Annexe 3: Exemplaires de Registre

Fiche de contrle de stock (Registre de tenue de stock)

Bon de Commande et de Sortie (Registre des transactions)

Formulaire Trimestriel de Notification et de Demande (Registre de consommation)

Registres de Stock

Les informations minimales devant tre portes sur les registres de stock des mdicaments et autres produits pharmaceutiques sont les suivantes le nom du produit/sa description (y compris la forme galnique - p. ex. glule, comprim, suspension liquide, etc. - et le dosage)

 le stock disponible/le solde du stock de dpart les quantits reues les quantits dlivres les pertes/ajustements le solde de clture la rfrence de la transaction (p. ex. le numro du bon de sortie ou le nom du fournisseur ou du rcipiendaire).

En fonction du systme utilis, les registres de stock peuvent aussi contenir des renseignements supplmentaires concernant les produits tels que les conditions de stockage particulires (p. ex. entre 2C et 8C) le prix unitaire les numros de lots/les emplacements les codes du produit les dates de premption.

Un systme d'information logistique doit disposer de trois types de registres: les registres de tenue de stock, les registres de transaction et les registres de consommation. Le lecteur trouvera en annexe trois exemplaires de ces registres. Les tablissements de niveau correspondant un dispensaire peuvent utiliser d'autres formulaires en plus de ceux-ci.

Les registres de stock peuvent aussi contenir certains lments de donnes calcules. Ceux-ci sont dtermins par des formules mathmatiques qui sont fonction des paramtres de conception du systme (p. ex. la frquence de passage des commandes). Les lments de donnes calcules comprennent les donnes relatives la consommation, telles que la consommation moyenne mensuelle (CMM) les dlais d'excution des commandes/demandes les niveaux de stock maximum et minimum le point partir duquel il faut passer une commande d'urgence.

Un systme de stockage et de distribution n'utilise pas ncessairement tous ces formulaires, mais il aura besoin de formulaires pour enregistrer les donnes de tenue de stock et les transactions portant sur les produits. Les formulaires standard utiliss pour le contrle des stocks comprennent -

 fiches de stock bons de commande/et de sortie formulaires de rception (bordereau d'envoie/facture de fret) bons de livraison/sortie formulaires d'limination des produits prims des formulaires d'inventaire physique une liste des mdicaments et des prix approuvs.

Inventaire Physique

L'inventaire physique est l'opration consistant compter manuellement le nombre des produits de chaque type prsents dans le magasin un moment donn. L'inventaire physique permet de vrifier que les soldes de stocks disponibles enregistrs sur les registres correspondent bien aux quantits de produits rellement disponibles dans le magasin. Lors d'un inventaire physique, compter chaque produit individuellement par nom gnrique, forme galnique et dosage. Il existe deux types d'inventaires physiques L'inventaire physique complet: Tous les produits sont compts en mme temps. Il convient de procder un inventaire physique complet au moins une fois par an. Des inventaires plus frquents (une fois par trimestre ou par mois) sont recommands. Pour les entrepts de grandes dimensions, cette opration peut imposer la fermeture pendant une journe ou plus. L'inventaire physique tournant ou alatoire: On procde au dnombrement de produits choisis et on vrifie que le rsultat concorde avec les registres de tenue de stocks en les comptant tour de rle ou rgulirement tout au long de l'anne. Cette opration est aussi appele inventaire tournant. Il est plus facile d'effectuer rgulirement un inventaire physique complet dans les tablissements qui grent de faibles quantits de produits. L'inventaire physique tournant convient habituellement aux tablissements qui grent de grandes quantits de produits. Un inventaire physique tournant peut tre organis de plusieurs faons Par forme galnique: Compter les comprims en janvier, les glules en fvrier, les liquides en mars, etc. Par emplacement dans le local de stockage: Compter les produits se trouvant sur les tagres 1 4 en janvier, sur les tagres 5 8 en fvrier, etc. En fonction de la disponibilit du personnel: Compter quelques articles tous les jours, chaque fois que le personnel dispose d'un peu de temps. Stock disponible: Compter priodiquement chaque article dont le stock disponible se trouve un niveau infrieur ou gal au stock minimal. Cette mthode peut se rvler plus rapide, dans la mesure o les quantits compter sont plus faibles.

Dans le cas o l'on fait un inventaire physique tournant, compter chaque produit au moins une fois au cours de l'anne. Compter plus frquemment les articles qui partent rapidement et les produits dont le stock est maximal. Etapes respecter dans la ralisation d'un inventaire physique: 1 Plan d'action. Dans le cas d'un inventaire physique complet, prvoir le (ou les) jour(s) et l'heure. Dans le cas d'un inventaire physique tournant ou alatoire, identifier les produits compter et la dure ncessaire pour le faire.

2 Affectation du personnel. 3 Organisation du local de stockage. Ranger les produits selon la stratgie premier prim, premier sorti. S'assurer que les botes et les cartons ouverts sont visibles. Mettre de ct les produits endommags ou prims.

4 Dnombrement des produits utilisables. Compter les produits par units sous lesquelles ils sont dlivrs (p. ex. par comprim ou par pice) et non par carton ou par bote. Estimer les quantits contenues dans les rcipients ouverts pour les produits emballs en vrac. Si une bouteille de 1000 glules est pleine aux deux tiers, estimer son contenu 650 ou 700 glules. Dans le cas d'une bouteille de sirop d'un litre moiti pleine, estimer son contenu un demi-litre.

5 Mise jour des registres de tenue de stock. Inscrire la date de l'inventaire physique et les mots Inventaire physique. En utilisant une encre de couleur diffrente, inscrire la quantit de produit obtenue pendant l'inventaire.

6 Mesures prises suite aux rsultats de l'inventaire physique. Si les rsultats de l'inventaire physique diffrent du solde figurant sur la fiche de stock, mettre jour ce solde en soustrayant ou en ajoutant les quantits en excs ou manquantes. Eliminer les produits endommags ou prims trouvs au cours de l'inventaire physique. Dans l'un et l'autre cas, identifier, documenter et corriger la cause du problme.

7 Discussion des rsultats de l'inventaire avec le personnel de l'tablissement. Fliciter le personnel, s'il y a lieu. Prendre des mesures correctives si ncessaire.

Surveillance de la Qualit des Produits

Indicateurs de problmes de qualit: Les diffrents types de produits prsentent les dtriorations de diffrentes natures. Parmi les indicateurs utilisables pour dtecter ces dtriorations, on peut mentionner Tous les produits - conditionnement cass ou dchir (flacons, bouteilles, botes, etc.) - tiquette(s) manquante(s), incomplte(s) ou illisible(s)

Liquides - changement de couleur - turbidit - prsence d'un sdiment - rupture de la capsule sur les bouteilles - ampoules, bouteilles ou flacons fls - prsence d'humidit dans l'emballage

Produits photosensibles (comme les films radiographiques) - emballage dchir ou fendu Produits en latex - secs

- friables - craquels Produits en latex lubrifis - emballage poisseux - produit ou lubrifiant ayant chang de couleur - emballage tach - fuite du lubrifiant (emballage humide) Pilules (comprims) - changement de couleur - pilules dsagrges - pilules manquantes (dans l'emballage plastique thermoform) - aspect poisseux (en particulier pour les comprims enrobs) - odeur inhabituelle Solutions injectables - le liquide ne reforme pas une suspension aprs agitation Produits striles (y compris les dispositifs intra-utrins) - emballage dchir ou fendu - parties manquantes - parties casses ou tordues - humidit l'intrieur de l'emballage - emballage tach Glules - changement de couleur - aspect poisseux - glules crases

Tubes - tube(s) poisseux - contenu qui fuit - perforations ou trous dans le tube Conditionnement sous feuille d'aluminium - perforation(s) dans l'emballage Ractifs chimiques - changement de couleur Les produits endommags ne doivent jamais tre dlivrs aux tablissements ou des clients. En cas d'incertitude concernant la dtrioration d'un produit, contrler l'tat de celui-ci avec une personne comptente. Ne pas dlivrer de produits que l'on suspecte d'tre endommags. Signaler tout dfaut et renvoyer les produits dfectueux l'tablissement qui les a fournis. Si un inspecteur visite l'tablissement, lui signaler tout problme ventuel. Se rfrer la partie 5, consacre la gestion des dchets, pour des informations complmentaires.

Protection Contre l'Incendie

Pour prvenir tout dommage d un incendie Mettre disposition des extincteurs standard dans chaque tablissement de stockage, conformment aux rglementations nationales. Inspecter visuellement les extincteurs tous les 2 3 mois pour s'assurer qu'ils restent sous pression et qu'ils sont prts l'emploi. Rviser les extincteurs au moins tous les 12 mois. Faire installer des dtecteurs de fume dans l'ensemble de l'tablissement de stockage et vrifier tous les 2 3 mois qu'ils fonctionnent correctement. Interdire strictement de fumer dans le magasin. Organiser les exercices pratiques d'incendie l'intention du personnel tous les 6 mois. Marquer de manire claire les sorties de secours et s'assurer rgulirement qu'elles ne sont pas bloques ou inaccessibles.

 Afficher les mesures de scurit contre les incendies dans des endroits appropris de l'tablissement de stockage (notamment l o sont stocks les produits inflammables). En l'absence d'extincteurs, utiliser du sable pour teindre les feux. Placer des seaux de sable prs de la porte.

Il existe quatre types principaux d'extincteurs:

Les extincteurs poudre contiennent un agent extincteur, tel que bicarbonate de potassium (similaire au bicarbonate de soude) et un gaz comprim comme propulseur. Ils sont efficaces contre de nombreux types d'incendies, notamment contre les feux de solides combustibles, comme le bois ou le papier, les feux de liquides combustibles, comme l'essence ou la graisse, et les feux lectriques. Les extincteurs eau contiennent de l'eau et un gaz comprim et ne devraient tre employs que sur les feux de matires combustibles ordinaires comme le papier et le bois. Ne jamais utiliser d'eau pour lutter contre des feux provoqus par des liquides (tels que l'essence ou le ptrole lampant) ou des incendies lectriques. Les extincteurs au dioxyde de carbone (CO2) sont trs efficaces contre les feux provoqus par des liquides (tels que l'essence ou le ptrole lampant) et les incendies lectriques, mais pas contre les feux dus des matires combustibles, comme le papier, le carton ou le bois de charpente. Le gaz se disperse rapidement et ne laisse aucun rsidu nocif. Les extincteurs au halon sont souvent utiliss dans des zones renfermant du matriel informatique ou d'autres machines, car ils ne laissent aucun rsidu. On peut les employer sur les matires combustibles courantes, les liquides inflammables et contre les incendies lectriques. Cependant, le halon est dangereux s'il est inhal et nocif pour l'environnement. C'est dans les espaces confins que ce type d'extincteurs s'avre le plus efficace, mais ne pas oublier que la zone doit tre are avant d'tre nouveau occupe. S'assurer que le personnel du dpt de produits pharmaceutiques a t form sur l'utilisation des extincteurs. La mthode qui suit constitue un moyen simple pour enseigner l'usage des extincteurs:

Tirer la goupille situe en haut de l'extincteur.

Diriger la buse vers la base du feu.

Appuyer sur la poigne pour actionner l'extincteur [rester une distance d'approximativement 2,5 m (8 pieds)].

Faire subir la buse un mouvement de balayage d'avant en arrire. Cette mthode est valable pour les extincteurs poudre et CO2, mais d'autres mthodes doivent tre mises en oeuvre lorsqu'on emploie des extincteurs eau et autres et lorsqu'on affronte des feux spciaux, tels que les feux de liquides inflammables. De plus, cette mthode peut ne pas convenir pour tous les extincteurs poudre et CO2. Lire soigneusement les instructions d'utilisation des extincteurs prsents dans l'tablissement.
Protection Contre les Nuisibles

Prvention l'intrieur de l'tablissement de stockage Concevoir ou modifier le local de stockage de manire faciliter le nettoyage et empcher l'humidit de s'installer. Prserver la propret de l'environnement de faon prvenir l'instauration de conditions favorisant la prsence de nuisibles. Par exemple, stocker les dtritus dans des poubelles pourvues d'un couvercle. Nettoyer rgulirement les sols et les tagres. Ne pas entreposer ni laisser d'aliments dans l'tablissement de stockage. Maintenir l'intrieur du btiment aussi sec que possible. Peindre ou vernir le bois, le cas chant. Utiliser des palettes et des rayonnages. Empcher les nuisibles de pntrer dans l'tablissement.

 Inspecter rgulirement l'tablissement de stockage la recherche de preuves de la prsence de nuisibles. Il est possible de traiter les cartons d'emballage et d'expdition de manire prvenir une infestation par des nuisibles. Par exemple, on peut emballer les cartons sous film plastique ou leur ajouter des siccatifs (dshydratants) non toxiques.

Prvention l'extrieur de l'tablissement de stockage Inspecter et nettoyer rgulirement le primtre extrieur de l'tablissement de stockage, et en particulier les zones o sont entreposes les ordures. Vrifier qu'il n'y a pas de terrier de rongeur et s'assurer que les ordures et autres dchets sont entreposs dans des conteneurs pourvus d'un couvercle. S'assurer qu'il n'y a pas de flaque d'eau stagnante l'intrieur et autour des locaux, ni des seaux, des vieux pneus ou d'autres objets pouvant retenir de l'eau. Traiter, si ncessaire, les cadres et les chambranles en bois avec un produit d'tanchit. Utiliser, dans la mesure du possible, un clairage vapeur de mercure et le disposer distance du btiment pour rduire au minimum l'attraction qu'il exerce sur les nuisibles. Stratgies visant des nuisibles particuliers Rongeurs: Le meilleur moyen de rsoudre les problmes lis aux rongeurs est de leur interdire l'entre dans l'tablissement et de maintenir celui-ci sec et propre. Parmi les autres solutions, on peut mentionner: la possibilit d'avoir des chats; les piges souris classiques,

ressort et contenant de la nourriture comme appt; les plaques collantes, qui sont des plateaux en plastique ou en bois jetables, partiellement remplis d'une colle non toxique; les botes appts, qui ont la taille d'une bote chaussures, ont un couvercle et des trous chaque extrmit et contiennent des sachets de rodenticide toxique; les dispositifs lectroniques ultrasons, qui mettent des sons haute frquence, forant les rongeurs viter la zone; ou encore du poison contre les rats.

Oiseaux et chauves-souris: S'il existe un espace entre le plafond et le toit de l'tablissement, obturer toutes les ouvertures avec un grillage mailles fines pour empcher les oiseaux ou les chauves-souris de pntrer dans les locaux de stockage.

Insectes volants: La meilleur prvention consiste maintenir fermes ou grillager toutes les portes et les fentres de l'tablissement de stockage. S'assurer qu'il n'y a aucun trou dans les murs, le sol ou le plafond. Les piges lumineux qui lectrocutent les insectes (bug zappers, grilles lectriques suspendues attirant les insectes volants l'aide d'une vive lumire fluorescente ou ultraviolette) peuvent convenir dans certaines situations. Cependant, ces

piges doivent tre placs distance des rserves, car la lumire ultraviolette endommage un certain nombre de produits (en particulier les produits en latex, comme les prservatifs masculins). Reptiles: La plupart des espces de serpents sont inoffensives et peuvent tre gres l'aide d'effaroucheurs acoustiques et par un dbroussaillage de l'extrieur de l'tablissement. Si les serpents constituent un problme particulirement dlicat dans la zone o se situe l'tablissement, il est possible de construire une clture empchant leur pntration autour du primtre de l'tablissement. Cette clture doit tre ralise avec un grillage galvanis lourd, dont la maille mesure 6 mm. Elle doit tre haute de 90 cm et sa partie infrieure doit tre enterre dans le sol sur au moins 10 16 cm. La partie de la clture situe au-dessus du sol doit tre incline vers l'extrieur selon un angle de 30 en partant de la base et en s'cartant du btiment, l'aide de piquets de soutien situs l'intrieur de la clture.

Termites/nuisibles des structures: Il existe deux traitements principaux pour les termites souterrains, mais ils sont tous deux onreux et requirent l'intervention d'un spcialiste. Le premier consiste injecter un termiticide dans le sol au-dessous de l'tablissement. Si le problme est grave, ou si le premier traitement n'est pas applicable, le btiment doit subir une fumigation. Toutes les marchandises entreposes doivent tre retires du site pendant la fumigation. Remplacer le bois fortement endommag par les nuisibles des structures. Il existe d'autres mthodes pour lutter contre les nuisibles des structures Appliquer des traitements non toxiques la chaleur ou l'azote liquide. Intgrer des barrires mtalliques dans les fondations d'un nouveau btiment. Les feuilles mtalliques dpassent d'entre les fondations et les murs du btiment. Elles sont recourbes vers le bas selon un certain angle, mais ne touchent pas le sol. Lorsque les termites ou les fourmis essaient de grimper au-dessus des fondations, ils rencontrent la barrire mtallique qu'ils ne peuvent contourner.

 Construire des barrires de sable tout autour du btiment titre prventif. Cependant, les grains de sable doivent avoir une taille prcise, ce qui peut rendre cette mthode coteuse.
Contrle de la Temprature

Humidit Lorsque l'tiquette du produit comporte la mention protger de l'humidit, entreposer ce produit dans un espace dont l'humidit relative ne dpasse pas 60%. Pour limiter les effets de l'humidit, envisager les mesures suivantes: Aration: Ouvrir les fentres ou portes du local de stockage pour permettre la circulation de l'air. S'assurer que toutes les fentres disposent de grillages pour empcher la pntration des insectes et des oiseaux et qu'elles possdent des barreaux ou ne sont pas suffisamment ouvertes pour permettre quelqu'un de s'introduire l'intrieur. Placer les botes sur des palettes et s'assurer qu'il reste de l'espace entre les palettes et les murs du local de stockage. Emballage: Bien fermer tous les couvercles. Ne jamais ouvrir une nouvelle bote sans ncessit. Circulation de l'air: Utiliser un ventilateur pour faire circuler de l'air frais (de l'extrieur). Dans les tablissements de grandes dimensions, un ventilateur de plafond peut tre ncessaire. Les ventilateurs verticaux sont plus utiles dans les locaux de stockage de dimensions plus rduites. L'utilisation de ventilateurs ncessite de l'lectricit et un certain entretien.

Climatiseurs: Si possible, utiliser un climatiseur. Ces appareils sont coteux et ont besoin d'une alimentation continue en lectricit et requirent galement un entretien rgulier. En fonction des conditions climatiques, un dshumidificateur peut constituer une option moins

onreuse. Cependant, il ncessite aussi une alimentation lectrique continue, ainsi qu'une attention rgulire pour vider les bacs eau. Lumire solaire Certains produits pharmaceutiques sont photosensibles et seront dtriors en cas d'exposition la lumire, par exemple les vitamines, le furosmide, le malate de chlorphniramine, l'hydrocortisone, les produits en latex (tels que les prservatifs masculins) et les films radiographiques. Pour protger les produits de la lumire solaire Masquer les fentres ou utiliser des rideaux si elles sont exposes directement la lumire solaire. Conserver les produits dans les cartons. Ne pas entreposer ou emballer des produits la lumire du soleil. Utiliser des bouteilles en plastique opaque ou en verre color pour les produits qui ncessitent cette prcaution. Garder des arbres dans le primtre de l'tablissement pour qu'ils fassent de l'ombre, mais contrler rgulirement leur tat pour s'assurer qu'aucune branche ne risque d'endommager les locaux.

Chaleur Garder l'esprit que la chaleur nuit de nombreux produits. Elle fait fondre les pommades et les crmes et rend inutilisables d'autres produits. Le respect des recommandations qui prcdent visant protger les produits de l'humidit et de la lumire solaire, contribuera galement les protger de la chaleur. Il est important de disposer de thermomtres en divers endroits du local de stockage pour surveiller la temprature (voir la section consacre la surveillance de la temprature). Mais, mme en l'absence de thermomtre, il est possible de surveiller la temprature. Si vous avez chaud, vos produits aussi, probablement. Surveillance Surveiller constamment la temprature des diffrentes zones du local de stockage. Installer des thermomtres en divers endroits pour la surveillance. Assurer une bonne ventilation du local de stockage (voir section sur l'humidit). Pour obtenir une meilleure aration, entreposer les botes sur des palettes et laisser de l'espace entre les ranges de botes empiles (voir section sur le rangement des produits).

 Prserver le local de stockage de la lumire solaire directe.

Rfrigrateurs et conglateurs Les rfrigrateurs qui s'ouvrent par le haut sont plus efficaces que les rfrigrateurs verticaux, car l'air chaud monte, tandis que l'air froid descend. La partie la plus froide des rfrigrateurs verticaux se situe en bas. Conserver les produits sensibles au gel ou aux trs basses tempratures sur les clayettes suprieures. Toujours avoir disposition assez d'accumulateurs de froid pour transporter les articles ncessitant un stockage basse temprature dans des glacires et/ou des porte-vaccins. N'utiliser que des accumulateurs de froid remplis d'eau. Ne pas employer de briquettes prremplies avec d'autres liquides, habituellement bleues ou vertes. Lors de la commande du matriel de la chane froide, les grands tablissements doivent rvaluer leurs besoins en matire d'accumulateurs de froid et d'espace pour les stocker dans les conglateurs.

 S'il y a suffisamment de place, ajouter quelques bouteilles en plastique remplies d'eau dans le rfrigrateur. Cela contribuera maintenir la temprature sur une dure plus longue en cas de coupure de courant. Disposer les rfrigrateurs et les conglateurs de manire ce qu'il y ait de l'espace entre eux et une distance d'environ une longueur de bras du mur. Cette prcaution permettra d'augmenter la circulation d'air. L'idal serait que les locaux renfermant plusieurs rfrigrateurs et/ou conglateurs soient climatiss. Ces appareils gnrent beaucoup de chaleur, ce qui peut endommager le matriel avec le temps. S'il est impossible de disposer d'une climatisation, installer des ventilateurs autour des appareils pour augmenter le flux d'air. Si l'on installe des ventilateurs, il faut penser les disposer de manire ce que l'air circule galement derrire les rfrigrateurs. L'idal pour les grands tablissements serait de disposer d'une chambre froide plutt que de nombreux rfrigrateurs.

Alimentation lectrique Si la source d'lectricit principale n'est pas fiable, faire installer un gnrateur photovoltaque ou une alimentation lectrique de secours pour les chambres froides et les rfrigrateurs. Si ce gnrateur ne fonctionne pas l'nergie solaire, conserver un stock de carburant suffisant pour le faire fonctionner pendant au moins quelques jours (voir la section consacre au stockage des produits inflammables). Mettre en marche rgulirement le gnrateur (au moins une fois par mois) pour s'assurer qu'il fonctionne correctement. Les grands tablissements peuvent souhaiter sous-traiter la maintenance du gnrateur et du rseau lectrique. Si l'alimentation lectrique n'est pas fiable, utiliser des rfrigrateurs ptrole ou solaires. Les appareils ptrole requirent un entretien frquent. Tailler rgulirement la mche pour que la flamme ne soit pas trop haute, ramoner la chemine chaque mois et conserver une rserve de ptrole (voir la section consacre au stockage des produits inflammables). Installer le rfrigrateur distance du mur, sur une surface plane, faute de quoi il ne fonctionne pas correctement. Surveiller rgulirement la temprature. La flamme d'un appareil ptrole doit toujours tre bleue. Si elle est jaune, tailler la mche. Termes courants Les termes suivants s'appliquent la temprature et aux fournitures mdicales. Il est important de respecter les conditions de stockage recommandes par le fabricant pour l'ensemble des produits. Conserver l'tat congel: Certains produits, comme les vaccins, doivent tre transports dans le cadre d'une chane froide et conservs -20C (4F). Le stockage l'tat congel s'emploie normalement pour une longue dure dans des tablissements de niveau suprieur. Conserver entre 2C et 8C (entre 36F et 46F): Certains produits sont trs sensibles la chaleur, mais ne doivent pas tre congels. Ils sont habituellement conservs dans la premire ou la deuxime partie du rfrigrateur (jamais dans le freezer). Cette temprature convient au stockage des vaccins pendant une courte dure.

Conserver au froid: Stocker le produit une temprature comprise entre 8C et 15C (entre 45F et 59F). Conserver la temprature du local: Stocker le produit une temprature comprise entre 15C et 25C (entre 59F et 77F). Conserver la temprature ambiante: Stocker le produit la temprature environnante. Ce terme n'est pas trs utilis du fait de la grande variabilit des tempratures ambiantes. Il dsigne la temprature du local ou des conditions de stockage normales, c'est--dire le stockage dans une zone sche, propre et bien ventile, une temprature ambiante comprise entre 15C et 25C (entre 59F et 77F) ou pouvant aller jusqu' 30C, selon les conditions climatiques. Mdicaments prsentant des problmes de stabilit en milieu tropical: Mdicaments solides pour voie orale (comprims) acide actylsalicylique amoxicilline ampicilline pnicilline V rtinol

Mdicaments liquides pour voie orale (sirops) paractamol

Solutions injectables ergomtrine mthylergomtrine adrnaline antibiotiques reconstitus oxytocin1

Reynolds JEF (rdacteur). Martindale: The Extra Pharmacopoeia (31st edition). Royal Pharmaceutical Society, 1996: London Source: Quick JS, Rankin JR, Laing RO, OConnor RW, Hogerzeil HV, Dukes MN, Garnett A, (rdacteurs). 1997. Managing Drug Supply. 2nd ed. West Hartford CT: Kumarian Press.

Protection Contre le Vol

Pendant le transport

 Contrler les documents. S'assurer de l'utilisation de plombs de scellage. Utiliser des botes/rcipients solides. Prvoir des vhicules fiables/bien entretenus. S'assurer de la fiabilit des conducteurs. S'assurer d'un ddouanement rapide dans les aroports et les ports maritimes et aux postes frontires terrestres. Dans les tablissements de stockage Restreindre l'accs aux seuls membres du personnel dsigns. Limiter le nombre de cls fabriques pour l'tablissement; conserver une liste des personnes possdant une cl. Fermer cl ou verrouiller toutes les serrures et toutes les portes. Procder des contrles ponctuels sans avertissement pralable. Procder un comptage des stocks ou un contrle d'inventaire indpendant. Dans les centres de sant Fermer cl ou verrouiller le local de stockage/les placards. Disposer de fiches de contrle d'inventaire pour chaque produit. Fixer des quantits dlivres maximales. Faire en sorte que les dispensateurs enregistrent les diffrentes ordonnances et tiennent des registres de prescription ou de dlivrance. Limiter la dlivrance des mdicaments aux seuls membres du personnel autoriss.

Surveillance de produits choisis A titre de protection supplmentaire contre le vol, surveiller les articles qui partent vite, dont il y a une pnurie chronique, qui sont fortement demands par les consommateurs, qui sont coteux, qui permettent de sauver des vies ou qui sont faciles dissimuler ou camoufler. Il existe deux techniques pour surveiller les mdicaments Slectionner les mdicaments susceptibles d'tre vols ou dtourns de leur usage habituel (p. ex. les antibiotiques, les analgsiques narcotiques, les psychotropes, les antirtroviraux). 1. Contrler les stocks disponibles d'aprs les registres d'inventaire. Puis procder un inventaire physique (compter physiquement les quantits disponibles) et comparer les rsultats. 2. Contrler les registres d'inventaire afin de dterminer la consommation sur une priode donne. Puis contrler les fiches mdicales ou les ordonnanciers et compter le nombre de traitements administrs ou prescrits pendant la mme priode. Convertir le nombre de traitements en nombre de doses unitaires et comparer ce chiffre la quantit sortie de la zone de stockage.

En cas de divergence importante, pousser plus avant les investigations.

Construction

Lors de la construction d'un dpt de produits pharmaceutiques, il convient de prendre en compte les lments suivants: Lieu: Le magasin doit tre accessible l'ensemble des centres ou postes de sant desservir. L'idal serait que le dpt soit implant isolment sur une parcelle de terrain spare, afin de renforcer la scurit et de rduire au minimum l'encombrement du site par les pitons et les automobiles. Veiller ce qu'il soit accessible par la route pour le plus gros vhicule susceptible de s'y rendre un jour. Ne pas construire le dpt proximit d'arbres possdant de

grosses racines. Ces arbres pourraient en mourir et, inversement, les arbres ayant un systme de racines trs dvelopp risquent d'endommager les fondations du btiment. Ombrage: Implanter le dpt dans une zone o il sera possible de planter des arbres destins fournir de l'ombre et compenser les tempratures leves. Arbres: Bien que l'idal soit de planter des arbres qui apportent de l'ombre, contrler rgulirement l'tat de chacun des arbres dj prsents sur le site. Abattre tous les arbres fragiles de manire ce qu'ils ne tombent pas sur le btiment au cours des intempries. Tailler les autres arbres pour viter les chutes de branches. Drainage: Surlever les fondations du dpt pour permettre le drainage des eaux de pluie distance du dpt. Si possible, implanter le dpt dans une zone situe sur une hauteur. Accessibilit: Implanter le dpt de manire faciliter la rception et la distribution des fournitures. Cette implantation peut se faire proximit d'un aroport, d'une route nationale ou d'un rseau de canaux. Scurit: Doter le dpot de mesures de scurit appropries contre les voleurs, l'incendie, etc. Une clture ou des murs d'enceinte permettent souvent d'amliorer la scurit et de contrler les accs.

Conception

Lors de la conception d'un tablissement de stockage, il convient de prendre en compte les lments suivants:

Capacit/espace: Les tablissements doivent disposer d'une capacit permettant la fois le stockage et la manutention. L'idal est que l'espace soit rparti quitablement entre ces deux activits. Les nouveaux produits et les innovations en matire de conditionnement, ainsi que la multiplication des produits destins prvenir et traiter des maladies comme l'infection VIH/SIDA, le paludisme, la tuberculose et l'hpatite B, ont conduit une augmentation du volume des produits et consommables qui circulent dans les entrepts. Il s'agit notamment d'articles tels que des moustiquaires et des insecticides pour prvenir le paludisme et d'antituberculeux plus nombreux, en raison du nombre croissant de cas de tuberculose lis au VIH/SIDA. Lors de la conception d'un nouvel tablissement, ne pas sous-estimer les besoins.

Concevoir l'entrept de produits pharmaceutiques et fournitures mdicales avec des zones rserves la prparation des colis (sortie) et au dchargement des livraisons (rception). Sparer la zone de rception de celle d'expdition, afin d'viter la confusion et d'amliorer l'efficacit et la scurit. Si l'tablissement doit reconditionner des produits, prvoir une zone de prparation propre et spare pour cela. Essayer d'implanter cette zone proximit de la zone de sortie des produits. Stockage basse temprature: Dans les grands tablissements, il vaut mieux utiliser des chambres froides plutt qu'un grand nombre de rfrigrateurs ou de conglateurs (qui gnrent de la chaleur). L'idal serait que les tablissements de grande dimension disposent d'une chambre froide rgle une temprature ngative pour les produits congels (-20C) et d'une autre, rgle une temprature positive mais froide (2C 8C), pour les produits devant tre rfrigrs. Stockage sous cl: Tous les dpts de produits pharmaceutiques devraient disposer d'une zone de stockage bien ferme pour les produits susceptibles d'tre vols ou de faire l'objet d'abus. Un meuble de rangement ou un placard ferm cl peut suffire pour certains tablissements, tandis que d'autres peuvent avoir besoin d'une chambre forte ou d'une cage mtallique.

Ventilation: Il convient, travers le choix du site et la conception, d'assurer une circulation maximale de l'air, afin d'viter les concentrations de fumes ou de gaz et de prvenir la condensation sur les produits ou sur les murs. Utiliser un ventilateur aspirant pour vacuer les fumes, les gaz et l'humidit. Toiture: Prvoir un toit en pente pour permettre l'coulement de l'eau. Prolonger le toit audessus des fentres pour fournir une protection supplmentaire contre la pluie et la lumire solaire directe. Plafond: Installer un double plafond pour assurer une bonne isolation et le maintien au frais des fournitures. Murs et sols: Les murs et les sols d'un dpt de produits mdicaux doivent tre en dur et lisses pour faciliter le nettoyage. Il est prfrable que les murs soient construits en briques ou en parpaings de bton. Il est possible d'employer des briques troues ou perfores pour la partie suprieure du mur afin de permettre une ventilation, mais elles doivent tre pourvues d'un grillage destin prvenir la pntration des rongeurs et d'autres nuisibles. Construire ou traiter les sols des grands tablissements de manire ce qu'ils puissent rsister aux mouvements frquents de produits et de matriels lourds. Cette dernire opration doit tre ralise sous la direction d'un ingnieur. Portes: Prvoir des portes suffisamment larges pour permettre le dplacement libre et ais des fournitures et des appareils de manutention. Les grands tablissements, tels que les magasins centraux, utilisent souvent des chariots lvateurs fourche et autres appareils de manutention. Veiller ce que les portes soient solides et renforces de manire assurer une scurit suffisante. Equiper ces portes de deux serrures solides et installer des grilles mtalliques apportant une protection supplmentaire.

Eclairage: Concevoir le local de stockage de manire ce qu'il reoive le plus possible de lumire naturelle (lumire solaire) dans la journe pour viter de recourir des lampes fluorescentes ou incandescence. Les lampes fluorescentes mettent des rayons ultraviolets qui ont un effet prjudiciable sur certains produits. Les lampes incandescence mettent de la chaleur. Par ailleurs, veiller ce que les produits ne soient pas exposs la lumire solaire directe. Fentres: Prvoir des fentres hautes et larges permettant une aration suffisante. Il convient que ces fentres soient perces suffisamment haut pour ne pas tre bloques par les rayonnages, qu'elles comportent des grilles mtalliques empchant l'intrusion des insectes et qu'elles soient l'preuve des effractions.

Armoires: Prvoir des armoires pour le stockage de produits spcifiques devant tre maintenus l'abri de la poussire ou de la lumire. Premiers secours: Conserver disposition une trousse de premiers secours bien fournie pour traiter les employs ou les visiteurs qui se blessent dans l'tablissement. Placer cette trousse dans un endroit central, facilement accessible tous les employs. S'assurer qu'elle est clairement marque et que tous les employs savent o elle se trouve et quel est son contenu.

Etagres: Disposer les tagres et les claies mtalliques en lignes, avec une voie de passage d'au moins 90 cm de large. Eviter d'installer des rayonnages seulement le long des murs de la pice, ce qui gaspille beaucoup d'espace. Placer les rayonnages 90 cm des murs du local de stockage pour qu'ils soient accessibles des deux cts. L'idal serait d'utiliser des rayonnages rglables.

Matriel de Manutention et Espace de Stockage

Etagres et armoires Utiliser des tagres et des armoires pour entreposer les produits de petite taille. Rgler la position des tagres en fonction des besoins pour recevoir des cartons de diffrentes dimensions. Tables dans la zone d'emballage Prvoir les tables de grande dimension dans la zone d'emballage pour permettre au personnel de regrouper et d'emballer les colis. Garder ces tables propres. Palettes On utilise les palettes pour stocker les articles en vrac et les cartons de grande taille. Elles maintiennent les objets au-dessus du sol et peuvent tre dplaces avec tout leur chargement sur des chariots lvateurs fourche ou des plateaux roulants. Les palettes ne sont gnralement utilises que dans les grands tablissements, car leur stockage et leur dplacement peuvent tre coteux. Les tablissements plus petits peuvent disposer de quelques palettes qu'on ne dplace pas pour assurer une circulation d'air et conserver les produits au-dessus du sol. Dans le cas o l'on emploie des palettes dans l'tablissement, ne pas oublier De toujours les inspecter avant de les charger. De s'assurer qu'elles sont solides et robustes et qu'elles ne prsentent ni planche dsolidarise ou fissure, ni clou saillant. Les palettes

endommages peuvent casser lorsqu'on les soulve et provoquer des blessures graves et endommager les produits. D'empiler les palettes vides soigneusement en dehors des alles. De conserver, dans la mesure du possible, les palettes l'intrieur, distance des lments susceptibles de dtriorer progressivement le bois.

Indpendamment du matriel dont elles sont faites, les palettes augmentent le risque d'incendie, car elles fournissent un espace ouvert pour l'alimentation en oxygne d'un feu et une grande surface de combustion. Toujours respecter les mesures de scurit mentionnes dans la section consacre la protection contre l'incendie de ce guide. Les tagres, les armoires, les tables et les palettes peuvent tre constitues de bois, de mtal ou de matire plastique. Les tagres, les armoires et les palettes mtalliques peuvent tre en acier, en acier inoxydable ou en aluminium. Ces quipements en mtal ont tendance tre plus coteux, mais ils sont plus solides, plus durables et moins inflammables que les quipements en matire plastique ou en bois. De plus, ils ne sont pas vulnrables aux insectes, aux rongeurs ou aux problmes de champignons.

Chariots lvateurs fourche et chariots palettes S'il est prvu d'utiliser des chariots lvateurs fourche ou des chariots palettes dans l'entrept S'assurer que le sol est plat et capable de supporter le poids du chariot charg. S'assurer que le chariot a suffisamment d'espace pour charger et dcharger les produits. Rflchir sur le choix du chariot appropri pour l'entrept. Les chariots lvateurs fourche et les chariots palettes peuvent fonctionner au gaz ou au propane liquide, au diesel ou l'lectricit, chacun de ces modes de propulsion influant sur la capacit de l'engin et sur le cot. Prendre galement en compte la ventilation et l'environnement de l'entrept. Conserver, si ncessaire, une batterie supplmentaire ou un chargeur de batterie. S'assurer que la batterie peut tenir une journe entire.

 S'assurer que le chariot lvateur peut atteindre l'emplacement le plus haut. Conserver le carnet d'entretien du chariot lvateur dans un endroit sr et visible. Conserver et afficher les photos des employs ayant t forms et qui sont autoriss conduire les chariots lvateurs.

Les chariots palettes se rpartissent en deux types: les chariots conducteur accompagnant et les chariots conducteur assis, dont chacun prsente des avantages. Les chariots conducteur accompagnant constituent une meilleure solution lorsque l'espace est limit, car leur rayon de braquage est plus petit. Cependant, ils se dplacent trs lentement et ne sont pas trs utiles dans les grands entrepts. Les chariots conducteur assis se dplacent nettement plus vite, mais sont beaucoup plus onreux
Tches de Routine pour Gestion d'un Entrept

Note: Certaines tches spcifiques peuvent varier en fonction des directives, des procdures, ou des rglementations locales, ou selon le niveau dans le systme de sant (du district, rgional ou national, p. ex.). Tches quotidiennes/hebdomadaires Surveiller les conditions de stockage. Nettoyer les zones de rception, de stockage, d'emballage et d'expdition. Balayer ou laver le plancher avec la brosse. Enlever les ordures. Nettoyer les poubelles, les tagres et les armoires, si ncessaire. S'assurer que les alles sont dgages. S'assurer que la ventilation et le refroidissement s'effectuent convenablement. S'assurer que les produits sont protgs de la lumire solaire directe. Veiller la scurit et la sret du magasin. Contrler l'tanchit du toit du magasin, en particulier pendant la saison des pluies et pendant ou aprs un orage. Surveiller la qualit des produits (inspecter visuellement les produits et contrler leurs dates de premption). S'assurer que les produits sont empils correctement (les cartons du bas sont-ils crass?). Tches quotidiennes/hebdomadaires

 Actualiser les registres des stocks et tenir jour les fichiers. Si la gestion s'effectue par inventaire tournant, procder un inventaire physique et mettre jour les registres et fiches de stock. Surveiller les niveaux des stocks, les quantits stockes et les stocks de scurit. Adresser une commande d'urgence (selon les besoins et les directives locales). Mettre jour les fichiers lectroniques de stocks. Mettre jour les fiches d'inventaire. Trier les stocks prims et les placer dans une zone scurise. Tches mensuelles Procder un inventaire physique ou un inventaire tournant et mettre jour les registres de stock. Faire marcher le gnrateur pour s'assurer que le systme fonctionne correctement, vrifier le niveau de carburant et en ajouter si ncessaire. Vrifier s'il y a des signes indiquant la prsence de rongeurs, d'insectes, et si la toiture sointe. Inspecter le local de stockage la recherche des dtriorations sur les murs, sols, toitures, fentres et portes. Tches trimestrielles Procder un inventaire physique ou un inventaire tournant et mettre jour les registres de stock. Appliquer des mthodes valides pour liminer les produits prims ou endommags du stock. Inspecter visuellement les extincteurs pour s'assurer qu'ils sont maintenus sous pression et prts l'emploi. Tches selon l'intervalle entre les commandes et de la priodicit des rapports d'inventaire (habituellement mensuelle ou trimestrielle) Evaluer l'tat de stock. Remplir et soumettre les bons de commande (systmes de rquisition). Dterminer les quantits et les produits fournir (systme d'allocation). Recevoir les produits.

 Stocker les produits selon les bonnes procdures, revoir le rangement des produits de manire faciliter l'application de la stratgie premier prim, premier sorti (voir la partie consacre la rception et au rangement des produits). Remplir les rapports d'inventaire et les documents ncessaires. Tches semestrielles Procder des exercices pratiques et revoir les procdures de scurit en cas d'incendie. Inspecter les arbres situs proximit du dpt de produits pharmaceutiques et couper ou tailler tous les arbres prsentant des branches fragiles. Tches annuelles Rviser les extincteurs et les dtecteurs de fume. Procder un inventaire physique complet et mettre jour les registres de tenue de stocks. Rvaluer les niveaux de stock maximaux/minimaux et les ajuster si ncessaire.

Rception des Produits Pharmaceutiques

Lors de la rception de produits pharmaceutiques 1 Vrifier qu'il y a un espace de stockage suffisant. 2 Prparer et nettoyer les zones utilises pour la rception et l'entreposage des produits. 3 Inspecter les emballages pour reprer les produits endommags ou prims.

Si Les produits sont endommags ou prims

Alors 1. Retirer le stock endommag ou prim du stock utilisable. 2. Si la dtrioration ou le dpassement de la date de premption des produits est dcouvert pendant que le camion de livraison est encore l, refuser les produits et prenez note du problme sur le bulletin de livraison. 3. Si la dtrioration ou le dpassement de la date de premption des produits est dcouvert aprs le dpart du camion de livraison, suivez la procdure tablie pour dclasser les produits prims ou endommags.

Les produits ne sont ni 1. Compter le nombre d'units de chaque produit reu et comparer le rsultat au chiffre figurant sur le bon de livraison. endommags, ni 2. Enregistrer la date et la quantit reue sur la fiche de stock ou prims d'inventaire (s'il y a lieu). 3. S'assurer que la date de premption est marque de manire visible sur chaque emballage ou chaque unit. 4. Ranger les produits dans la zone de stockage de manire faciliter l'application de la procdure premier prim, premier sorti (voir la section consacre la rotation des stocks
Rangement des Produits

Amnager le local de stockage et les tagres comme suit: Dans le cas o l'on utilise des palettes, empiler les cartons sur les palettes 10 cm (4 pouces) au moins du sol 30 cm (1 pied) au moins des murs et des autres piles sur une hauteur ne dpassant pas 2,5 m (8 pieds, rgle gnrale).

Pour l'ensemble du stockage: Respecter les instructions du fabricant ou du fournisseur sur la procdure de stockage, ainsi que les conditions d'entreposage figurant sur les tiquettes. Placer les produits liquides sur les tagres les plus basses ou en dessous des autres produits. Entreposer les produits qui ncessitent d'tre conservs au froid dans des zones contrles, maintenues une temprature approprie. Entreposer les produits haut risque/de grande valeur dans des zones de scurit convenables. Retirer sans dlai les produits endommags ou prims du stock utilisable et les liminer selon les procdures tablies (voir la section consacre la gestion des dchets). Toujours stocker les produits d'une manire qui facilite l'application de la stratgie de gestion de stock premier prim, premier sorti. Disposer les cartons de manire ce que les flches pointent vers le haut et ce que les tiquettes d'identification, les dates de premption et les dates de fabrication soient visibles. En cas d'impossibilit, crire le nom du produit et sa date de premption clairement sur la partie visible.

Rotation des Stocks

Lors de la sortie des produits, il importe d'appliquer la stratgie premier prim, premier sorti.

Le respect de cette procdure de gestion de stock permet de rduire au minimum le gaspillage de produits d au dpassement de la date de premption. Toujours dlivrer les produits dont la date de premption arrive plus tt, en s'assurant que cette date n'est pas trop proche ou qu'elle n'est pas dj dpasse. La dure de conservation restante du produit doit tre suffisante pour que celui-ci puisse tre utilis avant d'tre prim. Pour faciliter l'application de cette stratgie, placer les produits dont la date de premption expire le premier devant les produits prsentant une date de premption plus tardive. Inscrire les dates de premption sur les fiches de stock afin de faciliter l'envoie des produits aux formations mdicales au moins 6 mois avant qu'ils expirent.

Il convient de garder l'esprit que l'ordre de rception des produits n'est pas ncessairement identique l'ordre de premption. Les produits reus le plus rcemment peuvent tre prims plus tt que des produits reus une date antrieure. Il est donc extrmement important de toujours contrler les dates de premption et de s'assurer que ces dates soient visibles pendant le stockage des produits.

Rangement Mthodique des Mdicaments Essentiels

Les dpts de produits pharmaceutiques doivent disposer d'un systme de classification ou d'organisation des mdicaments et doivent s'assurer que tous leurs employs connaissent le systme en usage. Voici quelques systmes courants de rangement des mdicaments Selon l'ordre alphabtique et par nom gnrique: Classement souvent rencontr dans les grands et petits tablissements. Lorsqu'on emploie ce systme, il faut modifier l'tiquetage lors des rvisions ou des mises jour de la liste des mdicaments essentiels. Selon la catgorie thrapeutique ou pharmacologique: Utilis dans les petits locaux de stockage ou dans les dispensaires, o le, magasinier a de trs bonnes connaissances de pharmacologie. Selon la forme galnique: Les mdicaments se prsentent sous diffrentes formes, par exemple comprims, sirops, solutions injectables ou produits usage externe tels que pommades ou crmes. Dans ce systme, les mdicaments sont classs selon leur forme galnique. Dans la zone correspondant chaque forme, on utilise un systme fixe ou plus ou moins souple pour entreposer les produits. L'une des mthodes de classement peut tre employe pour organiser plus prcisment les articles. Selon le niveau du systme: Les articles destins aux diffrents niveaux du systme de soins de sant sont conservs ensemble. Ce systme fonctionne bien dans les magasins des niveaux suprieurs, lorsqu'il est ncessaire de stocker des kits.

Selon la frquence d'utilisation: Il convient de placer les produits frquemment utiliss ou qui circulent rapidement dans le magasin, l'entre du local ou plus prs de la zone de transit. Ce systme doit tre utilis en association avec un autre. Au hasard, dans des compartiments: Un espace ou une cellule de stockage spcifique muni(e) d'un code correspondant l'alle, l'tagre et l'emplacement du produit sur l'tagre. Ce systme requiert une automatisation informatique. Selon le code produit: Chaque article possde son propre code, indiquant sa nature et son emplacement. C'est le systme qui offre la plus grande souplesse, mais c'est aussi le plus abstrait. Pour grer le magasin, le personnel n'a besoin d'aucune connaissance technique au sujet des produits, car les codes contiennent les informations ncessaires leur entreposage correct, telles que les exigences en matire de temprature, le niveau de scurit et l'inflammabilit. Ce systme fonctionne bien dans le cadre des systmes de contrle d'inventaires informatiss.

Conditions de Stockage Particulires

Certains produits doivent tre stocks dans un environnement dont l'accs est contrl. Il est important d'identifier les produits prsentant un risque de vol ou d'abus, ou encore un potentiel addictif, et d'assurer une scurit accrue pour ces articles. Il s'agit notamment de produits trs demands ou qui peuvent tre revendus (valeur sur le march noir). Habituellement, les listes nationales des mdicaments essentiels (LNME) comprennent plusieurs stupfiants et psychotropes, dont un ou deux figureront sur les listes des tablissements. On trouvera par exemple Analgsiques narcotiques (stupfiants): Morphine, prparations opiaces, pthidine, diamorphine, papaveretum, hydrocodone et oxycodone, dipipanone et tramadol. Autres opiodes et analgsiques puissants: Pentazocine, codine, dihydrocodine, dextroproproxyphne, dextromoramide et buprnorphine. Psychotropes: Mdicaments appartenant habituellement au groupe appel benzodiazpines, dont les plus courants sont le diazpam, le tmazpam, le nitrazpam, le flunitrazpam et l'oxazpam. On peut trouver le clonazpam, employ pour traiter l'pilepsie, dans une classe diffrente et ce produit n'est pas toujours soumis au mme contrle. Certains tranquillisants puissants, comme la chlorpromazine, peuvent aussi tre classs dans cette catgorie. Certains des mdicaments prcdemment mentionns sont des substances places sous contrle, c'est--dire des substances dont l'utilisation est place sous contrle international. Ils requirent une plus grande attention. Il existe des procdures spcifiques pour l'achat, la rception, le stockage, livraison et l'administration des substances places sous contrle. Des bons de commande spciaux doivent tre utiliss cet effet. Note: D'autres mdicaments, notamment les antirtroviraux utiliss pour traiter l'infection VIH/SIDA, peuvent devoir tre stocks dans un local sous contrle, du fait de leur raret, de

leur cot et de la forte demande. Les fournisseurs ou donateurs de ces genres de produits peuvent exiger que ces mdicaments soient entreposs dans un environnement contrl. Certains produits, donns dans le but de traiter une pathologie spcifique, peuvent tre appliqus d'autres maladies. Par exemple, on peut mentionner les mdicaments utiliss pour traiter les infections opportunistes associes au VIH/SIDA et ceux servant au traitement des maladies sexuellement transmissibles, qui peuvent aussi figurer sur la LNME et tre appliqus d'autres pathologies, ou encore les tests de dpistage du VIH/SIDA donns pour utilisation dans des programmes spcifiques tels que la prvention de la transmission mre-enfant, mais qui peuvent tre utiliss aussi d'autres fins, par exemple la scurit des produits sanguins.
Exemples d'Espaces de Stockage Accs Limit

Si vous avez des produits exigeant une scurit accrue, il vous faut mettre en place un espace de stockage accs limit. Cet amnagement impliquera probablement le stockage des produits dans un local ou un meuble de rangement spar et ferm cl, ou un coffre-fort; une cage mtallique ferme cl, situe l'intrieur du local de stockage.

L'idal serait qu'une alarme lumineuse ou sonore se dclenche si quelqu'un s'empare des produits sans respecter la procdure approprie. Seuls le responsable principal ou le pharmacien et un autre membre du personnel doivent tre autoriss pntrer dans le lieu o sont entreposs ces produits.

Limiter le nombre de cls donnant accs ce lieu et garder la liste des personnes qui ont l'une des cls de ce lie
Produits Inflammables

Parmi les liquides inflammables que l'on trouve souvent dans les formations mdicales ou entrepts de produits pharmaceutiques, on peut mentionner l'actone, l'ther anesthsique, des alcools (avant dilution) et le ptrole lampant.

Entreposer les rserves importantes de produits inflammables dans un local spar, distance du local de stockage principal, de prfrence l'extrieur de celui-ci, mais au mme endroit, et 20 m au moins des autres btiments. Les quipements de lutte contre l'incendie doivent tre facilement accessibles. Les rserves importantes de produits inflammables ne doivent jamais tre entreposes dans les mmes zones que les mdicaments. Il est possible de conserver un stock rduit de produits inflammables dans un meuble de rangement en acier, plac dans une zone bien ventile et distance des flammes nues et des appareils lectriques. Indiquer sur les meubles qu'ils contiennent des liquides hautement inflammables et apposer en vidence le pictogramme international de danger. En outre, les tagres du meuble doivent tre conues de manire limiter et isoler tout liquide renvers. Les produits inflammables doivent toujours tre conservs dans leur rcipient d'origine. Chaque liquide inflammable prsente un point d'clair, qui est la temprature minimale laquelle ce liquide met une quantit de vapeur suffisante pour former avec l'air, la surface du liquide, un mlange pouvant brler au contact d'une flamme. Le point d'clair est un indicateur de la susceptibilit l'inflammation. L'actone et l'ther anesthsique ont un point d'clair de -18C. Les alcools non dilus ont un point d'clair compris entre 18C et 23C. Le point d'clair du ptrole lampant est compris entre 23C et 61C.

Il n'est pas ncessaire de stocker les produits inflammables au-dessous de leur point d'clair. Par contre, il est trs important de les entreposer dans l'endroit le plus froid et de ne jamais les conserver au soleil. Il importe de contrler la vitesse d'vaporation et d'viter que la pression n'augmente.

Produits Corrosifs

Les substances corrosives ou oxydantes que l'on trouve souvent dans les hpitaux ou autres installations sanitaires de niveau lev sont les suivantes: acide trichloractique, acide actique glacial, solutions ammoniacales concentres, nitrate d'argent, nitrate de sodium et pastilles d'hydroxyde de sodium. Toujours stocker les substances corrosives distance des produits inflammables, de prfrence dans un meuble en acier part, de manire prvenir les fuites. Utiliser des gants et des lunettes de protection adapts, de type industriel, lors de la manipulation de ces produits.
Liste Standard des Articles en Stock

Il convient que chaque dpt de produits pharmaceutiques maintienne une liste standard des articles en stock, comprenant tous les produits qu'il manipule, accompagns de leurs spcifications: forme galnique, dosage et quantit par emballage. Cette liste doit tre mise jour rgulirement et distribue aux dpts et units sanitaires qui dpendent de ce dpt. Ne pas commander les produits ne figurant pas sur cette liste standard moins de disposer d'une autorisation spciale. Ne pas accepter la livraison de produits qui ne se trouvent pas dans la liste, moins d'une situation particulire. Il convient de tenir des dossiers d'inventaires pour l'ensemble des produits figurant sur cette liste.
Registres de Stock

Les informations minimales devant tre portes sur les registres de stock des mdicaments et autres produits pharmaceutiques sont les suivantes le nom du produit/sa description (y compris la forme galnique - p. ex. glule, comprim, suspension liquide, etc. - et le dosage) le stock disponible/le solde du stock de dpart les quantits reues les quantits dlivres les pertes/ajustements le solde de clture la rfrence de la transaction (p. ex. le numro du bon de sortie ou le nom du fournisseur ou du rcipiendaire).

En fonction du systme utilis, les registres de stock peuvent aussi contenir des renseignements supplmentaires concernant les produits tels que -

 les conditions de stockage particulires (p. ex. entre 2C et 8C) le prix unitaire les numros de lots/les emplacements les codes du produit les dates de premption.

Un systme d'information logistique doit disposer de trois types de registres: les registres de tenue de stock, les registres de transaction et les registres de consommation. Le lecteur trouvera en annexe trois exemplaires de ces registres. Les tablissements de niveau correspondant un dispensaire peuvent utiliser d'autres formulaires en plus de ceux-ci.

Les registres de stock peuvent aussi contenir certains lments de donnes calcules. Ceux-ci sont dtermins par des formules mathmatiques qui sont fonction des paramtres de conception du systme (p. ex. la frquence de passage des commandes). Les lments de donnes calcules comprennent les donnes relatives la consommation, telles que la consommation moyenne mensuelle (CMM)

 les dlais d'excution des commandes/demandes les niveaux de stock maximum et minimum le point partir duquel il faut passer une commande d'urgence.

Un systme de stockage et de distribution n'utilise pas ncessairement tous ces formulaires, mais il aura besoin de formulaires pour enregistrer les donnes de tenue de stock et les transactions portant sur les produits. Les formulaires standard utiliss pour le contrle des stocks comprennent fiches de stock bons de commande/et de sortie formulaires de rception (bordereau d'envoie/facture de fret) bons de livraison/sortie formulaires d'limination des produits prims des formulaires d'inventaire physique une liste des mdicaments et des prix approuvs.