E-Book - Seis passos para ter mais produtividade no trabalho - P.

Apresentao
Ns costumamos passar a maior parte do nosso tempo, e de nossas vidas, no trabalho. Dessa forma essencial buscar sempre ganhar um tempinho nas atividades profissionais, nas quais podemos trazer grandes resultados com pequenas mudanas. Nessa, mais que em qualquer outra rea da vida, voc conseguir ganhar horas preciosas ao planejar e organizar suas tarefas rotineiras. Por isso, meu primeiro ebook ser com dicas prticas para otimizar seu tempo no trabalho. Nas prximas pginas vou mostrar como aumentar sua eficincia em aes rotineiras como reunies, leitura de emails, delegao, uso da agenda e da lista de tarefas. Crticas e sugestes so muito benvindas e podem ser feitas para o meu email, contato@brunoblankenburg.com, ou no meu blog, queromaistempo.wordpress.com. Sua participao ser fundamental para acrescentarmos ainda mais experincias e dicas para que os leitores possam ser ainda mais produtivos. Boa Leitura!

Bruno Blankenburg
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Como tornar as reunies mais eficazes

A reunio uma das aes com maior rendimento, ou seja, o tempo investido em seu planejamento e organizao rende minutos preciosos, que ainda so multiplicados pelo nmero de participantes. No entanto, a falta de planejamento faz com que muitos a vejam como inteis ou improdutivas. Abaixo seguem algumas dicas para aumentar a eficincia das suas reunies. Como coordenador Convide apenas as pessoas necessrias: quanto mais pessoas estiverem presentes, menos eficiente ser a A pauta uma das principais ferramenreunio, por isso pense bem quem tas de uma reunio eficaz ir convidar. Porm, se tiver que deixar algum funcionrio de fora, explique para ele as razes e o mantenha informado sobre o que foi conversado. Dessa forma ele no se sentir excludo.

Envie antecipadamente uma pauta para a reunio. Mesmo

em reunies externas, com clientes e fornecedores, faa uma pauta com os temas a serem tratados. Isso trar muito mais clareza e objetividade para o encontro. A pauta deve ser elaborada da seguinte forma:

Colaborativa: Pergunte aos participantes quais temas gostariam de Resumida: Alm de colocar os tpicos por ordem de importncia, escreva um pequeno resumo (4-5 linhas), isso vai lhe render minutos preciosos durante a reunio. Clara: Informe, ainda, a natureza de cada assunto, para evitar malentendidos. Os temas podem ser: Informativos: voc quer repassar a sua equipe informaes diversas, internas ou externas, ou colher informaes sobre o trabalho da equipe. Nesses assuntos no cabe discutir opinies muito menos buscar um consenso.
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ter. Combine com eles o que ser conversado.

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De Debate: sua inteno conhecer a opinio da equipe

Pontual: para garantir a objetividade essencial ter

sobre determinado tema, para que voc, sozinho, tome a deciso, com a autoridade que lhe cabe. Deliberativos: nesses assuntos voc quer que a equipe, em conjunto, tome alguma deciso, buscando um consenso entre os participantes.

pulso firme para controlar os prazos. No incio a equipe

pode reclamar, mas com o tempo ela perceber os benefcios da pontualidade. Abaixo seguem algumas orientaes: Tempo mximo por tema = 20minutos: depois desse tempo no vale muito a pena insistir no tema durante a reunio. Se era informativo, indica que os dados ainda no esto claros para serem repassados, se era de debate, mostra que o tema muito polmico e se for deliberativo, revela dificuldades em ter o consenso. Passado os vinte minutos, interrompa a conversa e deixe o assunto para ser tratado em outro momento, talvez de outra forma. Se for algo urgente, retome no final da reunio, isso ajudar a acalmar os nimos e a surgir novas ideias.

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Tempo mximo por reunio = 1h30: Aps 90 minutos os

integrantes comeam a pensar no trabalho a ser feito, nos problemas domsticos, no cliente que ficaram de retornar, enfim, em tudo, menos na reunio. Por isso mais eficaz interromper a reunio e deixar os pontos restantes (se a pauta for bem feita, eles sero de menos importncia) para outro momento. Se for necessrio continuar por mais tempo, faa um intervalo de 5-15 minutos para que cada um possa resolver suas questes. Experimente e voc ver que o tempo investido nessa pausa render mais objetividade e, ao final, a reunio durar menos.

Retome os assuntos tratados ao final da reunio e lembre aos participantes de cada tema que foi informado, discutido e decidido. Isso ajuda a reduzir a sensao, muitas vezes errada, de inutilidade da reunio que as pessoas sentem. Aproveite para agradecer a presena de cada um e reconhecer o esforo.
Como participante voc tambm pode ajudar a aumentar a produtividade de uma reunio

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Depois da reunio, envie uma memria, que um documento informal (no uma ata!), apenas para lembrar o que foi conversado sobre os principais pontos. Isso ajudar a ganhar muito tempo nas reunies futuras, alm de reduzir a sensao de ineficcia do encontro. Como participante: Quem participa pode ajudar muito na eficcia de uma reunio. Primeiro, leia com ateno a pauta enviada e colete informaes sobre os pontos a serem debatidos e

decididos. Se no h uma pauta, busque informalmente saber dos

principais assuntos a serem tratados e se prepare para eles.

Mantenha o foco e fale apenas para contribuir ao assunto tratado no momento. Aguarde chegar o ponto que lhe de maior interesse. Ajude o coordenador a manter o foco, pois garantir a objetividade e pontualidade no tarefa fcil, nem deve ser feita apenas por uma pessoa. Apie ele a seguir a ordem da reunio e respeitar os prazos. Busque reduzir discusses infrutferas. Algumas vezes o debate numa reunio pode chegar num bate-boca que no traz resultado nenhum. Nesses momentos importante lembrar aos participantes esses trs pontos:

Foco no futuro: o objetivo sempre melhorar as aes futuras. se estamos procurando as causas dos fracassos do passado, apenas para evitar repetir os mesmos erros e no para culpar os responsveis

A falha est nas aes e no nas pessoas: quando algo falha, o erro est
na ao que no foi feita de forma adequada, ainda que o responsvel tenha se esforado ao mximo. Ento devemos repensar a ao para faz-la de forma mais eficaz. Lembre-se muito mais fcil mudar uma ao do que uma pessoa. Ento o objetivo descobrir o que deu errado na tarefa para corrigi-la e aprimor-la constantemente. svel direto, o sucesso ou fracasso de qualquer tarefa de responsabilidade de toda a equipe, mesmo que indiretamente. Ento todos devem ajudar a melhorar a ao.

A responsabilidade da equipe: ainda que a ao tenha um respon-

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Como ler emails de forma eficaz

Para aumentar sua produtividade na leitura de emails essencial que separe
um ou mais perodos do dia para essa tarefa. Busque realmente se blindar para ter o mximo de foco nessa ao, que uma das mais importantes em nossa vida profissional. Veja o prximo item: Reduza as interrupes.

Separe um horrio para comear e terminar. Por exemplo, eu costumo ler emails entre 9h e 9h20 e entre 14h e 14h15. Fora desses perodos deixe o programa de emails fechado. Adapte horrios e durao a seu ritmo de trabalho. Afinal, quem atende diretamente clientes no poderia mesmo ficar muito tempo sem checar as mensagens eletrnicas! Se voc seguir os demais passos conseguir, pelo menos, ler as mensagens importantes e urgentes. No h uma regularidade padro, nem limite de tempo para leitura de emails, por isso voc deve aplicar e experimentar o que melhor se encaixa na sua rotina.

Antes de comear a ler os emails, priorize as mensagens. Com

base no remetente e no assunto da mensagem possvel determinar se ela importante (ajuda-lhe a alcanar seus objetivos), circunstancial (no est relacionada a seus objetivos) ou urgente (importante ou circunstancial que passou do prazo). Somente ento leia primeiro as urgentes, ento as importantes e depois as circunstanciais.
Apesar de ser uma das principais ferramentas, poucos profissionais conhecem bem os programas de emails que utilizam.

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Por exemplo, emails de uma tia minha vo direto pro lixo. Isso mesmo! Se eu vejo que dela, vai para lixeira. S no coloco no anti-spam porque daria maior discusso na famlia. J os emails de um cliente A j est configurada para ir diretamente caixa de emails importantes, pois quando ele me envia uma mensagem porque a situao relevante. Quando vejo um email da minha scia, olho no assunto. Se for algo que estou tratando no momento, coloco na caixa de importante, se no, vai para a circunstancial. Tenha um prazo definido para leitura de emails. Sugere-se de 20 a 30 minutos por vez. Depois desse tempo interrompa a leitura e passe para outras aes. Se voc priorizou bem, apenas ter emails circunstanciais que podem sem transtorno serem lidos mais tarde. Depois de baixar, ler e responder, chegou a hora de arquivar a mensagem na pastinha mais adequada. Isso ajuda voc a encontrar o email facilmente. Outro motivo deixar a caixa de entrada livre. Dessa forma, o programa de email funcionade forma mais rpido, seja para abrir mensagens ou anexos. Podem ser apenas alguns segundos, mas que somados aos longo do dia certamente fazem a diferena.

invista um tempinho conhecendo melhor seu programa de emails. No importa se usa Outlook, ThunUma ltima dica: derbird, Gmail, Hotmail ou qualquer outro aplicativo. Cada um desses programas tem diversos recursos que podem lhe ajudar a ganhar tempo ao lidar com emails. Filtros, etiquetas, aplicativos, combinao com a agenda ou com outros programas podem trazer mais eficincia para o seu cotidiano. Ento invista seu tempo conhecendo e aprendendo a usar seus recursos.

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Reduza as interrupes!
As pessoas nos interrompem, geralmente, porque precisam resolver algo que considerammais importante do que estamos fazendo no momento. Por isso, a principal forma de reduzir as interrupes mostrar que sua ao atual importante. Veja algumas formas de se fazer isso:

Explique, de forma sucinta, o que est

fazendo: em uma frase simples, diga estou fazendo isto, por causa disso, pode- Reduzir interrupes nos ajuda a ter rei conversar com voc em XX minutos mais foco e produtividade. (de forma precisa). Por exemplo: Paula, estou terminando um oramento para um cliente, posso te atender em 15 minutos?. Ou ento: Joo, estou preparando um relatrio, a gente pode se falar s 14h?. importante que o prazo seja preciso e realista, se no a pessoa voltar constantemente a lhe interromper.

Sinalize

que est fazendo uma tarefa que exige concentrao: combine com seus colegas um sinal para mostrar que
no quer ser interrompido. Por exemplo, um postit colado no monitor, um livro especfico sobre a mesa, uma plaquinha, etc. Aquelas rguas de humor tambm podem ser teis nesse momento. O importante que esse sinal seja combinado por todos e que seja usado com conscincia, sem exagero.

Estipule um horrio para atendimento: combine com sua equipe horrios

para atender seus colaboradores. Por exemplo, de 10h a 12h e de 15h a 17h. Assim eles vo saber que podero ser atendidos nesses horrios e no vo lhe interromper fora deles.

Apesar de ser bvio, sempre vale a pena lembrar: trate os outros sempre com educao e simpatia. O estresse, a presso para respeitar os horrios e prazos devem nos estimular a ter foco nas nossas aes. No podem ser desculpas para maltratar ningum. Cito sempre a abordagem dos bons professores. Ao olhar um trabalho de um aluno, nunca dizem Est tudo errado! Voc burro, incompetente, etc.... Eles dizem, com toda tranquilidade, Seu trabalho est bom, mas precisa mudar isso, isso, isso e aquilo.
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Aprenda a delegar com eficcia

Transferir uma tarefa para outra pessoa pode ser uma boa forma de ganhar tempo. Entretanto, se no for feita corretamente pode gerar retra balho e perda de minutos preciosos. Abaixo seguem algumas dicas para delegar com mais eficincia:

Reconhecimento e recompensa: todo ser humano faz qual-

quer coisa a espera de um reconhecimento e/ou recompensa. Por isso, ao delegar uma tarefa, reconhea o esforo

do funcionrio ao execut-la. Elogie, mostre a ele a importncia do trabalho que est sendo feito. Qualquer pequeno reconhecimento (verdadeiro!) j gera uma grande empatia no funcionrio e ele ficar mais satisfeito em participar ou se engajar. Quando possvel, recompense tambm pelo trabalho. No precisa ser necessariamente em
Conhea as habilidades e competncias de cada membro de sua equipe para delegar com mais eficincia.

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dinheiro. Voc pode dar um bombom, um brinde, liberar para sair mais cedo, enfim, qualquer coisa que seja vantajoso para seu colaborador. Mas lembre-se de associar a remunerao ao feita. Por exemplo: Paulo, seu trabalho foi to bem feito que vou te dar uma barra de chocolate.

Dividir a tarefa em aes menores: se voc no sabe o que delegar,

pegue suas aes regulares e as divida em sub-tarefas, menos complexas. Assim voc vai identificar aes que podero facilmente ser delegadas. Priorizar emails, atender pessoas, escrever memrias das reunies, preparar documentos so exemplos de aes simples, mas necessrias no nosso dia-a-dia e que podem ser delegadas. Identifique as competncias da equipe: cada funcionrio tem seus talentos prprios. Seja a habilidade de resumir, de encontrar informaes, de escrever relatrios, ter raciocnio rpido, enfim, conhecer bem as habilidades de cada membro da sua equipe vai lhe ajudar a delegar as tarefas para as pessoas certas.

Ensine os procedimentos, mas tenho o foco nos objetivos: ao delegar

uma tarefa, mostre como ela deve ser feita. Mostre passo a passo como ela deve ser realizada. No entanto, cobre o resultado. No fique vigiando se est sendo feito como ensinou, mas sim se os resultados parciais e finais esto de acordo com o objetivo da tarefa. ao seja feita, d autonomia para que o seu funcionrio possa melhorar o processo, desde que ele assuma a responsabilidade sobre o resultado final. O importante atingir o objetivo, a forma como a ao feita fica em segundo plano e deve ser a mais eficiente possvel.

D autonomia e responsabilidade: aps ensinar como deseja que a

Monitore!: delegar no passar a batata-quente

para o outro, contar com o apoio de algum para fazer uma atividade cuja responsabilidade continua sendo sua. Por isso essencial monitorar a sua execuo, seja para dar reconhecimento/recompensa, seja para garantir que os objetivos da ao sero atingidos.

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3 Dicas para impulsionar sua agenda

Apesar de ser uma ferramenta essencial para aumentar nossa produtividade, muitos profissionais tm dificuldades em utilizar todo o potencial de uma boa agenda. Aqui vou compartilhar trs dicas para voc ganhar tempo com essa poderosa tcnica.

de extrema importncia que a agenda seja prtica e esteja sempre acessvel.

A agenda uma ferramenta poderosa que ajuda voc a controlar suas tarefas ao invs de ser controlado por elas.

Por isso essa minha primeira dica. Nao importa se o formato fsico, como o bom velho caderno, ou digital (celular, tablet ou computador). O essencial que esteja sempre acessvel, tanto para conferir os compromissos quanto para registrar novos agendamentos. Existem diversas tcnicas e aplicativos, ento pesquise a que melhor se adapta a sua realidade, experimente, adeque e logo perceber como a agenda vai lhe ajudar a ser mais eficaz e produtivo. Outra dica a simplicidade. O sistema mais eficaz de agendamento o mais simples e que faa sentido para voc. Evite ter diversas agendas ou usar aplicativos complexos. Muitas vezes um caderno traz resultado melhores do que um super programa de planejamento. Lembre-se sempre da primeira dica: praticidade! Por fim, preciso ter o hbito de ler e atualizar sua agenda. Defina alguns momentos do dia, de acordo com sua realidade, para checar os compromissos. Estabelea um processo de leitura e atualizao. Por exemplo: primeiro vou checar meus compromissos para os prximos dias, ento vou atualizar datas e horrio, depois irei acrescentar novos agendamentos e por fim vou dar uma olhada nas prximas semanas. Definir processos no nada complexo, mas ajuda muito a automatizar as aes, facilitando torn-las um hbito. Quando voc menos perceber j estar com a agenda aberta e checando os compromissos. E voc? Qual a sua tcnica para agendar compromissos? Como faz para registrar e no perder reunies importantes? Envie um email para contato@brunoblankenburg.com para deixar seu comentrio e a forma como utiliza a agenda.
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Usando uma lista de tarefas

Desde que comecei a trabalhar profissionalmente com gesto do tempo, encontrei duas formas de usar uma lista de tarefa de forma eficaz. A primeira mais til para quem tem problemas de priorizar suas tarefas e acaba fazendo o que no era importante e deixando o importante para depois. A outra serve para aqueles com dificuldade de terminar suas aes nos prazos certos.

Ao definir a ferramenta utilizada para fazer sua lista de tarefa, prefira a que for mais facilmente acessada

Se voc conseguir cumprir sua lista conforme planejado, voc um ser muito abenoado por Deus e deve aproveitar essa sorte para jogar na loteria. Em mais de oito anos que uso uma lista de tarefas e oriento pessoas nas suas aes cotidianas nunca vi um caso desses, pois geral mente surgem novas tarefas ao longo do dia, que alteram a ordem de execuo da lista. Ento qual a vantagem de se fazer uma lista de tarefas? Com

a definio de importncia de cada ao e sua ordem de execuo, fica muito mais fcil definir o que ser feito agora e o que ser deixado para amanh. Dessa forma voc no adia aes importantes
em detrimento de aes menos relevantes, reduzindo consideravelmente suas horas-extras. Em qualquer um dos casos, a melhor ferramenta para uma lista de tarefas um editor de planilhas, seja de forma direta ou por meio de um aplicativo. Lista por prioridade Primeiro liste todas as tarefas a serem executadas noS prximoS diaS. Assim mesmo, com s maisculo para voc no cair na tentao de escrever apenas o que deve ser feito hoje (o que um prazo muito limitado e isso gera ansiedade e angstia) e nem a programao semanal (que deve sofrer vrias modificaes, podendo ser ineficaz).
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Depois de listar as tarefas, defina categorias para diferenciar as aes. Como exemplo, usarei caractersticas bsicas, como urgncia, importncia e facilidade, porm voc pode (e deve!) adapt-las para a sua realidade. Para cada categoria, darei uma nota, conforme abaixo:

Perceba que valorizei o que importante, pois est ligado aos objetivos pessoais e corporativos, o que fcil, porque nos motiva a executar as outras tarefas, e as aes com prazo estourado. Essa ltima no precisa explicar, tem que ser feito j! No final voc soma tudo e comea pela ao de maior nota. Em caso de empate, priorize as urgentes, depois as importantes e depois as mais fceis. Parece complicado, mas como dirigir um carro. No comeo a gente apanha bastante, mas depois de algum treino fica quase automatizado. Abaixo segue uma tabela como exemplo de uma lista de tarefas por prioridade:

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Lista por prazo Essa lista bem simples. Voc precisa de trs colunas, uma para colocar o prazo para concluir a ao, outra para descrever a ao e uma terceira para colocar a ordem de execuo. Uma dica importante nesse caso dividir aes complexas em aes menores, que podem ser feitas em at uma hora. Para facilitar a identificao dessas sub-tarefas, sugiro identific-las com uma sigla que remeta a ao principal, como RM para relatrio mensal ou CF para controle financeiro. Pela manh voc atualiza a lista de tarefas e define uma ordem de execu o.

Ao longo do dia voc atualiza a tabela com as novas responsabilidades que vo surgir. Use e abuse das ferramentas
de classificao por ordem numrica e dos filtros. Voc tambm pode incluir uma coluna para o Responsvel e acompanhar as aes dos outros profissionais de sua equipe. Abaixo voc poder ver uma lista-modelo, onde RE indica as aes relacionadas reunio de Equipe e RM ao relatrio mensal.

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At Breve!
Espero que este ebook tenha lhe ajudado a ser mais produtivo nas suas atividades profissionais. Gostaria que me escrevesse um email (contato@brunoblankenburg.com) com suas observaes sobre as dicas que compartilhei aqui. Gosto sempre de lembrar que as mudanas eficazes so aquelas feitas lentamente. Por isso sugiro escolher uma das tcnicas deste ebook para que aplique e adapte a sua rotina. Quando ela se tornar um hbito e estiver bem inserida no seu cotidiano, pegue outra e assim por diante. Dessa forma voc conseguir, cada vez mais, ter uma maior produtividade nas suas tarefas profissionais. Boa sorte!

Bruno Blankenburg

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