Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

NIO PADILHA

NIO PADILHA
ADMINISTRAO DE ESCRITRIOS
DE ARQUITETURA E ENGENHARIA
Os bastidores dos negcios bem sucedidos: do processo de escolha dos scios determinao dos preos (passando pelo treinamento dos empregados, sistematizao de processos, controle financeiro e Marketing)

1a edio janeiro de 2013

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

"Inexiste no mundo coisa mais bem distribuda que o bom senso, visto que cada indivduo acredita ser to bem provido dele que mesmo os mais difceis de satisfazer em qualquer outro aspecto no costumam desejar possu-lo mais do que j possuem".
Filsofo, fsico e matemtico, no primeiro pargrafo do livro O DISCURSO DO MTODO

REN DESCARTES

NIO PADILHA

ttulo: ADMINISTRAO DE ESCRITRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Os bastidores dos negcios bem sucedidos: do processo de escolha dos scios determinao dos preos (passando pelo treinamento dos empregados, sistematizao de processos, controle financeiro e Marketing) 1 edio, 2013 texto: nio Padilha ilustraes: nio Padilha apresentao: Ricardo Meira prefcio: Rodrigo Bandeira de Melo capa: Mrcio Shalinski nio Padilha foto na 4 capa: Helena Loch produo executiva: urea Loch projeto grfico: Mrcio Shalinski nio Padilha reviso gramatical e ortogrfica: Vera Margarida Hime editorao eletrnica: Mrcio Shalinski reviso editorial: Clara Padilha fotolitos impresso e acabamentos: Grfica e Editora Pallotti Copyright e direitos autorais reservados na forma da lei para: 893 Produes e Eventos Ltda Catalogao na fonte Padilha, nio, 1958 Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia / nio Padilha, Balnerio Cambori-SC,:, 2013. 195p.:il. Inclui Bibliografia 1. Engenharia. 2. Arquitetura. 3. Administrao 4. Estratgia I. Ttulo CDU: 658-8 Direitos Reservados - Impresso no Brasil - Printed in Brazil

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

Este livro dedicado a Ana Clara Loch Padilha fonte interminvel de alegria e orgulho para toda a sua famlia

NIO PADILHA

SUMRIO
Prefcio (A dimenso empresarial do arquiteto/engenheiro) ............ 10 1 O DIA EM QUE EU ABRI O MEU ESCRITRIO DE ENGENHARIA . ........................................... 13 Meu primeiro Escritrio . ................................................................ 13 O Empreendedor, o Tcnico e o Gerente (a metfora, de Michael Gerber) . ..................................................... 15
n

2 EMPREENDEDORISMO ................................................... 19 Caractersticas de um empreendedor ............................................... 19 Pode uma pessoa sem as caractersticas de um empreendedor tornar-se um bom empresrio? ....................................................................... 23
n

3 AS TEORIAS DA ADMINISTRAO ............................... Tudo comeou com Taylor .............................................................. Teoria da Administrao Cientfica . ................................................ Teoria Clssica da Administrao .................................................... Teoria das Relaes Humanas . ........................................................ Teoria da Burocracia Estruturalista .................................................. Teoria Neoclssica ........................................................................... Teoria Comportamental .................................................................. Teoria dos Sistemas na Administrao ............................................. Teoria da Contingncia ................................................................... Alm das Teorias ............................................................................. Concluses deste captulo . ..............................................................
n n

24 24 25 26 28 30 32 33 34 35 37 37

4 A CRIAO DO ESCRITRIO DE ENGENHARIA/ARQUITETURA ........................................ 39 Modelo de Negcio ......................................................................... 39 O Administrador Profissional .......................................................... 41 Crenas, Valores e Princpios ........................................................... 42 O passo-a-passo para abrir um escritrio .......................................... 45 O Plano de Negcio ........................................................................ 46 A Contabilidade da empresa . .......................................................... 47 O papel dos contadores na sobrevivncia das micro e pequenas

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

empresas (Cludio Raza) ................................................................. 49 O Contrato Social ........................................................................... 53 5 AS REAS DA ADMINISTRAO .................................... 60 Uma introduo ao estudo das grandes reas da Administrao ....... 60
n

6 ADMINISTRAO DA PRODUO ............................... 62 O conceito de Administrao da Produo ...................................... 62 Tarefas do Administrador da Produo ............................................ 62 Produtos de um Escritrio de Arquitetura/Engenharia .................... 63 Projeto ............................................................................................ 63 Consultoria e Assessoria .................................................................. 64 Insumos necessrios para a produo em Escritrios de Arquitetura/ Engenharia ...................................................................................... 65 O processo de transformao de insumos em produtos . .................. 67 Sistematizao de Processos (o desenvolvimento dos Algoritmos) .... 68 Algoritmo de Tarefa . ....................................................................... 70 Algoritmo de Servio . ..................................................................... 71 Ferramenta de Gesto (Ordem do Dia) ........................................... 74 Arranjos de Espao Fsico ................................................................ 78 Manual Interno de Procedimentos Operacionais ............................. 79 Definio do escopo dos produtos do escritrio (o que deve estar includo no servio oferecido ao mercado) . ..................................... 91 Determinao do tempo necessrio para a realizao de cada servio oferecido ao mercado ...................................................................... 86
n

7 ADMINISTRAO DE PESSOAS . .................................... Os conceitos de Administrao de Recursos Humanos .................... As Tarefas do Administrador de RH ................................................ Quem precisa de empregados .......................................................... Tarefas e rotinas operacionais de um escritrio ................................ Por que arquitetos e engenheiros relutam tanto em contratar uma secretria . ........................................................... Qual o jeito certo de contratar uma secretria ............................... O que o empregado quer (ou espera) do seu escritrio .................... O que o seu escritrio deve querer (ou esperar) dos seus empregados ....
n

91 91 91 91 93 95 96 97 97

NIO PADILHA

O treinamento dos empregados e o sucesso do escritrio ................. 98 Por onde comear . .......................................................................... 99 A poltica Geral de RH . ................................................................ 101 8 ADMINISTRAO FINANCEIRA 1 . .............................. 102 Os Conceitos Gerais de Administrao Financeira . ....................... 102 As Tarefas do Administrador Financeiro ........................................ 103
n

9 ADMINISTRAO FINANCEIRA 2 . .............................. 105 Quanto custa ter um Escritrio de Arquitetura/Engenharia . ......... 105 Custos de Instalao de um Escritrio de Arquitetura / Engenharia .... 105 Custo Fixo Operacional (quanto custa manter aberto um escritrio de Engenharia / Arquitetura, mesmo que no haja servio contratado ..... 109 Custo Direto de Produo (quanto custa produzir um projeto ou uma assessoria ou consultoria) .................................................. 118 Carga Tributria, Informalidade e Mortalidade Empresarial .......... 121 Concluso deste Captulo . ............................................................ 123
n

10 ADMINISTRAO FINANCEIRA 3 . ............................ Remunerao do Profissional em um Escritrio de Arquitetura/ Engenharia .................................................................................... Pro labore . .................................................................................... Remunerao sobre servios realizados .......................................... Distribuio de Lucros ..................................................................
n n

125 125 126 127 130

11 ADMINISTRAO FINANCEIRA 4 . ............................ 131 Uma reflexo sobre o valor comercial do seu tempo (ou de quanto podemos cobrar pelo uso do nosso tempo) ............. 132 Apresentao sumaria do novo modelo de precificao de servios de Arquitetura e de Engenharia . ............... 134 Uma palavrinha sobre precificao de servios de acordo com o senso comum .......................................................... 135 Uma discusso (necessria) sobre os modelos de precificao existentes (por que os modelos de precificao atualmente adotados esto equivocados - e porque eles continuam sendo utilizados) . ............. 136 Por que sou contra a existncia de Tabelas de Honorrios para Entidades de Classe ....................................................................... 141

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

Em cada Escritrio uma tabela prpria de honorrios . .................. 145 Um novo Modelo de Precificao para Servios de Engenharia e de Arquitetura .................................................................................... 147 12 ADMINISTRAO DO MERCADO .............................. 150 Tarefas do Administrador de Mercado (Gerente ou Diretor de Marketing) ............................................... 150 Breve histria do marketing no mundo ......................................... 151 A definio de Marketing .............................................................. 154 As caractersticas da prestao do servio e o marketing ................. 156 Diferencial Competitivo e Vantagem Competitiva ........................ 157 Breve apresentao da SCP e da RBV ............................................ 158 Heterogeneidade de Recursos e Diferencial Competitivo . .............. 159 Os Recursos de um Escritrio como fonte de Diferencial Competitivo ..... 161 Estrutura da empresa . .................................................................... 162 Imagem da empresa e dos seus proprietrios .................................. 163 Capacidade de Produo ............................................................... 163 Preparo Tcnico e empresarial ....................................................... 164 Redes de Relacionamento . ............................................................ 166 Concluses do Captulo ................................................................ 166
n n

PALAVRAS FINAIS ................................................................ 167

10

NIO PADILHA

PREFCIO
A dimenso empresarial do arquiteto/engenheiro
Conheci o engenheiro nio Padilha na situao de orientador de sua dissertao de Mestrado em Administrao ainda quando estava na Universidade do Vale do Itaja, em Santa Catarina. nio se apresentou como escritor e pensador sobre a atuao gerencial e empresarial do profissional de Engenharia e Arquitetura. De pronto identifiquei-me com suas propostas. Durante minha formao de engenheiro civil, mestre e doutor em Engenharia de Produo, o lado gestor desses profissionais sempre me interessou. Ainda na faculdade, iniciei uma empresa de garagem com um amigo estudante de Engenharia para o desenvolvimento de softwares comerciais, entrando no ento mundo dos computadores pessoais que no era acessvel para vrias empresas. Em seguida, empreendi dois prdios residenciais, projetos executados pela empresa de engenharia da minha famlia. Durante minha formao na psgraduao, especializei-me na gesto estratgica de empresas de construo e Engenharia. Passados 10 anos aps o trmino do meu doutorado, em atividades continuas como professor e pesquisador em Administrao no Brasil e no exterior, constato como as ideias que o nio Padilha colocara j em 1998 permanecem atuais. Este livro uma prova disto. Como tambm da sua qualidade como escritor e pensador. As dcadas de 1980 e 1990 e o incio da primeira dcada de 2000 no foram boas para a atividade da Arquitetura e Engenharia. O ciclo das grandes obras de infraestrutura da dcada de 1960 e 1970 terminara. O mercado imobilirio no decolava por falta de financiamento. Iniciativas engenhosas para viabilizar o autofinanciamento mostraram-se ineficazes. Como consequncia, vrios profissionais da rea migraram para outras reas, como o setor financeiro. Hoje o cenrio outro. Crdito mais acessvel e a srie de projetos de infraestrutura requerem profissionais capacitados e cada vez mais especialistas. O paradoxo desse movimento que enquanto a formao do engenheiro e do arquiteto se especializa crescentemente para lidar com essas demandas, a necessidade de desenvolver nesses profissionais competncias em gesto tambm aumenta exponencialmente. Tratar o engenheiro e o arquiteto como um profissional liberal simplesmente

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

11

retira-o do contexto organizacional. Esses profissionais no operam em um vcuo: eles devem gerenciar projetos, equipes, unidades organizacionais, interagir com clientes, dentro de uma cultura organizacional e seguindo uma estratgia competitiva. Nos captulos desta obra, nio Padilha apresenta de maneira detalhada e didtica os principais aspectos da dimenso organizacional dos escritrios de arquitetura e engenharia. nio sistematiza operaes e rotinas necessrias para a gesto dos escritrios ao mesmo tempo em que motiva e urge a reflexo do leitor sobre os pontos tcitos dessa atividade que devero ser apreendidos pela experincia. Um escritrio de Arquitetura ou Engenharia, por menor que seja, uma organizao. Por mais que o arquiteto ou engenheiro seja a pea central dessa organizao, ele necessrio, mas no suficiente. Haver necessidade de contratar pessoas, gerenciar a equipe e terceirizados para que a organizao oferte seus servios aos clientes. Talvez o grande desafio para esses profissionais seja aceitar e compreender a existncia dessa dimenso organizacional que os transcende. Diferentemente de normas tcnicas, ferramentas gerenciais no tem valor em si prprio. Elas so interpretadas, legitimadas e aceitas pelas pessoas da organizao. A utilizao de determinada ferramenta gerencial, como uma pesquisa de mercado, ou at mesmo uma planilha, pode ter vrios significados para pessoas diferentes. Enquanto para o arquiteto ou engenheiro a nica forma de se resolver um problema, para outros profissionais de seu escritrio pode significar uma perda de tempo, ou algo que impede novos insights e engessa a empresa. O leitor ter, portanto, neste livro um ponto de alavanca para enfrentar esses desafios da gesto dos escritrios de Engenharia e Arquitetura. Isso sem perder de vista a fina linha que separa a tecnologia da arte da gesto. Boa Leitura! Paris, novembro de 2012. Rodrigo Bandeira de Melo1

Engenheiro civil, mestre e doutor em Estratgia, Professor Ajunto na Escola de Administrao de Empresas do Estado de So Paulo da Fundao Getulio Vargas (FGV-EAESP) e professor convidado na Universit Paris Dauphine e Universit Lyon III
1

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

13

O DIA EM QUE EU ABRI O MEU ESCRITRIO DE ENGENHARIA

Me formei engenheiro eletricista pela Universidade Federal de Santa Catarina, em 1986. A primeira coisa que eu fiz assim que me formei foi ir para So Paulo. Era um sonho antigo. Uma paixo arrebatadora. Sempre quis morar em So Paulo e aquela era a hora! So Paulo me fascinava pela grandiosidade, pela diversidade de recursos, pelo acesso cultura e ao conhecimento (na poca no havia internet nem nada parecido). Estava decidido: eu seria mais um paulistano! Cheguei em So Paulo no dia 9 de julho de 1986. Dia de festa na cidade: a comemorao do aniversrio da Revoluo Constitucionalista de 1932. Logo consegui emprego e comecei a trabalhar (com Engenharia de Programao pela manh e Treinamento empresarial tarde). Morava ali no bairro Paraso e era rato da biblioteca do Centro Cultural So Paulo, na rua Vergueiro. Ganhava meu dinheirinho e colocava as contas em ordem... mas... Mas havia uma coisa com a qual eu no contava. Eu nasci numa cidade do interior de Santa Catarina (Rio do Sul) e morei dez anos em Florianpolis. Era um cara que gostava de andar na rua. Em Florianpolis fazia todos os meus caminhos a p. Caminhava de madrugada por qualquer rua, de qualquer bairro. As ruas de Florianpolis eram o meu quintal. Em So Paulo eu no estava em casa. E comecei a sentir os efeitos disso logo no segundo ms, quando minhas coisas foram roubadas do lugar onde eu morava. Algumas semanas depois, num supermercado, num momento de distrao (coisa de caipira), algum levou minha pasta, com documentos, dinheiro, trabalhos em andamento... Foi um episdio muito desagradvel, pois alm das perdas materiais, comeou a pesar a sensao de impotncia. Aquela desagradvel sensao de que o controle sobre a situao estava acima da minha capacidade. Nos meses seguintes, por mais que eu ficasse atento (paranico) ainda fui roubado outras duas vezes.

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

19

EMPREENDEDORISMO

Este livro no sobre empreendedores ou sobre empreendedorismo. Um profissional que possui um escritrio de Arquitetura ou de Engenharia nem sempre um empreendedor. Muitas vezes apenas algum que, num determinado momento da carreira, teve um ataque de empreendedorismo, como descrito no livro de Michael Gerber (citado no captulo 1). Portanto, o objetivo deste captulo permitir que voc, leitor, avalie a sua maior ou menor tendncia em ser (de fato) um empreendedor. Caso no seja, no desespere. Saiba que possvel ser um excelente empresrio sem ser empreendedor, pois uma coisa no depende da outra. Num estudo que fiz, durante o Mestrado em Administrao, foram relacionadas diversas caractersticas de empreendedores, mencionadas em artigos e livros escritos por mais de 40 autores do mundo todo abordando o tema empreendedorismo .
Ambio Autoconfiana Autonomia Autoridade Formal Bom Senso Busca de responsabilidades Busca pelo Poder Capacidade para analisar Riscos Capacidade para utilizar e controlar recursos Competitividade Comprometimento Comprometimento com Oportunidade Comprometimento com recursos Comunicao
3

Conhecimento Conhecimento Tcnico Contatos Pessoais Controle Interno Criatividade Determinao Dinamismo Disposio para assumir Riscos Dissociabilidade Estratgia Estrutura Administrativa Filosofia de Recompensas Flexibilidade Fora Idealizao

Aqui elas aparecem em ordem alfabtica. (Voc pode, se quiser, fazer um x diante das cinco caractersticas que voc considera ter com mais intensidade)

24

NIO PADILHA

AS TEORIAS DA ADMINISTRAO

Eu no tenho iluses. Talvez voc, leitor, no termine de ler este captulo. Porque Engenheiros e Arquitetos (geralmente) no gostam de ler nada que no seja diretamente ligado aos conhecimentos tcnicos das suas profisses. Alm disso, muitos deles consideram que Administrao uma coisa muito simples e que no necessrio estudar para se entender do assunto. Acreditam que Administrao se aprende na escola da vida. Como diz o meu amigo Roberto Caproni5, A universidade da vida uma excelente escola. O problema que as mensalidades so muito altas, pagase primeiro para se aprender depois e, na imensa maioria das vezes, leva-se muito tempo para aprender as coisas importantes. Alm do mais, o grande problema da escola da vida que ela mata todos os seus alunos no dia da formatura. Assim como meu amigo Caproni, eu tambm no recomendo a Escola da Vida para quem quiser se tornar um Administrador. No se deve esperar que os conhecimentos de Administrao necessrios para fazer uma empresa progredir sejam frutos do acaso ou do talento natural do profissional. Para administrar corretamente necessrio ter conhecimento e domnio das tcnicas. No coisa para principiante. E o seu escritrio de Arquitetura ou de Engenharia no deve ser exposto a esse risco. Portanto, prepare-se. Ajeite-se na cadeira. Voc ser apresentado s principais Teorias da Administrao bem como aos seus principais autores e divulgadores. Tentarei ser breve. Prometo.
n

TUDO COMEOU COM TAYLOR

Nos ltimos cento e vinte anos a Administrao tem sido desenvolvida a

Roberto Caproni. Dentista mineiro, que escreve excelentes livros sobre marketing para a rea da sade. http://www.caproni.com.br
5

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

39

4
n

A CRIAO DO ESCRITRIO DE ENGENHARIA/ARQUITETURA24

luz. E, por conta disso, a maioria dos escritrios de Engenharia e de Arquitetura passa por momentos muito duros nos primeiros anos de vida. Muitos desses momentos difceis podem ser evitados com algum conhecimento tcnico e planejamento racional. A primeira coisa a fazer quando se pensa em abrir um escritrio de Engenharia decidir qual a forma legal da constituio da empresa. O MODELO DE NEGCIO

Um profissional de Engenharia ou Arquitetura pode se estabelecer no mercado com um Escritrio Profissional sob a forma de Profissional Liberal Autnomo, ou em sociedade com outras pessoas. A Firma Individual constituda apenas por uma pessoa, sendo que a Razo social dessa o Nome do proprietrio. Essa forma de constituio usada quando a pessoa abre uma loja, por exemplo, e no tem scio. Porm, em algumas atividades de profisso regulamentada ( o caso da Engenharia e da Arquitetura) no aceito esse tipo de empresa. No caso de se estabelecer como autnomo, o profissional deve se registrar na Prefeitura e no Crea. No existe limite quanto ao rendimento mensal ou anual e nem quanto ao nmero de empregados, ou seja: no existem impedimentos para que o profissional contrate trabalhadores como empregados, desde que respeite as determinaes legais.

Para a construo da primeira parte deste captulo, sobre estruturao da empresa, o autor contou com a valiosssima contribuio de Edenir Niehues, contadora, no Escritrio Skala Contabilidade Ltda, em Balnerio Cambori-SC - http://www.skalcontabilidade.com.br
24

60

NIO PADILHA

REAS DA ADMINISTRAO

Como foi visto no captulo 3, sobre as Teorias da Administrao, a Teoria da Administrao Cientfica, de Taylor, dedica-se s questes relativas s Tarefas. Ao fazer, no cho de fbrica, o trabalho seguinte, a Teoria Clssica, de Fayol, tem como preocupao bsica a nfase na estrutura. A Teoria da Burocracia Estruturalista e, mais tarde, a Teoria Estruturalista seguem essa mesma preocupao prioritria com a estrutura. Mais tarde, a Teoria Neoclssica que combina conceitos da Administrao Cientfica, da Teoria Clssica e da Burocracia Estruturalista, segue com a nfase, tanto nas tarefas, quanto na Estrutura A Teoria das Relaes Humanas coloca em cena a preocupao com as pessoas. A Teoria Comportamental, que, como vimos, uma reviso ampliada e melhorada da Teoria das Relaes Humanas, segue dando nfase s Pessoas. O ambiente aparece como preocupao e objeto de anlise com o advento da Teoria da Contingncia. Posteriormente desenvolveu-se, no mbito dessa mesma Teoria, a nfase na tecnologia, particularmente para as Tecnologias da Informao. Como se v, cada uma dessas cinco variveis - tarefas, estrutura, pessoas, ambiente e tecnologia - foi em algum momento, objeto importante de alguma teoria administrativa, marcando o desenvolvimento da Teoria Geral da Administrao (TGA). E cada uma dessas teorias da Administrao procurou privilegiar ou enfatizar uma dessas cinco variveis, omitindo ou relegando a um plano secundrio todas as demais. Assim, a prpria administrao acabou por se dividir em reas,as grandes reas da Administrao, que so as seguintes: Administrao da Produo (ocupa-se da sistematizao de tarefas e operaes. A definio de como, onde e quando as coisas so feitas para que a empresa se torne produtiva);

62

NIO PADILHA

6
n

ADMINISTRAO DA PRODUO

SISTEMATIZAO DE PROCESSOS

Niguel Slack31 afirma que a produo a funo central das organizaes j que aquela que vai se incumbir de alcanar o objetivo principal da empresa, ou seja, sua razo de existir Podemos dizer que a Administrao da Produo consiste em organizar e controlar o processo produtivo, desde o acesso s matrias primas at a entrega ao cliente. o conjunto de atividades (processos) que transformam insumos (recursos) em bens e servios (produtos) que sero disponibilizados pela empresa para comercializao. Mas, o que significa ADMINISTRAO DA PRODUO para um escritrio de Engenharia ou Arquitetura? Quais so os processos? Quais so os insumos utilizados? Qual o produto de um escritrio de Engenharia ou Arquitetura? E como o processo produtivo pode ser definido, sistematizado e controlado? Vamos por partes. Primeiro vamos apresentar as tarefas e responsabilidades do Administrador da Produo, num Escritrio de Arquitetura ou de Engenharia: Desenvolver os Algoritmos (sistematizar os procedimentos) Emitir as Ordens do Dia (distribuir as tarefas de rotina); Responsabilizar-se pela execuo (sua prpria, de empregados ou de terceiros) das tarefas que resultem nos produtos que a empresa disponibiliza ao mercado; Definir os arranjos de espao fsico e equipamentos para que os servios sejam adequadamente produzidos;
31

SLACK, Nigel et al. Administrao da Produo. So Paulo. Atlas. 1999

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

91

7
n

ADMINISTRAO DE PESSOAS

A Administrao de Pessoas uma atividade essencial da empresa, cujo objetivo gerir, de forma estratgica, os seus recursos humanos. O Administrador de Pessoas, num escritrio de Arquitetura ou de Engenharia, a pessoa responsvel por: Planejar e implementar a poltica de recursos humanos do escritrio (o que inclui o plano de cargos, funes e remuneraes); Planejar e executar os processos seletivos; Planejar e organizar os treinamentos do pessoal; Controlar a folha de pagamentos (e encargos sociais correspondentes); Negociar frias, feriados e folgas com os empregados; QUEM PRECISA DE EMPREGADOS?34 Muitos escritrios de Arquitetura e de Engenharia, no Brasil, funcionam sem um nico empregado. Nem uma secretria. apenas o profissional que, sozinho, cuida de todas as tarefas. Infelizmente isso uma realidade em um nmero muito maior de escritrios do que a maioria de ns imagina. So o que eu chamo de euscritrios de Engenharia ou de Arquitetura Uma empresa (qualquer empresa, e isso inclui um escritrio de Arquitetura ou de Engenharia) deve utilizar os seus recursos para produzir aquilo que ir disponibilizar ao mercado (os produtos) proporcionando, assim,

Existe muita discusso (na minha opinio, sem necessidade) sobre como devemos nos referir s pessoas que trabalham nos nossos escritrios: empregados, funcionrios, servidores, colaboradores, clientes internos, parceiros, etc. Neste livro optamos pela palavra EMPREGADO pois entendemos que se a pessoa tem um emprego, trabalha em um emprego... ela , naturalmente, um empregado. No dicionrio o termo empregado definido como pessoa fsica que presta servios de carter contnuo a um empregador, sob a subordinao dele e mediante salrio.
34

102

NIO PADILHA

ADMINISTRAO FINANCEIRA

Se voc o responsvel pela administrao financeira do seu escritrio, existem algumas coisas que voc precisa saber. A primeira delas ... o que vem a ser, afinal, ADMINISTRAO FINANCEIRA? Comecemos pelo princpio: FINANAS so os recursos disponveis circulantes em espcie (ou seja: em dinheiro mesmo), que sero (ou podero ser) utilizados pela empresa em transaes e negcios com transferncia e circulao de dinheiro. Simples! O resultado financeiro , provavelmente, o indicador mais utilizado para determinar o sucesso ou o fracasso das estratgias de uma empresa. A Administrao Financeira considerada to importante porque a boa administrao das finanas de uma empresa pode garantir que as intenes de uma estratgia transformem-se em realidade. Em um escritrio de Arquitetura/Engenharia no poderia ser diferente. E existem vrios conceitos e instrumentos de Administrao Financeira que o profissional deve conhecer e dominar para enfrentar esse desafio. Basicamente, a Administrao Financeira (Administrao das Finanas) ocupa-se de analisar os recursos financeiros tanto no que diz respeito sua origem quanto ao seu destino. Ou seja: a administrao financeira precisa saber de onde vem, quando e como o dinheiro entra na sua empresa e tambm como, quando e pra onde vai o dinheiro. Administrar as finanas exige organizao e disciplina. Exige conhecimentos bsicos de Contabilidade e de Economia, alm de mtodos de controle cuja sofisticao deve ser adequada ao volume de recursos e quantidade de movimentaes da sua empresa. Para uma empresa muito pequena, por exemplo, uma caderneta de anotaes pode ser suficiente. Para uma grande empresa, um servidor de muitos Terabytes e centenas de terminais... E para o seu escritrio, o que voc achar que suficiente.

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

105

9
n

ADMINISTRAO FINANCEIRA 2

QUANTO CUSTA TER UM ESCRITRIO DE ENGENHARIA/ARQUITETURA? Essa uma pergunta interessante e que tem uma resposta complexa, porm muito relevante. Saber quanto custa abrir um escritrio, quanto custa mant-lo aberto/ funcionando e quanto custa produzir servios nele, o primeiro passo para dimensionar corretamente os resultados obtidos. Quem no tem conhecimento e controle dos custos no tem como saber se est ganhando dinheiro ou tendo prejuzo. Por isso as prximas trs sees vo nos mostrar quais so os custos que precisam ser considerados em cada uma dessas trs situaes: OS CUSTOS DE INSTALAO Quanto custa abrir um escritrio de Arquitetura/Engenharia?
n

Abaixo apresentaremos os custos de abertura de um escritrio de Arquitetura/Engenharia simples, para um profissional ou para uma sociedade entre dois, trs ou quatro profissionais. Observe que, na lista que apresentamos a seguir, no esto alocados os valores, pois eles mudam em razo do tipo e tamanho do escritrio e tambm em funo da cidade ou unidade da federao onde a empresa ser instalada. Voc dever copiar esta lista para uma planilha (Excel, por exemplo) e acrescentar a coluna de valores, para iniciar o seu planejamento42.

Um modelo de planilha Excel atualizada com os custos de abertura, manuteno e produo de um escritrio de Arquitetura/Engenharia est disponvel no endereo http://www. eniopadilha.com.br/administracao (utilize a senha disponvel na ltima pgina deste livro)
42

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

125

10
n

ADMINISTRAO FINANCEIRA 3

REMUNERAO DO PROFISSIONAL

Geralmente, se o escritrio de Engenharia ou de Arquitetura tem um nico profissional como proprietrio, o que acontece mais ou menos o seguinte: as contas vo sendo pagas com dinheiro, cheque ou carto, que tanto podem vir da conta do escritrio como da conta pessoal do profissional. Depende de qual carto ou talo de cheques est mais mo ou, de qual saldo ou limite est mais adequado quela despesa. No comeo, o profissional tem a iluso de que est fazendo o controle de cabea... depois de alguns meses, ele se d conta de que o mximo que ele consegue controlar o saldo das contas. No existe controle algum sobre a origem e o destino dos recursos financeiros. Pior: no h controle algum sobre o que so despesas pessoais e o que so despesas do escritrio. Se o escritrio tem scios, o controle geralmente um pouco mais rigoroso. Ainda assim, comum que os scios paguem as contas do escritrio com dinheiro prprio, que depois dever ser devidamente ressarcido, claro. Esse controle de ressarcimentos nem sempre rigoroso, mas... j bem melhor. Nos dois casos, no entanto, uma coisa comum: no existe uma clareza quanto ao valor do rendimento do profissional no escritrio. Pior: em alguns casos, tem-se a iluso de que os profissionais sabem quanto ganham, o que quase nunca verdade! (mais adiante saberemos porque). No captulo anterior, quando falamos dos custos de manuteno do escritrio, dissemos que estvamos em busca da resposta pergunta qual o salrio efetivamente recebido pelo profissional proprietrio ou scio do escritrio?. Pois bem. Pode-se dizer que a remunerao do profissional scio ou proprietrio de um Escritrio de Arquitetura ou de Engenharia se d em

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

131

11
n

ADMINISTRAO FINANCEIRA 4

A PRECIFICAO DOS SERVIOS

Duas coisas importantes: 1) se voc, por acaso, pulou os captulos anteriores e veio direto para este... sinto muito. Voc ter de voltar. Porque a compreenso deste captulo depende totalmente do perfeito entendimento dos conceitos apresentados nos captulos anteriores. Todos os captulos. Portanto, volte l, por favor. Conversaremos mais tarde. 2) Este captulo pretende apresentar um NOVO MODELO DE PRECIFICAO PARA SERVIOS DE ARQUITETURA E DE ENGENHARIA. Para que o modelo de precificao seja implementado necessrio que haja um controle financeiro eficiente e que algumas informaes sejam conhecidas pelo Administrador. Essas informaes so as seguintes: a) Valor fixo mensal (pr-labore) que remunera as atividades dos profissionais responsveis pela Administrao do Escritrio45; b) Valor pago aos profissionais pela participao na produo dos servios realizados pelo escritrio46; c) O lucro que o escritrio pretende obter em cada tipo de servio oferecido ao mercado; d) Qual o custo da estrutura existente no escritrio (os custos de instalao); e) O custo fixo operacional do escritrio (quanto custa manter o escritrio aberto, mesmo quando no h trabalhos contratados); f ) O custo direto de produo de cada tipo de trabalho;
45 46

Veja a Tabela 1: Atividades do Administrador Financeiro, na pgina 103 Veja o item b) REMUNERAO SOBRE SERVIOS FATURADOS, na pgina 127

150

NIO PADILHA

12

ADMINISTRAO DO MERCADO

O sonho de consumo de 9 em cada 10 arquitetos ou engenheiros ter autoridade no seu local de trabalho, liberdade de escolhas sobre horrios e autonomia sobre a organizao do ambiente. E, claro, ter trabalho sobre sua mesa para ser realizado, todos os dias. E que esse servio seja muito bem remunerado. Isso no chega a ser uma utopia, evidentemente. Muita gente at consegue isso. Mas, infelizmente, para a maioria dos profissionais, isso no passa de um sonho. Porque, alm de todas as questes administrativas que precisam ser enfrentadas (j vistas nos captulos anteriores deste livro) ainda tem a questo do mercado: os servios precisam ser contratados. Algum precisa lidar com os clientes antes de eles virarem clientes. Algum precisa colocar o trabalho sobre a mesa do profissional. a que entra o Administrador de Mercado (o diretor ou gerente de marketing). Ele ser responsvel pelas seguintes tarefas: Determinar os servios que sero disponibilizados pelo Escritrio ao mercado; Conceber as estratgias de obteno de Diferenciais Competitivos (que tero como decorrncia a vantagem competitiva); Determinar os clientes de interesse do Escritrio Determinar, em sintonia com o Administrador Financeiro, os preos dos servios oferecidos ao mercado pelo Escritrio; Planejar e Executar os ambientes de trabalho no que diz respeito ao impacto que eles tero na percepo que os clientes podem vir a ter sobre o Escritrio e seus produtos; Conceber e executar a identidade visual do Escritrio bem como todos os instrumentos de comunicao direta. Planejar e executar os impressos de comunicao institucional do Escritrio (Carto de Visitas, Folder, Portiflio, etc) Planejar e executar os contatos de prospeco de novos Clientes

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

167

PALAVRAS FINAIS
Este livro tem Doze Captulos. E podemos tirar dele uma dzia de Concluses (no necessariamente uma por captulo). 1) Abrir um escritrio de Arquitetura/Engenharia requer algumas caractersticas ou habilidades de empreendedor. Mas exige, sobretudo, a percepo de que um negcio prprio uma responsabilidade que vai alm das questes meramente tcnicas ou financeiras. Um Escritrio de Arquitetura/Engenharia deve servir aos clientes (produzindo servios de qualidade), aos empregados e fornecedores (inspirando confiana e tranquilidade), aos colegas profissionais (valorizando a profisso) e, principalmente, ao prprio arquiteto/engenheiro (garantindo as melhores condies de exerccio profissional digno, produtivo e lucrativo); 2) O primeiro passo para a abertura de um escritrio deve ser a anlise cuidadosa das alternativas de Modelo de Negcio. Escritrio Individual, Sociedade Simples, Associao entre profissionais ou sociedade entre multiplos profissionais so Modelos de Negcios que tm prs e contras que merecem uma ateno detida dos empreendedores iniciantes. 3) possvel abrir uma empresa sem um Plano de Negcio. Muita gente faz isso. Mas tambm possvel construir uma casa sem projetos de Arquitetura e de Engenharia. E os arquitetos e engenheiros sabem muito bem o que isso significa. 4) A ESTRATGIA aquilo que a empresa faz, sistematica e deliberadamente, para atingir os seus objetivos e cumprir a sua misso. E a maneira como uma empresa administrada deve refletir a sua estratgia. Portanto, a estratgia anterior Administrao e a Administrao deve ser entendida como a arte de transformar a ESTRATGIA em ROTINA. 5) As teorias da Administrao (desde Taylor e Fayol at os dias de hoje) so