Manuel de L Hebergement HotelPro 3.2.90 0

Cration des utilisateurs HotelPro
GESTION HTELIERE - 101

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HotelPro
Logiciel de Gestion Htelire pour tout grer.
Doc. N101 - Manuel de lHbergement

Document version 3.2.90
DVELOPP POUR LES HTELS, LES AUBERGES ET LES CENTRES DE VILLEGIATURE Hbergement, Bar, Restaurant, Boutique, Boite de nuit, Cybercaf, Laverie, Salon de Coiffure
AZERTY est fournisseur de Solutions informatiques

Tl : (+237)22.00.19.22 / (+237)77.76.26.07 hotelpro@azerti.biz www.azerti.biz.
Sommaire
Sommaire .............................................................................................................................................. 2 Procdure 0 - Connexion au logiciel HotelPro .......................................................................................... 4 LE MENU PRINCIPAL DE HOTELPRO......................................................................................................... 6 Le menu Fichier ............................................................................................................................................. 6 Le menu Paramtrage ................................................................................................................................... 7 Le menu Hbergement .................................................................................................................................. 8 Le menu Comptabilit ................................................................................................................................... 9 Le menu Bar/Restaurant ............................................................................................................................. 10 Le menu conomat ...................................................................................................................................... 11 Le menu Service Technique (ST) .................................................................................................................. 12 Que se passe-t-il lorsquun Rceptionniste se connecte sur HotelPro ? .................................................. 13 La Main Courante, outil principal du Rceptionniste .................................................................................. 13 Explication des options de la Main Courante .............................................................................................. 15 La Main Courante, suite .............................................................................................................................. 16 Main Courante : Traitement dune Chambre occupe ........................................................................... 16 Main Courante : Traitement dune chambre rserve ........................................................................... 17 Main Courante : Traitement dune chambre Hors Service...................................................................... 18 Main Courante : Traitement dune chambre Libre ................................................................................. 19 Les procdures de gestion de la rception de lhtel ............................................................................. 20 Affichage de la Main Courante .................................................................................................................... 21 Rservation dun logement (Chambre, Appartement, Suite, Salle) ............................................................ 22 Arrive de Client en Walk-In........................................................................................................................ 24 Rservation de Groupe (quipe de foot, tout ensemble identifi) ............................................................. 25 Comment ajouter des logements (donc des membres) un groupe qui existe dj ................................. 26 Confirmation des rservations .................................................................................................................... 27 Check-In et Recouche des chambres ........................................................................................................... 28 Annulation des rservations ........................................................................................................................ 29 Dlogement des Clients .............................................................................................................................. 30
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Affichage de la Fiche dOccupation priodique........................................................................................... 31 Signalisation des Pannes au Service Technique ......................................................................................... 32 Dpart dun client (Check Out) .................................................................................................................... 33 Vente des articles aux clients (Consommations des clients) logs ............................................................ 34 Factures clients ............................................................................................................................................ 35 Factures clients avec Folio ........................................................................................................................... 37 Dductions Clients ....................................................................................................................................... 39 Remboursement des Clients ....................................................................................................................... 40 Rglements client ........................................................................................................................................ 41 Saisie des dpenses de caisses .................................................................................................................... 42 Saisie des Recettes de caisses ..................................................................................................................... 43 Affichage et Impression du Journal de la caisse .......................................................................................... 44 Transfert des recettes Caisse Caisse ......................................................................................................... 45 Gestion par le Visio Planning ....................................................................................................................... 46 Clture de la Main Courante ....................................................................................................................... 48 Affichages divers : Fichier Clients, Disponibilits, Cardex, Anniversaires Clients, Recherches .................. 49 Recherche de Client sur la Main Courante Touche <F4> du Clavier ........................................................ 49 Recherches diverses Touche <F4> du Clavier ........................................................................................... 49 Affichage et Modification du fichier Clients Touche <F11> du clavier ..................................................... 50 Affichage des Disponibilits Touche <F3> du Clavier ............................................................................... 51 Affichage du Cardex Clients Touche <F5> du clavier ................................................................................ 52 Affichage du fichier des Anniversaires Clients Touche <F7> du clavier ................................................... 52 Facture Ancien Client................................................................................................................................... 53 Rglement Ancien Client ............................................................................................................................. 54 Clients Dbiteurs ......................................................................................................................................... 55 Clients Crditeurs ........................................................................................................................................ 56 AZERTY Informatique 15 ans au service du logiciel.............................................................................. 57 Lhistoire de HotelPro........................................................................................................................... 58
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Procdure 0 - Connexion au logiciel HotelPro

Procder comme suit :
1- Double-cliquer sur licne de HotelPro qui se trouve sur votre bureau Windows ou bien Naviguer dans Dmarrer Programmes AZERTY HotelPro et cliquer sur HotelPro. Limage daccueil de HotelPro suivante saffiche et invite lutilisateur patienter :
2- Aprs quelques secondes de chargement, HotelPro invite lutilisateur cliquer sur limage daccueil ci-dessus pour continuer. Cliquer donc sur limage daccueil de HotelPro comme demand. La fentre de connexion HotelPro suivante saffiche :
3- Introduire votre nom dutilisateur dans la zone Utilisateur et appuyer sur la touche <Entre> du clavier. 4- Introduire maintenant votre mot de passe dans la zone Mot de passe et appuyer sur la touche <Entre> du clavier.
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5- Choisir votre Langue de travail et Appuyer une fois de plus sur la touche <Entre> du clavier pour ouvrir dfinitivement votre session de travail sur HOTELPRO. HotelPro est disponible en Franais, Anglais et Espagnol. Dautres traductions sont continuellement en cours : Allemand, Chinois. Note 1 : si vous ne disposez pas dun mot de passe ou si vous lavez oubli, veuillez contacter ladministrateur de votre logiciel pour le rtablir. En effet, pour travailler convenablement dans HotelPro, lAdministrateur doit vous crer un Nom dUtilisateur et un Mot de passe. En outre, il doit vous affecter les privilges associs votre poste et vos fonctions dans lentreprise. Il doit enfin vous donner une Caisse et vous affecter un Magasin partir duquel vous pouvez vendre les marchandises la rception, au cas o le service en charge des ventes serait non oprationnel. En gnral, lAdministrateur affecte le Magasin Bar/Restaurant tous les rceptionnistes. Note 2 : Tout au long de ce manuel, lorsquil vous sera demand de vous connecter HotelPro, veuillez excuter la prsente procdure. Note 3 : Une fois que vous serez connect, vous naurez accs quaux fonctions et menus que lAdministrateur aura paramtr pour vous. Par exemple, les Rceptionnistes nauront accs quau menu Hbergement, pour effectuer les oprations du Front-Office. Note 4 : Les noms des clients utiliss dans ce Manuel sont des noms fictifs. Mais les chiffres viennent dune Situation relle de Dmonstration que nous avons mise sur pied. En ralit, nous avons trafiqu les noms des clients pour quils ne soient en rien reconnaissables. Les chiffres ne reprsentent donc pas une Socit particulire.
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LE MENU PRINCIPAL DE HOTELPRO

Le menu Fichier
Le Menu Fichier comprend les sous-menus suivants : 1- Reconnexion : Permet dafficher la fentre de login, au cas o par exemple vous souhaitez vous absenter de votre Poste pour quelques temps. Cela empche que quelquun dautre travaille en utilisant votre compte, comme si ctait vous. Utilisez cette fonction sans modration. Cest pour votre scurit. 2- Changement de mot de passe : Comme son nom lindique, permet tout utilisateur de changer son mot de passe, lorsquil se rend compte par exemple que son mot de passe a t pirat par un autre utilisateur. Il est dailleurs conseill de changer rgulirement votre mot de passe. Mais ne loubliez surtout pas. Si par malheur il vous arrivait doublier votre mot de passe, alors pas de panique, saisissez lAdministrateur du logiciel, qui se chargera de vous en attribuer un autre. 3- Configuration de limpression : Permet de slectionner limprimante par dfaut sur laquelle vous allez imprimer les factures clients, les reus de caisses, vos journaux de ventes, etc. Cette imprimante na rien voir avec limprimante ticket de caisse qui est utilise au Bar/Restaurant ou la Boite de Nuit. 4- Prfrences : Ce sous-menu permet de configurer HotelPro. Il est utilis uniquement par lAdministrateur du logiciel et ne sera par consquent pas accessible aux autres utilisateurs, tels que les rceptionnistes.
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Le menu Paramtrage
Le menu Paramtrage permet en effet de paramtrer les donnes sensibles du logiciel. Il nest pas accessible aux rceptionnistes. Il comprend les sous-menus suivants : 1- Gestion des fichiers de base : Cest cet endroit que les donnes vitales du logiciel sont saisies. Il sagit des donnes qui seront utilises tout au long du logiciel. Par exemple : Le fichier des Clients, Fournisseurs, Articles, Caisses, Banques, etc. 2- Consultation des fichiers de base : Permet de consulter les lments crs dans les sous-menus ci-dessus. Il nest pas accessible aux rceptionnistes. 3- Gestion de la scurit du logiciel : Cest le menu le plus important de HotelPro. Il permet de crer les utilisateurs, de leur affecter des droits, de surveiller et dauditer les activits de tous les utilisateurs du logiciel. Il est accessible exclusivement par lAdministrateur du logiciel et par le PDG de lentreprise.
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Le menu Hbergement
Voici le menu rserv aux Rceptionnistes et au Service des tages : le menu gnral appel Hbergement. Il contient 3 sous-menus bien explicites : 1- Gestion des rservations : Cest uniquement ce sous-menu qui sera attribu aux Rceptionnistes. Il ouvre une fentre o ces derniers traiteront les fonctions principales du Front-Office suivantes : Rservations de Clients, Arrives en WalkIn, Check-In, Recouches, Confirmations de Rservations, Dlogements, Mises en Service, Mises Hors Services, Check-Out de clients, Main Courante, Rack Viso Planning, Encaissements Clients, Dductions Clients, Consommations Clients, Factures Clients, Signalisations de Pannes au Service Technique, Encaissements de Recettes, Saisie de petites Dpenses, Remboursements Clients, Annulations de Rservations, Transfert de Recettes Caisse Caisse. Ils ont galement, dans un onglet spar, la possibilit dimprimer une multitude dEtats du Front-Office. 2- Edition des Etats : Le sous-menu Gestion des rservations ci-dessus permet dj dimprimer une multitude dEtats pour le Front-Office. Le prsent sous-menu Edition des Etats permet aux Contrleurs dimprimer une multitude dautres Etats. 3- Service des Etages : Ici, le Service des tages de lhtel a la possibilit de mettre des logements en Service lorsque ceux-ci ont t nettoys, aprs le Check-Out des clients la rception. Cette procdure doit tre scrupuleusement respecte. Cest galement dans ce sous-menu que seffectue la Planification du personnel des tages, la Programmation des Valets et le Planning gnral de lhtel.
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Le menu Comptabilit
La comptabilit est au cur du systme HotelPro. Pour cette raison, un menu entier lui est rserv. Les Comptables de lentreprise pourront effectuer toutes les tches ddies la comptabilit travers les sous-menus suivants : 1- Gestion comptable : Ce sous-menu ouvre une multitude des fonctions qui permettent aux comptables entre autres de : Affecter des caisses aux utilisateurs du logiciel, Affecter des magasins aux utilisateurs, effectuer des versements de recettes dans les banques avec lesquelles lentreprise travaille, effectuer des dpenses de caisse, saisir des dductions sur les factures clients, afficher les Journaux des Ventes des rceptionnistes et Caissiers, Approvisionner les caisses par de largent venu des banques, effectuer des remboursements clients, effectuer des transferts de recettes Caisse Caisse, mettre jour les Prix des logements, mettre jour les Prix des marchandises. Notons pour ce dernier point que le mme article peut avoir plusieurs prix, pour des magasins diffrents. Les Comptables pourront galement : saisir une recette caisse, encaisser un rglement client en chambre, encaisser le rglement dun ancien client, saisir une criture manuelle et afficher un certains nombre dEtats. 2- Etats comptables : Les Dcideurs, Comptables et Contrleurs trouveront dans ce sous-menu tous les tats et Statistiques dont ils ont besoin pour la prise rapide de dcisions. On peut citer, sans tre exhaustif : La situation gnrale de ltablissement, les journaux des caisses et des banques, les historiques des comptes clients, fournisseurs et autres, le fichier des rservations automatiques en ligne, les logements les plus rentables, les meilleurs clients en terme de chiffre daffaires, les clients les plus frquents, le chiffre daffaires ralis par priode, les comptes clients dbiteurs, les comptes clients crditeurs, les tats de stocks, les factures groupes, la Main Courante, la Fiche dOccupation, etc.
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Le menu Bar/Restaurant
En ralit, ce menu aurait pu sappeler Achat/Ventes car il ny a pas que les Bars ou les Restaurants de lhtel qui soient concerns ici. Ce menu sait galement grer efficacement : Votre Boite de nuit, le Cybercaf de lhtel, le Bar, le Restaurant, le Salon de coiffure, etc. si bien sr vous possdez tous ces commerces dans votre htel. Pour y parvenir, il propose les sousmenus suivants : 1- Gestion des Achats : Permet de faire les inventaires, les entres et sorties exceptionnelles de stock, le passage des commandes et lentre des marchandises en stock, pour chaque magasin gr. 2- Gestion des Ventes : Ventes au comptant, ventes Crdit, prise des commandes des clients installs au bar/restaurant, dpenses et recettes caisses, encaissement de rglement client, impression du journal des caisse de lutilisateur connect. 3- Gestion du Stock : Ce menu reprend la plupart des fonctionnalits comprises dans le menu de Gestion des Achats ci-dessus : Inventaires, sorties et entres exceptionnelles, transferts inter-magasins, etc. Son existence se justifie par le fait quon peut lattribuer seul un utilisateur charg de grer le stock. 4- Etats de Stock : Permet davoir tous les tats du stock des marchandises, par magasin et par dates : Etats du Stock dans un magasin ou pour tous les magasins, Etat des ruptures de stock, mouvements de stock par priode, etc.
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Le menu conomat
Lconomat est le lieu o se tient lconome, o il a ses bureaux. En ralit, par conome, on entend conomiser. Cest lhomme en fait qui vite lentreprise de dpenser largent inutilement. Il est charg de grer les revenus et les achats matriels de lhtel. A cet effet, il utilise HotelPro pour : 1- Entrer au Magasin Central les marchandises achetes par le Service des Achats ; 2- Grer et Contrler le Stock du magasin Central et des autres magasins ; 3- Passer les commandes aux fournisseurs de lentreprise au cas o le service des achats nexiste pas ou est empch ; 4- Transfrer les marchandises du Magasin Central vers les autres magasins ; 5- Etc.
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Le menu Service Technique (ST)
Le service technique est charg de la rparation des pannes qui surviennent lhtel. Cest un service qui doit tre extrmement efficace et sappuyer sur HotelPro pour mener bien sa mission. Il en va de la vie de lentreprise et de la fidlisation de la clientle. Des poignets de portes arrachs, une climatisation qui fait des bruits, des chasses deau qui ne chassent pas, des canaux vidents mais absents de la liste des chanes de tlvision, etc. sont autant de problmes qui peuvent nerver les clients et les forcer abandonner votre htel. Voici comment fonctionne le Service Technique avec HotelPro. 1- Les pannes sont signales soit pas la Rception avec le module Signalisation des Pannes sur simple plainte des clients, soit par le Service des Etages sur constat lors du nettoyage des Chambres, soit par le Service Technique lui-mme. Lorsquune panne grave survient, la Chambre doit tre mise Hors Service immdiatement. 2- Aprs rsolution physique dune panne, le Service Technique en informe le Service des Etages travers le mme module, Pannes Signales. 3- Aprs Nettoyage par le Service des Etages au cas o il y aurait eu des salets laisses par le service technique, la chambre est remise en Service par le Service des Etages ou bien par le Service technique lui-mme. Tout dpend de lorganisation de la maison. 4- La rception peut galement remettre la Chambre en Service lorsque ltablissement htelier na pas une organisation pointue, ou alors si le personnel du Service Technique est dfaillant. Une chambre Hors Service ne peut pas tre vendue au niveau de la Rception. HotelPro sait informer le PDG sur la liste des Chambres Hors Service. Chers rceptionnistes, vous naurez accs quau menu Hbergement. Nous lavons dj assez rappel. Note : Tous les sous-menus de HotelPro sont susceptibles de senrichir au fil du temps. Ne soyez donc pas surpris de voir certains sous-menus avec plus doptions que dans les images ci-dessus.
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Que se passe-t-il lorsquun Rceptionniste se connecte sur HotelPro ?

La Main Courante, outil principal du Rceptionniste
En tant que Rceptionniste, votre outil principal de travail cest le tableau ci-dessus : La Main Courante. Vous pouvez effectuer toutes les oprations rsolues votre fonction sans quitter ce tableau. Dailleurs, cest la Main Courante ci-dessus qui saffiche automatiquement lorsque vous vous connectez avec votre nom dutilisateur et votre mot de passe. Pratique : A laide du bouton gauche de la souris, Double-cliquez sur une ligne quelconque de la Main Courante. Un Menu Contextuel saffiche avec les diffrentes fonctions que vous pouvez effectuer sur le Client et sur la Chambre qui sont concerns. Si vous avez des difficults utiliser le Double-click de la souris, procdez comme suit : 1. Faites un simple-click sur la ligne voulue laide du bouton gauche de la souris (Je dis bien bouton gauche, cest--dire le premier bouton gauche. lol). 2. Cliquez maintenant sur le bouton droit de la souris (je dis bien bouton droit, lol). Remarquez que le mme menu contextuel saffiche. Vous trouverez ci-dessous la description de toutes les options de la Main Courante.
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A B
C D
H
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Explication des options de la Main Courante

1 2 3 Titre de la fentre Main Courante Liste des Clients en Chambre (couleur rouge) Lheure courante Les diffrents Codes de couleurs qui se trouvent sur la 1re colonne de la Main Courante R = Clients en Chambre C=Clients qui ont rserv, et ont confirm leurs rservations J=Clients qui ont rserv, mais nont pas confirm leurs rservations. Exemple : la chambre 115 V=Logements libres. NB : Il faut cliquer sur Disponibilits Affiches pour avoir cette liste O=Chambres Sales (Libres mais pas encore nettoyes) H=Logement Hors Service (Couleurs noires) F=Rservation ferme. Client parti En cliquant sur Logement, vous ordonnez la Main Courante par Chambres. En cliquant sur Type, vous ordonnez la Main Courante par Types de Chambres. Nombre total de Clients attendus (Rservations confirmes + Rservations non confirmes) Nombre total de Clients en Chambres Nombre total de chambres libres (Non compris les Hors Services) Nombre de chambres Hors Services. Nombre de chambres fictives. Les fictives sont par exemples les Salles de Confrences, les endroits fictifs comme les Boukarous, etc. quon cre pour comptabiliser les Chiffres dAffaires du Jour. Nombre total de messages clients. Cliquez pour visualiser les Messages laisss par les visiteurs. Les chambres Libres (Couleurs vertes) Les Chambres Hors Services (Couleurs noires) Zone de Consultation des Chambres. Tapez un NChambre et appuyez <ENTREE> pour voir la facture client et tous ses dtails. Sur une facture Client affiche, on peut faire plusieurs traitements. Cliquez sur le bouton Rack pour ouvrir le Visio-Planning Cliquez sur le bouton Clients Groupe pour afficher les clients dun groupe slectionn Cliquez sur le bouton Excel pour exporter la Main Courante sur Excel afin de traiter le fichier obtenu Cliquez sur Fermer pour fermer la fentre de la Main Courante si vous avez termin Cliquez sur Clients Partis pour voir la liste des clients partis sur une priode donne Ce bouton permet dafficher le Tableau de bord des clients sur le Dpart ou Reconduire Le bouton Recoucher est une autre faon de Recoucher un client. Pas trs utilis puisque cette oprations et les autres se font par un double-click sur une ligne de la Main Courante. Bouton de Recherche Multicritres dans HotelPro (Recherche de clients, chambres, etc.) Taux dOccupation. Survolez cette zone avec la souris pour afficher le taux doccupation Indice de Frquentation. Survolez cette zone avec la souris pour afficher lindice de frquentation Cliquez sur ce CheckBox pour Afficher ou Cacher les Chambres Libres ainsi que les Hors Services.
5 6 7 8 9 A B C D E F G H I J K L M N O P Q
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La Main Courante, suite

Main Courante : Traitement dune Chambre occupe
Double-cliquez sur une ligne rouge (Client en Chambre) de la Main Courante et observez la multitude doprations que vous pouvez raliser sur le Client BINGONO ASSAMBA MARCEL occupant la Chambre 114 :
Recouche Client : facturer une Nuite supplmentaire au client Consommer Services : facturer les consommations du Bar, Restaurant, Boutique, etc. si ces postes ne sont pas informatiss Dloger le client : lui changer de chambre en cas de problme Check Out client : Clturer son sjour Facture Client : Afficher la facture de ce client Encaisser Rglement Client : Lorsque le client verse de largent. Mme si cest un Dposit Saisie d'une Observation sur cette rservation : Cette fonction n'est plus trs utilise. Car les Observations et les Commentaires sont saisis chaque jour sur les clients en chambre. Facture condense : Affichage d'une facture client, sur une autre prsentation Saisie d'une dduction : Pour diminuer la facture du client ou bien y corriger un montant Saisie/Affichage des Messages des visiteurs : Messages laisss par les visiteurs Prolonger le Sjour de [BINGONO ASSAMBA MARCEL] : Modifier sa date de dpart Rimpression de la Fiche de Police du client : galement possible par le CARDEX (touche F5)
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Main Courante : Traitement dune chambre rserve

Sur la Main Courante, les chambres rserves ce sont les lignes qui ont la couleur Jaune (chambres rserves mais pas encore confirmes) et celles qui ont la couleur violet (chambres rserves et confirmes). La confirmation dune rservation se fait soit en indiquant un Dposit lors de la rservation du client, soit par le bon vouloir du Rceptionniste ou de loprateur, qui juge de lopportunit de confirmer cette rservation. Dans ce dernier cas, on na pas besoin de saisir un montant pour confirmer cette rservation. HotelPro contient un paramtre qui permet dindiquer que pour confirmer une rservation, il faut obligatoirement verser une somme dargent. Cette somme dargent peut elle aussi tre paramtre. Seul lAdministrateur du logiciel a la possibilit de fixer ou de vrifier ces paramtres.
Double-cliquez sur une ligne Jaune (Chambre rserve) ou bien Violet (Chambre rserve et confirme) de la Main Courante et dcouvrez les options qui saffichent sur le Menu Contextuel. Remarquez que par rapport une Chambre Occupe, vous navez accs qu peu de fonctions accessibles dans ce menu, parce que la chambre nest justement pas encore occupe. Voici ces fonctions : Check-In ou Recouche Confirmer Rservation (Si vous avez double-cliqu sur une ligne jaune, Chambre non rserve). Par contre si vous aviez double-cliqu sur une Rservation dj confirme (ligne Violet), loption Confirmer Rservation ne serait plus disponible. Annuler Rservation : Vous pouvez annuler une rservation pour motif de NO-SHOW du client ou pour dautres motifs. HotelPro vous invitera indiquer le motif de lannulation. Nettoyer ce logement Modification des dates de sjour et/ou du logement : Ici, vous pouvez modifier les dates de sjour du client. Vous pouvez galement changer le logement qui lui tait rserv et lui en attribuer un autre. Rimpression de la Fiche de Police.
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Main Courante : Traitement dune chambre Hors Service

Sur la Main Courante, les chambres Hors Service sont les lignes qui ont la couleur Noire. On met une chambre Hors Service lorsque le service comptent constate une anomalie dans cette chambre. Une chambre Hors Service ne peut plus tre vendue la Rception, jusqu ce que le Service Technique la remette en Service aprs avoir effectu les travaux ncessaires. Toute mise Hors Service est accompagne par un Motif de Mise Hors Service. Un client peut galement signaler une anomalie dans une chambre. Linterlocuteur direct des Clients cest le Rceptionniste. Lorsquun client signale un problme dans sa chambre, le Rceptionniste doit en informer rapidement le Service Technique en utilisant le bouton de Signalisation des Pannes du FrontOffice HotelPro qui sobtient en naviguant dans le menu : [Hbergement/Gestion des rservations/Signalisation des Pannes].
Pratique : Pour voir les Chambres Hors Service partir de la Main Courante, Cliquez dabord sur la Case Cocher Disponibilits non Affiches comme indiqu ci-dessus. Ce click permet de faire apparatre les Chambres Libres (Couleur Verte) et les Hors Services (Couleur Noire). Pratique : Double-cliquez maintenant sur une ligne Noire de la Main Courante (Chambre Hors Service). Vous constatez alors que la seule Option de Menu disponible dans le Menu Contextuel qui saffiche cest Mettre le logement En Service. Toutes les autres Options sont grises, preuve que vous ne pouvez rien faire dautre sur une chambre lorsquelle est Hors Service.
Rappel : Ne mettez une Chambre En Service que si le Service Technique a rpar toutes les pannes signales. HotelPro sait informer de faon journalire la haute hirarchie sur lEtat des Chambres Hors Services.
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Main Courante : Traitement dune chambre Libre

Nous ne le rappellerons jamais assez. Les chambres Libres sont les chambres qui ont une couleur Verte sur la Main Courante. Par dfaut, la Main Courante naffiche pas ces Chambres libres automatiquement. Cela a pour avantage de laisser la vue du Rceptionniste uniquement les Chambres Occupes et les Rservations Clients. Mais, il y a un paramtre dans HotelPro qui permet de garder les Chambres Libres affiches dans tous les cas. Seul ladministrateur du logiciel HotelPro peut positionner ce paramtre.
Donc, pour afficher la liste des Chambres Libres sur votre Main Courante actuelle, Cliquez sur la case cocher indique Disponibilits non Affiches (situe en bas et lextrme gauche de la main courante). Cela a pour but dafficher les Chambres Libres et en mme temps les Chambres Hors Services, comme nous lindiquions ci-dessus.
En double-cliquant sur une ligne verte, cest--dire sur une chambre Libre, un Menu Contextuel saffiche o seules 3 options sont accessibles : 1. Rserver le logement : Permet de rserver le logement slectionn. Lors de cette opration, si vous indiquez un Dposit, cette rservation sera automatiquement confirme. Si aucun Dposit nest indiqu, la rservation ne sera pas confirme. 2. Mettre le logement Hors Service : Cette option permet de mettre le logement Hors Service, aprs avoir indiqu le motif de cette opration. 3. Rserver le logement avec Check-In Direct du Client : Cest une rservation Normale comme celle du 1. Ci-dessus, la seule diffrence que le client est directement mis en Chambre la fin de cette opration. Cette option de Menu est utilise lorsque le client est devant vous, prt occuper sa chambre. Cest une arrive en Walk-in. Toutes les autres options de menus sont inaccessibles, justement parce que la Chambre nest pas encore Occupe. Vous savez maintenant comment utiliser la Main Courante pour faire votre travail, laide du Menu Contextuel et du double-click. Nous allons maintenant passer aux procdures.
Les procdures de gestion de la rception de lhtel

N Procdures de Gestion de la Rception 1 Affichage de la Main Courante 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Rservations de Logement : Lorsquun nouveau (ou un ancien) client arrive lhtel Rservation dun Groupe de Clients : Une quipe de football, Une Socit, etc. Confirmation des rservations : Si le client na pas fait de Dposit, car le Dposit confirme automatiquement une rservation Arrives de Clients en Walk-in : Clients qui arrivent sans au pralable demander une rservation Annulation des rservations (Pour cause de No Show ou autre) Dlogement (changement de chambre des clients) Check-Out des clients : la fin de leurs sjours Saisie des consommations clients sur leurs factures : Facturer des services supplmentaires aux clients lorsque ces derniers consomment un service Factures Clients : la demande, ou bien pour vrification Saisie des Dductions Clients : Aprs accord de la direction de lHtel Remboursements Clients : Pour les clients qui sont en crdit Saisie des Rglements clients : encaissement de largent vers par un client Dpenses de caisse Recettes Caisse Journal de la caisse : pour chaque rceptionniste qui passe la caisse Transfert de Recette : de la caisse du rceptionniste vers la caisse de la personne qui peroit physiquement largent Affichages divers : Disponibilits, Cardex, Anniversaires, Recherches
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Affichage de la Main Courante

La Main Courante cest loutil de travail principal du Rceptionniste. Cest important de savoir lafficher Remarque : Toutes les Oprations du FrontOffice peuvent se faire sur la Main Courante, en utilisant un Double-click de la souris sur une ligne de la Main Courante. Mthode 1 : La Main Courante saffiche automatiquement lorsquun utilisateur configur par lAdministrateur comme Rceptionniste se connecte HotelPro. Mthode 2 : Afficher la Main Courante partir de la touche F9 Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- Appuyer sur la touche F9 du clavier directement partir du Menu Principal de HotelPro Mthode 3 : Afficher la Main Courante partir du menu Hbergement (Front-Office) Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du Menu Principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Main Courante Rception
Note : Dcouvrez les autres options permettant de grer le FrontOffice. On peut tous les retrouver sur le Double-Click dune ligne de la Main Courante.
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Rservation dun logement (Chambre, Appartement, Suite, Salle)

Cest lopration faire lorsquun client appelle ou se dplace pour rserver un logement ou une Salle. Remarque : Seuls les champs marqus dune couleur Rouge sont obligatoires lors de la saisie dune rservation, mais le rceptionniste devra sefforcer enregistrer le maximum dinformations sur chaque client de lHtel. En effet, les informations collectionnes sont trs importantes pour la fidlisation des Clients. Un exemple simple de fidlisation serait de souhaiter un client un Joyeux Anniversaire le moment venu et lui porter un panier de fruits dans sa chambre. Or, si vous navez pas bien renseign le champ Date de Naissance, cela ne sera pas possible. Dbrouillez-vous toujours pour obtenir : le Nom, Tlphone, Date de Naissance, Email des clients. Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Rservation Vous pouvez aussi bien double-cliquer sur une chambre Libre (Couleur Verte) de la Main Courante et choisir le Sous/Menu Rserver le Logement Mais, comme nous lavons indiqu plus haut, pour afficher les Chambres Libres sur la Main Courante, vous devez cliquer sur la case cocher Disponibilits non Affiches situe en bas gauche. La feuille de saisie des rservations saffiche. 3- Saisir le nom du client et appuyer sur <ENTREE>. Remarquez que Rfrence Client et Compte N sont crs automatiquement par HotelPro. Remarques Importantes : Le fait dappuyer sur <ENTREE> ici est dune importance capitale parce quun Robot HotelPro se chargera si possible dafficher la liste des Clients portant ce nom, afin que vous slectionniez le Client, dans le cas o ce serait un ancien client de lhtel. Lorsque vous avez affaire un ancien client, vous navez plus saisir ses coordonnes parce, lorsque vous aurez slectionn ce client dans la liste ci-dessus, ses coordonnes vont safficher automatiquement pour vous. 4- Si cest une femme marie, saisir son Nom de jeune fille sinon appuyer sur <ENTREE> sans rien saisir 5- Saisir le Prnom, la Date et le lieu de naissance du Client en appuyant sur <ENTREE> aprs chaque saisie. 6- Pour la Nationalit et le pays de rsidence du Client, appuyez chaque fois sur <ENTREE> pour ouvrir la liste des Pays ou des Nationalits, afin den piquer celui du Client. Appuyez sur <ENTRE> aprs chaque slection, pour slectionner puis passer au champ suivant. 7- Saisir la profession du client et appuyer sur <ENTREE>. 8- Saisir lAdresse complte, le Tlphone, Fax, Email, Site Internet du client et appuyer sur <ENTREE> aprs chaque saisie. 9- Saisir lOrigine, la Destination et le Nombre de personnes occupant la chambre et appuyer sur <ENTREE> aprs chaque saisie.
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Retenez que le nombre de personnes par chambre est trs important pour le calcul de lIndice de frquentation de lhtel. Renseignez donc convenablement les champs Nb. Personnes, Adultes et Enfants. Notez que [Nb. Personnes = Adultes + Enfants]. 10- Choisir le Type de Client dans la ComboBox. Cet lment est galement trs important. Le type de Client saffiche lors du Check-In ou de la Recouche journalire du Client. Il permet au Rceptionniste de savoir qui est ce client. Comme vous devez le savoir, certains clients sont insolvables dans dautres htels de la place, et linformation circule. Cet lment permet par exemple de vhiculer cette information aux autres Rceptionnistes ou la hirarchie, lorsque vous enregistrez les donnes de rservation. 11- Saisir le numro de carte didentit et appuyer sur <ENTREE> 12- Appuyer encore sur <ENTREE> pour confirmer le Nom de lOccupant. Vous pourrez toujours changer le nom de lOccupant lors du Check-In ou lors de la Recouche. 13- Saisir le mode de dplacement du client et si il a une voiture personnelle, saisir par la suite le numro du vhicule 14- Saisir la Date darrive du client et appuyez sur <ENTREE> ou bien Taper simplement sur <ENTREE> pour accepter la date propose par HotelPro. Exemple : 09/01/2004 15- Taper au clavier le Numro de la Chambre voulue ou bien Choisir la chambre voulue parmi la liste des chambres qui saffichent, en cliquant dessus et appuyer sur <ENTREE> 16- Saisir la Date de Dpart du client et appuyer sur <ENTREE> Exemple : 19/01/2004. Remarquer que la dure du sjour se calcule et saffiche automatiquement. 17- Si le client laisse un Dposit, saisir la valeur du dposit (Lorsque le client laisse un dposit, sa rservation est automatiquement confirme et il nest plus indiqu daller Confirmer cette rservation dans le Menu Gestion des Rservations). 18- Indiquez si le Client dsire recevoir les SMS et/ou les Emails de la part de lhtel. En effet, dans HotelPro, les factures clients peuvent tre envoyes par Email. Il est galement possible de communiquer avec les Clients par SMS, lorsquune passerelle de tlcommunications est installe la Rception. 19- Cliquez maintenant sur <ENREGISTRER> pour enregistrer cette rservation 20- Cliquez sur <OUI> la question pose 21- Cliquez sur <OK> Rappel : Sil sagit dun ancien client, Taper juste les premires lettres de son nom dans le champ Nom Client ou sur la rubrique Rfrence client et appuyer sur <ENTREE> pour afficher la liste dans laquelle choisir le client dsir ; cela vous amnera saisir uniquement lorigine, la Date darrive du client, le numro de chambre, la Date de Dpart du client pour valider cette rservation. Remarque : la fin de la rservation, HotelPro affiche la Fiche de Police sur un Format A5 (cest-dire la moiti dun format A4). Imprimez cette Fiche ou bien fermez-la. Il est possible de rimprimer la Fiche de Police dun Client tout moment, en allant double-cliquer sur son nom dans la Main Courante, puis en choisissant Rimprimer la Fiche de Police de...
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Arrive de Client en Walk-In

Les arrives en Walk-In dsignent des clients qui se pointent lhtel pour louer une Chambre, sans avoir pralablement rserv. Remarque : Le traitement dun Client qui arrive en Walk-In est le mme quun client qui a pralablement rserv au tlphone ou par Email. La seule diffrence cest que : la fin de la saisie des coordonnes du Client, HotelPro ouvre automatiquement la fiche du Check-In pour permettre de mettre le client en chambre directement. Beaucoup de clients arrivent en Walk-In. Dbrouillez-vous toujours pour obtenir : le Nom, Tlphone, Date de Naissance et Email des clients, surtout lorsque ces derniers sont devant vous. Rassurez-les en leur disant par exemple que cest le Ministre du Tourisme et des Loisirs qui demande ces informations pour les besoins de statistiques. En tout cas, demandez votre hirarchie la conduite tenir lorsquun client refuse de donner ses contacts. Procder comme suit lorsquun client arrive en Walk-In : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Enregistrement -> Walk-In 3- Enregistrer le client comme cela a t indiqu dans le paragraphe ci-dessus intitul [Rservation dun logement (Chambre, Appartement, Suite, Salle)]. 4- A la fin de la rservation, la Fiche de Police du Client est affiche. Sil a fait un Dposit, un reu de Caisse est galement affich lcran. Il est important de limprimer, de le signer, de le cacheter et de le remettre au Client. 5- Procder immdiatement au Check-In du Client sur la fentre qui souvre automatiquement la fin de la confection de la Fiche de Police. Pour cela, entrer le montant ngoci par le client pour son logement et cliquer sur <Enregistrer>. 6- Pour savoir comment effectuer le Check-In dun Client, consulter le paragraphe rserv cet effet dans ce manuel, intitul [Check-In et Recouche des chambres].
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Rservation de Groupe (quipe de foot, tout ensemble identifi)

On utilise la rservation de groupe lorsquun ensemble de personnes se prsentent la rception et demandent senregistrer comme groupe. Il peut sagir dune quipe de football, dune socit, dune cole de formation, etc. Lobjectif final ici est de pouvoir sortir une facture globale pour le groupe la fin du sjour, et de sortir, au besoin, galement les factures individuelles pour chaque membre du groupe. Note : Mme si un groupe existe dj, on peut lui ajouter des membres tout moment, mme si ces membres l arrivent en retard. Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Rservation 3- Appuyer sur la touche F3 du Clavier pour afficher les Disponibilits de lhtel.
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4- Choisir la priode de sjour du groupe en slectionnant les Date Arrive et Date Dpart. Remarquez que le Total Nuites se calcule automatiquement. 5- Dans la colonne Quantit rserver (Zone 1 ci-dessus) de la liste des Types de Logements, saisir le nombre de logements rserver pour chaque Type. 6- Saisir le Nom du groupe dans la Zone 2 ci-dessus et appuyer sur <ENTREE>. Lorsque vous appuyez ainsi sur <ENTREE>, si une liste saffiche, vrifiez que votre client-groupe ny figure pas encore. Si ce groupe existe dj dans la liste, slectionnez-le et appuyez une fois de plus sur <ENTREE> pour valider le nom de votre groupe existant. Si aucune liste ne saffiche, alors il ne reste plus qu Enregistrer lopration.
7- Cliquer maintenant sur Enregistrer pour Rserver tous ces logements pour ce groupe. 8- HotelPro choisi alors ce nombre de logements dans les disponibilits, les rserve et les affiche sur la Main Courante, avec un nom de membre identique pour toutes les chambres. Les noms des membres et les numros de Chambre vont tre modifis lors du Check-In individuel.
9- Ne pas sinquiter pour ces noms identiques : Lors du check-In, il est possible de donner un nom loccupant dun logement. Les noms individuels seront donc renseigns lors du CheckIn de chaque membre du groupe, comme nous le verront plus bas.
Comment ajouter des logements (donc des membres) un groupe qui existe dj
1- La procdure est la mme que celle ci-dessus, la seule diffrence quil faut copier le Numro de Rservation dun membre du Groupe existant pour le coller dans la Zone 3 ci-dessus de la liste des Disponibilits. 2- Pour retrouver le Numro de Rservation dun membre de groupe existant, ou alors le numro de rservation de tout client tout simplement, aller sur la Main Courante et doublecliquer sur sa ligne de rservation ou doccupation, puis choisir par exemple loption de menu contextuel Check-In ou Recouche ou Facture Client sil sagit dun client dj log. De toutes les faons, toutes les fentres du Double-Click renseignent sur le Numro de Rservation. 3- Recopier alors ce Numro de Rservation et le coller dans la Zone 3 ci-dessus, aprs avoir renseign tous les autres champs (Dates de Sjour, Quantit de chambres rserver pour chaque type de logement), puis appuyer sur la touche <ENTREE>. Remarquer que le nom du Client-groupe est automatiquement renseign, puisquil sagit dun groupe existant. Ne pas changer ce nom de groupe. 4- Cliquer alors sur Enregistrer pour ajouter des logements (et donc des membres) ce groupe.
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Confirmation des rservations

Cest lopration faire lorsquon dsire confirmer la rservation dune chambre, dune suite ou dune Salle de manifestations dj rserve. Est-il obligatoire de confirmer une rservation ? La confirmation dune rservation permet uniquement de la scuriser. Quoi quil en soit, toute rservation, mme si elle nest pas confirme, peut tre Check-In directement le moment venu, sans quil y ait besoin de la confirmer obligatoirement. Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Confirmation de rservation 3- Il est tout aussi possible de double-cliquer sur une chambre Libre (Couleur Verte) de la Main Courante et choisir le Sous/Menu Rserver le Logement. Comme nous lavons indiqu plus haut, pour afficher les Chambres Libres sur la Main Courante, vous devez cliquer sur la case cocher Disponibilits non Affiches situe en bas gauche. 4- Dans les 2 cas, la feuille de Saisie des Rservations saffiche.
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5- Vous avez 3 options pour retrouver le logement Confirmer : Soit en entrant le N Chambre ou le N Rservation, ou enfin en tapant une partie du Nom du Client dans la Zone 6- Si vous Tapez <ENTREE> sans entrer lune des 3 Options ci-dessus, une fentre saffiche contenant la liste des clients ayant fait des rservations sans les confirmer. 7- Choisir en utilisant les flches de direction le client dont il faut confirmer la rservation et taper <ENTREE>. Les donnes du Client saffichent alors. 8- Dans le cas o une somme est verse par le client pour confirmer cette rservation, saisir ce montant dans la zone Montant Vers. 9- Cliquer dans la case correspondant au mode de versement (ESPECE, CHEQUE, C. CREDIT) 10- Cliquer sur le bouton <Confirmer> 11- Taper <ENTREE> pour confirmer lopration 12- Taper <ENTREE> pour valider.
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Check-In et Recouche des chambres

Cette opration permet de Facturer la chambre un nouveau Client. Elle sert galement Refacturer chaque jour les chambres aux clients qui sont dj logs lhtel. Dans ce dernier cas, la recouche du client doit se faire tous les jours, jusquau dpart dfinitif du client de lhtel.
Se positionner sur la Main Courante ou bien Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Main Courante Rception 3- Double-cliquer sur la Chambre voulue et choisir le menu Check-In ou Recouche 4- Vrifier ou saisir le Montant Accord ce client pour cette chambre et taper <ENTREE>. Remarque : Pour accorder une Gratuit un client, il suffit de Saisir zro comme Montant Accord et de slectionner GRATUITE dans la liste Type de Service. 5- Saisir le Nom de lOccupant du logement dans la zone NOM DE LOCCUPANT ou bien laisser le nom qui est propos par HotelPro et appuyer sur <ENTREE>. 6- Saisir une observation et les Commentaires pour cette Rservation et Appuyer sur <ENTREE> chaque fois. Pendant le Check-In ou de la Recouche dun Client, il est possible de saisir jusqu 5 Commentaires sur cette recouche. Les Observations et les Commentaires permettent de donner des instructions au Service de la Restauration, au Service Technique et dautres Services, par exemple pour leur indiquer que le Petit Djeuner est offert pour ce jour, que le client dsire quelque chose de particulier, etc. Un Etat est imprim cet effet et remis chacun des Services concerns. Voici par exemple les informations que vous pouvez saisir dans ces champs : 1. Dans Observations - indiquez par exemple : PDJ Inclus (lorsque le client a pay pour une chambre avec Petit Djeuner Inclus 2. Dans Commentaire 1 Indiquez les termes de la ngociation sur le prix. Par exemple : Prix ngoci avec le PDG ou bien Prix CAMTEL 3. Dans Commentaire 2 Indiquez par exemple et si besoin lentit qui paiera la facture de ce client : Par exemple : Client Dbiteur, Pay par sa socit CAMTEL, etc. 4. Dans Commentaire 3 Indiquez le canal par lequel le client a rserv. Par exemple : Rserv par Internet, Rserv par tlphone, Rserv par le Commercial NDZANA, etc. 5. Dans Commentaire 4 Indiquez par exemple lheure laquelle le client arrive, ou lheure laquelle il partira, et sil doit tre dpos laroport par exemple. Toutes ces informations sont importantes et informent beaucoup de services sur des actions prcises mener. Il est donc capital de bien renseigner ces zones. La Rception tant la porte dentre de lhtel, vous devez garder lesprit que chaque fois que vous ngligez un renseignement, lentreprise en prend un coup. 7- Cliquer finalement sur <ENREGISTRER> pour Check-In ou Recoucher le client.
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Annulation des rservations

Cest lopration faire lorsquun client dcide dannuler sa rservation, ou ne se prsente pas lhtel. Note : Avant dannuler une rservation, il faut toujours chercher savoir pourquoi le client ne sest pas prsent le Jour-J. Nhsitez pas lui passer un coup de fil pour le motiver revenir chez vous. Procder comme suit : Mthode 1 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Annulation rservations 3- Taper <ENTREE> pour afficher la liste des clients ayant rserv 4- En utilisant les flches de direction, slectionner le client qui souhaite voir sa rservation annule et taper <ENTREE> 5- Saisir le Motif dannulation. Par exemple NO SHOW, etc. Remarque : Le motif de lannulation doit tre obligatoirement saisi, sinon lannulation ne se fera pas. Essayer de trouver quelque chose saisir dans cette case. 6- Cliquer sur le bouton <Annuler cette rservation> 7- Taper <ENTREE> pour valider lAnnulation de la rservation 8- Taper <ENTREE> pour confirmer lopration. Mthode 2 : Si la rservation se trouve sur la Main Courante du Jour 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- Ouvrir la Main Courante 3- Double-cliquer sur la Rservation souhaite et Choisir Annuler rservation 4- Saisir le Motif de lAnnulation 5- Cliquer sur <Annuler cette rservation> pour finir. 6- Accepter la validation en appuyant sur <ENTREE> pour confirmer.
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Dlogement des Clients

Cest lopration faire lorsquun client dcide de changer de chambre Prrequis : Il est impossible de Dloger un Client si son logement na pas encore factur pour le Jour en Cours. Autrement dit, Si vous venez de clturer la journe et que la Recouche du Client na pas encore t faite pour le jour en cours, alors le Dlogement est impossible. Note : Il faut toujours effectuer la Recouche du Client pour le Jour en cours, avant de le Dloger. Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- Afficher la Main Courante en procdant comme il a t largement expliqu plus haut 3- Double-cliquer sur la Rservation souhaite et Choisir Dloger client (Changer de logement) 4- Slectionner le logement Destination dans la Liste de Slection Logement N. Remarquer que le Prix du nouveau logement est mis Jour automatiquement avec le Prix ngoci du Client. 5- Se rassurer que le Prix ngoci est bien celui qui convient celui qui a t accord au Client lors de son Check-In 6- Saisir le motif du dlogement et Taper <ENTREE> Remarque : Le motif du dlogement doit tre obligatoirement saisi. Exemples : Panne de Clim, Pas dlectricit, Pas de Tlviseur, etc. 7- Cliquer maintenant sur <Enregistrer> pour valider le dlogement 8- Taper <ENTREE> pour confirmer lopration. 9- Taper <ENTREE> pour terminer.
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Affichage de la Fiche dOccupation priodique

Cest la fiche imprimer chaque matin pour remettre au Service des Etages. La Fiche dOccupation cest la liste des Clients en Chambre une priode donne. Elle affiche galement le nombre de clients par chambre, et les Nationalits. Autant de dtails qui permettent au Service des Etages de travailler. Note : Bien que le Service des Etages soit peut-tre informatis, il y a rarement une imprimante installe dans ces Services l. Raison pour laquelle limpression de la Fiche dOccupation de lhtel incombe souvent la Rception. Procder comme suit pour afficher la Fiche dOccupation 1. Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2. A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations [Onglet] Rapports du Front-Office Fiche dOccupation (Rouge) (3me Colonne, ligne 1) 3. La fiche dOccupation saffiche alors. Si rien ne saffiche pour le moment, alors renseigner convenablement la Date de Dbut et la Date de Fin (en haut gauche) et cliquer sur <Afficher>.
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Signalisation des Pannes au Service Technique

Note : Si le Dlogement est survenu suite une Panne dans la Chambre, Il faut tout de suite signaler cette Panne au Service Technique grce au menu Signalisation des Pannes en procdant comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Signalisation des pannes 3- Saisir le Numro de la Chambre concerne et Taper sur <ENTREE> 4- Dans la liste qui saffiche, Choisir le Numro de Chambre et Taper sur <ENTREE> 5- Slectionner le Type de Panne dans la liste des types de panne 6- Saisir la Description prcise de la Panne et appuyer sur <ENTREE> 7- Cliquer sur <Enregistrer> pour Signaler la panne au Service Technique
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Dpart dun client (Check Out)

Cest lopration faire lorsquun client dcide ou a prvu de sen aller, la fin de son Sjour Note : Avant de procder au Check-Out dun client, la Rception devra sassurer que son compte est Sold. Lorsque le solde dun client est Dbiteur, HotelPro le signale avec un Clignotement rouge, pour alerter le Rceptionniste sur sa responsabilit laisser partir un Client Dbiteur. Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- Afficher la Main Courante en procdant comme il a t largement expliqu plus haut 3- Double-cliquer sur la Rservation souhaite et Choisir Check Out client 4- Remarquer le clignotement <ATTENTION !!! CLIENT DEBITEUR> si le client est Dbiteur 5- Si la situation du client est correcte (Solde zro, ou bien cest normal de le laisser partir avec ce solde), alors cliquer sur <Librer le logement>. 6- Taper <ENTREE> pour afficher la liste des clients ayant rserv avant et la date du jour ou tant dj rsidant lhtel 7- Cliquer sur <OUI> ou bien Taper <ENTREE> pour confirmer la volont de librer effectivement la chambre 8- Taper <ENTREE> pour terminer.
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Vente des articles aux clients (Consommations des clients) logs

Cest lopration effectuer lorsquun client log consomme un ou des services lHtel (Restaurant, Bar, Cave, Pressing, Tlphone, Fax, Internet, etc.), et quil faut en tenir compte sur sa facture. Note 1 : Cette opration, ralisable partir de la Rception de lhtel, concerne galement le cas o le Bar/Restaurant nest pas informatis ou bien son poste de travail ne fonctionne pas. Il est alors possible de saisir les consommations des Clients partir de la Rception. Cette saisie sajoute sur la Facture Client. Note 2 : Un Client log peut consommer des services au Bar/Restaurant/Boutique et payer Cash sur-lechamp. Dans ce cas, il nest pas ncessaire dinclure cette consommation sur sa facture, car il sagit dune vente au Comptant. Note 3 : La touche <ENTREE> est trs importante dans cette fentre. Lorsquun champ est renseign, il faut toujours appuyer sur la touche <ENTREE> du clavier pour passer lautre champ. Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- Afficher la Main Courante en procdant comme il a t largement expliqu plus haut 3- Double-cliquer sur la Chambre souhaite et Choisir Consommer Services (Bar, Restau, Tel, Fax, Linge, etc.) 4- Dans la zone Article N, Saisir une partie du Nom de lArticle ou du Service vendre et appuyer sur <ENTREE> pour ouvrir la liste, puis slectionner larticle dsir et appuyer une fois de plus pour le Slectionner et passer au champ Quantit. Par exemple, si on veut facturer un Buffet au client, Saisir BUF ou BUFF et Taper <ENTREE> pour afficher la liste des Marchandises et Services contenant le mot BUF. Il est galement possible de Saisir dans cette zone le mot VINAIGR si par exemple on souhaite facturer la marchandise appele AVOCAT VINAIGRETTE UFS DURS par exemple. Le moteur de HotelPro sait retrouver toute marchandise partir dune partie de son Nom. On na donc pas besoin de codifier les marchandises. Lorsquon appui sur la touche <ENTREE> dans la zone Article N sans taper une partie du Nom de lArticle quon veut facturer, la liste de tous les Articles et Services saffichent. Il faut alors dans ce cas naviguer avec les touches HAUT et BAS du clavier (ou bien avec la souris) pour rechercher larticle ou le Service en question et le piquer en appuyant sur la touche <ENTREE> ou en double-cliquant dessus avec la souris pour le slectionner. 5- Saisir la quantit de larticle et Taper <ENTREE> pour passer au Prix de Vente. 6- Si le prix indiqu par dfaut nest pas celui correspondant, Saisir le prix adquat et Taper <ENTREE> pour passer au champ Description. 7- Complter la Description propose par HotelPro pour le produit et appuyer sur <ENTREE> pour envoyer larticle dans la grille Remarque : La Description permet de donner plus de prcisions sur le produit factur. 8- Recommencer au Point N3 ci-dessus pour facturer si besoin un autre article au client sur la mme facture. Sil ny a pas dautre article facturer, ne plus traiter ce point N8. 9- Cliquer alors sur <Enregistrer> ou bien appuyer sur la touche <F10> pour Valider la vente. Une fentre de Rglement saffiche. La Valider en cliquant sur <Enregistrer> sans saisir de montant, car cest une vente Crdit (elle ira sur la facture du Client !).
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Factures clients
Cest lopration faire lorsquun client demande sa facture en vue de la rgler ou de contrler sa consommation Il est possible deffectuer la plupart des oprations dun client partir sa facture. Procder comme suit : 2- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 3- Afficher la Main Courante en procdant comme il a t largement expliqu plus haut 4- Double-cliquer sur la Chambre souhaite et Choisir Facture client ou bien Facture condense 5- Dcouvrir alors les lignes de Factures Client
A
J B
Zone A : Solde global du client tous sjours confondus. Ce solde est extrmement important et doit tre vrifi tout le temps. En effet, le solde de la facture actuelle peut mme tre crditeur (donc en faveur du client), mais son solde global (Zone A) ngatif, parce quil aurait peut-tre sjourn lhtel dans le pass et parti sans rgler compltement sa facture. Pour vrifier les consommations correspondant ce Solde global, il faut cliquer sur Historique des Mouvements (Zone C ci-dessus). Zone B : Rimpression dun reu client. Pour que cette fonction marche, il faut slectionner une ligne positive dans la facture Client. Par exemple la ligne DEPOSIT ESPECE SUR RESERVATION 308 cidessus.
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Zone C : Historique des Mouvements. Permet dafficher tout lhistorique du client, par priode. Prendre bien soin dindiquer les bonnes priodes, pour voir tous les mouvements voulus. Au besoin, rentrer la Date de Dbut aussi loin dans le pass que possible. Chaque fois que le Solde global du client est ngatif (Zone A), il faut consulter lhistorique de ses mouvements pour comprendre la situation. Zone D : Liste des oprations quon peut effectuer sur une facture client, sans retourner sur la Main Courante : Saisie des consommations de services (PDJ, Djeuner, Bar, Restau, etc.), Remboursement client (si son solde est positif), Encaissement de rglement client, Saisie de Dduction Client, Check Out client, Impression de Reu de paiement, Historique des Mouvements, Envoi de la facture Client par Email. Zone E : Liste des utilisateurs qui sont intervenus sur cette facture. HotelPro mmorise tous les intervenants qui facturent un client. Que ce soit la rception, au bar, au restaurant ou ailleurs. Leur nom apparat sur cette zone. Zone F : Champ de saisie de ladresse Email du Client, lorsquon veut lui envoyer sa facture par Email. Si cette zone nest pas renseigne, la fonction Envoyer la facture par Email ci-dessus ne fonctionnera pas. Zone G : Champ de saisie du Nom de la Socit quon souhaite imprimer sur la facture. Cette zone permet de mettre la facture, non pas au nom du client ayant log, mais au nom de la socit indique dans cette zone. Zone H : Champ indiquant le montant en lettres du solde de la facture. La formule de Calcul cest Encaissements-Consommations. Zone I : Champ indiquant le montant en lettres du total des consommations. Il sagit ici uniquement des consommations du Client. Les 2 zones H et I apparaissent sur la Facture Client limpression. Zone J : Options de prsentation des lignes dune facture. Une Facture Simple cest celle qui est affiche ci-dessus. Une Facture Compose prsente les montants sous-forme de Dbit, Crdit, Solde. Ne pas hsiter consulter rgulirement une facture client pour vrifier que les informations sont bien correctes et les services facturs rgulirement et des dates prcises. Cela a pour but dviter toute dispute avec les clients et tout conflit avec les contrleurs de lentreprise. HotelPro permet donc galement de prsenter une facture sous plusieurs formes, en fonction du besoin. Cest ainsi quil existe galement dautres types de factures : Facture Condense : Il sagit dune autre forme de facture qui condense toutes les prestations effectues par un client par rubrique, et jour par jour. Cest une forme de Main Courante Client. Utiliser la mthode prcdente pour afficher une facture sous sa forme condense en procdant comme suit : Sur la Main Courante, Double-cliquer sur la Chambre souhaite et Choisir Facture condense Facture Groupe : Il sagit de la facture dun groupe de clients (Exemples : Une socit, Une quipe de football, des confrenciers, etc.) dont les grants dsirent avoir toutes les prestations effectues lhtel regroupes sur une seule facture. Nous reviendrons plus largement sur ce type de facture. Facture Ancien Client : Il sagit de la facture dun client qui a sjourn lhtel dans le pass et dont on dsire rimprimer la facture. NB : HotelPro garde les factures pendant 100 ans. Ce type de facture peut simprimer soit partir dune ancienne Main Courante, soit partir de la fonction Facture Ancien Client, comme nous le verrons plus loin.
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Factures clients avec Folio

Prsentation de facture obtenue en cliquant sur lOnglet Facture Client avec Folios dune facture Client. HotelPro sait clater automatiquement une facture unique en 5 folios. Note HotelPro est le premier logiciel dvelopp en Afrique intgrer les Folios de faon efficace. Nos concurrents, qui vendent tous des logiciels imports, intgrent une gestion des Folios fastidieuse et trs complique mettre en uvre. Nous intgrons une gestion de Folios WYSIWYG (What You See Is What You Get). Dfinition : Quest-ce quun Folio? Trs souvent, un client qui arrive lhtel consomme des produits et services, et peut galement offrir des consommations ses ami(e)s et connaissances. Toutes ces consommations se retrouvent donc sur sa facture. Puisque cette facture sera peut-tre rgle par sa socit, il ne faudrait pas que son entreprise se rende compte de tous les lments de son sjour. Le logiciel doit pouvoir permettre de sparer aisment les consommations payer par lentreprise de celles payer par le client. HotelPro intgre et gre efficacement 5 Folios par facture. Loriginalit cest que nous laissons la main au rceptionniste pour sparer en 30 secondes la facture du client comme bon lui semble, et de limprimer.
Les 5 Folios comportent chacun deux Zones trs faciles manipuler : 1- Une zone suprieure avec deux boutons : Un bouton Vert pour ajouter des montants au Folio et un bouton Rouge pour retirer des montants du Folio et les renvoyer sur la facture. 2- Une zone infrieure pour imprimer le Folio ainsi fabriqu.
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Voici comment procder pour fabriquer des Folios sur une facture : Nous allons utiliser uniquement le Folio1 pour cette opration, mais rien nempche dutiliser un autre Folio de votre choix. Il suffit dimprimer le Folio utilis la fin de lopration. Cliquer sur lOnglet Facture Client avec Folios de la facture client que nous avons affiche dans la section prcdente. Sur la Facture principale de gauche, cliquer sur une ligne quon souhaite envoyer sur le Folio1 Cliquer sur le bouton vert de la zone suprieure du Folio1 Recommencer lopration jusqu retirer de la facture principale gauche tous les lments de facture que lon souhaite imprimer part pour les envoyer sur le Folio1 Si on veut retirer une ligne de facture du Folio1 pour le renvoyer sur la facture principale de gauche, alors slectionner ce montant sur le Folio1 et cliquer sur le bouton rouge de sa zone suprieure. On peut utiliser indiffremment tout folio que lon souhaite pour raliser cette opration. Il est assez rare dutiliser plus de 1 Folio dans une telle opration, mais rien nempche dutiliser mme les 5 Folios. Penser Imprimer le Folio en cliquant sur <Imprimer> sur sa zone infrieure.
Ci-dessus le Folio1 de la facture Client, imprim uniquement avec les consommations du Bar/Restaurant. A faire rgler par exemple par le le Service Comptabilit de lentreprise du Client. Ce client travaille dans une entreprise qui a ngoci avec votre htel pour des changes de services en termes dhbergement. Mais lentreprise a demand ses cadres de prsenter une facture pour toutes leurs consommations dans cet htel. Un bon logiciel devrait pouvoir rpondre efficacement cette demande. Cest ce que fait HotelPro.
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Dductions Clients
Cest lopration faire lorsque pour une raison ou pour une autre (Exemples : trop factur, accord du PDG de rduire la facture, etc.), on a trop factur le Client. Ce dernier bnficie ainsi dune rduction aprs-coup sur sa facture.
Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- Afficher la Main Courante en procdant comme il a t largement expliqu plus haut 3- Double-cliquer sur la Chambre souhaite et Choisir Saisie dune dduction 4- Saisir le montant en chiffres de la dduction, en vrifiant le montant en lettres qui saffiche, puis Taper <ENTREE> 5- Entrer le Motif de la Dduction. Il sagit de la raison exacte qui permet de faire cette dduction. 6- Taper <ENTREE> pour confirmer lopration. 7- Taper une fois de plus sur <ENTREE> pour terminer. 8- Vrifier la Facture du Client pour constater que la dduction a t prise en compte.
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Remboursement des Clients

Cest lopration raliser lorsque le client doit percevoir le reste de largent quil a dpos lhtel, ou sil a trop vers et dsire rentrer dans ses droits. Note : Le Rceptionniste doit toujours vrifier le Solde de tout compte du client avant de procder un quelconque remboursement. Le Solde de tout compte saffiche sur la facture Client, dans la zone suprieure droite numrote (A) comme nous lavons vu dans la section Factures Clients. Se positionner sur la Main Courante ou bien Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Main Courante Rception 3- Double-cliquer sur la Chambre voulue et choisir le menu Rembourser [xx FCFA] au Client 4- Saisir le montant du Remboursement et Taper <ENTREE> 5- Taper <ENTREE> pour confirmer lopration 6- Taper <ENTREE> pour terminer HotelPro vrifie alors que le Client a droit ce remboursement avant daccepter que lopration aille son terme. Si le Solde de tout compte du Client est infrieur au montant quon souhaite rembourser, HotelPro ne permettra pas le remboursement. Note : Il est fortement conseill deffectuer le Remboursement partir de la Facture Client. Cela permet de voir plus clair sur la situation du Client. Pour effectuer un Remboursement partir de la facture du Client, il suffit : Dafficher la facture client comme cela a t montr dans la section Factures Clients De Dcouvrir le Solde de tout compte du Client (Zone A de la facture) De cliquer sur Remboursement Client Deffectuer alors les oprations ci-dessus pour effectuer le remboursement.
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Rglements client
Cest lopration faire lorsquun client verse de largent la rception ou bien effectue un rglement par Chque, par Carte de Crdit ou une Prise en Charge. Cette fonction permet donc de solder galement une facture par Prise en Charge par une Entreprise ou une personne physique. Note : Dans certaines socits, seul le Service de la Comptabilit est habilit accepter les Chques, les Cartes de Crdits et les Prises en Charge. Le Rceptionniste devra se rassurer que les modes de Rglements autres que les Espces sont accepts avant de les traiter avec cette procdure. Se positionner sur la Main Courante ou bien Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Main Courante Rception 3- Double-cliquer sur la Chambre voulue et choisir le menu Encaisser Rglement client 4- Saisir le montant du Rglement et Taper <ENTREE> 5- Cliquer sur le mode de rglement sollicit : ESPECE ou CHEQUE ou CARTE DE CREDIT ou PRISE EN CHARGE 6- Remarquer que lorsque le mode de rglement nest pas ESPECE, des champs supplmentaires doivent tre remplies : a. Rglement par CHEQUE ou par CARTE DE CREDIT : Saisir le Numro de la Pice et taper <ENTREE>. Taper encore <ENTREE> pour ouvrir la liste des Banques de la Maison. Slectionner alors la Banque voulue et taper <ENTREE>. Si la Banque souhaite nest pas dans la liste, contacter lAdministrateur du logiciel pour la Crer. Taper ensuite sur <ENTREE> pour enregistrer le Rglement. b. Rglement par PRISE EN CHARGE : Saisir le numro du Bon de Commande et taper <ENTREE>. Saisir une partie du Nom de la Personne ou de la Socit recherche et taper <ENTREE> pour ouvrir la liste des Clients de lEntreprise. En tapant <ENTREE> sans limiter avec une partie du Nom, toute la liste saffiche. Slectionner alors la Personne ou la Socit voulue dans la liste et appuyer sur <ENTREE>. Si la Personne ou la Socit souhaite nest pas dans la liste, contacter lAdministrateur du logiciel pour la Crer. 7- Taper <ENTREE> pour confirmer le Rglement 8- Taper <ENTREE> pour valider
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Saisie des dpenses de caisses

Cest lopration faire lorsque le Rceptionniste a reu lordre de sortir de largent de sa caisse pour effectuer une petite dpense lie lhtel. Note : Cette opration ncessite une autorisation de la hirarchie. Les petites dpenses peuvent concerner par exemple les Commissions quon paie aux Chauffeurs de Taxi lorsquils amnent des clients lhtel, des frais de taxi des employs pour de petites courses, etc. Les grandes dpenses doivent tre faites par le Service de la Comptabilit. Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Dpense caisse 3- Cliquer sur la petite flche pour slectionner le type de dpense dans celles rpertories dans la liste 4- Choisir le type de Dpense voulu en utilisant les flches de direction ou en cliquant et taper <ENTREE> pour aller sur le Champ Motif. Note : Si le type de dpense souhait nest pas dans liste, alors contacter ladministrateur du logiciel pour le crer. 5- Saisir Motif exact de la Dpense et taper <ENTREE> 6- Saisir la rfrence de la pice de Dpense et taper <ENTREE> 7- Saisir le montant du dcaissement et vrifier que le montant crit littralement est le mme que celui entr en chiffres. 8- Taper <ENTREE> pour valider 9- Lire la fentre qui saffiche pour sassurer quil ny a pas eu erreur dans lopration de Dpense 10- Taper <ENTREE> ou Cliquer pour valider lopration
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Saisie des Recettes de caisses

Cest lopration faire lorsque le Rceptionniste a reu un encaissement autre que celui venant directement de ses clients. Note : Dans la plupart des cas, les activits de lhtel sont connectes en Rseau, de telle sorte que les Bars, les Restaurants, le Cybercaf, le Salon de Coiffure, la Piscine, la Laverie Auto aient chacun son propre ordinateur et enregistre ses oprations directement dans le Serveur Central. Mais il peut galement arriver que certaines de ces activits naient pas un accs direct au Systme rseau de HotelPro, cause du manque dordinateur ces points. Dans ce cas, les Recettes gnres dans ces activits dites non-connectes doivent tre saisies par exemple la Rception en tant que Recette. Cest cela que sert cette fonction. Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Dpense caisse 3- Cliquer sur la petite flche pour slectionner le type de Recette dans celles rpertories dans la liste 4- Choisir le type de Recette voulu en utilisant les flches de direction ou en cliquant et taper <ENTREE> pour aller sur le Champ Motif. Note : Si le type de la Recette souhait nest pas dans liste, alors contacter ladministrateur du logiciel pour le crer. 5- Saisir Motif exact de la Recette et taper <ENTREE> 6- Saisir la rfrence de la pice de dpense et taper <ENTREE> 7- Saisir le montant de la Recette et vrifier que le montant crit littralement est le mme que celui entr en chiffres. 8- Taper <ENTREE> pour valider 9- Lire la fentre qui saffiche pour sassurer quil ny a pas eu erreur dans lopration de Recette 10- Taper <ENTREE> ou Cliquer pour valider lopration
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Affichage et Impression du Journal de la caisse

Cest lopration faire lorsque le caissier dsire visualiser le journal de sa caisse entre deux dates prcises. Note : Toutes les transactions financires sont journalises. Le Rceptionniste peut consulter son journal de caisse tout moment, pour sassurer que les oprations sont entrain dtre saisies convenablement. Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Onglet Rapports du Front-Office Journal de la caisse 3- Choisir dans les calendriers les dates entre lesquelles on dsire afficher le journal de caisse : Date de Dbut et Date de Fin. Le Journal affichera les activits uniquement entre ces 2 dates. Par Dfaut, HotelPro propose la date du Jour pour Date Dbut et Date Fin. Pour demander HotelPro de prendre en compte les activits passes dans le Journal, cliquer sur Inclure le report des activits passes dans le Journal. Dans ce cas, une ligne de Report viendra safficher en tte du Journal de Caisse. 4- Cliquer sur <Afficher> pour afficher le journal 5- Pour imprimer le journal lcran, cliquer sur le bouton <Imprimer>. A partir de limpression cran, il est possible de procder limpression sur Papier limprimante. 6- Pour Exporter le Journal sous Microsoft Excel, cliquer sur <Exporter> et patienter quelques instants que Microsoft Excel se lance et dessine le gabarit de lexport. 7- Cliquer sur Fermer pour terminer.
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Transfert des recettes Caisse Caisse

Cest lopration faire lorsqu la fin de sa journe de travail, le Rceptionniste veut transfrer la recette de sa caisse vers la caisse dun autre caissier, ou alors dans la caisse du comptable ou encore dans la caisse de la direction, dpendamment du fonctionnement de lhtel. Note : Lopration de Transfert de Recette Caisse Caisse doit tre conforme au fait de remettre physiquement de largent quelquun. Cela veut dire clairement que si vous avez termin votre journe, et que vous remettez votre recette la personne qui prend le relai, vous devez galement lui transfrer votre recette par ordinateur. Si vous remettez votre recette au Comptable, il faut transfrer cette recette dans la Caisse du Comptable. Si vous remettez votre recette au PDG, il faut transfrer cette recette dans la Caisse Centrale. Dans tous les cas, largent physique remis doit correspondre largent informatique transfr. Procder comme suit : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Transfert de recette en Caisse 3- Saisir le montant de la recette transfrer en vrifiant que le montant crit est le mme que celui qui saffiche en lettres. 4- Cliquer pour choisir la caisse Approvisionner et taper <ENTREE> 5- Saisir un Motif du Transfert. Le motif doit expliquer clairement lobjet de ce transfert 6- Cliquer sur <Enregistrer> pour terminer lopration. Les touches <ENTREE> peuvent galement tre utilises tous les niveaux ici, en lieu et place des clics de souris. Remarque : Selon lorganisation de la maison, il est possible quon permette que des fonds de caisse restent dans certaines caisses. Il est donc primordial de transfrer exactement largent qui a t remis physiquement. HotelPro sait trs bien garder les restes dargent dans les caisses. Par exemple, si votre Caisse indique 2.545.000 Francs, et quil vous est autoris de garder des fonds de caisse de 45.000 Francs par exemple, vous devez remettre physiquement 2.500.000 Francs la personne, et ensuite transfrer 2.500.000 Francs de votre caisse vers sa caisse. Toujours garder lesprit la rigueur et le srieux dans la manipulation des fonds. Cest un gage de russite avec HotelPro.
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Gestion par le Visio Planning

Le Visio Planning de HotelPro est un puissant outil pour planifier les rservations des clients. Il est trs utile lorsquun client appelle lhtel pour ngocier une rservation dans le temps. Lorsque vous jetez un coup dil sur le planning, vous avez immdiatement une vue globale sur les disponibilits de lhtel. Vous pouvez choisir nimporte quelle date, le planning vous affichera lEtat de lhtel cette priode l. Note : Bien quil soit indiqu de tout grer partir de votre Main Courante, il faut noter, avant quon ne loublie, que toutes les oprations classiques (Rservation, Confirmation, Arrive en Walking, Consommations, Dpart, Mise hors service, etc.) peuvent galement se faire directement partir du visio planning, sans le quitter. Il suffit de choisir les plages voulues et de cliquer avec le bouton droit de la souris pour afficher le menu de gestion.
A
Explication des Options du Visio-Planning Option A : Type de Chambre afficher. On peut choisir dafficher uniquement un type de chambre prcis dans le Visio-Planning. Cliquer sur la flche pour ouvrir la liste des Types de chambres et choisir le type de chambre afficher dans le Visio-Planning. Slectionner un espace vide pour afficher le Visio-Planning de tous les types de chambres. Option B : Informations compltes sur un logement, expliques dans une info-bulle. Pointer la souris sur une ligne du Visio-Planning pour voir apparatre tous les dtails du logement. Option C : Liste des Numros Chambres, chaque chambre tant accompagne par son Type de Chambre entre crochets.
Procder comme suit pour afficher le Visio-Planning : 1. Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2. A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations RACK Visio-Planning 3. Pointer avec la souris (sans cliquer) sur une chambre quelconque pour voir les dtails de cette rservation 4. On peut choisir une plage de dates contiges sur une ligne (donc sur une chambre) et rserver cette quantit de chambres en cliquant sur le bouton droit. 5. Comment Rserver directement une chambre sur plusieurs jours : a. Chercher une zone blanche du Visio-Planning b. Identifier la Date de dbut et Slectionner un carreau dans le Visio-Planning en cliquant dessus, Maintenir la touche SHIFT enfonce et cliquer sur un autre carreau plus loin, sur la mme ligne que le premier carreau. c. Maintenant, cliquer sur le bouton droit de la Souris pour dcouvrir le Menu qui saffiche. d. Cliquer Maintenant sur Rserver la chambre 6. Pour une chambre donne, le Visio-Planning propose plusieurs options dans le bouton droit de la souris. 7. Les couleurs gres sur le Visio-Planning sont les mmes que celles qui sont gres sur la Main Courante. Nous en avons longuement parl plus haut : a. Rouge : Logement Occup, Client en Chambre jusqu la fin de cette date (carreaux rouges) b. Jaune : Logement rserv sur cette priode, mais pas encore confirm c. Violet : Logement rserv et confirm sur cette priode d. Noir : Logement Hors Service e. Blanc : Logement libre f. Orange : Logement libre mais pas nettoy.
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Clture de la Main Courante

Cest la fonction excuter quand la journe en cours est termine, et quon souhaite passer la suivante. Note : Lorsque vous travaillez sur votre Main Courante la journe par exemple du 15 Janvier 2001, toutes les oprations du Front-Office senregistreront cette date. Tant que vous navez pas cltur votre journe du 15 Janvier 2001, toutes les oprations dhbergement continueront de se faire la date du 15 janvier 2001, mme si la date du jour est le 30 Janvier 2001. Certains htels travaillent avec le paramtre automatique 12h/12h. HotelPro sait galement prendre en compte cette option, qui se positionne par lAdministrateur du logiciel dans le Menu Fichier/Prfrences/Onglet Heures de calcul/Grer le changement auto des Heures de Recouche (le 12h/12h). Lorsque le paramtre automatique 12h/12h est activ, la Main Courante se clture automatiquement tous les jours ds 12h et les Check-Out doivent immdiatement se faire. Mais il est important de noter que HotelPro neffectue jamais de Recouche automatique. Les Recouches, les Dparts Tardifs, les Day-Use, sont effectus manuellement par la Rception. Il faut effectuer les Check-Out Clients et nettoyer les logements avant de clturer la Main Courante. Clients en attente de clture : Gnralement, lorsquun client se pointe 11h lhtel, la Rceptionniste attend la clture de la Main Courante 12h30 pour effectuer son check-In. Mais si on veut tre rigoureux comme dans certains htels, ce client devrait tre factur sur la Main Courante du jour J 11h, et tre de nouveau factur J+1 aprs la clture 12h30, ce qui fait 2 jours. Se positionner sur la Main Courante ou bien Procder comme suit pour clturer : 1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations Main Courante Rception 3- Cliquer sur le bouton Clturer Note : Pour clturer la Main Courante, tous les logements doivent tre nettoys. 4- Cliquer sur <Oui> la question pose pour confirmer la volont de clturer la Main Courante. 5- Patienter environ 1 minute, le temps que HotelPro rponde que la clture est termine. 6- Des traitements sont effectus et la Main Courante clture. La Main Courante passe alors la Journe Suivante (J+1). 7- Remarquer que tous les Clients de la veille sont automatiquement basculs sur la Main Courante du Jour actuel, mais sans tre recouchs. Il faut rappeler une fois de plus que HotelPro neffectue jamais de Recouche Automatique. La preuve, il faut noter que sur la Main Courante aprs clture, la colonne App/Ch qui porte les montants des logements est vide pour tous les clients de la veille. La Recouche doit donc se faire Manuellement et individuellement, en double-cliquant sur la chambre de chaque client reconduire. 8- La Rceptionniste doit immdiatement effectuer les Recouches pour ceux des clients qui continuent de loger, traiter les Dparts tardifs pour ceux qui ont ngoci leurs dparts tardifs, effectuer les Check-Out pour les clients qui nont pas t Check-Out avant la clture, mais surtout effectuer le Check-In des clients qui ont t gards en attente de la Clture.
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Affichages divers : Fichier Clients, Disponibilits, Cardex, Anniversaires Clients, Recherches

HotelPro dispose dune multitude de raccourcis et doutils qui permettent de faciliter la vie de lutilisateur. Dautres outils sont continuellement ajouts HotelPro. Les mises jour sont faites toutes les semaines.
Recherche de Client sur la Main Courante Touche <F4> du Clavier

Voici comment procder pour rechercher un Client log lhtel : Se positionner sur la Main Courante en utilisant une des mthodes longuement expliques plus haut. Appuyer sur la touche F4 du clavier Entrer une partie du Nom du Client Recherch. Par exemple, taper simplement OWONA ou bien KAMDEM ou bien DEDIEU si le client sappelle KAMDEM OWONA JEAN DEDIEU Appuyer sur <Entre> ou cliquer sur <Rechercher> HotelPro se positionne alors sur le client recherch Appuyer encore sur <Entre> pour afficher la Facture du Client Cette fonction est trs importante lorsquun visiteur se prsente lhtel et demande voir un client log, en donnant juste son nom.
Recherches diverses Touche <F4> du Clavier

Comme sur la Main courante, la recherche va pouvoir se faire sur plusieurs autres fentres dans HotelPro. Quoi quil en soit, cest toujours la touche <F4> du clavier qui sera utilise pour effectuer cette recherche. Les autres endroits o la recherche par la touche <F4> du clavier intervient sont par exemple : Le fichier Clients, affich en utilisant la touche <F11> du clavier, comme nous le verrons cidessous. Le fichier Produits, dans Paramtrage/Gestion des fichiers de Base/Onglet Articles et Prix/Gestion des Articles. Le Cardex, affich en utilisant la touche <F5> du clavier, comme nous le verrons ci-dessous. Le fichier Anniversaires Clients, obtenu en utilisant la touche <F7> du clavier comme nous le verrons ci-dessous. La Main Courante, obtenu en utilisant la touche <F9> du clavier, comme nous lavons dj vu ci-dessus. Le fichier des Clients Dbiteurs, dans Hbergement/Gestion des rservations/Onglet Rapports du Front-Office/Clients Dbiteurs. Le fichier des Clients Crditeurs, dans Hbergement/Gestion des rservations/Onglet Rapports du Front-Office/Clients Crditeurs. Dans tous ces fichiers donc, la touche <F4> permet deffectuer la Recherche dans la grille affiche.
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Affichage et Modification du fichier Clients Touche <F11> du clavier

En tant que Rceptionniste, vous devez rgulirement mettre jour votre fichier client. Pour commencer, il faut rappeler un certain nombre de choses relatives la gestion des clients : Certains Rceptionnistes enregistrent certainement des clients uniquement sur la base de leur Nom, sans mme prendre soin de demander leur numro de tlphone et leur Email. Cela est une faute extrment grave. En effet, si le fichier client de lhtel nest pas qualifi, cest--dire que si on ne peut pas contacter un client partir de son numro de tlphone ou de son Email, alors le Marketing et le Service des Ventes ne fonctionnera pas et lhtel fonce droit vers un mr. De mme, si on na pas les dates exactes de naissance des Clients, il ne sera pas possible de leur faire des cadeaux le jour de leur Anniversaire. Un client qui vous portez un panier de fruits dans sa chambre loccasion de son Anniversaire reviendra certainement chez vous lorsquil voudra sjourner dans un htel de votre ville. HotelPro sait souhaiter des vux de Joyeux Anniversaires aux Clients, comme nous le verrons plus bas. Cest une fonction de fidlisation trs efficace qui vous maintient prs de vos clients. Rappelez-vous bien ceci : Il est facile de conqurir un client, mais difficile de le garder. Il faut choutouter les clients. Nous allons maintenant essayer de modifier le numro de tlphone, ladresse Email et la Date de Naissance dun client de votre choix. Pour afficher le fichier Client, procder comme suit : A partir de la Main Courante ou bien partir du Menu Hbergement/Gestion des rservations ou encore partir du Menu Principal de HotelPro, appuyer sur la touche <F11> du clavier pour afficher le fichier clients. Appuyer maintenant sur la touche <F4> du clavier pour effectuer la Recherche dun client prcis dans la liste Entrer une partie du Nom du Client Recherch. Par exemple, taper simplement HAMADOU ou bien KAMDEM ou bien DEDIEU si le client sappelle KAMDEM HAMADOU OWONA JEAN DEDIEU Appuyer sur <Entre> ou cliquer sur <Rechercher> HotelPro se positionne alors sur le client recherch. Cliquer sur longlet <Modification> en bas pour afficher les dtails du Client modifier. Dcouvrir ses informations actuelles. Ce sont celles qui ont t entres lors de sa Rservation. Cliquer sur la petite flche dans le champs Date de Naissance pour ouvrir le calendrier et slectionner la date de Naissance du Client. Il est galement possible de cliquer dans la zone Date de Naissance et de taper directement la main la date de naissance du client (les chiffres uniquement, sans les barres obliques). Taper par exemple 20/06/1974 sans les barres. Cliquer maintenant dans la zone Tl. et entrer le numro de tlphone du client. Cliquer enfin dans la zone E-mail et entrer lAdresse Email du client Si les zones Nationalit, Pays de Rsid. et Catgorie Client ne sont pas compltement renseignes, voici comment les mettre Jour, sinon lenregistrement ne passera pas : o Cliquer dans la zone Nationalit, effacer ce qui sy trouve et appuyer sur <Entre> pour afficher la liste des nationalits gres. Utiliser les touches Haut et Bas du clavier pour slectionner la Nationalit exacte du client et appuyer sur <Entre> o Cliquer dans la zone Pays de Rsid., effacer ce qui sy trouve et appuyer sur <Entre> pour afficher la liste des pays grs par HotelPro. Utiliser les touches Haut et Bas du clavier pour slectionner le Pays de Rsidence exact du client et appuyer sur <Entre>
o Cliquer dans la zone Catgorie Client, effacer ce qui sy trouve et appuyer sur <Entre> pour afficher la liste des Catgories gres. Utiliser les touches Haut et Bas du clavier pour slectionner la Catgorie du client et appuyer sur <Entre> Cliquer maintenant sur <Modifier> pour enregistrer la Modification. Recommencer ce travail pour dautres clients, jusqu ce que le fichier Client de lhtel soit bien qualifi.
Affichage des Disponibilits Touche <F3> du Clavier

En tant que Rceptionniste, vous devez tout moment connatre les disponibilits de vos chambres, par catgorie. Nous avons dj longuement voqu laffichage et le traitement des Disponibilits dans le paragraphe de ce manuel qui traitait des Rservations de Groupe. Bien vouloir vous y rfrer pour voir toute la puissance de la gestion des Groupes travers laffichage des Disponibilits. La rptition tant le meilleur enseignement, il est important de rappeler que vous devez garder lesprit qu tout moment, vous pouvez afficher les disponibilits de lhtel en appuyant sur la touche <F3> du clavier. Appuyer donc sur la touche F3 du Clavier pour afficher les Disponibilits de lhtel.
Toutes les options (1), (2) et (3) de la liste des disponibilits ci-dessus sont expliques dans le paragraphe traitant des Rservations de Groupe. Pour Rappel, il est possible denvoyer les disponibilits de votre htel par Email un confrre, une Socit ou toute personne qui souhaite avoir vos disponibilits entre 2 dates prcises. Dans ce cas, il suffit de cliquer sur le bouton <Envoyer par Email>, aprs avoir entr son adresse Email dans la zone d ct.
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Affichage du Cardex Clients Touche <F5> du clavier

Le Cardex d'un htel correspond son fichier client. En plus des coordonnes et de l'historique des rservations, on peut parfois y noter les habitudes ou les prfrences des clients (boissons prfres, prnoms des enfants...). HotelPro prsente un Cardex simplifi, pour permettre au personnel davoir une vue en 1s sur les coordonnes des clients. Par dfaut, HotelPro affiche seulement les 10 premiers clients dans le Cardex (Ordre alphabtique). Pour afficher tous les clients, il suffit de cliquer sur la case cocher <Tous> en haut gauche. Par dfaut galement, HotelPro ordonne le Cardex par Ordre Alphabtique Croissant des Noms de clients. Pour ordonner le Cardex par Dates de Naissances, il suffit de cliquer sur le bouton doption <Trier par Naissance> en haut au milieu. Un double-click sur une ligne du Cardex raffiche la Fiche de Police du client concern, qui peut par la mme occasion tre imprime pour servir et valoir ce que de droit. Pour effectuer la recherche dun client dans le Cardex, il suffit dappuyer sur la touche <F4> du clavier et de procder comme largement expliqu ci-dessus dans le paragraphe concernant la <Recherche sur la Main Courante>. Pour imprimer le Cardex, il faut cliquer sur le bouton <Imprimer>
Affichage du fichier des Anniversaires Clients Touche <F7> du clavier

HotelPro est capable de slectionner automatiquement les dates de naissance des clients dans une priode donne et de leur souhaiter de Joyeux Anniversaires le moment venu en leur envoyant un Email dans ce sens. Il suffit de prparer le Message envoyer, en collaboration avec la Direction de lhtel et de le paramtrer Lautre condition cest davoir un fichier client bien qualifi, avec des adresses Email, des numros de tlphones et des Dates de Naissances correctes. Cest pour cela que nous ne cesserons jamais de rpter quil faut, ds leur arrive lhtel, demander toutes ces informations aux clients, en expliquant aux clients hsitants que la Direction attache du prix la rcolte de telles informations, non pas pour les ficher, mais bien pour accrotre son efficacit afin de mieux les servir. Pour afficher la liste des Anniversaires du Jour, il suffit dappuyer sur la touche <F7> du Clavier. La touche <F4> permet deffectuer la recherche dun client dans le fichier des Anniversaires une fois quelle est affiche, au cas o il y aurait plusieurs clients.
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Facture Ancien Client

Un ancien Client est un client qui nest plus log. Bien quil soit parti, le besoin dafficher ses consommations peut survenir tout moment, peut-tre pour des besoins de vrifications. Il sagit donc ici dun client qui a sjourn lhtel dans le pass et dont on dsire rafficher ou rimprimer la facture. NB : HotelPro garde les factures pendant 100 ans. Cest la taille du Disque Dur de votre Serveur qui peut sessouffler, et non HotelPro. Ce type de facture peut simprimer soit partir dune Ancienne Main Courante, soit partir de la fonction Facture Ancien Client de lOnglet Rapports du Front-Office. Procder comme suit pour afficher la facture dun Ancien Client 1. Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2. A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations [Onglet] Rapports du Front-Office Facture Ancien client (3me colonne droite, ligne 2) 3. Dans le Champ Nom du Client, entrer une partie du Nom du Client dont on veut afficher lancienne facture, puis appuyer sur la touche <Entre>. 4. Utiliser les touches <Haut> et <Bas> du clavier pour se positionner sur le client voulu parmi la multitude qui pourraient safficher, puis appuyer sur <Entre> pour le slectionner. 5. Lancienne facture saffiche, avec les mmes proprits quune facture Normale dun client log. 6. Remarquer que contrairement la facture dun client encore log, seule la fonction Imprimer de lancienne facture est active. Aucune autre action nest possible. Note : Si on ne souhaite pas utiliser le Nom du Client comme expliqu dans le point N2 cidessus pour effectuer la recherche du client, Il est galement possible dentrer, dans le champ Logement N, le numro de la Chambre que le Client avait occup, puis dappuyer sur <Entre> pour afficher la liste des clients qui ont occup ce logement par le pass. Il faut alors slectionner le client voulu dans la liste affiche, puis appuyer sur la touche <Entre> du clavier pour afficher son ancienne facture. Si on a fait le choix dutiliser le Nom du Client pour faire la recherche, les autres champs Logement N et Rservation N doivent tre vides. De mme, si on utilise le champ Logement N pour effectuer la recherche, les champs Nom du Client et Rservation N doivent tre effacs.
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Rglement Ancien Client

Cela a t dj suffisamment dit, un ancien Client est un client qui nest plus log. Mais certains clients ngocient avec la hirarchie de lhtel pour rgler leurs consommations crdit (Clients terme, clients dbiteurs). Cette fonction sert encaisser les rglements de tels clients. Procder comme suit pour encaisser le Rglement dun Ancien Client 1. Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2. A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations [Onglet] Rapports du Front-Office Rglement Ancien Client (2me Colonne, ligne 4) 3- Dans le Champ Nom du Client, entrer en Majuscules une partie du Nom du Client qui souhaite verser de largent, puis appuyer sur la touche <Entre>. 4- Utiliser alors les touches <Haut> et <Bas> du clavier pour se positionner sur le client voulu parmi la multitude qui pourraient safficher, puis appuyer sur <Entre> pour le slectionner. 5- Entrer soigneusement le montant vers par le client et appuyer sur <Entre> 6- Cliquer sur le mode de rglement sollicit : ESPECE ou CHEQUE ou CARTE DE CREDIT ou PRISE EN CHARGE 7- Remarquer que lorsque le mode de rglement nest pas ESPECE, des champs supplmentaires doivent tre remplies : a. Rglement par CHEQUE ou par CARTE DE CREDIT : Saisir le Numro de la Pice et taper <ENTREE>. Taper encore <ENTREE> pour ouvrir la liste des Banques de la Maison. Slectionner alors la Banque voulue et taper <ENTREE>. Si la Banque souhaite nest pas dans la liste, contacter lAdministrateur du logiciel pour la Crer. Taper ensuite sur <ENTREE> pour enregistrer le Rglement. b. Rglement par PRISE EN CHARGE : Saisir le numro du Bon de Commande et taper <ENTREE>. Saisir une partie du Nom de la Personne ou de la Socit recherche et taper <ENTREE> pour ouvrir la liste des Clients de lEntreprise. En tapant <ENTREE> sans limiter avec une partie du Nom, toute la liste saffiche. Slectionner alors la Personne ou la Socit voulue dans la liste et appuyer sur <ENTREE>. Si la Personne ou la Socit souhaite nest pas dans la liste, contacter lAdministrateur du logiciel pour la Crer. 8- Taper <Entre> pour confirmer le Rglement. 9- Taper <Entre> pour valider le rglement.
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Clients Dbiteurs
Les Clients Dbiteurs sont des clients qui doivent de largent lhtel. Certaines entreprises ngocient pour que leurs personnels logent crdit. Dans ce cas, ces derniers ne rglent pas leurs factures la fin de leurs sjours. Les factures sont envoyes ces entreprises l pour rglement. Tant quun client na pas rgl sans facture, il apparat dans la liste des Clients Dbiteurs. Les Rceptionnistes et les Contrleurs de lhtel doivent surveiller rigoureusement le fichier des Clients Dbiteurs. HotelPro sait renseigner automatiquement la Haute Hirarchie de lhtel sur ltat des lieux global des Clients Dbiteurs.
Procder comme suit pour afficher les Clients Dbiteurs 1. Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2. A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations [Onglet] Rapports du Front-Office Clients Dbiteurs (2me Colonne, ligne 1) 3. Le fichier des Clients Dbiteurs saffiche alors. Double-cliquez sur une ligne pour afficher le Relev de Compte de ce client. Cliquer sur <Impression sous-traite> pour envoyer Excel.
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Clients Crditeurs
Les Clients Crditeurs sont des clients qui qui lhtel doit de largent. Plusieurs clients dposent gnralement de grosses sommes au dbut ou en cours de leur sjour, pour garantir leurs dpenses lhtel. Si un client a plus dargent dans son compte quil na consomm de produits dans votre tablissement htelier, alors cest un Client Crditeur. HotelPro sait renseigner automatiquement la Haute Hirarchie de lhtel sur ltat des lieux global des Clients Crditeurs.
Procder comme suit pour afficher les Clients Crditeurs 1. Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion 2. A partir du menu principal de HotelPro, suivre : Hbergement Gestion des rservations [Onglet] Rapports du Front-Office Clients Crditeurs (2me Colonne, ligne 2) 3. Le fichier des Clients Crditeurs saffiche alors. Double-cliquez sur une ligne pour afficher le Relev de Compte de ce client. Cliquer sur <Impression sous-traite> pour envoyer Excel.
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AZERTY Informatique 15 ans au service du logiciel

Nous disposons dune large gamme de logiciels installs dans au moins 150 ordinateurs rpartis dans plus de 10 pays dAfrique.
Nos principaux logiciels :

CRM : Gestion de la Relation Client pour toutes les entreprises (Internet ou Intranet) TravelSoft : Gestion des Entreprises de Voyages complte sous Oracle. HotelPro : Gestion Htelire et Comptable complte sous Oracle. SunrisePlus : Gestion Commerciale Complte : Stock, Ventes, Facturation, Inventaires, Clients, etc. Tourne sous Oracle. Cambio : Achats et Ventes de Devises ; Gestion des Caisses des Agences de Voyages ; Facturation et Suivi des clients en compte. ParaPharm : Gestion des Pharmacies Cyber2000 : Gestion de Cybercaf, Client et Serveur PaP2000 : Gestion des Prt--porter Depot2000 : Gestion des Dpts de Boisson ISPManager : Gestion des ISP (Internet Service Provider) Mail : Gestion du Courrier Arriv et Dpart Afrik Bank : Gestion des Coopratives et des Banques
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Lhistoire de HotelPro
Les Dveloppements de HotelPro ont commenc en Septembre 1995 dans un bureau de dimension 4m x 3m la Cit Verte, un quartier de la Ville de Yaound au Cameroun, autour de 1 seul Dveloppeur, Monsieur Denis Albert NGANKAM. Il avait pour quipement un Ordinateur Pentium 4 DX2 sous Windows 95, avec 2 MB de RAM et 40 Go de disque dur achet 1.500.000 FCFA un Professeur de lEcole Polytechnique de Yaound qui rentrait en France. Le systme a t vite migr vers Windows 98 quelques temps plus tard. La premire version 1.0, baptise Hotel2000 est disponible ds Fvrier 2001. Elle tournait alors sous les Bases de Donnes SQL-SERVER pour les grands htels et MS-ACCESS pour les htels de tailles moyennes, les auberges et les centres de villgiature. Elle a connu un succs fulgurant ds sa sortie. LEtablissement AZERTY, cr depuis 1998 sur fonds propres, est active dans la mme lance pour soutenir le projet. Le premier Client tait lhtel MEUMI de NKOL-ETON, un quartier de la ville de Yaound au Cameroun, suivi de lhtel FELYDAC du quartier Omnisports de la mme ville. Dautres htels ont vite demand le produit : Htel MEUMI PALACE du quartier Bastos de Yaound, Htel XAVIERA, Htel JOUVENCE 2000, etc. Victime de son succs exceptionnel, doubl dun manque de coordination, Hotel2000 a t pirat et install dans plusieurs htels de la sous-rgion Afrique Centrale par des personnes sans foi ni loi. En effet, cest le seul logiciel de gestion htelire dvelopp au Cameroun cette poque l. Tous les autres sont alors des logiciels imports et vendus des prix astronomiques. De plus, ces vendeurs tiennent les hteliers avec des contrats de maintenance faramineux. Pour rectifier le tir : Ds 2004, cinq ingnieurs dont 1 Congolais, 1 Ivoirien, 1 Gabonais et 2 Camerounais rejoignent le projet, portant lquipe de dveloppement 6 personnes. Des technicocommerciaux de toutes nationalits sont recruts et forms pour soutenir les installations, les formations et les suivis sur le terrain. Octobre 2008 : Nouveau Nom de baptme : CheckPoint. Plus scuris, plus ergonomique, plus professionnelle. La Base de Donnes SQL-SERVER est abandonne au profit dORACLE. Mais la version HotelPro ACCESS est maintenue pour les htels de petites tailles, les auberges et les centres de villgiatures. AZERTY obtient galement en 2008 la reprsentation et le Partenariat de ORACLE au Cameroun. Il faut rappeler que ORACLE cest une socit Amricaine propritaire du Systme de Gestion des Bases de Donnes ORACLE, le meilleur Systme de Base de Donnes dans le monde. Septembre 2009 : Plusieurs petites PME camerounaises et sous-rgionales demandent la reprsentation de CheckPoint avec nous. Nous leur signons alors des contrats annuels de reprsentation. Certains, moins srieux, sont rsilis quelques temps plus tard, car ne respectant pas les clauses de qualit de service avec leurs clients finaux. En effet, la qualit du Service et la Scurit sont nos matres-mots. 08 Avril 2010 : Nouveau Nom de baptme : HotelPro. Cest laboutissement, la maturit totale, la haute scurit, la Haute disponibilit, le Professionnalisme complet. HotelPro sme tous ses concurrents trangers en sadossant sur la plateforme Web et les Rseaux Sociaux, pour fidliser la clientle de ses clients. Plusieurs mcanismes de fidlisation des clients sont ainsi introduits dans HotelPro.
Toujours courant 2010, la version HotelPro Web est finalise. Elle permet aux managers ou aux personnes autorises de consulter les tats dcisionnels de HotelPro sur Internet lors de leurs dplacements partout dans le monde. Les versions Smartphones et Tablettes numriques sont galement livres en Bta. La version HotelPro VPN voit galement le jour grce lacquisition par AZERTY dune petite socit de Services Rseaux. Avec HotelPro version VPN, vous utilisez compltement HotelPro par Internet partout dans le monde comme si vous tiez assis votre bureau local. HotelPro compte aujourdhui plus de 4 millions 500 mille lignes de programmes. Si on prend en compte la version Web de HotelPro, on dpassera plus de 5 millions de lignes de codes. HotelPro est soutenu ce jour par 10 ingnieurs, 4 techniciens suprieurs en informatique, de nombreux technico-commerciaux et plusieurs sous-traitants rpartis dans la sous-rgion Afrique Centrale. HotelPro a progress avec les conseils dhteliers, de gestionnaires, de comptables, denseignants, de rceptionnistes, dtudiants, dutilisateurs tout court. Chacun y a apport sa pierre. HotelPro est mis jour de faon majeure tous les mois. Les fonctionnalits voluent tous les jours. Les mises jour sont disponibles de faon permanente sur le Site Internet de HotelPro, et tlchargeables par les Clients sous forme de fichier Zip. Tous les dveloppements sont faits au Cameroun. Les codes sources de base (le cur de HotelPro, The HotelPro Core) sont gards dans une banque de la Place sur DVD-ROM. La marque HotelPro est protge lOAPI et plusieurs brevets dposs. HotelPro compte ce jour 80 clients dans la sous-rgion et sadapte continuellement lre du temps. Notre ambition cest de dratiser le secteur pour empcher que des solutions importes et pas du tout adaptes la culture africaine ou notre environnement viennent ou continuent de ravir des parts de marchs en Afrique. Une version HotelPro Education est disponible pour les coles de formation en Htellerie et Tourisme. Elle contient toutes les proprits de la version Classique. Notre quipe de technicocommerciaux dispensent galement des cours cet effet aux tudiants, et des formations aux formateurs de ces organisations. HotelPro cest lavenir : Scurit, Fidlisation, Rapidit sont ses matres-mots. Cest du solide. Pourquoi cherchez-vous ailleurs ce qui est parmi vous ?
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Manuel de L Hebergement HotelPro 3.2.90 0

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Cration des utilisateurs HotelPro

GESTION HTELIERE - 101

Doc. N101 - Manuel de lHbergement

AZERTY est fournisseur de Solutions informatiques

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Procdure 0 - Connexion au logiciel HotelPro

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LE MENU PRINCIPAL DE HOTELPRO

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Le menu Service Technique (ST)

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Que se passe-t-il lorsquun Rceptionniste se connecte sur HotelPro ?

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Explication des options de la Main Courante

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La Main Courante, suite

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Main Courante : Traitement dune chambre rserve

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Main Courante : Traitement dune chambre Hors Service

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Main Courante : Traitement dune chambre Libre

Les procdures de gestion de la rception de lhtel

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Affichage de la Main Courante

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Rservation dun logement (Chambre, Appartement, Suite, Salle)

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Arrive de Client en Walk-In

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Rservation de Groupe (quipe de foot, tout ensemble identifi)

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Confirmation des rservations

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Check-In et Recouche des chambres

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Annulation des rservations

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Dlogement des Clients

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Affichage de la Fiche dOccupation priodique

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Signalisation des Pannes au Service Technique

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Dpart dun client (Check Out)

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Vente des articles aux clients (Consommations des clients) logs

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Factures clients avec Folio

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Remboursement des Clients