Rolul programelor de contabilitate

Contabilitatea este tiina i arta stpnirii afacerilor, n care scop se ocup cu "msurarea, evaluarea, cunoaterea, gestiunea i controlul activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, precum i a rezultatelor obinute din activitatea persoanelor fizice i juridice", n care scop "trebuie s asigure nregistrarea cronologic i sistematic, prelucrarea, publicarea i pstrarea informaiilor cu privire la poziia financiar, performana financiar i fluxurile de trezorerie, att pentru cerinele interne ale acestora, ct i n relaiile cu investitorii prezeni i poteniali, creditorii financiari i comerciali, clienii, instituiile publice i ali utilizatori" (Legea contabilitii nr.8 !"##", republicat n iunie $$%, art. , al ("&. 'uccesul unei afaceri este determinat, printre altele, si de existenta unui sistem informational eficient. (olumul sporit si diversificarea crescanda a informatiilor determina ca modul de colectare, prelucrare si raportare a acestora sa capete o importanta deosebita. )olul programelor soft*are utilizate in acest sens este determinant. +xisten,a sistemelor informatice moderne, de mare vitez, a devenit posibil dup ce calculatoarele s-au rspndit n lumea afacerilor. .storic, existen,a sistemelor informatice contabile a nceput cu informatizarea facturrii /i a unor opera,ii contabile aferente. 0n cadrul oricrei unit,i economice culegerea datelor, prelucrarea lor /i ob,inerea rezultatelor se fac conform unor proceduri organizatorice reglementate fie prin lege (de exemplu componen,a /i structura planului de conturi&, fie prin regulamente de ordine intern (de exemplu, stabilirea persoanei /i a timpului lansrii unei opera,iuni de ar1ivare a datelor&. 2ocumentele contabile se clasific n func,ie de rolul lor /i de modul de ntocmire n3 documente justificative (de eviden,primar&4 registrele contabile (eviden, contabil&4 situa,iile financiare (documente de sintez /i raportare&. 0nregistrarea n contabilitate se poate face pentru fiecare document, sau din documentele centralizatoare care cuprind date de aceea/i natur dintr-o perioad oarecare. )ezultatul prelucrrilor contabile se poate folosi de ctre nivelele de conducere n cadrul unor procese decizionale, cu observa,ia c aceea/i informa,ie poate fi perceput cu valori diferite pentru persoane diferite. 5ceia care sunt specializa,i n contabilitate dau importan, mai mare rapoartelor financiare mai mult dect cei care nu au o asemenea pregtire. .nforma,iile contabile trebuie s ndeplineasc urmtoarele caracteristici3 6 inteligibilitatea (informa,iile pot fi u/or de n,eles /i de interpretat&4 6 relevana (sublinierea aspectelor care pot influen,a luarea deciziilor&4

6 credibilitatea (informa,iile nu con,in erori semnificative, nu sunt tenden,ioase, nici prtinitoare&4 6 comparabilitatea (informa,iile s poat fi comparate prin elemente comune /i de aceea/i semnifica,ie&. 7n sistem informatic de contabilitate tradi,ional se ocup n principal de colectarea, prelucrarea /i ob,inerea rezultatelor financiare care se vor transmite ctre externi (cum ar fi investitorii, creditorii /i 8inisterul 9inan,elor& /i ctre interni (n general structurile de conducere&. 7n sistem informatic de contabilitate modern se ocup att de informa,iile nonfinanciare ct /i cu date /i informa,ii financiare. :radi,ional, fiecare parte a unei entit,i economice (;ersonal, ;roduc,ie& men,in un subsistem informatic separat /i fiecare subsistem /i prelucreaz propriile date. 5ceast mod de lucru are dezavantajul apari,iei unor probleme cum ar fi duplicarea datelor pe spa,ii de stocare distincte, culegerea separat a unor acelea/i date. 5stzi entit,ile economice consider c este necesar integrarea func,iilor lor ntr-o baz mare de date, sau ntr-un depozit de date. 5ceast integrare permite managerilor /i, cu oarecare extensii, pr,ilor externe s ob,in informa,iile necesare pentru planificare, luarea deciziilor /i control, fie c informa,iile sunt pentru mar<eting, contabilitate, sau alte arii financiare ale entit,ii economice. ;roductorii de produse soft*are au dezvoltat programe care leag toate subsistemele informatice ntr-o singur aplica,ie. )olul sistemului informatic de contabilitate este de a furniza informa,ii importante referitoare la3 venituri, urmrirea clien,ilor (facturi emise nencasate&, dinamica ncasrilor /i pl,ilor, contabilitatea costului calcula,ia costului&, c1eltuieli, etc. .nforma,iile furnizate pot mbrca forme diverse att electronic (documente electronice, foi de prezentare electronice, notificri electronice (e- mail&, imagini, imagini video, secven,e audio, etc.&, fie sub form =tradi,ional> (pe suport de 1rtie sau folii pentru proiectoare, etc.&. 9urnizarea informa,iilor trebuie s se fac n timp util, ct mai exact, pentru to,i destinatarii informa,iei contabile (manageri, personal apar,intor altor subsisteme&. 7n sistem informatic de contabilitate modern este capabil s preia automat datele furnizate de ctre alte subsisteme. ?pera,iile contabile care se realizeaz prin intermediul sistemelor informatice de contabilitate trebuie s ajute la rezolvarea unor probleme specifice ca eviden,a contabil a opera,iilor pe conturi /i calcularea balan,elor contabile. 5ceasta se face prin preluarea datelor din documentele de intrare /i stocarea lor, prelucrarea datelor /i ob,inerea rezultatelor. ;reluarea datelor se poate face manual (cnd un operator uman parcurge fiecare document justificativ, operndu-l& /i!sau automat (cnd exist ec1ipamente periferice de intrare conectate la sistemul informatic&. 'tocarea datelor presupune existen,a unui sistem de gestiune a fi/ierelor /i!sau un sistem de gestiune a bazelor de date. ?b,inerea unui sistem informatic se face urmnd cteva etape3 analiz, proiectare /i implementare, urmrindu-se activit,ile din cadrul sistemului informa,ional aferent /i toate fluxurile informa,ionale care apar, de interes fiind cele care pot fi automatizate prin intermediul.

@omponentele unui sistem informatic de contabilitate trebuie s rspund cerin,elor de func,ionare /i trebuie s fie intercorelate func,ional3 a. 1ard*are4 b. soft*are4 c. comunica,ie4 d. baza /tiin,ific /i metodologic (metodele, procedeele /i mijloacele de prelucrare a datelor&4 e. baza informa,ional, fluxurile informa,ionale /i suporturile de informa,ii4 f. utilizatorii4 g. cadrul organizatoric. a.@omponenta 1ard*are se constituie din totalitatea mijloacelor te1nice de culegere, stocare, transmitere /i prelucrare automat a datelor. 5cestea pot include calculatoare, scannere, case de marcat, dispozitivele de comunicare, dispozitivele de interconectare. b.@omponenta soft*are se constituie din totalitatea programelor /i aplica,iilor care realizeaz func,ionarea sistemului informatic. 2in aceast categorie fac parte sistemele de operare utilizate, aplica,iile soft*are de comunica,ie n re,ea, programele de prelucrare n scopul ob,inerii unor informa,ii contabile, programele de editare de texte /i de creare a rapoartelor, etc. c.@omponenta de comunica,ie se constituie din toate ec1ipamentele /i te1nologiile utilizate pentru comunica,ia datelor ntre pr,ile componente ale sistemului informatic. d.Aaza /tiin,ific /i metodologic se compune din modelele matematice ale proceselor de contabilitate, din =metodologiile, metodele /i te1nicile de realizare a sistemelor informatice>. e.Aaza informa,ional se constituie din totalitatea fluxurilor informa,ionale /i ale datelor de prelucrat. 7nii autori (Lungu ..& includ aici sistemele /i nomenclatoarele de coduri. @um codificarea /i utilizarea codurilor este a ajuns un mecanism foarte utilizat c1iar /i n via,a de zi cu zi (de exemplu utilizarea codului @B;& considerm c acestea sunt de drept o parte important a fluxului informa,ional, avnd n vedere urmtoarele3 un produs /i!sau serviciu se codific, de cele mai multe ori, printr-un mecanism intern al unit,ii economice4 codurile folosite pot fi fcute vizibile (prin liste de selec,ie, prin afi/are lng pre, /.a&, iar cu timpul codurile pot memorate de ctre utilizatori /i folosite cu u/urin, ntr-o manir direct. f.7tilizatorii sunt componenta format din totalitatea persoanelor angajate n func,ionarea sistemului informatic. 'e disting dou categorii mari de utilizatori3 operatorii (de exemplu, cei de la casele de marcat& /i informaticienii (cum ar fi anali/tii, inginerii de sistem, programatorii&. g.@adru organizatoric este dat de regulamentul de ordine interioar /i de actele legislative n vigoare. 0n general, sistemele informatice de contabilitate sunt organizate astfel nct s corespund ar1itecturii contabilit,ii din )omnia n care se remarc trei mari componente3

". contabilitatea general (aprovizionare /i furnizori4 vnzri /i clien,i4 c1eltuieli4 venituri4 datoriilor4 crean,elor4 stocuri /i obiecte de inventar4 mijloace fixe4 capital4 salarii4 opera,ii diverse, de nc1idere&4 . contabilitatea financiar ! de gestiune financiar3 trezoreria, investi,iile financiare, finan,rile C ncasri de la clien,i, pl,i ctre furnizori, eviden,ierea plasamentelor, plata impozitelor /i taxelor etc.4 D. controlul prin bugete C elaborarea de bugete /i urmrirea acestora prin intermediul contabilit,ii generale. 2in aspectele descrise pn acum putem trage concluzia c majoritatea ac,iunilor desf/urate n cadrul unei entit,i economice necesit utilizarea sistemului informatic de contabilitate.

;rograme de contabilitate3 ". Programul SAGA C.P. este un program de contabilitate integrat pentru principalele elemente patrimoniale ale firmei (imobilizari, stocuri, salarii, furnizori, clienti, trezorerie&. ;e langa acoperirea necesitatilor de contabilitate financiara printr-un mecanism extrem de simplu, programul permite si o urmarire eficienta a c1eltuielilor, veniturilor si respectiv a profitului atat pe centre de profit configurabile de catre utilizator cat si pe sursele de venit concrete ale activitatii ! purtatori (marfuri, produse, servicii&. +ste un program destinat persoanelor fizice autorizate C cabinete de avocatura si notariat, cabinete medicale, experti financiari si alte profesii liberale. 8odule componente ale programului 'aga @.;. 3 ;reluare date contabile initiale @onfigurare generala Bomenclatoare (centre de profit, gestiuni, articole ! servicii, furnizori ! clienti, personal& 5provizionare :ransferuri intre gestiuni, @onsumuri ! ;roductie (anzare 'alarii (state de plata!avansuri, fise fiscale, declaratia unica "" & :rezorerie )apoarte contabile (fise conturi, balante&, situatii operative (imobilizari, stocuri, furnizori, clienti, centre de profit, profit pe purtatori, etc.& @ontrolul integritatii datelor dvs fara a rigidiza metodologia de introducere a documentelor este realizat printr-un sistem de validare a informatiei introduse separat de inregistrarea ei. 8ulti-societate - numarul de societati la pentru care poate fi folosit este limitat doar de spatiul pe 1dd-ul calculatorului dvs. ;osibilitate de lucru in retea - se permite operarea simultana de pe calculatoare diferite in aceeasi retea L5B. Avantaje: 8ulti-firma, 8ulti-user. 5ccesare simultana a acelorasi optiuni de program, prin retea. 7surinta n asimilare si utilizare. +xtrem de manevrabil. )apid si robust. Eelp interactiv. @ontine3 @ontabilitate financiara. .mobilizari. @lienti ! 9urnizori cu situatii complete aferente. @asa (lei, valuta& ! Aanca (lei, valuta& ! 2econturi. 'alarii (cu declaratii n format electronic&.

'uport pentru tiparirea pe formulare tipizate (facturi, op-uri, c1itante&, oricare ar fi formatul acestora. )apoarte complete pentru fiecare modul. )egistru jurnal pentru incasari si plati Dezavantajul e ca daca se sc1imba ceva in lege nu ai actualizare.

. 8aster@ont 9ree ;rogramul 8astercont este realizat de 8ediaLogic '.).L.. 5ceasta companie a fost infiintata in anul "##8. .n cadrul companiei 8edialogic se desfasoara activitati specifice de instruire si formare profesionala. 8edialogic ofera clientilor sai ac1izitionarea unor produse de calitate in domeniul contabil precum si programe de invatat limbi straine. ;rodusele oferite se pot obtine in mod gratuit sau contra cost. .n ceea ce priveste serviciile din domeniul contabil, programul 8aster@ont are functii care pot fi descarcate gratuit, repectiv3 evidentierea contabilitatii, a salariilor si a imobilizarilor, si functii care sunt oferite doar contra cost3 functiile de facturare, niruri si registrul de casa. ;entru serviciile care nu sunt gratuite se poate descarca numai o varianta demo. 8astercont este un program de contabilitate generalF. .deile de la care s-a pornit au fost crearea unui program astfel incat3 6 7n document sa treaca o singura data prin mana operatorului 6 'a se poata lista aproape orice situatie pe care si-o doreste un contabil sau manager. Avantaje : 6 este un program flexibil 6 este conceput dupa cerintele practice ale pietei romanesti 6 este realizat cu sprijinul unor specialisti in domeniul contabilitatii 6 este printre singurele programe care va permit maxima operativitate la introducerea datelor 6 este foarte usor de utilizat, c1iar si de catre cei ncepatori n domeniul contabilitatii computerizate 6 trecerea de la alte programe la 8aster@ont este usoara. ;rogramul ofera o gama larga de facilitati pentru o utilizare cat mai comoda 3 6 este suficienta introducerea o singura data a un document primar si acesta se va regasi n toate registrele, inclusiv n notele contabile4 6 permite evidenta contabila atat in lei cat si in valute4 6 operativitate si eficienta maxima la introducerea datelor C se vor introduce numai datele utile astfel incat sa se poata lista toate rapoartele programului4 6 intr-o luna neinc1isa exista posibilitatea de a adauga, modifica, sterge date si c1iar sa lista orice raport in forma temporara (permite c1iar listarea balantei de verificare&4 6 inc1ide automat conturile de :(5 si conturile de venituri si c1eltuieli4 6 puteti salva si restaura datele fara un utilitar extern, pentru orice perioada4 6 programul dispune de un utilitar pentru repararea bazelor de date. 2esi este protejat la caderi accidentale de tensiune, programul poate repara bazele de date distruse n situatii extreme4

6 ofera posibilitatea utilizatorului de a-si organiza timpul cu ajutorul agendei de lucru incluse in program in care acesta isi poate "nota" ce are de fFcut, separat pe fiecare zi n parte4 6 fiecare societate poate fi protejata separat prin parola4 6 1elp contextual. Dezavantaje: Bu permite accesul la modululele expert, comercial, productie , bugete, restaurant, service auto ,module ce pot fi accesate in cazul programului Ginmentor. Lucrul in retea poate reprezenta un risc major (patrunderea virusilor in calculatorul utilizatorului ceea ce ar putea permite aparitia unor erori de calcul& D. Gin8+B:?) 'tandard ! +xtins ;ac1etul de programe de gestiune este conceput pentru a respecta cerintele pietei actuale, oferind un acces prompt si simplu la toate resursele disponibile. Gin8+B:?) cuprinde instrumente integrate pentru stocarea, analiza si raportarea rapida a informatiilor permitnd astfel posturilor manageriale accesul rapid la informatiile contabile si de gestiune. (aloarea programului sporeste prin implementarea rapida a cerintelor si ideilor venite de la utilizatorii de zi cu zi. @olaboratorii si clientii nostri, fara exceptie, prin efortul lor, conjugat cu dorinta noastra de a crea un instrument puternic de gestionare a informatiilor, au contribuit si contribuie permanent la perfectionarea continua a pac1etului de programe Gin8+B:?). Avantaje: ;ac1etul integrat de aplicatii de gestiune Gin8+B:?) este realizat n mediul de programare vizuala 2elp1i. +l a fost creat special pentru lucrul n retea si la distanta si poate fi instalat pe calculatoare cu sistem de operare Gindo*s $$$! $$D!H;. 7tilizatorii autorizati Gin8+B:?) beneficiaza de certificate de licenta care atesta dreptul de utilizare a programelor ac1izitionate, emise in baza deciziilor nr. $"%I!"#.$D. $$" si $J"J!"$.$K. $$ ale ?ficiului )oman al 2repturilor de 5utor ?)25 - );@ ()egistrul ;rogramelor pentru @alculator&. ;rin ec1ipa comerciala proprie si prin reteaua nationala de distributie se asigura instalarea, consultanta n configurarea specifica si instruirea operatorilor. :oate acestea fac parte din pac1etul de servicii oferite impreuna cu aplicatiile. 5sistenta te1nica post-implementare, cu personal specializat, ofera certitudinea utilizarii pac1etului de programe la ntreaga sa capacitate. .n plus, utilizatorii autorizati au acces direct si gratuit, nelimitat in timp, la toate versiunile ulterioare implementarii. (ersiunea demonstrativa se instaleaza gratuit si este nsotita de g1idul de utilizare n format electronic. 5ceasta versiune poate fi utilizata nelimitat si foloseste ca date de intrare notele contabile. @onfigurarea generala a aplicatiilor se face in cooperare cu specialistii economisti ai utilizatorului. 5poi, prin generarea automata a nregistrarilor contabile la introducerea

datelor din documentele primare, pac1etul de aplicatii devine accesibil si persoanelor care nu au o pregatire contabila de specialitate. Gin8+B:?) poate tine evidenta pentru un numar nelimitat de firme. ;entru fiecare firma n parte se poate configura modul de realizare a nregistrarilor contabile, astfel nct acestea sa fie conforme cu activitatea sa specifica. Bu este necesara o conexiune fizica ntre calculatoarele utilizatorului. .n cazul n care activitatea sa se desfasoara n mai multe puncte de lucru aflate la distanta, pac1etul de programe permite introducerea datelor in fiecare dintre ele si apoi transferul in reteaua centrala (aflata, de obicei, la sediul central al firmei&. ;ractic doar varianta +H:.B' da accesul la3 generarea de rapoarte noi (cu integrare automata in meniul de liste& si grafice rapoarte in valuta termene de plata si majorari de intrziere evidenta vnzarilor pe agenti evidenta profitului pe activitati (centre de profit& bilant contabil informatii (oferte& clienti!furnizori, comenzi furnizori!clienti comenzi interne de fabricatie, consumuri specifice rezervari de stoc preturi multiple discounturi automate la facturare limitarea vnzarilor pe baza de credite acordate clientilor evidenta stocurilor cu serii, termene de expirare, certificate de calitate unitati de masura multiple sau alternative impartirea articolelor din stoc, parteneri, gestiuni pe clase de caracterizare diferentierea articolelor din stoc dupa atribute specifice creare de articole compuse, articole complementare accesul la modululele expert, comercial, productie, bugete, restaurant, service auto. Dezavantaje: ;ermite angajatorului sa iti interzica accesul la acele parti ale programului, care fac sa poti lucra rapid si eficient. @osturi ridicate ( D$$ +uro C K$$ +uro& fata de programele BeosLs ,la care valoarea totala a modulelor este de 8#$ )?B!an si 8aster@ont 9ree la cre modulul contabilitate este gratuit ,iar valoarea maxima a modulelor ajunge la maxim $$ euro. 9acilitati limitate in cazul versiunii standard. K. Beo'Ls este un program de contabilitate financiara, gestiune a stocurilor, salarii, productie si mijloace fixe, creat sa creasca eficienta agentilor economici si a contabililor, prin usurinta in exploatare si rapiditatea obtinerii informatiilor contabile.

+ste conceput conform reglementarilor contabile in vigoare si este adaptabil la modificarile ulterioare ale legislatiei. Avantaje3 excelent raport calitate!pret numar nelimitat de firme numar nelimitat de utilizatori varianta monopost sau retea (client-server& actualizari incluse pe toata perioada contractuala suport te1nic prin e-mail sau telefon 8odulul de contabilitate al programului neo'Ls ofera urmatoarele facilitati3 ;osibilitatea introducerii ! actualizarii ! vizualizarii datelor contabile (in lei sau valuta& ;osibilitatea modificarii ! vizualizarii datelor pe orice perioada (fara a inc1ide luna curenta& ;osibilitatea culegerii datelor prin module intuitive (facturi clienti, furnizori, incasari, plati, note contabile diverse&, toate datele reflectandu-se in final intr-un singur loc (registrul jurnal& ;osibilitatea definirii ! utilizarii notelor contabile model, pentru a spori eficienta ;osibilitatea configurarii tipurilor documentelor primare utilizate la inregistrarile contabile ;lan de conturi flexibil, dupa cerintele utilizatorului ?btinerea automata, cu posibilitatea listarii, a urmatoarelor registre contabile (pe perioada dorita&3 Aalanta de verificare analitica sau sintetica )egistrul jurnal 9ise cont )egistrul @artea 8are (globala sau numai pe anumite conturi& 'ituatii clienti ! furnizori )egistrul de casa )aport de gestiune Murnale de vanzari ! cumparari Murnal de banca .nc1iderea automata a conturilor de venituri ! c1eltuieli .nc1iderea automata a conturilor de :(5 Nenerarea Ailantului contabil 2eclaratia D#K Dezavantaje: @osturi realtiv ridicate in comparatie cu 8aster@ont 9ree care este gratuit

 'pre deosebire de programul 8aster@ont,Gin8entor si Bibosoft care permit lucrul in retea, BeosLs nu dispune de aceasta facilitate. Bu permite accesul la modululele expert, comercial, , bugete, restaurant, service auto ,module ce pot fi accesate in cazul programului Ginmentor.