El Modelo de Procesos

Definicin de un Proceso Conceptos/Definiciones

Un proceso es un conjunto de actividades recurrentes mediante las cuales se transforma un grupo de entradas en un grupo de salidas valiosas para un cliente (interno o externo)

Proveedores El proceso del valor agregado en la empresa

Clientes

Creacin de Valor

Activ. 1

Activ. 2

....

Activ. N

Definicin de un Proceso Ejemplos de Procesos...

Ventas Compras Produccin Presupuestacin Cierre Contable

Definicin de un Proceso Detalle de Procesos

Desarrollo de Productos

Procesos

Abastecimiento

Produccin

Ventas

Sub-Procesos

Gestin de Compra

Recepcin

Pago a Proveedores

Adm . de Inventarios

Actividades

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Tareas

Tarea 1

Tarea 2

Tarea 3

Tarea 4

Pasos

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Paso 4

Definicin de un Proceso Ejemplo 1: Proceso Comercial (simple)

Estudiante que compra cuadernos en una librera

Identificacin del Cliente? Identificacin de las entradas del Proceso? Identificacin de las actividades principales del proceso? Identificacin de las salidas/resultados del proceso?

Definicin de un Proceso Ejemplo 1: Proceso Comercial (simple)

Diagramacin simple del proceso
Un estudiante va a una librera a comprar cuadernos Consulta sobre opciones y precios y solicita al vendedor su compra El vendedor hace una Nota de Pedido y le entrega una va al estudiante y otra a Empaque El cajero le da una boleta y enva un copia de la misma a Contadura El estudiante paga en Caja y retira los cuadernos

Contadura contabiliza la transaccin

Empaque avisa a Depsito que registre la baja de inventarios.

Definicin de un Proceso Ejemplo 1: Proceso Comercial (simple)

CLIENTE: estudiante ENTRADAS: consulta de precios, pedido de cuaderno ACTIVIDADES: hacer nota de pedido, entregar al estudiante, cobrar, contabilizar SALIDAS o RESULTADOS: informacin de precios, boleta, cuadernos

Definicin de un Proceso Ejemplo 2: Proceso Abastecimiento

Requerimiento de compra de papel para fabricar cuadernos.(trabajo individual 5 minutos)

Definicin de un Proceso Ejemplo 2: Proceso Abastecimiento

Diagramacin simple del proceso
Un operario solicita a Almacenes papel para hacer cuadernos Si no hay en stock, Almacenes solicita a Compras

Compras pide cotizaciones y resuelve a quin comprar

Das despus el proveedor entrega el papel y la Factura

Tesorera emite el cheque correspondiente

Contadura le ordena a Tesorera que pague la factura

Fbrica recibe el papel y Contadura la factura

Definicin de un Proceso Ejemplo 2: Proceso Abastecimiento

CLIENTE: Fbrica, proveedor ENTRADAS: pedido de papel, presupuesto del proveedor, factura ACTIVIDADES: solicitar a Almacenes, recibir presupuestos, decidir adjudicacin, realizar compra. SALIDAS o RESULTADOS: pedido de cotizacin, papel, cheque.

Definicin de un Proceso Procesos y estructura

Gerencia de Compras

Funcin Cruce-Funcional

Funcin

Gerencia de Contabilidad

Abastecimiento

Proceso Proceso

Procesos

Abastecimiento

Emisin de la Orden de Compra

Actividades

Actividades

Emisin de Cheques

Los procesos atraviesan reas o unidades (departamentos) dentro de una empresa. Varias reas o unidades de una empresa pueden realizar actividades de un mismo proceso. Los procesos son annimos.

Definicin de un Proceso Elementos de un Proceso

En todos los casos debemos: 1. Identificar el objetivo del proceso 2. Identificar el cliente (interno o externo) 3. Identificar el desde y el hasta (alcance) 4. Identificar las entradas 5. Definir los sub procesos, actividades, etapas, etc. Niveles de detalle 6. Describirlos (presentando las interrelaciones) 7. Identificar las salidas

Definicin de un Proceso Elementos de un Proceso de Compras

Objetivo: Gestionar las compras de insumos y materiales necesarios para realizar las actividades de la empresa, en tiempo y forma, cumpliendo adems con las especificaciones de calidad, precios, fecha y lugar de entrega.

Determinacin Requerimientos

Seleccin de Proveedores

Procesamiento de las ordenes

Recibo de materiales Gestin de Inventarios Orden Factura Pago a Proveedores

==
Verificacin

Definicin de un Proceso Elementos de un Proceso de Compras

Entradas: Pedido de insumos de las distintas reas de la empresa Actividades principales: Solicitar cotizaciones Seleccionar proveedor Recepcionar y controlar insumos Entregar insumos al Area solicitante de la empresa Pagar al Proveedor

Definicin de un Proceso Elementos en un Proceso de Compras

Tareas de Solicitar una cotizacin: Buscar datos de los proveedores Completar el formulario de pedido de cotizacin Enviar por fax a cada proveedor Archivar el pedido de cotizacin Pasos en la tarea de Completar pedido de cotizacin: Buscar la libreta de formularios de pedido de cotizacin Escribir la fecha Escribir el nombre del primer proveedor a consultar Especificar los datos de la mercadera Firmar el formulario
A diferencia de las tareas, los pasos no tienen resultados por s mismos.

Definicin de un Proceso Herramientas para la descripcin de Procesos

Tabla de actividades por rea interviniente
Entradas
Necesida d de un insumo

Areas Intervinientes
Area corresp.
Emisin de un Pedido de Insumo Autorizar el Pedido

Compras
Recepcionar Pedidos Verificar autorizacin (y presupuesto) Seleccionar posibles proveedores Enviar solicitudes de cotizacin a proveedores Recepcionar cotizaciones Adjudicar proveedor Enviar Orden de Compra

Almacenes Ctas. a Pagar

Salidas

Recepcionar mercaderas Controlar mercaderas Entregar al usuario

Actualizar cuentas a pagar Emitir la Orden de Pago

Orden de

D e finicin d e u n P r o c e s o Herramientas para la descripcin de Procesos

Representacin grfica (Flujograma)
Dep s ito C rditos y C ob ranz a V en tas (vend e do res) Caja y B a ncos C ontadura

a c li ente F1 F2

PC

PR1 PR2 PR3 R2

R2

Ing r es a inf y em ite fac tura F1 F2 F3 PC emite R1 R2 p or n m e ro

Cobr a y em ite

a c tualiza

a cliente

Ctas . Ctes .

p or nmer o por c li ente

ac t ua l iza

Cuentas c tes .

r inde y emite

D e finicin d e u n P r o c e s o Herramientas para la descripcin de Procesos

Dibujogramas

Ejem p lo 3: Proceso de A b a s tecim iento en una e m p resa manufacturera

Necesidad Determ inaci n d e r e querimiento

Seleccin /Negociaci n Proveedor

Or den d e Compra

Recepcin y control

Pago a Proveedores

Verificacin Necesidad satisfecha

18

Gestin de Inventarios

C a d e n a de valor

La Cadena de Valor D e finicin de Cadena de Valor

La CADENA de VALOR es una for m a de representar al M O D E L O d e P R O C E S O S d e la e m p r e s a

La cadena de valor disgrega a la empresa en sus actividades e s t r a t g i c a s r e l e v a n t e s p a r a c o m p r e n d e r el c o m p o r t a m i e n t o d e l o s c o s t o s y las f u e n t e s d e d i f e r e n c i a c i n e x i s t e n t e s y p o t e n c i a l e s . U n a e m p r e s a o b t i e n e l a v e n t a j a c o m p etitiva, desempeando esas actividades estratgicam e n t e importantes m s b a r a t o o m e j o r q u e s u s c o m p e t i d o r e s ...

... e s t a d e f i n i c i n s e a d a p t a a l e n f o q u e d e P r o c e s o s d e Negocios

La Cadena de Valor
C m o s e g e n e r a el v a l o r ?
P r o c e s o s d e v alor (pri m a r i o s y s e c u n d a r i o s )

Administrar el negocio

PROCESOS DE APOYO

recursos humanos desarrollo tecnolgico abastecimiento

marketing y ventas servicios al cliente

margen

logstica interna

operaciones

logstica externa

margen

PROCESOS CENTRALES

P r o c e s o s c e n t r ales y d e a p o y o

Procesos Centrales u Operacionales

Logstica interna Produccin Logstica externa Ventas D e s a r r o llo d e p r o d u c t o s

Son los que generan valor para el cliente Diferente peso relativo segn tipo de empresa Aunque siempre estn presentes en alguna medida

Procesos de Infraestructura o de
Apoyo
Abastecimiento Desarrollo tecnologa Administracin RRHH Administracin del negocio Contabilidad

Sobre ellos se sustentan los procesos centrales Se esparcen en toda la organizacin Su contribucin a crear ventajas competitivas vara segn el sector industrial, pero generalmente siempre aparecen

La Cadena de Valor E j e m p l o d e M o d e l o d e P r o c e s o s d e u n a I n d u s t ria M a n ufacturera

Empresa Manufacturera
1
Desarrollo y puesta en marcha de la Estrategia

Recursos Humanos

Planificar, Dirigir y Administrar el Negocio

Proveedores Socios

Relaciones con Proveedores

Desarrollo de Productos & Mercados

Produccin

Logstica

Ventas

Relaciones con Clientes

Clientes

4 8 9 10

5
Soporte Administrativo Sistemas de Informacin Contabilidad y Finanzas

La Cadena de Valor Eje m plo de M o d elo de Procesos de un Banco

Administrar el negocio Administrar RRHH Administrar Tecnologa Administrar Contabilidad y Generar Informacin para 3ros. Gestionar Compras y Servicios
Gestionar Canales Gestionar Clientes

Desarrollar Productos

Gestionar Productos

Gestionar Recursos Financieros

Realizar Operaciones & Transacciones

Gestionar Riesgos

Rediseo de procesos

E j e r cicio d e c r e a tivi d a d

U n a los Crculos con 3 Lneas

E j e r cicio d e c r e a tivi d a d

U n a los Crculos con 5 Lneas

E j e r cicio d e c r e a tivi d a d

El C A M B I O

Cmo trabajamos actualmente?

4

Procesos que implican un gran nmero de etapas (divisin del trabajo):

departamentos con objetivos independientes, objetivos opuestos por departamento, grandes esfuerzos de coordinacin.

An en trabajos claves no hay un responsable o encargado Alto nmero de actividades innecesarias Muchas veces, el cliente molesta

Principios del Proceso de R e diseo

Enfocarse en el Cliente

Optimizar la Coordinacin

Diseo basado en la Simplicidad

A d ministracin Efectiva del Personal

Medir el desempeo

E j e m p l o : O t o r g a m i e n t o d e P r s t a m o s P e r s o n ales S i t u a ci n inicial
Recepcin de documentacin Consulta al Clearing de Informes
Comprobacin de que el cliente no est en el Clearing

Solicitud de crdito Fotocopia de cdula ltimo recibo de sueldo o certificado de ingresos mensuales Recibo de UTE, ANTEL
ms de U S $ 1.000

Crditos menores a U S $ 1.000

Evaluacin de la solicitud de crdito

El titular no es propietario de inmueble

Estado Patrimonial Sola firma

Crditos de U S $ 1.000 o ms

- Firma solidaria; - Estado de Responsabilidad del fiador.

Controlar:
Liquidacin del vale

las potestades; los datos F-15

- Certificacin de Escribano Pblico de que los bienes inmuebles se encuentran libre de gravamen; - Firma solidaria.

Elaborar el vale Cobrar en cajas o Acreditar en cuenta Controlar firmas

Elaboracin del vale

Cargar el Sistema de clientes Completar forma F-15 Firma de los funcionarios responsables

firma la decl. jurada sobre afiliacin a DGI o BPS firma del vale

Aprobacin de la solicitud

E j e m p l o : O t o r g a m i e n t o d e P r s t a m o s P e r s o n ales S i t u a ci n I nicial

Principales observaciones al proceso actual

4

El proceso de concesin est segmentado en varias etapas. En algunas Sucursales y en Casa Central participan varios funcionarios Existe un proceso nico que se aplica a los casos simples y a los co m plejos, cuando la mayora de los prstamos son de escaso monto Los competidores ofrecen procesos ms giles para aquellos prstamos que estn por debajo de un cierto tope