MBA Gesto de Projetos e Negcios

Implantao de Escritrio de Projetos

Introduo

Bem vindos
Professor: Alexandre Honda Pintoni, PMP Ground rules

Introduo

Gerenciamento de Projetos... No Cincia Exata Projetos x Projetos Guia PMBOK = Boas prticas PMP

Introduo

5 Grupos de Processos

10 reas de Conhecimento
47 processos

- INSTITUTE, Project Management: PMBOK Guide 5th Edition(PMI, 2013)

Implantao de Escritrio de Projetos

Programao Introduo Conceitos Necessidade do mercado Benefcios Tipos Funes Nvel de Maturidade Implantao do Escritrio de Projetos

Implantao de Escritrio de Projetos

Conceitos

Conceitos

PROJETO
Esforo temporrio Produto, servio ou resultado = nico Incio e fim definidos

Conceitos

PROGRAMA
Grupo de projetos e subprogramas relacionados Coordenao em conjunto, visando benefcios que seriam inexistentes se os mesmos fossem gerenciados individualmente

Conceitos

PORTFLIO
Projetos, programas, sub-portflios, operaes
No necessariamente relacionados e interdependentes

Gerenciamento integrado, visando atingir objetivos estratgicos

Conceitos

GESTO DE PROJETOS
Atingir os objetivos do projeto Aplicao de:
Conhecimentos Habilidades Ferramentas Tcnicas

Conceitos

GERENCIAMENTO ORGANIZACIONAL DE PROJETOS

Arcabouo de regras e padres de gerenciamento de projetos, programas e portflios que determinam a execuo da estratgia organizacional

Conceitos

ESCRITRIO DE PROJETOS
Estrutura de gesto organizacional Governana, processos, metodologias, ferramentas, tcnicas Funes de suporte x gerenciamento dos projetos Existe em diversas configuraes diferentes
Variando em grau de controle e influncia

EXERCCIO 1

A sua empresa trabalha com estes conceitos?

Em grupo Discutir sobre os conceitos das diferentes empresas representadas por cada integrante do grupo Identificar como cada uma trata (ou no) os conceitos at aqui apresentados

Implantao de Escritrio de Projetos

Necessidade

Necessidade - Mercado
Justificativas de mercado

> Complexidade > Volume de atividades multi-funes/multi-departamentais Mercado cada vez mais competitivo (nacional e internacional) Ambiente regulatrio mais dinmico Presso por retornos maiores Melhorias de processos Mudanas cada vez mais drsticas e rpidas Inovaes Sustentabilidade

Necessidade - Mercado

Indstria

ROTINA Processos

INOVAO
Projetos

Consultoria Projetos Projetos

Necessidade - Mercado

Risco na Gesto de Projetos

USD 1 bilho Pulse of the Profession 2013 - PMI

14x

USD 280 milhes

USD 135 milhes

USD 20 milhes
Empresas de Alta Performance Mdia do Mercado Empresas de Baixa Performance

EXERCCIO 2
Individualmente Responder as questes abaixo, pensando na realidade da empresa em que voc trabalha atualmente ou na mais recente
1. Voc est super-alocado? 2. Os seus esforos esto desigualmente divididos entre projetos diferentes e o dia-a-dia? 3. Voc sente que est perdendo o foco da viso e objetivos da empresa? 4. Voc est gerenciando os riscos adequadamente? 5. Existem projetos demais aguardando serem iniciados? 6. Voc est dedicando os seus esforos no local e momento certos? 7. Os seus projetos esto acima do oramento? 8. Os seus projetos esto gerando os benefcios esperados? 9. Suas equipes de projeto possuem as habilidades requeridas para a entrega? 10. Voc utiliza ferramentas que lhe permitem aprimorar sua capacidade de entrega? 11. Voc est entregando qualidade? 12. Existem colegas executando iniciativas similares s suas, ou j houveram projetos similares que no passado que poderiam ajud-lo? The Strategic Project Office: The Organizational Central Nervous System PMI Virtual Library - Francine Gignac - 2010

Precisamos de um Escritrio de Projetos?

Necessidade - Mercado
Levantamentos de Mercado
The third global survey on the current state of Project Management PWC - 2012
97% acreditam que gesto de projetos crtica para a performance do negcio e para o

sucesso organizacional 94% acreditam que gesto de projetos promovem o crescimento do negcio.
H uma relao direta entre nveis de maturidade e alta performance de projetos Quando a alta gesto apoia aos projetos a empresa alcana resultados mais expressivos O gerenciamento eficaz de projetos vital para as organizaes Global Strategies for 2012 and Beyond - Wipro Global CXO Study -2012 Expanso para novos mercados e para mercados emergentes 75% investimentos nos mercados emergentes so fundamentais para as estratgias corporativas, aumentando competitividade e criando mais projetos nas organizaes

Necessidade Caso Real

Cenrio
Planejamento Estratgico Programa de Transformao Grau de maturidade de gesto de projetos na empresa = muito baixo
o Diversos projetos sendo gerenciados de formas diferentes, sem padronizao metodolgica o Baixo nveis de qualidade (escopo, tempo, custo e qualidade) o Alta demanda por projetos x ausncia de uma Governana apropriada o Dificuldades para monitoramento das informaes relevantes e do status dos projetos em andamento

Deciso
Implementar um Escritrio de Projetos e uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos

Necessidade Caso Real

A importncia do projeto Suporte a implantao do Programa de Transformao

Framework para os projetos do banco

Otimizao de recursos

Visibilidade sobre projetos

Padronizao de metodologia

Implantao de Escritrio de Projetos

Benefcios

Benefcios
Os benefcios do Escritrio de Projetos
Padronizao metodolgica de Gerenciamento de Projetos Fornecimento de ferramentas, processos, tcnicas e melhores prticas Aprimoramento do fluxo de processos Gerenciamento mais eficaz dos riscos Controle Integrado de Projetos Melhor conhecimento e visibilidade sobre o progresso dos Projetos Melhor alocao de recursos humanos e financeiros Melhor qualidade na gesto de projetos

Definio de mtricas e indicadores de performance

Gesto do Conhecimento

Benefcios
Os benefcios do Escritrio de Projetos
Decises baseadas na operao como um todo Melhor capacidade de planejamento Acesso mais rpido a informaes, e com maior qualidade Reduo de redutos individuais Operaes mais eficientes e eficazes Reduo de retrabalho

Reunies mais sucintas e assertivas com os executivos da empresa

Desenvolvimento de futuros gerentes gerais Gerenciamento das Mudanas

Benefcios
Os benefcios do Escritrio de Projetos
Alinha os projetos com as estratgias corporativas Acompanha o projeto durante todo seu ciclo de vida (priorizao, implantao e resultados) Melhora a capacidade, as habilidades e tcnicas dos funcionrios Prov suporte para melhorias contnuas Promove um ambiente de cooperao Gerenciamento do Portflio, facilitando atingimento de metas Prioriza os projetos certos Analisa e reduz os riscos

Benefcios
Os benefcios do Escritrio de Projetos
Reduz esforos redundantes Consolida e distribui informaes concisas sobre os projetos, favorecendo o processo de tomada de decises Mapeia os perfis de recursos, papis, habilidades, localizao, competncias Oferece programas de treinamento direcionados para a necessidade dos projetos e recursos da empresa Aumenta a reteno de talentos atravs do aumento do ndice de satisfao interna Melhora a qualidade das entregas Facilita a resoluo de conflitos

Kerzner

Benefcios
Os benefcios do Escritrio de Projetos
Gerencia a comunicao de projetos de forma mais assertiva Definio de plano de carreira para os gerentes de projetos Analisa e otimiza as interdependncias entre os projetos e programas Consolidao e disseminao das lies aprendidas dos projetos

Permite que a empresa direcione os esforos dos funcionrios para as iniciativas de

maior valor agregado, balanceando a alocao entre o dia-a-dia e os projetos

Alinha requerimentos de qualidade com objetivos do negcio

Melhora o time-to-market
Melhora a imagem da empresa Atua como agente catalisador de situaes crticas e escalonamento
Kerzner

EXERCCIO 3

Benefcios do Escritrio de Projetos

Individualmente Elencar 3 benefcios mais relevantes do Escritrio de Projetos de acordo com a sua percepo Em grupo, discutir as razes para sua escolha

Benefcios

Escopo

Qualidade
Restries Em Projetos

Recursos

Tempo Risco

Custo

Implantao de Escritrio de Projetos

Tipos

Tipos de Escritrios de Projetos

Suporte
Papel de Consultor Formulrios, melhores prticas, ferramentas, treinamento, acesso a informaes, etc Repositrio Nvel de controle e influncia: baixo

Controle
Papel de Consultor e Auditor Formulrios, melhores prticas, ferramentas, treinamento, acesso a informaes, etc Determina uma metodologia, e zela pelo seu cumprimento Nvel de controle e influncia: moderado

Gerenciamento
Gerenciam os projetos Nvel de controle e influncia: alto
- INSTITUTE, Project Management: PMBOK Guide 5th Edition(PMI, 2013)

Tipos de Escritrios de Projetos

Organograma
Centralizados Descentralizados Centralizados e descentralizados

Alocao de recursos
Recursos totalmente alocados Parcialmente dedicados Recursos totalmente e parcialmente dedicados

Pblico
Pblico interno Externo Pblicos interno e externo

Tipos de Escritrios de Projetos

1. EP para um nico projeto
i. ii. Profissionais, ferramentas, planejamento, execuo, monitoramento exclusivos de um projeto EP totalmente dedicado ao projeto e responsvel pelo seu xito

2.

Escritrio de Apoio aos Projetos

i. ii. Prov suporte a diversos projetos simultaneamente EP responsvel pelo fornecimento de metodologias, tcnicas e ferramentas adequadas, mas no pelo xito dos projetos

3.

Monitoramento e Controle de Projetos

i. ii. iii. Monitora o andamento de diversos projetos na organizao Provido de mecanismos de reporting e mtricas adequados Responsvel pela coleta e disseminao de informaes, mas no pelo xito dos projetos

Menezes, Lus Csar de Moura GESTO DE PROJETOS 3 edio - 2009

Tipos de Escritrios de Projetos

4. Centro de Excelncia
i. ii. Intermedirio entre a organizao e o mercado Detendo o conhecimento sobre a empresa, busca solues adequadas

no mercado (palestrantes, sistemas, consultorias, recursos, pesquisas,

etc.) iii. Sua responsabilidade intermediao e disseminao de idias, no sendo responsvel pelo xito dos projetos

5. EP para Gesto de Programas

i. ii. iii. Criado para garantir a entrega de programas prioritrios e estratgicos na corporao Dedicao exclusiva Inteiramente responsvel pelo xito do programa
Menezes, Lus Csar de Moura GESTO DE PROJETOS 3 edio - 2009

Tipos de Escritrios de Projetos

1. EP para um nico projeto
i. ii. Profissionais, ferramentas, planejamento, execuo, monitoramento exclusivos de um projeto EP totalmente dedicado ao projeto e responsvel pelo seu xito

2. Escritrio de Apoio aos Projetos

i. ii. Prov suporte a diversos projetos simultaneamente EP responsvel pelo fornecimento de metodologias, tcnicas e ferramentas adequadas, mas no pelo xito dos projetos

3. Monitoramento e Controle de Projetos

i. ii. iii.

Mais comuns, devido a sua flexibilidade

Monitora o andamento de diversos projetos na organizao Provido de mecanismos de reporting e mtricas adequados Responsvel pela coleta e disseminao de informaes, mas no pelo xito dos projetos

Menezes, Lus Csar de Moura GESTO DE PROJETOS 3 edio - 2009

EXERCCIO 4

Qual o tipo de EP sua empresa tem? Qual o tipo de EP mais adequado para o momento atual da sua empresa? Individualmente Responder s perguntas acima Em grupo, discutir as razes para a sua escolha

Implantao de Escritrio de Projetos

Funes

Funes

As duas principais funes?

Coletar, organizar e manter os ativos organizacionais de projetos, servindo como um repositrio histrico das informaes relevantes sobre gerenciamento de projetos na organizao e lies aprendidas Possuir e disseminar o conhecimento sobre a prtica de gerenciamento de projetos: metodologias, abordagens, melhores prticas, ferramentas, tcnicas, etc.
The Real Value for Creating and Enhancing a Corporate Project Management Office (PMO) PMI Virtual Library - Richard Bernheim - 2012

Funes
que suporte a funo de GP na Empresa
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Definio de polticas de GP Definio de processos de GP Metodologia: desenvolvimento e manuteno de padres Participar no gerenciamento do cadastro do projeto Seleo e priorizao de projetos internos Conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar as atividades do projeto Gesto dos resultados e objetivos atingidos com o projeto Liberao a tempo de infos. precisas sobre os projetos Anlise do oramento e cronograma Deciso sobre quais projetos informar, para aes da organizao Pesquisa intermediria de clima junto ao cliente Auditoria dos projetos (revises / melhorias internas) Administrao de terceiros (cadastro, desempenho e capacitao) Eventos em GP (cursos, palestras, mesas redondas,...) Infraestrutura e software em GP Estruturar a potencializao de novas idias Recrutamento de pessoal (PMP, Qualidade, O&M, etc) Definio do ferramental de apoio

que suporte os Profissionais de Projeto

1 2 3 4 5 6 7 Treinamentos (organizar e conduzir) Workshops Desenvolvimento de um plano de carreira para a gesto de projetos Avaliao de perfil para a gesto de projetos Coaching e apoio (consultoria interna) Gesto de Competncias Viso crtica sobre a alocao de recursos de gesto Organizar a base de conhecimento ( identificao, captura, recuperao, compartilhamento e avaliao dos ativos ) Poltica de certificao de profissionais de projetos Supervisionar os gerentes do projeto

que desenvolvam a funo do

E.P.
1

Endomarketing

Portal do PMO

Definio dos processos

Gesto das informaes do portflio de projetos e servios

Planejamento estratgico de projetos (portflio de projetos) Fornecer gerentes de projeto para a organizao Avaliao da disposio de mudana da organizao, incluindo barreiras culturais Plano de ao para o crescimento do nvel de maturidade na Gesto de Projetos

10

11

Recursos e Patrocnio

Menezes, Lus Csar de Moura GESTO DE PROJETOS 3 edio - 2009

Implantao do Escritrio de Projetos

Maiores causadores de Conflitos em Projetos

Fora de Ordem 1. Custos 2. Procedimentos administrativos 3. Personalidades 4. Programao/cronograma 5. Prioridades 6. Recursos 7. Opines tcnicas Ordem de maior incidncia 1. 2. 3. 4. 5. Programao/cronograma Prioridades Recursos Opinies tcnicas Procedimentos administrativos 6. Custos 7. Personalidades

Rita Mulcahy, PMP Exam Prep, 2009

Funes

Top 10 funes do PMO

1. Metodologias e padres 2. Polticas, procedimentos e templates 3. Monitoramento e controle de projetos e programas 4. Coaching / Mentoring dos gerentes de projetos 5. Planejamento de projetos e programas 6. Coordenao de mltiplos projetos 7. Monitoramento do Portflio

8. Gesto de mudanas e monitoramento de questes relevantes

9. Governana de projetos 10. Encerramento de projetos e programas The State of the PMO - PM Solutions Research - 2010

Funes

Gerente de Projetos x Escritrio de Projetos

Gerente de Projetos
Escopo do seu projeto Controle dos recursos de seu projeto, de acordo com os requerimentos do mesmo

Aspecto
Objetivos Recursos

Escritrio de Projetos
Escopo de Programas e Portflio Otimiza o uso de recursos compartilhados por diversos projetos na empresa Gerencia metodologias, riscos/oportunidades, mtricas e interdependncias entre todos os projetos corporativos

Gerencia as restries (escopo, tempo, custo, qualidade, etc.) de projetos individuais

Restries

Project Manager

Project Management Office

Implantao de Escritrio de Projetos

Avaliao de Maturidade

Avaliao de Maturidade

O qu maturidade em projetos?
...um modelo de maturidade funciona como um guia para a organizao, de tal maneira que ela possa localizar onde est e como est, espelhando-se nele para, em seguida, realizar um plano para que ela possa chegar a algum ponto melhor do que o atual, na busca da excelncia.

Oliveira, Warlei Agnello de Oliveira Modelos de Maturidade: Uma Viso Geral. Revista Mundo PM 6 edio

Avaliao de Maturidade

Qual a importncia?
Padro para comparao Estabelece uma linha de base Permite elaborao de plano de desenvolvimento Permite avaliaes peridicas Promove ferramenta para melhorar o alinhamento e a execuo da estratgia

Avaliao de Maturidade

Existem diversos mtodos...

KPM - Kerzner Project Management Maturity Model
Desenvolvido por Harold Kerzner

MMGP - Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos

Desenvolvido por Darci Prado

OPM3 Organizational Project Management Maturity Model

Desenvolvido pelo PMI

Avaliao de Maturidade

Quadro bsico - comparativo

Critrio OPM3 OPM3 PMI 2 ed. OPM3 ProductSuite Consultores Certificados 120 questes (Sim/No) Porcentagem geral e dividida por cada relao de estgios pelos domnios PMMM Modelo Proprietrio Livros www.iil.com MMGP Modelo Proprietrio Livros www.maturityresearch. com 40 questes de mltipla escolha

Disponibilidade

Questionrio

183 questes de vrios tipos

Avaliao

5 nveis 5 nveis No tem nota geral, Permite nota geral e mas permite avaliao porcentagem por nvel por nvel

Avaliao de Maturidade
KPM Nveis de Maturidade
Melhoria do Processo Controle do Processo

Melhoria Contnua

Nvel 5

Benchmark

Nvel 4

Definio do Processo Conhecimento Bsico

Metodologia Singular

Nvel 3

Processos Comuns

Nvel 2

Linguagem Comum

Nvel 1

Avaliao de Maturidade

MMGP - Nveis X Dimenses

MMGP Darci Prado

Avaliao de Maturidade

OPM
Mtodo para implementao do modelo de Maturidade desenvolvido pelo PMI O OPM3 considerado como o elo de ligao entre o Plano Estratgico e os Projetos das Organizaes, sendo o PMBOK o padro a ser usado como guia de gerenciamento de projetos

Avaliao de Maturidade

OPM

Organizational Project Management Maturity Model PMI Second Edition

Avaliao de Maturidade

Crescimento da maturidade OPM

Organizational Project Management Maturity Model PMI Second Edition

Avaliao de Maturidade

OPM - Bases do Modelo

Organizational Project Management Maturity Model PMI Second Edition

Avaliao de Maturidade

OPM Ciclo

Organizational Project Management Maturity Model PMI Second Edition

Avaliao de Maturidade

Aspectos importantes
importante realizar a avaliao de maturidade em gerenciamento de projetos de uma empresa antes de implantar o seu Escritrio de Projetos Via de regra, por mais experiente que seja o funcionrio, ou por mais madura que a empresa seja na prtica de gerenciamento de projetos, recomenda-se a contratao de uma consultoria especializada, e que os funcionrios ligados a este trabalho possuam um conhecimento slido sobre o assunto Recomenda-se utilizar um mtodo de avaliao de maturidade como ferramenta para a construo de um plano de desenvolvimento de melhorias para o Escritrio de Projetos e para o gerenciamento de projetos na empresa

EXERCCIO 5

Nvel de Maturidade Modelo hipottico

Individualmente, faa uma avaliao qualitativa da sua empresa de acordo com a sua percepo Preencha os quadrantes abaixo e determine a nota geral
Notas 1 - 10 Melhoria Contnua Monitoramento, controle e comunicao Ferramentas e sistemas Metodologia e Processos 40% 30% 20% 10% Projeto Notas 1 - 10 80% 70% 60% 50% Programa Notas 1 - 5 100% 95% 90% 85% Portfolio

O modelo acima no existe, trata-se apenas de um exerccio de percepo, atravs de critrios e notas simples e fictcias.

Avaliao de Maturidade

Oportunidade...

97% das organizaes esto no nvel 2 ou abaixo (dentre 5 nveis) na escala de maturidade de gerenciamento de projetos.

The Virtual PMO Jump-starting Project Management Efficiency PMI Virtual Library - Marc Lotti - 2011

MBA em Gesto de Projetos

Implantao do PMO

Implantao de Escritrio de Projetos

Implantando um Escritrio de Projetos

Concepo
1. 2. 3. 4. 5. Necessidade Idia Convencimento Patrocinador Gerente do Projeto

Incio
1. Estudo 2. Benchmarking 3. Avaliao:
1. 2. Nvel de Maturidade Benefcios esperados

4. Escopo Inicial 5. Identificao de consultorias

Implantao de Escritrio de Projetos

Implantando um Escritrio de Projetos

Planejamento
1. RFP 2. Contratao da Consultoria 3. Diagnstico organizacional 4. Definies crticas 5. Definio do Plano GP 6. Kick-off

Execuo
1. Desenvolvimento dos pacotes de trabalho 2. Validao gradual e entrega dos artefatos 3. Ajustes e mudanas 4. Comunicao e gesto da mudana 5. Treinamentos

Implantao de Escritrio de Projetos

Implantando um Escritrio de Projetos

Monitoramento
1. Acompanhamento de Projetos-piloto 2. Sesses de coaching 3. Ajuste fino

Encerramento
1. Roadmap de aprimoramento da maturidade 2. Validao final dos entregveis

Implantao de Escritrio de Projetos

Diagnstico organizacional Conhecendo a empresa

Distncias na Hierarquia

Distncias Funcionais

ILHAS NA ORGANIZAO

Implantao de Escritrio de Projetos

Diagnstico organizacional Conhecendo a empresa
Tipo de Organizao Caractersticas no Projeto Autoridade do Gerente de Projeto Porcentagem da empresa dedicada full-time a projetos Controle do Oramento do Projeto Nomes comuns para a funo de Gerente de Projeto Staff Administrativo de Gerenciamento de Projeto Matricial Funcional Matriz Fraca Pouca ou Quase Nenhuma Quase Nenhuma Matriz Balanceada Baixa a Moderada Matriz Forte Projetizada

Limitada

Moderada a Alta

Alta a Total

0-25%

15-60%

50-95%

85-100%

Gerente Funcional

Gerente Funcional

M isto

Gerente de Projetos

Gerente de Projetos

Coordenador do Coordenador do Projeto/Lder Projeto/Lder do projeto do projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Tempo Parcial

Tempo Parcial

Tempo Parcial

Tempo Integral

Tempo Integral

Implantao de Escritrio de Projetos

Diagnstico organizacional Conhecendo a empresa

Stakeholders
Patrocinador
arbitra conflitos estimula as negociaes assegura solues observa e assegura o equilbrio de poderes na gesto do projeto

Gerente do Projeto

- faz acontecer o projeto - assegura que os esforos das reas funcionais estejam disponveis e sejam integrados - desempenho depende de habilidades de relacionamento interpessoal

Gerente Funcional

- compartilha recursos - equilibra necessidades e prioridades dos mltiplos projetos - executa e acompanha atividades

Equipe do Projeto

- equilibra interesses e demandas conflitantes entre os gerentes funcional e do projeto - executa as atividades do projeto

Implantao de Escritrio de Projetos

Principais Definies
Para quem o PMO vai reportar
CIO, CFO, CEO

Tipo do EP
Desenho do Escritrio de projetos deve se adaptar cultura e s necessidades da empresa

A espinha dorsal do EP, assim como o seu valor, devem ser muito bem vendidos e alinhados
Viso, misso, estrutura, tipo, principais funes Business Case
Levar em considerao que a realizao dos benefcios vinculada ao progresso, a absoro da mudana pela empresa e ao tempo/processo de amadurecimento da empresa

Implantao de Escritrio de Projetos Caso Real

NOT a PMO off-the-shelf

EMPRESA
Cultura, Necessidades, pessoas

Implantao do Escritrio de Projetos

Localizao na Estrutura Organizacional

Implantao do Escritrio de Projetos

Governana

Steering Committee
um comit de patrocinadores ou conselho do projeto constitudo para a soluo de desafios maiores - atinentes aos projetos - mas que ultrapassem os seus limites individuais. Ele deliberativo e atua na busca de apoio aos projetos nos altos escales da Corporao.

Implantao do Escritrio de Projetos

Gerente do Projeto e sua autoridade

Formal - posio hierrquica Referencial utiliza o poder do patrocinador Penal - punies Experincia / Tcnica - conhecimento, expertise Carismtica - personalidade Gratificao - recompensas Burocrtica - uso e conhecimento de normas

Implantao de Escritrio de Projetos

Definio do Plano de Gerenciamento do Projeto

Exemplo de EAP

Implantao de Escritrio de Projetos Caso Real

O escopo pretendido para o projeto

Implantao de Escritrio de Projetos

Metodologia, processos, ferramentas

Integrao
Uma das atividades mais difceis para quem conduz um projeto: mant-lo ntegro e que suas partes se somem na formao do todo.

Integrao compreende: agregar todos os planos desenvolvidos certificar-se da sinergia nestes planos criar uma referncia nica para o projeto agir preventivamente para evitar dissonncia do projeto em relao ao que tinha sido previsto

Implantao do Escritrio de Projetos

O qu ser um Projeto para a sua Empresa?

Tipos: Estratgico Operacional Regulatrio Auditoria

Implantao do Escritrio de Projetos

Ciclo de vida dos projetos

Implantao do Escritrio de Projetos

Quais KPIs sero monitorados?

Implantao de Escritrio de Projetos

Implantao de Sistemas?
Analisar com cautela a necessidade Levar em considerao a necessidade de treinamento Ferramenta padronizada ou customizada? 1 estabelecer um processo maduro e s depois comprar uma ferramenta A ferramenta deve se adequar ao processo

Implantao de Escritrio de Projetos

Fatores-chave a implantao de um EP

Espao e recursos fsicos

Ritmo definido Recursos humanos

Metodologia, ferramentas e softwares

Comunicao e apoio poltico Funes do EP explicitadas Projetos-piloto pequenos Treinar as pessoas Conduzir ajustes necessrios

Implantao de Escritrio de Projetos

Fatores-chave a implantao de um EP

Buy-in da cpula executiva

Determinar expectativas e prazos realistas com a liderana Desenvolver um calendrio de marcos e objetivos

Desenvolver a estrutura organizacional, papis e responsabilidades

Desenvolver um processo de governana e tomada de decises Construir uma equipe capaz de entregar o que foi prometido

Envolver e comunicar-se regularmente as mudanas para a empresa

Monitorar o progresso regularmente Estar aberto para sugestes e mudanas no plano Transparncia!

EXERCCIO 6

Fatores-chave para a implantao do EP

Individualmente Elencar 3 fatores-chave mais relevantes de acordo com a sua percepo Em grupo, discutir as razes para sua escolha

Implantao de Escritrio de Projetos

Desafios
Menos Escritrios de Projetos sendo desafiados Somente 37% declararam que o seu Escritrio de Projetos foi desafiado em 2013 em comparao com 56% em 2012.
The Global State of the PMO An Analysis for 2013 ESI International O valor do Gerenciamento de Projetos Aproximadamente 54% dos respondentes afirmaram que suas organizaes no tem conhecimento plenod o valor do gerenciamento de projetos. Pulse of the Profession 2013 - PMI

Mudanas estruturais podem acontecer nos Escritrios de Projetos...

Implantao de Escritrio de Projetos Caso Real

Iniciando o Projeto
Anlise e seleo inicial de empresas Request for Proposal

Escolha e contratao da Consultoria

Escopo
Criao da Governana de Gerenciamento de Projetos (Corporate PMO / IT PMO)

Implantao de uma Metodologia (Manual)

Treinamento em 3 nveis diferentes
Patrocinadores Gerentes de Projetos

Recursos que normalmente fazem parte das equipes dos projetos

Coaching Plano de Comunicao / endomarketing do Escritrio de Projetos

Implantao de Escritrio de Projetos Caso Real

Timeline do Projeto de Implantao do EP

Milestones
Outubro
Kickoff PMO Corporativo PMO de TI Treinamento

2011
Novembro Dezembro

2012
1 Semestre 2 Semestre

Coaching
Comunicao Acompanhamento

Data de Trmino

Implantao de Escritrio de Projetos Caso Real

Lies Aprendidas
Melhores Prticas
Strong Communication Plan Identification and involvement of Stakeholders Qualified Training

Oportunidades para melhorar

Casa de ferreiro, espeto de pau! Alocao e dedicao dos recursos internos foi dividida com outros projetos, e se mostrou insuficiente, provocando atrasos Deveria haver pelo menos 1 recurso senior interno totalmente dedicado, alm de contar com alocao parcial de outros recursos O interesse e a demanda da empresa pelos treinamentos de projetos foi subestimada Mudana das diretrizes do PMO causaram atrasos

Elaborao de um Business Case demonstrando claramente a apurao dos benefcios

Implantao de Escritrio de Projetos Caso Real

PMO Implementation - Realizaes

Milestones
Outubro
Kickoff PMO Corporativo PMO de TI Treinamento

2011
Novembro Dezembro

2012
1 Semestre 2 Semestre

Coaching
Comunicao Acompanhamento

Data de Trmino Prevista Data de Trmino Real

Implantao de Escritrio de Projetos

Mitos e Erros Comuns

No acredite que implantar um escritrio de projetos instalar um software,

muito mais do que isso!

No buscar apoio dos alto-executivos, por acreditar que o trabalho de implantar um PMO meramente tcnico, um grave erro

Implantar um PMO visando criao de um ambiente de fiscalizao e no de

colaborao Achar que PMO moda no mercado e segui-la porque todo mundo est fazendo Querer implantar a soluo em todas as reas (ou projetos) de uma vez

Implantao de Escritrio de Projetos

Mitos e Erros Comuns

Usar a receita de bolo, aplicando exatamente o aquilo que os livros dizem para implantar o seu Escritrio de Projetos, sem considerar a empresa

Falhas na definio de papis e responsabilidades e nos objetivos do EP

Requerimentos de controle demasiadamente complexos podem produzir dados que raramente sero utilizados ou consultados

Pobre trabalho de comunicao sobre os objetivos e servios do EP para a

empresa Falta de patrocnio claro

Falta de treinamento dos recursos do EP

Implantao de Escritrio de Projetos

Boas prticas
Ter um patrocinador influente na empresa fundamental (Conselho) Fazer uma avaliao de maturidade inicial ajuda a vender a idia e a mostrar os resultados do Escritrio de Projetos Comear pequeno e simples, com prazos conservadores
Levar em considerao o perodo de amadurecimento da empresa e das pessoas na hora de planejar o atingimento das metas e no momento de traar a programao da evoluo/sofisticao do Escritrio de Projetos

A execuo do EP em fase piloto, atacando reas ou projetos mais crticos ou que mais do problemas, tambm ajuda a evidenciar os benefcio do EP, assim como permite identificar oportunidades de melhorias e realizar ajustes finos

Implantao de Escritrio de Projetos

Boas prticas
Demonstrar e provar o valor do EP em um curto espao de tempo (quick wins), normalmente, permite uma evoluo mais amena A implantao do EP deve ser tratada como um projeto

Deve-se elaborar um Business Case que demonstre claramente os entregveis,

os seus benefcios e como e quando estes sero medidos
Esta prtica alinha as expectativas, reduz os questionamentos e facilita a apurao e demonstrao dos resultados

Garantir o foco do EP nos principais projetos da empresa

Somente oferea um servio se voc tiver condies para entreg-lo

Implantao de Escritrio de Projetos

Boas prticas
Proximidade entre o EP e os gerentes de projetos Coletar somente as informaes que sero usadas Respeitar os compromissos sobre entrega de relatrios de projetos As pessoas devem conhecer o servio e os termos para se

interessarem, portanto d uma boa descrio

Priorizar o que prioridade

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Obrigado!
Alexandre Honda Pintoni, PMP 11-98334.3377 ahpintoni@hotmail.com