Bus ine s s Re vie w ESCUELA DE ALTA DIRECCIN Y ADMINISTRACIN Escuela de Alta Direccin y Administracin 3 Queremos saber de productividad 51649 Este artculo ha sido publicado en el n 82 (1998), de la revista HARVARD DEUSTO BUSINESS REVIEW. QUEREMOS SABER DE PRODUCTIVIDAD Frederick D. Buggie Quin no conoce la definicin de productividad?: produccin por hora trabajada. En eso estamos de acuerdo. Podramos llegar incluso a definirla como el nmero de unidades producidas dividido entre el nmero de horas de trabajo que se requieren para su produccin. Pero, de algn modo, cuando se habla de productividad dentro de un contexto determinado, surge la confusin, se crea un galimatas y se desvirta su significado hasta convertirse en algo que no es. Por ejemplo, dice el WaII Street Journal: El avance de la productividad, segn los analistas, se debe, en gran parte, a que las empresas han hecho trabajar ms a sus empleados durante ms tiempo en vez de contratar nuevos trabajadores. O, como se pudo leer en el Business Week, Al fin y al cabo, durante los ltimos tres aos, las empresas han hecho que sus empleados trabajen durante ms horas para obtener mayor produccin. Ahora ese pozo del que se sacaba la productividad se ha agotado. La intencin es lo que cuenta, pero las dos citas son errneas. Frederick D. Buggie es presidente de Strategic lnnovations Inc. y autor de varios artculos en revistas especializadas. La productividad es la produccin por hora trabajada, no por trabajador; y, tal y como Humpty Dumpty le deca a Alicia, cuando utilizo una palabra quiere decir exactamente lo que yo quiero que diga: ni ms ni menos. O, segn fuentes gubernamentales, y en palabras del mximo responsable de Trabajo estadounidense Robert Reich, con este aumento de la productividad, no se ha producido un aumento de los puestos de trabajo; ni siquiera, entre los que tienen trabajo, se ha apreciado un incremento en los sueldos reales. Pero tambin se equivoc con la definicin cuando intent meter los dlares en el saco de la productividad, pues no figuran stos en ninguno de los trminos de la ecuacin. De lo contrario, una empresa podra aumentar la productividad por medio de la reduccin de los salarios o mediante el aumento de los precios, o de las dos formas. Quiz el discurso econmico del ministro Reich estuviera marcado con tintes polticos, lo cual no es de extraar cuando dos meses antes su patrn haba dicho a sus compatriotas que el aumento de la productividad en el pas todava no se ha traducido en la creacin de puestos de trabajo. Como casi todo el mundo sabe, el resultado inmediato de un aumento de la productividad ser probablemente una reduccin de los puestos de trabajo (ste es con frecuencia el objetivo). Un aumento de los puestos de trabajo sera, en el mejor de los casos, un efecto terciario muy posterior y, dado que intervienen otros muchos factores, puede que no llegue a producirse nunca. Escuela de Alta Direccin y Administracin 4 Queremos saber de productividad 51649 EMPEZAR LA CASA POR EL TEJADO Si bien es cierto que el trabajo fcil ya est hecho -ya se ha exprimido la naranja, los productores han instalado ordenadores y los trabajadores trabajan todo lo que pueden-, de qu manera se puede aumentar la pro- ductividad a partir de ese momento? Para empezar, se deben hacer inversiones en bienes de equipo para multiplicar la efectividad en trminos de produccin por hora trabajada. Hoy por hoy es la nica va que queda abierta. Ya no depende de la plantilla; esa fase ha terminado y ahora queda en manos de la direccin; de manera que ya no se trata de la gestin de la mano de obra (por ah ya hemos pasado). Ahora se trata de comprar y poner en marcha equipos y sistemas que aumenten la eficiencia de cada trabajador para lograr as que se produzca ms con las mismas horas traba- jadas, o bien que se produzca lo mismo con menos horas, o bien que se mejore el ratio entre las dos opciones. Hace algo ms de dos aos, la directiva de la planta qumica de Allied-Signal en Catoosa, Oklahoma, instal una cadena de produccin automatizada. Hasta entonces solan revestir cuatro millones de convertidores catalticos al ao con una plantilla de 130 empleados. Una vez que pusieron el sistema en funcionamiento, consiguieron revestir diez millones de convertidores con una plantilla de 160 empleados, lo cual supuso un aumento significativo de la productividad. Bien distinto es el caso de Dow Chemical, que no parece entender la relacin que existe entre la instalacin de bienes de equipo y la productividad. En su informe anual de 1993 afirmaba que su enfoque en lo que a produccin se refiere tambin incluy una reduccin del gasto en bienes de equipo.... Si es as, entonces Dow Chemical no calcula la productividad correcta- mente, tal y como demuestra cuando alardea de que la productividad consiste en obtener la rentabilidad por empleado ms alta del sector. Algunos ejecutivos ms veteranos de la alta direccin, que todava conciben las relaciones entre sta y los trabajadores dentro de un contexto hostil, infieren que es la plantilla la que debe optar por un aumento de la productividad. De ah que ofrezcan a los trabajadores recom- pensas tales como mantenerles el puesto de trabajo o subirles el sueldo si se consigue un aumento real de la productividad. Recientemente, General Motors amenaz con cerrar algunas plantas de repuestos si United Auto Workers no garantizaba concesiones en productividad. Durante las negociaciones de un convenio con el sindicato, la direccin de Escuela de Alta Direccin y Administracin 5 Queremos saber de productividad 51649 Ford en el Reino Unido estableci que los sueldos subiesen en la misma proporcin que la productividad. En las reuniones con su sindicato, American Airlines procur conseguir un ahorro de 750 millones de dlares mediante recortes en los salarios o un aumento de la productividad. Por ltimo, Mxico est intentando fijar una relacin entre los sueldos del sector industrial y la rentabilidad derivada del aumento de la productividad. El propio Robert Reich propuso bonificaciones sobre los beneficios y planes de lanzamiento de acciones para estimular la productividad aduciendo que si los trabajadores esperan recibir un buen salario, su trabajo debe generar ms riqueza. Ilusos todos! Es que no quieren darse cuenta de que no depende de los trabajadores sino de la inversin en bienes de equipo? Nada tiene todo esto que ver con la poltica del garrote y la zanahoria: seduzca o amenace a sus trabajadores lo suficiente y trabajarn mejor. Y es que, por muy atractivos o cuantiosos que puedan resultar los incentivos, sin inversin en bienes de equipo no hay manera de que los trabajadores puedan trabajar mejor de lo que ya lo hacen. De hecho, existe un umbral de productividad que determina irremisiblemente si una operacin se llevar a cabo o no. Una vez que se alcanza un nivel dado de productividad, toda empresa se encuentra en un punto crtico de equilibrio por encima del cual el negocio es rentable; por debajo, no queda ms remedio que echar el cierre. Hace ya algunos aos, un cochero y su acompaante tardaron diez das en recorrer los 265 kilmetros que separaban Death Valley de la estacin ferroviaria de Mojave en California, sin tener en cuenta -por supuesto- cunto brax transportaban. Cuanto ms pesada era la carga, ms mulas se necesitaban pero, aun as, slo se precisaban un cochero y un acompaante. La productividad resultante de 20 das de mano de obra para transportar 10 toneladas de brax tiradas por 12 mulas no reportara ningn beneficio, ya que hay otros costes tales como el heno a 60 dlares la tonelada o el grano a 140 dlares la tonelada. As que hace un siglo, la direccin se puso manos a la obra para planificar y calcular la inversin necesaria para transportar cargas mucho ms pesadas. Se construyeron dos vagones lo suficientemente resistentes como para que cada uno soportara 12 toneladas de brax; se engancharon esos dos vagones con una carga total de 24 toneladas, ms un tercero con agua, a 20 mulas; incluso de esta forma slo eran necesarios un cochero y un acompaante. As se consigui que la productividad arrojara beneficios para el negocio. Dow Chemical no calcula la productividad correctamente, tal y como demuestra cuando alardea de que consiste en obtener la rentabilidad por empleado ms alta del sector En algunos casos, la productividad se hace inconmensurable, infinita. Tal es el caso de los cajeros automticos y los trenes-lanzadera en los aeropuertos de Dallas/Ft. Worth u Orly. La direccin hizo la inversin y se elimin la totalidad de la plantilla. Es la direccin la que lleva las riendas. Escuela de Alta Direccin y Administracin 6 Queremos saber de productividad 51649 MEDIR LA PRODUCTIVIDAD: EL SECTOR SERVICIOS Nadie sabe por qu los burcratas y analistas se molestan siquiera en calcular los cambios porcentuales de la productividad. Incluso si los nmeros que se manejan fueran fiables -que no lo son-, la productividad de un pas no indica nada en particular. El resultado de cualquier cambio en la productividad se ver reflejado en las variaciones del producto interior bruto o de la tasa de desempleo (entre otras causas), pero stas son cifras que ya tenemos, que son bastante fiables y que s que sirven como indicadores de la salud relativa de la economa. Los maestros en el clculo de indicadores lamentan el deplorable rcord de los aumentos de la productividad en el sector servicios, al que pertenece ms del 80% de los trabajadores. Al mismo tiempo, los evaluadores expresan su frustracin al intentar medirlos. Pero si de productividad se trata, deja de tener sentido la existencia del sector servicios. Se supone que, para poder realizar generalizaciones sobre cualquier sector, deben existir las suficientes constantes entre sus elementos constituyentes, lo cual de ninguna manera sucede entre socorristas, banqueros, abogados, cabecillas de tribus urbanas o neurocirujanos. Sin embargo, s que sera posible reducir los grupos hasta el punto en que tuviesen cabida las generalizaciones estableciendo clasificaciones tales como los que tratan con el pblico, los artesanos, los que manipulan papeles o los que transportan cosas. Pero, incluso si alguien se tomara la molestia de clasificar los empleos de esta forma, se seguira midiendo la productividad en la macroescala. Y de qu nos servira?: pues de bien poco. Hay que centrarse en las formas en que se puede aumentar la productividad de una determinada empresa. Los nicos indicadores realmente tiles son los puntos de referencia que se establezcan en las mismas operaciones funcionales a lo largo del tiempo. Para rizar el rizo, se pueden comparar operaciones anlogas en una empresa y utilizar operaciones similares con la competencia -si es que se pueden averiguar sus cifras-. Tngase en cuenta que, prcticamente en cualquier empresa, ms de la mitad del monto de las nminas se va en empleados de apoyo -ingeniera, marketing, compras, contabilidad, recursos humanos y todo lo dems-, y no en los trabajadores de la cadena de produccin, que son los que realmente fabrican el producto de la empresa. Por ltimo, al fijar estos puntos de referencia, no debe perderse de vista que fueron los burcratas de la macromedicin los que nos endilgaron la diferencia entre fabricacin industrial y servicios -y no es que sea precisamen- te til-. Escuela de Alta Direccin y Administracin 7 Queremos saber de productividad 51649 AL GRANO: CMO SE CONSIGUE AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD Tras haber relegado al olvido a los analistas del vano papeleo y haber establecido los puntos de referencia de las operaciones especficas de la empresa, cmo se puede aumentar la productividad? Ni todas las cifras del mundo ni los puntos de referencia sirven de nada si se carece de un mtodo para aumentar la produccin por hora trabajada. Ah van cuatro posibilidades. Sin complicarse la vida Este mtodo slo se puede poner en prctica en un perodo de recortes, cuando la empresa se enfrente a una disminucin de la demanda de sus productos. Cierre las plantas que le acarreen gastos considerables y en las que se trabaje con equipo obsoleto y poco eficiente; despida a los vendedores que reporten las cifras ms bajas de recaudacin; deshgase de los investigadores y proyectistas artfices del futuro de la empresa; prescinda de las tareas que no sean fundamentales; consiga que la plantilla que quede trabaje ms; y ver cmo en su empresa la productividad aumenta instantnea y sensacionalmente. Si la empresa sigue prosperando en el futuro es harina de otro costal. Aqu estamos hablando de productividad. La subcontratacin Aunque consiga aumentar de forma automtica la productividad de su empresa prescin- diendo de trabajadores que realizaban las actividades que ahora subcontrata a terceros, no se trata del mero traspaso de los costes de un libro mayor a otro. La especializacin es la esencia de cualquier negocio -y siempre lo ha sido-. Si su empresa sigue en pie, es porque sabe hacer su trabajo y lo hace bien; y lo mismo se puede decir de las empresas que le prestan servicios a la suya. Es muy posible que una empresa especializada pueda gestionar sus nminas con ms eficiencia que usted, o que, al subcontratar el transporte de sus productos a UPS, consiga gastar menos que si los transportasen sus propios camiones. As que, de esta forma, no slo est aumentando la productividad total sino que directamente est reduciendo los gastos totales. Escuela de Alta Direccin y Administracin 8 Queremos saber de productividad 51649 Deje que sus clientes se sirvan y, de paso, le sirvan Este mtodo consistira en algo parecido a subcontratar a los propios clientes. Ya quedan pocas gasolineras en las que uno no pueda repostar personalmente. Home Depot, al realizar los clientes parte del trabajo de almacenaje, consigue que gran parte de ese ahorro revierta en beneficio de los propios clientes. En los supermercados Dominick de la periferia de Chicago, se deja que los clientes pasen la compra por el lector de cdigos de barras, y a ellos les encanta. Las clientas de Levi Strauss que quieren un pantaln vaquero a medida calculan las suyas con un sistema lser, lo cual supone un ahorro en horas de mano de obra para la empresa. Dos das ms tarde reciben por UPS unos vaqueros confeccionados al milmetro. A los clientes les gusta la variedad y la calidad; y prefieren los productos hechos a medida, nicos. Pero, ante todo, les encanta participar y hacer las cosas a su manera. Una razn ms que convincente para que deje que disfruten. La productividad de su empresa crecer y ver cmo se reducen sus gastos. Miel sobre hojuelas: invertir en bienes de equipo A principios de los ochenta se produjo en Estados Unidos una recesin econmica. La respuesta de los fabricantes del medio oeste estadounidense consisti en invertir en nuevo equipo y maquinaria durante la segunda mitad de la dcada. Segn un estudio del Banco de la Reserva Federal de Chicago, dichos fabricantes gastaron en bienes de equipo un 9% ms que en el resto del pas. Veamos cul fue el resultado. Los fabricantes del medio oeste mejoraron la eficiencia de las empresas un 8% ms que en el resto de Estados Unidos (las comparaciones se efectuaron en sectores primarios de las empresas que se haban fortalecido gracias a las inversiones en bienes de equipo). En el mismo perodo, un estudio britnico sobre la productividad de cuatro pases lleg a la conclusin de que Estados Unidos encabezaba el grupo en produccin por trabajador, pero tambin en gasto de capital por trabajador, mientras que Francia, Alemania y Japn le iban a la zaga. En todos los pases se cumpla la mxima de a menor gasto por trabajador, menor produccin por trabajador. Difcilmente puede concebirse que fuese una casualidad. Incluso si los nmeros que se manejan fueran fiables la productividad de un pas no indica nada en particular Escuela de Alta Direccin y Administracin 9 Queremos saber de productividad 51649 SALIR DE COMPRAS PARA LA EMPRESA Ahora que ya se ha convencido de que es el momento de salir de compras, necesita saber qu pretende lograr con sus inversiones. Sus objetivos son tres: Reemplazar al trabajador Para prescindir de empleados -y probablemente realizar el trabajo de forma ms rpida-, piense en tareas mecnicas, reiterativas y frecuentes, que no requieran de la opinin humana y en las que existan tan pocas variables que un sistema automtico pueda llevarlas a cabo. El ejemplo ms conocido en el mbito de la manufacturacin son los sistemas de control de calidad; en el sector de los servicios financieros, son los sistemas de procesamiento electrnico de datos los que prevalecen. El hecho de reemplazar a un oficinista con un sueldo bajo por una mquina de 50.000 dlares no resulta necesariamente absurdo. Si el monto total de la nmina (salarios, seguridad social, retenciones, etc.) de dicho oficinista es de aproximadamente 9,60 dlares por hora, ste le viene a costar a la empresa 18.200 dlares al ao por las 1.900 horas que probablemente trabaje. En tales condiciones, la compra de la mquina de 50.000 dlares se amortizara en algo menos de tres aos. Si la produccin de la mquina y del hombre es idntica, tiene usted la ltima palabra respecto a las inversiones de capital alternativas que auguren una amortizacin ms temprana. Si la produccin de la mquina es mayor (y la mquina nunca le llevar a los tribunales por acoso sexual o por discriminacin), no estara de ms que tuviese en cuenta este factor a la hora de tomar una decisin. Fueron los burcratas de la macromedicin los que nos endilgaron la diferencia entre fabricacin industrial y servicios Ayudar al trabajador Con objeto de ayudar a los empleados a hacer ms en el mismo tiempo, o lo mismo en menos tiempo, piense en tareas cuya realizacin pueda facilitar un sistema de apoyo, o sencillamente reemplace el equipo obsoleto existente por tecnologa moderna y ms rpida. Una fotocopiadora que haga 60 copias por minuto puede multiplicar por cuatro la productividad de un oficinista que normalmente utilice un cacharro de 15 copias por minuto. Hace aos, los remolques para el transporte de automviles cargaban cuatro coches en fila en la plataforma inferior y cuatro en la superior. Despus llegaron los remolques con plataformas accionadas hidrulicamente que permitan introducir, en el mismo espacio, diez coches en distintos ngulos de reposo; lo cual aumenta la productividad de los Escuela de Alta Direccin y Administracin 10 Queremos saber de productividad 51649 camioneros en un 25%. Si el aumento no llega exactamente al 25%, se debe a que el remolque va un poco ms despacio cuesta arriba. Si se invierte ms en motores con mayor potencia y en deflectores de viento, se logra que el tiempo y, con l, la productividad lleguen al nivel en que deberan estar. Redisear las tareas Para cambiar drsticamente el modo en que se realizan las tareas en una empresa, resulta imprescindible acudir a la ayuda de personal ajeno a ella. El objetivo principal no es una mejora gradual sino un aumento de la productividad de gran envergadura. A los directivos de la vieja escuela les cuesta trabajo renunciar a los procedimientos tradicionales. Sus miembros han ido escalando puestos dentro de la empresa hasta convertirse en expertos legendarios dentro de sus respectivos sectores. Al fin y al cabo, no es que se le puedan poner demasiados peros al xito. Algo as deban de pensar las prestigiosas y antiguas compaas de Wall Street hasta que Charles Schwab comenz su andadura en los setenta. Lejos de las restricciones que impona la ideologa de Wall Street, se estableci cerca de Silicon Valley, y su empresa todava sigue muy por delante de sus rivales en la utilizacin de nuevas tecnologas. La moraleja: mire a su alrededor; puede que las respuestas que necesita le estn esperando. QUE PUEDE SACAR DE TODO ESTO? El resultado de aumentar la productividad en cualquier negocio no es otro que la reduccin del coste unitario. Si no, de qu servira? A menudo tiene tambin como resultado una disminucin del gasto por salarios debida normalmente a una reduccin de la plantilla y, a veces, a una bajada de los sueldos de los trabajadores, o bien a la asignacin al personal menos cualificado de las tareas simplificadas por mecanizacin. Por lo tanto, el aumento de la productividad lleva aparejado el del liquido, lo cual podra plantearle el feliz dilema de decidir qu hacer con l. As se podran repartir dividendos entre los accionistas; cabra la posibilidad de aumentar los sueldos de la plantilla y acrecentar con ello la estabilidad en el trabajo (tal y como hizo Whirlpool en 1992); con las reservas en efectivo podra realizar nuevas adquisiciones; los clientes podran aprovecharse de unos precios ms bajos o se podran desarrollar nuevos productos... Sin embargo, la historia de su empresa slo vivir este final feliz si consigue sacudirse la confusin sobre qu es o deja de ser la productividad, y se pone manos a la obra.