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Redaccin Corporativa

Autor: Escribarte
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Presentacin del curso
Redaccin corporativa. Cuando formamos parte de una organizacin, por lo
general, tenemos que redactar informes, memos, cartas, comunicados,
presentaciones, entre otros; estas tareas a veces son consideradas como
experiencias difciles, o hasta traumticas, cuando no se ha desarrollado la
competencia para hacerlo con la rapidez y precisin necesarias.
Con este Curso de Redaccin Corporativa aprenders ciertas tcnicas que te
permitirn abordar la escritura con mayor dominio y gusto, para que as crees
comunicaciones efectivas alineadas a los objetivos organizacionales, que ahorren
tiempo y otorguen satisfacciones.
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1. Comunicacin efectiva. Dedicacin y organizacin
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Leccin 1
Dedicacin y organizacin
La redaccin corporativa debe crear comunicaciones efectivas alineadas a los objetivos
organizacionales. Te adelantamos que la dedicacin y la organizacin son las claves que te
permitirn que tus textos fluyan. As que te recomendamos que abordes este aprendizaje
con la atencin que merece porque en nuestro mundo competitivo saber escribir te
otorgar grandes ventajas.
Evaluacin inicial
Como primer paso te aconsejamos que hagas una auto-evaluacin para reconocer qu tan
apto te sientes para desarrollar un escrito funcional. Revisa qu creencias y prejuicios
pueden estar entorpecindote.
Son pensamientos muy usuales: "no escribo bien", "desconozco las reglas gramaticales y
ortogrficas". Si los detectas debes convencerte de que estas barreras son superables.
Conviene que recordemos la gran diferencia que existe entre redaccin corporativa y
escribir literatura. La primera es mucho ms sencilla, su procedimiento es tcnico y se
alimenta de tu prctica con el teclado; en cambio, la literatura es un arte que se sustenta en
la pasin y depende de las caprichosas musas inspiradoras.
Otra creencia errnea muy difundida es: "tengo el texto en la mente, pero no puedo pasarlo
al papel". Esta idea parece sostener que la redaccin se logra en una sola sentada. Cuando
en realidad un buen escrito generalmente se desarrolla a partir de borradores,
investigacin, re-lecturas, ediciones.
Posiblemente surgir en tu mente otra creencia: "escribir lleva mucho tiempo que no tengo".
Sin embargo, conocer los pasos para elaborar un buen texto te facilitar la tarea (como
cuando tienes un mapa antes de emprender un viaje). Ten en cuenta que editar
adecuadamente un texto te ahorrar tiempo, ya que evitars confusiones. Recuerda que la
claridad habla por s sola.
Una vez que combatas de manera positiva estas creencias que no te apoyan es tiempo de
que definas las metas en la comunicacin, para ello debes visualizar a tu lector (si es
interno -miembro de la organizacin-, externo, o si sern ambos), el objetivo es que
pienses en sus expectativas y necesidades. Tu destinatario es tu clave, as que mientras ms
sepas de l, mejor.
En la siguiente leccin abordaremos con mayor profundidad el tema de la definicin de las
metas comunicacionales y cmo alcanzarlas.
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2. Destinatario. Metas comunicacionales. Obtener
informacin
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Leccin 2. El destinatario y las metas comunicacionales
Como te comentamos en la pasada leccin, es muy importante que reconozcas cunto
sabes de tu destinatario, sobre todo debes indagar acerca de cul es la mejor manera para
que tu comunicacin haga contacto con sus necesidades. Tambin es recomendable que
sondees qu piensa de ti como fuente de la informacin. Si no te conoce, debes definir cmo te quieres presentar
cmo te quieres presentar y si sabe quin eres, debes identificar cmo reforzar tu
imagen (si la que tiene es positiva) o rectificarla (si la que tiene es negativa). A la vez es
totalmente recomendable que hagas este mismo proceso en cuanto al tema que le
comunicars.
Define en una idea qu quieres transmitirle a tu destinatario, qu deseas instalar en su
mente. Ten en cuenta que toda comunicacin es persuasin. Para esto no olvides
mantener presente los objetivos y la identidad de la organizacin.
Ahora debes comenzar a dilucidar de qu manera vas a organizar tus pensamientos para
transformarlos en un instrumento comunicacional (mensaje), para lo que debes mantenerte
alineado con los objetivos de la organizacin y con sus elementos de identidad (misin,
visin, valores, cultura corporativa, manejo del logotipo, tipografa, entre otros). Si no los
conoces bien, este es el momento indicado para repasarlos.
Una vez que ests a tono con todo esto piensa si cuentas con el insumo o material
necesario para armar tu pieza comunicacional. Si careces de informacin, traza una
estrategia para encontrarla, de este tema hablaremos en la siguiente leccin.
Leccin 3. Cmo obtener la informacin
Es importante aclarar ciertos aspectos acerca de cmo acceder a la informacin necesaria
para que puedas redactar una pieza de comunicacin organizacional. A continuacin te
brindamos ciertos tips:
- Si debes realizar entrevistas, recuerda informar a tu interlocutor que lo registrars
antes de encender el grabador. Es recomendable que conserves la cinta intacta por un
tiempo luego de la publicacin del testimonio.
- Ten en cuenta la herramienta que te ofrecen las notas al pie de pgina, estas sirven para
brindar aclaratorias sobre informaciones secundarias, destinadas ms que todo a los
lectores particularmente interesados. Su posicin fuera del texto permite evitar largos
incisos que estorbaran la lectura. Se colocan por lo general en la parte baja de la pgina.
- Cita correctamente cuando extraigas informacin de un libro o de una revista, de lo
contrario estars cometiendo un plagio. Las referencias bibliogrficas deben contar con la
informacin completa y precisa: apellido y nombre del autor, ttulo de la obra, editorial,
lugar y ao de publicacin.
- Los medios de comunicacin muchas veces figuran como fuentes de informacin, te
recomendamos que constates la informacin comparndola entre varios medios, es decir,
no te gues slo por uno, ya que ellos trabajan siguiendo una lnea editorial especfica.
En la siguiente leccin nos abocaremos a tratar el tema referente a cmo ensamblar la
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informacin de la mejor manera.
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3. Estructurar la comunicacin. Estilo y calidad del
escrito
[http://www.mai l xmai l .com/...cci on-corporati va/estructurar-comuni caci on-esti l o-cal i dad-escri to]
Leccin 4
Estructurar la comunicacin
Una estructura de comunicacin efectiva es emptica, es decir, como hemos
sostenido, toma en cuenta al interlocutor en todo momento.
Nuestra principal sugerencia es que a partir de lo que necesitas comunicar
(previamente definido) y la informacin que tengas, elabores un esquema o
borrador. Al planificar tu comunicacin sabrs si debes salir o no a buscar ms
informacin y qu estilo asumirs como emisor.
Para esto anota todos los pensamientos que se te ocurran (tormenta de ideas) sin
preocuparte del orden ni de la distribucin. Seguidamente, haz tantos esquemas y
borradores como sean necesarios, hasta que encuentres la mejor manera de
organizar tu curso. Agrega la informacin que te resulte apropiada tomando en
cuenta que estas notas (boceto) guiarn tu trabajo.
Pirmide invertida
Te sugerimos que consideres colocar las conclusiones en primer lugar. Esta
manera de pensamiento jerrquico es llamada la inversin piramidal porque se
opone al estilo clsico de la pirmide: planteamiento, desarrollo y conclusiones. Este
mtodo es recomendable en nuestros tiempos de saturacin de las comunicaciones,
ya que muchos lectores slo leen las primeras lneas de los textos.
El estilo y la calidad del escrito
La estructura de un texto y sus reglas de cohesin y coherencia se
interrelacionan, ya que cada prrafo es una unidad conceptual que debe presentar
una idea principal, y a la vez estar hilado o encadenado con los otros. Un texto es
una composicin en la que hay que reconocer cmo introducir las ideas nuevas al
lector y dnde colocar las que le son familiares. Cul es la mejor manera de
iniciarlo?, de enlazar sus oraciones?, de terminarlo. El mejor orden de un texto es el
que produce una progresin entre sus partes.
En la siguiente leccin trataremos algunos errores comunes que se cometen en la
redaccin corporativa, con la intencin de prevenirte para que no incurras en ellos.
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4. Redaccin. Sugerencias para evitar errores
[http://www.mailxmail.com/...curso-redaccion-corporativa/redaccion-sugerencias-evitar-errores]
Leccin 5
Sugerencias para evitar errores
Una falta usual consiste en reducir dos oraciones con verbos de argumentos
distintos que se expresan por preposiciones diferentes. El resultado es incoherente.
Ej.
No es correcto: El Director asista e intervena en las juntas.
S es correcto: El Director asista a las juntas e intervena en ellas.
Es preciso evitar la colocacin de adverbios e incisos (complementos y
proposiciones dependientes) entre sujeto y predicado, predicado y complemento de
objeto, auxiliar y participio pasado.
No es correcto: Fue a instalar a toda prisa el audio.
S es correcto: Fue a instalar el audio a toda prisa.
A la hora de citar, usar cursivas o comillas para los ttulos de las obras o para los
trminos en otros idiomas. Conviene escoger un modelo y conservarlo en todo el
texto.
Si es breve es doblemente bueno: Un texto sinttico tiene mayores posibilidades
de ser ledo. As que evita los elementos superfluos.
No es correcto: El dirigente tena unas diligencias pendientes.
S es correcto: El dirigente tena diligencias pendientes.
La necesidad de un manual de estilo:
Las organizaciones deben contar con una guiatura que unifique los criterios de
redaccin. En un manual de estilo se renen las normas bsicas para el correcto
uso de la lengua, incluyendo a las normativas de la publicacin segn las
caractersticas de la organizacin. El manual establece de qu manera deben usarse
las maysculas, los extranjerismos, los nmeros, e incluso qu tipografa se debe
emplear, entre otros asuntos. Hay agencias de comunicaciones que presentan el
servicio de elaboracin de estos manuales.
Uso de ejemplos y frases vivas
Recurre al mayor nmero de recursos atractivos o motivadores para la lectura de
tu documento. No te conformes con decirle cosas al lector, procura ir ms all,
mustrale.
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Ej.:
"No hay nada que perder, pero hay mucho que ganar" fue la consigna de nuestra
Convencin Anual de Vendedores que brind a los participantes la oportunidad de
vivir un "viernes como un domingo, o mejor", como afirm nuestro Gerente de
Finanzas...
En nuestra siguiente leccin, estudiaremos diversas maneras de plasmar las ideas de
las corporaciones.
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5. Presentacin de la informacin. Variables de la
estructura corporativa
[http://www.mai l xmai l .com/...orati va/presentaci on-i nformaci on-vari abl es-estructura-corporati va]
Leccin 6
La presentacin de la informacin
El diseo grfico y web tiene un gran aporte ya que distribuye la representacin
icnica (imgenes, colores) y la distribucin espacial que complementa, refuerza y
decora nuestra informacin. Esto lo debemos tener muy presente. Sin embargo, en
este curso nos centramos en la redaccin, por lo que ahora nos dedicaremos a
observar diferentes variables de la escritura corporativa.
Escritura instructiva:
Manuales de procedimientos o de instrucciones, instructivos.
Escritura informativa:
Gacetillas y comunicados de prensa. Buscan dar a conocer las caractersticas de los
productos, servicios y acerca de eventos.
Escritura narrativa:
Los artculos de los boletines (newsletters), de publicaciones internas
(house-organs) o externas (como brochures, presentaciones). Se plantea una
pequea historia: presentacin del caso y desenlace.
Escritura argumentativa:
Construye una secuencia lgica de argumentos e ideas. Ac entran muchas veces los
escritores fantasmas que trabajan detrs de los CEOs y directivos, ellos son los
cocineros de los prlogos, las editoriales, los discursos, y ciertas columnas. Ac
es vital que la escritura se escuche bien, o en otras palabras, que capte la atencin
de nuestra audiencia de principio a fin.
Escritura digital. Escritura de pginas web, bl ogs, intranets y los populares e- mai l s.
En vista del gran auge del mundo digital nos expandiremos un poco en este tipo de
comunicaciones en nuestra siguiente leccin.
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6. El soporte digital. Ttulos exactos
[http://www.mai l xmai l .com/curso-redacci on-corporati va/soporte-di gi tal -ti tul os-exactos]
Leccin 7
El soporte digital
Desarrollar un sitio web o cualquier comunicacin digital es mucho ms que
interconectar documentos electrnicos, requiere establecer un concepto
(preferiblemente uno que sea original), disear una arquitectura de la informacin
y utilizar un lenguaje conciso, entre otros factores. Como en todas las
comunicaciones, debemos crear una propuesta integral, que conecte las
intenciones de los emisores con las expectativas de los destinatarios.
La World Wide Web se ha convertido en el primer lugar en donde se busca
informacin acerca de las organizaciones, sus productos, servicios, e iniciativas.
Como el contenido impreso, la Web es un medio que presenta caractersticas
propias que deben ser tomadas en cuenta. La efectividad (ir directo al grano) y la
accesibilidad (no usar lenguaje complicado) son dos fundamentales.
Practicidad ante todo
Al crear una Intranet, un bl og y ms an, un sitio web, la estructura o arquitectura
de la informacin adquiere una gran importancia. Lo que el lector busca lo debe
encontrar fcilmente, de lo contrario es muy posible que abandone y levante el
telfono o que busque otra pgina, recordemos que cuando el lector siente
insatisfaccin por una comunicacin, traslada su emocin a toda la organizacin en
general.
Ttulos exactos
Uno de los temas ms importantes para mejorar la experiencia de los usuarios de
un canal de informacin electrnico es escribir ttulos que describan claramente el
contenido. La meta es atraer a los lectores que requieren esa informacin en
especfico y alejar a los que buscan otra cosa. Hay que ser exactos al escoger cmo
titular nuestros mensajes (incluyendo el asunto o subject de los mails). Aclare lo
ms posible, use nombres completos y no prometa ms de lo que la
informacin realmente otorga.
Tips para la escritura web:
- Sea conciso, recuerde que algunos motores de bsqueda de la web slo muestran
50 caracteres. Lo ms importante debe estar dicho al principio.
- Piense en las palabras que colocar su usuario en un motor de bsqueda y selas.
- Tmese el tiempo de corregir aunque la facilidad de publicacin que otorga la
web promueve la ausencia de las revisiones. Piense que sus escritos pueden ser
impresos y criticados.
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7. Finalidad de la comunicacin
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Leccin 8
Lo que persigue la comunicacin
Cuando redactamos las piezas que integrarn el discurso organizacional debemos
tener claro qu buscamos: hacemos un pedido?, debemos verificar que tenemos
claro lo que queremos; estamos informando o formulando una advertencia?;
realizamos una invitacin?, en cualquiera de los casos te recomendamos reducir
las oraciones a su sentido esencial, olvida la abundancia, es mejor que ganes en
puntualidad.
Ir al grano
La escritura debe mantener despierta la atencin del lector. Usa palabras directas
que faciliten el reconocimiento de las intenciones del texto.
Emplea trminos comprensibles, es preferible que te entiendan a que ostentes del
gran vocabulario que puedes manejar. Con esto no nos referimos a que seas
montono ni a que cuartes tus expresiones, sino a que te comuniques sin rodeos.
S lo ms breve posible. Un texto sinttico, que carece de elementos superfluos,
tiene ms posibilidades de ser impecable.
Ten en cuenta que en diversas situaciones es posible eliminar palabras sin
suprimir ninguna informacin. Por ejemplo, el verbo "poder" en ocasiones sobra.
En lugar de escribir: "Cmo podremos alcanzar nuestras metas?", es preferible:
"Cmo alcanzaremos nuestras metas?"
No- No
Otro error comn es recaer en dobles negaciones. Por ejemplo, es fatigoso leer:
"No dej de asistir ningn funcionario". Es mucho ms fluido: "Asistieron todos los
funcionarios".
Huye de las expresiones burocrticas
Muchas veces para evitar recaer en un lenguaje excesivamente coloquial nos vamos
a la otra banda. Por ejemplo, en lugar del sencillo "sobre" podemos pensar que es
ms profesional escribir: "inherente a". Esta frase es un tpico caso de un planteo
burocrtico: "Con el nuevo ao se encontrarn en la situacin de tener que
seleccionar una opcin". Es mucho mejor: "A principios del ao entrante tendrn que
elegir".
En la siguiente leccin te daremos ms recomendaciones para aumentar la eficacia
de tus escritos corporativos.
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8. Frases en forma activa. Evitar muletillas. Palabras
a la medida. Ritmo justo
[http://www.mai l xmai l .com/...frases-forma-acti va-evi tar-mul eti l l as-pal abras-medi da-ri tmo-j usto]
Leccin 9
Ms sugerencias
Continuamos facilitndote herramientas para que obtengas mejores resultados con
tus textos:
Activa tus frases
Las frases en forma activa resultan ms directas y comprensibles que las que
emplean la forma pasiva. Eso es visible en este ejemplo: "Las reglas no fueron
expuestas con la claridad suficiente por el supervisor" (forma pasiva). En cambio: "El
supervisor no explic las reglas de manera clara".
Otro ejemplo: "El servicio de cobranzas latinoamericanas ser coordinado por el Lic.
Jorge Allende, debido a su experiencia internacional". Es mejor: "Debido a su
experiencia internacional, el Lic. Jorge Allende coordinar el servicio de cobranzas
latinoamericanas".
Evita las muletillas, la repeticin de palabras y de los sonidos
Muchas veces llevamos los defectos de la oralidad a la escritura, y sin darnos cuenta
colocamos recurrentemente palabras como "entonces". Las duplicaciones de
trminos vecinos o la extrema semejanza de los mismos no son recomendables,
esto tal vez es preferible emplearlo en otros contextos como la poesa o la
publicidad, pero no en la prosa empresarial. De esta manera, debemos evitar decir
frases como: "Los vocablos del vocabulario".
Comnmente nos percatamos de estas circunstancias cuando revisamos nuestro
texto. Esa es la importancia de la reconsideracin de nuestro trabajo.
En la siguiente leccin trataremos las formas de chequear tus escritos. Te
adelantamos que las revisiones son ms eficaces cuando dejas reposar tu material,
aunque sea por un tiempo breve, una vez lo concluyas.
Despedimos esta leccin con dos agregados:
Palabras a la medida
Una frase de Mark Twain dice: "La diferencia entre la palabra adecuada y la palabra
casi correcta es la misma que hay entre el rayo y la lucirnaga".
El ritmo justo
Tal vez percibas que en ocasiones tu escritura se mueve rpidamente, pero que de
pronto se enlentece. Te recomendamos que en estos casos verifiques la longitud de
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tus prrafos y frases. Un prrafo por lo general no debera tener ms de 6 lneas,
de lo contrario te sugerimos la reescritura para que abrevies el texto.
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9. Redaccin. Revisin estructural, textual y de
fluidez
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Leccin 10
Las revisiones
Esta parte es tan fundamental que se debera hacer en todo el proceso de
escribir, y no slo al final, pero cuando se coloca el ltimo punto el chequeo debe
hacerse con la mayor rigurosidad.
La revisin estructural
Consiste en la verificacin del orden de la informacin segn la jerarqua de sus
contenidos. Esta puede llevar a la reorganizacin. Recuerda que el objetivo es que
tu texto se presente de un modo poderoso, claro e interesante.
La revisin textual
Contempla la constatacin de las palabras, la formacin de las oraciones, la
comunin de las mismas, y, por supuesto, la ortografa, el empleo de los signos
de puntuacin, entre otros temas.
En ambas revisiones debemos mantener en mente que nuestro escrito diga lo que
queremos, para que as produzca los efectos buscados en nuestro pblico, para
que as no tome rumbos diferentes a los prefijados.
Chequear la fluidez
Si nos cuesta avanzar a travs de los prrafos de un texto, si nuestros ojos necesitan
regresar a oraciones anteriores, debemos tener paciencia y replantear la
informacin. La estructura coherente y cohesionada interesa desde la primera
hasta la ltima palabra.
La opinin de terceros
De ser posible incluye a otras personas en la revisin de tus textos. Un editor (o
quien funja como l) puede aportar su mirada particular. Este lector se debe dedicar
a observar todos los aspectos que constituyen la eficacia del texto en relacin a su
orden, estilo y tono. Un evaluador que no haya estado involucrado en la gestin
del escrito lo tratar con otra distancia. Anmate a darle a leer tu creacin a un
compaero de trabajo o a un amigo que lea mucho.
Si necesitas la devolucin o feedback con urgencia comntaselo a tu lector en el
mismo momento en que le transmitas tu material. Sin embargo, procura establecerte
como regla que todos tus textos cuenten con un par de lecturas antes de ser
publicados.
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10. ltimas correcciones. Cerrar y publicar
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Leccin 11
Cerrar y publicar
Ahora se te presenta un objetivo ambicioso. Se trata de mejorar el escrito, de todas
las formas posibles, hasta que quedes satisfecho y convencido de que no hay nada
ms que puedas hacer para aumentar su calidad.
Es posible trabajar en un texto de forma indefinida. Por lo que hay que regular
mediante la razn el deseo de corregirlo una y otra vez. Cuando los cambios que
ests haciendo no estn mejorando el escrito, es tiempo de detenerte. Si sigues con
ganas de seguir escribiendo, comienza un nuevo texto.
Tipos de correccin:
Correccin de estilo: Enmienda los errores ortogrficos, de puntuacin, ortografa,
uso de maysculas y de minsculas.
Confirmacin de datos: como fechas y nombres propios.
Correccin sintctica: concordancia, secuencias correctas de los elementos del
lenguaje.
Correccin morfolgica: verifica gneros, nmeros, conjugacin verbal.
Correccin semntica: ambigedad, repeticin, rima, pleonasmos, etc.
Correccin lxica: neologismos, anglicismos, entre otros.
Una vez realices todas estas correcciones, debes hacer la correccin tipogrfica
tambin llamada "de prueba" o "de galera". Verifica cmo quedar la obra impresa.
Lo que no se corrija aqu, saldr publicado as.
Este arduo trabajo de correccin pretende alcanzar la utopa del "error cero", a lo
que hay que intentar aproximarse lo ms posible.
La revisin cumple con aumentar la legibilidad y fluidez del escrito. Tambin te
recomendamos la lectura en voz alta. Desdblate como si fueras un lector
imaginario.
"Tambin el arreglo, el arte de colocar las palabras, de combinar las frases, de
re-hacer, re ensamblar y pulir son creacin."
Antonio Daumel
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11. Repaso de cierre. Enfoque de la organizacin
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Leccin 12
Repaso de cierre
Con la redaccin corporativa creamos los contenidos necesarios para que las
organizaciones puedan alcanzar sus objetivos, esto lo debemos hacer con el enfoque adecuado
enfoque adecuado. La redaccin corporativa tiene muchas funciones, tales como:
alentar la formacin de una cultura organizacional compartida, mantener
informados a los clientes, posicionar a la organizacin, difundir las acciones de
responsabilidad social que ejecute la organizacin para sumar adeptos, entre otras
no menos importantes.
El proceso de redactar conlleva estos pasos:
- Diseamos la arquitectura de la informacin que sostendr a las secciones de
una revista, los captulos de un libro de la empresa, las pginas centrales y
subsidiarias de sitios web, los instructivos para empleados y/o proveedores, entre
otras piezas.
- Buscamos la informacin que necesitamos para argumentar lo que diremos.
- Elaboramos un borrador o esquema de trabajo.
- Determinamos el tono.
- Producimos de la manera ms fluida posible.
- Revisamos, corregimos y re corregimos.
- Publicamos y buscamos un feedback o retroalimentacin.
Cerramos este taller con frases que esperamos te sirvan de aliento:
Incrementa la potencia tus textos hacindolos ms vvidos y cercanos, recuerda que
una organizacin es un ente vivo que habla mediante sus miembros.
Quien reescribe no es el mismo que quien escribi, ya que tiene un recorrido
ganado, por lo que debera estar en mejores condiciones que antes.
No olvides que una vez publicado, ser el texto el que hablar por nosotros y por s
mi smo.
NOTA: Con este captulo hemos llegado al final del curso.
Bibliografa recomendada
Cassany, Daniel. La cocina de la escritura. (3 ed.). Anagrama, Barcelona, 1996.
Cassany, Daniel. Afilar el lapicero. Gua de redaccin para profesionales. Anagrama,
Barcelona, 2007.
King, Stephen. Mientras escribo. Plaza & Jans, Barcelona, 2001.
Kreimer, Juan Carlos. Cmo lo escribo. Editorial Planeta, Buenos Aires, 1989.
Sanz, Gloria y Fraser, Alba. Manual de comunicaciones escritas en la empresa.
Grao, Barcelona, 1998.
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Grao, Barcelona, 1998.
Strunk Jr., William & White E.B. The Elements of Style. (3 ed.) Macmillan Publishing
Co., New York, 1979.
Williams, Joseph M. Style. Toward Clarity and Grace. The University of Chicago
Press, Chicago, 1990.
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