You are on page 1of 73

REA DE ALMACN PRESENTACION....3 OBJETIVOS.....4 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Conceptos.5 1.2. Principales Responsabilidades. . 5 1.3. Importancia. 5 1.4.

Organizacin6 1.5. Relaciones internas e interdepartamentales.....9 1.5.1 Relacin Interna 1.5.2 Relacin Interdepartamental 1.6. Sistemas: manual y/o mecanizado10 1.6.1 Sistema Manual 1.6.2 Sistemas Mecanizados a) AVALON b) SAP 1.7 Instalaciones, Equipamiento Y Materiales De Trabajo15 1.7.1 Instalaciones 15 1.7.1.1 Planificacin y organizacin fsica del almacn 1.7.1.2 Ubicacin Fsica De La Bodega 1.7.1.3 Espacio De Almacenamiento 1.7.2 Equipamiento20 1.7.3 Materiales20 1.7.3.1 Documentos De Control20 2. DESCRIPCIN DE PUESTOS Y FUNCIONES 2.1 Jefe Del Economato.32 2.2 Segundo Jefe De Economato32 2.3 Encargado De Economato...32 2.4 Bodeguero..32 2.5 Ayudante De Economato..32 3. OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS 3.1. 3.2. 3.3. Polticas del rea...34 Criterios Generales Del Proceso De Almacenaje En Un Hotel34 Procesos De Almacenamiento34 I.- RECEPCIN35 II.- ALMACENAMIENTO36 2.1 Tipos De Almacenamiento De Productos 2.2 Reglas generales de almacenamiento 2.3 reas de almacenamiento para alimentos III.- MOVIMIENTO..42 3.1 Flujos de Entrada y Salida IV.- INFORMACIN44 4.1 Codificacin de Materiales

4.1.1 Sistemas de codificacin 4.2 Vas de informacin 4.2.1 Informacin para gestin 4.2.2 Identificacin de Ubicaciones 4.2.3 Identificacin y trazabilidad de mercancas V.- CONTROL DE INVENTARIOS50 5.1 Definicin de Inventario 5.2 Objetivo del inventario 5.3 Costos del inventario 5.4 Planificacin de las Polticas de Inventario 5.5 Tipos de Inventarios 5.6 Periodo de inventariacin 5.7 Actividades En La Toma De Inventarios 5.7.1Conteo 5.7.2Diferencias (Sobrantes o Faltantes) 3.3 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS55 3.3.1 Recepcin Y Guarda De Bienes En El Almacn 3.3.2 Identificacin De Bienes Y Materiales En Almacn 3.3.3 Recepcin De rdenes De Compra Y Requisiciones 3.3.4 Salida De Bienes Del Almacn 4. TALLERES..61 Caso 1 Caso 2 5. EVALUACIN.62 5.1. Diseo del examen escrito objetivo 5.2. Clave de respuestas 6. GLOSARIO..64 7. BIBLIOGRAFIA.........................................................................66 8. ANEXOS..67

PRESENTACION

Es de conocimiento previo que el Turismo, constituye una alternativa de crecimiento y desarrollo econmico que permite aumentar el bienestar socioeconmico y sociocultural de un lugar, es as que el sector de la hotelera constituye una parte imprescindible para el desarrollo de sta actividad, los establecimientos de hospedaje en los ltimos aos han ido en aumento a causa del incremento de demanda turstica hacia nuestra Regin, por lo que cabe resaltar el papel que desempean y cuan importantes son como ente de desarrollo econmico, social y cultural. El rea de Almacn se halla inmersa dentro de todo establecimiento de hospedaje ya que al ser el encargado de suministrar productos necesarios para el normal desempeo de funciones del resto de reas de un hotel, no debe estar ausente, ya que al igual que el resto de reas forma pieza importante para brindar un servicio eficiente y de calidad al 100%. El Manual del rea de Almacn nos muestra una idea sobre el desempeo de funciones que ejecuta el personal del rea, as como los procesos que se realizan dentro de sta y los equipos, mobiliario y documentos que hacen posible un correcto y eficiente desarrollo de actividades. Cabe resaltar que gracias a la tecnologa y por ende la implementacin de Softwares en gestin hotelera y ms an en Gestin de Almacenes se hace posible que el trabajo sea eficaz y eficiente de manera que se pueda brindar un servicio de calidad para satisfacer y superar las expectativas del husped.

REA DE ALMACN

OBJETIVOS:
El actual manual para el puesto de almacenista, brinda variedad de informacin en sta rea, desde el diseo de instalaciones de un almacn, equipo necesario para su correcto funcionamiento, hasta las funciones que desempea el personal, as como algunos sistemas de gestin utilizados a nivel internacional y otros aplicados a la realidad de nuestra regin. Lo que permitir ampliar conocimientos en sta rea y lograr un eficiente desenvolvimiento de las funciones dentro de una empresa.

DEL MANUAL
El principal objetivo del Manual es Brindar una Herramienta de Apoyo esencial para el desempeo laboral; hacia aquellas personas que ocupen o deseen ocupar algn cargo en sta rea sobre las actividades que se realizan en sta as como ampliar sus conocimientos y experiencias.

1. ASPECTOS GENERALES 1.1 CONCEPTOS

El personal que labora en sta rea consta bsicamente de dos personas: El Jefe de Almacn y el Bodeguero, a stos se les pueden agregar un Segundo Jefe de Almacn y un Ayudante, esto depende a polticas del hotel y el tamao que ste tenga. La Gestin de un almacn ya sea dentro de un establecimiento hotelero o no, se entiende como un sistema que determina los criterios para seleccionar el material que ha de salir del almacn para atender una peticin concreta. La importancia de este sistema radica en que incide directamente sobre el perodo de permanencia de los productos en el almacn. La principal funcin de un Almacn General es la guarda, custodia y conservacin de bienes, tres aspectos que garantizan que la mercanca depositada est en un mismo espacio, segura de no ser robada ni maltratada, y vigilada en su tiempo de vida.

1.2

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

El concepto de almacn ha ido variando a lo largo de los aos, ampliando su mbito de responsabilidad dentro de la funcin logstica. Actualmente, la gestin de Almacenes se define como: Proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas, semi elaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos generados. As, el mbito de responsabilidad del rea de Almacenes nace en la recepcin del elemento fsico en las propias instalaciones y se extiende al mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento (proceso, trasporte o consumo), guardando evidencia de ello.

1.3

IMPORTANCIA

La razn de ser de un almacn nace de la natural imposibilidad de practica de reducir a cero el lapso de tiempo entre la preparacin para el consumo de un elemento material y el acto en si del consumo. Tambin existen razones puramente financieras que dan sentido al uso de almacenes as por ejemplo resulta mas rentable realizar aprovisionamiento en grandes cantidades para reducir los precios, a pesar de necesitar mayor espacio para su almacenamiento o realizar movimientos de materiales en grandes cantidades. Para el sector hotelero el almacn es importante bsicamente por:

Reduccin de tareas administrativas Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos Mejora de la calidad del producto Optimizacin de costes Reduccin de tiempos de proceso Nivel de satisfaccin del cliente 1.4 ORGANIZACIN

Entre las diferentes disposiciones dentro de un organigrama, la gestin del almacn suele colgar de los departamentos de Compras, Produccin o Logstica y siempre en los niveles inferiores, a excepcin de las organizaciones o centros de trabajo entre cuyas actividades principales est el almacenamiento. Aplicando la perspectiva de la gestin de por procesos, el organigrama interno de un almacn puede estar constituido por responsables de cada sub proceso. As e independientemente del tamao de la empresa y, en particular de los almacenes, la gestin de un almacn estar constituida por responsables para cada uno de los procesos.

El responsable de Almacn es el encargado de que las actividades que se llevan a cabo en el almacn se ejecuten de acuerdo a la planificacin y organizacin de la cual tambin es responsable, mientras que los otros tres responsables lo hacen de sus correspondientes sub procesos. El responsable de Recepcin debe controlar y supervisar las actividades que se realizan desde la entrada de las mercancas hasta su traslado a la zona de almacenamiento estable, lo que implica las inspecciones de recepcin, la identificacin y su mantenimiento en zona temporal hasta su traslado a una zona de almacn definitiva. El responsable de Almacenamiento abarca en su mbito de actuacin la ubicacin de las mercancas en las zonas ms apropiadas, as como su conservacin en las mejores condiciones.

El Responsable de Movimiento debe asegurar que se cumplan las normas de traslado de las mercancas almacenadas entre zonas de almacn o su salida de almacn hacia procesos que le aporten valor aadido al producto o al exterior para su expedicin a cliente o a otra instalacin de la compaa. Finalmente, es responsabilidad de los cuatro que la informacin se genere y fluya de la manera ms ptima para la organizacin.

ORGANIGRAMA DE UN HOTEL DE 5 ESTRELLAS En grandes hoteles como en los de 5 estrellas el subdepartamento de economato y bodega depende de alimentos y bebidas, como se puede observar en el siguiente organigrama

ORGANIGRAMA EN UN HOTEL DE 3 ESTRELLAS A diferencia de la organizacin en grandes hoteles el rea de almacn, en hoteles ms pequeos depende del departamento comercial o administracin. Segn este organigrama, ejerce la funcin de lnea y forma parte del departamento de compras, el cual a su vez se halla inserto en la Divisin Comercial.

1.5

RELACIONES INTERNAS E INTERDEPARTAMENTALES 1.5.1 RELACIN INTERNA

Consiste en la toma de decisiones, flujo de informacin y otros acuerdos entre el jefe de almacn y sus subordinados, como fechas y horarios de inventariacin, entrega de pedidos, recepcin de vales, entre otros.

1.5.2

RELACIN INTERDEPARTAMENTAL

Al ser el proveedor directo el rea de Almacn tiene con todas las reas del hotel, ya que todas stas pueden solicitar algn artculo necesario para el desempeo eficiente de sus funciones los que se otorgarn previa entrega del VALE DE PEDIDOS.

Con el Departamento de contabilidad - Participar con el apoyo de personal entendido en el levantamiento de inventarios. - Al finalizar los inventarios; de acuerdo al resultado de cada almacn, realizar la apertura de cargos de cuenta con carcter transitorio. Con el Departamento de Auditoria interna: El departamento de auditora interna participar del levantamiento fsico del inventario en calidad de observadora en los almacenes. 1.6 SISTEMAS: MANUAL Y/O MECANIZADO 1.6.1 SISTEMA MANUAL Tipo de gestin mediante el uso de formatos y el llenado de estos segn el caso lo requiera. Es decisin del hotel si continuar con el uso de ste tipo de sistema o si utiliza un sistema de gestin mecanizado. La mayora de establecimientos hoteleros opta por usar ste sistema de gestin para almacenes. 1.6.3 SISTEMAS MECANIZADOS a) SISTEMA DE GESTIN AVALON Es una gestin profesional e integrada que cubre todas las reas funcionales que se encuentran en una cadena hotelera vacacional, de ciudad o mixta, con Hoteles o Resorts ubicados en cualquier parte del mundo. Compras y Almacenes

Avalon presenta una eficaz y flexible gestin de almacenes y compras. El tratamiento de productos y proveedores contiene avanzadas y novedosas caractersticas que le permitirn sacar el mximo beneficio a la utilizacin del producto: asignacin automtica de almacenes, bsqueda optimizada de proveedores, seguimiento y control de stocks, flujo de autorizaciones, centralizacin de procesos, etc. Adems de la asignacin manual, los productos pueden asignarse a los almacenes de forma automtica al realizar cualquier movimiento. Con esta asociacin, adems de controlar el stock y precio medio por almacn, podremos definir para diferentes periodos el stock mximo, medio y mnimo deseado para cada uno de ellos. Segn la poltica que quiera aplicar a precios y descuentos, podemos incluir la zona como un hecho diferenciador de los mismos. Si esto es as, podemos encontrarnos con que cada proveedor haga su propia distribucin geogrfica de las distintas zonas en las que estn situados nuestros almacenes. Entrada y gestin de pedidos:

Los diferentes departamentos de cada hotel pueden hacer solicitudes de mercanca al almacn economato. Posteriormente, el responsable del economato determina como se va a servir esta mercanca. Para las configuraciones con central de compras, al recibir las solicitudes en la central se decidir de donde se va a servir la mercanca, se puede generar un traspaso al almacn economato del hotel correspondiente o bien un pedido al proveedor para que este lo sirva en los hoteles correspondientes.

Esta informacin ya viene predefinida por el sistema. En la central, al registrar los traspasos y los pedidos se generarn documentos individuales para cada hotel, que se replicarn para su tratamiento en el mismo. En el caso de los traspasos se descontar el stock correspondiente en el almacn de la central. Los pedidos de los hoteles se reciben de forma normal cuando el proveedor entrega la mercanca. Para aquellos pedidos que provienen de la central de compras los albaranes generados se replicarn a dicha central para la posterior conformacin de las facturas.

Consulta de stocks por almacn:

Todos los documentos (solicitudes, traspasos, pedidos, albaranes, facturas, etc.) pueden incluir comentarios mltiples. Adems, se pueden crear segn las necesidades de cada usuario, aunque existen modelos predefinidos que se adaptan a las necesidades estndar de la mayora de clientes.

Con una potente definicin de escandallos y despieces podr controlar los precios de coste, tanto de sus mens, como de las cartas de bares y restaurantes. Obteniendo ratios por persona, regmenes, artculos vendidos, etc. Puede disponer de una poltica de autorizaciones para los distintos procesos de gestin de la mercanca y una total trazabilidad de dichas autorizaciones. Con esta gestin podr controlar, por ejemplo, la compra de material que supere un determinado importe y que solamente las personas autorizadas puedan realizar dicha compra. Todo el mdulo de Compras y Almacenes se integra funcionalmente con el sistema contable que disponga el cliente, y de forma nativa con Microsoft Dynamics NAV; igualmente, la integracin con el resto de mdulos de Avalon permite un exhaustivo registro de artculos de venta (composicin de productos comprados) consumidos en Bares, Restaurantes, SPA, Salas, etc.

b) SISTEMA DE GESTIN SAP SAP es un software para la gestin de almacenes, puede optimizar las actividades de almacn, incluido el procesamiento de entrada y de salida, la gestin de instalaciones y el almacenamiento, el inventario fsico y el cross-docking planificado y oportuno. Las ventajas que ofrece SAP son: Reduccin de cargas de datos manuales. Ayuda en la seleccin del material para su posterior despacho. Organizacin automtica del sistema que gua al operador en todos sus trabajos. Inventarios reales (lo que se traduce en cero prdidas de materiales y una contabilidad certera del material que sale y que est en el depsito). Optimizacin de los procesos administrativos- transacciones en lnea y en tiempo real.

1.7

INSTALACIONES, EQUIPAMIENTO Y MATERIALES DE TRABAJO 1.7.1 INSTALACIONES

1.7.1.1 PLANIFICACION Y ORGANIZACIN FISICA DEL ALMACEN Este subproceso alcanza actividades de carcter estratgico y tctico, al tener que dar solucin a las necesidades de recursos y ubicaciones en lnea con las polticas y objetivos generales de la empresa: como por ejemplo, la modalidad de gestin de almacenes, su ubicacin, los recursos tcnicos, talentos humanos necesarios, o la planificacin de cada uno de los tres procesos operativos (recepcin, almacn y movimiento). MODELOS DE ORGANIZACIN FSICA DE LOS ALMACENES

1.7.1.2

Ubicacin De Los Almacenes

Consiste bsicamente en verificar el rea disponible para el almacenaje, su forma y dimensin, la distribucin del rea de almacenamiento (movimiento de entradas y salidas de los bienes permitiendo que esto se realice sin dificultades y con el menos costo posible). Este factor contempla las condiciones ambientales, de temperatura, humedad, visibilidad, iluminacin que se requieren para mantener adecuadamente los artculos almacenados. Tambin contempla la seguridad que la zona debe prestar para el almacenamiento. Los almacenes deben de ser lo suficientemente seguros para impedir sustracciones, ventilados y secos para que no se perjudique las existencias de mercaderas y de fcil acceso para reducir el costo. Tamao De Los Almacenes

El tamao de un almacn es otro de los aspectos a considerar en la planificacin y organizacin de la gestin de almacenes, puesto que una errnea decisin puede provocar consecuencias considerables referentes a costes. Un almacn debe ser dimensionado principalmente en funcin de los productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero adems de estos, intervienen otros factores que deben ser considerados para dimensionar el tamao de un almacn como: La capacidad de un almacn es expresado habitualmente en metros cuadrados (m 2) o en metros cbicos (m3) de espacio. La medicin del volumen en metros cbicos es sin dudad la mejor opcin de ambas sobre todo, conforme van apareciendo sistemas de manipulacin y almacenaje que hacen practicables los espacios menos accesibles del almacn; entre ellos la altura. Diseo y Lay - out de los almacenes El lay out de un almacn debe asegurar el modo mas eficiente para manejar los productos que en el se dispongan. As, un almacn alimentado continuamente de existencias tendr objetivos de lay out y tecnolgicos diferentes que otro almacn que inicialmente almacena material primas para una empresa que trabaje bajo pedido. Cuando se realiza el lay out de un almacn, se debe considerar la estrategia de entradas y salidas del almacn y el tipo de almacenamiento que es ms efectivo, dadas las caractersticas de los productos, el mtodo de transporte interno dentro del almacn, la rotacin de productos, el nivel de inventario a mantener, el embalaje y pautas propias de la preparacin de pedidos. Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales ms eficientes y efectivos de los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de un almacn. Los riesgos que surgen a las actividades del almacn son: De seguridad (tanto de los empleados como ante robos). De control de autorizacin De control de inventario Sanitarios De manipulacin de productos Estos riesgos pueden ser prevenidos fomentando actitud de trabajo entre los empleados, implementando adecuadas medidas de seguridad e implantando un sistema de almacenaje efectivo que gestione el almacenamiento y flujo de materiales, productos dentro del almacn. Los objetivos del diseo de los almacenes son facilitar la rapidez de la preparacin de los pedidos, la precisin de los mismos y la colocacin mas eficiente de las existencias, todos ellos en pro de conseguir ciclos de pedido mas rpido y mejor servicio al cliente.

A la hora de disear un almacn se debe distinguir entre dos fases bien diferenciadas: DISEO DE LAS INSTALACIONES

Debe incluir: Numero de plantas: preferentemente almacenes de una planta Planta del almacn: diseo en vista de planta de la instalacin Instalaciones principales: columnado, instalacin elctrica, ventilacin, seguridad contra incendios, medioambiente, eliminacin de barreras arquitectnicas. Materiales: principalmente se debe tener en cuenta el material de los suelos los cuales deben tener presente el movimiento, la higiene y la seguridad.

ZONAS DE UN ALMACN a) Recepcin: Zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin. b) Almacenamiento, reserva o stock: Zonas destino de los productos almacenados. De adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye zona especfica de stock para mercancas especiales, devoluciones, etc. 1. Stock mximo: Es la misma capacidad instalada, esta determinada por la capacidad instalada del almacn, esta en funcin del espacio asignado para el almacenamiento de un producto. Ejemplo: cmara frigorfica. 2. Stock mnimo: Es el margen de producto teniendo en cuenta la demanda del producto y el tiempo de demora del proveedor en abastecernos.

Para determinar se basa en Estadsticas RATIOS que es un porcentaje de almacn o promedios (tendencias del cliente en las ventas + capacidad instalada + costos + tiempo de demora, +, etc.) En ningn caso el stock debe exceder el limite mximo, a efectos de evitar las existencias desmedidas, ni tampoco debe ser inferior al limite mnimo porque ello podra ocasionar entorpecimientos a la produccin y las ventas, por lo tanto el departamento de almacn debe comunicar con la debida anticipacin al departamento de compras para la reposicin del stock. Todo movimiento de entrada o salida de los bienes debe hacerse mediante la respectiva documentacin para impedir filtraciones o irregularidades y controlar las existencias. c) Preparacin de pedidos o picking: Zona donde son ubicados las mercancas tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparados para expedicin. d) Salida, verificacin o consolidacin: Desde donde se produce la expedicin y la inspeccin final de mercancas. e) Paso, maniobra: Zonas destinadas al paso de personas y maquinas. Diseadas tambin para permitir la total maniobrabilidad de las maquinas. f) Oficina: Zona destinada a la ubicaron de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de almacn. Los sistemas de produccin Just in Time (JIT), eliminan o minimizan al mximo las zonas de almacenamiento para las mercancas de entrada. En estos sistemas acta mas como centro de consolidacin ms que de almacenaje. 1.7.1.3 UBICACION FISICA DE LA BODEGA: BODEGA Es el lugar destinado al almacenamiento, conservacin y, sobre todo, control de vinos y licores. Las condiciones principales a tener en cuenta en este tipo de almacenes son dos: 1- Ubicacin: a. Fcil acceso desde el exterior. b. Situacin contigua al lugar donde recepcionemos la mercanca. c. Debe estar separado totalmente de puntos de contaminacin, olores, humos o de calderas. d. Deben estar prximos a las vas de comunicacin con los departamentos de produccin. 2- Factores ambientales: Se cuidan mucho este tipo de factores sobre todo en bodega. a. Debe existir ventilacin. b. Humedad constante c. Temperatura controlada.

La capacidad del economato y Bodega tiene que ser lo suficientemente grande como para poder soportar el stock exigible al sistema de trabajo elegido. Los suelos han de ser antideslizantes y las estanteras de material anticorrosivo. El acceso a este departamento est restringido slo al propio personal del mismo. 1.7.1.4 ESPACIO DE ALMACENAMIENTO

En un hotel existen varios almacenes, ejemplo: Para lencera, vajilla y menaje, vveres (secos o frescos), mantenimiento, etc. Almacn general Cuarto nico de fro: Est compuesto por dos cmaras : De conservacin o frigorficas y de congelacin Almacn de alimentos y bebidas Almacn de productos de limpieza Lencera Menaje y vajilla Repuestos y materiales de taller

1.7.2 EQUIPAMIENTO El equipo para almacenamiento, consiste en: Estanteras (racks) Tarimas Andamios Anaqueles Estantes Escaleras de tijera y otras especiales (de rieles) Balanzas de plataforma, balanzas de precisin Congeladora, conservadores (cuartos fros) Carros de carga de traccin humana.

1.7.3 MATERIALES

1.7.3.1 DOCUMENTOS DE CONTROL: PROPUESTA DE PEDIDO Para nuestras relaciones con los proveedores, as como para nuestra tesorera, nuestra contabilidad y control de existencias, el sistema de compras es fundamental. Por tanto el documento bsico es la Propuesta De Pedido. Los jefes de distintos departamentos del hotel, en funcin de sus necesidades y en base a los informes de previsin de llegadas y ocupacin, deben elaborar las propuestas de pedidos.
HOTEL FIRMA FECHA ORDEN DE COMPRA Fecha: Confirmacin: Modificacin: Anulacin: EXIST. ACTUAL EXIST. MINIMA EXIST. MAXIMA PRECIO COSTE PRECIO VENTA CANTIDAD RECIBIDA DIF +/-

CODIGO

ARTCULO

CANTIDAD PEDIDA

OBSERVACIONES:

La Propuesta de Pedido tiene doble misin de impedir las compras no autorizadas y facilitar la recepcin de los productos. ENTRADA DE ALMACEN Registrar los bienes y materiales adquiridos por el hotel mediante el formato de entrada a almacn. Distribucin : - Original departamento de contabilidad - Primera al responsable de logstica

ENTRADAS DE ALMACN
REQUISICIN: PROVEEDOR CODIGO DESCRIPCIN DEL BIEN PEDIDO: CANTIDAD UNIDAD FECHA: FACTURA: P.U. TOTAL

SUB TOTAL I.G.V. TOTAL RECIBE ALMACENISTA:

TARJETA KARDEX

No es ms que un registro de manera organizada de la mercadera que se tiene en una bodega. Generalmente, para poder hacerlos hay que hacer un inventario de todo el contenido que tiene la bodega, y determinar la cantidad, un valor de medida, y el precio unitario, esta informacin pasara a ser el inventario inicial con el que se parte. Luego se pueden clasificar los productos por sus caractersticas comunes, y una vez que se hace todo eso se puede llenar los Kardex, que se pueden encontrar en papeleras o en cualquier programa contable. En estos registros se hace una tarjeta de kardex por producto, en donde se registra el nombre del producto, el cdigo del producto, la cantidad existente, unidad de medida el valor unitario y el valor total, y de ah en adelante se seguir registrando en el mismo kardex todas las salidas y entradas del producto, y cada una de estos procesos se ira registrando los mismos datos, es decir la cantidad del producto que entr, la unidad de medida, el valor unitario y el total. Tambin hay que tomar en cuenta que para efectos de valorizacin de ese inventario , se utilizan diferentes mtodos: los ms comunes son el LIFO, FIFO; Promedio Ponderado, Promedio o ultimo precio, dependiendo del mtodo que se utilice, el valor del producto aumenta o disminuye, y el orden en el que salen o entran las mercaderas tambin vara. N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 CONCEPTO N Descripcin del articulo Clave de articulo Unidad de medida Mnimo Mximo Punto de pedido Fecha N de entra y N de salida Entrada Salida Existencia Cons. Mens. N de factura o remisin Clave de articulo Unidad de medida Descripcin DESCRIPCION Imprimir el folio de acuerdo al consecutivo de la tarjeta kardex. Anotar la descripcin y caractersticas de los bienes y materiales Se deber marcar con un asterisco la frecuencia de uso que tenga el bien o material. Anotar la unidad de media (litro, kilogramo, gramos, cm 3, etc.) Anotar la existencia mnima del bien o material Anotar la existencia mxima del bien o material Anotar el resultado del promedio de la existencia mnima o mxima Anotar el da, mes y ao de registro. Anotar el numero progresivo de entrada y salida de almacn Anotar la cantidad de bienes recibidos Anotar la cantidad de bienes suministrados Anotar el resultado de la diferencia entre la entrada y salida Anotar la cantidad de movimientos mensuales Anotar el nmero de factura de entrada o salida de almacn Anotar la clave de articulo que identifique la bien o material Anotar la unidad de media (litro, kilogramo, gramos, cm 3, etc.) Anotar la descripcin y caractersticas de los bienes y materiales.

BINCARD

Permite ver los ingresos, salidas y saldos en unidades fsicas; adems si la empresa maneja varios almacenes se puede obtener este reporte de un determinado almacn o de todos en conjunto. Bin cards es usado para registrar el movimiento de stock del almacn. Esta tarjeta pertenece a cada producto almacenado, debe ser actualizado constantemente. El bin card tambin muestra detalles del producto como tamao, peso, dimensiones, etc. Se le asigna un nmero.

La tarjeta de control de stock es llenado en la oficina del supervisor o electrnicamente desde un computadora. Los detalles del movimiento del stock son regulados despus de que la accin hay tenido lugar mas no en el mismo tiempo del movimiento. Este documento es excelente para el control y chuequeo de los resultados de la presentacin del producto requisado. Los registros son guardados para cada tipo de producto. A continuacin un ejemplo:

FORMULARIO DE REQUISICIN Los formatos de requisicin son documentos internos que solicitan el suministro de valores al DEPARTAMENTO.

ETIQUETADO DE CARNES Son usados en el control de cortes de la carne, pescado y mariscos.

NOTAS EXPEDIDAS Registran todos tems que fueron expedidos a un departamento (similar al formato de requisicin)

CONSUMO INTERNO O VALE DE PEDIDOS Tambin es un documento interno que se emite desde cada Dpto. de produccin y que va dirigido a Economato. Tiene como finalidad la justificacin de salidas de economato incluyendo la imputacin del gasto al Dpto. que lo emita.

VALE Fecha: De: Artculo Cantidad A: Unidad Precio Total

Observaciones:

Totales

SALIDA DE ALMACN

FICHA DE ARTCULO INVENTARIO PERMANENTE Sirve para mantener al da las existencias correspondientes a cada artculo en stock y se suele utilizar sobre todo para productos no perecederos, aunque tambin podemos encontrar en esta ficha de inventario artculos de menage, material de oficina, consumibles, etc. Mediante este documento se controlan los stocks mximos y mnimos de cada producto (que previamente han sido definidos por direccin o por F&B) y as obtenemos informacin veraz de la existencia de cada uno de ellos, recordndonos a su vez cul es el momento de una nueva reposicin. Actualmente este proceso se realiza de forma automtica y controlado en todo momento por el programa de almacenes, el cual avisa cuando un artculo llega a su stock mnimo y pudiendo controlar en cualquier momento el nmero de unidades que tenemos de cada producto. Toda entrada de artculos siempre se reflejar en el precio de entrada que indique en el albarn, pero su salida y la imputacin al departamento de consumo correspondiente se har segn el sistema que tambin previamente se haya definido. (FIFO; LIFO; NIFO; PMP.)

CODIGO DE ARTICULO:

DESCRIPCION: RELACION COMPRA VENTA ( ) CODIGO DE PLATO:

UNIDAD DE COMPRA..KG. UNIDAD DE CONSUMO..GRAM.

% IGV COMPRA: PROVEEDOR: P. COSTE P. COSTE ANTERIOR

% MERMAS

P. COSTE MEDIO POND.

P. VENTA MEDIO

STOCK INICIAL

STOCK ACTUAL

STOCK MINIM.

STOCK. MAX.

ENTRADAS VALORACION STOCK: OBJETIVO COSTE: OBSERVACIONES:

SALIDAS

ULT. ENTRADA COEFICIENTE MULTIPLICADOR: INDICE DE ROTACION:

ULT. SALIDA

FICHA DE INVENTARIO PERMANENTE Cdigo artculo. Descripcin.. Unidad de compra.. Fecha Entradas Stock mximo. Stock mnimo... ndice de rotacin.. Salidas Existencias Precio entrada Proveedor ..... Valoracin Stock. Coeficiente multiplicador... Precio valoracin Stock Observaciones

ALBARN

Documento externo que tiene que ser emitido por cada proveedor para la entrega de su gnero y que sirve como control interno del hotel. En l han de aparecer obligatoriamente los siguientes datos: Datos fiscales del proveedor. Fecha de entrega. Relacin de artculos entregados. Cantidad de artculos. Precio unitario de cada artculo. Unidades servidas. El albarn nunca se considera como documento de pago. El nico documento de pago es la factura. ALBARAN

Nombre Comercial del proveedor CIF... Direccin.. N de registro sanitario .. Telfono.. Mail N de albarn.. Nombre del establecimiento (hotel) Fecha de entrega ..
Relacin de artculos Cantidad Unidad Precio unitario Total

Subtotal IGV % Total

PARTE DE CONSUMOS DIARIOS

Este documento relacionar todas las salidas del da que se hayan producido en economato y que hayan realizado a travs de los vales de pedido. Por tanto el parte de consumos diarios ser la suma total de todos los vales de pedido PARTE DIARIO DE CONSUMOS Fecha.. Importes de los consumos en S/. Observaciones Artculos Cantidad Precio Cocina Cafeteria Restaurante Bar Deterioros Salida Cocina Principal Personal Room Service

TOTALES

INVENTARIO O CONTROL DE EXISTENCIAS EN STOCKS POR SONDEOS Este documento es una relacin detallada de todos y cada uno de los artculos existentes en el almacn y sirve para determinar los consumos correspondientes a un periodo concreto. Este tipo de documento se puede hacer desde cualquier punto de vista: Por franja horaria. Por artculo de venta. Por precio medio. Por venta por camarero, etc. Actualmente, este tipo de control se hace directamente desde los parmetros del sistema de gestin de stocks.

DESCRIPCIN DE PUESTOS Y FUNCIONES 2.1 JEFE DEL ECONOMATO

El Jefe del Economato es la persona responsable del departamento y depende del director de Alimentacin y Bebidas. En ausencia de A&B, depender de direccin. Es el responsable de los almacenes de comida, bebida y otros artculos varios. FUNCIONES Sus principales funciones son: 1- La responsabilidad de las relaciones con recepcin, almacenamiento y distribucin de todos los artculos. 2- Tiene que planificar los horarios de distribucin al resto de los departamentos. 3- Es el encargado de verificar y controlar los precios de mercado. 4- Es el encargado de comprobar las existencias en base a los stocks mnimos que se hayan establecido. 5- Es el encargado de controlar todas las facturas, albaranes y vales de pedido. 6- Es el responsable de la realizacin del inventario de almacenes. 7- Tiene que tener al da el fichero de proveedores. 2.2 SEGUNDO JEFE DE ECONOMATO FUNCIONES: Ser el responsable mximo del departamento en ausencia del Jefe del Economato.. Cubre descansos y vacaciones. 2.3 ENCARGADO DE ECONOMATO FUNCIONES Recibe la mercanca Comprueba los pedidos realizados antes de su entrega definitiva Controlar el suministro a los distintos departamentos previa entrega de los vales de pedido firmados por cada jefe de departamento. 2.4 BODEGUERO

FUNCIONES Esta persona tiene las mismas funciones que el encargado de economato, pero en lo referente al cuidado de vinos y licores. En algunos casos, la bodega est incluida dentro del propio economato. 2.5 AYUDANTE DE ECONOMATO Es el auxiliar que se encarga de realizar todas las tareas que se originen dentro del departamento.

RESPONSABILIDAD GENERAL DEL PERSONAL DEL REA DE ALMACN

El almacenista desarrolla labores de recepcin de mercaderas y despacho de los productos terminados, tambin lleva el control de stock, para ello maneja los kardex y los bin cards, de los materiales de almacn. Perfil Del Almacenista Caractersticas fsicas: 1. Buena salud. 2. Higiene y arreglo personal impecable. 3. Sexo indistinto. Personalidad: Tolerante. Amable Estable (poco nervioso) Honesto Rgido Firme Calidad moral Lder innato Responsable Emptico Objetivo Audaz Creativo Discreto Emprendedor Sociable y con actitud de servicio. Criterio: 1. Para la toma de decisiones. 2. Para la supervisin objetiva del personal. 3. Para evaluar el desempeo de sus subordinados objetivamente. 4. Para el manejo adecuado de los recursos del departamento a su cargo. 5. Para la planeacin y direccin adecuada del departamento a su cargo.

Iniciativa: 1. En la toma de decisiones y solucin de conflictos. 2. Para crear o modificar procedimientos y sistemas del departamento a su cargo. 3. Para actualizarse y capacitarse. La persona que ocupa este puesto debe mantener una actitud de trabajo en equipo para coordinarse con otras reas operativas y administrativas para no entorpecer la operacin. 3. 3.1 OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS POLITICAS DEL REA a. No se retirar ningn artculo del almacn sin el VALE firmado por el responsable del departamento o persona autorizada b. La solicitud de gneros se deber realizar en la hoja de pedido y deber estar firmada por el jefe del departamento o persona autorizada. c. El aprovisionamiento interno no se realizar nunca durante el horario de atencin al pblico.

3.2 CRITERIOS GENERALES DEL PROCESO DE ALMACENAJE EN UN HOTEL Proceso de almacenaje Para mantener un stock adecuado, facilitar la rotacin de productos y por ende llevar una adecuada gestin de almacenes es indispensable realizar las siguientes interrogantes.

El proceso de almacenaje nace en la recepcin del producto solicitado, la ubicacin adecuada en la bodega, el eficiente mantenimiento y la correcta rotacin de ste. Operaciones Del Almacn 1. Llegada de los artculos al almacn. 2. Descarga de los mismos. 3. Control y manipulacin en la recepcin. 4. Almacenaje. 5. Embalaje, etiquetado, pesaje. 6. Picking (zona destinada a la preparacin de los pedidos). 7. Reposicin de dinmicos. 8. Consolidacin de destinos. 9. Traslado a zona de expedicin. 10. Agrupamiento por destinos. 11. Carga. 12. Expedicin

3.3 PROCESOS DE ALMACENAMIENTO I.- RECEPCIN: La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de mercancas, descargas y verificacin tal y como se solicitaron actualizando los registros de inventario. Se trata de un proceso de altsima importancia dentro de las actividades de almacn, puesto que de esta depende en gran medida la calidad del producto. El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar la burocracia e intervenciones humanas que aaden valor al producto. Las inspecciones son imprescindibles pero no aaden valor, por lo que es factor clave una adecuada seleccin de proveedores para tender hacia una recepcin segura y eliminar los pasos de las inspecciones. En primer lugar el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, el horario, los artculos y procedencia de cada recepcin. El registr y trazabilidad electrnica de las existencias por ubicacin es otro factor que favorece la efectividad y eficiencia de la gestin del almacn y en concreto, del proceso de recepcin y por ello, la empresa debe tomar las medidas oportunas para conseguirlo.

Conviene distinguir entre las llegadas de mercanca interna de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercancas. Adems una correcta metodologa de identificacin a lo largo de la compaa tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a almacn. Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada mas exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el proveedor, con lo que se precisa mayor actuacin y responsabilidad el almacn. Tras la descarga e identificacin, los cuales deben realizarse de manera inmediata y en una zona especfica habilitada para tal efecto las mercancas deben pasar a almacenamiento, bien temporal a la espera de su ubicacin definitiva, bien fijo en sui ubicacin definitiva. II.- ALMACENAMIENTO Es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el producto, personas, compaa y optimizar el espacio fsico del almacn. 2.1 TIPOS DE ALMACENAMIENTO a) Racking: Permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical, almacenando existencias en grandes racks. Sin embargo, recoger los materiales puede requerir mayor trabajo y ser ms caro, ya que es necesario utilizar sistemas automticos de elevacin. b) Por zona: Despacha la recogida, permanencia y envi agrupando las existencias de caractersticas comunes juntos en lugares de fcil acceso. La zonificacin, sin embargo puede resultar en una utilizacin del espacio menos eficiente. Como los requerimientos de espacio para las existencias se amplan mas all de la capacidad de un rea, puede ser comprimido en otras malgastando espacio. c) Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamao de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las caractersticas de los productos. Aunque el espacio del almacn se utilice eficientemente, el almacenamiento aleatorio no ayuda a la recogida rpida, especialmente cuando se trata de grandes cantidades. d) De temporada o promocinales: Los productos sujetos a temporada son ubicados en reas de fcil recogida y abastecimiento para minimizar los costes de manipulacin.

e) Cuarentena de alto riesgo: Estos productos tales como las sustancias controladas, las existencias de alto valor requieren condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo el acceso restringido que precisa especial control y supervisin para la recogida y envi, as como un seguimiento especial de la trazabilidad dentro del almacn para prevenirse de los robos. f) De temperatura controlada: Si es necesario almacenar productos que requieren reas de temperatura controlada, es importante tener en cuenta la seguridad de los empleados y protegerlos de los repentinos cambios de temperatura. La manipulacin de los productos puede tambin ser mas lenta debido al tiempo limitado que se puede pasar en el entorno de temperatura controlada. 2.2 REGLAS GENERALES DE ALMACENAMIENTO

Cada establecimiento tiene una amplia variedad de productos que necesitan almacenamiento y algunas reglas generales pueden ser aplicadas para diferentes situaciones. Primero: La correcta rotacin de las materias primas consiste en aplicar el principio de Lo Primero que Entra, es lo Primero que Sale, lo cual se puede hacer, registrando en cada producto, la fecha en que fue recibido o preparado. El manipulador almacenar entonces los productos con la fecha de vencimiento ms prxima, delante o arriba de aquellos productos con fecha de vencimiento ms lejana. Esto permite no solo hacer una buena rotacin de los productos, sino descartar productos con fecha vencida.

Fuera de peligro: Los productos una vez inspeccionados, deben ser cuanto antes colocados fuera de la zona de peligro, es decir fuera de las temperaturas entre 5 y 60C, dependiendo de la naturaleza del alimento. Chequeo de temperaturas: Como medida ms eficaz de asegurar que los alimentos estn fuera de la zona de peligro, la temperatura de los alimentos tiene que ser chequeada por lo menos al inicio de cada turno y despus cada cuatro horas. Etiquetado de los alimentos: Siempre se har para los alimentos potencialmente peligrosos y aquellos listos para el consumo. Se incluir la fecha mxima en que debe ser vendido, consumido o descartado. Areas de almacenaje limpias y secas: Los pisos, paredes, congeladores, heladeras y en general todas las reas debern ser limpiados y desinfectados a intervalos de tiempo para prevenir la contaminacin de los alimentos. Almacenar solo alimentos: En las reas destinadas a este fin, solamente deben almacenarse alimentos y nunca se debern almacenar productos qumicos o de limpieza. Del mismo modo, nunca se almacenarn alimentos en los baos, vestuarios, bajo las escaleras u otras reas donde puedan resultar contaminados.

En resumen, al recibir los alimentos se tiene que tomar en cuenta los siguientes puntos: 1. Solicitar que las entregas se realicen en horas de menos movimiento para poder realizar una inspeccin adecuada. 2. Planificar el recibo de los productos, asegurando un lugar disponible para almacenarlos. 3. Verificar las caractersticas como olor, color, sabor, aroma y textura que corresponden a cada tipo de producto. 4. Verificar la temperatura de llegada de los alimentos de acuerdo a las pautas para su conservacin en congelacin, refrigeracin o en caliente . 5. Almacenar de inmediato los alimentos en lugares apropiados y en condiciones de temperatura indicadas para cada uno. 6. Evitar sobrecargar las heladeras o los congeladores porque esto reduce la circulacin del fro y dificulta la limpieza del equipo. 7. Los alimentos crudos deben colocarse en las partes bajas y aquellos listos para consumir o que no requieren coccin en la parte superior, para evitar la contaminacin cruzada. Esto tiene fundamento en que los alimentos crudos pueden liberar jugos y caer sobre los alimentos ya cocinados. 8. En todo caso se deben tener en cuenta las recomendaciones de los fabricantes de los equipos acerca de los lugares donde se deben acomodar los alimentos. 9. Evitar guardar cantidades importantes de alimentos calientes en grandes recipientes, porque esto hace que la temperatura de la heladera suba hasta el punto de colocar otros alimentos dentro de la zona de peligro. Esta operacin se puede facilitar, distribuyendo los alimentos en varios recipientes de poca profundidad, lo cual favorece su enfriamiento ms rpido. 10. Todos los alimentos almacenados debern estar debidamente tapados.

2.3 REAS DE ALMACENAMIENTO PARA ALIMENTOS Cualquier establecimiento que prepara alimentos, debera tener por lo menos dos tipos de rea de almacenamiento: una para guardar alimentos y otra para sustancias qumicas u otras no utilizadas en los procesos. Las reas de almacenamiento incluyen las facilidades para conservar en fro (congeladores, heladeras), as como sectores secos para almacenar materias primas que pueden mantenerse sin refrigeracin. Cada una de las reas tiene un propsito definido y el manipulador tiene que considerar que el diseo y manejo del espacio para almacenamiento debe ser una prioridad, por cuanto si ste es usado de forma indebida, se convierte en un problema en el establecimiento. As por ejemplo, si un refrigerador es sobrecargado, posiblemente no alcance nunca la temperatura necesaria para conservar los alimentos. Al almacenar los alimentos se mantendrn retirados de las reas de lavado de utensilios y de almacenamiento de residuos. En general, un establecimiento debera tener las siguientes reas para almacenamiento: a) Almacenamiento Refrigerado

Se utiliza para mantener all alimentos de alto riesgo, los cuales deben estar a temperatura por debajo de los 5C, como la mejor medida para evitar la multiplicacin de las bacterias. La temperatura ideal depender no obstante del tipo de alimento, as por ejemplo, las frutas y vegetales se congelaran si se almacenan a las temperaturas que son ideales para mantener el pescado. Esta es la razn por la cual, es recomendable tener refrigeradoras separadas para los diferentes tipos de productos para poder mantenerlos en la temperatura ptima. En caso de no ser posible esto, tratar de almacenar la carne, el pollo, el pescado y los productos de la leche en la parte ms fra del equipo, retirados de la puerta. Si bien hay diferencias entre los varios equipos usados para refrigeracin, hay claves generales que deben ser aplicadas, cualquiera sea el equipo que se use: Mantener buena circulacin de aire: La temperatura del aire que circula dentro de la heladera, tiene mucha importancia para mantener los alimentos por debajo de 5C. Por eso la temperatura del aire debe ser de unos 4C, lo cual ha de ser comprobado al menos una vez durante cada turno de trabajo, mediante el uso de un termmetro colocado en la parte mas caliente del equipo. Evitar almacenar alimentos calientes: El colocar alimentos calientes en el refrigerador, puede dar lugar a que el interior del equipo se caliente al punto que los dems alimentos entren en la zona de temperatura de peligro, lo mismo puede suceder si el equipo es sobrecargado, ya que se impide la circulacin del aire fro y el contacto de este con los alimentos en refrigeracin. Proteger de los alimentos: Mantener los alimentos cubiertos es una de las mejores maneras de evitar la contaminacin cruzada, por eso siempre estos deben cubrirse con papel aluminio o plstico. Se deben utilizar recipientes poco profundos para que los alimentos se enfren ms rpido. El utilizar recipientes grandes, hace que stos parezcan fros en el exterior, pero los alimentos en el centro, tardan mucho tiempo en

bajar su temperatura por debajo de 5C y permanecen largo tiempo en la zona de temperatura de peligro, con lo cual se facilita la multiplicacin de las bacterias. La proteccin de los alimentos para evitar este tipo de contaminaciones, tambin se aplica cuando no se tienen equipos separados para alimentos crudos y alimentos cocidos. En este caso se aconseja colocar la carne cruda, el pollo o el pescado separados de los alimentos cocinados o listos para consumir o si no, debajo de stos para evitar goteos de los alimentos crudos sobre los ya preparados. El orden en que se deben colocar es el siguiente, de arriba hacia abajo: alimentos listos para consumir, pescado entero, cortes enteros de carne o cerdo, carne o pescado molidos, pollo entero y/o molido, orden que est basado en evitar contaminaciones por goteo. - Chequear las temperaturas: La vigilancia de la temperatura de los alimentos debe realizarse a intervalos de tiempo, como accin clave durante el almacena-miento, para lo cual se tomar al azar la temperatura de los alimentos almacenados en el equipo. No olvide tambin que la temperatura del equipo debe ser chequeada con frecuencia y que conviene anotar las lecturas obtenidas. b) Almacenamiento Congelado

rea en la cual se mantienen los alimentos congelados a una temperatura de menos 18C, condiciones que si bien no matan todos los microorganismos, s reducen su crecimiento. No obstante, los alimentos congelados deben ser utilizados lo ms rpidamente posible dentro de su fecha de vencimiento. Algunas de las claves que se aplican a este tipo de almacena-miento incluyen: - Almacenar rpido los alimentos: Una vez inspeccionados los alimentos al recibirlos, deben ser etiquetados, identificando el contenido de los paquetes, fecharlos y almacenarlos en el congelador. Si hay algunos productos que van a ser usados de inmediato, estos se colocarn en la heladera. Mantener el empaque original: Siempre que sea posible, evitar sacar el empaque en contacto directo con el alimento y de ser necesario, reemplazarlo por un material que lo proteja de la humedad o debe colocarse en un recipiente limpio y desinfectado. Etiquetar bien los paquetes y recipientes identificando el contenido y la fecha de entrada, al igual que la fecha en que debe ser vendido, consumido o descartado. Esto ayudar a la adecuada rotacin de la mercadera. Evitar sobrecargar el congelador: Una carga excesiva de alimentos, o colocar alimentos calientes en el congelador, puede elevar la temperatura y descongelar parcialmente los alimentos que se guardan all. Por esa razn, para evitar tener que poner restos de alimentos en el congelador, prepare varias partidas pequeas. La sobrecarga del congelador, hace tambin ms difcil encontrar los alimentos y la rotacin de los mismos. Evitar la recongelacin: Adems de afectar la calidad del alimento, el volverlo a congelar puede facilitar que las bacterias se multipliquen, ya que la descongelacin hace que el alimento libere lquidos y por tanto estos se conviertan en nutrientes. Tambin, el proceso de descongelacin hace que las partes externas del alimento aumenten su temperatura, mientras el centro del alimento permanece congelado, todo lo cual contribuye a la reproduccin de las bacterias.

Solamente si el alimento ha sido completamente cocido, podr procederse a una nueva congelacin del mismo. Rotar las materias primas: Se aconseja utilizar el sistema de Lo primero que entra es lo primero que sale (PEPS), para hacer una buena rotacin de los alimentos, basndose en la fecha lmite de uso con que este fue ingresado. Descongelar el equipo: La descongelacin peridica del equipo, hace que ste funcione en forma ms eficiente al evitarse la formacin de escarcha de hielo. Evitar abrir en exceso la puerta: El abrir pocas veces la puerta, contribuye a mantener mejor la temperatura del equip y de los alimentos. Programe el ingreso y retiro de alimentos del congelador para evitar abrir muchas veces la puerta. Chequear la temperatura: Al igual que en la heladera, la temperatura del congelador debe ser vigilada a intervalos con termmetros bien calibrados y anotando las lecturas obtenidas.

Por tanto, las caractersticas ptimas para una perfecta congelacin de cualquier tipo de gnero perecedero son las siguientes: Temperatura Constante. Homotermia (Temperatura constante en cualquier punto del artculo) Estado higromtrico constante: mantener un grado de humedad en el aire. Puesta en funcionamiento de aire dentro de la cmara, ya sea por ventilacin natural o forzada. c) Almacenamiento en Seco

All se almacenan alimentos secos y enlatados, por lo cual sta rea necesita que las materias primas se conserven en condiciones de temperatura y humedad adecuadas, ya que el calor y la humedad son los problemas ms frecuentes en este tipo de almacenamiento. Las temperaturas ambientes, deben estar entre 10 y 21C y la humedad del ambiente debe estar entre 50 y 60%, para lo cual puede ser necesario utilizar equipos como deshumidificadores. Algunas claves para este tipo de almacenamiento incluyen: Mantener empaques originales: Esta medida ayuda a proteger los alimentos de eventuales acciones de roedores, insectos o de contaminantes como las bacterias. Si el alimento debe ser retirado de su empaque original, se recomienda colocarlo en recipientes bien cubiertos, protegidos y de fcil limpieza. Guardar las distancias: Una distancia de al menos 20 cm. del suelo o de las paredes, facilita la limpieza del lugar, hace posible una mejor ventilacin, separa los alimentos de paredes calientes o hmedas y da una mejor imagen del establecimiento. Chequear temperatura y humedad: Un termmetro y un medidor de humedad, ayudarn a controlar las condiciones de temperatura y humedad del lugar. d) Almacenamiento de qumicos

Esta rea debe destinarse al almacenamiento de los productos qumicos utilizados para la limpieza y desinfeccin de los equipos y utensilios, as como para guardar los elementos para la higiene del establecimiento. Por lo tanto este sector debe estar bien separado de aquel donde se guardan alimentos y tendr que ser mantenido en condiciones de buena limpieza, con los productos debidamente ordenados, etiquetados y en algunos casos, guardados en lugares bajo llave. Nunca se debern usar embalajes vacos de alimentos para almacenar qumicos as como tampoco nunca se almacenarn alimentos en envases vacos de productos qumicos. Una confusin en este sentido, puede ocasionar fcilmente una intoxicacin grave. Los productos qumicos debern ser mantenidos en su envase original y si es necesario por alguna causa transferirlos de ese envase, es necesario etiquetar debidamente los nuevos envases y escribir las advertencias del fabricante sobre su uso y cuidados. Recomendaciones: La recepcin de materias primas es la primera etapa en la elaboracin de los alimentos y en este paso, es fundamental observar ciertas caractersticas de color, olor, textura, temperatura de llegada, empaque y etiquetado. Es muy importante, que al llegar las materias primas a la cocina, adems de verificar esas caractersticas, se mida y registre su temperatura para aquellos productos que vienen refrigerados o congelados, los cuales deben venir en general a 4 grados centgrados y a menos 18 grados centgrados respectivamente, aunque algunos alimentos tienen temperaturas especficas que debern ser respetadas, como es el caso del pescado por ejemplo, que debera llegar a una temperatura cercana a los cero grados, o del pollo que debera llegar a cerca de dos grados. Una inspeccin breve pero muy completa es necesaria en esta etapa, elaborando un registro basado en los criterios para aceptar o no las materias primas. De preferencia, las materias primas deben recibirse en horas del da en que la temperatura ambiente sea lo ms baja posible y su descarga se deber realizar en un tiempo breve. Toda materia prima que viene del lugar de produccin, empacada en materiales como cartn, madera, mimbre o tela, debe trasladarse a recipientes propios del establecimiento, como por ejemplo: cajones plsticos o de otro material de fcil limpieza, para evitar ingresar contaminacin externa al lugar.

III.- MOVIMIENTO: Es el subproceso del almacn de carcter operativo, relativo al traslado de loas materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de recepcin a la ubicacin de almacenamiento.

La actividad de mover fsicamente mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulacin de materiales. El tipo de herramienta depende de una serie de factores como son: Volumen del almacn Volumen de las mercancas Vida de las mercancas Coste del equipo frente a la finalidad Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas Distancia de los movimientos

Por lo general, es recomendable utilizar una mezcla mayor o menor de los diferentes tipos en funcin de la variedad de productos y tcnicas de almacenaje utilizados. La decisin individual de cada equipo deber venir precedida de un anlisis de costes basado en el nivel de actividad actual, la tecnologa y los costes de espacio en relacin con la estrategia de la compaa.

3.1 Flujos de Entrada y Salida Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas los flujos de entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas como por ejemplo:
ENERO DAS 1 15

Last In First Out (LIFO): La ltima mercanca que entra en almacn, es la primera que sale para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en vinos.
ENTRADAS CANTIDAD 100 S/. 0.42 IMPORTE 42.07 CANTIDAD SALIDAS S/. IMPORTE CANTIDAD 200 200 100 STOCK S/. 0.36 0.36 0.42 0.36 0.36 IMPORTE 72.12 72.12 42.07 72.12 18.03 -

18

100

0.42

42.07

200 -

30

150

0.36 -

54.04 -

50 -

First In First Out (FIFO): La prima mercanca que entra en almacn, es la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para evitar las obsolescencias. Esta

modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos, vveres frescos, vveres secos (carnes).
ENERO DAS 1 15 ENTRADAS CANTIDAD 100 S/. 0.42 IMPORTE 42.07 CANTIDAD SALIDAS S/. IMPORTE CANTIDAD 200 200 100 18 100 0.36 36.06 100 100 30 100 50 0.36 0.42 36.06 21.04 50 STOCK S/. 0.36 0.36 0.42 0.36 0.42 0.42 IMPORTE 72.12 72.12 42.07 36.06 42.07 21.04

Precio Medio Ponderado: Se aplicar cuando entre un nuevo artculo en Almacn habiendo existencia anterior. Para ello se multiplicarn las unidades existentes por su precio anterior y los artculos entrados por su precio actual, se sumarn las unidades y el montante de las dos operaciones anteriores y se dividir por el montante de la suma de las unidades obtenidas.

El mtodo ms usado en la Industria Hotelera es ste ya que adems y por definicin se le denomina efecto neutro. ENERO DAS 1 15 18 ENTRADAS CANTIDAD 100 S/. 0.42 SALIDAS S/. 0.39 IMPORTE CANTIDAD 39.07 200 300 200 -30 150 0.39 58.60 50 STOCK S/. 0.36 0.39 0.39 0.39 IMPORTE 72.12 117.20 78.13 19.53 -

IMPORTE CANTIDAD 42.07 100

First Expired First Out (FEFO): El de fecha ms prxima de caducidad es el primero en salir.

4.- INFORMACIN 4.1 Codificacin de Materiales Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados, las empresas utilizan sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc. Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados en la bodega o almacn y controlar de manera eficiente las existencias. Se da el nombre de clasificacin de artculos a la catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin, esquematizacin y codificacin de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificacin, definiendo cada una de sus etapas. Catalogacin: Significa inventario de todos los artculos existentes sin omitir ninguna. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea general de la coleccin. Simplificacin: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con la misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin favorece la normalizacin. Especificacin: Significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con ms informaciones sobre los artculos y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprar. Facilita la inspeccin al recibir el material, el trabajo de ingeniera del producto, etc. Normalizacin: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. Estandarizacin: Significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos.

As, clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma, peso, tipo, caractersticas, utilizacin etc. La clasificacin debe hacerse de tal modo que cada gnero de material ocupe un lugar especfico, que facilite su identificacin y localizacin de la bodega, la codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar significa representar cada artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. 4.1.1 SISTEMAS DE CODIFICACIN Los sistemas de codificacin mas usadas son: cdigos alfabticos, numricos y alfanumricos.

i. ii.

El sistema alfabtico: Codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. El sistema numrico: Limita el nmero de artculos y es de difcil memorizacin, razn por la cual es un sistema poco utilizado. La numeracin puede ser correlativa o mixta. En este ltimo caso (mixta) se compone de 2 partes; la primera se utiliza para indicar la clase del artculo o su ubicacin en el depsito o ambas cosas, y la segunda para expresar el nmero de identificacin de cada producto. Clase de articulo 8 10 Ubicacin en el deposito 20 30 N de identificacin 15

El sistema alfanumrico: Es una combinacin de letras y nmeros y abarca un mayor nmero de artculos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los nmeros representan el cdigo indicador del artculo. El sistema alfa numrico de codificacin de materiales es el ms utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado nmero de artculos que abarca. Grupo o clase A B Grupo o clase A 18 B 12 N de identificacin 132 74 N de identificacin 372 140

iii.

El sistema mnemnicos: En este sistema se utilizan las letras en forma de siglas o abreviaturas para identificar a los productos a los que se agrega los nmeros de referencia o identificacin. Ubicacin Del Articulo 5 10 N de identificacin 010 007

Grupo o clase CP Conserva de Pescado TCH Termostato Horno Cocina 4.2 Vas de informacin

Si bien la funcin principal de la gestin de almacn es la eficiencia y la efectividad en el flujo fsico, su consecucin esta a expensas del flujo de informacin. Debe ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden. Su mbito se extiende a todos los procesos antes descritos Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas: o Informacin para gestin o Informacin para ubicaciones o Identificacin y trazabilidad de mercancas 4.2.1 Informacin para gestin

Dentro de este epgrafe se encuentran todos los documentos que contienen: Configuracin del almacn: instalaciones, lay out. Datos relativos a los medios disponibles Datos tcnicos de las mercancas almacenadas Informes de actividad para direccin Evolucin de indicadores Procedimiento e instrucciones de trabajo Perfiles y requisitos de los puestos Registro de la actividad diaria

Todos ellos caracterizados por la importancia que supones establecer una periodicidad en la supervisin y ceirse a modelos y formatos que aporten la informacin para la gestin de almacn. 4.2.2 Identificacin de Ubicaciones

Se han descrito las diferentes zonas que puede tener un almacn, todas estas zonas deben estar perfectamente identificadas y conocidas por el personal habilitado a entrar en el almacn. Para ello, las practicas de carteles con denominacin de zonas colgados o posados en el suelo. En el almacn toda ubicacin debe poseer su codificacin nica que la diferencie del resto. El mtodo de codificacin es decisin propia de la empresa, no existiendo una codificacin perfecta para todas las empresas. Cada compaa debe buscar la suya en funcin del numero de almacenes, zonas en cada uno de ello y las ubicaciones en cada zona / estanteras. Las ubicaciones pueden clasificarse por: Estanteras: cada estantera tiene asociado una codificacin correlativa del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques tambin estn identificados con remuneracin correlativa as como las alturas de la estantera empezando del nivel inferior y asignado nmeros correlativos conforme se asciende.

Por Pasillo: en este caso son los pasillos que codifican con nmeros consecutivos. En este caso de cada dos estanteras se van codificando sus bloques ya que la relacin es de un pasillo por cada dos estanteras. La profundidad de las estanteras se codifica con numeracin de abajo a arriba, asignando nmeros pares a la derecha e impares a la izquierda y empezando por el extremo opuesto en el siguiente pasillo.

4.2.3 Identificacin y trazabilidad de mercancas Al igual que las ubicaciones, o incluso con mayor importancia la totalidad de mercancas almacenadas deben ser codificadas asignando identificaciones nicas por artculo. Y aun mas esta codificacin debe estar relacionado con la utilizada para identificar las ubicaciones y con el resto de procesos de la empresa no solo los logsticos. Con ellos se consigue disponer de los pasos que sigue una mercanca determinada, tanto en el sentido de la cadena de valor, como a la inversa, en el caso de que el origen de bsqueda proceda, por ejemplo, del cliente es decir, su trazabilidad. Desafortunadamente, todava son muchas las empresas que desaprovechan las enormes posibilidades que ofrece disponer de la informacin para el rastreo de los artculos que circulan o han circulado por la empresa. Gracias a los avances tecnolgicos la codificacin normalizada de mercancas y ubicaciones junto a su relacin es hoy en da rpida y cmodamente realizable mediante la identificacin automtica.

Son dos las principales vas de codificacin automtica que se utilizan en la empresa: Codificacin de barras Etiquetas electrnicas

La gestin de almacenes basado en cdigos de barras permite un control exhaustivo de los productos. El cdigo de barras es un sistema de codificacin internacional de los productos que ofrece grandes posibilidades para maximizar la eficiencia en la gestin de las bases de datos que relacionan los flujos fsicos y de informacin de las empresas en sus operaciones cotidianas de intercambio. Con el cdigo EAN las empresas utilizan un lenguaje comn compatible con cualquier sistema interno. El sistema EAN proporciona la formula para identificar de forma nica y no ambigua a los artculos y productos cualesquiera que sea su formato o presentacin. El cdigo EAN dispone de un principio bsico de gestin toda modificacin del producto percibida por el consumidor final tiene un cdigo EAN distinto VENTAJAS DE LA CODIFICACIN DE BARRAS Utilizacin de una codificacin comn entre los interlocutores Captura de datos rpida y eficaz Gestin inmediata de la informacin Reduccin de stocks Aumento del nivel de servicio a los clientes Posibilidad de automatizar el almacn y mejorar el control sobre el almacenaje y la distribucin Reduccin de errores en el reconocimiento del producto Gestin artculo por artculo Mejora en la gestin de aprovisionamiento Informacin directa de la evolucin diaria

Por otra parte las etiquetas electrnicas son un recurso mas sofisticado. Estn basados en circuitera con microprocesadores, memorias y emisores y receptores de radio, lo que les permite manejar volmenes de informacin de miles de bytes. Su penetracin es sensiblemente inferior al de los cdigos de barras.

5.- CONTROL DE INVENTARIOS 5.1 Definicin de Inventario: Es el registro documental de los bienes y dems cosas pertenecientes a una empresa, hecho con orden y precisin. Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricacin o por la demora en la entrega por parte del proveedor. Los inventarios varan en razn de su consumo o la venta de cada artculo que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotacin de los materiales y la generacin de utilidades en funcin de dicha rotacin.

El movimiento que se produce en los almacenes, de cada articulo en existencia, obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, as como el lapso en que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia para emitir la requisicin, hasta que los materiales estn disponibles en el almacn para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores. Cada empresa debe analizar sus existencias en relacin a su variedad y cantidad, para clasificarlas de acuerdo a las caractersticas que cada artculo o grupo de artculos presenta, de manera de facilitar el control. Tambin estar al tanto de su movimiento o detencin, y lograr renovaciones adecuadas en relacin a la necesidad que se tenga de cada artculo, as como variedades que se pueden reducirse. 5.2 Objetivo del inventario

Dentro de los objetivos esenciales del inventario debemos tomar en cuenta: Cuanto pedir, cantidades a ordenar? Cuando pedir? 5.3 Costos del inventario

En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa . Los costos de mantenimiento de la inversin en inventarios se clasifican en tres grandes grupos: 1 Costo de Adquisicin o Compra: Este costo est dado por el resultado obtenido de multiplicar la cantidad de unidades compradas por su precio unitario. Cuando un artculo es fabricado total o parcialmente por la propia empresa, la determinacin de su costo ya no resulta tan simple, es preciso entonces hacer uso de mtodos o criterios contables para la determinacin del costo. Costo de Renovacin o de Pedido: Cada lote o pedido que se ordena a un determinado proveedor origina gastos, ya sean de tramitacin, preparacin de la orden de compra, transporte, recepcin descarga, etc. Buena parte de estos costos son fijos, por lo cual al aumentar el volumen del pedido se reduce el costo unitario por este concepto. Costo de Posesin del Inventario: La posesin del inventario origina una serie de gastos, algunos de ellos aparentemente poco significativos, quiz debido a ello, el costo de posesin del inventario haya sido siempre no muy conocido y a veces hasta olvidado por los analistas. Entre los conceptos de costo que son motivados por la posesin del inventario se citan los siguientes: Alquiler de las bodegas: Todo inventario necesita un lugar adecuado para protegerlo y guardarlo. Si la bodega es alquilada, el costo por este concepto debe aplicrsele al inventario correspondiente.

Costo de Almacenamiento: Cuando se reciben los artculos en las bodegas deben ordenarse y almacenarse adecuadamente. Algunas veces hasta se hace necesario utilizar equipo especial como montacargas o gras para movilizarlos y colocarlos en un lugar apropiado. Costo de Conservacin del Inventario : Existen productos que necesitan cuidados especiales para que no se deterioren mientras se encuentren en las bodegas, como por ejemplo: refrigeracin, calor, engrasado, lubricacin, etc. Control de Bodegas: Debido al movimiento de entradas y salidas constantes se hace necesario disponer da un buen sistema de control contable con el propsito de mantener los registres actualizados. Obsolescencia: Este costo es difcil de estimar con precisin, reviste gran importancia cuando se trata de artculos que pasan de moda con mucha facilidad. La competencia y el desarrollo tecnolgico hacen que frecuentemente aparezcan en el mercado productos nuevos con ventajas adicionales en relacin a los existentes en el mercado. Esto origina una devaluacin por obsolescencia en cierto tipo de inventario. Seguros: Es necesario proteger los inventarios por daos que puedan sufrir a consecuencia de incendios, robos o cualquier otro accidente, debido a lo cual, hay que pagar primas de seguros de acuerdo al valor asegurado de las existencias. Inmovilizacin financiera: Los fondos que se usan para financiar la inversin en inventarios tienen un costo para la empresa. Incluso, si se trata de fondos propios a la inmovilizacin financiera por este concepto hay que asignarle un costo - costo de oportunidad - ya que esos re cursos se podran haber desplazado en otras inversiones que produzcan cierta rentabilidad con un menor riesgo, tales como - bonos, acciones u otros valores.

Conviene destacar algunas caractersticas del inventario: Exige el recuento fsico. Es necesario describir y valorar los componentes. Los componentes han de aparecer muy detallados. Se refiere a un momento dado. 5.4 Planificacin de las Polticas de Inventario . En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa . Cada funcin tiende a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente . Los propsitos de las polticas de inventarios deben ser : 1. Planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios. 2. A travs de control, mantener los niveles ptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operacin, riesgos e inversin insostenibles, y un nivel adecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rpidamente a las demandas de ventas y produccin (alto costo por falta de existencia). En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de operacin que de otra manera no existira. Funciones del Control de Inventarios: 5.5

Eliminacin de irregularidades en la oferta Compra o produccin en lotes o tandas Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos Almacenamiento de mano de obra Decisiones sobre inventario. Tipos de Inventarios. Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el almacn. Por medio de un registro detallado que puede servir tambin como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsica. Lo registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionales. Tambin este tipo de inventario ofrece un alto grado de control, por que los registros de inventarios estn siempre actualizados.

Inventarios intermitentes: este inventario se puede efectuar varias veces al ao. Inventario final: este inventario se realiza al termino del ejercicio econmico, generalmente

al finalizar el periodo y puede ser utilizado para determinar un nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos perodos.
Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones. Inventario fsico: es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una

de las diferentes clases de bienes que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada de las existencias. Es el clculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal.
Es por ello que la preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatros fases las cuales son :

Manejo de inventarios (preparativos) Identificacin Instruccin Adiestramiento Periodo de Inventariacin

5.6

Inventarios diarios: se realizan al finalizar el da emite un reporte de saldos, haciendo una comparacin con las unidades fsicas reales y los despachos realizados en el da, verificando cantidades. Inventarios mensuales: Se realizan al trmino del mes cuando el almacn ha terminado de recibir todos los artculos. Actividades A Realizarse En La Toma De Inventarios

5.7

Las tareas a desarrollarse durante el inventario seguirn las siguientes actividades. 5.7.1 Conteo

El recuento fsico se realizar producto por producto, debiendo registrarse en el listado la existencia contada en el da y fecha del recuento en el 100% de los productos existentes en el almacn a fin de reflejar exactamente las existencias reales y en base a la Planilla de Inventarios previamente diseado e impreso para los almacenes. Las tarjetas se colocarn en los estantes destinados a los diferentes productos, de acuerdo al cdigo y clasificacin. Se tomar en cuenta las medidas de longitud, peso capacidad o superficie, realizando la conversin cuando sea necesario. Asimismo, se registrar en la Planilla de Inventarios, la condicin o estado del producto para su utilizacin:

CONDICION 1 = MATERIAL NUEVO CONDICION 2 = MATERIAL EN DESUSO CONDICION 3 = MATERIAL PARA SER DADO DE BAJA POR ROTURA, DESCOMPOSICION, EXPIRADOS, ETC. Durante el recuento si se encuentran varios cajones o paquetes sellados de un item o producto en su estado original de compra, se deber abrir uno de ellos como prueba de la verificacin de la cantidad existente, asimismo en el caso de que stos tengan la seal de rotura deber efectuarse el conteo de cada uno de ellos. Se deber tomar muy en cuenta, que el saldo fsico sea exactamente igual al registrado en la tarjeta kardex , en este caso el inventariador cerrara la tarjeta con una lnea despus del ltimo registro, escribiendo el saldo la fecha y firma. En caso de existir diferencia entre el recuento fsico el saldo registrado en la tarjeta kardex y bind card, el inventariador solicitar al responsable del Almacn, la documentacin del movimiento de almacenes (ingresos de materiales, notas de remisin, vales de salida, recetas y otros) con la finalidad de verificar y justificar la diferencia, posteriormente se realizar la operacin sealada en el punto anterior. . Concluido el recuento fsico, de todos los productos existentes en el almacn con los datos registrados, se realizar el cmputo a fin de establecer el SALDO, a la fecha de cierre del inventario. Este cmputo consistir en registrar: NUMERO TOTAL DE ITEMS RECONTADOS,

NMERO DE ITEMS CON FALLAS, NUMERO DE ITEMS CON SOBRANTES Y NUMERO DE ITEMS CON FALTANTES. Finalmente al pie del listado de inventarios, firmaran los responsables. 5.7.2 Diferencias (Sobrantes O Faltantes)

Las diferencias que pueden presentarse entre el levantamiento fsico de las existencias, y las tarjetas de existencias, pueden ser de sobrantes o faltantes, esto dar lugar a efectuar una evaluacin de la Administracin de los almacenes en el hotel, ya que lo correcto es que no existan diferencias y el manejo de productos tenga el principio de exactitud. Sin embargo estas diferencias pueden originarse por: Errores de clasificacin, significa que los materiales no estn debidamente codificados y en el rubro respectivo. Errores de localizacin, que un producto se encuentre en otro estante que el habitual, en el momento del conteo. Errores en los registros del almacn, (puede presentarse en el kardex por error u omisin) Materiales no registrados oportunamente (ingresos, salidas, reingresos y otros) Rotura o descomposicin de materiales que no hayan sido registrados.. Excesivo manejo de documentacin innecesaria en el almacn. Inexistencia total de control interno en las operaciones del almacn. Otros

Cual sea el origen de las fallas, el momento de la inventariacin se deber considerar las siguientes situaciones: - Si existiera error en la tarjeta del almacn por omisin o duplicidad en el registro se proceder a su correccin inmediata, mediante un asiento de ajuste, que ser registrado en el espacio dejado para el efecto al tiempo de realizar la verificacin fsica. La verificacin deber llevar a una igualacin de saldos entre kardex y (bin card de los estantes). - Si los saldos ajustados de ambos registros coinciden con el fsico, las operaciones de ajuste concluyen. - Si la diferencia entre los registros y el recuento fsico, permanecen sin explicacin, el Encargado del Almacn debe justificar con la documentacin necesaria y respaldatoria. - Con la presentacin por parte del almacenero, de documentos de descargos necesarios y equivalentes al total de la falla, se efectuar el ajuste de diferencias y se registrara en la tarjeta (bind card). En caso de no presentacin del justificativo o descargo respectivo, se efectuar la apertura del cargo de cuenta a travs del departamento de Contabilidad, con carcter transitorio. Finalmente realizados los ajustes, se deber tener la Planilla de inventarios, debidamente depurado reflejando las fallas y sobrantes de cada producto el mismo que deber ser remitido adjunto a un informe pormenorizado de todas las observaciones y recomendaciones al jefe de departamento de logstica.

3.3 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS 3.3.1 RECEPCIN Y GUARDA DE BIENES EN EL ALMACEN Inicio: Cuando se realiza un pedido, el rea de compras enva al almacn, copia del mismo, para que coteje lo solicitado contra lo que recibir, y para que de acuerdo con la fecha de entrega y caractersticas del bien, prepare el lugar de almacenaje. Responsable: Almacenista Actividad: 1. Recibe del proveedor los bienes, y la remisin o factura en original y 2 copias. 2. Verifica que los bienes cumplan con las especificaciones que se indican en el pedido. En el caso de que los bienes adquiridos tengan especificaciones especiales, se requiere al rea solicitante de los mismos, que los revise y d su conformidad para su recepcin. 3. Verifica que la cantidad corresponda a la del pedido. 4. De no corresponder las especificaciones y cantidades que entrega el proveedor con lo que se indica en el pedido, se rechaza el bien y se notifica al rea de compras. 5. De cumplir los bienes con las especificaciones que se indican en el pedido y/o remisin, se aceptan. 6. Asigna nmero de folio, firma y sella de recibido la remisin y/o factura en todos sus tantos. 7. Devuelve la remisin y/o factura al proveedor, para que la presente en el rea de Contabilidad para su trmite correspondiente, y conserva copia de la misma para su registro y control. En caso de tratarse de un bien de activo fijo, informa a la Gerencia de Administracin, responsable de generar el alta en el Sistema Central de Inventarios. 8. En el caso de entregas parciales, lleva el seguimiento hasta la recepcin total de los bienes. 9. Informa sobre la remisin y/o factura, para su registro y emisin del vale de entrada al almacn. 10. Gira instrucciones al encargado de la guarda para que coloque los bienes en el rea o seccin correspondiente. 11. Identifica si se trata de un bien de consumo perecedero o no perecedero. 12. Identifica el bien contenido en la copia de la remisin y/o factura, para asignarle su clave. 13. Verifica la existencia del bien en el catlogo de Krdex. 14. Si no lo localiza, revisa el catlogo de claves canceladas. 15. De no existir en el catlogo, se asigna una nueva clave. 16. Comprueba en el Sistema del almacn, que la clave no est asignada a otro artculo. 17. Genera el alta asignando la clave del artculo en el Sistema del almacn. 18. Registra los datos de la remisin y/o factura, y procesa el vale de entrada al almacn en original y copia. 19. Firma, el vale de entrada al almacn, anexndole la copia de la remisin y/o factura. 20. Compara los datos del vale de entrada al almacn contra la remisin y/o factura. 22. Integra el vale de entrada al almacn, en el Archivo consecutivo respectivo, el original del vale de entrada al almacn, anexando la copia de la remisin y/o factura. 23. Enva al rea de compras la copia de la remisin y/o de la factura para su conocimiento de la recepcin de los bienes. Documentos involucrados: - FACTURA - ORDEN DE PEDIDO - TARJETA KARDEX

3.3.2 IDENTIFICACIN DE BIENES Y MATERIALES EN ALMACN RESPONSABLE: AREA DE ALMACENAMIENTO Actividad: 1. Una vez que recibe del proveedor los bienes o materiales como resultado de la compra de los mismos. 2. Identifica los bienes conforme a la orden de pedido de los bienes y materiales solicitados. 3. Asigna cdigo a los bienes o materiales recibidos, los almacena de acuerdo a su naturaleza y caractersticas. 4. Basados en la orden del pedido se determina el rea a la que pertenece los bienes y materiales recibidos. 5. Procede a llenar la tarjeta Kardex mediante el cual se identifica un bien, registrando sus entradas y salidas a efecto de determinar la existencia fsica. 6. Firma de conformidad de identificacin de bienes y materiales Documentos involucrados Factura Orden de pedido Tarjeta kardex

3.3.3 RECEPCIN DE RDENES DE COMPRA Y REQUISICIONES RESPONSABL: ALMACENISTA rdenes de Compra Recibe las rdenes de compra provenientes de rea de compras, las registra en la base de datos y archiva. Recepcin De Mercanca En El Almacn Recibe del proveedor la mercanca en almacn y verifica contra la orden de compra y factura lo siguiente: - Producto (especificaciones, estado) - Cantidad - Precio Si se cumplen los requisitos de entrega, sella la factura original y copia. Entrega factura y orden de compra original al proveedor. Registra en la base datos y en el sistema de compras el ingreso de la mercanca. Etiqueta los bienes sealando el lugar donde ser almacenado. Archiva copia de la factura y copia de la orden de compra. Documentos involucrados - Orden de pedido -

3.3.4 SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN Cuando un departamento o rea del hotel requiere bienes de consumo para la realizacin de sus actividades. RESPONSABLE: ALMACENISTA Bienes De Consumo 1. Elabora solicitud de bienes de consumo al almacn anotando las claves, descripcin y unidades, de acuerdo al Catlogo de Artculos (tarjeta kardex).

Bienes Muebles 2. Elabora solicitud de bienes de uso duradero, anotando la descripcin del bien que requiere. 3. Firma la solicitud de bienes de uso duradero y recaba la firma de autorizacin de la persona facultada para ello. 4. Entrega la solicitud en la recepcin del almacn. Encargado de la recepcin de solicitudes y entrega de bienes Bienes de uso duradero 5. Recibe y verifica que la solicitud de bienes de uso duradero est debidamente requisitada, de no ser as, la devuelve al rea solicitante indicndole la correccin que se debe de hacer. 6. Si procede, verifica las especificaciones y cantidades solicitadas. 7. De no contar con la cantidad requerida de algn bien, la corrige en la solicitud de bienes de uso duradero. 8. Asigna nmero de folio consecutivo a la solicitud de bienes de uso duradero y devuelve la copia al solicitante. 9. Entrega la solicitud de bienes de uso duradero al encargado de la guarda de bienes.

Responsable Del Almacn 10. Recibe la solicitud de bienes de uso duradero, para su atencin. Bienes De Consumo 11. Localiza en cada seccin los bienes que sern entregados y lo coloca en la seccin de entrega. 12. Proporciona al almacenista la solicitud de bienes de consumo al almacn para que genere el vale de salida del almacn. 13. Captura los datos de la solicitud de bienes de consumo al almacn, en caso de existir claves errneas, las corrige. 14. Procesa y obtiene del Sistema del almacn, el vale de salida del almacn, en original y copia. 15. Procesa el resumen diario de movimientos de entrada y salida, para su validacin. 16. Verifica el vale de salida del almacn, lo coteja contra la solicitud de bienes de consumo al almacn y lo firma. 17. Coloca el vale de salida del almacn y la solicitud de bienes de consumo al almacn en los artculos que sern entregados. 18. Entrega al solicitante los bienes de consumo y recaba su firma de recibido en el vale de salida del almacn. 19. Integra en el archivo consecutivo el original del vale de salida del almacn, anexando la solicitud de bienes de consumo al almacn. 20. Integra al archivo por Unidad administrativa, la copia del vale de salida del almacn. Documentos Involucrados - Factura - Orden de pedido - Tarjeta kardex

4.- TALLERES CASO 1 El 29 de Noviembre del 2009, las reservas de Papel Bom 80 se han agotado en el rea de Recepcin, para lo cual se debe solicitar reposicin de ste material al rea de Almacn

PROCEDIMIENTO A SEGUIR La recepcionista de turno debe informar al jefe de Recepcin para que ste autorice el vale de pedido al rea de almacn. La recepcionista debe hacer entrega del vale de pedido al Jefe de Almacn. El jefe de almacn debe verificar que El vale de pedido est conforme y con la firma del Jefe de Recepcin El jefe de almacn ordena al encargado de economato hacer entrega del artculo solicitado. El encargado de economato debe llenar el Bin Card con los datos respectivos e informar al Jefe de Almacn que el proceso se ha llevado a cabo sin problemas.

CASO 2 El 15 de junio, el rea de lavandera para realizar sus labores solicita a almacn los siguientes productos: 2 kilos de detergente. 1 litro de leja. 2 litros de enjuague.

El procedimiento a realizar en ste caso es el antes mencionado en el caso 1, ya que solicitar el suministro de cualquier artculo conlleva el mismo proceso.

5.- EVALUACION EVALUACIN DEL REA DE ALMACN


1. Marque la alternativa correcta. Cuales son las funciones del Bodeguero? a) Distribuir el espacio fsico y funcionamiento de productos del almacn, para obtener una mayor operatividad y contribuir a la eficiencia del sistema.

b) Recibe, comprueba y controla el suministro de vinos y licores. c) Registra en fichas y libros las entradas y salidas de todos los bienes que se custodian en los almacenes. d) Realizar las rdenes de compra y seleccin de proveedores. e) Verificar el correcto estado y funcionamiento de las instalaciones generales del hotel.
2. Marque la alternativa correcta. Cules son las principales responsabilidades del rea de almacn?

a) Hacerse cargo del movimiento de stocks. b) Verificar la recepcin, y mantenimiento de artculos. c) Se encarga de la recepcin, rotacin y mantenimiento de artculos. d) Es responsable de la recepcin e inventariacin de productos.

3. Dentro de las reglas generales de almacenamiento el siguiente concepto: Siempre se har para los alimentos potencialmente peligrosos y aquellos listos para el consumo incluyendo la fecha mxima en que debe ser consumido y descartado Corresponde a:
a) Fuera de peligro. b) Chequeo de temperaturas. c) Etiquetado de los alimentos. d) Almacenar solo alimentos. e) N.A 4. Marque la alternativa incorrecta sobre layout de almacn a) Es la distribucin fsica del espacio de almacenamiento para definir todas las reas funcionales. b) Se debe considerar la rotacin de productos al momento de un diseo de layout. c) Se define layout como la disposicin de las instalaciones en el almacn. d) Layout es la capacidad de un almacn expresado habitualmente en metros cuadrados (m 2) o en metros cbicos (m3) de espacio. 5. Marque la alternativa correcta del proceso de almacenamiento a) Recepcin almacenamiento movimientos informacin - control de inventarios b) Recepcin identificacin guarda de bienes - control de costos c) Compras - recepcin almacenamiento - movimiento informacin

d) Compras almacenamiento movimiento informacin control de inventarios

6. Dentro de las reas de almacenamiento para alimentos en que grado debe mantenerse el almacenamiento congelado?
a) -5 b) -10 c) -18 d) 10 e) 5

7. Relacione segn corresponda.


a) (LIFO) ( C ) El de fecha mas prxima de caducidad es el primero en salir.

b) (FIFO). sale para a (FEFO). es almacn.

( A ) La ultima mercanca que entra en almacn, es la primera que expedicin. ( B ) La primera mercanca que entra en almacn, es la primera que a sacada de

8. Marque la alternativa correcta. Tipo de almacenamiento que es muy eficiente, sin embargo en grandes almacenes puede requerir mayor costo y trabajo por requerir sistemas automticos de elevacin. a) Aleatorio b) Por zona c) De temporada d) De alto riesgo e) Racking

9. Dentro de la codificacin de materiales el siguiente concepto: Significa la descripcin detallada de un articulo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. corresponde a:
a) Catalogacin. b) Simplificacin. c) Especificacin. d) Normalizacin.

e) Estandarizacin.

10..-Ordene la siguiente secuencia sobre RECEPCION DE ORDENES DE COMPRA Y REQUISICIONES ( 3 ) Entrega factura y orden de compra original al proveedor. ( 5 ) Etiqueta los bienes sealando el lugar donde ser almacenado. ( 4 ) Registra en la base de datos y en el sistema de compras el ingreso de la mercanca. ( 2 ) Si se cumplen los requisitos de entrega, sella la factura original y copia. ( 6 ) Archiva copia de la factura y copia de la orden de compra. ( 1 ) Recibe del proveedor la mercanca en almacn y verifica con la orden de compra y factura lo a siguiente: Producto, cantidad y precio.

6. GLOSARIO

Almacn:

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca, siendo una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. As, el mbito de responsabilidad del rea de almacenes nace en la recepcin del elemento fsico en las propias instalaciones y se extiende al mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento (proceso, transporte o consumo), guardando evidencia de ello. Economato: Lo entendemos como lugar o departamento destinado al almacenamiento, conservacin y control de materias primas o productos alimenticios que, una vez recepcionados, constituyen para el hotel un stock permanente y a medida que vayan siendo consumidos darn origen a una nueva reposicin. Bodega

Es el lugar destinado al almacenamiento, conservacin y, sobre todo, control de vinos y licores. Inventario:

Es el registro documental de los bienes y dems cosas pertenecientes a una empresa, hecho con orden y precisin. Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricacin o por la demora en la entrega por parte del proveedor. Lay Out

Es la disposicin de las instalaciones en el almacn. Stock

Zona destino de los productos almacenados. Sistema De Control De Almacenes

Sistema de registro automatizado en el cual se asientan las entradas y salidas de almacn a fin de determinar la existencia fsica a precios promedios.

Cuenta De Orden:

Es el registro contable el cual aparece al pie de los estados financieros para informar la cantidad y el valor de los bienes almacenados. Recepcin

Es el momento mediante el cual el proveedor hace entrega fsica y documental de los bienes adjudicados. Paletizacin

Sistema de almacenamiento y organizacin de mercancas a travs de plataformas especiales, generalmente de madera. Existencias

Incluye los productos que estn destinados para la venta o que van ha formar parte de otros productos (procesos y materia prima).

7.

BIBLIOGRAFIA GONZALES LIDIA, TALON PILAR: Direccin hotelera: operaciones y procesos, edicin 2003 Trabajo encargado de hotelera II - 2008, Manual para hoteles: Manual del rea de Almacn UNA Turismo JUAN R. MESTRES SOLER: Tcnicas De Gestin Y Direccin Hotelera PRICEWATERHOUSECOOPERS Manual De Almacenes PDF

Paginas web: http://www.monografias.com/trabajos12/alma/alma.shtml http://www.alegsa.com.ar/Dic/optimizar.php http://www.navactiva.com/web/es/alog/doc/articulos/2007/04/47571.php

ANEXOS HOTEL LIBERTADOR FOTOGRAFAS INSTALACIONES DE ALMACN