Relaciones Pblicas - Clase 1 - Versin impresa

Tema 1 MBITO DE LA ORGANIZACIN Y LAS RELACIONES PBLICAS

Las Relaciones Pblicas se desarrollan en el mbito de las organizaciones, ya sean estas pequeas, medianas o grandes. De all la importancia de familiarizarse con esta disciplina y tratar de comprender su importancia.

ORGANIZACIN

RR.PP.

La comunicacin es un rea relevante para las RR.PP. puesto que es la herramienta para llegar a los pblicos que rodean a las organizaciones. Existen algunas diferencias entre los trminos
ORGANIZACIN INSTITUCIN EMPRESA

CORPORACIN

Pero a los fines de nuestro objetivo, utilizaremos el trmino organizacin por ser el ms abarcativo. Desde nuestra primera hora, es decir desde que nacemos, nos recibe la primera organizacin denominada familia. En ella cada uno de los integrantes tiene un rol y diariamente lo ejerce. Y toda nuestra vida se desarrolla en las organizaciones. Veamos el siguiente ejemplo: trabajamos y nos desarrollamos en una organizacin, al salir de all nos dirigimos a una iglesia, que es otra organizacin; luego podramos ir a un hospital, que resulta ser otro tipo de organizacin; definitivamente, vivimos inmersos en una sociedad que tambin resulta ser otra forma de organizacin. Es decir, pasamos largas horas en las organizaciones: tan as es, que William Whyte denomin a esta Era como la del hombre organizacin. En esta clase trataremos de develar la relacin existente entre alto tan importante como es el concepto de organizacin y el concepto de comunicacin. Suele escucharse con mucha frecuencia la expresin falta de comunicacin, a pesar de los adelantos tecnolgicos que nos rodean. Contamos con telfono, fax, satlites, email, video conferencias, Intranet, distintos medios de comunicacin social (radio, grfica y TV). Sin embargo estos adelantos son insuficientes y somos testigos de diferentes tipos de desintegraciones (familiares, institucionales, polticas, gubernamentales).

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Si ya resulta compleja la comunicacin cuando tratamos de comunicarnos con una sola persona (comunicacin interpersonal), imaginemos cuntos ms compleja es la comunicacin en la medida en que se agregan ms personas.

Podemos afirmar entonces que la comunicacin es un fenmeno complejo que ocurre siempre entre personas.

Tema 2 LAS ORGANIZACIONES

Comencemos a desentraar el concepto de organizacin.

La organizacin es un sistema vivo, abierto, conectado entre s por la circulacin de informacin entre personas que tienen distintas posiciones y cumplen distintos roles.

Es decir, que la organizacin acta como un ser vivo, que es capaz de percibir lo que sucede dentro de ella: est abierta para advertir lo que sucede en su interior. Sus miembros (cada uno cumple distintas tareas) se relacionan por la circulacin de informacin que se desplaza de un sector a otro, de un rea a otra con el propsito de cumplir con un objetivo. Por ejemplo: pensemos en un administrativo del departamento de Recursos Humanos que informa a un gerente de ventas, acerca de los nuevos horarios que deben cumplir los vendedores. He aqu los requisitos mnimos necesarios para que una organizacin exista:

una finalidad existente conocida por todos los miembros del grupo; distribucin de roles y tareas; una divisin de poder y autoridad; duraciones variables (permanente o no); un sistema de comunicacin y coordinacin; criterios de evaluacin y control.

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Esto significa que todas las organizaciones tienen un fin determinado (por ejemplo, la fabricacin de algn producto). Cada uno de los integrantes cumple con su tarea. Hay alguien que ejerce la autoridad porque tiene el poder de hacerlo (un jefe o gerente). La duracin puede establecerse sobre la base de un objetivo (por ejemplo un grupo que, despus de cumplido un evento, se desintegra), o bien puede ser permanente (por ejemplo, una fbrica que produce un elemento determinado). Ser necesario, entonces, contar con algn sistema de comunicacin y coordinacin para que, una vez cumplido un proceso, el que le sigue pueda ser continuado; posteriormente ser de suma importancia evaluar y controlar lo realizado. Si no realizamos este ltimo paso corremos el riesgo de cometer errores y nunca nos enteraramos. No les parece? Muchos directivos creen, errneamente, que el hecho de plasmar un buen organigrama , por donde fluyen las comunicaciones formales, nos asegura el xito. Sin embargo, cabe sealar la importancia de la comunicacin informal, es decir, aquella que fluye en las organizaciones y que no tiene que ver con el desenvolvimiento de la tarea, pero que coexiste en forma permanente con la comunicacin formal. Por ejemplo:

Tema 3 LA COMUNICACIN Y LA ORGANIZACIN Entre las tribus del norte de Natal, Sudfrica, el saludo ms comn, equivalente a nuestro hola, es la expresin Sawu bona. Significa literalmente te veo. Los miembros de la tribu responden diciendo Sikkhona: estoy aqu. El orden del dilogo es importante: mientras no me hayas visto, no existo. Es como si al verme me dieras la existencia. La dinmica de trabajar con otros, y que estos otros (por suerte) sean distintos de m, y posean otras pautas culturales, creencias, religin, educacin y escala de valores, hace que el entendimiento entre personas resulte muy complicado... pero tambin muy interesante. Quienes toman las decisiones en una organizacin, adems de estar expuestos a los mltiples desentendimientos que provoca el cara a cara, tambin lo estn al comportamiento de distintos factores y variables. El gerenciamiento de todas las actividades que comprenden el desenvolvimiento de las organizaciones necesita, entonces, de un lenguaje musical entendido por todos los intrpretes, y del mismo modo, es necesario un lenguaje organizacional que sea entendible para todos (Comunicacin y Transparencia de Lilia Ciamberlini Lorena Steinberg). Toda organizacin vive en un complejo contexto y existen diversos factores que la involucran permanentemente:

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ALGUNOS FACTORES EXGENOS A LA ORGANIZACIN Variable econmica Variable poltica Variable social Variable religiosa Variable financiera

EJEMPLOS La implementacin de un nuevo impuesto. Elecciones presidenciales. La aceptacin o no por parte de la gente de una moda o un hbito. La difusin de una opinin de un lder religioso. El compromiso de pago a una entidad internacional (FMI).

El cruce de alguna de estas variables con otra puede resultar perjudicial, favorable o indiferente para una organizacin. Ejemplo: generalmente las elecciones presidenciales en nuestro pas suelen tomarse con cierta preocupacin, y pueden gravitar en la suba o baja de las tasas de crdito. Asimismo, la aceptacin de una moda puede aumentar la venta de determinados productos. Lo visto hace necesario un anlisis de la comunicacin dentro y fuera de la empresa, que de aqu en adelante denominaremos comunicacin interna y externa respectivamente, y que desarrollaremos ms adelante.
CONTEXTO

ORGANIZACIN

PERSONAS

MENSAJES

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Tema 4 COMUNICACIN FORMAL E INFORMAL La informacin que circula a travs de los canales de comunicacin formales e informales trae como consecuencia algunos desrdenes. La comunicacin informal se produce cuando los mensajes no fluyen por los caminos oficiales.
ASISTENTE

ASISTENTE

GERENTE

DIRECTOR

OPERARIO

GERENTE GENERAL

JEFE DE VENTAS

SECRETARIA

RECEPCIONISTA

JEFE DE MANTENIMIENTO

La comunicacin formal se produce cuando los mensajes fluyen por los caminos oficiales dictados por la organizacin. GERENTE GENERAL

GERENTE

JEFE

ASISTENTE

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Para recordar: la comunicacin formal e informal coexisten siempre.

DIRECTOR GENERAL

Dpto. de marketing

Dpto. de administracin

Dpto. de ventas

Dpto. de compras

ORGANIGRAMA: expresin grfica de los distintos niveles de autoridad en una organizacin.

Tengamos en cuenta que:

Es deseable que la informacin que fluye en una organizacin se comparta, es

decir, que sus integrantes hagan sentir a todas las personas, incluidas y respetadas . Es importante tener en cuenta que la informacin puede sufrir transformaciones segn la intervencin de las siguiente patologas: Volumen: se trata de la sobreabundancia de datos, lo que crea incapacidad de aprovechamiento de esos datos. O que mucha informacin sea difundida entre pocas personas. Calidad: est relacionada con la imprecisin de los datos o con el hecho de tener inconvenientes para acceder a ellos. Transmisin: puede ser demasiado lenta, o pueden existir fallas en la decodificacin por parte del receptor.

Tenemos entonces algunos conceptos bsicos sobre la comunicacin, que son los siguientes: Es imposible no comunicar; todos los integrantes de la organizacin son los responsables de que la comunicacin se concrete; una comunicacin no slo transmite informacin, sino que al mismo tiempo impone conductas.

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Muchas veces vemos reflejado en la realidad el primer concepto expuesto (es imposible no comunicar). Significa que aun en aquellas circunstancias en que por ejemplo, algn directivo no contesta adecuadamente a las preguntas de un periodista, el solo hecho de no responder, refleja una determinada conducta comunicativa: comunica que no quiere comunicar. Otro caso: en una organizacin fabricante de mquinas fotocopiadoras, el gerente de capacitacin se sinti preocupado porque el personal (aproximadamente 200 personas) no se senta interesado en la informacin referida la empresa. Realizadas las investigaciones correspondientes, el interrogante fue respondido: el personal consideraba que contar con ese tipo de informacin no resultara relevante y no modificara su situacin laboral. Este desinters se manifest en una gran apata hacia los clientes, caracterstica que aprovech la competencia para crecer y diferenciarse. Por lo tanto el personal trabajaba, pero con serias dificultades de coordinacin entre las reas.

A modo de sntesis, les dejo el siguiente concepto para que piensen. La comunicacin es inherente a la organizacin y muchas veces para los directivos no resulta una variable suficientemente valorizada. La comunicacin como rea de las Relaciones Pblicas debe tratar de comprender en toda su magnitud los fenmenos comunicacionales tanto a nivel formal como informal.