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ProcedimentosContbeis
.
Bsicos
dobradas)
3.1 CONTAS
No captulo anterior, era preparado um balano aps a ocorrncia de cad,l operao da empresa. Tal procedimento visava demonstrar a contnua igualdade da Equao do Patrimnio (A = P + PL) e explicar os efeitos de alguns eventos sobre os elementos do patrimnio. Na prtica, porm, h dificuldade de se preparar um balano aps cada operao. Em qualquer empresa tais operaes se sucedem a cada instante e muito oneroso, atualmente, um processo de registro que permita a apresentao instantnea de seus resultados. Por outro lado, as pessoas interessadas nos balanos tais como administradores, acionistas, entidades governamentais etc., contentam-se apenas com os balanos peridicos os quais so confeccionados com dados fornecidos pelos registros das operaes. Em geral, as operaes ocasionam aumentos e diminuies no Ativo, no Passivo e no Patrimnio Lquido, como j vimos. Esses aumentos e diminuies so registrados em CONTAS. Damos ababco, um dos modelos de conta.
(TTULO DA CONTA)
Cdigo Crdito
Data
Operaes
Dbito
ID/C
Saldo
45
3.2
RAZo
Antigamente, as contas eram registradas nas pginas de um livro chamado RAZO. Hoje, so registradas em folhas ou fichas soltas ou na memria do micro que, no entanto, em seu conjunto, mantidas em uma caixa, ou arquivo, ou coletadas, continuam com a mesma denominao RAZO. Para cada conta deve existir pelo menos uma ficha do Razo. Utilizam-se contas separadas para representar cada tipo de elemento do Ativo, do Passivo e do Patrimnio Lquido. Cada uma dessas contas ser distinguida das demais pela sua denominao. Por exemplo, o dinheiro em mos ser representado pela conta CAIXA. Podemos, tambm, e o que ocorre na prtica, representar diversos elementos de caractersticas semelhantes em uma mesma conta, a qual receber o nome que melhor represente os elementos agrupados. Exemplificando, podemos dizer que:
a) o conjunto formado por cadeiras, mesas, mquinas de escrever, mquinas de somar etc. poderia ser registrado em uma nica conta, que teria por nome i"'[veise Utenslios. b) o conjunto de pequenas despesas, sem necessidade de discriminao, receberia o nome de Despesas Diversas ou Despesas Gerais etc. c) diversos valores a receber, sem necessidade de representao isolada poderiam ser registrados na conta Valoresa Receber ou Contas a Receber etc. d) diversos valores a pagar, sem necessidade de representao isolada, poderiam ser registra dos na conta Valores a Pagar ou Contas a Pagar ete. A prtica aconselha a numerao ou codificao das contas, de forma racional e bem planificada. Exemplo de codificao.
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Para simplificar as ilustraes, explicaes e resolues de problemas, utilizaremos uma representao grfica de conta bastante simples, que ser denominada de Conta em Tou Razonete em Tou, simplesmente, Razonete. A forma grfica, cujo funcionamento explicaremos mais tarde, a seguinte:
Os leigos em Contabilidade, geralmente, so levados a pensar que dbito significa algo desfavorvel, e crdito algo favorvel. Na realidade, isto no ocorre, pois tais denominaes so, hoje em dia, simplesmente convenes contbeis, com uma funo especfica em cada conta, como veremos adiante. A diferena entre o total de dbitos e o total de crditos feitos em uma conta, em determinado perodo, denominado SALDO. Se o valor dos dbitos for superior ao valor dos crditos, a conta ter um saldo devedor. Se acontecer o contrrio, a conta ter um saldo credor.
3.4
Como j vimos, as operaes ocasionam aumentos e diminuies do Ativo, do Passivo e do Patrimnio Lquido.
47
As contas possuem dois lados (esquerdo e direito); desta forma, os aumentos podem ser registrados em um lado e as diminuies no outro. A natureza da conta - que ir determinar o lado a ser utilizado para os aumentos e o lado para as diminuies, como veremos a seguir.
3.5
CONTAS DE ATIVO
Os elementos que compem o Ativo figuram no lado esquerdo do balano. Em coerncia, as contas de Ativo (Bens e Direitos) sempre devem apresentar saldos devedores, isto , no lado esquerdo. Convm notar que uma empresa possui ou no bens e direitos, no existem bens negativos e tampouco direitos; portanto, as contas de Ativo possuem saldo devedor ou nulo. Para que uma conta de Ativo (Bens ou Direitos) tenha saldo devedor, necessrio que os aumentos e as diminuies nela ocorridos sejam assim registrados:
QualquerContadeAtivo
D bito $ Aumentos
Crdito $ Diminuies
3.6 3.6.1
Desde que as contas do Passivo aparecem sempre no lado direito do balano, deve acontecer com elas o inverso do que acontece com as do Ativo, isto , os aumentos e diminuies do Passivo (obrigaes) devem ser registra dos da seguinte maneira:
QualquerContade Passivo
Dbito $ Diminuies
Crdito $ Aumentos
48
3.6.2
De Patrimnio
Lquido
Desde que o Patrimnio Lquido Positivo ocupe o lado direito do balano, o funcionamento das suas contas ser igual ao funcionamento das do passivo, ou seja:
Qualquer Contade Patrimniolquido
Dbito $ Diminuies
Crdito $ Aumentos
Quando o Patrimnio Lquido em seu valor total for negativo, estar no lado esquerdo do balano, junto com o Ativo, ou subtrado do Passivo (lado direito do balano), com o saldo devedor. Aument-Io com o sentido de melhor-Io significa diminuir esse saldo devedor, o que s pode ser feito mediante um lanamento a crdito. Logo, segue-se que qualquer aumento em Patrimnio Lquido, seja este positivo ou negativo num determinado momento, ser regido por crdito, e qualquer diminuio, por dbito. Logo:
QualquerContade Patrimnio lquido
Dbito $ Diminuies
Crdito $ Aumentos
Observaes:
1Q)
Uma empresa possui ou no Passivo (obrigaes), no existem dvidas negativas. tivo, nulo ou negativo,
3.7
49
3.8
A essncia do mtodo, universalmente aceito, que o registro de qualquer operao implica que a um dbito numa ou mais contas deve corresponder um crdito equivalente em uma ou mais contas, de forma que a soma dos valores debitados seja sempre igual soma dos valores creditados. "No h dbito(s) sem crdito(s) correspondente(s)."
3.9
Para ilustrar a funo do dbito e do crdito nas contas, passaremos a considerar algumas operaes de uma empresa. Procuraremos analisar cada ocorrncia para verificar quais lanamentos a dbito e a crdito seriam necessrios para o registro desses aumentos e dessas diminuies. Para simplificar a demonstrao, usaremos razonetes, nos quais colocaremos unicamente as quantias, a dbito ou a crdito. Para auxiliar a identificao dos lanamentos, o dbito e o crdito de cada operao tero a mesma numerao, entre parnteses. As contas de Ativo aparecero esquerda da folha, as do Passivo e do Patrimnio Lquido direita. 1. Diversas pessoas resolveram em 20-7-X8 fundar uma sociedade annima, com o Capital totalmente integralizado no ato de $ 17.000 dividido em 1.700 aes de $ 10 cada uma. Com a entrada do dinheiro para a Sociedade, o Ativo CAIXA foi aumentado (debita-se CAIXA) e o Patrimnio Lquido tambm foi aumentado (credita-se CAPITAL). Observao: o termo AUMENTADO, acima, talvez no esteja corretamente aplicado, porque s se aumenta algo que j existe; porm, a utilizao desse termo aconselhada para facilitar a explicao. De qualquer maneira, entretanto, podemos dizer que o saldo de uma conta aumenta de zero para algum valor maior que zero. Caixa (1) 17.0001 Se as operaes acima tivessem sido representadas razonetes simplificados, teramos o seguinte: Capital r-17.000 (1) em contas reais e no nos
\~
50
CAPITAL
Cdigo501
Data 20-7-19xB
Operaes de Caixa
Dbito
Crdito 17.000
D/C C
Saldo 17.000
2. Compra de Terrenos - A empresa, ao planejar a construo de um edifcio para suas instalaes, adquire dois lotes de terrenos contguos, em 22 de julho, por $ 3.100 cada um, pagando a vista. Resulta da que:
. .
o Ativo Terrenos foi aumentado - debita-se Terrenos; o Ativo Caixa foi diminudo - credita-se Caixa. Terrenos
i Caixa -
(2)6.200
17.000
6.200(2)
3. Venda de Terrenos - O gerente resolveu vender um dos lotes ao Sr. A. Silva, em 27 de julho, por $ 3.100, isto , pelo mesmo valor que havia custado empresa. Nenhum dinheiro foi recebido do Sr. Silva nessa data, porm, a empresa adquiriu o direito de cobrar $ 3.100, do Sr. Silva. Conseqentemente:
. .
o ativo Terrenos ficou diminudo - credita-se Terrenos; o ativo ficou aumentado pelo aparecimento de um direito: debita-se Ttulos a Receber. Terrenos
Ttulosa Receber (3)3.100
6.200
3.100(3)
4. Compra de Materiais - Em 28 de julho foram adquiridos, do Sr. Figueiredo, a prazo, materiais pelo preo de $ 7.800. Como resultado, temos que:
. .
um novo Ativo, Materiais foi adquirido - debita-se Materiais; foi assumida uma obrigao - credita-se Contas a Pagar.
51
Contas a Pagar
7.800 (4)
5. Compra de Mveis e Utenslios - No mesmo dia foram adquiridos, tambm a prazo, do Sr. Figueiredo, duas mesas, quatro cadeiras, uma mquina de escrever e uma de calcular, pelo preo de $ 5.000. Todos estes elementos podem ser representados por uma nica conta de Ativo, Mveis e Utenslios. Logo:
.
.
um novo Ativo, Mveis e Utenslios, foi adquirido - debita-se Mveis e Utenslios. o Passivo Contas a Pagar foi aumentado - credita-se Contas a Pagar.
Contas a Pagar
Mveise Utenslios
(5) 5.000
17.800
I
5.000(5)
6. Em 30 de julho, foi recebida do Sr. A. Silva parte de sua dvida, $ 2.200. Um novo resultado se apresenta:
o Ativo Caixa foi aumentado - debita-se Caixa; o Ativo Ttulos a Receber foi diminudo - credita-se Ttulos a Receber. Caixa
Ttulosa Receber 3.100
2.200(6)
7. Foi pago, em 31 de julho, ao Sr. Figueiredo, parte da dvida para com ele, $ 7.000. Uma nova alterao ocorre:
. .
'
o Passivo Contas Pagar foi diminudo - debita-se Contas a Pagw;' o Ativo Caixa foi diminudo - credita-se Caixa. Caixa Contas a Pagar 7.800 5.000 (7)7.000
Nos ltimos exemplos s havia um credor da empresa (o sr. Figueiredo) e tambm um nico devedor (o Sr. A. Silva). No entanto, as contas Contas a Pagar e Ttulos a Receber e outras elo mesmo tipo so sempre usadas independentemente do 52
nmero de devedores ou credores. Os saldos dessas contas representaro, desta forma, os rotais de dbitos e crditos da empresa para com terceiros. Tais contas, que englobam dbitos ou crditos de diversas pessoas, ou mesmo contas que englobam operaes de ripo diferente, mas da mesma natureza, so denominadas contas Coletivas. Essas contas podem ser desdobradas em diversas subcontas, quando necessrio.
3.10 DIRIO
este um livro no qual so registradas todas as operaes conrabilizveis de uma entidade, em ordem cronolgica e com a observncia de certas regras. Antigamente, o livro era preenchido unicamente a mo, isto , era manuscrito. Hoje em dia, utilizam-se processos mecnicos para a escriturao em folhas soltas, as quais so, em seguida, copiadas por decalque no livro de folhas presas. Processos eletrnicos tambm so utilizados no trabalho contbil em geral; neste caso, encadernamse as folhas soltas.
A expresso partidas dobradas no indica duplicidade ou repetio de um mesmo registro. Como vimos, nos exemplos de registros de operaes no Razo, sempre que ocorria um fato, dois ou mais elementos do patrimnio eram alterados equivalentemente, permitindo um equilbrio constante e, conseqentemente, a adoo da frmula.
Consiste o mtodo das partidas dobradas em registrar esse mesmo fato em forma bipartida, de maneira a representar as duas variaes decorrentes nas contas que reduzem os elementos afetados. Os requisitos necessrios de uma Partida de Din'o so os seguintes:
a) c) d) e) data de operao; conta a ser creditada; histrico da operao, com a meno das caractersticas documentos comprobatrios da operao; valor da operao, em dinheiro. principais dos b) conta a ser debitada;
53
a :;aixa
N/comera, v ta, de F.MacedoI da , conf.s/ NotaFiscalnQ 4565 4
3.400
A disposio dos requisitos, de a a e, segue a ordem indica da. Primeiramente, inscreve-se a data da operao, observando-se a rigorosa sucesso cronolgica de dia, ms e ano, na sucesso dos fatos registrados. A seguir, a intitulao das contas. Seguindo o princpio fundamental das Pal1idas Dobradas, "a importncia levada a dbito de uma ou mais contas dever ser, simultaneamente, levada a crdito de outra ou outras contas, com rigorosa equivalncia de valores". Quando da escriturao manual nas partidas de Dirio, a conta DEBITADA colocada em primeiro lugar e a conta CREDITADA abaixo daquela e um pouco direita, precedida de preposio a, de tal sorte que a distino entre conta debitada e a creditada se faz, tambm, por essa circunstncia, e no somente pela ordem de colocao. (Observao: pode-se no usar a partcula a desde que se identifique por outra forma qual a conta a ser debitada e qual a ser creditada). Dessa forma, no exemplo acima citado, a conta MERCADORIAS a conta debitada e a conta CAIXA a creditada. O histrico compreende a descrio sumria do fato registrado. Sua redao obedece ao estilo mercantil, com referncia expressa ao instrumento ou documento que o consubstanciou. A economia de tempo e espao aconselha, naturalmente, que se evite a inscrio de elementos desnecessrios ou cuja dispensa no prejudique a clareza e a identificao dos fatos. Em resumo, deve-se evitar o suprfluo; todavia, a partida, no conjunto de seus requisitos, tem que proporcionar, pela sua leitura, uma representao exata e completa das operaes escrituradas. As partidas de Dirio que contm uma nica conta a dbito e uma nica conta a crdito so chamadas de Partidas de P frmula. Partidas de 2~ frmula so aquelas compostas de uma conta a dbito e duas ou mais contas a crdito. Exemplos: No lanamento a seguir, do dia 3, a conta Caixa foi debitada pelo total de $ 9.500, e as contas Mercadorias e Receitas de Comisses so as creditadas, respectivamente, por $ 6.500 e $ 3.000 No lanamento do dia 5, a conta Mercadorias foi debitada pelo total de $ 5.900 e as contas Caixa e Contas a Pagar so as creditadas, respectivamente, por $ 3.400 e $ 2.500.
54
Em$ mil
,rias
N/venda a vista, COI..
N. Fisc.002
" I de Comisses Recebido de Artex SA n/Comisso s/as. Vel
6.500
de... -'5'-
3.000 I 9.500
3.400
aICohta a Pagar
Idem,a prazo,de J Cavalcanti SA, con1 slNota Rsc. 73
2.500 I 5.900
Partidas de 33 frmula so aquelas compostas de duas ou mais contas a dbito e uma s conta a crdito. Exemplos:
So Paulo, 6 de julho de 19X9 D er os a Ca a M ve E Utenslios Pagoa MveisInd flri< S.A.; rei.a sIN.F.N 3< 78 Em $ mil
8.000
'" cuos
Idem Soe.Comer 'aI de Automveis LIda. sIN.F. W 4565 "Ti rreos Idem,a Joaquim Mqu s, conf.escritura lavra<: no 39Tabelio de S o Paulo,a fts. 25 do r 132 12.000
62.000 82.000
55
A conta Caixa creditada pelo total de $ 82.000 e as contas Mveis e Utenslios, Veculos e Terrenos so debitadas, respectivamente, por $ 8.000, $ 12.000, e $ 62.000. A respeito das partidas de 2~ e 3i frmulas, acima explicadas e exemplificadas, cumpre esclarecer que so utilizadas com a nica flllalidade de simplificar e condensar a escriturao do Dirio e, dessa forma, nada impede que sejam feitas diversas
t.
escriturado quase simultaneamente com as operaes, a fim de permitir a conferncia imediata das existncias, a qualquer momento. Hoje, usualmente o montante de dinheiro em mos reduzido, quando comparado com o depositado nos bancos.
PASSAGEM DO DIRIOPARAO RAZO Exemplo de Vendade Terreno a Vista So Paulo, 15 de julho de 19X9 11 C~ix
15 alTeltenos
1
. Vendaa vista do err no sito Rua Apucarana,1 9. J. Fagundes.conf. escr ur lavrada s tis. 25 do livro 14 do 7' Tabeliode S. Pa 10
{.
132.000
Operao
Dbito 132.000
57
costume procurar verificar essas igualdades periodicamente, relacionando todas as contas em demonstrativos chamados Balancetes de Verificao do Razo; Balancetes de Verificao ou, apenas, Balancetes. Por exemplo, em 31 de julho de 19X9, o Balancete de Verificao da Cia. Braslia de Radiadores o seguinte:
Este um exemplo do Balancete de Verificao do tipo mais simples, de duas colunas apenas. Os outros tipos so mais completos na evidenciao de dados de interesse para o leitor. Assim, o Balancete chamado de seis colunas apresenta os saldos do Balancete anterior, o movimento de dbitos e crditos do perodo que medeia o anterior e o atual e, finalmente, os saldos atuais. O Balancete mais completo o de oito colunas, no qual aparecem os saldos anteriores, o movimento e os saldos do perodo e, finalmente, os saldos atuais.
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Contas
l-------
Movimento do Perodo SaldosAtuais Saldos Contas Devedores Credcres Dbito Crdito Devedores Credores Devedores Credores --------------
SaldosAnteriores
EXERCCIOS RESOLVIDOS
Em P de outubro de 19X9, oito pessoas resolveram organizar uma empresa para consertos de aparelhos de pesca, a qual denominaram de Paraso dos Pescadores S.A. Foi elaborado, nesta data, o estatuto de empresa com o capital constitudo de 10.000 aes ordinrias nominativas, no valor de $ 10 cada uma, perfazendo um total de $ 100.000 e sendo integralizados, no ato, 10% do capital em dinheiro. A empresa foi instalada em uma das duas partes de um prdio adquirido para esse flill, por $ 30.000, sendo $ 3.000 a vista e o restante dividido em nove parcelas mensais iguais e consecutivas, vencendo a primeira em 1-11-X9 e a ltima em 1-7-YO. Durante os trs ltimos meses de 19X9 foram realizadas ainda'as seguintes transaes:
a) Em 15-10, foram compradas diversas mquinas industriais de Antonio Coelho & Cia. Ltda. por $ 10.000, sendo $ 3.000 a vista e o restante, com o vencimento para 30-11-19X9, mediante o aceite de uma duplicata.
59
b) . c)
Em 22-10, foi aberta uma conta no Banco do Sul S.A., sendo depositada importncia de $ 500.
d) Em 25-10, foi obtido um emprstimo sendo emitida uma nota promissria, 90 dias. e) f)
de $ 15.000, no Banco do Sul S.A., sem despesas e juros, pelo prazo de nQ 0001 do Banco
Em 27-10, foram compradas a vista, mediante o cheque do Sul S.A., instalaes para a empresa por $ 5.000.
Em 30-10, foram adquiridas, a prazo, de Maria ]lia & Cia., mediante aceite de duplicata, com vencimento para 15-12-19X9, peas para reparos de barcos, no valor de $ 10.000. em 1-10, por
g) Em 1-11-19X9, foi paga a primeira prestao do prdio adquirido mediante a emisso do cheque nQ 0002 do Banco do Sul S.A. h) Em 5-11-19X9, foi adquirida, a vista, uma mquina $ 1.000, com o cheque n'1 0003, do Banco do Sul S.A. i) j) 1) Em 10-11, foram integralizados, Em 15-11, foram comprados Em 25-11, foi adquirida em dinheiro, materiais de escritrio,
de escrever
uma camioneta,
m) Em 30-11, foi paga a Antonio Coelho & Cia., sua duplicata data. n) Em 1-12-19X9, foi paga a 2' prestao
do prdio, em dinheiro.
o) Em 5-12-19X9, foi vendida a metade do prdio, a prazo, com \"encimento para 30-1-19X9, para a Imobiliria Catimba Ltda., pelo preo de custo, isto , por $ 15.000. p) Em 10-12, foram comprados, $ 2.000. q) r) s) Em 15-12, foram integralizados, Em 20-12, foi paga uma duplicata a vista, diversos mveis para escritrios, em dinheiro, mais $ 20.000 do capital. por
Em 23-12, foram adquiridos materiais diversos para consertos, a prazo, de Pedro Costa & Cia., mediante aceite de duplicata, no valor de 5 15.000, com vencimento para 30-1-19XO. Em 29-12-19x9 foi paga a 3' prestao do prdio.
'-
t) Pede-se:
necessrias
no LIVRO DIRIO;
esses lanamentos
3Q) elaborar balancetes de verificao nos ltimos dias de cada ms, sendo que os dois ltimos balancetes devero ser os de oito colunas.
60
Lanamentos no Dirio Em$mil SoPaulo, 1Q dedezembro de19X9 Acionistas c/ Capital a Capital (histrico) Caixa a Acionista ci Capital ((histrico) Imveis a Diversos aCaixa ((histrico) aCredores Imobilirios ((histrico) 15 Mquinas eEquipamentos a Diversos aCaixa (histrico) a Duplicata a Pagar (histrico) SoPaulo, 20deoutubro de19X9 Em$mil
Mveise Utenslios a Caixa
100.000
10.000
3.000;
7.000
10.000
((histrico) 22 Bancos c/ Movimento aCaixa ((histrico) 25 Bancos c/ Movimento aTtulos a Pagar ((histrico) 27
1.000
500
15.000
61
----
5.000
10.000
SoPaulo, 12denovembro de19X9 Em$ mil Credores Imobilirios a Bancos cl Movimento (histrico) 5 Mveis eUtensflios a Bancos cl Movimento (histrico) 10 Caixa aAcionistas c/ Capital (histrico) 15 Materiais deEscritrio a Caixa (histrico) 25 Veculos a Caixa (histrico) 30 Duplicatas a Pagar a Caixa (histrico)
3.000
1.000
30.000
800
11.000
7.000
62
SoPaulo, 12dedezembro de19X9 Em$ mil Credores Imobilirios aCaixa (histrico) 5 Devedores Hipotecrios a Imveis (histrico) 10
Mveise Utenslios a Caixa
3.000
15.000
(histrico) 15 Caixa aAcionistas cl Capital (histrico) 20 Fornecedores aCaixa (histrico) 23 Peas pl Re paras aFornecedores (histrico) 29 Credores Imobilirios aCaixa (histrico)
2.000
20.000
10.000
15.000
3.000
Observao:
Nos lanamentos de Dirio }2 os histricos referentes a cada lanamento; 22 as subcontas referentes a Bancos, Fornecedores, Acionistas cl Capital, Duplicatas a Pagar, Ttulos a Pagar, Credores Imobilirios e Devedores Hipotecrios. No Razo e no Dirio 32) os centavos.
63
Rmo
Em$mil
Caixa
(2) 10.000 3.000 3.000 1.000 500 800 11.000 7.000 3.000 2.000 10.000 3.000 15.700 (1.01) (3) (4) (5) (6) (13) (14) (15) (16) (18) (20) (22) (14) 11.000
I
Mveise Utenslios (5) (11) (18) 1.000 1.000 2.000 2.000 4.000
(1.23)
(12)
2.500 30.000
(19)
13.700 20.000
Veculos
(1.24)
I
I
(1.22)
10.500
5.000
3.000 1.000
(8)
(10) (11)
I
,-
Capital 1100.000
(2.01) (1)
6.500
\
(1.11)
(2.12) (4)
[
(15)
I
7.000
64
20.000 40.000
I
(1.18)
Materiaisp/ Escritrio
(13)
800
I
(1.21)
(17) (16) 3.000 (22) - 3.000
I 24.000
I 15.000
15.000 I
I 18.000
Em$mil Saldos Dbitos Caixa Bancos c/ Movimento Peas paraReparos Acionistas c/ Capital Imveis' Instala . Mveis e los. Mquinas ~Equipa Capital 10.000 15.500 10.000 100.000 30.000 5.000 1.000 Crditos 7.500 5.000 10.000 Devedores Credores
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