Formato

Cdigo : FO-4.2.4 a

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS

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Crespo Molina y Ca., S.C.

AUTORIZO

Gerente General

1. Propsito y Alcance
1.1 Objetivo Establecer todos aquellos lineamentos que permitan llevar a cabo un efectivo control de cada uno los registros operados dentro de la organizacin, sean registros propios de la empresa, es decir, internos, as como aquellos registros propiedad de nuestros clientes, que son tambin manipulados por nuestra entidad para efectos convenientes de los mismos. 1.2 Alcance El procedimiento de control de registros ser de utilidad para toda la empresa en general.

2. Responsabilidades y Autoridades
Personal Responsable del Cumplimiento de este documento
Puesto
GERENTE GENERAL GERENTE DE CONTABILIDAD GERENTE DE AUDITORIA ENCARGADO DE CONTABILIDAD ENCARGADO DE AUDITORIA AUXILIAR DE CONTABILIDAD AUXILIAR DE AUDITORIA SECRETARIA Conocer y cumplir los lineamientos de este documento.

Responsabilidades
Revisar y aprobar este documento, as como verificar el cumplimiento de este. Elaborar y actualizar el documento, as como cumplir con los lineamientos de este. Cumplir con los lineamientos de este documento.

Fecha de Emisin :

2 de Junio de 2011

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Cdigo : FO-4.2.4 a

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS

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Crespo Molina y Ca., S.C.

3. Desarrollo
Los servicios que ofrece nuestra empresa son los siguientes: Soluciones contables, fiscales y financieras para personas fsicas y morales.

3.1 Identificacin La identificacin de todos y cada uno de los registros manejados por nuestra empresa (Sean registros internos o externos), se llevara a cabo conforme a lo establecido en el procedimiento para hacer procedimientos, con cdigo. FO-4.2.4 a Para efectos de llevar a cabo una administracin eficaz de todos los registros manipulados por la empresa, todo el personal que haga uso de ellos, debe guiarse por el siguiente formato de control de los mismos.

FORMATO DE CONTROL DE REGISTROS

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIN. FO-4.2.4 a

CDIGO
Ejemplos

DESCRIPCIN
Estado de Perdidas y Ganancias del 01 al 31de Mayo de 2011.

ALMACENAMIENTO
Oficinas de Gerencia/ Archivero # 2 titulado CONTROL DE REGISTROS/Cajn A, titulado CONTROL DE REGISTROS INTERNOS/Carpeta CRIN MAYO 2011 C:/RED CM/Documents and Settings/CM/DOCUMENTOS RESTRINGIDOS/CONTROL DE REGISTROS ELECTRONICOS/CONTROL REG ELEC INTERNOS/CREIN MAYO 2011 Oficinas de Gerencia/ Archivero # 2 titulado CONTROL DE REGISTROS/Cajn B, titulado CONTROL DE REGISTROS EXTERNOS/Carpeta CREX MAYO 2011 C:/RED CM/Documents and Settings/CM/DOCUMENTOS RESTRINGIDOS/CONTROL DE REGISTROS ELECTRONICOS/CONTROL REG ELEC EXTERNOS/CREEX MAYO 2011

PROTECCIN

RECUPERACIN
Oficinas de Gerencia/ Archivero # 2 titulado CONTROL DE REGISTROS/Cajn A, titulado CONTROL DE REGISTROS INTERNOS/Carpeta CRIN MAYO 2011 C:/RED CM/Documents and Settings/CM/DOCUMENTOS RESTRINGIDOS/CONTROL DE REGISTROS ELECTRONICOS/CONTROL REG ELEC INTERNOS/CREIN MAYO 2011 Oficinas de Gerencia/ Archivero # 2 titulado CONTROL DE REGISTROS/Cajn B, titulado CONTROL DE REGISTROS EXTERNOS/Carpeta CREX MAYO 2011 C:/RED CM/Documents and Settings/CM/DOCUMENTOS RESTRINGIDOS/CONTROL DE REGISTROS ELECTRONICOS/CONTROL REG ELEC EXTERNOS/CREEX MAYO 2011

TIEMPO DE RETENCIN

DISPOSICIN

FO-7.5.1 a

Plstico Cubre-Hojas

5 AOS

Destruir el Registro.

FO-7.5.1 b

Balance General Electrnico al 31 de Mayo de 2011.

Password

5 AOS

Eliminar el Registro del Sistema.

FO-7.4 a

Factura de Compra de Materia Prima (Tela). Otorgado por el cliente. Jeans y Mas S.A. Factura Electrnica de pago de servicio de Telfono e Internet. Otorgado por el cliente. Jeans y Mas S.A.

Plstico Cubre-Hojas

5 AOS

Destruir el Registro.

FO-7.5.1 c

Password

5 AOS

Eliminar el Registro del Sistema.

Fecha de Emisin :

2 de Junio de 2011

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El primer punto tomado en cuenta dentro del formato de control, es el cdigo de identificacin del mismo, el cual debe ser acorde al cdigo del procedimiento actualizado dentro de la fecha en que se realice el control de registros. Despus se estipulan los siguientes puntos: a) Cdigo: Dentro de este apartado se debe estipular obviamente el cdigo de identificacin correspondiente para cada registro, y el cual hace referencia al conjunto de letras y nmeros otorgados a cada registro para llevar a cabo una identificacin y un manipulado ms gil y eficiente. . Descripcin: En la columna de Descripcin se debe mencionar el Registro correspondiente acorde con el cdigo previamente citado en la anterior columna. Almacenamiento: En este apartado se debe sealar el sitio en donde se encuentra guardado dicho registro. Por ejemplo: de forma fsica dentro algn archivero, o de forma electrnica dentro de alguna computadora o Red. Proteccin: En el rea de proteccin se debe establecer como es que se le va a dar resguardo a dicho registro, puede ser de forma fsica con una platico cubre-hojas o de manera electrnica con una Password, tal y como se muestra en los ejemplos anteriores. Recuperacin: Aqu se debe estipular la ruta exacta a la cual se debe acudir cuando surja la necesidad de recuperar algn registro. Usualmente esta ruta de recuperacin es afn al sitio en el cual esta guardado dicho registr. Tiempo de Retencin: En esta columna se debe hacer mencin del tiempo que va a permanecer acopiado algn registro dentro de su ubicacin de acopio correspondiente. Por polticas de la empresas todo registro sea interno o externo, debe ser retenido por 5 aos posteriores a la fecha en que se termino de hacer uso de este. Disposicin: En la disposicin se debe aludir la accin a ejecutar despus de haber transcurrido el tiempo de retencin de algn registro. Bsicamente las acciones a ejecutar son las destruccin de los registros fsicos y la eliminacin del sistema de los registros electrnicos, aunque tambin se debe de tomar en cuenta las acciones ms convenientes para algunos de estos registros, por ejemplo, cuando alguno de estos se encuentre involucrado en algn conflicto legal.

b)

c)

d)

e)

f)

g)

Por ultimo es importante mencionar los siguientes dos puntos: 1Es de suma importancia para la organizacin, el conservar por 5 aos a cada uno de los registros de los cuales hace uso la empresa, ya sean registros propios o del cliente, ya que de este modo estaremos demostrando la conformidad con los requisitos y la operacin efectiva de cada uno de los puntos pactados dentro de este procedimiento. Es determinante que cada registro permanezca legible, que sea recuperable y pueda ser identificado fcilmente. Para lo anterior es que precisamente se han creado medidas como por ejemplo el resguardo de los registros fsicos mediante plsticos cubre-hojas, o la identificacin gil de cada registro mediante cdigos, y lo mas importante, que cada registro se puede ser fcilmente recuperable, ya que cada tipo de registro manejado por la organizacin esta clasificado de acuerdo a sus dos distintas naturales: Pueden ser registros
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internos (Propios) o externos (Propiedad del Cliente), as como registros fsicos (en papel) o registros electrnicos (formulados por medio de computadora), y cada uno de los anteriores cuenta con una ruta de almacenamiento propio.

4. Referencias

Documentos Relacionados
Cdigo FO-4.2 Ttulo Procedimiento para hacer procedimientos Tipo de Documento Revisin 0

5. DEFINICIONES Y TERMINOLOGA
Definicin de Trminos usados en este Documento
Trmino Definicin Es una funcin de direccin cuya finalidad es analizar y apreciar, con vistas alas eventuales las acciones correctivas, el control interno de las organizaciones para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su informacin y el mantenimiento de la eficacia de sus sistemas de gestin. Es un trmino que proviene del latn obsoltus y que hace referencia a algo anticuado y poco usado en la actualidad ya que no resulta adecuado ante las circunstancias.

AUDITORIA

OBSOLETO

6. REGISTROS

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Formatos por Utilizar

Cdigo Fo-4.2.4 a Ttulo Identificacin vigente del documento Departamento, Area Persona que debe retener el Tiempo de Retencin documento. Tiempo Gerente general indeterminado

ANEXOS
FO-4.2.4 a Identificacin vigente del documento

Fecha de Emisin :

2 de Junio de 2011