, costos y gastos por el perodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012. Despus de haber realizado entrevistas con el personal clave del cliente y realizar un recorrido de las instalaciones de la empresa se determin que la misma esta clasificada como una empresa mediana, cuenta con 58 empleados, distribuidos en las distintas reas. Los empleados no estn organizados en sindicato y las prestaciones laborales que pagan son las que estipulan las leyes laborales del pas. La actividad principal de la empresa es la comercializacin de gafas para el sol en todo el territorio nacional e internacional. Sus ingresos son generados por esta misma actividad. Del total de sus ventas el 90% son efectuadas a crdito a 15 das de la fecha de facturacin.

2. Antecedentes del Cliente: La empresa GAFAS.COM S.A. fue constituida de acuerdo a las leyes establecidas por el gobierno por tiempo indefinido e inici operaciones el 1 de julio de 2005. Est ubicada en el centro comercial Unicentro local 19 y no cuenta con sucursales. La empresa presenta sus estados financieros de acuerdo con Normas Internacionales de Contabilidad (NICs). Los estados financieros del 2012 no han sido auditados por una firma de auditora. Es la primera auditora que se realiza en la empresa sobre el Estado de Resultados. Le empresa elabora y presenta sus registros contables, estados financieros y dems reportes por medio de un sistema contable con la cual realiza dicha labor, por tal razn cuenta con la colaboracin de un especialista en tecnologa informtica.

3. Personal Clave Gerente General y Representante Jefe Financiero Administrativo Contador General

4. Objetivos y Estrategias de la empresa El objetivo principal de la empresa es incrementar en un 10% las ventas totales con relacin al ao anterior. Lo pretende lograr siguiendo las estrategias siguientes: Obtener ms clientes Incrementar sus servicios a otros clientes

5. Principales Clientes Sus principales clientes son mujeres.

6. Fuentes de Financiamiento La empresa utiliza eventualmente financiamiento externo para sus operaciones, el cual obtiene a travs de prstamos y adems aprovecha el crdito de 30 das que le otorgan sus proveedores.

7. Factores externos del negocio Como para cualquier empresa,. se ve afectada por los factores externos que son generados por el ambiente en general de negocios y por las caractersticas especiales de sus operaciones. Debido al cambio de gobierno en el pas se espera un incremento en el valor del dlar de los Estados Unidos y aunque las compras se realizan a nivel local, todos los artculos que necesita para su funcionamiento la empresa, son importados.

8. Controles gerenciales: La compaa ha mostrado siempre la existencia de adecuados controles internos, as como una supervisin constante a todos los niveles, a pesar de no contar con un departamento de auditora interna.

9. Control interno Se realizar una evaluacin del control interno en el desarrollo de nuestro trabajo con el fin de determinar si ha habido cambios sustanciales y para detectar las desviaciones de control interno para discutirlos posteriormente con la gerencia y emitir nuestras recomendaciones a travs de la carta a la gerencia.

10. Objetivo de la auditoria El objetivo de la auditoria es obtener evidencia suficiente y competente para estar satisfechos que el estado de resultados del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012, este presentado de forma razonable y de esa forma poder emitir nuestra opinin, acerca de los ingresos,costos y gastos.

13. Visita La auditora se tiene programada iniciar el 20 marzo de 2013, siendo esta la primera visita y se programarn con la administracin las visitas siguientes, para poder realizar la revisin del perodo ya mencionado.

14. Presupuesto de tiempo Para el desarrollo de la revisin de auditora se tiene presupuestada la siguiente inversin de tiempo en horas.

No. Actividades Tiempo/horas 1 Planificacin 12 2 Trabajo de Campo 3 Evaluacin del control interno 16 4 Desarrollo del programa de auditoria 52 5 Supervisin 8 6 Discusin de puntos encontrados 4 7 Elaboracin de informes 8 Total horas 100

15. Honorarios Nuestros honorarios fueron estimados de acuerdo al tiempo que ser utilizado a nivel de experiencia del personal que ser asignado a este trabajo. Los costos por hora del socio, gerente y seor que participaran en la revisin se determinaron de acuerdo a las polticas de la firma en las cuales se tiene previamente determinado el costo por hora de cada profesional participante. Despus de haber realizado el presupuesto de tiempo para esta auditora el socio encargado determin un costo total de $4.345.000.000 pesos IVA incluido.

16. Emisin de informes Se tiene planificado emitir los siguientes informes de auditora financiera de ingresos, costos y gastos, el cual incluye el dictamen de contador pblico y auditor independiente. Carta a la gerencia en las que se incluirn aquellas observaciones importantes que se detecten de acuerdo a las debilidades encontradas en el trabajo de campo, los efectos de estas, as como las recomendaciones correspondientes.

PAPELES DE TRABAJO

Programa de auditora Puntos para carta de recomendaciones Cuestionario de control interno Estado de resultados de la empresa Balance de saldos costo de servicios Informe de auditora, de los auditores independientes Carta a la gerencia venta de servicios costo de servicios productos financieros gastos de distribucin Gastos de Administracin gastos financieros reserva legal ajustes y reclasificaciones marcas de auditora

PROGRAMA DE AUDITORA INGRESOS 1 Realizar corte de formas (facturas), verificando las facturas emitidas en diciembre del ao anterior y en enero del ao posterior (Existencia, Integridad y Valuacin) 2 Revisar el 10% de las facturas emitidas por concepto de servicios de de los meses de enero abril, mayo, junio, verificar que todas las facturas hayan sido registradas en la contabilidad. (Existencia, Integridad y Valuacin)

3 Revisar las ordenes elaboradas por la administracin durante los meses de abril. mayo, junio, y verificar que todas fueron facturadas (Existencia, Integridad y Valuacin) 4 Verificar los estados de cuenta bancarios y obtener los valores pagados por el banco por concepto Intereses ganados y compararlos con los registros de la contabilidad. (Existencia, Integridad y Valuacin) Se revisarn los meses de abril, mayo, junio, ya que al verificar estos meses se tendra un alcance del 59%.

PROGRAMA DE AUDITORA COSTO DE SERVICIOS

1 Realizar una prueba global de nminas y planillas tomando el 100% de las planillas de los meses abril, mayo, junio. Alcance 59% (Existencia, Integridad y valuacin) 2 Realizar una prueba global de depreciaciones considerando las adiciones y bajas de activos fijos del 1 de enero al 31 de diciembre. (Existencia, Integridad, Valuacin y Propiedad 3 Revisar el 100% de las facturas por compras a mayoristas del 1 de enero al 31 de diciembre Alcance 98% (Existencia, Integridad, Valuacin y Propiedad) 4 Realizar una prueba global de seguros de enero a diciembre (Existencia, Integridad y Valuacin) 5 Revisar el contrato de arrendamiento del predio y realizar una prueba global. (Existencia, Integridad y Valuacin 6 Revisar el 100% de los gastos de abril, mayo, junio, Alcance 59% (Existencia, Integridad y Valuacin) 7 Revisar el 100% de los gastos de fletes y acarreos de los meses de abril, mayo, junio, Alcance 58% (Existencia, Integridad y Valuacin) 8 Revisar el 100% de los gastos de reparaciones de los meses de abril, mayo, junio, Alcance 59% (Existencia, Integridad y Valuacin)

9 Revisar el 100% de los gastos de viaje de los meses de abril, mayo, junio. Alcance 58% (Existencia, Integridad y Valuacin).

PROGRAMA DE AUDITORA GASTOS DE DISTRIBUCIN

1 Realizar una prueba global de nminas y planillas tomando el 100% de las planillas de los meses de abril, mayo, junio,. Alcance 58% (Existencia, Integridad y Valuacin) 2 Revisar el 100% de los vales entregados a los empleados y verificar que tengan evidencia de haber sido recibidos. Alcnance 58% (Existencia, Integridad y Valuacin) 3 Revisar el 100% de los gastos de viaje de los meses de abril mayo. Alcance 58% (Existencia, Integridad y Valuacin)

PROGRAMA DE AUDITORA GASTOS DE ADMINISTRACIN

1 Realizar una prueba global de nminas y planillas tomando el 100% de las planillas de los meses abril, mayo, julio, Alcance 58% (Existencia, Integridad y Valuacin) 2 Realizar una prueba global de depreciaciones considerando las adiciones y bajas de activos fijos de abril, mayo, junio (Existencia, Integridad, Valuacin y Propiedad) 3 Realizar una prueba global de seguros de abril, mayo, junio (Existencia, Integridad y Valuacin) 4 Revisar el contrato de arrendamiento de las oficinas y realizar una prueba global. (Existencia, Integridad y Valuacin) 5 Revisar el 100% de los gastos de papelera y tiles de oficina de los meses de abril, mayo, junio. Alcance 59% (Existencia, Integridad y Valuacin)

6 Revisar el 100% de los gastos de agua, luz y telfono de los meses de abril, mayo, junio, Alcance 59% Existencia, Integridad y Valuacin) , 7 Revisar el 100% de los gastos de mantenimiento equipo de los meses de abril, mayo, junio. Alcance 59% (Existencia, Integridad y Valuacin).

CONTROLES A. Objetivo de Control

Integridad, existencia y exactitud de los costos de ventas 1 Slo personal autorizado realiza las? X SI NO N/A Comentarios: Semanalmente el asistente administrativo cotiza con los proveedores previamente autorizados por la Gerencia, cuando ya tiene las cotizaciones las traslada al Jefe Administrativo quien determina a que proveedor se realizar la compra. Se observ que semanalmente el jefe administrativo por correo electrnico autoriza la cantidad a comprar. 2 Existen procedimientos ya establecidos sobre el salario y bonificaciones a pagar al personal? X SI NO N/A Comentarios: Existen parmetros en cuanto a los salarios a pagar al personal operativo, adems existe un valor previamente determinado de las bonificaciones. Se observ la tabla de salarios del personal operativo y se verific que coincidiera con los valores pagados en planillas. 3 Exsite control en la elaboracin de las planillas de sueldos, pago de beneficios as como de los otros pagos realizados a los empleados? X SI NO N/A Comentarios: El departamento de Recursos Humanos prepara las planillas correspondientes y posteriormente se traslada al departamento administrativo, en donde son revisados todos los clculos, aspectos legales y documentacin de soporte. Posteriormente se trasladan a Gerencia General para su autorizacin y despus se realizan los pagos por medio de transferencias bancarias. Al observar la planillas se verific que todas cuentan con firma de revisado por el rea administrativa financiera y de autorizado por la gerencia general.

B. Objetivo de Control

Exactitud del Costo de Servicios. 4 El sistema de contabilidad est bien diseado y proporciona informacin sobre los costos que sirva como ayuda en la valuacion y para medir su rendimiento? X SI NO N/A Comentarios: Se realizan cierres mensuales y se lleva un control de los costos. Se verific fsicamente la existencia de cierres mensuales realizados por el rea administrativa y todos contienen firma de autorizacin por la gerencia general 5 Son identificadas las variaciones del costos de servicios y reciben seguimiento oportuno? X SI NO N/A Comentarios: Debido a que se lleva un control de los costos, es fcil detectar diferencias cuando estas ocurren. Antes de firmar los cierres mensuales, el gerente general revisa los valores, de existir inconsistencias las discute con el jefe administrativo financiero.

Cuestionario de Control Interno Ingresos por servicios A. Objetivo de Control

Integridad, existencia y exactitud de los ingresos 1 Slo personal autorizado determina el valor de los servicios que se prestan? X SI NO N/A Comentarios: El Jefe Administrativo es quien determina los valores de servicios y los autoriza el Gerente General. 2 Existen procedimientos ya establecidos para facturar todos los servicios prestados? X SI NO N/A Comentarios: Se lleva un control de rdenes numerado en forma correlativa y con base a estas rdenes se realiza al facturacin correspondiente. Se verific el control de rdenes, las cuales cumplen con los requisitos de elaboracin y antorizacin.

3 Existe control sobre todos los servicios prestados para que sean facturados? X SI NO N/A Comentarios: Se tiene un correlativo en el cual se describen los servicios prestados. Exactitud del Precio de Venta. 4 El sistema de contabilidad esta bien diseado y proporciona informacin sobre los ingresos que sirva como ayuda en la valuacion para medir su rendimiento? X SI NO N/A Comentario: Debido al control es fcil saber que servicios se han prestado y ya se conocen los precios. 5 Son identificadas las variaciones de ventas y reciben seguimiento oportuno? X SI NO N/A Comentarios: El Jefe Administrativo verifica mensualmente el detalle de lo facturado y lo compara con los meses anteriores ya que tiene amplio conocimiento de los valores que deben facturarse con facilidad determina diferencias, adicionalmente existe similitud en los valores de venta mensual y en contabilidad se pueden determinar las diferencias si existen.

A. Objetivo de Control

Integridad, existencia y exactitud de los gastos 1 Slo personal autorizado realiza las compras de combustibles, papelera y otras erogaciones? X SI NO N/A Comentarios: Mensualmente se realiza un cuadro de los consumos y en base a estos consumos se solicitan los productos a comprar, dicho listado es evaluado por el Jefe Administrativo y l autoriza las compras mensuales. 2 Existen procedimientos ya establecidos sobre el salario y bonificaciones a pagar al personal? X SI NO N/A Comentarios: Cuando se realizan incrementos salariales estos son autorizados por el Gerente General. 3 Existe control sobre los pagos realizados por renta de edificio, seguros, fianzas y otros gastos? X SI NO N/A

Comentarios: El asistente administrativo tiene a su cargo verificar que las facturas cumplan con los valores contenidos en los contratos y plizas, posteriormente las traslada al Jefe Administrativo para su autorizacin y pago. Se observaron las plizas de seguros y fianzas, as como el contrato de renta del predio, se verifric que los valores son correctos.

Cuestionario de Control Interno Gastos

4 Existe control en la elaboracin de las planillas de sueldos, pago de beneficios as como de los otros pagos realizados a los empleados? X SI NO N/A Comentarios: El departamento de Recursos Humanos prepara las planillas correspondientes y despus se traslada al departamento administrativo en donde son revisados todos los clculos, aspectos legales y documentacin de soporte, luego se traslada a Gerencia General para su autorizacin y se realizan los pagos por medio de transferencias bancarias.

B. Objetivo de Control

Exactitud de los Gastos 5 El sistema de contabilidad est bien diseado y proporciona informacin sobre los gastos que sirva como ayuda avaluarlos adecuadamente? X SI NO N/A Comentarios: Se realizan cierres mensuales y se lleva un control de los costos. Se verific fsicamente la existencia de cierres mensuales realizados por el rea administrativa y todos contienen firma de autorizacin por la gerencia general 6 Son identificadas las variaciones de los gastos y reciben seguimiento oportuno? X SI NO N/A Comentarios: Debido a las caractersticas de los gastos, estos son similares todos los meses. Con los cierres mensuales se determina esta situacin y si hay diferencias y se realiza una revisin de las mismas. Se verific fsicamente la existencia de cierres mensuales realizados por el rea administrativa y todos contienen firma de autorizacin por la gerencia general.