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Ana C am ila Augusto Golze * Ana He le na R odrigue s Dahe r* C am ila Marque s* C arolina Gom e s Q ue iroz Guim are s* Fabiana Be ttio* Gie dre de Souza Massucato* Jacque line Diorio C osta* Janaina C re paldi de Souza* Luciana Am aral D O live ira* Maria Isabe l da Silva Gis* R ose Francisca da Silva* Sue ly R e gina Be ttio**

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SER SECRETRIA Ser Secretria Executiva no apenas uma questo de opo, mas um verdadeiro desafio que somente as profissionais preparadas e capacitadas podem exercer a profisso com eficincia e eficcia, no mundo corporativo que vivenciamos hoje. Quais so as atribuies da(o) secretria(o)? Qual a sua rea de atuao? Existe curso superior para ser secretria(o)? so perguntas que ns, alunas do curso de Secretariado Executivo Bilnge, respondemos cotidianamente, tanto para pessoas de nosso convvio social, como tambm para profissionais de reas correlacionadas a esta profisso. Descrever o perfil atual desta profissional nosso maior objetivo, pois, assim estaremos divulgando aos empresrios e demais interessados a capacitao de uma Secretria Executiva formada em nvel superior com competncia e aptido para atuar no mercado de trabalho, pois, hoje, essa profissional alm de assessorar, participa ativamente das organizaes, tanto na gesto, quanto nas decises organizacionais. A profisso de Secretria regulamentada pela Lei 7377 de 30/08/85 e 9.261 de 11/01/96, possuindo tambm o C digo de tica (cpia da Lei e do C digo de tica podem ser acessadas no site www.fenassec.com.br). O curso de Secretariado oferecido tanto em nvel tcnico, como superior.

Em atendimento s freqentes mudanas e tendncias que vm ocorrendo no mundo dos negcios, como a Globalizao, Mercosul e outras, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do Secretrio Executivo, que conquista um espao de grande relevncia no somente na execuo de suas atividades especficas, mas atuando tambm no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizaes nacionais ou internacionais, onde so capacitadas para: ? Planejar, organizar e executar atividades secretariais especficas; ? Assessorar direta ou indiretamente executivos; ? Participar e discutir objetivos e metas da organizao, adotando a filosofia empresarial e intermediando em atos decisrios da mesma; ? Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a comunicao geral e as tcnicas secretariais; ? Organizar eventos dentro de regras protocolares (C erimonial) e de etiqueta social; ? Organizar arquivos e controlar documentos e correspondncias, distribuindo-os dentro de sua complexidade e importncia; ? C ompreender os campos da administrao e recursos humanos, contabilidade, economia geral, direito e matemtica comercial, legislao social, comrcio internacional, tcnicas redacionais e secretariais, organizao de eventos e enquanto bilnge, atuar nas quatro habilidades (fala, escrita, leitura e audio-compreenso) dos idiomas; ? Atuar nas diversas organizaes existentes, em nveis de assessoria, gerncia, diretoria, liderana e outros, capacitados a adaptar-se frente a mudanas. O PERFIL SECRETARIAL ATUAL Muitas empresas, no tm conhecimento das habilidades secretariais/administrativas de uma Secretria Executiva, formada academicamente em nvel superior. C omo j de conhecimento de muitos, o curso surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas multinacionais que j estavam habituadas a trabalhar com esse tipo de profissional e com base nas exigncias e necessidades do mercado, as Instituies de Ensino elaboraram grades curriculares para Secretrias Executivas para atuarem como empreendedoras, com viso holstica da empresa. C abe a Secretria atuar como um filtro na diretoria de uma organizao, onde a maior parte dos problemas deve ser filtrada por ela mesma, sem que precise levar pequenos problemas para o executivo. A este, cabe a deciso final apenas em casos de extrema importncia e que representem algum tipo de risco para a organizao. Neste momento, a viso da empresa como um todo tambm se faz necessria, uma vez que o executivo espera que junto com o problema venham tambm sugestes para resoluo. Para a Secretria Executiva, a satisfao total dos clientes internos e externos o seu principal objetivo. Ela tem conscincia que muitas vezes a sua postura ir refletir a realidade de toda uma organizao, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma. Enfim, as atividades cotidianas das Secretrias Executivas requerem amplos conhecimentos tcnicos, administrativos e emocionais, que so de extrema importncia no desempenho de suas funes, pois, so mais aplicados em solues de problemas, que o grande desafio na atribuio da Secretria do novo milnio. AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS A Secretria Executiva utiliza, alm das tcnicas secretariais, ferramentas de motivao, liderana, comunicao, gesto, dentre outras, para o desempenho das suas funes.

dentre outras, para o desempenho das suas funes. Apresentamos a seguir, algumas habilidades especficas e imprescindveis para a atuao eficaz de uma Secretria: MOTIVAO - A motivao uma das tcnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma Secretria, pois, sendo essa, um elo de ligaes entre a alta hierarquia e demais clientes internos, a motivao deve ser a base para uma atuao adequada e harmoniosa. A secretria pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva da sua rea de atuao e promovendo o intercmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mnimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade, independente das diferenas culturais, sociais, econmicas, raciais e hierrquicas so fatores essenciais para a motivao; alm de, lembrar detalhes pessoais como data de aniversrio; elogiar um bom trabalho realizado, contribui, sobremaneira, para a motivao das pessoas (elas se sentem lembradas, reconhecidas). LIDERANA - A liderana mais uma das tcnicas gerenciais. A secretria precisa conhec-la para poder auxiliar seu gerente a pratic-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretria Executiva. O lder algum que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O lder compartilha, delega, mas no manda, por isso, sua postura diante dos funcionrios j sempre positiva. COMUNICAO - A comunicao um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O xito da empresa, da gerncia, da Secretria, depende essencialmente da habilidade dos indivduos se comunicarem. A comunicao deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionrio, pois, para se concretizar uma comunicao necessrio que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado. ADMINISTRAO DO TEMPO - A administrao do tempo nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diria, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e eficaz um desafio que, para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritrio nas organizaes que inclusive, dedicam por livre e espontnea vontade, vrias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizaes no tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os diversos autores que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a importncia do papel da Secretria na administrao do tempo prprio e na do executivo. A maioria dos treinamentos a respeito utilizam exerccios para serem feitos em parceria, pelo executivo e a Secretria. RESPONSABILIDADE E DECISES - As atividades de uma Secretria ultimamente esto sendo enfatizadas pelo maior poder de deciso com que essas profissionais vm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. A responsabilidade est sendo exigida a cada trabalho executado e a participao nas tomadas de decises tem sido um verdadeiro desafio na carreira de uma Secretria, que vem respondendo satisfatoriamente s organizaes. INFORMTICA Alm da sua contribuio estratgica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretria a informtica que, sem dvida, proporciona inovao no trabalho Executivo/Secretria tornando-o mais gil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. A informtica um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigncias da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas reas. Assim, a evoluo profissional dinamizada, para atingir o novo status, e necessrio entender que Secretria uma profisso e no apenas uma funo. imprescindvel estar sempre buscando o

apenas uma funo. imprescindvel estar sempre buscando o aperfeioamento e se atualizando em outras reas. As empresas buscam Secretrias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora, e que no somente atendam aos executivos, mas tambm estejam interadas das metas e resultados. IMPORTNCIA DOS IDIOMAS - Num mundo em que tudo gira em torno da globalizao impossvel esquecer a real importncia de se dominar um segundo idioma. A lngua mais imposta pelos pases o ingls, que deixou de ser apenas desejvel para ser imperativa, porm, hoje o idioma espanhol est dominando tambm, o mundo dos negcios. Aprender um novo idioma no mais um diferencial de um universo restrito de pessoas, mas uma necessidade bsica para profissionais que atuam nas mais diversas reas e para quem est se preparando para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de trabalho. Hoje, para se conseguir um bom emprego, necessrio ingressar numa faculdade, fazer um bom curso de idiomas ou mesmo uma viagem de intercmbio ou estudos. C onhecer e aprofundar-se no ingls h tempos deixou de ser um privilgio de poucos para cair nas graas de muitos. Exigir fluncia no idioma uma prtica comum em diversas empresas, devido internacionalizao dos mercados mundiais, que transformou o ingls numa lngua universal. O mercado atualmente considera requisito bsico, no momento da contratao, que o candidato domine o ingls e, se possvel, conhea um outro idioma, como espanhol ou alemo, por exemplo. O PAPEL ATUAL DA SECRETRIA EXECUTIVA J foi o tempo e h muito tempo atrs, a Secretria Executiva era considerada uma simples auxiliar de servios para as empresas e empresrios, porm, este conceito se transformou a partir do momento que ela se tornou essencial para o desenvolvimento das entidades e empresas. C om o avano da tecnologia, a Secretria Executiva foi buscar conhecimentos necessrios e fundamentais para tornar seu trabalho gil, conseguindo assim, mais tempo para desenvolver outras atividades. Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funes criativas, atendendo assim, as necessidades das organizaes. O executivo comeou a reconhecer e valorizar o papel da Secretria Executiva, quando essa passou a preparar materiais diversificados e criativos, especficos para apresentaes em reunies internas e externas, onde o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado pela profissional Secretria Executiva. A Internet trouxe muitos avanos para a profisso, j que possibilitou a comunicao com todos os segmentos organizacionais, principalmente com Secretrias Executivas de todas as partes do mundo, acarretando numa troca de experincias e aprendizagem que contribuiu muito para as relaes interpessoais. A profisso segue os princpios da Administrao: tomar deciso, solucionar conflitos, trabalhar em equipe, separar fatos de opinies, pensamentos de sentimentos e aplic-los. A Secretria Executiva tambm desenvolve habilidades de comunicao escrita e oral, fala e traduz textos em vrios idiomas e em algumas eventualidades, substitui o executivo. Hoje, essas profissionais buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo, aplicam funes gerenciais, do nfase ao relacionamento com os clientes, tm habilidade para a comunicao e para o trabalhar em equipe, resolvem problemas inerentes ao seu trabalho melhorando a qualidade e a produtividade dos servios, tem viso geral e holstica da organizao, cultivam as relaes pessoais e habilidades com pessoas e tem capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeioamento profissional, acompanhando a evoluo cientfica e tecnolgica. Tornou-se uma profissional com postura aberta a mudanas, atitude empreendedora, presta assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funes. O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente com

O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente com relao formao das Secretrias Executivas, e a procura por profissional com postura de gerente, gestora e assessora. A beleza pode ser importante, mas deixou de ser fundamental para as empresas que buscam assegurar seu espao no mundo dos negcios, com competitividade, segurana e qualidade SUPORTE SECRETARIAL Diante das profundas alteraes por que vem passando o mercado de trabalho, o Bacharel em Secretariado passa a atuar de diversas formas e em variadas frentes de atividade como: assessor, sendo o agente executor mais prximo do centro de deliberao do processo decisrio; gestor, exercendo funes gerenciais; empreendedor, com idias e prticas inovadoras; e consultor, orientando a empresa, sua razo de ser e seus objetivos, trabalhando com a cultura da organizao, transformando ameaas em oportunidades, utilizando seus conhecimentos para criar estratgias, aumentando assim as vantagens competitivas. A Secretria Executiva contribui para a melhoria da qualidade e maior produtividade nas organizaes, tendo como atribuies: administrar eficazmente o tempo; coordenar o trmite de papis, compras e cotao com fornecedores; atender aos clientes internos e externos com eficcia; manter atualizados os arquivos manuais e informatizados; gerenciar tarefas operacionais, aplicando as funes gerenciais; valorizar os princpios de um bom sistema de comunicao; resolver problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e a produtividade dos servios; obter uma viso geral da cultura da empresa; conhecer e aplicar elementos de psicologia; coletar dados e elaborar relatrios; redigir textos profissionais especializados; aplicar as tcnicas secretariais (arquivos, follow-up, agenda e viagens); usar amplamente a informtica (planilha eletrnica, banco de dados, processadores de textos, correio eletrnico, Internet, intranet, etc.); e gerenciar eficazmente a transmisso e difuso de informaes. CONCLUSO A Secretria Executiva uma profissional, que academicamente est sendo preparada para estar apta a assessorar e articular a rea administrativa das empresas, instrumentalizando, em termos de idiomas e comunicao geral. A administrao, planejamento e organizao so conceitos que a Secretria Executiva dever dominar em toda a sua extenso, alm de estar preparada para ser inovadora, criativa, empreendedora, comunicadora e articuladora. C omo assessora e facilitadora, vem sendo o elo entre a empresa e seus clientes internos e externos e como coordenadora de informaes administra relacionamentos e conflito s, ou seja, a profissional Secretria trabalha para a organizao e no somente para o executivo. Estas caractersticas esto diretamente relacionadas com as mudanas polticas, econmicas e sociais tais como, a globalizao, que exige cada vez mais um novo perfil deste profissional, que vem conquistando um espao de grande relevncia no somente na execuo de suas atividades especficas, mas atuando tambm no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizaes, como mostra a prpria organizao das Naes Unidas, no livro titulado O Trabalho das Naes, que cita o Secretrio como uma das prsperas profisses e a classifica entre o seletssimo grupo de trabalhadores denominados analtico-simblico, definindo a profisso como uma das mais proficientes e promissoras, esclarecendo que a profisso engloba multiplicidade e diversidade de tarefas. Os pontos fortes da profisso so a expanso de limites com aumento de responsabilidades, cargo considerado de alta confiana, com relativa estabilidade e bom salrio, considerando o padro brasileiro. Os pontos fracos ainda so a grande variao de salrios, muitas denominaes para a profisso, falta de plano de carreira e de salrios especficos para a profissional Secretria. A Secretria do futuro no trabalha mais para um determinado executivo e sim para a empresa. C onhecer o negcio da empresa, sua misso, seus produtos, suas finalidades e a

empresa, sua misso, seus produtos, suas finalidades e a administrao, fundamental. necessrio tambm dominar outro idioma e saber tomar decises. Para se atender a demanda, a Secretria Executiva tem que estar sempre atualizada e antenada ao que ocorre no mundo, ou seja, estar sempre aprendendo para assim, ter amplos conhecimentos para sua atuao. Atualmente a Secretria est mais envolvida nos negcios da empresa e o executivo est delegando mais responsabilidades, exigindo cada dia mais da Secretria para os resultados esperados. A profisso de Secretria afetada diretamente com as mudanas e tendncias do mercado por sua atuao nas organizaes, pois, dentre suas habilidades esto as funes de assessoria, participao e tomada de deciso. BIBLIOGRAFIA ALONSO, MARIA ESTER C AMBRA. A arte de assessorar executivos. Edies Pulsar, So Paulo, 207 p., 2002. C ARVALHO, ANTONIO PIRES; GRISSON, DILLER. Manual do Secretariado Executivo. 3 ed., SP, Editora D Livros, 606 p., 2000. Registro Profissional. Lei de Regulamentao. Obtido Internet, endereo www.fenassec.com.br. Acessado 18/09/2005. via em

Suporte secretarial. Obtido via Internet, endereo http://www.vestibular.ufba.br/guia/secretariado.html. Acessado em 23/09/2005.

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