Manual de de Windows Basico y Office 2007

MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO
Introduccin
En este manual se podrn encontrar las herramientas necesarias para optimizar el trabajar diario en sus funciones con un computador, Se dar inicio con algunas definiciones de trminos que normalmente se escuchan, pero en la prctica no sabemos explicar. Tambin se podr encontrar trminos ms especficos de manera tal que facilite la comprensin e introducirlos en el mundo de la computacin.
MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO HARDWARE Y SOFTWARE Hardware son todos los componentes y dispositivos fsicos y tangibles que forman una computadora como la CPU o la placa base, mientras que el Software es el equipamiento lgico e intangible como los programas y datos que almacena la computadora.
Partes de la computadora Cuando empezamos a utilizar un equipo de computo es normal que nos preguntemos de que partes se compone este mismo aun siendo novato o no. Las partes fisicas de una computadora le llamamos hardware y tenemos dos tipos de hardware o dispositivos ; de Entrada y Salida respectivamente. Como no vamos a entrar mucho en detalles con estas variaciones , entonces aprendamos de que se conforma nuestro equipo. Gabinete o Torre. Errneamente le llamamos CPU , en realidad el gabinete es el cajon donde tenemos los diferentes componentes de una computadora , como por ejemplo la tarjeta madre , unidades de cd/dvd , tarjetas de video , audio , red etc. Podemos encontrar diferentes tipos de gabinetes , comnmente estn conformados de plstico o acero y en diferentes formas y gustos.
MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO CPU (Unidad central de proceso) Es uno de los componentes principales de una computadora , el cpu es un microprocesador fabricado en un chip y este contiene millones de componentes logicos. es un conjunto de circuitos electrnicos digitales encargados de recibir la informacin de los dispositivos de entrada/salida, procesarla y enviarla de nuevo a los dispositivos de entrada/salida, constituyndose en la parte ms importante del computador. Memoria RAM La memoria RAM es un dispositivo donde se almacenan temporalmente tanto los datos como los programas que la CPU est procesando o va a procesar en un determinado momento. Por su funcin, es una amiga inseparable del microprocesador, con el cual se comunica a travs de los buses de datos. Cuando tenemos un programa abierto en windows este esta almacenado temporalmente en la memoria ram por asi decirlo , como no es una memoria donde se guardan datos permanentemente , al apagar el computador se borra la informacion almacenada en ella , es por eso que cuando estas usando tu pc y se apaga sin razon aparente , al volverla a prender ya no aparecen los programas que tenias abiertos porque estaban cargados en la memoria ram. Disco Duro Es un dispositivo de almacenamiento no volatil , es decir , la informacion guardada en el no se borra , queda de forma permanente. En el disco duro tenemos guardados nuestros documentos , musica , peliculas , sistema operativo , software entre otros. Tal y como sale de fbrica, el disco duro no puede ser utilizado por un sistema operativo. Antes tenemos que definir en l un formato de bajo nivel, una o ms particiones y luego hemos de darles un formato que pueda ser entendido por nuestro sistema. Cada disco duro tiene diferente capacidad como lo pueden ser de 40 , 80 , 120 , 160 Gb respectivamente , hasta otros de mayor capacidad como 800 GB por ejemplo.
MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO Unidad de CD/DVD Es la unidad encargada de leer un disco ptico, es decir de lectura mediante un rayo lser, no recargable utilizado para el almacenamiento de informacin ensistemas informticos. Dependiendo del tipo de lector , este puede soportar no solo la lectura de Cd`s si no tambien en formato DVD con lo cual ya tendriamos la opcion de ver peliculas por ejemplo. Quemador CD/DVD Un quemador de CD o DVD nos permite la lectura de discos opticos , pero a su vez tambien nos permite grabar informacion en ellos siempre y cuando el disco sea virgen o re-grabable , utilizando un programa para grabacion de discos o el mismo asistente del sistema operativo. Monitor Es un perifrico de salida y en su superficie luminiscente es en la que se reproducen las imgenes. El monitor es el que mantiene informado al usuario de lo que est haciendo el computador en cada momento. Las caractersticas de un monitordependen de la calidad de la imagen y esta del nmero de pxeles que dispone y del nmero de colores que pueda mostrar. Un monitor VGA muestra apenas 16 colores y una resolucin de 640 x 480 (baja resolucin). Un monitor SVGA llega hasta 16 millones de colores con resolucin de 1280 x 1024 (altsima resolucin). Mouse o Ratn El ratn o Mouse es un dispositivo que controla el movimiento del cursor o indicador en la pantalla de visualizacin. Un ratn es un objeto pequeo que puedes mover a lo largo de una superficie dura, plana. Su nombre viene de su forma, que recuerda a un ratn, el cable que conecta con el ordenador sera la cola del ratn. Cuando mueves el ratn, el indicador en la pantalla de visualizacin se mueve en la misma direccin. Los ratones tienen por lo menos un botn y normalmente tres, que tienen diversas funciones dependiendo del programa que est en funcionamiento en el ordenador (y por tanto, en la pantalla). Algunos ratones ms nuevos tambin incluyen una rueda para subir y bajar a travs de documentos largos.
MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO Teclado Un teclado es un perifrico que consiste en un sistema de teclas, como las de una mquina de escribir, que permite introducir datos a un ordenador o dispositivo digital. Cuando se presiona un caracter, enva una entrada cifrada al ordenador, que entonces muestra el caracter en la pantalla. El trmino teclado numrico se refiere al conjunto de teclas con nmeros que hay en el lado derecho de algunos teclados (no a los nmeros en la fila superior, sobre las letras). Los teclados numricos tambin se refieren a los nmeros (y a las letras correspondientes) en los telfonos mviles. Tarjeta Madre Es la tarjeta de circuitos impresos de una computadora que sirve como medio de conexin entre el microprocesador, los circuitos electrnicos de soporte, las ranuras para conectar parte o toda la RAM del sistema, la ROM y las ranuras especiales (slots) que permiten la conexin de tarjetas adaptadoras adicionales. Estas tarjetas de expansin suelen realizar funciones de control de perifricos tales como monitores, impresoras, unidades de disco, etc. Fuente de Alimentacin La fuente de alimentacin (Power supply en ings) es como su nombre indica, la encargada de suministrar energa elctrica a los distintos elementos que componen nuestro sistema informtico. La electricidad que llega hasta nuestros hogares u oficinas es del tipo conocido como corriente alterna y nos es suministrada habitualmente con una tensin (o voltaje) que suele ser de alrededor de 115 o 230 voltios. Este tipo de corriente no es en absoluto adecuada para alimentar equipos electrnicos, y ms concretamente dispositivos informticos, en dnde es necesario trabajar con corriente continua y voltajes mucho ms bajos Aun contamos con algunos componentes mas que
MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO nuestra computadora puede tener , un ejemplo son las tarjetas graficas , de sonido , de red etc. Las cuales nos permiten escuchar musica , ver videos , jugar , conectarse a una red entre otras cosas. Para ello hacemos uso de drivers del mismo hardware , estos drivers o controladores son aplicaciones que nos permiten instalar este tipo de dispositivos y hacer uso de ellos. Perifricos de Entrada y Salida Los perifricos de E/S (Entrada y Salida) sirven bsicamente para la comunicacin de la computadora con el medio externo. Proveen el modo por el cual la informacin es transferida de afuera hacia adentro, y viceversa, adems de compatibilizar esta transferencia a travs del equilibrio de velocidad entre los diferentes medios. Entre estos componentes podemos mencionar el teclado, el monitor y la impresora. Teclado (Perifrico de Entrada): Es el ms importante medio de entrada de datos, el cual establece una relacin directa entre el usuario y el equipo. Lecto/grabadora de CD/DVD (Perifrico de Entrada y Salida): Tiene como funcin hacer girar el disco a una velocidad constante y transferir programas o datos desde el disco a la computadora o viceversa. Esa operacin es realizada a travs de un cabezal de lectura y grabacin que se mueve hacia atrs y adelante sobre la superficie del disco. Los datos grabados en el disco pueden ser ledos y utilizados como fuente de consulta en una operacin futura.
Disco Duro, Disco Rgido o HD (Perifrico de Entrada y Salida): Son unidades de almacenamiento que se caracterizan por la mayor capacidad de almacenamiento y la mayor velocidad de operacin. Est compuesto por una serie de discos de material rgido, agrupados en un nico eje, teniendo cada disco un cabezal. Los cabezales flotan sobre la superficie del disco apoyados en un colchn de aire, eso significa que deben ser conservados en cajas hermticamente cerradas para evitar problemas causados por el polvo y otros elementos extraos.
Monitor (Perifrico de Salida): Utilizado para la salida de informacin,el monitor es el canal por donde la computadora muestra la informacin al usuario. Est conectado a la placa de video de la computadora.
Mouse (Perifrico de Entrada): El mouse se coloca sobre cualquier superficie plana y, cuando se mueve, mueve tambin el cursor en la pantalla con extrema agilidad. As, una persona puede moverse a cualquier parte de la pantalla, presionar el botn y activar la operacin deseada. Joystick (Perifrico de Entrada): Generalmente es utilizado para juegos. La nave espacial, o cualquiera otro objeto controlado en la pantalla por el joystick, se mueve en la misma direccin que l. Cuando el joystick es movido para adelante, la nave espacial avanza en la pantalla. Impresoras (Perifrico de Salida): Son utilizados para la impresin de datos sobre papel. Existen tres tipos principales de impresoras: Matricial (o de Matriz de Puntos), chorro a Tinta y Lser.
Mdem (Perifrico de Entrada y Salida): El mdem es un dispositivo de conversin de seales, que transmite datos a travs de lneas telefnicas. La palabra MDEM es derivada de las palabras modulacin y des modulacin. Utilizados para la conexin a internet. Escner - Digitalizador de imagen - (Perifrico de Entrada): Un digitalizador de imgenes es un dispositivo de entrada de datos, que permite la digitalizacin de imgenes a partir de material impreso (revistas, peridicos, carteles). Las imgenes escaneadas pueden ser modificadas y reproducidas nuevamente por equipos adecuados de impresin. De esta forma podemos confeccionar carteles o cualquier otro tipo de trabajo utilizando fotografas.
MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO IMGENES Y GRAFICA DE WINDOWS CONCEPTOS BSICOS DEL ENTORNO Cuando arrancamos por primera vez Windows XP puede que nos encontremos un poco desorientados por no saber que hacer, ni como utilizar el sistema operativo. Bien, los primero es asimilar un concepto sencillo. Toda la gran rea que ocupa la pantalla, y en donde aparecen una serie de iconos, se le denomina escritorio. En la parte inferior de la pantalla tenemos una barra de color azul que se denomina barra de herramientas. En el extremo izquierdo de esta barra de herramientas tenemos un botn nombrado como Inicio. Se llama as por que nos da acceso a una serie de funciones con las que podemos iniciar nuestra actividad con el ordenador. Figura 2. El escritorio ocupa casi toda la pantalla, en la parte inferior tenemos la barra de herramientas. Si pulsas el botn inicio te aparecer un men con numerosas opciones a modo de men; y es que esta es la filosofa al trabajar con Windows XP: el manejar mens para acceder a las distintas aplicaciones del sistema operativo. Estas aplicaciones se nos mostrarn en un panel rectangular llamado ventana.
Figura 3. El men inicio que aparece al pulsar el botn inicio Puedes pulsar en el botn inicio si todava no lo has hecho. Este men est dividido en varias secciones separadas por una lnea horizontal. Si pasas por encima el puntero del ratn se marcar el elemento seleccionado mediante un fondo azul. Bueno, ya tenemos algunos conceptos: una pantalla principal que consta de un escritorio donde se ubican una serie de iconos, y una barra de herramientas en donde tenemos el botn inicio para acceder a un men que nos da acceso a algunas aplicaciones del sistema
MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO operativo de Windows. Centrmonos otra vez en el escritorio. Los iconos que aparecen en el escritorio tambin nos permiten acceder a aplicaciones. Si pulsas dos veces rpidamente con el puntero del ratn sobre un icono se abrir la ventana de la aplicacin correspondiente. Veamos algo prctico: pulsa dos veces rpidamente sobre el icono papelera de reciclaje. Se te abrir una ventana en la que hay varias reas (no te preocupes ahora por conocer todos los botones y grficos que ves). Aqu es donde se almacenarn los archivos que vallas eliminando. LISTA DE COMANDOS BASICOS PARA WINDOWS ALT + F4 Fl de una vez) Ctrl + C Ctrl + X Ctrl + V portapapeles. Ctrl + G Ctrl + A Ctrl + P Ctrl + N Ctrl + Z F5 Cierra la ventana activa. Abre una ventana con la Ayuda (nos dar una mano ms Copia al portapapeles el elemento seleccionado. Corta el elemento seleccionado. Pega, en donde est ubicado el cursor, lo que est en el Es lo mismo que Archivo - Guardar. Es lo mismo que Archivo - Abrir. Ingresa al men de impresin. Sin haber seleccionado nada, comienza un nuevo trabajo. Deshacer. Actualiza el contenido de una unidad en la ventana de Abrir o Guardar. Sirve, por ejemplo, si cambias un disquete y lo que ests viendo en pantalla son los archivos del disquete anterior. Selecciona todos los elementos que haya en la pantalla. Va al modo de men Men contextual del elemento seleccionado Presenta el men Inicio Men contextual Cambia al programa en ejecucin mientras Omite la ejecucin automtica inserta el CD Minimiza todas las ventanas centrado en la barra de tareas
Ctrl + E F10 MAYS+F10 CTRL+ESC MAYS+F10 ALT+TAB MAYS Alt+M al estar
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MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO CREAR UNA CARPETA Nos colocamos en el punto de nuestro ordenador donde deseemos crear la nueva carpeta. Picamos a Archivo Nuevo Carpeta O con el botn de la derecha tambin nos saldr la opcin de Nuevo Carpeta Nos aparecer la nueva carpeta y le pondremos el nombre que nos interese.
CAMBIAR DE NOMBRE UNA CARPETA Hay dos mtodos: Nos colocaremos encima de la carpeta en cuestin(que se encuentre marcada en azul) y desde ah presionaremos una vez el botn de la derecha para que nos salga el men contextual y escogeremos Cambiar nombre A partir de ah el antiguo nombre quedar marcado en azul a la espera del cambio y al final daremos a la tecla Entrar (Intro, enter) para confirmar. Desde el men Archivo Cambiar nombre (el resto sera igual) ELIMINAR CARPETAS Y ARCHIVOS Una vez colocados en la carpeta (que se encuentre marcada en azul) que deseamos eliminar lo podemos hacer tres formas: Damos a la tecla Supr (suprimir). Nos saldr una nueva ventana preguntando la confirmacin de su eliminacin. Lgicamente, si queremos eliminarla diremos, s y ser enviada a la Papelera de reciclaje de donde se podr recuperar mientras no sea vaciada. Dando una vez al botn de la derecha, estando situados sobre la carpeta en cuestin, nos saldr el men contextual (figura anterior) y, esta vez, elegiremos Eliminar. Al igual que antes nos aparecer una ventana preguntando la confirmacin de su eliminacin. En el men Archivo elegimos la opcin Eliminar. El resto, todo igual.
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MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO COPIAR y PEGAR ARCHIVOS Y CARPETAS Copiar, en informtica, se trata de que el ordenador memorice aquello que le ordenamos copiar. Una vez colocados en la carpeta (que se encuentre marcada en azul) que deseamos copiar lo podemos hacer tres formas: Vamos al men Edicin y elegimos Copiar
Le damos al botn de la derecha y del men contextual escogemos copiar En el teclado ctrl. + C Una vez ya copiada nos iremos a la carpeta destinataria de dichos archivos/s o carpeta/s y elegiremos Pegar, estaremos realizando tantos duplicados del origen como veces demos a pegar en capetas distintas. Para ello tambin lo podremos realizar de tres forma: 1. Vamos al men Edicin y elegimos Pegar 2. Le damos al botn de la derecha y del men contextual escogemos pegar 3. En el teclado ctrl. + v Cortar, en informtica, se trata de que el ordenador mueva aquello que le ordenamos cortar. Cuando cortamos lo que hace es llevrselo a la memoria pero desaparece de su origen. Para ello tambin lo podremos realizar de tres formas: 1. Vamos al men Edicin y elegimos Cortar. 2. Le damos al botn de la derecha y del men contextual escogemos cortar 3. En el teclado ctrl. + x.
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MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO Una vez ya cortada nos iremos a la carpeta destinataria de dichos archivos/s o carpeta/s y elegiremos Pegar, repitiendo la operacin del mismo modo que hemos hecho en el apartado anterior. Para ello tambin lo podremos realizar de tres formas: 1. Vamos al men Edicin y elegimos Pegar 2. Le damos al botn de la derecha y del men contextual escogemos pegar 3. En el teclado ctrl. + v ARRASTRAR CARPETAS Si nos colocamos sobre el icono del archivo o carpeta que queremos desplazar o
mover y apretamos el botn izquierdo del ratn, sin dejar, hasta llegar a la carpeta de destino (que se ponga azul). Realizaremos la misma accin que:
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Cortar y pegar una vez, si se trata del mismo disco duro o unidad de almacenamiento. 2. Copiar y pegar, si estamos cambiando de unidad de almacenamiento, pero de una manera ms rpida y sencilla.
RECUPERAR ARCHIVOS DESDE LA PAPELERA DE RECICLAJE Los archivos son movidos a la Papelera de reciclaje de distintas maneras: Al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el archivo, y luego, en el men, seleccionar la opcin "Eliminar". Seleccionando el archivo y luego presionando el botn Supr (Suprimir). Seleccionando la opcin Eliminar este archivo en el men "Tareas de archivo y carpeta" en cualquier ventana del Explorador de Windows en Windows XP. Seleccionando el archivo y eligiendo la opcin Borrar archivo en el men Archivo del Explorador de Windows. Desde algn men contextual de otra aplicacin. Arrastrando y luego soltando el archivo en el icono de la Papelera de reciclaje. Para borrar un archivo definitivamente sin que este pase antes por la Papelera de reciclaje, se debe presionar la tecla Mays mientras se est borrando el archivo (por cualquiera de los mtodos antes mencionados). Para restaurar Archivos o carpetas a su lugar de origen. Para restaurar todos los elementos de la papelera pinchar en la flecha verde de la parte izquierda que dice Restaurar todos los elementos. Si slo queremos restaurar algunos elementos: Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utiliza la tecla Control para seleccionarlos o la tecla May si son consecutivos. Una vez seleccionados aparecer en la flecha verde de la parte izquierda un rtulo que dice Restaurar este elemento o Restaurar los elementos seleccionados
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MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO Los archivos seleccionados volvern a estar en el encontraban antes de ser sitio donde se eliminados.
Si no tienes visible la parte derecha de la papelera tambin puedes restaurar desde el men Archivo seleccionando la opcin Restaurar. Si no sabes dnde estaban anteriormente los elementos a restaurar fjate antes de restaurarlo en la ruta que aparece en la columna Ubicacin original ya que es ah donde lo guardar. Restaurar Archivos o carpetas en un lugar distinto del que se elimin. Selecciona los Elementos a restaurar. Pulsa sobre la seleccin con el botn derecho y se desplegar un men contextual, selecciona la opcin Cortar. Vas al explorador de Windows y sitate en la carpeta donde quieres restaurar los archivos, despus pulsa Pegar o (control+V).
Cmo buscar un archivo o una carpeta Para buscar un archivo o una carpeta 1. Haga clic en Inicio y, despus, haga clic en Buscar. 2. En el cuadro de dilogo Asistente para bsqueda, haga clic en Todos los archivos y carpetas . 3. Escriba parte o la totalidad del nombre del archivo o carpeta, o escriba una palabra o frase que est en el archivo. 4. En el cuadro Buscar en , haga clic en la unidad o unidades, carpeta o ubicacin de red que desee buscar. Elija una de las opciones siguientes: a) Haga clic en Cundo fue modificado? para buscar archivos creados o modificados en la fecha o el perodo de fechas especificado. b) Haga clic en Qu tamao tiene? para buscar archivos de un tamao especfico. c) Haga clic en Ms opciones avanzadas para especificar criterios de bsqueda adicionales.
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MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO Lecciones bsicas de Windows XP

1. Inicio de sesin 2. Personalizando el escritorio 3. Manejar ventanas y carpetas 4. Acceso a unidades de disco extrables 5. Abrir y cerrar programas y archivos 6. El paquete Office 7. Utilidades de Windows 8. Borrando archivos 9. Buscando errores de disco 10.Desfragmentando el Disco Rgido 11.Realizando un BackUp de nuestros datos Estas lecciones son para las personas que recin ingresan al mundo de la computacin, y que desean aprender a manejar la computadora. En estas pginas se explicar paso a paso, la forma de operar correctamente la computadora, para obtener el mximo provecho de ella. No entraremos en la instalacin de Windows XP, pero si analizaremos a fondo todas las operaciones bsicas para utilizar este sistema operativo, y para mantener nuestra computadora en buenas condiciones. Lo primero que haremos es llamar a un tcnico para que nos instale la computadora en casa, instale Windows XP, programas utilitarios, y configure los dispositivos. No olvidar de pedirle al tcnico que cree las cuentas de usuario, para lo cual nos pedir un nombre y una contrasea. Anotar la contrasea y guardarla en un lugar seguro para no perderlas. Capitulo 1: Arrancando por primera vez. 1.1 Inicio de sesin Encendemos la computadora, la impresora, el monitor, y todo est funcionando. Cuando termine la carga del sistema operativo, nos aparecer una pantalla donde nos pedir que seleccionemos un usuario y escribamos nuestra contrasea. Las cuentas de usuario deben ser previamente definidas por el tcnico que instal la PC. Para ello, hacemos un clic con el botn izquierdo del mouse sobre el cono de nuestra cuenta, y luego escribimos la contrasea, y finalizamos apretando la tecla Enter.
Si la contrasea es correcta, podremos ingresar a nuestra sesin. En caso de ser incorrecta, solicitar nuevamente que la ingresemos. Una vez que ingresamos, aparecer el Escritorio de Windows, con una configuracin mas o menos as:
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Para acceder a los programas instalados en la computadora, debemos hacer clic en el men Inicio, ubicado en la barra de tareas, ir al submen Todos los programas, y elegir el programa deseado, haciendo un clic sobre el. Una vez hecho esto, podremos ejecutar el programa que necesitemos, y comenzar a trabajar con el. Tambin tenemos otros submens, como ser Accesorios, Inicio, etc. Mas adelante entraremos en el submen Accesorios para aprender a mantener ordenada y en forma a nuestra computadora.
Para finalizar la sesin y apagar el sistema, hacemos clic en el men Inicio, y elegimos el submen Apagar. En esta instancia se nos presentan varias opciones, cada una con una utilidad distinta. Conviene conocerlas para evitar confusiones y perder accidentalmente los trabajos que estuvisemos realizando en ese momento. Las opciones que nos aparecen son las siguientes:
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Apagar: cierra la sesin y apaga la computadora. Si no guard sus trabajos los perder. Reiniciar: lo mismo que Apagar, pero en vez de apagar totalmente el equipo, lo apaga y vuelve a encenderlo. Se utiliza en caso de configuraciones especificas o de inestabilidades en el sistema. Suspender: suspende la computadora. Es un modo para ahorrar energa, ya que se apaga el monitor y se suspenden todos los procesos, hasta que se presiona una tecla, y la computadora vuelve a arrancar. La computadora no se apaga, sino que queda dormida, pero esperando un evento para volver a trabajar. Otra opcin es el submen Cerrar sesin, el cual realiza las siguientes opciones:
Cerrar sesin: cierra nuestra sesin de usuario, pero no apaga la computadora, sino que deja abierta la ventana para que otro usuario pueda ingresar. Cambiar de usuario: esta opcin no cierra la sesin actual, sino que la suspende y permite a otro usuario utilizar la computadora. Al finalizar su sesin, el usuario anterior puede seguir trabajando. Con estas opciones ya sabemos como iniciar sesin y apagar correctamente la computadora. Es importante recordar que es fundamental apagar correctamente la computadora, ya que en caso contrario pueden producirse errores en el sistema operativo. 1.2 Personalizando el escritorio La imagen de fondo predeterminada de Windows puede cambiarse por cualquier otra. Solo debemos buscar una imagen que nos guste, hacer clic con el botn derecho del mouse, y elegir la opcin Establecer como fondo de escritorio.
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Otra forma es haciendo clic derecho sobre el escritorio, y elegir la opcin Propiedades. En el cuadro de dialogo que se despliega podemos elegir el fondo de escritorio, el protector de pantalla y varias configuraciones. Dependiendo del tamao de la imagen, podemos elegir en el cuadro Posicin tres opciones, Expandida (estira la imagen para adaptarla al escritorio), Centrada (centra la imagen) o Mosaico (Llena el escritorio con la imagen repetida varias veces). El protector de pantalla es un sistema que a los X minutos que no se use la computadora, coloca una imagen en movimiento en la pantalla. Esto es para proteger al monitor de un desgaste prematuro, ya que las imgenes fijas son perjudiciales.
1.3 Manejar ventanas y carpetas Windows en ingls significa Ventanas, y como su nombre lo indica, el entorno grfico simula ventanas.
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Cada ventana tiene tres botones en la barra de ttulo, en la esquina superior derecha, los cuales son, de izquierda a derecha:
Minimizar: oculta la ventana en la barra de tareas. Para restaurarla, hacemos clic en la etiqueta correspondiente en la barra de tareas.
Maximizar: Permite cambiar entre el modo de pantalla completa o permitir modificar su tamao a gusto. Cerrar: Cierra la ventana. Para acceder a distintas carpetas, solo basta con primero acceder a Mi PC, luego a la unidad de disco deseada, y comenzar a abrir carpetas, hasta encontrar lo que buscamos.
Si deseamos volver a la carpeta anterior, disponemos de unas flechas de navegacin. Nos permiten volver a la carpeta anterior.
Tambin disponemos de accesos directos en el escritorio, como Mis Documentos, el cual nos lleva directamente a dicha carpeta. 1.4 Acceder a unidades de disco extrables Para acceder a una unidad de CD o de disquete, basta con introducir el disco, y hacer doble clic sobre el icono correspondiente. Este icono se encuentra dentro de Mi PC. Hacemos doble clic sobre Mi PC y se despliega una pantalla como esta
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Haciendo doble clic en Disco de 3 (A:) o en la unidad de CD, abriremos otra ventana donde veremos el contenido del disco. Haciendo un clic derecho sobre el disco en cuestin, seleccionamos la opcin propiedades, y podremos ver informacin detallada del disco seleccionado. Nos muestra datos como el tamao, el espacio utilizado, espacio libre, etc. Si intentamos abrir el dispositivo sin insertar ningn disco, nos avisar que no se ha insertado ningn disco. Captulo 2: Comenzando a utilizar programas. 2.1 Abrir y cerrar programas y archivos Una vez aprendida la forma de manejar ventanas y acceder a unidades de disco y carpetas, estamos en condiciones de comenzar a utilizar los programas instalados en la computadora. Para abrir los programas, debemos buscarlos en el men inicio, o si tiene, el acceso directo correspondiente en el escritorio. Al hacer clic sobre el programa, este se abrir en una ventana. En el caso de los accesos directos se necesita hacer un doble clic.
Podemos alternar entre una ventana y otra, mediante la barra de tareas, haciendo clic en la etiqueta correspondiente.
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Una vez que terminemos de trabajar con el, lo cerramos haciendo clic sobre la X en la barra de ttulo de la ventana. Para abrir archivos, el proceso es el mismo. La diferencia es que Windows abrir el programa adecuado para leer el archivo. Por ejemplo, un documento de texto lo abrir con el Word, o una imagen con el Visor de Imgenes.
2.2 El paquete Office El paquete Office, es un grupo de aplicaciones de Microsoft que nos permiten trabajar con la computadora. Entre los ms importantes estn el procesador de textos Word, y la planilla de clculo Excel. Si no nos animamos a realizar este trabajo por nuestra cuenta, debemos pedir al tcnico que nos instale este paquete en nuestra computadora para poder utilizarlo. Una vez instalado todo, podremos utilizarlo. Voy a explicarles bsicamente para que sirve cada aplicacin. Word: Es un procesador de textos. Se utiliza para redactar textos y darles varios formatos. Con formato me refiero al tipo de letra, el color, el tamao, las sangras, bordes de pgina, etc.
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Aparte de todo esto, trae incorporadas plantillas de documentos. Son asistentes que nos ayudan a crear tipos especficos de documentos, como ser un currculo, una carta, etc. Posee incorporadas funciones de correccin ortogrfica, diccionario, correcciones automticas, y muchas otras funciones ms. Excel: Una potente planilla de clculo. Nos permite realizar documentos contables, presupuestos, informes de gastos, etc.
Se utiliza principalmente en contabilidad, ya que posee muchas funciones financieras y matemticas. Con esta aplicacin podemos, por ejemplo, crear una lista de precios de determinados productos, y automticamente cambiar el resultado de la suma total al modificar alguno de los precios. Todo se realiza por medio de funciones. Access: Gestor de bases de datos. Permite crear de forma rpida bases de datos. Una base de datos es un conjunto de datos organizados siguiendo determinado criterio.
Las bases de datos se componen de tablas, las cuales pueden o no estar relacionadas unas con otras.
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Un uso muy frecuente de Access es para crear un registro de personas, en la cual se guardan todos sus datos, y pueden buscarse por determinados criterios de bsqueda, como ser por edad, por apellido, etc. Power Point: Editor de presentaciones. Es una aplicacin para crear presentaciones grficas dinmicas.
Mediante la combinacin de imagen, sonido y texto podemos crear presentaciones de pase de diapositivas para eventos, reuniones empresariales, presentacin de un producto, etc. Front Page: Es un editor HTML. Se usa para crear pginas web de manera rpida y sencilla.
Evita tener que escribir el cdigo html, ya que en un area de trabajo diseamos la pgina, y en otra se va generando automticamente el cdigo. Se dictan cursos de capacitacin para aprender a manejar el Office. Es de mucha utilidad aprender a manejar estas aplicaciones, para sacar el mximo provecho de ellas. 2.3 Utilidades de Windows
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Windows XP nos ofrece varias utilidades que ya estn integradas en el. Vamos a centrarnos en las ms importantes. Calculadora: Nos da la posibilidad de realizar clculos sin tener que ir a buscar la calculadora a donde se encuentre. Para abrir esta utilidad, debemos hacer clic en el men Inicio, Programas, Accesorios, Calculadora.
Una vez ejecutado, podemos realizar las operaciones necesarias.
Bloc de notas: Es un editor de texto muy bsico, pero que puede utilizarse para generar archivos de texto livianos (es decir, que ocupen poco espacio), sencillos y que se pueden leer en cualquier computadora. Para abrir esta utilidad, debemos hacer clic en el men Inicio, Programas, Accesorios, Bloc de notas.
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Reproductor Windows Media: Es un reproductor multimedia. Reproduce CDs de audio, MP3,VCD, pelculas, etc. Con esta aplicacin podemos ver pelculas, reproducir CDs de audio, escuchar msica en MP3, y tambin copiar y grabar CDs de msica. Incluye muchas herramientas, como ser el ecualizador grfico, grabar CD de msica en el disco duro, organizar nuestra msica en bibliotecas, etc. Para acceder a el, hacemos clic en men Inicio, Programas, Reproductor de Windows Media.
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Para poder ver cierto tipo de pelculas, es necesario tener instalados los codecs apropiados. Los codecs son archivos que permiten decodificar el formato en el cual se grab la pelcula, la musica, etc. Paint: Diseador grfico elemental. Con el podemos crear dibujos e imgenes, editar fotos, y guardarlas en diversos formatos. Por defecto el archivo se guarda como BMP (Bit Mapping Image-Imagen de Mapa de Bits), pero se pueden optar por otros, como el JPEG y el GIF. Accedemos a el haciendo clic en men Inicio, Programas, Accesorios, Paint.
Juegos: Windows XP incorpora varios juegos para nuestros ratos de ocio. Se encuentran en el men Inicio, Programas, Juegos
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Entre ellos encontramos el ms conocido, el Solitario
2.4 Borrando archivos Cuando no necesitamos ms un archivo, podemos aprovechar ese espacio que ocupa y eliminarlo, de esta forma estamos liberando al disco rigido de datos innecesarios. Para eliminar un archivo, simplemente hacemos clic con el botn derecho del mouse sobre el archivo en cuestin, y elegimos la opcin eliminar. Cuando nos pregunte si deseamos eliminar el archivo, contestamos que si.
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El archivo en realidad es movido a la papelera de reciclaje, mediante la cual podemos, en caso de ser necesario, restaurar el archivo borrado. Para ello, hacemos doble clic sobre el cono de la papelera de reciclaje, en el escritorio. Se abrir una ventana donde podemos ver los archivos eliminados. Para restaurarlos, debemos hacer clic derecho sobre el archivo y elegir la opcin Restaurar.
En caso de querer vaciar la papelera de reciclaje, hacemos clic derecho sobre el cono de la misma, y elegimos la opcin Vaciar Papelera. Cuando nos pregunte si deseamos vaciarla, contestamos que si.
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Captulo 3: Manteniendo la PC en forma. 3.1 Buscando errores en el disco Con el tiempo de uso, se van produciendo errores en el disco de una computadora. Debemos cada tanto, realizar una verificacin para que el propio Windows los repare. Para ello, utilizaremos una herramienta llama ScanDisk. Para iniciarla, entramos en MiPC, hacemos clic derecho sobre la unidad de disco, y elegimos la opcin propiedades. Nos aparecer este men.
Seleccionamos la solapa Herramientas, y dentro del marco Comprobacin de errores, hacemos clic sobre el botn Comprobar ahora
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En la siguiente ventana, hacemos clic en iniciar, y el sistema har la verificacin y correccin automtica de errores.
3.2 Desfragmentando el disco rgido A medida que se instalan y desinstalan programas, se crean y se borran archivos, el disco va quedando fragmentado. Esto quiere decir que los datos no estn repartidos de manera uniforme, sino que estn esparcidos aleatoriamente por la superficie del disco. Esto genera que al abrir un archivo se tarde mucho tiempo en buscar cada parte para cargarlo en memoria. Esto se soluciona con el Defrag, utilidad de Windows que reordena los archivos dentro del disco duro. Accedemos de la misma forma que para el ScanDisk, pero en el marco Desfragmentacin, haciendo clic en Desfragmentar ahora
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En el programa, hacemos clic sobre el botn Desfragmentar, y comenzar el proceso. Antes de esto debemos desactivar el protector de pantalla, y no realizar ningn trabajo durante el proceso, ya que interferiremos, y se reiniciar el trabajo, lo que nos llevar ms tiempo para terminarlo.
No se impaciente si tarda mucho, es normal. Cuando termine el trabajo el programa le avisar. 3.3 Realizando un BackUp de nuestros datos Nadie nos garantiza que algun dia tengamos que reinstalar el sistema operativo, o que el disco rgido se dae irreparablemente. El disco en un elemento con partes mecnicas, las cuales inevitablemente se desgastan con el tiempo y el uso. Para evitar la prdidad de todos nuestros trabajos, conviene, al menos una vez a la semana, realizar un BackUp de nuestros datos. Disponer de una grabadora de CD es muy accesible, por lo que directamente podemos grabar todo lo que necesitemos resguardar en un CD. Este CD se guardar en un sitio seguro.
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Actualmente disponemos de CD-RW, un disco regrabable, que puede ser reescrito cientos de veces. Este tipo de disco es ideal para copias de seguridad. Windows trae una utilidad para hacer este trabajo, llamada Copia de seguridad. Accedemos a ella de la misma forma que para el Desfragmentador, en el marco Copia de seguridad.
Iniciaremos en Asistente para copia de seguridad, ya que nos guiar durante el proceso de respaldo de archivos. Esta aplicacin generar un archivo BackUp, que podr ser luego llevado a un CD.
Haciendo doble clic sobre este archivo se abrir la utilidad de Copia de seguridad, donde seleccionaremos Asistente para restaurar, el cual nos guiar durante el proceso de restauracin de datos.
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MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO Microsoft Word 2007

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Introduccin Formato de caracteres Formato de prrafo Aplicando estilos Diseo de pgina Tablas Imgenes y grficos
Introduccin Iniciar Word 2007 Para trabajar con Word 2007es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prcticas. Desde el men Inicio Se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botn se despliega un men, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegar una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador. Busca el elemento Microsoft Office Word 2007 y haz clic sobre l para que se arranque.
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Desde el icono de Word Puedes acceder al icono de Word que suele estar situado en el escritorio o en la barra de tareas, y es de la forma:
Primer texto Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como sta:
En la parte superior esta, en color celeste, la barra del ttulo, en la que aparece el nombre del documento sobre el que se esta trabajando. Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningn documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre. Para escribir tu primer documento hars uso de tu teclado:
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Al escribir un texto, haces uso de tu teclado, digitando segn el texto que desees obtener en tu documento. Debes teclearlo sin pulsar la tecla INTRO o ENTER (en el teclado de la imagen se llama "ent"); cuando llegues al final de la lnea, observars cmo salta automticamente de lnea. Observars que hay una pequea barra vertical parpadeante que va avanzando segn vas escribiendo, se llama punto de insercin, y nos sirve para saber dnde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el punto de insercin con el puntero del ratn que tiene esta forma cuando est dentro del rea de texto y esta otra cuando est encima de los mens. Tambin puedes ver una raya horizontal como sta que indica dnde acaba el documento. Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de direccin, mueves el punto de insercin. Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posicin borrando la ltima letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda). Cuando te das cuenta del error despus de haber escrito unas cuantas letras ms, debes pulsar la tecla con la flecha pequea hacia la izquierda, que no borra las letras, slo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error. Por ltimo, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de donde est el error, mueve el ratn hasta colocar el puntero detrs del error y pulsa el botn izquierdo del ratn; vers cmo el punto de insercin se desplaza justo a esa posicin y entonces ya puedes pulsar Retroceso. La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de insercin. Entorno de Trabajo Al arrancar Word aparece una pantalla como esta:
La Banda de Opciones Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando; es decir se adaptan al uso de cada usuario. Inicialmente, cuando abrimos Word2007 aparece un men de pestaas. Al seleccionar cada pestaa, aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos ms utilizados.
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INICIO La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y pegar, adems de las operaciones de Fuente, Prrafo, Estilo y Edicin.
En Word2007 la pestaa Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones correspondientes al Portapapeles Fuente (tamao de letra, tipo de letra, etc.) Prrafo (alineacin de texto, separacin entre lneas, sangra, etc.) Estilo y Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.), Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido a la tarea que se desea realizar. Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas. INSERTAR Lo que antes sola llamarse el men Insertar, ahora es una pestaa que contiene grupos de herramientas de acceso rpido.
Para la pestaa Insertar, ubicamos los grupos de herramientas correspondientes a: Pginas Tabla Ilustraciones Vnculos Encabezado y pie de pgina Texto Smbolos Las diferentes pestaas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando Alt y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando.
DISEO DE PGINA Tambin se puede acceder a sus opciones presionando Alt + (letra o conjunto de letras). En la siguiente ventana se muestran las letras que se acompaan para cada opcin.
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Para la pestaa Diseo de pgina, ubicamos las herramientas correspondientes a: Temas Configurar pgina Fondo de pgina Prrafo Organizar REFERENCIAS CORRESPONDENCIA
REVISAR VISTA Esta pestaa nos da las opciones para elegir cmo queremos ver el rea de trabajo. Ya que Word permite guardar el documento como pgina Web, una de las vistas permite apreciar cmo quedara como tal, tambin permite ver las estructuras de un documento cuando los ttulos y subttulos son indicados. La Barra de Herramientas de Acceso Rpido Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como: Guardar, Deshacer, Ortografa y Gramtica.
En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rpido y el Botn Office (el primero a la izquierda), lo que antes era el men Archivo. GUARDAR Esta opcin permite al usuario guardar en la memoria del ordenador el archivo que hemos trabajado. En la barra de acceso rpido ubica el icono o tambin puedes utilizar los comandos: Guardar y Guardar como... del Botn Office Guardar como, Word mostrar un cuadro de dialogo como el que ves a continuacin que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.
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Guardar no se abrir ningn cuadro de dilogo, simplemente se guardarn en su actual ubicacin los cambios que hayas efectuado en el documento. Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrir el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como DESHACER ORTOGRAFA Y GRAMTICA En la parte superior de la ventana, en la barra de ttulo, nos informa del idioma que se est utilizando en la correccin, en este caso, el Espaol.
En la zona titulada No se encontr: aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra. Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras ms parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrar la palabra correcta (Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V. En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese as bastara hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla. Llegados a esta situacin debemos decidir qu botn de la derecha pulsamos, en este caso el ms adecuado sera "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos
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Omitir una vez. No realiza ninguna accin sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento. Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasar por alto sin realizar ninguna accin sobre ella. Contina revisando el documento. Agregar al diccionario. Aade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta accin cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada. Por ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre "SISE". Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituir a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccin que creamos oportuna y pulsar este botn. Cambiar todas. Cambia automticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada. Autocorreccin. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccin. Ms adelante se explica en qu consiste la autocorreccin. En el cuadro Idioma del diccionario tenemos el botn del tringulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma. Debe asegurarse de que el diccionario elegido est disponible en nuestro ordenador. Si queremos que tambin realice la revisin gramatical junto con la revisin ortogrfica, marcar la casilla Revisar gramtica. Revisar mientras se escribe. Esta es otra forma de revisar la ortografa; para elegir esta forma de revisin debemos ir al Botn Office , hacer clic en el botn Opciones de Word y all seleccionar Revisin. En la ventana que se abre, marcar la casilla Revisar ortografa mientras escribe y pulsar Aceptar. A partir de ese momento Word efectuar la revisin ortogrfica de modo permanente, de forma que nos mostrar los errores que ya existan en el texto y los que cometamos segn vamos introduciendo nuevo texto. Otra diferencia respecto al mtodo anterior es que cuando encuentre un posible error no mostrar el cuadro de dilogo que vimos anteriormente, sino que subrayar la palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo, de esta forma: Ejemplo: Necesitamos estavlecer las condiciones del juego Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada (estavlecer) y pulsar el botn derecho del ratn, entonces aparecer una pequea ventana, como la que vemos en la imagen:
Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos ms que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituir la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen la sugerencia es: establecer.
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Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasar por alto sin realizar ninguna accin sobre ella y no la volver a mostrar subrayada. Omitir, si consideramos que la palabra subrayada no es un error esta opcin la dejara pasar por alto. Si es as no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimir en ningn caso. Agregar al diccionario. Aade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volver a mostrar subrayada. Autocorreccin. Si hacemos clic aqu, se abrir la lista con las sugerencias para que elijamos cual de ellas aadimos a la lista de autocorreccin. Idioma. Al hacer clic aparecer una lista para que seleccionemos el nuevo idioma. Ortografa Si hacemos clic aqu aparecer la misma ventana para corregir los errores que hemos visto en el apartado Revisar al finalizar. Si utilizamos este mtodo de revisar la ortografa mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de revisar todo el documento no podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo depender de la longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro ordenador. Si no vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opcin, antes de abrirlo. Si estamos creando un nuevo documento, no notaremos ningn retraso por tener activada esta opcin. La Barra de Ttulo Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional Documento1, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar. En la parte derecha tambin puede tener la barra del Office, que contiene los iconos para arrancar programas de Office como Excel, Access, etc.
La Barra de Estado Nos muestra la pgina en que nos encontramos. Tambin el idioma y los botones de visualizacin del documento, de igual forma una barra de desplazamiento que permite aplicar Zoom a la pgina, para verla ms cerca o lejos.
La Barra de Desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
Formato de caracteres Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en l, la forma en la que lo vemos tambin tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fcil dar un formato atractivo con Word2007. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseo de forma que tus documentos se diferencien del resto.
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Para aplicar formatos a los textos, es necesario tener previamente seleccionado el texto al que vas a aplicar los cambios. A continuacin se presentan las diferentes formas de dar formato a un documento. Word muestra par defecto la Cinta de opciones de la ficha Inicio en la parte superior del programa, desde la cual puedes acceder a todas las opciones que la aplicacin te proporciona para adecuar el formato de tu texto.
Dentro del grupo Fuente encontramos los siguientes mens y botones: Fuente: Desplegando el men, indica a Word qu tipografa debe usar de las instaladas en el Panel de control del sistema operativo.
Tamao de fuente: es la medida de la fuente introducida.
Aumentar tamao de fuente: este novedoso comando aumenta de punto en punto el tamao de la fuente del texto seleccionado.
Reducir tamao de fuente: Se halla a la derecha del comanda anterior y al contrario que ste, reduce un punto el tamao de la letra del texto seleccionado al pulsarlo. Borrar formato: Borra todo el formato de la seleccin y deja el texto sin formato. Es decir, vuelve al formato predeterminado de Word 2007 (Calibri, 11).
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Estilos: en el submen de estilos, Microsoft Word muestra los tres estilos ms comunes: Negrita, cursiva y subrayado. Observa la flecha que aparece en el icono de Subrayado, que descubre un men desplegable en el que podrs seleccionar el tipo y grosor de subrayado.
Tachar: este comando traza una lnea en medio del texto seleccionado.
Subndice: Crea letras minsculas debajo de la lnea de base del texto. Superndice: Crea letras minsculas encima de la lnea de texto. Cambiar maysculas y minsculas: Cambia todo el texto seleccionado a maysculas, minsculas u otras maysculas adicionales. Este comando es muy til y se usa frecuentemente, en versiones anteriores de Word haba que realizar varios pasos hasta llegar a l. Aqu lo tienes a un solo clic y siempre visible.
Resaltar: Acto de lo mismo manera que si usaros un rotulador fluorescente, destocando porciones de tu texto. Con esto opcin pinturas el fondo del texto que hoyos seleccionado. Observa la flecha que aparece en este icono, que descubre un men desplegable en el que podrs seleccionar el color del fondo de tu texto.
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Formatos avanzados de caracteres Word dispone de formatos avanzados que nos permiten personalizar el texto hasta darle un aspecto profesional. Podrs mejorar el aspecto de tu texto aplicndole un formato avanzado. Si pulsamos en el Iniciador de cuadro de dilogo del grupo Fuente se abrir el cuadro de dilogo Fuente. Desde ah podrs cambiar los mismos opciones de formato que desde lo borro de mens. Adems, podrs aadir efectos o lo tipografa y definir algunas opciones ms. Color de fuente: Es el color de lo tipografa del texto seleccionado. De lo mismo formo que en lo opcin anterior, este botn albergo un men desplegable paro que indiques o Word el color que deseos, pero esto vez el men es ms completo, yo que te permite lo introduccin del color en volares exactos.
Por ejemplo, si deseos cambiar el espacio entre los caracteres de uno palabra, debes seleccionar lo palabra y, o continuacin, pulsar en lo pestaa Espacio entre caracteres dentro del cuadro de dilogo Fuentes. Podrs observar que Word te ofrece ms posibilidades de formato. Adems de cambiar el espacio que existe entre los caracteres del texto, puedes introducir el volar del espacio en puntos, as como el valor de lo posicin del texto.
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Desde lo pestaa Fuente puedes agregar algunos efectos de texto que no aparecan en el grupo Fuente, toles como Sombra, Contorno, Relieve, Grabado, etctera. Adems dispone de uno visto para pre visualizar cmo acto el efecto escogido sobre lo seleccin.
Formato de prrafo Para aplicar formato a un prrafo, no es necesario tener resaltado todo el prrafo. Seleccionando una parte o con el puntero activo sobre l, es suficiente para que recoja todas las acciones que le apliquemos, lo cual agiliza enormemente tu trabajo. Dentro del grupo Prrafo encontrars al alcance de tu mano los mens y botones para darle formato.
Si deseas darle algn formato de Prrafo avanzado, slo tienes que pulsar el icono del Iniciador de cuadro de dilogo Prrafo.
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Dentro del cuadro de dilogo Prrafo podrs cambiar la sangra y el espaciado del prrafo y configurar las lneas y saltos de pgina. Adems, dispone de una vista previa para visualizar cmo actan los cambios en el prrafo antes de aplicarlos de forma definitiva.
A continuacin veremos el efecto de algunas de las opciones de formato ms frecuentemente utilizadas. Comenzaremos par las alineaciones de texto. Mediante las alineaciones, configurars cmo deseas ordenar el texto de un prrafo respecto al margen izquierda y el margen derecho del documento.
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Alineacin izquierda: Microsoft Word asume por defecto esta alineacin. En este caso, todas las lneas de un prrafo se ajustan al margen izquierdo de la pgina, pudiendo llegar o no al margen derecho.
Alineacin centrada: Microsoft Word 2007 configura una lnea imaginaria equidistante del margen izquierdo y el derecho. El texto de cada una de las lneas del prrafo se reparte uniformemente a la izquierda y derecha de esta lnea imaginaria.
Alineacin justificada: este tipo de alineacin introduce los espacios necesarios para que todas las lneas del prrafo se ajusten perfectamente al margen izquierdo y derecho del documento, Excepto la ltima lnea del prrafo, que realiza una alineacin izquierda.
Otra opcin importante en la barra de tareas es el interlineado. El interlineado es la distancia que existe entre las lneas de un prrafo. El valor que Microsoft Word toma como predeterminado es un punto, y segn vaya subiendo el interlineado, el espacio entre los renglones de su texto ir aumentando.
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Mediante numeraciones y vietas, podrs estructurar tu texto, as como destacar las opciones que consideres importantes. La diferencia entre estas dos opciones es que la numeracin crea una lista ordenada colocando nmeros antes de los trminos, mientras que la opcin vietas crea una lista desordenada, colocando simplemente smbolos delante de stos. Men desplegable Interlineado Mediante numeraciones y vietas, podrs estructurar tu texto, as como destacar las opciones que consideres importantes. Ms adelante estudiaremos en profundidad estas dos opciones. Otra forma muy til de organizar tu texto es mediante las sangras. Las sangras son espacios adicionales que se aadirn tras el margen izquierdo y donde comenzars a insertar el texto. Esta te ayudar tambin a la hora de hacer ms clara o perceptible la lectura de tu documento. En la barra de herramientas hay dos botones que te permiten aumentar y reducir las sangras del texto. Mediante numeraciones y vietas, podrs estructurar tu texto, as como destacar las opciones que consideres importantes. Por el contrario, el botn Aumentar sangra introduce espacio adicional a tu sangra.
Otra opcin muy til para resaltar una porcin de tu texto es la introduccin de bordes. Se trata de un marco de color negro que envuelve el texto seleccionado, la Opcin Borde. Por el contrario, el botn Aumentar sangra introduce espacio adicional a tu sangra. Presionando con el puntero sobre esta opcin, desplegars un men can las distintas opciones de marco que Microsoft Word te brinda.
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Dentro del grupo Prrafo hay un comando para ordenar un texto ya sea alfabticamente, por numeracin o fecha, de manera ascendente o descendente. Al pulsar en el botn Ordenar se abre un cuadro de dilogo donde puedes elegir las opciones de ordenacin
Tabulaciones: La tabulacin permite introducir datas de forma estructurada. Para ello dispones de la tecla Tab (tabulador)' que est situada entre la tecla Esc (escape) y la tecla de Bloqueos maysculas. Cada vez que pulses la tecla tabulador, Word llevar el punto de insercin hacia delante, una distancia establecida de caracteres.
Por ejemplo, introduce en tu documento un listado telefnico. Para ello teclea el primer nombre y pulsa dos veces la tecla tabulador. Observa que Microsoft Word aade espacios en blanco hasta la siguiente tabulacin establecida. Introduce el nmero de telfono y vuelve a Pulsar dos veces la tecla tabulador, a continuacin introduce la edad.
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Si cambias de lnea y vuelves a introducir otro elemento en tu lista de la misma forma, puedes apreciar cmo Word vuelve a dejar el espacio definido en los tabuladores, y que adems coincide con la misma distancia que en la fila superior. Por lo tanto, utilizando los tabuladores, el texto queda estructurado. Para cambiar el comportamiento de los tabuladores, puedes hacerlo pulsando en el Iniciador del cuadro de dilogo Prrafo, y seleccionando la opcin Tabuladores. De esta manera, abrirs el cuadro de dilogo de Tabulaciones. Por defecto, los tabuladores estarn a una distancia de 1,25 cm y tendrn una alineacin izquierda, aunque puedes configurarlos a medida desde el cuadro de dilogo Tabulaciones.
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Aplicando estilos Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias caractersticas de formato a la vez. Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2007, por ejemplo, el estilo Titulo 1 est compuesto por tamao de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y prrafo alineado a la izquierda. Pero, adems, se pueden crear estilos personales, con las caractersticas de formato que deseemos. Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los ttulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseo propio y nos permite trabajar ms eficientemente. Panel Estilos En la parte superior tenemos un elemento que permite Borrar todo. Debajo se encuentra la lista de estilos disponible. Debajo vers 3 botones que corresponden a: Nuevo Estilo , Inspector de Estilos , Administrar Estilos . Estos botones permiten crear nuevos estilos a gusto del usuario o que se puedan ver los estilos utilizados en el documento con el Inspector de Estilos. Con este panel se pueden hacer muchas cosas, como veremos en el tema 9 al hablar de estilos, ahora vamos a hablar de una forma sencilla, pero potente, de utilizar este panel.
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Aplicar formatos Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel nicamente hay que seleccionar el texto al que queremos aplicarle el formato y hacer clic en la lnea del panel que contenga el formato que queremos aplicar. Si desea borrar el formato, hacer clic en el botn superior que dice Borrar todo. Crear formatos Para crear un formato haz clic en el botn Nuevo estilo y rellena los campos que se te mostrarn en el siguiente cuadro de dilogo.
Inspector de estilos En esta zona podemos ver las caractersticas del texto que tenemos seleccionado (si no hay texto seleccionado, del texto donde tenemos el punto de insercin). Su funcionamiento es muy sencillo, en la parte superior Formato de prrafo se nos muestra el nombre y el ejemplo del estilo aplicado sobre el prrafo completo. Ms abajo encontrars un rea llamada Formato de nivel de texto, aqu se mostrar el nombre del estilo y su ejemplo aplicado sobre el texto seleccionado o en su defecto el del punto de insercin. La explicacin para la diferencia de esta clasificacin es sencilla. Un estilo se aplica sobre un prrafo completo, aunque siempre es posible aplicar un segundo estilo sobre una parte de ese prrafo. De este modo, el Inspector de estilo nos informa del estilo del prrafo y del texto seleccionado dentro de ese prrafo. Haciendo clic en el botn Mostrar formato vemos el siguiente panel.
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Panel Mostrar Formato Este panel muestra el detalle del formato del texto. En la zona Formato del texto seleccionado tenemos descrito con todo detalle el formato, tanto a nivel de formato fuente, como a nivel de formato prrafo e incluso a nivel de seccin. Por ejemplo, en esta imagen vemos que se ha seleccionado el texto Se puede insertar un... y que tiene un formato fuente Cuerpo de 11 puntos; tambin vemos que tiene un formato prrafo con alineacin izquierda, con sangra a la izquierda. Como puedes comprobar el texto seleccionado tiene aplicado su propio formato. Vamos a ver las dos formas bsicas de utilizar este panel. Ver el formato. En este caso slo podemos ver el formato de la parte del documento que tenemos seleccionado, mientras que en el panel anterior podamos ver los distintos formatos que contena el documento. Sin embargo en este panel el formato est descrito de una forma mucho ms amplia. Modificar el formato. Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en color azul, se abrir el cuadro de dilogo correspondiente para que cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic en Fuente se abrir el cuadro de dilogo para modificar la fuente. De la misma forma que se abrira si hicisemos clic en la pestaa Inicio, Fuente. De esta manera tenemos un acceso ms directo a los diferentes cuadros de dilogo del men Formato. Es decir, podemos modificar todos los elementos desde el propio panel, lo cual es una gran ventaja.
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Introducir ecuaciones y frmulas Word dispone de un editor de ecuaciones el cual nos ayuda a introducir ecuaciones y frmulas matemticas. Para utilizar el editor de ecuaciones debemos acceder a la pestaa Insertar, dentro del grupo de herramientas Smbolos se encuentra la herramienta Ecuacin y la herramienta Smbolo.
Al hacer clic en la herramienta Ecuacin, se abren las herramientas de Diseo de ecuaciones. Dichas herramientas se agrupan en Herramientas, Smbolos y Estructuras.
Tambin se observa en la hoja un lugar especfico donde podemos insertar la ecuacin/formula que deseemos.
Un ejemplo de cmo quedara una ecuacin hecha con el editor de ecuaciones sera como el siguiente. Esta es la ecuacin vista en el cuadro editor de ecuaciones.
Y esta es la misma ecuacin vista desde fuera del editor, desde el documento de Word que estbamos desarrollando.
Diseo de pgina 1. Configurar pgina Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar. Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Mrgenes, Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones. Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos mrgenes es correcto para el
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documento que est realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opcin Mrgenes Personalizados.
Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual saldr impreso el documento. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel.
En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.
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Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la pgina y la primera lnea del documento. Inferior: indicaremos la distancia entre la ltima lnea del documento y el borde inferior de la pgina. Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el principio de las lneas del documento. Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la pgina y el final de las lneas del documento. Encuadernacin. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las pginas para encuadernar un libro. Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernacin. Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal (tambin llamada apaisada). Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar claramente en que consisten. En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina. Si pulsamos el botn Predeterminar, los valores actuales sern los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos. En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una. En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin, los encabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes. 2. Encabezados y Pies de Pgina Los encabezados y pies de pgina son un texto, generalmente de una o dos lneas, que se repite en todas las pginas, donde se suele indicar cosas como el ttulo del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina deberemos ir a la pestaa Diseo y en ese cuadro de dilogo rellenaremos los campos correspondientes: Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera lnea del encabezado. Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el borde inferior de la pgina. Una vez fijados todos los parmetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseo de impresin. Esta imagen es un ejemplo de vista Diseo de impresin de una pgina con encabezado y pie de pgina. Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que indica el tamao de los mrgenes. Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior. Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen. Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.
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Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc. El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener los nmeros de pgina. Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar. Se mostrar una nueva pestaa:
Observa como ha aparecido una lnea punteada con el rtulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y tambin se ha abierto la pestaa Herramientas para encabezado y pie de pgina, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles
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Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar nmeros de pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos haciendo clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la ventana.
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.
Veamos ms botones de esta barra. Insertar Propiedades. Al hacer clic en Elementos rpidos y luego en Propiedad, se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre l. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un slo clic el autor, la pgina y la fecha.
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Insertar una imagen guardada en el disco (foto). Insertar imgenes prediseadas.
Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione. En la pestaa Diseo tambin encontraremos el siguiente grupo de opciones:
Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada por ejemplo, para cuando la primera pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el nmero de la pgina. Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el nmero de pgina se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha. 3. Nmero de Pgina Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este nmero de pgina no aparece en el documento
Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de pgina y eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.
Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que elijamos el que ms nos guste. Tambin podemos insertar el nmero de pgina editando el encabezado o pie (segn dnde queremos colocar el nmero de pgina) y seleccionar la opcin Nmero de pgina de la pestaa Diseo:
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Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicacin y formato del nmero de pgina. Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada ubicacin, estos estn organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que buscamos. En la seccin Simple tenemos nmeros simples con diferentes alineaciones. En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por ejemplo con
cinta: . En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica
algn tipo de formato . En la seccin Pgina X, el nmero de pgina viene acompaado de la palabra Pgina o Pag, por ejemplo . En la seccin Pagina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del documento, por ejemplo . Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicacin pueden variar de una ubicacin a otra, la ubicacin Final de pgina dispone de ms formatos. Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vista Diseo de Impresin donde se ven en un tono ms claro que el texto normal. Una vez insertado el nmero de pgina podemos variar su formato con la opcin Formato del nmero de pgina. Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuacin.
Al hacer clic sobre el tringulo del campo Formato de nmero se despliega una lista con posibles formatos predeterminados para que seleccionemos el formato que ms nos guste.
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Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las pginas: 1.- Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera seccin). 2.- Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en: Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de captulo y seleccionando un formato. Tablas Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros mtodos. Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos. Creacin de tablas Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas estn en la pestaa Insertar, seleccionar dentro de una cuadrcula las filas o columnas, definirla usando nmeros para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujndola con el ratn, segn el tipo de tabla ser ms til un mtodo u otro, vamos a ver los tres.
Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa Insertar y seleccionar el botn Tabla, all se muestra una ventana con las tres opciones. 1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sera una celda de la misma. 2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla, este vnculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla. 3. La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujndola con el Mouse.
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Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo con un slo clic para ello debers seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaa Diseo, all podrs seleccionar uno entre un amplio listado en la seccin Estilos de tabla.
Mediante esta opcin podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo, Tabla con cuadrcula que es el que est marcado con un cuadro naranja en la imagen. Word aplicar las caractersticas del formato elegido a nuestra tabla.
El programa tambin te permite dibujar, y por lo tanto aadir, nuevos bordes a la tabla. De esta forma podr tomar un aspecto mucho ms parecido a lo que tengamos en mente.
Para ello hacer un clic en la pestaa Diseo selecciona el icono del lpiz que est a izquierda, el cursor tomar la forma de un lpiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar rectngulo con el tamao total de la tabla. A continuacin dibujar las filas y columnas, como si hiciramos con un lpiz. Este mtodo es ms flexible a la hora de disear tablas irregulares, como la que se muestra en imagen.
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Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla. La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero adems, hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuacin. Desplazarse. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
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Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila. Seleccionar. Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondr en negro (vdeo inverso). Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedar en vdeo inverso. Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic. Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar. Borrar. Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. Tambin se pueden realizar todas estas funciones desde el men Tabla. Aqu tienes un ejemplo de una tabla, a ver si lo diseas:
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Imgenes y grficos Hoy en da un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que sea necesario, grficos o imgenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet. Un excelente procesador de textos como es Word2007 no poda dejar de tener en cuenta que la imagen cada vez est ms integrada con el texto. Cada nueva versin del programa incorpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo. En Word se puede trabajar con diferentes tipos de grficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que nos referimos con cada trmino a lo largo del resto de este tema. Podramos clasificar los elementos grficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imgenes y grficos: 1. Imgenes o Imgenes vectoriales o prediseadas. Imgenes prediseadas procedentes de las libreras que Word tiene organizadas por temas. Estas imgenes estn construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas sin prdida de resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podramos considerar estas imgenes como un conjunto de objetos grficos. Los grficos creados con las herramientas de Word para dibujar tambin son imgenes vectoriales. o Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imgenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posicin pero no estn relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales. 2. Grficos o Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. o WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones. o SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas. o Grficos. Representacin de datos en forma grfica. Hay algunos objetos ms que podran ampliar esta relacin, como el sonido y los vdeos digitales, aunque esto lo trataremos en la prxima ampliacin de este curso. Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las pestaas Diseo y Presentacin para los grficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una componente grfica atractiva. Tipos de archivos grficos Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de los ms utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensin del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg. Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. o JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos. o GIF. Es el ms utilizado en Internet, permite una buena compresin con imgenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados. o BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows. o PNG. Moderno formato que permite compresin.
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3. Imgenes vectoriales o prediseadas o WMF. Formato de las imgenes prediseadas de Word. Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vdeo digital. WAV y MP3 para los de sonido. 4. Insertar imgenes Al hacer clic en la pestaa Insertar aparecer una seccin con estas opciones. Vamos a ver ahora cmo insertar imgenes prediseadas y desde archivo, en los puntos siguientes veremos el resto de las opciones.
4.1Imgenes prediseadas Si hacemos clic en Imgenes prediseadas aparece el panel lateral de Imgenes prediseadas, que puedes ver en esta imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecern todas la imgenes disponibles.
Por ejemplo al escribir "casa" aparecen la imgenes que tengan relacin con ese concepto, como puedes ver en la imagen de ms a la derecha. Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella
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Tambin tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizar la bsqueda, por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web. En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imgenes, fotografas, pelculas o sonidos; tambin podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos ms concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografas de tipo JPG. Al realizar bsquedas de imgenes puede que el sistema solicite que insertes el disco de Word2007 para copiar la imagen a tu disco duro. Puedes ver cmo insertar imgenes prediseadas con ms detalle en este tema bsico. Tambin se pueden traer imgenes desde Internet con la opcin Imgenes prediseadas de Office Online 4.2Desde archivo. Se abrir una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.
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Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen se copiar en nuestro documento. 4.3Insertar imagen vinculada. Si hacemos clic en el tringulo que hay al lado del botn Insertar, aparecer la opcin Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, stos se vern reflejados en el documento Word. En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se inserta una referencia al lugar donde est la imagen, si borramos la imagen tambin desaparecer del documento Word.
4.4Manipular imgenes Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionndose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedar enmarcada por unos pequeos crculos. Una vez seleccionada podremos manipularla seleccionando la pestaa Formato:
Para modificar el tamao, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aunque tambin puedes hacerlo utilizando las opciones disponibles en la seccin Tamao de esta pestaa:
Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar, se activar el modo de recorte. Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrstralo hasta la posicin que deseas enmarcar. Vers que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen. Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte. En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo ms amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar Mediante esta pestaa podrs acceder a otras muchas opciones, vemoslas: o Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen. o Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen. o Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegable tambin encontrars la opcin Color transparente para hacer transparente un color a escoger en imgenes con determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG). o Comprimir imgenes. Permite reducir el peso de las imgenes del archivo completo (o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco. o Restablecer imagen. Despus de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botn.
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o Posicin. Ajusta la imagen respecto a la pgina de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana.
Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de esta ventana.
Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo nivel. o Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo nivel. o Alinear. Alinea o distribuye varios objetos segn la opcin que se escoja. o Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo. o Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen. Desde estas opciones podrs aplicar diversos estilos a tu imagen, adems de poder aadirle un contorno o enmarcarla en determinada forma. 5. Insertar Formas y dibujar Dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, mediante las Formas dispondrs de multitud de formas listas para usar que te permitirn realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos grficos. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginacin se ponga a trabajar. o
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Al hacer clic en el men Formas aparecer el listado de todas las formas disponibles en el programa. Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrs volver a la hoja de clculo y establecer el tamao que tendr la forma. Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratn arrstralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.
6. Aadir texto a los grficos Se puede aadir texto a un dibujo mediante el botn Cuadro de texto de la pestaa Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuacin insertar el texto. Otra forma ms cmoda de aadir texto en el interior de un grfico es haciendo clic en el grfico con el botn derecho del ratn, para que aparezca el men contextual, elegir la opcin Modificar texto y automticamente nos crear el cuadro de texto ajustndolo al espacio disponible en el grfico.
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Tambin se pueden cambiar los colores de las lneas, el color de relleno, aadir efectos de sombra y 3D, estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaa Formato. Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las imgenes, adems de estilos rpidos y de forma.
7. Insertar Word Art Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos dentro de nuestra hoja de clculo. Slo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automticamente Word crear un objeto grfico WordArt. Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un grfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt seguir las reglas de alineacin de los grficos. Para iniciar Word Art hacemos clic en el botn Word Art de la pestaa Insertar.
Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con la Galera de WordArt como la que vemos aqu. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que ms nos guste.
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A continuacin se mostrar el texto en la hoja de clculo dispuesto para ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo ya que aparecer ya escrito. Tambin podemos elegir la fuente, el tamao y el estilo del texto desde las pestaas Inicio y Formato.
IMPRESIN
Se puede imprimir de dos formas: Desde la opcin de men Impresin rpida que se encuentra dentro del men Imprimir del Botn Office. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin. Desde la opcin de men Imprimir (CTRL+P) que se encuentra en el Botn Office. Cuando queremos cambiar alguna caracterstica de impresin. Por ejemplo, el nmero de copias, imprimir slo alguna pgina del documento, etc. Desde la opcin de men Impresin rpida Se pincha en el Botn Office , se hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comando Imprimir y se selecciona la opcin Impresin rpida.
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Nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las pginas del documento, con las opciones definidas en ese momento. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el comando Imprimir. Desde el comando Imprimir
Desde el Botn Office, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL+P), aparecer el cuadro de dilogo que ves a continuacin. Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botn Aceptar. Haciendo clic en el botn Opciones, se abre otra ventana en la que podemos seleccionar varias opciones, entre otras la de Imprimir colores e imgenes de fondo muy til cuando queremos que los temas que vienen acompaados de soporte visual se reflejen del mismo modo en el papel que en pantalla. Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de dilogo: Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la impresin. Se utiliza cuando tenemos ms de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botn Propiedades podemos cambiar algunos parmetros como el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos impresin en color o blanco/negro, etc. Intervalo de pginas. En este recuadro indicamos las pginas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opcin deseada: o Todo. Imprime todo el documento. o Pgina actual. Imprime la pgina en la que se encuentra situado el punto de insercin en ese momento. o Seleccin. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opcin para que nos imprima nicamente el texto seleccionado. o Pginas. Permite indicar qu pginas queremos que nos imprima. Si queremos pginas salteadas, poner los nmeros de pgina separados por coma, por ejemplo: 2, 8, 10 imprimira las pginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final separadas por un guin, por ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4, 5, 6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin pgina inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimira las paginas 1,2 y 3 (hasta la pgina 3); o bien sin pgina final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimira las pginas desde la pgina 12 hasta la ltima ambas inclusive. Tambin podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2, 3, 10- imprimira las pginas 2, 3, 10, 11...hasta la ltima.
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Copias. En el recuadro Copias se indica el nmero de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de pginas, tantas veces como indicamos en Nmero de copias. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones. Pginas por hoja. Permite elegir cuntas pginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimira 4 pginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos. Escalar al tamao del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo carta o A4. Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pginas por hoja, en Escalar al tamao del papel el men despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y tambin el valor Sin escala. Este ltimo valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamao del papel que estemos usando, usualmente carta.
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Manual Bsico de Excel
Unidad 1. Introduccin. Elementos de Excel (I).

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aqu puedes ver con ms detalle qu es y para qu sirve una hoja de clculo. Ahora vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear hojas de clculo en el siguiente tema.
Iniciar Excel 2007

Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2007. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.
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Desde el icono de Excel del escritorio. Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar , este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento. Hacer clic sobre el men Botn Office y elegir la opcin Salir.
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
Unidad 1. Introduccin. Elementos de Excel (II). Las Barras

La barra de ttulo Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar La barra de acceso rpido y cerrar .
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .
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Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.
Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acesso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
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Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.
Unidad 1. Introduccin. Elementos de Excel (III).

El Botn Office Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este men tambin puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones. Este men contiene tres tipos bsicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir. Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.
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La barra de frmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante. La barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
La Ayuda
Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel. Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel (I).

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.
Conceptos de Excel
En caso de no tener claro algunos conceptos bsicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,...
Movimiento rpido en la Hoja

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FLECHA ARRIBA
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ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa FIN FIN FIN FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA o INICIO FLECHA DERECHA
Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas: Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel (II).

Movimiento rpido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas. Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
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Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena. Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no. Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar. Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.
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Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel (III).

Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Errores en los datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: .
Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos permitir saber ms sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin: Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas). Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
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#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: hemos visto antes. . Este smbolo se utilizar como
Unidad 3. Operaciones con archivos (I).

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.
Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos. Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre: Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como... Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar. Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello: Selecciona la opcin Guardar del Botn Office.
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O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismo nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G. Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
Unidad 3. Operaciones con archivos (II).

Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el Botn Office Selecciona el Botn Office y elige la opcin Cerrar.
En caso de detectar un ha realizado una almacenada, Excel nos mostrndonos el dilogo:
archivo al cual se le modificacin no avisar de ello siguiente cuadro de
Haz clic sobre el botn: Cancelar para no cerrar el documento. No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la ltima vez que guardamos. S para almacenar el documento antes de salir de l. En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena. Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar la barra de ttulo que cerrara el programa Excel. de la barra de men, cuidado no el de
Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Selecciona el Botn Office y elige la opcin Nuevo. O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U. En el cuadro que aparecer deberas seleccionar Libro en blanco y
hacer clic en Aceptar
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Unidad 3. Operaciones con archivos(III).

Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del Botn Office.
Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:
Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.
Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Haz clic sobre el archivo deseado. y despus sobre el botn Abrir. Nota: En el entorno de Windows Vista, este dalogo no es igual, aunque las opciones son prcticamente las mismas.
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Unidad 3. Operaciones con archivos (IV).

Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abiertos anteriormente. Selecciona el men Botn Office. A la derecha de la ventana del men, Excel presenta una lista con los ltimos documentos abiertos.
Haz clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el ltimo que se abri. Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz clic sobre el icono vuelvas a desactivar. que se encuentra a su derecha que lo fijar en la lista hasta que lo
Unidad 4. Frmulas y Funciones (I)

Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso , pues en su comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.
Introducir Frmulas y Funciones

Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C 1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
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Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Insertar asistente
funcin
con
el
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la pestaa Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin.
O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:
Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro
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de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Unidad 4. Frmulas y Funciones (II)

Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin , Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5). En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma que nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha: Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo).
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Ademas de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones... Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
Unidad 4. Frmulas y Funciones (III)

Funciones de fecha y hora
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. Funcin AHORA() AO(nm_de_serie) DIA(nm_de_serie) DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) DIASEM(nm_de_serie;tipo) FECHA(ao;mes;da) FECHANUMERO(texto_de_fecha) HORA(nm_de_serie) HORANUMERO(texto_de_fecha) Descripcin Devuelve la fecha y la hora actual Devuelve el ao en formato ao Devuelve el da del mes Calcula el nmero de das entre las dos fechas Devuelve un nmero del 1 al 7 Devuelve la fecha en formato fecha Devuelve la fecha en formato de fecha Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23 Convierte una hora de texto en un nmero
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HOY() MES(nm_de_serie) MINUTO(nm_de_serie) NSHORA(hora;minuto;segundo) SEGUNDO(nm_de_serie) Devuelve la fecha actual Devuelve el nmero del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Convierte horas, minutos y segundos dados como nmeros Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59
Unidad 4. Frmulas y Funciones (IV)

Funciones de texto
Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Funcin CARACTER(nmero) CODIGO(texto) Descripcin Devuelve el carcter especficado por el nmero Devuelve el cdigo ASCII del primer caracter del texto Devuelve una cadena de caracteres con la unin Redondea un nmero pasado como parmetro Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la posicin inicial del texto buscado Devuelve el mismo texto pero sin espacios Devuelve los caracteres indicados de una cadena Encuentra una cadena dentro de un texto Devuelve un valor lgico (verdadero/falso) Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la longitud del texto Limpia el texto de caracteres no imprimibles Convierte a maysculas Convierte a minsculas Convierte a moneda Convierte a mayscula la
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares) DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) ESPACIOS(texto) EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres) HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) IGUAL(texto1;texto2) IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres) LARGO(texto) LIMPIAR(texto) MAYUSC(texto) MINUSC(texto) MONEDA(nmero;nm_de_decimales) NOMPROPIO(texto)
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primera letra del texto Reemplaza parte de una cadena REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;texto_nuevo) de texto por otra REPETIR(texto;nm_de_veces) SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia) T(valor) TEXTO(valor;formato) TEXTOBAHT(nmero) VALOR(texto) Repite el texto Reemplaza el texto con texto nuevo Comprueba que el valor es texto Convierte un valor a texto Convierte un nmero a texto tailands (Baht) Convierte un texto a nmero
Unidad 4. Frmulas y Funciones (V)

Funciones de bsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos. Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:
Funcin AREAS(ref) BUSCAR(...) Descripcin Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas Busca valores de un rango de una columna o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; Busca en la primera fila de la tabla o matriz de ordenado) valores BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_colu mnas;ordenado) COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coin cidencia) COLUMNA(ref) COLUMNAS(matriz) DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) FILA(ref) FILAS(matriz) HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo) IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinmica Busca un valor en la primera columna de la izquierda Devuelve la posicin relativa de un elemento Devuelve el nmero de columna de una referencia Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz Devuelve una referencia a un rango Crea una referencia de celda en forma de texto Elige un valor o una accion de una lista de valores Devuelve el nmero de fila Devuelve el nmero de filas Crea un acceso directo a un documento Extrae datos almacenados en una tabla
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s;campo1;elemento1;campo2;elemento2...) INDICE(matriz;num_fila;num_columna) INDIRECTO(ref;a1) TRANSPONER(matriz) dinmica Devuelve el valor de una celda en la interseccin de una fila y una columna Devuelve una referencia especificada Intercambia las filas por las columnas en una matriz
Unidad 4. Frmulas y Funciones (VI)

Funciones financieras.
Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras. Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:
Funcin DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes) Descripcin y Ejemplo Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mtodo de depreciacin de saldo fijo Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mediante el mtodo de depreciacin por doble disminucin de saldo
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)
Devuelve la depreciacin de un DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_final;factor;sin_cambios) bien para un perodo especificado, incluyendo periodos parciales INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va) NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Calcula el inters pagado durante un perodo especfico de una inversin Devuelve el nmero de pagos de una inversin Devuelve el pago de un prstamo basado en pagos y tasas de inters constantes Devuelve el inters pagado por una inversin durante periodo determinado Devuelve el pago de un capital de una inversin determinada Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un bien durante un perodo dado Devuelve la depreciacin por mtodo de anualidades de un bien durante un perodo especfico Devuelve la tasa de inters por periodo de un prstamo o una inversin Devuelve la tasa interna de retorno de una inversin para una serie de valores en efectivo Devuelve la tasa retorno modificada interna de
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) SLN(costo;valor_residual;vida)
SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)
TIR(valores;estimar)
TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversin) VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)
Devuelve el valor actual de una inversin
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VF(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor futuro de una inversin basada en pagos peridicos y constantes ms una tasa de inters constante Devuelve el valor neto actual de una inversin a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros
VNA(tasa;valor1;valor2;...)
Unidad 4. Frmulas y Funciones (VII)

Otras funciones.
Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad. En este captulo veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras.
Funcin Funciones matemticas y trigonomtricas ABS(nmero) ALEATORIO() COMBINAT(nmero;tamao) COS(nmero) ENTERO(nmero) EXP(nmero) FACT(nmero) NUMERO.ROMANO(nmero,forma) PI() POTENCIA(nmero;potencia) PRODUCTO(nmero1;nmero2;...) RAIZ(nmero) RESIDUO(nmero;nm_divisor) Funciones estadsticas MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...) MAX(nmero1;nmero2;...) MIN(nmero1;nmero2;...) MEDIANA(nmero1;nmero2;...) MODA(nmero1;nmero2;...) PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) VAR(nmero1;nmero2;...) K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Devuelve la media armnica de un conjunto de nmeros positivos Devuelve el valor mximo de la lista de valores Devuelve el valor mnimo de la lista de valores Devuelve la mediana de la lista de valores Devuelve el valor que ms se repite en la lista de valores Devuelve la media aritmtica de la lista de valores Devuelve la varianza de una lista de valores Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto de datos Devuelve el valor absoluto de un nmero Devuelve un nmero entre 0 y 1 Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero determinado de elementos Devuelve el coseno de un ngulo Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un nmero determinado Devuelve el factorial de un nmero Devuelve el nmero pasado en formato decimal a nmero Romano Devuelve el valor de la constante pi Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los nmeros pasados como argumentos Devuelve la raiz cuadrada del nmero indicado Devuelve el resto de la divisin Descripcin
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K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Funciones lgicas FALSO() VERDADERO SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) NO(valor_lgico) Y(valor_logico1;valor_logico2;...) O(valor_logico1;valor_logico2;...) Funciones de informacin ESBLANCO(valor) ESERR(valor) ESLOGICO(valor) ESNOTEXTO(valor) ESTEXTO(valor) ESNUMERO(valor) TIPO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vaca Comprueba si un valor es un error Comprueba si un valor es lgico Comprueba si un valor no es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo numrico Devuelve un nmero que representa el tipo de datos del valor Devuelve el valor lgico Falso Devuelve el valor lgico Verdadero Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una condicin Invierte el valor lgico proporcionado Comprueba si todos los valores son verdaderos Comprueba si algn valor lgico es verdadero y devuelve VERDADERO Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto de datos
Unidad 5. Manipulando celdas (I)

Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar.
Seleccin de celdas
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: . Seleccin de una celda Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botn izquierdo del ratn. Seleccin de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color. Seleccin de una columna Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar Seleccin de una fila y hacer clic sobre ste.
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Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste. Seleccin de una hoja entera Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste. Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.
Aadir a una seleccin

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o seleccin
reducir
una
Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la seleccin.
Unidad 5. Manipulando celdas (II).

Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.
Copiar celdas Portapapeles
utilizando
el
La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin . Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos: En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar: Seleccionar las celdas a copiar. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic en el botn Copiar. O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la informacin situada en el portapapeles. En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja: Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras. Seleccionar la pestaa Inicio.
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Haz clic en el botn Pegar. O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V. Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas. En el paso 4 no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel 2007 extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada. Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar. Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en l con sucesivas copias. Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequea flecha que aparece en la parte superior derecha de la seccin Portapapeles de la pestaa Inicio. Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha. En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se pueden pegar. Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar. Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botn . Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botn . Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botn cerrar del panel. Podemos tambin elegir si queremos que automticamente esta barra o no a la hora de copiar algn elemento. Para ello: aparezca
Hacer clic sobre el botn . Seleccionar la opcin Mostrar automticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de querer visualizarla automticamente, o para desactivarla en caso contrario. Al desplegar el botn de opciones tambin podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuacin: Si activamos la opcin Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiar el contenido del portapapeles sin mostrarlo. Si activamos la opcin Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecer en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles . Si activamos la opcin Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrar en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informndote del nmero de elementos copiados .
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Unidad 5. Manipulando celdas (III).

Copiar celdas utilizando el ratn
Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre un borde de la seleccin y pulsar la tecla CTRL. Observa como el puntero del ratn se transforma en . Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango. Soltar la tecla CTRL.
Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. Dicho mtodo utiliza el autorrelleno, a continuacin te explicamos cmo utilizarlo y qu pasa cuando las celdas que copiamos contienen frmulas. Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la seleccin a copiar, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz negra. Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango. Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango. Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno Desplegando el botn podemos ver el Cuadro . y elegir el tipo de copiado:
Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el men Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar. Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas , como por ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es porque las referencias contenidas en la frmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene. As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta ltima contendr la frmula =A3+3. A veces puede resultar incmodo la actualizacin
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anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS. Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda a otra, nunca variar la referencia. Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2. Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el bsico correspondiente del Tema 4. Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes como fechas o series de nmeros, Excel 2007 rellenar las nuevas celdas continuando la serie.
Unidad 5. Manipulando celdas (IV).

Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial. Para utilizar esta posibilidad: Seleccionar las celdas a copiar. Hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio. O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas. Haz clic en la flecha del botn Pegar que se encuentra en la pestaa Inicio y selecciona Pegado especial. Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendrs que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar: Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda. Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato. Formatos: Para copiar nicamente el formato de la celda pero no el contenido. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso). Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes. Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna. Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y todas los opciones de formato de nmeros de las celdas seleccionadas.
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Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente los valores y todas los opciones de formato de nmeros de las celdas seleccionadas. Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botn aparece una lista desplegable en la que, a parte de la opcin Pegado especial, aparecen las opciones ms importantes de las vistas anteriormente. Slo tendremos que elegir el tipo de pegado.
Unidad 5. Manipulando celdas (V).

Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.
Mover celdas Portapapeles
utilizando
el
La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operacin de Cortar desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Seleccionar la pestaa Inicio y hacer clic en el botn Cortar. O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + X. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. A continuacin seleccionar las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea cortada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada). Seleccionar la pestaa Inicio y haz clic en el botn Pegar. O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V. Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior. Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la frmula asociada a la celda que movemos.
Mover celdas utilizando el ratn

Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja , sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
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Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la seleccin. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: . Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas. Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la seleccin. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: . Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT. Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.
Unidad 5. Manipulando celdas (VI)

Veremos cmo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato (todo lo referente al aspecto de la celda, como puede ser el color el tipo de letra, la alineacin del texto, etc) o el contenido de stas y utilizar el men para realizar el borrado deseado.
Borrar celdas
Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla. Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuacin... Ir a la pestaa Inicio. Escoger la opcin Borrar, entonces aparecer otro submen. Seleccionar una de las opciones disponibles entre: Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo acabamos de escribir sin formato. Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estndar, pero no borra su contenido y sus comentarios.
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Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Formato. Ahora en la celda aparecer 12000 ya que nicamente hemos borrado el formato o aspecto de sta, no el contenido. Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer con el formato anterior, es decir 23.000 . Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso. Otra forma de eliminar el contenido de una celda: Seleccionar la celda a borrar. Pulsar la tecla SUPR Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda.
Unidad 6. Formato de celdas (I)

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal. A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente. Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa Fuente, aparecer la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar.
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Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elegir el formato que ms se adapte a lo que queremos. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente. Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles). Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto. En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
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Unidad 6. Formato de celdas (II)

Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Alineacin.
Aparecer la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn Aceptar. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha. Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de siguientes opciones: GENERAL: Es la opcin de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas. DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la izquierda, para que el contenido de la celda no est pegado al borde derecho de la celda. LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda. JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la izquierda.
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CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos. Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior. Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola. Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe, hebreo, etc... En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como: Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda. Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacin nos centrar los datos.
Unidad 6. Formato de celdas (III)

Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
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Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Preestablecidos:Se elegir una de estas opciones: Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar. Estilo:Se elegir de la lista un estilo de lnea. Color:Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes. En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.
Rellenos
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. Hacer clic sobre la pestaa Relleno. Aparecer la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color.
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Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as como el color de la trama. En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar el relleno de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas.
Unidad 6. Formato de celdas (IV)

Nmeros
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda . Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Nmero.
Hacer clic sobre la pestaa Nmero. Aparecer la ficha de la derecha: Elegir la opcin deseada del recuadro Categora: Hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda. Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
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Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato. En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo ). Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %). Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin). Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas. Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.
Unidad 7. Cambios de estrutura (I)

Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Excel 2007 para modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms presentable.
Alto de fila
Excel 2007 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos. Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio. Elegir la opcin Alto de fila... Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila de la derecha en el que tendrs que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",". Escribir la altura deseada, en este caso est 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto.
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Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos. El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello: Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme movemos el ratn, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botn del ratn.
Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello: Selecciona las filas a las que desees modificar la altura. Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio. Elige la opcin Autoajustar alto de fila. Este segundo mtodo es mucho ms rpido: Situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. Haz doble clic, el tamao se reajustar automticamente.
Unidad 7. Cambios de estructura (II)

Ancho de columna
En Excel 2007 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda. Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos encontramos. Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio. Se abrir otro submen. Elegir la opcin Ancho de columna... Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Escribir la anchura deseada. Hacer clic sobre el botn Aceptar. El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:
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Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando. Soltar el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado. .
Autoajustar seleccin
la
Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada ms ancho, utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello: Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura. Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio. Se abrir otro submen. Eligir la opcin Autoajustar ancho de columna. El segundo mtodo es mucho ms rpido. Situarse sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la cabecera de la columna. Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. Hacer doble clic, automticamente se ajustar el tamao de la columna al mayor texto que hayas introducido en la columna.
Ancho estndar de columna

Excel 2007 nos permite modificar la anchura estndar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos: Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio. Se abrir otro submen. Elegir la opcin Ancho predeterminado... Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Escribir la anchura estndar deseada. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar, excepto aquellas que tuvieran asignada una anchura particular.
Unidad 7. Cambios de estructura (III)

Cambiar el nombre de la hoja.
Como ya sabes, en Excel 2007 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ... Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos una hoja para manejar los
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ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda Febrero, ... La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes pasos: Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre. Seleccionar el men Formato y Elegir la opcin Cambiar el nombre de la hoja. Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionar, tal como: Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO. El segundo mtodo es mucho ms directo y rpido: Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta Escribir el nuevo nombre de la hoja. Pulsar INTRO. . .
Ocultar hojas.
Si deseas ocultar hojas de clculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las hojas a ocultar. No se pueden seleccionar todas las hojas, deber quedar al menos una en el libro de trabajo. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Ocultar y mostrar. Aparecer otro submen. Seleccionar la opcin Ocultar hoja.
Mostrar hojas ocultas.
Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Ocultar y mostrar. Aparecer otro submen.
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Elegir la opcin Mostrar hoja... Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas. Seleccionar la hoja a mostrar. Hacer clic en Aceptar.
Unidad 7. Cambios de estrutura (IV)
Cambiar el color a las etiquetas de hoja

Excel 2007 tambin nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de clculo. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el men Formato de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Color de etiqueta. Aparecer otro submen. Seleccionar el color deseado. Aqui te mostramos como quedaran si colorearamos las etiquetas de las hojas. Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio de este apartado. Seleccionar el men Formato, elegir la opcin Color de etiqueta. Aparecer otro submen. Seleccionar la opcin Sin color.
Unidad 8. Insertar y eliminar elementos (I)

Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy tiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseo de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.
Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos:
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Seleccionar la fila sobre la que quieres aadir la nueva, ya que las filas siempre se aaden por encima de la seleccionada. Seleccionar el men Insertar de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est situado el cursor como fila seleccionada. Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a aadir. Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas aadidas. Si intentas aadir filas y Excel no te deja, seguro que las ltimas filas contienen algn dato. Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el botn para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila. Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila ser el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato. No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer al seguir trabajando con la hoja de clculo.
Insertar columnas en una hoja

Excel 2007 tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas. Para aadir una columna, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las columnas siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar el men Insertar de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Insertar columnas de hoja. Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2007 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a aadir. Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas vare, seguirn habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como columnas aadidas. Si intentas aadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las ltimas columnas contienen algn dato. Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el botn para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna. Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna ser el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato. No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer al seguir trabajando con la hoja de clculo.
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Unidad 8. Insertar y eliminar elementos (II)

Insertar celdas en una hoja
En ocasiones, lo que nos interesa aadir no son ni filas ni columnas enteras sino nicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo. Para aadir varias celdas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas sobre las que quieres aadir las nuevas. Seleccionar el men Insertar.
Hacer clic sobre el la flecha para ampliar el men. Elegir la opcin Insertar celdas... Esta opcin no aparecer si no tienes celdas seleccionadas. Aparece el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin. Fjate como desde aqu tambin te permite aadir filas o columnas enteras. Hacer clic sobre Aceptar. Al aadir celdas a nuestra hoja de clculo, el nmero de celdas no vara ya que se eliminan las del final de la hoja. Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al igual que para las filas y columnas, nos aparecer el botn para poder elegir el formato que debe tener la nueva celda. Dependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia abajo nos aparecer el cuadro visto anteriormente para la insercin de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma forma que para columnas o filas.
Insertar hojas en un libro de trabajo

Si necesitas trabajar con ms de tres hojas en un libro de trabajo, tendrs que aadir ms. El nmero de hojas puede variar de 1 a 255. Para aadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos: Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se aadirn a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar el men Insertar. Eligir la opcin Insertar hoja. Una vez insertada la hoja se puede cambiar su posicin Tambin las hojas se pueden copiar
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Unidad 8. Insertar y eliminar elementos (III)
Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar. Seleccionar el men Eliminar de la pestaa Inicio. Eligir la opcin Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja. Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de clculo, no vara el nmero de filas o columnas, seguir habiendo 1048576 filas y 16384 columnas, lo que pasa es que se aaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.
Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a eliminar. Seleccionar el men Eliminar de la pestaa Inicio. Eligir la opcin Eliminar celdas.... Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir la opcin deseada dependiendo de cmo queremos que se realice la eliminacin de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha. Observa como desde aqu tambin te permite eliminar filas o columnas enteras. Hacer clic sobre Aceptar.
Eliminar hojas de un libro de trabajo
Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos: Situarse en la hoja a eliminar. Seleccionar el men Eliminar de la pestaa Inicio. Eligir la opcin Eliminar hoja.
Unidad 9. Correccin ortogrfica (I)

Vamos a ver la herramienta Autocorreccin de Excel para que el programa nos corrija automticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de clculo, as como manejar la correccin ortogrfica y dejar nuestras hojas de clculo libres de errores lo que las hace ms presentables.
Configurar la Autocorreccin
Esta herramienta nos ayuda a corregir automticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorreccin asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:
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Hacer clic en el Botn Office . Hacer clic en el botn Opciones de Excel. En el cuadro de dilogo que se abrir seleciona la categora Revisin. Aqu tienes muchas de las opciones que conciernen a la correccin de textos en Excel.
Veamos las ms importantes. Haz clic en el botn de Opciones de Autocorreccin... Aparecer el cuadro de dilogo Autocorreccin como el que te mostramos ms abajo.
Si activas la casilla Corregir DOs MAysculas SEguidas, no permitir que a la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estn en mayscula y el resto en minscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opcin est activada. Si activas la casilla Poner en mayscula la primera letra de una oracin , Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra est en mayscula, en caso de que no lo est automticamente la cambiar. Si escribimos la frase toda con mayscula, no se cambiar. Esta opcin tambin interesa que est activada.
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Si activas la casilla Poner en mayscula los nombres de das, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un da de la semana, Excel pondr automticamente la primera letra en mayscula. Esta opcin no siempre interesa que est activada. Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra est en minscula y el resto en mayscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado est activado por error y automticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opcin interesa que est activada. La opcin Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de dilogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazar el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha. Si deseas aadir algn elemento a la lista bastar con escribir en el recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automticamente, en el recuadro Con: escribir la correccin a realizar, y hacer clic en el botn Agregar. Si deseas eliminar algn elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botn Eliminar. A final cuando hayamos configurado la autocorreccin hacemos clic sobre el botn Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo.
Unidad 9. Correccin ortogrfica (II)

Verificacin ortografa de la
Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores ortogrficos dentro de nuestra hoja de clculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerar como posible palabra errnea. Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningn error no quiere decir que, necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Excel no puede detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo esta y est como las dos palabras estn en el diccionario si escribimos Esta hoja esta bien, no detectar el error en el segundo esta. Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos: Situarse en la primera celda de la hoja de clculo. Seleccionar la pestaa Revisar y eligir la opcin Ortografa. En caso de encontrar algn posible error ortogrfico, aparecer el cuadro de dilogo Ortografa.
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Observa como en la barra de ttulo aparece el diccionario que est utilizando para corregir la ortografa, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario: En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errnea. En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra correccin. Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones: OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra. OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de clculo. AGREGAR AL DICCIONARIO para aadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del diccionario: Si la palabra es errnea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias: la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la escribiremos directamente en el recuadro No est en el diccionario:, y a continuacin utilizaremos cualquiera de los siguientes botones: CAMBIAR para sustituir la palabra errnea por la que hemos escrito. CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errnea por la que hemos escrito. AUTOCORRECCIN para que adems de realizar la correccin en la hoja, la sustitucin se aada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior. Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguir con la correccin hasta el final, si encuentra otro error nos volver a avisar con un mensaje. Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisar, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Unidad 10. Impresin (I).

Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos.
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseo de pgina para poder ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja. Para visualizar la Vista de Diseo de pgina, seguir los siguientes pasos: Selecciona la pestaa Vista. Elige la opcin Vista de Diseo de pgina.
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En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1). Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica diferencia es que sabremos cmo quedar en la hoja al imprimirla. Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una pgina utiliza la opcin Vista preliminar que encontrars en el Botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.
La pgina se mostrar de este modo:
En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones: para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del teclado.
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para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina. Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la pgina entera. Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn. Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn,
para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin explicado ms adelante. Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn,
para adelante.
que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina explicado ms
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn para cerrar la Vista preliminar. Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn donde har Excel 2007 los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.
Unidad 10. Impresin (II)

Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2007 nos permite modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel, ... Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar, deberemos hacer clci en el botn Configurar pgina... Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina descrito a continuacin. Dicho cuadro consta de 4 fichas. La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.
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Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar el papel siempre de la misma forma). En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, as se imprimir en una sola hoja,...). Observa como en la parte derecha disponemos de un botn para ir a opciones especficas de la impresora seleccionada para imprimir. Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Mrgenes.
En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir. Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos centmetros del borde del papel queremos que se siten. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente. Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de pgina.
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En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido. En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar. Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado... En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar. Para modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina...
Unidad 10. Impresin (III)

Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la ficha Hoja que nos permite definir cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.
En rea de impresin: podrs indicar qu rango de celdas quieres imprimir. En Imprimir ttulos podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
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Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro. Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro. En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones: Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja. Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores. Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta. Ttulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.
Imprimir
Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y despus, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre la opcin Imprimir del Botn Office. Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podremos cambiar alguna opcin de impresin como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el nmero de copias deseadas.
En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrir. Con el botn Priopiedades podremos cambiar algunas caractersticas de la impresora. En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango de Pginas, especificndolo en Desde: y hasta En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja. Por ltimo en Nmero de copias: podrs indicar el nmero de copias a realizar y si las quieres Intercala. Puedes imprimir la hoja directamente sin pasar por este cuadro de dilogo haciendo clic en la opcin Impresin Rpida que se encuentra en eldesplegable Imprimir del Botn Office.
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Unidad 11. Grficos (I)

Introduccin
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo: - Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. - Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto. Veamos cmo crear de un grfico.
Crear grficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita. Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico... Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.
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Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo. Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenas celdas seleccionadas, debers seguir leyendo los siguientes apartados.
Unidad 11. Grficos (II)

Aadir una serie de datos
Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas para mostrarnos nuevas opciones. Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:
Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:
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Observa detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el grfico. As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y 345. Pulsa el botn y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de texto con el rango correcto. Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo. Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del grfico. Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto en las series como enlas categoras. Haciendo clic en el botn Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las series y pasarlas a las categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones
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Cambiar entre filas y columnas (pestaa Diseo). Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.
Unidad 11. Grficos (III)

Modificar las caractersticas del grfico
En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico. Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes:
Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se mostrarn en el grfico:
De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada. Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico. Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.
La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior). Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos tridimensionales disponibles:
Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus comportamientos y resultados.
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Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que puedes sacarle a estas caractersticas.
Unidad 11. Grficos (IV)

Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde encontrars la seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para enriquecer la visualizacin de los objetos que insertemos).
Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos. Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componentes (reas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que ms se ajuste a lo que buscas. Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar an ms el estilo del grfico.
Modificar el tamao de un grfico

Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo. Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a continuacin: Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrstralos para modificar sus dimensiones. Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrs modificar su tamao mantiendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el objeto y hacerlo ms grande o pequeo. Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma podrs hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.
Unidad 11. Grficos (V)

Modificar la posicin de un grfico
Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento. Adems de poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo tambin podrs establecer su ubicacin.
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Para ello haz clic en el botn Mover grfico que encontrars en la pestaa Diseo
. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
La primera opcin Hoja nueva te permite establecer el grfico como una hoja nueva. Tendrs la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos nmericos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar. Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con el tamao que t eligas.
Unidad 12. Imgenes (I)

Introduccin
Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo elementos grficos, podemos aadir ttulos WordArt, imgenes, fotografas, autoformas, etc... Los distintos elementos grficos (imgenes o dibujos) que se pueden insertar en Excel son: Imgenes desde archivo, Imgenes prediseadas, pertenecientes a una galera que tiene Excel, Autoformas, es decir, lneas, rectngulos, elipses, etc, para disear nuestros propios dibujos, SmartArt, varias plantillas para crear organigramas, WordArt, rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones. Sobre las imgenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas que iremos viendo, fundamentalmente las pestaas de Diseo y Formato que vimos para los grficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no disear hojas de clculo con una componente grfica atractiva.
Insertar imgenes prediseadas

Para insertar una imagen prediseada del catlogo de Office o de nuestra propia coleccin debemos seguir los siguientes pasos:
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- Hacer clic sobre el botn Imgenes prediseadas de la pestaa Insertar. Nos aparece el panel Imgenes prediseadas a la derecha de la pantalla. En Buscar en: podemos seleccionar donde deseamos que se realice la bsqueda (Mis colecciones, Colecciones de Office, etc). - En Los resultados deben ser: podemos especificar qu tipo de archivos multimedia estamos buscando (imgenes, fotografas, sonido, etc ) - En el recuadro Buscar: podemos especificar algunas palabras claves para acotar ms la bsqueda o dejarlo en blanco para que nos muestre todos los archivos disponibles. Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imgenes que tengan relacin con ese concepto, como puedes ver en la imagen de la derecha. - Cuando ya tengamos todos los parmetros de la bsqueda definidos pulsamos sobre el botn Buscar y nos aparecer una lista con una vista previa con los archivos localizados. - Si hemos localizado la imagen que buscabamos simplemente debemos seleccionarla de la lista y automticamente se insertar en la hoja de clculo. Al realizar bsquedas de imgenes puede que el sistema solicite que insertes el CD-ROM de Office2007 para copiar la imagen a tu disco duro.
Unidad 12. Imgenes (II)

Insertar imgenes desde archivo
Tambin podemos insertar imgenes no clasificadas como prediseadas, como pueden ser imgenes fotogrficas creadas por nosotros o descargadas desde internet. Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer clic en el botn Imagen. Nos aparece un cuadro de dilogo para escoger la imagen desde el disco duro, Insertar imagen. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.
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Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen se copiar en nuestra hoja de clculo.
Manipular imgenes
De forma general para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt...) insertado en nuestra hoja de clculo, deberemos seguir los mismos pasos: Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre l, una vez seleccionado aparecer enmarcado en unos puntos, los controladores de tamao. Si posicionamos el puntero del ratn sobre el objeto, cambiar de aspecto a una flecha parecida esta , slo tienes que arrastrar la imagen sin soltar el botn del ratn hasta llegar a la posicin deseada. Para modificar su tamao, situar el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Para cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones definidas para ese objeto y que iremos viendo a lo largo del tema. Para manipular una imagen podemos utilizar la pestaa Formato.
Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y modificaciones sobre la imagen: Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco. Control del contraste de la imagen. Control del brillo de la imagen. Permite hacer volver a la imagen a su estado original, antes de que le hubiesemos aplicado ningn cambio. Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio en el documento de Excel. Si ejecutas esta opcin es posible que no puedas volver al estado original. Adems la imagen puede perder resolucin.
Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta, simplemente selecciona el rea (rectngular) de la imagen que quieras mantener, el resto de deshechar.
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Rotar. Te permite girar la imagen o voltearla horizontal o verticalemente. Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.
Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rpido a la imagen para hacerla ms atractiva. Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a tu imagen utilizando este men de configuracin.
Unidad 12. Imgenes (III)
Insertar Autoformas y dibujos

Excel 2007 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, mediante las Formas dispondrs de multitud de formas listas para usar que te permitirn realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos grficos. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginacin se ponga a trabajar. Al hacer clic en el men Formas aparecer el listado de todas las formas disponibles en el programa. Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrs volver a la hoja de calculo y establecer el tamao que tendr la forma. Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratn arrstralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.
Modificar dibujos
Modificaciones. Los grficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamao y proporciones. Para modificar un grfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre l y aparecern unos puntos de control a su alrededor.
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Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha. Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco ms grande que la original. Algunos grficos tambin tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del grfico. En este caso un triangulo issceles se ha convertido en escaleno. Para girar el grfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo verde que vemos en la parte superior central de la imgen, y mover el ratn para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratn. Tambin se pueden cambiar los colores de las lneas, el color de relleno, aadir efectos de sombra y 3D, ... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaa Formato. Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las imgenes, adems de estilos rpidos y de forma.
En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.
Aadir texto a un dibujo. Se puede aadir texto a un dibujo mediante el botn Cuadro de texto de la pestaa Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuacin insertar el texto. Otra forma ms cmoda de aadir texto en el interior de un grfico es haciendo clic en el grfico con el botn derecho del ratn, para que aparezca el men contextual, elegir la opcin Modificar texto y automticamente nos crear el cuadro de texto ajustndolo al espacio disponible en el grfico. Aqu tienes un ejemplo de un dibujo con texto.
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Unidad 12. Imgenes (IV)

Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos dentro de nuestra hoja de clculo. Slo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automticamente Word crear un objeto grfico WordArt. Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un grfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt seguir las reglas de alineacin de los grficos. Para iniciar WordArt hacemos clic en el botn WordArt de la pestaa Insertar. Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con la Galera de WordArt como la que vemos aqu. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que ms nos guste.
A continuacin se mostrar el texto en la hoja de clculo dispuesto para ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo ya que aparecer ya escrito. Tambin podemos elegir la fuente, el tamao y el estilo del texto desde las pestaas Inicio y Formato.
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MANUAL DE DE WINDOWS Y OFFICE 2007 NIVEL BSICO MANUAL BASICO DE POWERPOINT Crear presentaciones
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. Agregar texto a una diapositiva Diseos Plantillas de diseo Combinaciones de colores Patrn de diapositivas Pares de patrones de diapositivas-ttulos Tablas Msica y sonidos Pelculas y archivos GIF animados Vistas de PowerPoint Animar texto y objetos Presentaciones personalizadas Documentos lbumes de fotografas Distribuir presentaciones Tipos de archivo de grficos y filtros WordPerfect Graphics (.wpg) Alinear y organizar objetos Trabajar en un grfico Servicios de fax Complementos Controles ActiveX
El proceso de creacin de una presentacin en Microsoft PowerPoint incluye lo siguiente: empezar con un diseo bsico; agregar el contenido y las diapositivas nuevas; elegir los diseos (diseo: organizacin de elementos, como texto de ttulo y subttulo, listas, imgenes, tablas, grficos, autoformas y pelculas, en un grfico.); modificar el diseo de las diapositivas, si as se precisa, cambiando la combinacin de colores (combinacin de animacin: conjunto de ocho colores que puede aplicar a diapositivas, pginas de notas o documentos de la audiencia. Una combinacin de colores consta de un color de fondo, un color para las lneas y el texto, y otros seis colores seleccionados para generar diapositivas fcilmente legibles.) o aplicando distintas plantillas de diseo (plantilla de diseo: archivo que contiene los estilos de una presentacin, incluido el tipo y el tamao de las vietas y fuentes; posiciones y tamaos de los marcadores de posicin, diseo de fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrn de diapositivas y el patrn de ttulos opcional.); y crear efectos como transiciones de diapositivas animadas. La siguiente informacin se centra en las opciones disponibles al iniciar este proceso. El panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicacin Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicacin y pequeo tamao le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Nueva presentacin de PowerPoint permite iniciar la creacin de una presentacin de varias formas. Entre stas se incluyen: Presentacin en blanco Empiece con diapositivas a las que no se ha aplicado color y que tienen un diseo mnimo. Presentacin existente Base la nueva presentacin en otra existente que ya est escrita y diseada. Este comando crea una copia de una presentacin existente en la que puede cambiar el contenido y el diseo para crear una nueva presentacin. Plantilla de diseo Base la presentacin en una plantilla de PowerPoint que ya contiene un concepto de diseo, fuentes y combinacin de colores. Adems de las plantillas incluidas con PowerPoint, puede utilizar sus propias plantillas. Plantillas con sugerencias de contenido Utilice el Asistente para autocontenido y aplique una plantilla de diseo que incluya sugerencias de texto para las diapositivas. A continuacin, puede escribir el texto que desee. Una plantilla en un sitio Web Cree una presentacion utilizando una plantilla ubicada en un sitio Web. Plantillas de Microsoft.com Elija entre las plantillas adicionales de PowerPoint en Microsoft Office Template Gallery. Las plantillas estn organizadas en funcin del tipo de presentacin.
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Contenido insertado de otras fuentes
Tambin puede insertar diapositivas de otras presentaciones o texto de otras aplicaciones como Microsoft Word. Agregar texto a una diapositiva Puede agregar cuatro tipos de texto distintos a una diapositiva: texto de un marcador de posicin (marcadores de posicin: cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseos de diapositivas. Estos cuadros mantienen el ttulo y el texto principal u objetos como grficos, tablas e imgenes.) , texto de una autoforma (Autoformas: grupo de formas ya elaboradas que incluye formas bsicas, como rectngulos y crculos, ms una gran variedad de lneas y conectores, flechas de bloque, smbolos de diagrama de flujo, cintas y estrellas, y llamadas.), texto de un cuadro de texto (cuadro de texto: contenedor mvil de tamao variable para texto o grficos. Utilice los cuadros de texto para colocar varios bloques de texto en una pgina o para dar a un texto una orientacin distinta de otro texto en el documento.) y texto de WordArt (WordArt: objetos de texto que crea con efectos ya confeccionados en los que puede aplicar opciones de formato adicionales.) .
1. 2. 3. 4.
Texto en marcadores de posicin Cuadro de texto utilizado como ttulo Texto de WordArt Texto de una autoforma de flecha
El texto que escribe en los marcadores de posicin, como ttulos y listas con vietas, se puede modificar en la diapositiva o en la ficha Esquema y exportarlo desde esta ficha a Microsoft Word. El texto de un objeto (objeto: tabla, grfico, ecuacin u otra forma de informacin. Los objetos creados en una aplicacin, por ejemplo, hojas de clculo, y vinculados o incrustados en otra aplicacin son objetos OLE.), como un cuadro de texto o autoforma, y el texto de WordArt no aparece en la ficha Esquema y debe modificarse en la diapositiva. Marcadores de posicin Los diseos de diapositivas contienen marcadores de posicin de objetos y texto en variedad de combinaciones. En los marcadores de posicin de texto, escriba los ttulos, los subttulos y el texto principal de las diapositivas. Puede cambiar el tamao y mover los marcadores de posicin, as como darles formato con bordes (borde: lnea visible alrededor del borde de un objeto. Por ejemplo, las cuatro lneas de un rectngulo forman su borde.) y colores. Autoajuste del texto De forma predeterminada, Microsoft PowerPoint cambia el tamao del texto mientras escribe para ajustarlo a un marcador de posicin. Por ejemplo, si escribe una lista con vietas y coloca ms texto del que cabe en el marcador de posicin, PowerPoint reduce el tamao de la fuente y el interlineado hasta ajustar todo el texto (8 puntos es el tamao mnimo de fuente). En el texto de ttulos, si algunas palabras pasan a la segunda lnea, el texto se reduce en un tamao de fuente para que se ajuste a una sola lnea. El Autoajuste del texto tambin reduce el texto para ajustarlo dentro de un marcador de posicin que se ha hecho ms pequeo y expande el texto de nuevo si el marcador de posicin se hace ms grande. La opcin de Autoajuste de texto se puede activar o desactivar. Cuando est activada, puede ajustar su funcionamiento en un determinado marcador de posicin con el botn Opciones de autoajuste , que aparece junto al texto la primera vez que se cambia el tamao. Tras hacer clic en este botn, aparece un men con las opciones para controlar el texto sobrante.
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Puede detener el cambio de tamao del texto del marcador de posicin actual, siempre que la configuracin global de Autoajuste est activada. Tambin puede abrir el cuadro de dilogo Autocorreccin y desactivar la configuracin de Autoajuste, de forma que el tamao del texto no cambie automticamente. En el diseo de diapositivas en una sola columna, si el texto se sale del marcador de posicin dispone, adems, de las siguientes opciones: dividir el texto entre dos diapositivas, para crear una nueva diapositiva en blanco con el mismo ttulo; o crear un diseo de la diapositiva original en dos columnas. Estas opciones estn disponibles independientemente de que Autoajuste est activado o desactivado. La configuracin de Autoajuste del texto principal se aplica tambin en las notas escritas en el panel de notas (panel de notas: panel en la vista normal en el que escribe las notas que desea que acompaen a una diapositiva. Imprima estas notas como pginas de notas o mustrelas cuando guarde una presentacin como una pgina Web.). Autoformas Las autoformas, como llamadas y flechas de bloque, contienen mensajes de texto. Cuando se escribe texto en una autoforma, el texto se adjunta a la forma y se mueve y gira con la forma. Cuadros de texto Utilice los cuadros de texto para colocar texto en cualquier parte de una diapositiva, como fuera de un marcador de posicin de texto. Por ejemplo, puede agregar un ttulo a una imagen (imagen: archivo (como un metarchivo) que puede desagrupar y manipular como dos o ms objetos o un archivo que permanece como un solo objeto (como mapas de bits).) creando un cuadro de texto y situndolo cerca de la imagen. Adems, un cuadro de texto es muy til para agregar texto a una autoforma, cuando no se desea adjuntarlo a la forma. Un cuadro de texto puede tener bordes, relleno o un efecto de sombra o efecto tridimensional (3D), as como cambiar de forma. WordArt Utilice WordArt para conseguir elaborados efectos de texto. WordArt puede estirar o torcer el texto, curvarlo, girarlo o hacerlo tridimensional o vertical. Diseos El "diseo" hace referencia a la forma en que se organizan los elementos de una diapositiva. Un diseo contiene los marcadores de posicin (marcadores de posicin: cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseos de diapositivas. Estos cuadros mantienen el ttulo y el texto principal u objetos como grficos, tablas e imgenes.) y estos a su vez el texto, como ttulos y listas con vietas, y el contenido de la diapositiva, como tablas, grficos, imgenes, formas e imgenes prediseadas (imagen prediseada: imagen ya elaborada que suele aparecer como un mapa de bits o una combinacin de formas dibujadas.).
1. Diseo bsico con los marcadores de posicin para un ttulo y una lista con vietas. 2. Diseo con tres marcadores de posicin: para un ttulo, una lista con vietas y un contenido como una tabla, un diagrama, un grfico o una imagen prediseada. Cada vez que agrega una nueva diapositiva, puede elegir un diseo en el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicacin Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicacin y pequeo tamao le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Diseo de la diapositiva. Los diseos se proporcionan en una amplia gama de configuraciones; tambin puede elegir un diseo en blanco. Uso de la opcin Autodiseo Microsoft PowerPoint ajusta automticamente el diseo, cuando inserta elementos que no se ajustan al diseo original. Por ejemplo, si utiliza un diseo con un solo marcador de posicin para un contenido como una tabla e inserta una imagen despus de insertar la tabla, el diseo se ajusta agregando un marcador de posicin a la imagen. Si este diseo no es de su agrado, puede deshacerlo con el botn Opciones de diseo automtico , que aparece en la parte inferior derecha de la diapositiva.
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Reorganizar un diseo Puede mover los marcadores de posicin de un diseo especfico a otras posiciones, as como cambiar su tamao y aplicar formatos con colores de relleno y bordes. Esto se aplica a las diapositivas y a las pginas de notas (pginas de notas: pginas impresas que muestran las notas del autor debajo de la diapositiva que acompaa las notas.); en los documentos (documento: versin impresa de una presentacin que puede incluir varias diapositivas por pgina y espacio para las notas de la audiencia.), slo es posible cambiar los marcadores de posicin de encabezados y pies de pgina. Adems, estos cambios se pueden aplicar a diapositivas o pginas de notas individuales o al patrn de diapositivas (patrn de diapositivas: diapositiva que almacena informacin acerca de la plantilla de diseo aplicada, incluidos los estilos de fuentes, posiciones y tamaos de los marcadores de posicin, diseo de fondo y combinaciones de colores.), patrn (patrn: vista de diapositiva o pgina en la que define el formato de todas las diapositivas o pginas de la presentacin. Cada presentacin tiene un patrn por cada componente clave: diapositivas, diapositivas de ttulo, notas del orador y documentos de la audiencia.) de notas o patrn de documentos. Para conseguir un diseo uniforme en toda la presentacin, conviene aplicar los cambios al patrn. Si ajusta los marcadores de posicin en una pgina de notas o en una diapositiva y, posteriormente, decide volver a utilizar el diseo original, puede volver a aplicarlo. Si elimina los marcadores de posicin en el patrn, puede restaurar los marcadores de posicin originales utilizando el comando Diseo del patrn del men Formato. Plantillas de diseo Microsoft PowerPoint proporciona plantillas de diseo (plantilla de diseo: archivo que contiene los estilos de una presentacin, incluido el tipo y el tamao de las vietas y fuentes; posiciones y tamaos de los marcadores de posicin, diseo de fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrn de diapositivas y el patrn de ttulos opcional.) que puede aplicar a las presentaciones para que tengan un aspecto y un diseo totalmente profesionales.
Plantillas de diseo de PowerPoint Utilice el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicacin Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicacin y pequeo tamao le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Diseo de diapositivas, para obtener una vista previa y aplicar una plantilla de diseo a la presentacin. La plantilla se puede aplicar a todas las diapositivas o a las diapositivas seleccionadas, tambin se pueden aplicar varios tipos de plantillas de diseo a una sola presentacin. Cada vez que aplica una plantilla de diseo, se agrega un patrn de diapositivas (patrn de diapositivas: diapositiva que almacena informacin acerca de la plantilla de diseo aplicada, incluidos los estilos de fuentes, posiciones y tamaos de los marcadores de posicin, diseo de fondo y combinaciones de colores.) a la presentacin. Si aplica una plantilla diferente a todas las diapositivas, el patrn de diapositivas de la plantilla antigua se reemplaza por el patrn de la nueva. Puede guardar la presentacin creada como una nueva plantilla de diseo y de esta forma estar disponible en el panel de tareas Diseo de diapositivas. Otros tipos de plantillas Plantillas de contenido Una plantilla de contenido (plantilla de contenido: plantilla de diseo que tambin contiene sugerencias de texto de cada diapositiva. Reemplace las sugerencias con el texto que desee. Una plantilla de contenido tiene un patrn de diapositivas y un patrn de ttulos opcional.) incluye todos los
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elementos de una plantilla de diseo ms un esquema sugerido para la presentacin. Puede aplicar una plantilla de contenido al crear una presentacin por primera vez mediante el Asistente para autocontenido.
Diapositiva nmero uno de una plantilla de contenido con sugerencias para vietas Puede crear sus propias plantillas de contenido y agregarlas al Asistente para autocontenido. Plantillas de sitios Web Su equipo puede utilizar siempre una plantilla almacenada en un sitio Web. Puede obtener acceso a estos archivos desde PowerPoint. Plantillas en Microsoft.com Elija entre las plantillas adicionales de PowerPoint disponibles en Microsoft Office Online, en el rea Microsoft Office Template Gallery. Las plantillas estn organizadas por tipo de presentacin. Combinaciones de colores Las combinaciones de colores estn formadas por los ocho colores utilizados en el diseo de la diapositiva, colores para el fondo, texto y lneas, sombras, texto de ttulo, rellenos, nfasis e hipervnculos. La plantilla de diseo (plantilla de diseo: archivo que contiene los estilos de una presentacin, incluido el tipo y el tamao de las vietas y fuentes; posiciones y tamaos de los marcadores de posicin, diseo de fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrn de diapositivas y el patrn de ttulos opcional.) aplicada determina la combinacin de colores de una presentacin.
1. Colores utilizados en el texto de ttulo y en el texto principal 2. Colores utilizados en el fondo, rellenos y sombras 3. Colores utilizados en hipervnculos, rellenos y nfasis como vietas Para ver la combinacin de colores de una diapositiva, seleccione la diapositiva y, a continuacin, abra el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicacin Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicacin y pequeo tamao le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Diseo de diapositivas - Combinaciones de colores. La combinacin de colores de la diapositiva aparece seleccionada en el panel de tareas. La plantilla de diseo incluye una combinacin de colores predeterminada y las combinaciones adicionales entre las que puede elegir, todas las combinaciones han sido diseadas para esa plantilla. La presentacin predeterminada o "en blanco" de Microsoft PowerPoint tambin contiene combinaciones de colores. Puede aplicar una combinacin de colores a una diapositiva, a las diapositivas seleccionadas, as como a notas (pginas de notas: pginas impresas que muestran las notas del autor debajo de la diapositiva que acompaa las notas.) y documentos (documento: versin impresa de una presentacin que puede incluir varias diapositivas por pgina y espacio para las notas de la audiencia.). Modificacin de las combinaciones de colores Las combinaciones de colores se pueden modificar. Supongamos, por ejemplo, que utiliza a menudo la misma plantilla de diseo por lo que desea que tenga un aspecto un poco distinto as que decide cambiar el color de
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nfasis o el color del fondo. O bien, decide cambiar los colores de la presentacin para que coincidan con los colores de los temas de un evento, como una feria.
Puede cambiar el color de uno o de todos los elementos de la diapositiva. Al modificar una combinacin de colores, el resultado es una combinacin nueva, que se incluye en el archivo de la presentacin de forma que se pueda volver a aplicar fcilmente. Al cambiar un color, puede elegir entre la gama completa de opciones de color. Utilizar colores que no estn incluidos en una combinacin Si introduce colores nuevos que no forman parte de una combinacin, por ejemplo, si en una presentacin cambia el color de una fuente en un lugar o agrega un color especial a un objeto, los nuevos colores se agregan a todos los mens de color y aparecen debajo de los ocho colores de la combinacin. La vista de todos los colores utilizados ayuda a mantener la uniformidad en cuanto al color en toda la presentacin.
1. Colores de la combinacin de colores 2. Nuevos colores agregados a la presentacin Puede agregar y mostrar hasta ocho nuevos colores. Los colores que agregue y que no estn incluidos en la combinacin, ni cambian ni se actualizan en el caso de que vuelva a aplicar la combinacin o cambie la plantilla de diseo. Patrn de diapositivas El patrn de diapositivas es un elemento de la plantilla de diseo (plantilla de diseo: archivo que contiene los estilos de una presentacin, incluido el tipo y el tamao de las vietas y fuentes; posiciones y tamaos de los marcadores de posicin, diseo de fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrn de diapositivas y el patrn de ttulos opcional.) que almacena informacin sobre la plantilla, incluidos los estilos de fuente, la ubicacin y el tamao de los marcadores de posicin (marcadores de posicin: cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseos de diapositivas. Estos cuadros mantienen el ttulo y el texto principal u objetos como grficos, tablas e imgenes.), el diseo del fondo y las combinaciones de colores (combinacin de animacin: conjunto de ocho colores que puede aplicar a diapositivas, pginas de notas o documentos de la audiencia. Una combinacin de colores consta de un color de fondo, un color para las lneas y el texto, y otros seis colores seleccionados para generar diapositivas fcilmente legibles.).
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1. 2. 3. 4.
Estilos de fuente para texto principal, texto de ttulo y texto de pie de pgina Ubicacin de los marcadores de posicin para texto y objetos Estilos de vietas Combinacin de colores y diseo del fondo
La finalidad del patrn de diapositivas es permitir los cambios globales y que los cambios se reflejen en todas las diapositivas de la presentacin, como reemplazar el estilo de fuente. Generalmente, el patrn de diapositivas se utiliza para las siguientes tareas:
Cambiar la fuente o las vietas
Insertar arte, como un logotipo, para que aparezca en varias diapositivas Cambiar la ubicacin, el tamao y el formato de los marcadores de posicin Para ver el patrn de diapositivas, abra la vista Patrn. El patrn de diapositivas se cambia de la misma manera que las diapositivas, pero recuerde que el texto del patrn es nicamente para diseo. El texto de la diapositiva real, como ttulos y listas, deber escribirlo en la diapositiva, en la vista Normal; y el texto de encabezados y pies de pgina en el cuadro de dilogo Encabezado y pie de pgina. Aunque cambie el patrn de diapositivas, los cambios realizados en diapositivas individuales se conservan. Al aplicar una plantilla de diseo a la presentacin se agrega un patrn de diapositivas. Normalmente, la plantilla tambin contiene un patrn de ttulos, en la que puede hacer los cambios que se aplican a las diapositivas con el diseo (diseo: organizacin de elementos, como texto de ttulo y subttulo, listas, imgenes, tablas, grficos, autoformas y pelculas, en un grfico.) Diapositiva de ttulo. Pares de patrones de diapositivas-ttulos La combinacin del patrn de diapositivas y el patrn de ttulos de una plantilla de diseo se denomina par de patrones de diapositivas-ttulos (pareja de patrn de ttulos y diapositivas: el patrn de diapositivas y el patrn de ttulos de una plantilla de diseo determinada que ha aplicado a una presentacin.). Estos patrones aparecen juntos en la vista Patrn. Seleccione una de las miniaturas de los patrones para hacer cambios.
1. Par de patrones de diapositivas-ttulos, con el patrn de ttulos seleccionado
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2. Puede cambiar los estilos de fuente del texto de ttulos, subttulos y pies de pgina 3. Puede cambiar las propiedades de los marcadores de posicin de ttulos, subttulos y pies de pgina Cambiar varios patrones de diapositivas Si aplica varias plantillas de diseo a la presentacin, tendr varios patrones de diapositivas: uno por cada plantilla de diseo aplicada. Por tanto, si desea hacer un cambio en toda la presentacin, necesitar cambiar cada patrn de diapositivas o par de patrones (si tambin utiliza el patrn de ttulos).
Primer par de patrones de diapositivas-ttulos, con arte aplicado al patrn de ttulos. Para agregar este arte a todas las diapositivas de la presentacin, deber agregarlo al patrn de diapositivas de ste par de patrones, as como al del segundo. Segundo par de patrones de diapositivas-ttulos Para facilitar el trabajo con patrones mltiples, Microsoft PowerPoint incluye comandos para insertar, eliminar, cambiar el nombre, duplicar y conservar patrones. Al conservar un patrn, impide que PowerPoint lo elimine automticamente en determinados casos. Tablas Las tablas que se utilizan en una presentacin de Microsoft PowerPoint, se pueden crear de varias formas. Puede crear las tablas en PowerPoint o tambin agregar una tabla desde otro programa como un objeto vinculado (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexin entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizar en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen) o un objeto incrustado (objeto incrustado: informacin (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.). Si utiliza PowerPoint, puede crear tablas sencillas con poco formato o tablas ms complejas. En los bordes y rellenos puede utilizar los colores de la combinacin de colores de la presentacin. Si desea una tabla ms grande o con opciones de formato ms complejas que las que proporciona PowerPoint, puede crear una tabla de Microsoft Word incrustada. Por ejemplo, Word proporciona ms opciones de formato para listas, tabulaciones y sangras y celdas individuales. Tambin puede tambin una hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro.) de Microsoft Excel o una tabla de Microsoft Access. Cuando trabaja en una tabla incrustada, aparecen los mens y botones del programa de origen (programa de origen: programa utilizado para crear un objeto vinculado o un objeto incrustado. Para modificar el objeto, debe tener instalado el programa de origen en su equipo.), integrados con los mens de PowerPoint. La informacin sobre cmo modificar tablas est disponible en el men de ayuda del programa de origen, en la barra de mens. El texto de la tabla no aparece en la ficha Esquema. Crear tablas Seleccione la diapositiva en la que desea insertar la tabla Siga uno de estos procedimientos:
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Insertar una tabla bsica En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Estndar, haga clic en Insertar tabla. Elija el nmero de filas y columnas que desee selccionar, a continuacin haga clic.
Dibujar una tabla ms compleja
Si no se muestra la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Tablas y bordes, haga clic en Tablas y bordes en la barra de herramientas Estndar. Haga clic en Dibujar tabla. El puntero se transforma en un lpiz. Para definir los lmites exteriores de la tabla, arrastre diagonalmente hasta conseguir el tamao deseado. A continuacin, arrastre para crear los lmites de fila y columna.
Para borrar una lnea, haga clic en Borrador y haga clic en la lnea.
Sugerencia
Microsoft PowerPoint contiene diseos de diapositivas que incluyen marcadores de posicin (marcadores de posicin: cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseos de diapositivas. Estos cuadros mantienen el ttulo y el texto principal u objetos como grficos, tablas e imgenes.) para tablas. Para crear una nueva diapositiva utilizando uno de estos diseos, haga clic en Nueva diapositiva del men Insertar y seleccione uno de los diseos que contenga un marcador de posicin de tabla. Msica y sonidos Puede agregar msica y sonido desde archivos en el equipo, en la red, en Internet o en la Galera multimedia de Microsoft. Tambin puede grabar sus propios sonidos y agregarlos a la presentacin, as como utilizar un CD de msica. Al insertar msica o sonidos en una diapositiva, aparece un icono de sonido que representa el archivo de sonido. Para reproducir msica y sonidos, puede establecer el inicio automtico de la msica al mostrar la diapositiva; al hacer clic con el mouse (ratn); una vez transcurrido un intervalo de tiempo; o reproducir msica o sonidos como parte de una secuencia de animacin. Si no desea que el icono est visible, puede arrastrarlo fuera de la diapositiva y configurar la reproduccin automtica del sonido. Si Microsoft PowerPoint no es compatible con una funcin o un tipo de medio especfico y no puede reproducir un archivo de sonido, pruebe con el Reproductor multimedia, que forma parte de Microsoft Windows y que reproduce archivos multimedia en PowerPoint si el sonido se inserta como un objeto. Para reproducir msica y sonido en su equipo, necesitar altavoces y una tarjeta de sonido. Para saber qu tiene instalado y qu configuracin utilizar, compruebe la configuracin Multimedia y Sonidos en el Panel de control de Windows.
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De forma predeterminada, si el tamao de los sonidos es superior a 100 KB, se vinculan (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexin entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizar en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen) automticamente al archivo, en vez de incrustarse (objeto incrustado: informacin (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.) . Puede cambiar este valor predeterminado para que sea ms o menos 100 KB. Si una presentacin tiene archivos vinculados e imparte la presentacin en otro equipo, deber copiar la presentacin y los archivos vinculados. Pelculas y archivos GIF animados Las "pelculas" son archivos de vdeo de sobremesa con formatos AVI, QuickTime y MPEG y extensiones de archivo .avi, .mov, .qt, .mpg y .mpeg. Lo habitual es que una pelcula contenga un orador, por ejemplo un ejecutivo, que no puede asistir a la presentacin real. Las pelculas tambin se utilizan para mostrar ciertos tipos de formacin. Un archivo GIF (GIF: formato de archivo de grficos (extensin .gif en Windows) utilizado para mostrar grficos con colores indizados en el World Wide Web. Admite hasta 256 colores y utiliza compresin sin prdida, es decir, no se pierde ningn dato de la imagen cuando se comprime el archivo.) animado contiene movimiento y tiene una extensin de archivo .gif. Aunque, desde el punto de vista tcnico no son realmente pelculas, los archivos GIF animados contienen muchas imgenes que forman secuencias para crear un efecto de animacin y con frecuencia se utilizan para destacar un diseo o un sitio Web. Se pueden agregar a las diapositivas pelculas y archivos GIF animados almacenados en su equipo, la Galera multimedia de Microsoft, una red, una intranet o Internet. Para agregar una pelcula o archivo GIF animado, insrtelo en la diapositiva elegida mediante los comandos del men Insertar. La reproduccin se puede iniciar de varias formas : automticamente al mostrar la diapositiva, al hacer clic con el mouse (ratn) o mediante la creacin de un intervalo de modo que se reproduzca despus de un retardo especfico. Tambin puede formar parte de una secuencia de animacin. Aunque el acceso se realiza mediante el men Insertar, los archivos de pelculas estn automticamente vinculados (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexin entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizar en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen) a la presentacin, en lugar de incrustados (objeto incrustado: informacin (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.) dentro de la misma, como las imgenes o dibujos. Si una presentacin tiene archivos vinculados y necesita impartirla en otro equipo, deber copiar la presentacin y los archivos vinculados. Utilizar el Reproductor de Windows Media de Microsoft para las pelculas Si Microsoft PowerPoint no puede reproducir el archivo de pelcula que desea insertar, utilice el Reproductor de Windows Media para reproducir la pelcula. En primer lugar, compruebe la pelcula fuera de PowerPoint, abra el Reproductor de Windows Media y abra el archivo desde el men Archivo. Si la pelcula no se puede reproducir, el Reproductor de Windows Media le mostrar mensajes de error detallados y un vnculo con la Ayuda para ayudarle a solucionar el problema. Si la pelcula se puede reproducir en el Reproductor de Windows Media, podr insertarla en PowerPoint si selecciona Objeto en el men Insertar y la inserta como Clip multimedia. Las pelculas que utilizan el Reproductor de Windows Media para su reproduccin en PowerPoint no pueden tener configuracin de animacin ni intervalos especiales asignados. En su lugar, la reproduccin tiene lugar al hacer clic en los botones correspondientes del Reproductor de Windows Media.
Grabar una narracin sonora para una presentacin
Puede agregar una narracin a su presentacin en los siguientes casos: para una presentacin para Web para archivar una reunin, de manera que los moderadores puedan revisarla ms tarde y hacer comentarios durante la presentacin. para presentaciones con diapositivas automticas Para grabar y escuchar la narracin, deber disponer de un equipo con tarjeta de sonido, micrfono y altavoces. Puede grabar la narracin antes de proyectar la presentacin o durante su proyeccin e incluir los comentarios de la audiencia en la grabacin.
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Si no desea incluir una narracin en toda la presentacin, puede grabar comentarios en las diapositivas seleccionadas. Al finalizar la grabacin de una narracin, aparece un icono de sonido en cada diapositiva en la que haya grabado. Puede hacer clic en el icono para reproducir el sonido, o configurarlo para su reproduccin automtica. Como la narracin de voz tiene preferencia sobre otros sonidos, si ha insertado un sonido para que se reproduzca automticamente en la presentacin, la narracin sustituir al sonido. Intervalos de diapositivas automticos Mientras graba, Microsoft PowerPoint registra el tiempo que tarda en cada diapositiva. Puede elegir guardar estos intervalos de diapositiva con la narracin o puede establecer los intervalos por separado. Los intervalos de diapositivas son de gran utilidad especialmente cuando se desea ejecutar la presentacin automticamente. Puede desactivar los intervalos si no desea utilizarlos en la presentacin. Incrustar o vincular la narracin Puede elegir entre vincular o incrustar la narracin. Si incrusta la narracin, el archivo de sonido forma parte de la presentacin y deber acompaarla siempre. No obstante, si incrusta la narracin el tamao del archivo ser mayor. Para que el tamao del archivo sea ms pequeo, puede vincular la narracin. El archivo se almacena entonces en la ubicacin del disco duro especificada y se reproduce con la presentacin. Si proyecta la presentacin en un equipo diferente, deber instalar el archivo vinculado en ese equipo. Adems, un archivo vinculado se reproduce ms rpidamente. Adjuntar notas a la narracin Como las necesidades de la audiencia y del equipo varan, puede acompaar la narracin con notas. Esto beneficia a las personas con problemas de audicin, as como a las personas que no disponen de equipos con tarjeta de sonido. Si guarda la presentacin como una pgina Web (archivo .htm), las notas aparecern debajo de cada diapositiva. Si guarda las notas como un archivo (.ppt) de presentacin, puede imprimir las notas y repartirlas entre la audiencia. Vistas de PowerPoint Microsoft PowerPoint tiene tres vistas principales: vista Normal, vista Clasificador de diapositivas y vista Presentacin con diapositivas. Puede seleccionar una de estas vistas principales como vista predeterminada en PowerPoint. Vista Normal La vista Normal es la vista de edicin principal que se utiliza para escribir y disear la presentacin. La vista tiene tres reas de trabajo: a la izquierda, fichas para cambiar entre un esquema del texto de la diapositiva (ficha Esquema) y las diapositivas mostradas como miniaturas (ficha Diapositivas). A la derecha, el panel de diapositivas, que muestra una vista mayor de la diapositiva actual. Y, en la parte inferior, el panel de notas (panel de notas: panel en la vista normal en el que escribe las notas que desea que acompaen a una diapositiva. Imprima estas notas como pginas de notas o mustrelas cuando guarde una presentacin como una pgina Web.).
1. Ficha Esquema Muestra el texto de la diapositiva como un esquema, lo que resulta til para comenzar a escribir el contenido: recopilar ideas, planear cmo desea presentarlas y cambiar el texto y las diapositivas de lugar. 2. Ficha Diapositivas Cambie a esta ficha para ver las diapositivas de la presentacin como imgenes en miniatura durante la edicin. Las miniaturas permiten desplazarse fcilmente por la presentacin y ver el efecto de los cambios de diseo. Tambin se puede reorganizar, agregar o eliminar diapositivas. 3. Panel Diapositivas Esta vista ms grande muestra la diapositiva actual a la que puede agregar texto, insertar imgenes (imagen: archivo (como metarchivo) que puede desagrupar y manipular como dos o objetos o un archivo que permanece como un solo objeto (como
un ms
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mapas de bits).), tablas, grficos, objetos de dibujo, cuadros de texto, pelculas, sonidos, hipervnculos y animaciones. 4. Panel de notas
Agregue notas relacionadas con el contenido de cada diapositiva e imprmalas para usarlas como referencia mientras realiza la presentacin, o cree notas para que la audiencia las vea impresas o en una pgina Web.
Las fichas Esquema y Diapositivas muestran un icono cuando el panel se estrecha y si desea ver slo la diapositiva actual en la ventana durante la edicin, puede cerrarlas con el cuadro Cerrar situado en la esquina derecha.
Arrastre la barra divisora para estrechar el panel; los nombres de las fichas se convierten en iconos. Para ajustar el tamao de los diferentes paneles en la vista Normal, arrastre los bordes del panel. Vista Clasificador de diapositivas La vista Clasificador de diapositivas es una vista exclusiva de las diapositivas en forma de miniaturas.
Cuando se termine de crear y modificar la presentacin, el Clasificador de diapositivas ofrece una visin general de la misma y permite reordenar, agregar o eliminar fcilmente las diapositivas y mostrar una vista previa de los efectos de transicin y animacin. Vista Presentacin con diapositivas La vista Presentacin con diapositivas ocupa toda la pantalla, como una presentacin con diapositivas real. En esta vista a pantalla completa, ver la presentacin de la misma manera en que la ver la audiencia. Puede ver el aspecto real de los grficos, intervalos, pelculas, elementos animados (animar: agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer que los puntos de las vietas de texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien or el sonido de un aplauso cuando se hace visible una imagen.) y efectos de transicin. Animar texto y objetos Puede animar (animar: agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer que los puntos de las vietas de texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien or el sonido de un aplauso cuando se hace visible una imagen.) texto, grficos, diagramas y otros objetos en las diapositivas para centrar la atencin sobre puntos importantes, controlar el flujo de informacin y dar mayor inters a su presentacin.
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Para simplificar el diseo con animaciones, aplique una combinacin de animaciones (combinacin de animacin: agrega efectos visuales preestablecidos al texto en las diapositivas. En el intervalo de sutil a excitante, cada esquema normalmente incluye un efecto para el ttulo de la diapositiva y un efecto que se aplica a las vietas o prrafos de una diapositiva.) preestablecida a los elementos de todas las diapositivas, a determinadas diapositivas o a alguno de los elementos del patrn de diapositivas (patrn de diapositivas: diapositiva que almacena informacin acerca de la plantilla de diseo aplicada, incluidos los estilos de fuentes, posiciones y tamaos de los marcadores de posicin, diseo de fondo y combinaciones de colores.). O bien, utilice el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicacin Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicacin y pequeo tamao le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Personalizar animacin, para controlar cmo y cundo desea que aparezca un elemento en una diapositiva durante la presentacin, por ejemplo, que entre volando desde la izquierda al hacer clic con el mouse (ratn). Puede aplicar animaciones personalizadas a los elementos de una diapositiva, en un marcador de posicin (marcadores de posicin: cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseos de diapositivas. Estos cuadros mantienen el ttulo y el texto principal u objetos como grficos, tablas e imgenes.) o en un prrafo (una vieta o elementos de lista). Por ejemplo, puede aplicar una animacin que haga que todos los elementos de una diapositiva entren volando o puede aplicar la animacin a un solo prrafo de una lista con vietas. Utilice las opciones de entrada, nfasis y salida adems de las trayectorias de movimiento (trayectoria del movimiento: trayectoria que seguir un objeto o texto especificado como parte de una secuencia de animacin en una diapositiva.) personalizadas o preestablecidas. Tambin puede aplicar varias animaciones a un elemento; es decir, puede hacer que el elemento de una vieta entre y salga volando. La mayora de las opciones de animacin incluyen efectos asociados entre los que puede elegir. Estos efectos pueden incluir opciones de reproduccin de un sonido con la animacin y animaciones de texto que, generalmente, permiten aplicar el efecto por letra, palabra o prrafo (como en un ttulo en el que entre volando una palabra cada vez, en lugar de todo el ttulo). Puede obtener una vista previa de la animacin del texto y objetos de una diapositiva o de toda la presentacin. Intervalos de animaciones Al agregar animaciones (animar: agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer que los puntos de las vietas de texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien or el sonido de un aplauso cuando se hace visible una imagen.) a las diapositivas, dispone de diversas opciones de intervalos que garantizan la reproduccin de cada elemento con un aspecto muy profesional y sin problemas. Configure sus propias animaciones personalizadas o ajuste las combinaciones de animaciones (combinacin de animacin: agrega efectos visuales preestablecidos al texto en las diapositivas. En el intervalo de sutil a excitante, cada esquema normalmente incluye un efecto para el ttulo de la diapositiva y un efecto que se aplica a las vietas o prrafos de una diapositiva.) preestablecidas que haya aplicado con opciones para el comienzo (retardos incluidos), desencadenadores (desencadenador de animacin: opcin de animacin que es posible establecer para que se reproduzca animacin cuando se hace clic en un elemento especificado.), velocidad o duracin, repeticiones y rebobinado automtico.
1. Ttulo de un elemento animado, basado en el texto utilizado en la diapositiva.
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2. Bloques de tiempo y escala de tiempo de movimientos; visibles slo cuando se obtiene una vista previa
de las animaciones. 3. Indica los segundos e incluye las opciones de zoom y una barra de desplazamiento, que slo se ve cuando aparece la escala de tiempo avanzada. Para cambiar el orden de una animacin o de grupos de secuencias de animacin seleccione el elemento en la lista Personalizar animacin (lista de animacin personalizada: lista de secuencias de animacin de una diapositiva. Los elementos se enumeran en el orden en el que se agregan e incluyen iconos que indican el intervalo con respecto a otros eventos de animacin.) y arrstrelo a una nueva ubicacin en la lista. Las flechas para contraer o expandir permiten ver las secuencias de cada elemento y moverlas dentro o fuera del elemento. La flecha de un elemento de lista seleccionado muestra un men con opciones como Intervalos y Efectos. Al obtener una vista previa de las animaciones en la diapositiva, aparece una pequea escala de tiempo en la parte inferior del panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicacin Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicacin y pequeo tamao le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Personalizar animacin, que ilustra la duracin de cada animacin en segundos. La escala de tiempo avanzada tiene un aspecto muy parecido a la escala de tiempo que se ve al obtener una vista previa de las animaciones. Esta escala permite modificar los intervalos relativos de las animaciones seleccionando el elemento en la lista Personalizar animacin y, a continuacin, arrastrando el marcador de la escala de tiempo.
1. Marcador de la escala de tiempo, que slo aparece con la escala de tiempo avanzada. Presentaciones personalizadas Puede crear presentaciones personalizadas a partir de una nica presentacin para adaptarla a distintas audiencias. Las presentaciones personalizadas son grupos de diapositivas que se pueden presentar independientemente de toda la presentacin; o grupos de diapositivas con un hipervnculo (hipervnculo: texto con color y subrayado o grfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicacin en un archivo, una
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pgina Web en World Wide Web o una pgina Web en una intranet. Los hipervnculos tambin pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.). Presentacin personalizada bsica Por ejemplo, en el caso de que d una presentacin a dos grupos de la organizacin, que trabajan en dos departamentos distintos, y la presentacin incluya cinco diapositivas. Puede crear una presentacin personalizada denominada "Dpto 1" para el primer grupo que incluya slo las diapositivas 1, 3 y 5 y crear otra denominada "Dpto 2" para el segundo grupo que incluya las diapositivas 1, 2, 4 y 5. Aunque siempre puede ejecutar la presentacin con diapositivas en el orden de la secuencia original.
2. Diapositivas para el departamento 1 3. Diapositivas para el departamento 2
Presentaciones personalizadas vinculadas

Utilice las presentaciones personalizadas vinculadas como una forma de organizar el contenido de una presentacin. Por ejemplo, puede crear una presentacin personalizada principal sobre la nueva organizacin general de la compaa. A continuacin, puede crear presentaciones personalizadas que representen a cada departamento (por ejemplo, los departamentos A y B)
Diapositiva con hipervnculos 1. Presentacin personalizada para el departamento A 2. Presentacin personalizada para el departamento B
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Puede utilizar hipervnculos en las presentaciones personalizadas para crear una diapositiva tabla de contenido que sirva para desplazarse por las secciones de la presentacin con diapositivas. De esta forma, puede elegir en todo momento las secciones que desea mostrar a una audiencia determinada. Documentos Puede imprimir las presentaciones como documentos, con una, dos, tres, cuatro, seis o nueve diapositivas en cada pgina, para que la audiencia los utilice como referencia futura.
1. El documento de tres diapositivas por pgina incluye espacio para que la audiencia pueda tomar notas.
Seleccione el diseo de los documentos en Vista preliminar (vista preliminar: vista que muestra el aspecto que tendr el documento al imprimirlo.) o en el cuadro de dilogo Imprimir.
Vista previa del documento La Vista preliminar permite seleccionar el tipo de diseo para un documento y ver el aspecto exacto de la versin impresa. Tambin puede aplicar, obtener una vista previa y modificar encabezados y pies de pgina, como los nmeros de pgina. En las opciones de diseo se incluyen la orientacin horizontal y vertical. En el diseo de una diapositiva por pgina, puede aplicar encabezados y pies de pgina slo en el documento, si no desea que el texto del encabezado, pies de pgina, fecha y nmeros de diapositivas aparezcan en las diapositivas. Patrn de documentos Para cambiar el aspecto, la posicin y el tamao del texto de encabezados y pies de pgina, la fecha o el nmero de pgina de los documentos, haga los cambios en el patrn (patrn: vista de diapositiva o pgina en la que define el formato de todas las diapositivas o pginas de la presentacin. Cada presentacin tiene un patrn por cada componente clave: diapositivas, diapositivas de ttulo, notas del orador y documentos de la audiencia.) de documentos. Para incluir el nombre o el logotipo que debe aparecer en cada pgina del documento, agrguelo al patrn de documentos. Los cambios realizados en el patrn de documentos aparecen tambin al imprimir un esquema. Opciones adicionales de diseo Si enva la presentacin de Microsoft PowerPoint a Microsoft Word, tendr acceso a opciones adicionales de diseo de documentos. lbumes de fotografas Puede utilizarse Microsoft PowerPoint para crear fcilmente una presentacin en forma de lbum de fotografas si nicamente desea agregar un gran nmero de sus fotografas favoritas a la presentacin sin la necesidad de tener que personalizar cada foto. Con PowerPoint podr agregar al lbum de fotografas numerosas fotografas desde el disco duro, escner, cmara digital o cmara web. Dispone de las siguientes opciones de personalizacin para la creacin, modificacin o actualizacin de su lbum de fotografas: Seleccin de varios diseos y marcos Posibilidad de agregar ttulos Aplicacin de plantillas de diseo Posibilidad de agregar cuadros de texto combinados con diseos para crear diseos personalizados Visualizacin de imgenes en blanco y negro
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1. 2. 3. 4. 5.
Diapositiva de ttulo con plantilla de diseo Imagen Cuadro de texto vaco para espaciado Forma de marco Ttulo
Para modificar o actualizar un lbum de fotografas ya creado, utilice el cuadro de dilogo Formato de lbum de fotografas. Una vez creado, puede enviar el lbum de fotografas como dato adjunto en un mensaje de correo electrnico, publicarlo en el Web o imprimirlo para compartirlo con otras personas. Distribuir presentaciones Microsoft PowerPoint le proporciona muchas formas de impartir la presentacin, incluidas las presentaciones en pantalla, en lnea, transparencias para retroproyectores, copias impresas en papel y diapositivas de 35 mm. Presentaciones en pantalla Puede utilizar todas las funciones y efectos especiales de PowerPoint para hacer que una presentacin en pantalla (electrnica) resulte interesante y completa. Por ejemplo, puede utilizar transiciones de diapositivas, intervalos, pelculas, sonidos, animacin, hipervnculos (hipervnculo: texto con color y subrayado o grfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicacin en un archivo, una pgina Web en World Wide Web o una pgina Web en una intranet. Los hipervnculos tambin pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.) y etiquetas inteligentes. Una vez que decide utilizar un equipo para dar la presentacin, puede impartirla de muchas maneras . Presentacin con un orador en directo La presentacin en una sala amplia y con un monitor o proyector es una de las formas ms habituales de impartir una presentacin. El orador controla por completo la presentacin y puede ejecutarla automtica o manualmente e incluso grabar la narracin a medida que se desarrolla la presentacin. Presentacin autoejecutable Por ejemplo, puede configurar una presentacin para que se ejecute sin supervisin en una cabina o en una exposicin de una feria o convencin. Adems, para que los usuarios no puedan cambiar la presentacin, puede hacer que la mayora de los controles (control: objeto de interfaz grfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificacin, una barra de desplazamiento o un botn de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opcin o facilitar la lectura de la interfaz.) no estn disponibles. La presentacin automtica se puede reiniciar una vez terminada y tambin despus de estar parada en una diapositiva de avance manual durante ms de 5 minutos. Presentaciones en lnea Reuniones de colaboracin La utilizacin del programa Microsoft NetMeeting con PowerPoint permite compartir una presentacin e intercambiar informacin con varias personas en lugares diferentes y en tiempo real (tiempo real: tiempo real en el que tienen lugar eventos. Cuando se comparten documentos en tiempo real, cualquier cambio que se haga en ellos se muestra instantneamente a todos los que comparten el documento.), como si estuvieran en la misma sala. En una conferencia NetMeeting, puede compartir programas y documentos, enviar mensajes de texto de una conversacin (charla: caracterstica de Microsoft NetMeeting que abre una ventana separada en la que los participantes de reuniones en lnea pueden escribir y enviar mensajes de texto a otros.), transferir archivos y trabajar en la Pizarra (Pizarra: funcin de Microsoft NetMeeting que abre una ventana separada en la que los
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participantes de la reunin en lnea pueden escribir texto, dibujar formas, copiar, pegar y eliminar objetos, as como resaltar o seleccionar texto y grficos.). Al colaborar, los participantes pueden tomar el control de la presentacin para revisar y modificar su contenido. Durante la reunin, slo una persona puede controlar la presentacin, pero si la colaboracin est activada, varios usuarios pueden trabajar simultneamente en la pizarra y conversar entre ellos. Difusin de presentaciones Puede difundir las presentaciones en el Web, incluidos vdeo y audio. La difusin se puede utilizar para una reunin de la organizacin, para presentarse a grupos remotos o para mantener una reunin de equipo cuyos participantes se encuentran en distintos lugares. Utilizando Microsoft Outlook o cualquier otro programa de correo electrnico, puede programar la difusin tal como lo hara con cualquier otra reunin. La presentacin se guarda en formato de lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) (HTML: lenguaje de marcado estndar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cmo deben mostrar los exploradores Web los elementos de pgina, como texto y grficos, y cmo deben responder a las acciones del usuario.), de modo que todo lo que necesita la audiencia para ver la presentacin es Microsoft Internet Explorer 5,0 o posterior. La difusin se puede grabar y guardar en un servidor Web para que su reproduccin sea posible en cualquier momento. Presentaciones en el Web o en la intranet Puede disear la presentacin especficamente para la World Wide Web o la intranet publicndola como una pgina Web. Publicar una presentacin significa colocar una copia de la presentacin en formato HTML en el Web. Puede publicar copias de la misma presentacin en diferentes ubicaciones. Puede publicar una presentacin completa, una presentacin personalizada (presentacin personalizada: presentacin dentro de una presentacin, en la cual agrupa diapositivas de una presentacin existente para que pueda mostrar esa seccin de la presentacin a una audiencia determinada.), una diapositiva o un conjunto de diapositivas. Dado que la exploracin es un elemento muy importante en una presentacin, dispone de una barra de vnculos en las presentaciones de PowerPoint en formato HTML, que puede utilizar para desplazarse por las diapositivas utilizando el panel de esquema. En una presentacin publicada en el Web, la audiencia puede ver las notas del orador, as que puede utilizar esta funcin como un ttulo. Transparencias para proyector PowerPoint permite crear presentaciones que utilicen transparencias para proyector imprimiendo las diapositivas como transparencias en color o en blanco y negro. Estas diapositivas pueden disearse en orientacin horizontal o vertical. Copias impresas en papel Puede disear la presentacin para que tenga un aspecto ptimo tanto en pantalla al proyectar las diapositivas en color, como al imprimirla con una impresora lser en escala de grises o en blanco y negro puros. Diapositivas de 35 mm Una oficina de servicios puede convertir las diapositivas electrnicas en diapositivas de 35 mm. Pngase en contacto con la oficina de servicios local para obtener ms instrucciones.
Notas, documentos y esquemas
Como complemento a la presentacin, puede repartir documentos entre la audiencia, copias reducidas de las diapositivas impresas en diversos diseos. Tambin puede imprimir las notas del orador para los asistentes. A medida que crea la presentacin, puede imprimir el esquema, incluidos los ttulos y los temas principales de las diapositivas.
Tipos de archivo de grficos y filtros Puede insertar numerosos formatos de archivo de grficos conocidos en una presentacin, ya sea directamente o con el uso de filtros de grficos. No necesita ningn filtro para insertar los siguientes formatos: Metarchivo mejorado (.emf) Formato de intercambio de grficos (.gif) Archivos JPEG (.jpg) Grficos de red porttiles (.png) Mapa de bits de Microsoft Windows (.bmp, .rle, .dib) La siguiente es informacin acerca de tipos de archivo y filtros comunes. Formato CGM (Computer Graphics Metafile) (.cgm) El filtro de grficos Computer Graphics Metafile (Cgmimp32.flt) es compatible con la versin 1 de CGM 1992. El filtro utiliza las tres codificaciones, interpreta y admite todos los elementos, y procesa correctamente todos los archivos de grficos .cgm vlidos.
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Los principales perfiles industriales de ATA (Air Transport Association) y CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support) son totalmente compatibles con el filtro Computer Graphics Metafile. El filtro est certificado como compatible con ATA y con CALS con pruebas administradas por National Institute of Standards and Technology (NIST). Si instala el filtro durante la instalacin del programa, se instalan los archivos siguientes: Cgmimp32.flt, Cgmimp32.fnt, Cgmimp32.cfg y Cgmimp32.hlp. Este filtro tiene la siguiente limitacin: no es compatible con las versiones 2, 3 y 4 de CGM 1992. CorelDRAW (.cdr) El filtro de grficos CorelDRAW (Cdrimp32.flt) admite archivos .cdr, .cdt, .cmx y .pat de CorelDRAW 3.0 a 9.0. Este filtro tiene las siguientes limitaciones: Los rellenos de textura de objeto y PostScript se han reemplazado con rellenos grises slidos. Los rellenos degradados se dividen en franjas monocromas. No es compatible con: Preferencias de CorelDRAW, como tamao y orientacin de pgina, unidades, cuadrcula y guas. Lentes y powerclips. Pginas, capas y grupos. Objetos OLE. Mapas de bits girados. Rellenos vectoriales. Texto de prrafos multitarea. Hanako (.jsh, jah y .jbh) El filtro de grficos Hanako se utiliza para la versin en japons de Microsoft Office 2000. El filtro de grficos Hanako (Jshimp.flt, Jahimp.flt y Jbhimp.flt) admite y convierte archivos .jsh, .jah y .jbh de Hanako 2.0 y 3.0 al formato de metarchivo de Microsoft Windows. El filtro tiene las siguientes limitaciones: Los datos de imagen se eliminan cuando se abren los archivos. Los archivos con grandes cantidades de datos pueden tardar algn tiempo en convertirse o, incluso, no convertirse. Si esto ocurre, elimine los datos u objetos innecesarios, o guarde de nuevo el archivo como varios archivos y vuelva a abrir los archivos. El formato de texto complejo o las propiedades de imagen que no se pueden expresar con formato de metarchivo de Windows se eliminan o simplifican cuando se abre el archivo. Esto puede afectar a la alineacin de texto o imgenes. PICT de Macintosh (.pct) El filtro de grficos PICT de Macintosh (Pictim32.flt) se utiliza para importar grficos PICT de Macintosh. Cambie el nombre de los archivos PICT de Macintosh ponindoles la extensin .pct cuando los copie en un equipo que utilice Microsoft Windows, para que Microsoft Office para Windows pueda reconocer los archivos como grficos PICT. Por ejemplo, si tiene un archivo de grficos con el nombre Elefante en un equipo Macintosh, debe cambiarle el nombre a Elefante.pct antes de insertarlo en un archivo para Windows. WordPerfect Graphics (.wpg) El filtro de importacin para WordPerfect Graphics (Wpgimp32.flt) admite WordPerfect Graphics 1.0, 1.0e y 2.0, que corresponden a WordPerfect 6.x y anterior. Para imgenes .wpg creadas con DrawPerfect, el tamao del marco de la imagen es el tamao de la pantalla. Este filtro tiene las siguientes limitaciones: La informacin de PostScript se pierde en imgenes con Postscript encapsulado incrustadas en archivos de WordPerfect Graphics. Los archivos de WordPerfect Graphics con mapas de bits incrustados de gran tamao pueden no verse correctamente en equipos que utilicen los controladores de vdeo de la serie Mach de ATI. Si cree que tiene este problema, ejecute el programa de instalacin de Microsoft Windows y cambie el controlador de vdeo a los controladores 8514/a que se proporcionan con Windows. Alinear y organizar objetos En Microsoft PowerPoint puede alinear objetos de varias formas: Con relacin a otros objetos, como por ejemplo cuando se alinean los lados, los centros o los bordes superiores o inferiores de los objetos
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Con relacin a toda la diapositiva, por ejemplo, al borde superior o inferior de la diapositiva.
Utilizar guas para alinear los objetos visualmente.
Utilizar la cuadrcula para alinear los objetos con relacin a una esquina de la cuadrcula mientras dibuja o mueve los objetos.
Distribuir los objetos con iguales distancias entre ellos, vertical u horizontalmente, o con relacin a toda la diapositiva.
Trabajar en un grfico En Microsoft PowerPoint, puede crear un grfico desde cero o importar una hoja de clculo o grfico de Microsoft Excel. El programa de grficos predeterminado en PowerPoint es Microsoft Graph, que se instala automticamente con PowerPoint. Una vez creado un grfico en PowerPoint, se abre Microsoft Graph y muestra un grfico con los datos asociados en una tabla denominada hoja de datos (hoja de datos: tabla incluida con un grfico que proporciona informacin de ejemplo que muestra dnde escribir sus propias etiquetas de fila y columna y sus datos.). En esta hoja puede introducir sus propios datos, importarlos de un archivo de texto o de un archivo de Lotus 1-2-3, importar o insertar una hoja de clculo de Microsoft Excel o pegar los datos de otro programa.
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1. Ventana de Microsoft PowerPoint 2. Ventana de Microsoft Graph con una hoja de datos 3. Ventana de un grfico de Microsoft Graph Cuando trabaja en un grfico, aparece el programa Microsoft Graph con sus mens y botones para que pueda modificar el grfico; o si inserta un grfico de Excel, aparecen los mens y los botones de Excel integrados con los mens de PowerPoint. Por ejemplo, puede transformar un grfico circular en otro de barras, o aumentar el tamao del texto o agregar nuevos colores. La informacin sobre cmo modificar grficos est disponible en el men de ayuda de la barra de mens, mientras trabaje en el grfico. Publicar una presentacin en el Web Para permitir el acceso a la presentacin a otras personas puede publicar (publicar: guardar una copia de un archivo en un formato HTML (Lenguaje de marcas de hipertexto) en un servidor Web.) la presentacin en un servidor Web (servidor Web: equipo que alberga pginas Web y responde a las solicitudes de exploradores. Tambin se le conoce como servidor HTTP, un servidor Web que almacena archivos cuyas direcciones URL comienzan con http://.) o puede utilizar un equipo al que tengan acceso las personas a las que desea mostrar la presentacin con un explorador (explorador: software que interpreta archivos HTML, les da formato de de pginas Web y los muestra. Un explorador de Web, como Microsoft Internet Explorer, puede seguir hipervnculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vdeo que estn incrustados en pginas Web.) Web. Al publicar una presentacin, se crea una copia de la presentacin en la ubicacin de archivos seleccionada. Puede publicar una presentacin en formato .ppt o guardada como pgina Web (pgina Web: presentacin guardada en formato HTML. Los archivos de compatibilidad de grficos y otros archivos relacionados se almacenan en una carpeta asociada cuando se guarda una presentacin como una pgina Web.) o pgina Web de archivo nico (Pgina Web de un solo archivo (MHTML): documento HTML guardado en formato MHTML que integra grficos en lnea, subprogramas, documentos vinculados y otros elementos de apoyo a los que se hace referencia en el documento.).
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Al publicar una presentacin en el Web o guardarla como pgina Web, la presentacin incluye automticamente lo siguiente: 1. Un marco de exploracin, que es el esquema de la presentacin 2. Un marco de diapositiva. 3. Un control para mostrar u ocultar el esquema de la presentacin. 4. Un control para mostrar u ocultar el panel de notas. 5. Una opcin de presentacin en pantalla completa, que oculta los controles del explorador y que es similar a la vista (vista: forma de mostrar el contenido de una presentacin y proporcionar al usuario la posibilidad de interactuar con l.) Presentacin con diapositivas de Microsoft PowerPoint. Si incluye presentaciones personalizadas (presentacin personalizada: presentacin dentro de una presentacin, en la cual agrupa diapositivas de una presentacin existente para que pueda mostrar esa seccin de la presentacin a una audiencia determinada.), slo se pueden ver en modo de pantalla completa. Publique una presentacin cuando desee hacer lo siguiente: Mostrar en el Web una copia de la presentacin que puede modificar y actualizar (puede conservar la presentacin original en formato [.ppt] de PowerPoint). Publicar copias de la presentacin en distintas ubicaciones del Web. Mostrar una parte de la presentacin (por ejemplo, una presentacin personalizada, una o varias diapositivas). Personalizar la presentacin para verla en un explorador o versin de explorador especficos, como Microsoft Internet Explorer 5.01 o posterior, o Netscape Navigator 3.0. Seleccionar los elementos, como notas del orador (panel de notas: panel en la vista normal en el que escribe las notas que desea que acompaen a una diapositiva. Imprima estas notas como pginas de notas o mustrelas cuando guarde una presentacin como una pgina Web.), animaciones (animar: agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer que los puntos de las vietas de texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien or el sonido de un aplauso cuando se hace visible una imagen.) y botones de exploracin, que aparecern en la versin Web de la presentacin. Servicios de fax Con Microsoft Office 2003, enviar faxes es tan sencillo como enviar mensajes de correo electrnico. Puede conectar directamente desde un programa de Office con un proveedor de servicio de fax que le enviar el fax. Puede utilizar los servicios de fax con Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Outlook 2003 y Microsoft Office Document Imaging Program (MODI). Debe tener instalados Outlook y Word en su equipo para poder utilizar los servicios de fax.
Cmo funcionan los servicios de fax
Si elige enviar un fax desde un programa de Office, Outlook y Word le proporcionan la interfaz para enviar el fax. El documento que desea enviar por fax se convierte automticamente en un archivo de imagen TIFF y se adjunta a un mensaje de correo electrnico. El cuerpo del mensaje de correo electrnico es el rea
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proporcionada para la hoja de portada, y los campos requeridos son los de nombre de los destinatarios, nmero de fax y asunto. Puede escribir informacin en estos campos o seleccionar un contacto de la libreta de direcciones. Los cdigos de pas de la libreta de direcciones deben empezar con un signo ms (+); por ejemplo, +61/555-1212. Se recomienda utilizar una portada y rellenar los campos Para y Asunto a fin de garantizar que el fax llega al destinatario correcto. Antes de enviar el fax, puede ver una vista previa mediante MODI. Se admite cualquier tipo de archivo que se pueda imprimir en Microsoft Office Document Image Writer. Tras enviar el fax, recibir por correo electrnico una confirmacin de su proveedor de fax que le indicar que el fax se entreg correctamente.
Notas
No se admiten encabezados ni pies de pgina en pginas de portada en blanco. Por ejemplo, si la pgina de portada contiene texto o logotipos en un encabezado o un pie de pgina, pero el cuerpo del documento est en blanco, el texto o los logotipos no aparecern en el mensaje de correo electrnico o el fax. Si elige no utilizar los servicios de fax, puede enviar un fax mediante un fax mdem. Ventajas de utilizar los servicios de fax El envo de faxes a travs de un servicio de fax ofrece ventajas que permiten ahorrar tiempo. Las siguientes funciones se ofrecen para proporcionarle una mejor experiencia con el servicio de fax: Destinatario combinado Puede enviar un fax a una direccin de correo electrnico o a un equipo de fax estndar, a todos los destinatarios que desee. Mltiples documentos Puede adjuntar varios documentos de muchas pginas y enviar el fax como un solo paquete. Faxes electrnicos Algunos proveedores de fax le ofrecen un nmero de telfono de fax que puede utilizar, lo que permite la entrega del fax a su Bandeja de entrada como un archivo adjunto con formato TIFF. Al recibir un fax, puede verlo, imprimirlo o agregarle comentarios. El programa MODI abre el fax en lnea y proporciona las funciones de edicin. Tambin puede enviar el fax a otra persona o a la persona que lo envi. Escenario sin conexin Puede redactar un fax y enviarlo sin conexin. De la misma manera que un mensaje de correo electrnico, el fax se almacenar en la Bandeja de salida y se enviar cuando se conecte a la red. Archivos de almacenamiento Los faxes enviados se almacenan en la carpeta Elementos enviados de Outlook o en otro lugar especificado por las reglas de Outlook. Suscripcin a un servicio de fax Al suscribirse a un servicio de fax, puede especificar un proveedor para los faxes salientes y varios proveedores para los faxes entrantes. Los distintos proveedores de servicio de fax le ofrecen paquetes diferentes para sus necesidades de envo de faxes. Si desea utilizar un servicio de fax en varios equipos, es posible que tenga que activar su cuenta de fax en cada equipo, descargando un paquete de registro desde el sitio Web del proveedor. La informacin de administracin de cuentas tambin se almacena all. Complementos Los complementos son programas adicionales que amplan las funciones de Microsoft PowerPoint agregando comandos personalizados y funciones especiales. Puede obtener complementos en el sitio Web de Microsoft Office, a travs de otros proveedores o bien escribir sus propios complementos personalizados con Visual Basic para Aplicaciones (VBA: versin del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.). Los complementos de PowerPoint tienen la extensin .ppa. Para ahorrar memoria y aumentar la velocidad de PowerPoint, se recomienda descargar los complementos que no se utilicen con frecuencia. Al descargar un complemento, se quitan sus funciones y comandos de PowerPoint, pero el archivo de complemento contina almacenado en el equipo y puede cargarse de nuevo fcilmente. Los programadores pueden utilizar complementos COM (Modelo de objetos componentes) (complemento COM: programa suplementario que ampla la funcionalidad de un programa de Microsoft Office agregando comandos personalizados y funciones especializadas. Los complementos COM se pueden ejecutar en uno o ms programas de Office. Los complementos COM utilizan la extensin de archivo .DLL o .exe.), que aportan ms funciones en una variedad de lenguajes de programacin como Visual Basic (Visual Basic: versin visual del lenguaje de programacin Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.), Visual C++ y Visual J++. Los programadores encontrarn informacin sobre cmo disear complementos COM en la Ayuda de Microsoft Visual Basic. Pueden cargar y descargar los complementos COM en PowerPoint durante la fase de desarrollo y realizacin de pruebas, antes de que el programa de instalacin definitivo est disponible.
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Controles ActiveX Los controles ActiveX (control ActiveX: control, como una casilla de verificacin o un botn, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros o secuencias de comandos que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o secuencias de comandos en el Editor de secuencias de comandos de Microsoft.) son similares a los de los lenguajes de programacin como Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versin del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.). Estos controles pueden ser barras de desplazamiento, botones de comando, botones de opcin, botones de alternar u otros controles, y se utilizan para crear programas, cuadros de dilogo o formularios personalizados. Los controles ActiveX de Microsoft Office PowerPoint 2003 se almacenan en el Cuadro de controles (men Ver, submen Barras de herramientas). Cuando agrega un control ActiveX a una presentacin, puede "activarlo" escribiendo macros (macro: accin o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programacin Visual Basic para Aplicaciones.) en el Editor de Microsoft Visual Basic (Editor de Microsoft Visual Basic: entorno en que pueden modificarse las macros que se hayan grabado y escribirse nuevas macros y programas de Visual Basic para aplicaciones.) que personalicen el comportamiento del control. Por ejemplo, puede utilizar los controles ActiveX para crear una encuesta en lnea en la presentacin, en la que los usuarios que la respondan puedan escribir texto en los cuadros de texto o activar o desactivar casillas de verificacin. Utilizar controles ActiveX en pginas Web Si piensa publicar (publicar: guardar una copia de un archivo en un formato HTML (Lenguaje de marcas de hipertexto) en un servidor Web.) una presentacin como pgina Web, puede utilizar los controles ActiveX para que los usuarios puedan aportar datos. Si utiliza controles ActiveX en una presentacin para Web, debe escribir secuencias de comandos (secuencia de comandos: tipo de cdigo de equipo que se utiliza para realizar tareas en pginas Web tales como incrementar el contador de "nmero de visitantes" cada vez que hay un nuevo visitante. Es posible escribir las secuencias de comandos Web en varios lenguajes de secuencias de comandos. No es necesario compilar las secuencias de comandos para ejecutarlas.) Web en vez de cdigos de macros para ejecutar los controles. Puede escribir las secuencias de comandos en Microsoft Visual Basic Scripting Edition (Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript): subconjunto del sistema de programacin de Microsoft Visual Basic. Microsoft Internet Explorer 3.0 o posterior, junto con el resto de exploradores Web, puede leer programas VBScript que se incrusten en pginas HTML.) o en JavaScript (JavaScript: lenguaje de secuencias de comandos que se puede utilizar para agregar funciones a una pgina o sitio Web, o para mejorar el aspecto de del mismo. las secuencias de comandos JavaScript se pueden ejecutar en cualquier tipo de equipo cliente o servidor.). Asegrese de configurar la seguridad de su sitio Web de forma adecuada y de proporcionar acceso nicamente a usuarios de confianza.
Otros controles
Cada conjunto de nuevos controles ActiveX incluye un programa de instalacin que instala y registra automticamente cada control, de forma que los controles puedan utilizarse desde Microsoft PowerPoint. Adems de los controles disponibles en el Cuadro de controles, algunos controles personalizados los instalan otros programas. Por ejemplo, el control ActiveX que muestra pelculas ActiveX lo instala Microsoft Internet Explorer. Si copi un control ActiveX (un archivo con una extensin .ocx o .dll) desde un disco de instalacin o desde una red sin utilizar el programa de instalacin, es probable que el control no se registre o que no aparezca en la lista Ms controles. Debe registrar el control para poder utilizarlo. Seguridad Se aconseja precaucin a la hora de agregar controles ActiveX a su pgina Web, pues podran estar diseados de tal forma que su uso constituyera un riesgo para la seguridad. Recomendamos utilizar nicamente controles procedentes de fuentes de confianza. Para obtener ms informacin acerca de los controles de ActiveX, consulte la Ayuda del Editor de Visual Basic.
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