You are on page 1of 110

Analyse et conception des systmes dinformation (ACSI)

COURS, TD, Etudes de cas


Public concern : DUT Informatique 2me anne

Jacques LONCHAMP

Date : 2012/2013

UNIVERSITE DE LORRAINE IUT Nancy-Charlemagne 2ter boulevard Charlemagne CS 5227 54052 NANCY Cedex ------------------------------Tl : 03.54.50.38.00 Fax : 03.54.50.38.01 http://iut-charlemagne.univ-nancy2.fr

Table des matires


PARTIE 1 : COURS
1. Prsentation de lACSI 2. Prsentation de la mthode Merise 3. Ltude de lexistant Le modle des communications (acteurs/flux) 4. Ltude de lexistant (suite) Le schma de circulation des documents 5. Le modle conceptuel des traitements (MCT) 6. Le modle conceptuel des donnes (MCD) 7. Analyse critique de lexistant Le MCT du nouveau systme Le modle organisationnel des traitements (MOT) 8. Le dossier dtude pralable Les choix dinformatisation 9. Le modle logique des donnes relationnel (MLD) 10. La conception dtaille 11. ACSI module Merise : conclusion p. 39 p. 41 p. 45 p. 33 p. 35 p. 17 p. 19 p. 23 p. 31 p. 15 p. 5 p. 11

PARTIE 2 : TRAVAUX DIRIGES


1. TD acteurs/flux et MCT 2. TD schma de circulation 3. TD MCD 4. TD MOT 5. TD MLD 6. TD conception dtaille p. 47 p. 51 p. 53 p. 57 p. 61 p. 63

PARTIE 3 : ETUDES DE CAS


1. Etude de cas 1 : la socit Charlemagne. Enonc. 2. Etude de cas 2 : le CLSH. Enonc. Dossier Merise de lexistant. Nouveaux besoins et objectifs de linformatisation. p. 69 p. 77 p. 93 p. 105 3

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

TD Acteurs/Flux et MCT
1. La gestion de personnel temporaire
La Socit Lorraine de Travail Temporaire (SLTT) place des employs intrimaires auprs des entreprises et administrations de la rgion. L'tude de l'existant de cette socit a permis de relever les rgles de gestion suivantes. Lorsque la socit SLTT reoit une demande de personnel intrimaire d'une entreprise, elle recherche les personnes qui conviennent parmi celles qui sont disponibles durant la priode demande. Elle tablit et adresse une offre d'emploi aux intrimaires retenus et ouvre un dossier. La premire rponse reue est propose l'entreprise avec le contrat signer. Si aucune rponse ne parvient dans les 8 jours lentreprise est avertie de labsence de candidat et le dossier est annul. L'entreprise dispose d'une semaine pour retourner le contrat sign, sinon le dossier est annul. Ds que le contrat sign par l'entreprise revient, on adresse un courrier d'embauche l'intrimaire concern en lui indiquant son affectation. Le dossier est clt avec succs. Travail demand a) Construire le graphe des flux entre acteurs b) Construire le Modle Conceptuel des Traitements (MCT).

2. Le permis de conduire points


Les rgles de gestion qui suivent, dcrivent de faon simplifie le fonctionnement du permis points. Aprs la russite l'examen du permis de conduire, l'examinateur envoie au service des permis du dpartement un avis d'obtention du permis. Le service des permis dlivre alors au candidat un permis probatoire. Si le nouveau conducteur n'a pas commis d'infraction pendant deux ans, le service des permis lui fait parvenir un permis confirm avec un capital de 50 points. En cas d'infraction pendant la dure probatoire, le permis est retir. Le service des permis notifie le retrait au conducteur. Pour le permis confirm, les infractions releves par la gendarmerie ou la police diminuent le capital points du conducteur. On a rpertori 80 types d'infraction dont les pnalits vont de 5 25 points suivant la gravit. Lorsque le capital 'points' est infrieur ou gal 20, le permis est retir. Il en est de mme pour une infraction cote 20 points ou plus. Lors de chaque retrait de points ou en cas de retrait de permis, le service des permis le signale au conducteur. Si le conducteur n'a pas fait d'infraction pendant une dure de 5 ans, son capital 'points' est remis 50. Chaque semaine, le service des permis envoie un avis de reconstitution du capital points aux conducteurs concerns. Travail demand a) Construire le graphe des flux entre acteurs b) Construire le Modle Conceptuel des Traitements (MCT).

3. Gestion des acquisitions d'ouvrages par la bibliothque d'un tablissement


Les dpartements de l'tablissement transmettent leurs demandes d'acquisition d'ouvrages la bibliothque. Le responsable de la bibliothque regroupe les diffrentes demandes et tablit une fois par semaine les commandes destines aux diffrents fournisseurs. A la livraison des ouvrages, la bibliothque les enregistre, les range dans les rayons et avertit les dpartements par un avis d'arrive. Le suivi des commandes fournisseurs consiste, en cas de non livraison, effectuer une relance au bout d'un mois et annuler la commande au bout de 2 mois. A l'arrive de la facture fournisseur, la bibliothque la vrifie, y note les lments ncessaires son rglement et la transmet la comptabilit. Si la facture est errone, elle est retourne au fournisseur pour rectification et retraitement. Travail demand a) Construire le graphe des flux entre acteurs b) Construire le Modle Conceptuel des Traitements (MCT).

47

4. Gestion des stages d'un dpartement d'IUT


Chaque anne au mois de novembre de l'anne n-1, le service des stages envoie aux entreprises figurant dans un fichier une lettre de demande de stage de fin d'tudes. Cette lettre est accompagne d'une fiche de renseignements remplir par les entreprises pour y indiquer les principales caractristiques des stages proposs. Les propositions de stages parviennent l'IUT entre dcembre et fin fvrier. Le service des stages les enregistre au fur et mesure. Dbut fvrier, le service des stages donne aux tudiants une fiche de souhaits (type de stage, localisation, ...) remplir et retourner obligatoirement. Dbut mars, le service des stages dcide de l'affectation des stages aux tudiants en fonction des souhaits exprims et des rsultats obtenus durant leur scolarit. La feuille d'affectation est porte la connaissance des tudiants et des enseignants. Dbut avril a lieu une runion associant le service des stages et les enseignants qui le souhaitent pour dterminer les parrains de stage. La liste des parrains est porte la connaissance de tous les enseignants et tudiants. Mi-mai, une lettre d'valuation du stage est transmise aux entreprises qui retournent leur rponse au cours du mois de juin. Une fiche dvaluation est galement envoye aux parrains. A la fin du stage, aprs lecture du rapport, les enseignants portent une apprciation concernant le stage sur la fiche quils retournent au service des stages. Cette apprciation ainsi que l'valuation fournie par l'entreprise sont intgres aux dossiers des tudiants. Travail demand a) Construire le graphe des flux entre acteurs b) Construire le Modle Conceptuel des Traitements (MCT).

5. Gestion des abonnements dun thtre


Le champ de ltude concerne la gestion des abonnements dun thtre et la vente des billets pour les clients sans abonnement. A partir du 1er juin de chaque anne, le thtre envoie ses anciens abonns ainsi quaux personnes dun fichier, achet une entreprise de mailing, des propositions dabonnement pour la saison suivante un prix privilgi. Les personnes qui dcident de sabonner renvoient le talon de la proposition accompagn dun chque. Celles qui rpondent en retard (aprs le 15 septembre) se voient refuser labonnement (notification de refus). Celles qui ont rpondu temps reoivent une liasse de billets dits prvisionnels pour six spectacles rpartis sur lanne, ainsi que le programme. Pour chaque spectacle, les abonns doivent confirmer le jour de reprsentation quils ont choisi, et ceci au plus tard sept jours avant la date de la premire reprsentation de la pice. En cas de retard, les abonns sont avertis que leur billet est annul. Le jour de la reprsentation, les abonns se prsentent au guichet du thtre au moins une demiheure avant le dbut du spectacle avec le billet prvisionnel extrait de la liasse, paient un complment (en fonction du spectacle) et reoivent alors le billet dentre dfinitif. Sils arrivent trop tard, leur billet prvisionnel est perdu et la place correspondante est vendue avec un billet normal aux spectateurs hors abonnement. Travail demand a) Construire la matrice ou le graphe des flux. b) Construire le modle conceptuel des traitements (MCT).

6. Batitex
La socit BATITEX est spcialise dans la construction de btiments industriels. Il arrive souvent que, pour un chantier donn, on ait besoin dun produit spcifique (une poutrelle mtallique hors norme par exemple). Le bureau dtudes adresse une demande dapprovisionnement exceptionnel lacheteur spcialis dans ce type dopration. Lacheteur lance une consultation auprs des fournisseurs susceptibles de rpondre au cahier des

48

charges. Les fournisseurs envoient leurs offres chiffres lacheteur qui les enregistre. A lchance du dlai de consultation, lacheteur tudie chacune des offres reues. Il choisit alors lune dentre elles et la transmet au service approvisionnement qui tablit un bon de commande destination du fournisseur retenu. Si aucune ne convient, le processus est abandonn et lacheteur informe le bureau dtudes qui devra trouver une autre solution technique pour la ralisation prvue. Lorsque le fournisseur livre le produit command, le magasinier du service approvisionnement le contrle soigneusement. Sil juge le produit satisfaisant, il signe le bon de livraison (qui repart chez le fournisseur) et en transmet une copie lacheteur, une autre au bureau dtudes. En cas de problme, le produit (avec le bon de livraison annot) est retourn au fournisseur. A la rception de la facture du fournisseur, lacheteur sassure que la livraison correspondante a bien t accepte et que le montant correspond celui convenu la commande. Si tout est en ordre, lacheteur transmet cette facture au service comptabilit qui tablit le chque de paiement au fournisseur. En cas de problme la facture est retourne avec une note expliquant le motif du refus puis retraite. A la rception de lavis de rglement manant de la comptabilit, le dossier est liquid. Remarque : le bureau dtudes et le service comptabilit sont considrs comme des acteurs externes Travail demand a) Construire la matrice ou le graphe des flux. b) Construire le modle conceptuel des traitements (MCT).

7. Socit LocAuto
La socit LocAuto loue des voitures et des camionnettes. Le prix de la location est compos d'un forfait journalier et d'un supplment kilomtrique au del du 200me km parcouru par jour de location. La location se fait par journe sur une ou plusieurs journes conscutives avec dpart et retour lagence. Le forfait journalier tient compte de la catgorie (vhicule lger conomique ou vhicule lger luxe ou camionnette) du vhicule et de la priode (semaine, week-end, vacances t). Lge du conducteur et le nombre dannes depuis lobtention du permis influent aussi sur le calcul du prix de la location. Ce prix inclut lassurance du vhicule et du conducteur. C'est en fonction de son type (marque et modle) qu'un vhicule est affect une catgorie. Lors de la rservation (par tlphone, mail ou visite lagence), le client prcise les caractristiques de sa demande : son nom, adresse et ge, la date dobtention de son permis, la date et la dure de la location, la catgorie de vhicule demande. Il reoit une rponse positive ou ngative selon les disponibilits la date indique. Un vhicule est immdiatement rserv. Lagence prpare le contrat de location avant la date prvue pour lemprunt du vhicule. Lors de lemprunt du vhicule lagence le client doit montrer son permis de conduire, signer le contrat de location et dposer une caution qui dpend de la catgorie du vhicule. Une fiche indiquant l'tat du vhicule lui est soumise. Le client indique les dfauts supplmentaires qu'il constate (ou leur absence) afin de mettre jour la fiche dtat qui reste stocke lagence. Le kilomtrage au dpart est relev. Lorsque le client ramne le vhicule lagence, son tat est compar en sa prsence avec la fiche dtat. Les ventuels dfauts supplmentaires sont ajouts sur la fiche d'tat et des frais de remise en tat sont valus. Le kilomtrage larrive est relev. La facture incluant la location et les frais de remise en tat est rdige. Normalement le client la rgle immdiatement et la caution lui est rendue. En cas de non rglement dans un dlai maximum de 8 jours la caution est conserve et le dossier est transmis au contentieux. Priodiquement, le mcanicien de lagence prend la fiche dtat de chaque vhicule et rpare un maximum de dfauts. Il rdige une nouvelle fiche dtat du vhicule. Lobjectif est dinformatiser la gestion des locations : rservation, contrat, tat des vhicules, facturation, rglement. Vous tes charg de raliser ltude de lexistant. Travail demand a) Construire la matrice ou le graphe des flux. b) Construire le modle conceptuel des traitements (MCT).

49

50

TD schma de circulation
1. La gestion des vhicules d'une entreprise
L'entreprise dispose d'un certain nombre de vhicules la disposition des salaris pour exercer leur activit. Chaque vhicule est affect un utilisateur. Lors de chaque ravitaillement en essence, l'utilisateur note la date et le litrage sur une fiche de consommation. A la fin de la semaine cette fiche est transmise au service de gestion des vhicules qui la traite et l'enregistre. Pour entretenir les vhicules, l'entreprise dispose d'un atelier de rparations. Chaque vhicule doit subir un entretien tous les n kilomtres (n tant fonction de la catgorie du vhicule). Une fois par semaine, le service gestion tablit la liste des vhicules devant subir l'entretien systmatique la semaine suivante et envoie aux utilisateurs concerns un avis d'entretien. Si le vhicule ncessite une rparation ou un entretien systmatique, l'utilisateur le dpose l'atelier qui effectue les oprations ncessaires. On tablit une fiche d'intervention comportant les rfrences du vhicule ainsi que les oprations effectuer. Chaque jour, l'atelier transmet les fiches d'intervention compltes des temps de main d'uvre et des quantits de pices utilises au service gestion. Chaque dbut de mois, ce dernier transmet chaque utilisateur une fiche de cot indiquant les frais de fonctionnement de son vhicule ainsi que les carts par rapport aux moyennes de ce type de vhicule dans l'entreprise. Travail demand Construire le diagramme de circulation des informations.

2. Permis de construire
Description du circuit dun dossier de demande de permis de construire. La personne qui dpose un dossier est appele un ptitionnaire. 1. Dpt dune demande. Le ptitionnaire transmet un dossier au secrtariat qui : - vrifie sommairement le dossier, - affecte un n de dossier (dpartement N commune e xercice N chronologique) - enregistre le dpt dans le registre des dpts, - tablit un rcipiss de dpt pour le ptitionnaire, - enregistre le dossier sur le registre alphabtique, - remplit un document Avis de dpt pour affichage sur un panneau, - transmet le dossiers aux instructeurs. 2. Instruction du dossier Le dossier doit tre instruit dans les 15 jours qui suivent son dpt. Linstructeur : - dtermine la rfrence cadastrale du lieu des travaux ainsi que le secteur (sauvegard, monuments historiques, hors secteur), - cre une chemise (couleurs diffrentes selon les secteurs), - effectue le contrle technique du dossier, qui aboutit lune des situations ci-aprs : + dossier incomplet : . prparation dune lettre dincomplet avec motif de rejet, . annotation de la chemise (chancier), . le ptitionnaire a 2 mois maximum pour complter son dossier (un dossier peut tre plusieurs fois de suite incomplet). + dossier irrecevable : . lettre dirrecevabilit avec motif, . annotation de la chemise. + dossier complet - soumet chaque semaine tous les dossiers dposs (quel que soit le rsultat de la vrification) une commission, - pour chaque dossier accept par la commission : + prpare une lettre de notification de dlai (qui varie en fonction du secteur), + dtermine les diffrents organismes consulter,

51

+ transmet la chemise au secrtariat. Le secrtariat : - tape les lettres et les envoie, - met jour lchancier : + date limite dinstruction (2 mois aprs que le dossier ait t dclar complet), + date limite de consultation (les dlais varient selon les organismes ; en moyenne 1 mois) - retire du panneau daffichage les avis de dpt concernant les dossiers irrecevables. Les dossiers complets ou incomplets sont transmis aux instructeurs qui les stockent dans lattente des retours de consultation ou de pices manquantes. Les dossiers sans consultation passent directement en phase mission arrt. 3. Emission de larrt (Dcision) Le retour des diffrentes lettres de consultation est enregistr par le secrtariat qui met jour lchancier et transmet la lettre aux instructeurs. Linstructeur : - effectue la synthse des avis reus, - classe la lettre si tous les avis ne sont pas revenus, - dcide de la suite donner au dossier (acceptation ou refus). Si la dcision est prise, alors : - le secrtariat frappe larrt, - le soumet la signature du responsable du service, - le soumet la signature de ladjoint dlgu, - date larrt, - lexpdie au ptitionnaire et au prfet, - affiche sur le panneau un exemplaire de larrt et retire lavis de dpt, - met jour le registre des dpts (nature de lavis et date dexpdition), - inscrit larrt sur le registre de dlivrance des permis, - met jour lchancier et le fichier constructions/rue (liste des permis successifs avec objet et nom du demandeur), - classe le dossier. 2 mois aprs larrt doit tre retir du tableau daffichage et le registre de dlivrance mis jour avec cette date de retrait daffichage. Travail demand Construire le diagramme de circulation des informations.

3. Gestion des stages


Chaque anne au mois de novembre de l'anne n-1, l'IUT envoie aux entreprises figurant dans un fichier une lettre de demande de stage de fin d'tudes. Cette lettre est accompagne d'une fiche de renseignements remplir par les entreprises pour y indiquer les principales caractristiques des stages proposs. Les propositions de stages parviennent l'IUT durant les mois de dcembre et janvier; elles sont ranges dans des dossiers classs par numro de dpartement et par ville. Dbut fvrier, on demande aux tudiants de remplir un questionnaire concernant leurs souhaits pour le stage (type de stage, localisation, ......). Mi-fvrier, le service gestion des stages va dcider de l'affectation des stages aux tudiants en fonction des souhaits exprims et des rsultats obtenus durant leur scolarit. La feuille d'affectation est porte la connaissance des tudiants. Dbut avril a lieu une runion associant le service gestion des stages et les enseignants pour dterminer les stages suivis par chaque enseignant. Mi-mai, une lettre d'valuation du stage est transmise aux entreprises qui retournent leur rponse au cours du mois de juin. A la fin du stage, aprs lecture du rapport, les enseignants portent une apprciation concernant le stage; cette apprciation ainsi que l'valuation fournie par l'entreprise sont reportes sur les fiches d'valuation des tudiants. Travail demand Construire le diagramme de circulation des informations.

52

TD MCD
1. La gestion des stages
A partir de lnonc prsentant les flux dinformation et de la liste des proprits figurant cidessous, construire le modle conceptuel des donnes. (1) nom enseignant (2) prnom enseignant (3) adresse enseignant (4) numro bureau enseignant (5) numro tlphone enseignant (6) raison sociale entreprise (7) adresse entreprise (8) nom tudiant (9) note de stage tudiant (10) prnom tudiant (11) apprciation entreprise (12) niveau tudiant matire 1 (13) niveau tudiant matire 2 (14) niveau tudiant matire 3 (15) niveau tudiant matire 4 (16) nom responsable stage dans entreprise (17) prnom (18) fonction (19) nombre de stages proposs par entreprise (20) anne du dernier stage dans entreprise (21) type de travail du stage (analyse, programmation, ...) (22) type dapplication du stage (stats, gestion, systme, sgbd,...) (23) langages de programmation utiliss (24) type dordinateur (mac 7500, pc, hp9000,...) (25) logiciels utiliss (access, informix .......) Travail demand Construire le MCD

2. Gestion dune mdiathque


Dans cette mdiathque, on prte diffrents types douvrages: disques, CD, cassettes, CD-ROM. Tous les ouvrages sont numrots, possdent un titre, une anne de publication ainsi quune classification : histoire, art, sciences, sports, .... Un ouvrage peut faire lobjet de plusieurs publications dans le temps; chaque publication dun ouvrage possde un numro de publication. Un ouvrage est publi par un diteur. Les exemplaires sont prts des personnes dont on demande ladresse, la profession, la date de naissance. Linscription la mdiathque implique le versement dune cotisation annuelle qui dpend de la catgorie de lemprunteur: enfant, tudiant, salari, retrait... Tous les ouvrages ont un titre, mais peuvent avoir plusieurs auteurs. On dcrit les auteurs par leur nationalit et leur date de naissance. Un ouvrage nest rfrenc que dans une seule classification. On gre les emprunts douvrage (en conservant lhistorique des emprunts) Pour les disques, cassettes, CD-audio on indique les artistes qui interprtent les musiques suivant les publications. Pour chaque exemplaire, on connat le numro dinventaire, la date dacquisition et le nombre demprunts. Un ouvrage peut faire lobjet de plusieurs publications et suivant les publications tre interprt par des artistes diffrents dont on connat le nom, prnom, date de naissance et la spcialit. Travail demand

53

a) Etablir le dictionnaire des donnes b) Construire le MCD

3. Gestion des accs dans une application informatique


Dans les services informatiques des grandes entreprises, la gestion des accs utilisateurs aux applications du SI est dcrite dans une base de donnes. Les rgles suivantes permettent d'implanter un tel systme: - Un utilisateur, dcrit par son nom, son prnom, sa fonction, appartient un groupe d'utilisateurs qui est dcrit par le code groupe ainsi que le libell du groupe. Lorsqu'un utilisateur s'identifie, il le fait par son nom et son mot de passe. - Une application informatique est identifie par son code, est dcrite par son nom, sa date de ralisation. Elle est compose d'crans. Chaque cran comprend des champs de saisie et/ou d'affichage. - Un cran est caractris par un code, un nom, un type, une date de cration. Les champs cran sont caractriss par un nom de champ, un type, une taille. Un groupe d'utilisateurs peut accder (ou non) une application et accder (ou non) un cran de l'application. - Une ou plusieurs tables peuvent tre associes un cran. Un utilisateur possde des droits sur les tables qui sont fonction de lcran associ. Ces droits sont une combinaison des droits de base suivants : lecture, modification, ajout, suppression. - Pour chaque champ dcran, un utilisateur peut y accder en saisie/affichage ou en affichage uniquement. Travail demand a) Dictionnaire des donnes (minimum) b) Construire le MCD

4. Exercice rcapitulatif. Gestion des salles et des matriels


Une cole dsire automatiser la gestion de son parc de matriel pdagogique et de ses salles de runion. Ltude de lexistant a dbut par linterview suivant de la directrice des tudes. Question : Quelles difficults rencontrez-vous dans la gestion des matriels et salles de runion ? Rponse : Nous avons de plus en plus de matriel mis disposition des lves et enseignants (ordinateurs portables, vidoprojecteurs ) et sommes souvent confronts des problmes dorganisation tels que : - reste-t-il un vido-projecteur disponible telle date ? - la salle de runion A28 est-elle occupe toute la journe ? - quelle est la dernire personne avoir emprunt lordinateur portable P05 ? Question : Sur quels points prcis voulez-vous amliorer votre travail ? Rponse : Le matriel pdagogique est gr par plusieurs personnes responsables de matriel (ex : Le vidoprojecteur V02 est au secrtariat des tudes, le vidoprojecteur V03 se trouve laccueil). Nous ne souhaitons pas regrouper tout le matriel en un seul endroit mais nous dsirons un outil capable de nous indiquer : - la liste de tous les matriels disponibles dans lcole avec leur localisation gographique, - pour chaque matriel, une fiche signaltique qui nous rappelle : la date dachat du matriel et sa date de fin de garantie. Nous souhaitons galement un outil qui puisse grer les rservations des salles de runion et du matriel. Question : Comment est organise la gestion des salles de runion ? Rponse : Un cahier de rservation des salles et des matriels est gr par le secrtariat des tudes avec une page par semaine (4 ou 5 rservations par jour). Nous indiquons pour chaque rservation de salle : - la personne qui a rserv la salle de runion (lve/enseignant/personnel, nom/prnom), - le motif de la rservation (ex : runion du conseil des enseignants, prparation dun oral, ), - le nombre de participants (nous vrifions dans ce cas que la capacit daccueil de la salle nest pas dpasse), - la priode de rservation.

54

Question : Est-il possible de rserver une salle de runion pour plusieurs jours ? Rponse : Oui. La rservation dune salle de runion se fait pour une priode allant dune demiheure (ex : oral dun projet tudiant) plusieurs jours (ex : stage de formation continue de 5 jours). Question : Quen est-il de la rservation du matriel ? Rponse : Il existe 2 types de rservation de matriel : - une rservation dpendante dune rservation de salle de runion (ex : on rserve un vidoprojecteur pour le conseil des enseignants du 18/11/06). - une rservation totalement indpendante (ex : un enseignant nous emprunte un portable entre le 02/02/06 et le 05/02/06). La rservation de chaque matriel est note avec : - la personne qui a rserv le matriel (lve/enseignant/personnel, nom/prnom), - la priode de la rservation. Dans tous les cas, il faut sassurer que le matriel a bien t rendu au terme de la rservation. Question : Lorsquon rserve une salle de runion, peut-on rserver plusieurs matriels ? Rponse : Oui, bien sr. On peut rserver par exemple pour la mme runion un portable et un vidoprojecteur. Question : Le matriel qui est prt lors de la rservation dune salle lest-il obligatoirement pour toute la dure de rservation de la salle. Rponse : Non. On peut par exemple rserver une salle du lundi au jeudi et navoir besoin du vido-projecteur que le mardi. Question : Quel niveau de dtail souhaitez-vous obtenir pour la gestion des rservations de matriel ? Rponse : Nous souhaitons connatre : - quel matriel a t emprunt, par qui et quelles dates, - la liste des matriels disponibles une date donne, - la liste des matriels emprunts relatifs une rservation de salle (ex : le stage de formation continue MERISE du 05/05/06 au 09/05/06 utilise le vidoprojecteur V02 et lordinateur portable P05 du 08/05/06 au 09/05/06). Question : Comment se passe la procdure de rservation dune salle de runion ? Tout le monde peut-il effectuer une rservation ? Rponse : Tout le monde, enseignant, lve, personnel, peut faire une demande de salle en envoyant un courrier lectronique ou en se rendant au secrtariat des tudes. A chaque demande (prcisant la salle particulire, la priode, le nombre de personnes concernes et les matriels ncessaires), le secrtariat vrifie dans le cahier la disponibilit de la salle et le bien-fond de la demande si elle provient dun lve. Les demandes sont traites par ordre chronologique. Plusieurs cas sont alors possibles : - La demande est sans fondement et elle est refuse (oralement ou par courrier lectronique envoy ltudiant demandeur). - La salle est disponible et la demande bien fonde. Le secrtariat note alors la rservation dans le cahier et la confirme au demandeur (oralement ou par envoi de courrier lectronique). Lacceptation prcise ventuellement la non-disponibilit ventuelle dun matriel demand. - La salle nest pas disponible. Il y a donc conflit. Tous les conflits sont tudis chaque soir par la directrice des tudes qui est seule habilite les rsoudre : - sil ny a pas de solution de rechange, la directrice notifie par courrier lectronique ou par un mot dans son casier quil ny a pas de solution. - sil y a une solution de rechange par attribution dune autre salle libre, la directrice des tudes rserve alors la salle dans le cahier et en informe le demandeur par courrier lectronique ou par un mot dans son casier. Cette acceptation avec changement de salle prcise ventuellement la non-disponibilit ventuelle dun matriel demand. - sil y a une solution de rechange par annulation dune rservation prcdente, la directrice des tudes avertit en plus le demandeur de la rservation annule par courrier lectronique ou par un mot dans son casier. A tout moment une annulation de rservation de salle peut tre demande par la personne qui a fait la rservation auprs du secrtariat des tudes (oralement ou par courrier lectronique).

55

Question : Comment se passe la procdure de rservation dun matriel hors rservation de salle ? Rponse : Tout le monde peut faire une demande de rservation de matriel pdagogique en envoyant un courrier lectronique ou en se rendant au secrtariat des tudes. La demande est soit accepte soit refuse (oralement ou par courrier lectronique) selon la disponibilit du matriel cet instant. Question : Comment sont grs les emprunts et retours des matriels ? Rponse : le matriel est emprunt sur son lieu de stockage. Le responsable du matriel tlphone au secrtariat des tudes pour vrifier que lemprunteur a rserv le matriel. Le matriel est rapport sur son lieu de stockage par lemprunteur et le responsable du matriel avertit par mail le secrtariat des tudes du retour. Le retour est enregistr sur le cahier de rservation. Tous les soirs, le secrtariat envoie un rappel (courrier lectronique ou mot dans le casier) pour les matriels non rendus dans les dlais. Travail demand 1) Dessiner le graphe acteur/flux de cette application. Tous les personnels administratifs et la directrice des tudes sont considrer comme des acteurs internes. 2) Dessiner le MCT de cette application. 3) Dresser la liste des donnes qui apparaissent dans linterview (nom, description, type). 4) Dessiner le MCD de cette application.

5. Socit LocAuto
Reprendre lnonc fourni au chapitre graphe des flux et MCT. Travail demand 1) Etablir le dictionnaire des donnes apparaissant dans lnonc : identificateur, description, nature (mmorise, calcule, paramtre), type (entier, rel, chane, boolen, date). 2) Dessiner le modle conceptuel des donnes (MCD). Des donnes supplmentaires peuvent tre introduites comme par exemple des identifiants.

56

TD MOT
1. Gestion des stages : description des rgles d'organisation de la solution informatique
Au mois de novembre, le service gestion des stages lance le programme qui dite - la liste des entreprises susceptibles de prendre des stagiaires - les tiquettes d'envoi. Le service gestion des stages envoie les lettres de demande aux entreprises concernes. Au retour des rponses des entreprises, le service gestion des stages enregistre certains lments partir d'un terminal et classe la proposition dans un dossier. En fvrier, le service gestion des stages collecte les souhaits des tudiants et les classe dans leur dossier. Le service gestion des stages tablit la liste d'affectation en fvrier, puis enregistre l'affectation partir d'un terminal et dite la liste d'affectation. Les enseignants se runissent mi-mars pour dterminer les parrains de stage. Le service gestion des stages enregistre les parrains de stage partir d'un terminal et dite la liste d'affectation complte par les parrains de stage. Mi-mai, le service gestion des stages dite par ordinateur une lettre pour demander l'valuation de l'entreprise sur le stagiaire. Les valuations, transmises par les entreprises, sont classes par ordre alphabtique dans un dossier. Fin juin, les enseignants notent leur apprciation du rapport de stage ainsi que l'valuation de l'entreprise sur la fiche de scolarit. Travail demand a) Construire le tableau de dcomposition en phases. b) Construire le diagramme denchanement des phases.

2. Gestion des acquisitions d'ouvrages par la bibliothque de l'IUT


a) Le Modle conceptuel des traitements Les dpartements de l'IUT transmettent leurs demandes d'acquisition d'ouvrages la bibliothque de l'IUT. Le responsable de la bibliothque regroupe les diffrentes demandes et tablit une fois par semaine les commandes destines aux diffrents fournisseurs. A la livraison des ouvrages, la bibliothque les enregistre, les range dans les rayons et avertit les dpartements par un avis d'arrive. Le suivi des commandes fournisseurs consiste effectuer une relance au bout d'un mois et annuler la commande au bout de 2 mois. A l'arrive de la facture fournisseur, la bibliothque la vrifie, y note les lments ncessaires son rglement et la transmet la comptabilit. Si la facture est errone, elle est retourne au fournisseur pour rectification. b) Les rgles d'organisation Au fur et mesure de l'arrive des demandes d'acquisition, la bibliothque les vrifie et les classe. En fin de semaine, on traite les demandes en slectionnant les fournisseurs et en tablissant les bons de commande aux fournisseurs (bibliothcaire). Le bon de commande est saisi sur ordinateur par la secrtaire du service qui dite immdiatement les bons de commande sur imprimante. A la livraison des ouvrages, le bibliothcaire vrifie la livraison et annote le bon de commande. Si un ouvrage livr ne correspond pas la commande ou prsente des dfauts, il est retourn au fournisseur. Les lments de livraison sont saisis sur ordinateur pour mettre jour les bons de commande. Dans les jours qui suivent, les ouvrages sont prpars (indexation, rsum, marques d'identification..) et sont rangs dans les rayons. Ds leur mise en place dans les rayons, la secrtaire enregistre les caractristiques des ouvrages pour mettre jour les donnes informatiques. Une fois par semaine, on dite la liste des ouvrages arrivs qui est transmise aux diffrents dpartements de l'IUT. On lance chaque semaine le programme qui dite les relances des commandes fournisseur ainsi que les lettres d'annulation. Le traitement des factures reste identique ce qui est indiqu au niveau conceptuel.

57

Travail demand a) Construire le tableau de dcomposition en phases. b) Construire le diagramme denchanement des phases.

3. Vendpice
La Socit VENPIECE fabrique et commercialise des pices dtaches pour automobiles qu'elle vend des garagistes, des grossistes, des constructeurs automobiles. L'tude de l'existant nous a conduits au MCT dcrit dans l'annexe 1. On veut construire le MOT en tenant compte du MCT (cf. Annexe) et des rgles de gestion suivantes. - A l'arrive d'une commande d'un client, le Service Commercial enregistre partir d'un terminal la commande avec un numro d'arrive et la date d'arrive. - Le magasinier dispose d'un terminal. Durant la journe, il consulte la base de donnes pour visualiser la liste de commandes livrer. En fonction de la quantit en stock d'un produit command, il enregistre la quantit relle pouvant tre livre. Il dite un bon de livraison qui servira prparer le(s) colis. - A partir du bon de livraison dit, le service prparation prpare le(s) colis, note sur le bon : le poids, le nombre de colis, le nom du prparateur et rectifie la quantit livre s'il a constat une anomalie dans le stock. - Quand la prparation est termine, le magasinier enregistre le poids, le nombre de colis, rectifie la quantit livre si ncessaire. Il dite le bon de livraison dfinitif joindre au colis. - En fin de journe, le Service Commercial lance la facturation des commandes prpares par le magasinier. Il dite 2 exemplaires qu'il transmet au magasinier. Le magasinier joint les exemplaires de facture aux colis; ils sont alors prts tre expdis. - Chaque fin de journe, le magasinier dite la liste des produits en rupture de stock et rapprovisionner; il l'adresse au Service Approvisionnement. - Chaque fin de mois, le Service Commercial dite le relev des factures du mois de chaque client et le lui adresse. Le client est tenu de rgler le total des factures pour la date d'chance en une ou plusieurs fois au Service Comptabilit. - En fin de journe, le magasinier enregistre les produits livrs; cette opration provoque la mise jour des quantits en stock. Il visualise ensuite les commandes incompltement livres par ordre chronologique d'arrive; il peut alors diter de nouveaux bons de livraisons servant la prparation des colis. - Le Service Comptabilit enregistre les rglements ds leur arrive sur un terminal et met jour les comptes des clients. Si le relev n'est pas pay 30 jours aprs la date d'chance, on dclenche une relance. - Chaque semaine, on dite les relances des relevs non rgls dans le dlai de 30 jours. - A tout moment, le Service Commercial doit pouvoir rpondre une demande de renseignements sur l'expdition d'une commande. - Le Service Comptabilit souhaite avoir la possibilit d'imprimer l'tat d'un compte client (relev de factures, rglements qui s'y rapportent) la demande. Travail demand a) Construire le tableau de dcomposition en phases. b) Construire le diagramme d'enchanement des phases

58

Annexe : Modle conceptuel des traitements


cde

traitcde
toujours

ordre livraison

prepacolis toujours stock maj b.livraison client


a et b

fin journe

ordre liv. complt

fin journe toujours

a et b

approvisionner

facturation toujours liste recapitulative fin mois

facture client

factures mois

a et b

recapfact toujours 1 dlai 30j. relev client


a et b

rglement

relev en cours

etablir rappel toujours


a et (b ou c)

enregistrer paiement total partiel

relance attente

relance client

relev pay

relev en cours 1

59

4. Vente en ligne
Une entreprise de vente en ligne dispose dun site en ligne et dun entrept qui gre les produits commands par les internautes. Du ct de lentrept interviennent un oprateur de gestion des commandes, un magasinier et un comptable. Sil nest pas dj inscrit, linternaute doit dabord sinscrire pour crer son compte. Puis il peut constituer son panier darticles commands et terminer en validant sa commande. Il peut aussi terminer en annulant toute la commande. Une fois la commande valide, loprateur de gestion des commandes peut la consulter dans une liste des commandes en attente de traitement. Il vrifie quil ny a pas danomalies. En cas danomalie il contacte linternaute par mail pour quil repasse sa commande et lannule. Sil ny a pas danomalies loprateur valide la commande. Le soir mme toutes les commandes de rapprovisionnement qui sont ncessaires pour les articles indisponibles sont dites. Tous les matins, le magasinier rceptionne les livraisons (faisant suite aux commandes de rapprovisionnement), les range et met jour le stock informatique. Tous les aprs midi il consulte les commandes valides, slectionne et prpare celles dont lensemble des produits commands est disponible (pas de livraison partielle). Chaque soir les factures de ces commandes sont dites et le comptable joint les factures aux colis en partance. Linternaute peut se connecter au site pour suivre lavancement de sa commande. Travail faire 1) Construire le tableau de dcomposition en phases (n phase, nom phase, poste de travail, type automatisation, date/vnement). 2) Construire le MOT graphique (avec les synchronisations en entre et les conditions en sortie qui sont utiles).

60

TD MLD
1. Mdiathque
Traduire en relationnel le MCD suivant.

classification refclass libelclass 0,n appartient

ouvrage numouv 1,1 titre type 1,n donnelieu 1,1 1,n ecritpar 1,n

auteur refaut nomaut preaut nataut naissaut

catgorie typcat cotisation 1,n concerne 1,1 emprunteur refemp nomemp preemp adremp naissemp profemp 0,n

ouvpub numouv numpub anpub nbex nomedit 1,n comprend 1,1 0,n exemplaire possde nuexemp nbempr datcircul 1,n date datemp interprt 0,n 1,n

artiste refart nomart preart naissart

61

2. Gestion des accs.


Traduire en relationnel le MCD suivant.

0,n Utilisateur Cod_util Nom-util Pre_util Fonction motpasse 1,1 appartient 1,n 1,n
accde

1,n

Groupe Cod-groupe Libel_groupe adroit Droit_champ

0,n

excute 1,n
Application

1,n Ecran

1,n

Cod-appli nom_appli date_real

0,n utilise

1,1 Cod-ecran 1,n nom_ecran typ_ecran date_crea 0,n 0,n

contient 1,1 Champ nom_champ type taille

droit s lec apourappa mod rtient adj sup 0,n Table Cod-table nomtable 0,n

associ

62

TD conception dtaille
1. Vendpice
La Socit VENPIECE fabrique et commercialise des pices dtaches pour automobiles qu'elle vend des garagistes, des grossistes, des constructeurs automobiles. On a construit le MOT rappel en annexe 1 partir des rgles de gestion suivantes. - A l'arrive d'une commande d'un client, le Service Commercial enregistre partir d'un terminal la commande avec un numro d'arrive et la date d'arrive. - Le magasinier dispose d'un terminal. Durant la journe, il consulte la base de donnes pour visualiser la liste de commandes livrer. En fonction de la quantit en stock d'un produit command, il enregistre la quantit relle pouvant tre livre. Il dite un bon de livraison qui servira prparer le(s) colis. - A partir du bon de livraison dit, le service prparation prpare le(s) colis, note sur le bon : le poids, le nombre de colis, le nom du prparateur et rectifie la quantit livre s'il a constat une anomalie dans le stock. - Quand la prparation est termine, le magasinier enregistre le poids, le nombre de colis, rectifie la quantit livre si ncessaire. Il dite le bon de livraison dfinitif joindre au colis. - En fin de journe, le Service Commercial lance la facturation des commandes prpares par le magasinier. Il dite 2 exemplaires qu'il transmet au magasinier. Le magasinier joint les exemplaires de facture aux colis; ils sont alors prts tre expdis. - Chaque fin de journe, le magasinier dite la liste des produits en rupture de stock et rapprovisionner; il l'adresse au Service Approvisionnement. - Chaque fin de mois, le Service Commercial dite le relev des factures du mois de chaque client et le lui adresse. Le client est tenu de rgler le total des factures pour la date d'chance en une ou plusieurs fois au Service Comptabilit. - En fin de journe, le magasinier enregistre les produits livrs; cette opration provoque la mise jour des quantits en stock. Il visualise ensuite les commandes incompltement livres par ordre chronologique d'arrive; il peut alors diter de nouveaux bons de livraisons servant la prparation des colis. - Le Service Comptabilit enregistre les rglements ds leur arrive sur un terminal et met jour les comptes des clients. Si le relev n'est pas pay 30 jours aprs la date d'chance, on dclenche une relance. - Chaque semaine, on dite les relances des relevs non rgls dans le dlai de 30 jours. - A tout moment, le Service Commercial doit pouvoir rpondre une demande de renseignements sur l'expdition d'une commande. - Le Service Comptabilit souhaite avoir la possibilit d'imprimer l'tat d'un compte client (relev de factures, rglements qui s'y rapportent) la demande. Travail demand a) Concevoir lcran de saisie dune commande. b) Concevoir lcran de saisie dun bon de livraison (visualisation des commandes). c) Concevoir la facture joindre au colis. d) Concevoir le dialogue homme/machine pour la saisie des commandes. e) Concevoir le descriptif dtaill de la phase denregistrement des commandes. f) Construire le MCD partir du dictionnaire de donnes joint en annexe 2. g) Valider les crans et documents joints lannexe 3 vis vis de ce modle en construisant les modles externes.

63

Annexe 1 : rappel du MOT

Tableau de dcomposition en phases La gestion des pices dtaches (vendpice) Tches de la phase
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 saisie et enregistrement de la commande consultation commandes, stock saisie livraison, dition bon livraison prparation du colis, complter bon livraison saisie et enregistrement modifications au bon de livraison; dition bon dfinitif dition des factures joindre factures aux colis pour expdition dition produits en rupture de stock envoi au service approvisionnement dition des relevs de facture enregistrer les rglements; maj compte client dition des relances pour clients n'ayant pas rgl dans les 30 jours consultation suivi expdition d'une commande diffr conversat. diffr serv. commercial serv. comptable serv. comptable fin de mois jour j1/arrive rgl. chaque semaine diffr manuel diffr serv. commercial magasinier magasinier jour j 17h jour j aprs 17h jour j, fin journe manuel conversat. serv. prparation magasinier jour j/ suite ph2 jour j/ suite ph3

automat.
conversat. conversat.

poste travail
serv. commande magasinier

date/priode/vt.
jour j/arrive cde jour j/suite ph1

11 12 13 14

conversat.

serv.commercial serv. comptable magasinier magasinier

la demande la demande fin journe fin journe suite ph13

dition tat compte client conversat. gestion des commandes en attente enregistrer les produits livrs; maj stock prparer livraison des commandes en attente dition des bons de livraison conversat. conversat.

64

Annexe 2 : dictionnaire des donnes (en ordre quelconque) :


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 nucom numro de commande datcom date " raiscli raison sociale du client numcli numro du client adrcli adresse " telcli tlphone " nuprod numro de produit qtcom quantit commande d'un produit dans une commande qtotliv quantit totale livre pour un produit dans une commande desipro dsignation d'un produit pupro prix unitaire d'un produit qstoc quantit en stock d'un produit numliv numro de livraison datliv date " nufam numro de famille dun produit libfam libell famille dunproduit qtlivcom quantit livre (pour un produit command) au cours d'une livraison nbco nombre de colis poico poids total expdier pour une livraison frais frais d'expdition calculs par le magasinier pour une livraison datfac date facture mtfac montant facture nufac numro facture nurel numro relev datrel date " mtrel montant " datech date d'chance noreg numro du rglement typreg type " ( CB, chque postal,...) libreg libell " mtreg montant rglement numlig numro de ligne d'une commande preparateur preparateur de la livraison tauxtva taux TVA mttva montant TVA pour une facture totfac cumul des factures pour un client totreg cumul des rglements pour un client refarriv rfrence dune entre en stock dun produit qproliv quantit entre en stock pour un produit datarpro date arrive d'un produit entr en stock datenrcom date enregistrement de la commande indicliv boolen indiquant si une commande est livre totalement ou non

65

Annexe 3
Affichage dun compte client
Affichage compte client n client numcli raison sociale adresse total factur dtail(o/n)? ... n relev date : datrel noreg noreg noreg noreg raiscli adrcli totfac total rgl totreg

nurel montant :mtrel typreg typreg typreg typreg

date chance : datech libreg libreg libreg libreg mtreg mtreg mtreg mtreg

Affichage du suivi dune commande


Affichage suivi de commande n commande nucom date commande datcom livraison (O/N)

lignes commande dtailles(o/n)? ... n ligne numlig produit nuprod desipro qte cde qtcom qte livre qtotliv

lignes livraisons dtailles(o/n)? ... numliv numliv numliv numliv datliv datliv datliv datliv qtlivcom qtlivcom qtlivcom qtlivcom

66

Relevs des factures du mois


SOCIETE VENPIECE Z.I. Les oiseaux Trifouillis les oies Relev des factures du mois de mois date d'chance datech RELEVE numcli
o

nurel raiscli adrcli date facture ............. ............. ............. .............

du

datrel

n facture ............... ............... ............... ...............

n livraison ................. ................. ................. .................

date livraison .............. .............. .............. ..............

n commande ...................... ...................... ...................... ...................... ........... ........... ...........

montant facture TTC ............. ............. ............. .............

montant TVA ............ ............ ............ ............

total d dont TVA total payer

2. Vente en ligne
Une entreprise de vente en ligne dispose dun site en ligne et dun entrept qui gre les produits commands par les internautes. Du ct de lentrept interviennent un oprateur de gestion des commandes, un magasinier et un comptable. Sil nest pas dj inscrit, linternaute doit dabord sinscrire pour crer son compte. Puis il peut constituer son panier darticles commands et terminer en validant sa commande. Il peut aussi terminer en annulant toute la commande. Une fois la commande valide, loprateur de gestion des commandes peut la consulter dans une liste des commandes en attente de traitement. Il vrifie quil ny a pas danomalies. En cas danomalie il contacte linternaute par mail pour quil repasse sa commande et lannule. Sil ny a pas danomalies loprateur valide la commande. Le soir mme toutes les commandes de rapprovisionnement qui sont ncessaires pour les articles indisponibles sont dites. Tous les matins, le magasinier rceptionne les livraisons (faisant suite aux commandes de rapprovisionnement), les range et met jour le stock informatique. Tous les aprs midi il consulte les commandes valides, slectionne et prpare celles dont lensemble des produits commands est disponible (pas de livraison partielle). Chaque soir les factures de ces commandes sont dites et le comptable joint les factures aux colis en partance. Linternaute peut se connecter au site pour suivre lavancement de sa commande. Travail demand Soit lcran de consultation des commandes en attente de traitement de lannexe 1. a) Dcrire le modle externe associ cet cran. b) La validation du MCD ci-dessous par ce modle externe conduit quelles modifications pour le MCD donn lannexe 2 ? Annexe 1 : Ecran de consultation des commandes en attente (tous les champs sont remplis par la machine)

67

Annexe 2 : MCD

68

Etude de cas : la socit CHARLEMAGNE

1. Prsentation de la socit
La socit CHARLEMAGNE exerce lactivit de grossiste en pices dtaches pour le BTP (btiment et travaux publics). Elle est dpositaire de plusieurs marques de matriels (grues, chariots lvateurs, chafaudages, ). Elle distribue aussi de loutillage et des consommables. Elle propose environ 45000 rfrences. La socit CHARLEMAGNE compte 2 500 clients et emploie 120 personnes. Elle connat une croissance rgulire de son activit. Le sige de la socit est Nancy. Il regroupe la comptabilit, la gestion du personnel, la gestion des achats et la direction commerciale. La socit compte 5 magasins rpartis sur la rgion (Metz, Saint-Di, Epinal, Lunville) qui grent localement leur clientle et leur politique dapprovisionnement.

2. Projet dinformatisation
Afin damliorer ses procdures de gestion, un schma directeur informatique a t labor. Il divise lentreprise en quatre domaines : les achats et approvisionnement, la gestion commerciale, la comptabilit, la gestion du personnel. Ce schma directeur donne la priorit au dveloppement dune application spcifique pour le systme dinformation commercial (SI commercial), complte par lacquisition de progiciels de comptabilit et de paye. La comptabilit et les achats ne sont donc pas concerns par cette application commerciale. Les principaux objectifs retenus par le schma directeur, sont les suivants : permettre aux vendeurs de servir rapidement les clients en gnrant sur place et de manire automatique les documents indispensables la vente, dcharger les magasins des tches manuelles de suivi des ruptures de stock et de dclenchement des rapprovisionnements, connatre la demande exacte de la clientle afin damliorer la qualit du service et le taux de satisfaction de la clientle, optimiser la gestion des stocks au sein des magasins et amliorer la rpartition entre magasins, donner les moyens aux responsables des magasins de mieux suivre les comptes clients, fournir des statistiques de gestion permettant : - au responsable du magasin de suivre ses ventes et ses clients, - au sige de surveiller rgulirement lactivit globale (ventes, clients, stocks), - au service des achats dassurer un meilleur approvisionnement et un quilibre gnral des stocks.

3. Fonctionnement actuel du SI commercial


Actuellement, on distingue deux processus principaux au sein du domaine commercial : la vente et le suivi des stocks-rapprovisionnement.

3.1. La vente
Actuellement, lorganisation est entirement manuelle. La vente au comptoir constitue lessentiel de la vente de pices dtaches. Son droulement est le suivant. Le client se rend au magasin pour demander la ou les pices ncessaires. Le dialogue au comptoir avec le magasinier est indispensable pour mieux cerner la demande en fonction du matriel rparer et ventuellement conclure une impossibilit. Le magasinier consulte

69

frquemment les catalogues afin dobtenir les rfrences exactes des pices demandes. Le magasinier, sauf sil le sait de mmoire, va dans les rayons pour vrifier la disponibilit des pices et les ramne au comptoir. En cas de rupture de stock, il propose, si elles existent, des pices de remplacement, dont il va galement vrifier la disponibilit. A lissue de ces dialogues et de ces dplacements le magasinier a runi sur le comptoir lensemble des articles disponibles. Dans certains cas, lencombrement ou le poids des pices ne permettent pas une manutention facile; le client ira alors les chercher directement sur laire de stockage. Le magasinier rdige un bon de remis o figurent lidentit du client, les rfrences, dsignations et quantits des articles remis. Le client se rend alors la caisse o il remet le bon de remis. Le personnel de la caisse consulte les tarifs des articles, les conditions commerciales du client, et rdige alors une facture. Si le client est en compte, cette facture est immdiatement porte son compte. Il rglera mensuellement lensemble de ses achats. Si le client nest pas en compte il doit payer immdiatement : la caisse enregistre le rglement. Dans tous les cas, la caisse donne un exemplaire de la facture au client (jouant le rle de facture acquitte ou davis de dbit), qui reprend ses marchandises sur le comptoir et quitte le magasin. Le bon de remis servira ultrieurement la mise jour des stocks. Une copie de la facture est adresse en fin de journe au service comptable du sige pour la tenue des comptes clients, une autre copie reste dans le dossier client. En dehors des ventes au comptoir, la socit CHARLEMAGNE enregistre des commandes dites diffres. Ces commandes sont reues soit par tlphone, soit par courrier. Ces commandes concernent des articles dont la rfrence est connue par le client, ou pour lequel il est facile de retrouver la rfrence partir de celles du constructeur. Etant donn le faible volume de ce type dactivit, qui est en plus le fait des meilleurs clients, le secrtariat du magasin gre la prise de commande, puis la passe au comptoir aux moments creux, rcupre les articles et tient lensemble factur disposition du client. Notons quactuellement, du fait de la centralisation de la tenue des comptes clients, les relevs sont effectus en fin de mois par le service comptable.

3.2. Le suivi des stocks et le rapprovisionnement


Lensemble des rfrences dun magasin est suivi en stock dune faon manuelle. Ce systme est fond sur une structure de petits tiroirs contenant une fiche sur laquelle on reporte chacun des mouvements de stock (date et quantit, solde); un index sur la face extrieure peut tre dplac permettant de visualiser rapidement le niveau de stock, en particulier le franchissement du niveau dalerte. Tous les matins, les employs des stocks trient les bons de remis de la veille transmis par la caisse et mettent jour les fiches de stock. Si au cours de la mise jour un article est en trop petit nombre, on le reporte sur un relev des articles en alerte, commander prochainement. A partir de cette liste, en comparant avec les demandes de rapprovisionnement dj en cours, le responsable du stock rdige une demande de rapprovisionnement quil adresse au service achat. Tous les jours, soit en livraison directe des fournisseurs soit par le camion navette du service de rapprovisionnement, le magasin reoit des marchandises en rponse aux demandes de rapprovisionnement effectues. Ds son arrive, les employs des stocks procdent la rception de la livraison et vrifient la conformit avec le bon de livraison. Ils mettent ensuite les articles dans leurs rayonnages respectifs. Les employs des stocks reprennent chacun des bons de livraison rceptionns pour mettre jour les fiches de stocks. Ces oprations effectues, une copie du bon de livraison reu directement est transmise au service des achats pour accus de rception de la livraison.

70

4. Elments pour la conception du SI commercial


Pour la conception du systme dinformation du domaine commercial, le responsable du projet dinformatisation de la socit CHARLEMAGNE a dcid dappliquer la mthode Merise. Ce paragraphe rassemble des lments qui pourront servir au cours des diffrentes tapes de la conception de ce systme dinformation.

4.1. Liste dinformations


Cette liste nest pas exhaustive. Elle dtaille certaines informations essentielles la comprhension du systme actuel.

Adresse client
Adresse postale complte dun client. Cette adresse figure sur la fiche client. Elle est utilise pour toute correspondance avec le client et figure systmatiquement sur toute facture et tout relev.

Code magasin
Code mnmotechnique de trois lettres associ chaque magasin de la socit CHARLEMAGNE : Nancy = NCY, Metz = MTZ, Epinal = EPL, Saint-Di = STD, Lunville = LUN.

Code magasin prfrentiel


Pour certains clients, la socit CHARLEMAGNE propose de conserver un stock de scurit pour certains articles sensibles (prix lev et dlai de rapprovisionnement important). En contrepartie de ce service, elle demande au client de bien vouloir sadresser, suivant les articles spcifis, exclusivement un seul magasin choisi par le client. Cette information figure sur la fiche client et lui est communique chaque semestre.

Cumul mensuel
Ce chiffre est utilis en termes de statistique des ventes sur les trois dernires annes. Il exprime le cumul des quantits vendues de chaque article, pour chaque magasin, chaque mois.

Date de commande
Date de la vente. Elle figure sur le bon de remis ainsi que sur la facture ou avis de dbit.

Date dernire demande de rapprovisionnement


Date laquelle le magasin a pass une demande de rapprovisionnement pour cet article. Cette date est remise nul ds la livraison effective.

Dsignation article
Libell descriptif de larticle.

Matriel
Dsignation du matriel ou engin pour lequel est utilisable larticle. Cette information na de sens que pour les pices dtaches. Certains articles sont spcifiques un engin, dautres valables pour toute une gamme, dautres adaptables plusieurs constructeurs. Ces informations figurent sur la fiche article et sont trs utiles au magasinier pour choisir la pice. Par exemple : Alternateur PARIS RHONE Rfrence 123PX55 valable pour CATERPILLAR DO8H et FIAT OM54.

Nom client
Nom ou raison sociale.

Numro client
Numro didentification dun client. Ce numro est affect lors de louverture dun compte client; il est rappel sur toutes les correspondances avec le client, en particulier sur les factures et relevs.

71

Numro du client facturer


Exceptionnellement, le client facturer est diffrent du client donneur dordre. Cette pratique exige laccord pralable des trois parties (les deux clients et la socit).

Numro commande
Numro chronologique affect par la socit CHARLEMAGNE chaque vente effectue. Comme une facture est dite chaque vente le numro de facture est identique au numro de commande.

Prix tarif
Prix dun article au catalogue officiel de la socit CHARLEMAGNE. Ce prix est fix par la direction commerciale du sige en accord avec le service des achats.

Prix de vente
Prix dun article vendu. Ce prix ne peut tre infrieur de plus de 25 % au prix catalogue. Les responsables des magasins sont libres de la politique commerciale.

Quantit vendue
Quantit disponible et effectivement vendue au client.

Quantit en stock
Quantit dun article en stock dans un magasin. Chaque magasin est libre du choix de son assortiment dans le cadre du catalogue gnral de la socit : - Nancy gre 45 000 rfrences (totalit du catalogue) ; - Metz et Epinal 30 000 rfrences chacun ; - Saint-Di et Lunville 15 000 rfrences chacun.

Quantit recevoir
Quantit dun article attendu en rapprovisionnement. Cette valeur est remise zro ds la livraison effective.

Rfrence article
Code affect chaque article au catalogue de la socit CHARLEMAGNE. Certains articles ont galement une rfrence propre au constructeur (ce cas est frquent pour les pices dtaches et rfrences dans les documents techniques de rparation).

Rfrence article substituable


Les magasiniers souhaiteraient connatre systmatiquement par quels articles un article en pnurie peut tre remplac.

Type darticle
Cette information permet de classer les articles suivant leur usage afin de faciliter le travail des magasiniers dans la recherche des rfrences.

4.2. Documents utiliss


Quelques documents frquemment utiliss au sein de la socit sont reproduits ci-aprs (figures 1 5).

72

Socit CHARLEMAGNE FICHE DE STOCK


Magasin de : Rfrence article : Date Qt en stock Seuil alerte : Sortie Entre

Figure 1. Fiche de stock des magasins.

Socit CHARLEMAGNE FICHE ARTICLE


Rfrence article : Dsignation : Valable pour les matriels : Magasin de : Type : Peut tre remplac par :

Article privilgi pour les clients :

Figure 2. Fiche article des magasins.

73

Socit CHARLEMAGNE DEMANDE DE REAPPROVISIONNEMENT


Magasin de : Date : Article demande Rfrence Quantit Code magasin :

Figure 3. Fiche de demande de rapprovisionnement.

Socit CHARLEMAGNE BON DE REMIS


No commande : Client : Article Date : Adresse : Rfrence Quantit vendue Code Magasin :

Figure 4. Bon de remis au client.

74

Socit CHARLEMAGNE FACTURE


No facture : N Client : Article Quantit Nom: Prix tarif Prix vente Magasin : Date : N Client facturer : Montant

Total brut : Montant TVA : Total payer : Mis en compte : Pay comptant :

Figure 5. Facture.

5. Travail demand sur le SI commercial existant


6.1. Dessiner avec WinDesign le graphe des flux du SI commercial existant. Les acteurs internes au SI commercial et les acteurs externes seront distingus (couleurs diffrentes). Dessiner aussi le graphe des flux contextuel (avec uniquement les flux entrants et les flux sortants du SI commercial). 6.2. Dessiner avec WinDesign le schma de circulation des documents de lexistant. On pourra se limiter aux acteurs, flux de documents et traitements. 6.3. Dessiner avec WinDesign le MCT de lexistant. Ce schma doit tre indpendant des choix dorganisation actuels, comme par exemple la diffrenciation entre magasin et caisse. 6.4. Dresser une liste des donnes. 6.5. Dessiner avec WinDesign le MCD de lexistant.

Dossier danalyse de lexistant rendre


Un document unique sous forme lectronique (pdf, doc, docx) contenant : une page de titre avec le(s) nom(s) du (des) auteur(s), une page de prsentation du projet, le graphe des flux et le graphe des flux contextuel (crs avec WinDesign) avec dventuels commentaires, le schma de circulation des documents (cr avec WinDesign) avec dventuels commentaires, le MCT (cr avec WinDesign) avec dventuels commentaires, le MCD (cr WinDesign) avec dventuels commentaires, le dictionnaire des donnes (gnr par WinDesign partir du MCD).

75

76

Etude de cas : informatisation d'un centre de loisirs sans hbergement (CLSH) Description de lexistant.

77

Direction de la Jeunesse

Canny le 4 Janvier .....

Note Mr le Responsable informatique.

n/ref :clsh/dem/info Objet : Demande d'informatisation de la gestion du Centre de loisir sans hbergement. Affaire suivie par :

La service de la jeunesse gre un centre de loisirs estival, clat sur deux sites (Joseph Antoine et Remicourt) dont toute la gestion est traite manuellement. Environ 1200 1500 enfants s'inscrivent chaque t pour une priode d'une 9 semaines. De nouvelles exigences de nos partenaires (CAF et Conseil gnral) ainsi qu'une modification de notre systme de facturation rendent indispensable, ds cette anne, la mise en place de l'informatisation de la gestion du CLSH. Je sollicite donc l'tude ainsi que la ralisation d'une procdure informatique pour rpondre ma charge de travail ; cette procdure devra englober : - la proposition d'une solution informatique - la dfinition et l'installation du matriel informatique - la formation du personnel - la ralisation et linstallation d'une application spcifique Veuillez trouver ci-aprs le descriptif du fonctionnement actuel.

Le Directeur

78

I - LE FONCTIONNEMENT ACTUEL
DESCRIPTION GENERALE La ville de "Canny" gre un centre de loisirs sans hbergement ( CLSH) sur deux sites : - site de Remicourt - site de Gentilly La gestion administrative du centre est assure par le service jeunesse de la mairie aid par des quipes au niveau de chaque site. La rpartition en unit Ces deux sites fonctionnent durant l't. --> sur le site de Gentilly : Les enfants sont rpartis en 4 units autonomes en fonction de leurs ges, savoir : - unit 1 : enfants gs de 3 6 ans (les maternelles) - unit 2 : " " 7 et 8 ans (les petits) - unit 3 : " " 9 et 10 ans (les moyens) - unit 4 : " " 11 13 ans (les grands) Le critre de rpartition entre les units n'est pas seulement li l'ge : la stature et la maturit de l'enfant peuvent galement tre prises en compte. L'animation est assure au niveau de chaque unit. Les enfants sont rpartis par groupe de 8 pour les plus petits et de 12 pour les plus grands, sous la responsabilit d'un animateur. --> sur le site de Remicourt : Ce site est compos d'une seule unit d'enfants gs de 3 6 ans. L'encadrement Chaque site est dirig par un directeur qui coordonne toutes les activits des units. Une unit comprend de 5 15 animateurs en fonction de l'ge et du nombre d'enfants. Le ramassage et la tarification Plusieurs circuits de bus acheminent les enfants sur les sites. Les circuits ou tournes et les points de ramassage ou points d'accueil sont dfinis une fois pour toute en dbut de session. Les bus appartiennent une socit externe la mairie. Chaque site possde ses propres points d'accueil et de plus gre un point d'accueil sur place pour les parents susceptibles de transporter leurs enfants. La tarification est fonction : - du quotient familial CAF, - de la domiciliation des parents ou tuteurs (dans ville ou hors ville), - d'une rduction ventuelle (aides spcifiques propres chaque famille, aide de lemployeur). LES INSCRIPTIONS Deux procdures d'inscription sont mises en place : - celle avant l'ouverture du CLSH (dbut juin dbut CLSH moins une semaine) - celle en cours de CLSH Les enfants doivent imprativement avoir 3 ans le premier jour de leur admission et avoir moins de 14 ans le dernier jour de leur sjour.

79

Descriptif des inscriptions avant l'ouverture du CLSH Tous les jours les inscriptions sont prises en compte dans trois endroits diffrents : - l'htel de ville, - dans deux mairies de quartier. A chaque point d'inscription, des quotas hebdomadaires (nombre de places disponibles par point dinscription) sont fixs par unit. Les inscriptions sont prises concurrence de ces quotas et refuses au del. Les inscriptions se font par semaine (la semaine est considre du lundi au vendredi). En fin de semaine, les inscriptions sont centralises au service jeunesse qui totalise les inscrits, effectue diffrents contrles d'ordre administratif (attribution d'un numro, dossier complet, paiement conforme, ...), calcule les quotas de la semaine suivante et les communique aux points d'inscription. Les anomalies, peu nombreuses, sont traites par tlphone. Descriptif des inscriptions aprs l'ouverture du CLSH Les inscriptions sont prises, au plus tard, le mercredi de la semaine prcdant le sjour de l'enfant, uniquement l'htel de ville, ce qui rend les quotas par point dinscription inutiles. L'inscription se fait toujours par semaine condition qu'une place soit disponible dans lunit et le site. En cours de session de nombreuses demandes de prolongation sont traites. Elles sont enregistres au guichet de lhtel de ville et ne sont acceptes que si des disponibilits existent pour la priode considre. Remarque : Lors de l'inscription, les parents ou tuteurs remplissent par enfant : - une fiche d'inscription qui reste au service jeunesse (voir Annexe A); elle est range dans un bac, classe par ordre alphabtique. Ce bac sert de fichier de base l'ensemble des interventions. - une fiche individuelle de liaison comportant des renseignements mdicaux (tat des vaccinations, traitements mdicaux suivre pendant le sjour, toutes informations particulires concernant la sant de l'enfant, autorisation parentale dintervention en cas daccident). Elle reste au service et une copie est dirige au directeur du site o sjournera l'enfant (voir Annexe B). - une fiche de dcharge de responsabilit qui reste au service (voir Annexe C). Voir contenu du dossier dinscription en Annexe D. Le paiement Le paiement du sjour s'effectue l'inscription de l'enfant par chque. Il est alors remis aux parents ou tuteurs un rcpiss de paiement comportant : - un numro et date de rcpiss, - le nom de lenfant concern, - la priode du sjour, - le tarif appliqu compte tenu du quotient familial (voir les lments de tarification sur la fiche dinscription), - le % de rduction suite aux justificatifs prsents, - le montant pay.

80

Les justificatifs de rduction joints un double du rcpiss et au chque de paiement sont envoys au service jeunesse pour contrle, traitement et archivage. Le remboursement Le remboursement pour absence est prvu uniquement sur prsentation d'un justificatif auprs du service jeunesse (certificat mdical, dcs ou maladie d'un proche parent, etc.), sous rserve de l'application d'une franchise de 3 journes au tarif plein. Dans tous les cas, le remboursement a lieu partir du 15 septembre, aprs rception et validation des diffrents justificatifs au fur et mesure de leur arrive au service jeunesse. Liste des tches effectues par le service dans ce domaine : - rception des diverses demandes de remboursements, - analyse des justificatifs, - rejet de la demande si le justificatif est non conforme accompagn d'une lettre "type" d'information, - acceptation du remboursement si justificatif OK, - recherche du dossier de l'enfant, - vrification de l'absence sur les cahiers de prsence, - calcul du remboursement, - constitution de la liste des remboursements (voir Annexe E) destin au service comptabilit qui se charge du paiement effectif. LA GESTION COURANTE Pendant le droulement du centre Chaque fin de semaine le service jeunesse tablit pour chaque directeur de site et pour la semaine suivante : 1. un document appel "cahier de prsence" contenant pour le site et lunit concerns la liste des enfants susceptibles d'tre prsents et le nom de l'animateur prenant en charge le groupe. Ce cahier est retourn en fin de semaine avec l'indication des absences (voir Annexe F). 2. par point d'accueil, une liste dite de "ramassage". Elles sont utilises comme listes de pointage journalier (pointages matin et soir au niveau de chaque point d'accueil). Outre l'tat civil de l'enfant, il est indiqu si l'enfant est pris en charge par une personne l'arrive du bus (nom, prnom voir Annexe G). Ces listes sont directement envoyes le vendredi avant 12h chaque accompagnateur responsable d'un point d'accueil (les accompagnateurs sont choisis parmi les animateurs). Aprs utilisation, elles sont retournes au service jeunesse pour exploitation. En dfinitive, est considr absent un enfant non prsent sur la liste de ramassage et sur le cahier de prsence. L'information est reporte dans le dossier de l'enfant par le service jeunesse (jours effectifs d'absence). 3. une liste hebdomadaire permettant de prparer au mieux la commande des repas de la semaine. Il est noter que chaque jour, la commande des repas doit arriver au plus tard 9h30 la cuisine centrale; elle est gre par unit et concerne les diffrents types de repas : - sans sel - sans porc - repas froid (pique-nique pour les enfants partant en excursion dans la journe),

81

La cuisine centrale cuisine et livre les repas. Aprs le centre Afin d'obtenir le versement de la participation financire de la caisse d'allocations familiales et du conseil gnral, diffrents documents sont produire : - en direction de la CAF, fournir obligatoirement pour le 30 septembre : - la liste des familles ayant mis leurs enfants au CLSH (voir Annexe H); au niveau de la famille, on indique le numro d'allocataire, le QF, si elle est bnficiaire de bons de vacances et si elle dpend du rgime gnral des prestations familiales (informations demandes l'inscription); pour chaque enfant, il faut indiquer : le nombre de jours dinscription, le nombre de jours de prsence. - en direction du dpartement : - le nombre d'enfants par semaine, par unit et par site (voir Annexe I). Des attestations de prsence sont produites la demande des familles pour l'ensemble du sjour. DONNEES GENERALES La priode d'ouverture du CLSH est de 9 semaines entires durant les vacances scolaires. La frquentation journalire moyenne atteint 600 enfants sur les deux sites. Le volume des inscriptions reprsente 1200 1500 dossiers sur l'ensemble de la priode. - site de Gentilly capacit d'accueil de 600 enfants de 3 13 ans, - site de Remicourt capacit d'accueil de 150 enfants de 3 6 ans, - dure moyenne d'un sjour : impossible dterminer, - cot moyen d'un sjour : " La priode d'inscription est trs courte (qq. semaines pour plus de 60% des inscriptions). Pour l'anne prcdente : 21 arrts de bus ont t proposs (rpartis dans toute la ville) ; 15 circuits diffrents ont t mis en place.

Il est impratif compte tenu des normes de scurit en vigueur de ne jamais dpasser la capacit maximum de chaque site.

82

ANNEXE A
Ville de Canny Direction de la Jeunesse Centre de loisirs municipal Fiche dinscription Site : Remicourt Gentilly (rayer la mention inutile) Unit : .. Arrt de bus : .. Enfant Nom : ... Prnom : . Sexe : M F n le : .. Adresse de lenfant : Renseignements familiaux Responsable : pre mre tuteur Nom : Prnom : Adresse (si diffrente) : .. N de tlphone dans la journe : . N de tlphone aprs 17h (indispensable) : Employeur : . Autre situation : ... Caisse dallocation familiale (CAF) : n allocatair e .. quotient familial : Assurance responsabilit civile - Cie : . N contrat : . Tarifs (encadrer le tarif retenu) Ville Allocataire CAF QF < 300 avec bons de QF de 300 vacances 500 Allocataire CAF QF > 500 sans bons de vacances Non allocataire CAF 2 3 6 QF <= 500 Hors ville 12 Et 2004

QF > 500

15

20

A dduire (joindre justificatifs) : .. / jour Bons de vacances : oui non Attestation de prsence : oui non Montant journalier la charge de la famille ( / jour) : N semaine 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Dates de sjour Nombre Montant de jours semaine 3-7 juillet 5 10-13 juillet 4 17-21 juillet 5 24-28 juillet 5 31juillet - 4 aot 5 7-11 aot 5 14-18 aot 4 21-25 aot 5 28 aot-1 septembre 5 4 septembre 1 Montant total Montant acquitt N rcpiss

83

ANNEXE B
Ville de Canny Direction de la Jeunesse Centre de loisirs municipal Fiche individuelle de liaison Site : Remicourt - Gentilly Unit : Arrt de bus : .. Enfant Nom : ... Prnom : . Sexe : M F n le : Adresse de lenfant : Responsable de lenfant : pre mre tuteur Nom : Prnom : Adresse (si diffrente) : .. N de tlphone dans la journe : . N de tlphone aprs 17h (indispensable) : N de scurit sociale Adresse du centre payeur : .. Nombre denfants de -18 ans dans la famille : .. Renseignements mdicaux Vaccinations : Traitements particuliers : Indications particulires des parents : Autorisation parentale dintervention en cas daccident : Et 2004

Type de repas : sans porc, vgtarien, sans sel, .. A Canny, le Signature du responsable

84

ANNEXE C
Ville de Canny Direction de la Jeunesse Centre de loisirs municipal Dcharge de responsabilit Je soussign : NOM Prnom : . Responsable lgal de lenfant (pre - mre - tuteur *) : Et 2004

NOM PRENOM .. N le :

Autorise lenfant dsign ci-dessus rentrer seul mon domicile lissue des journes de fonctionnement du Centre de Loisirs Sans Hbergement organis par la ville de Canny et dcharge celle-ci de sa responsabilit : - partir du dpart de lenfant du centre de loisirs aprs 17h30, - partir de la descente de lenfant du bus. A rentrer avec la personne majeure ci-dessous dsigne : NOM : PRENOM : .

Cette dcharge est valable du : . au : ..

Fait Canny, le

Signature du responsable ATTENTION : aucune dcharge orale ou non date ne pourra tre accepte.

* Rayer la mention inutile

85

ANNEXE D
Contenu d'un dossier d'inscription :
Chaque dossier d'inscription possde au minimum : - un numro d'inscription (attribu par le service jeunesse aprs vrification et acceptation des fiches d'inscription), - le lieu ou a t prise l'inscription ( but statistique), - ltat civil de l'enfant : nom, prnom, sexe, ge, date et lieu de naissance, adresse si diffrente de celle des parents, - ltat civil du responsable : nom, prnom, qualit (pre, mre, tuteur), adresse, n de tel dans la journe et aprs 17 heures, - le site du sjour ainsi que lunit, - la priode du sjour (indique par les numros de semaines souhaits), - l'arrt de bus choisi, - le type de repas (sans porc, vgtarien, sans sel,...), - les lments lis la facturation du sjour : n allocation CAF, quotient familial, % de rduction dfini l'inscription sur prsentation de diffrents justificatifs. - des lments lis la sant de l'enfant : vaccinations, traitement particulier, indications particulires des parents. - lensemble des informations contenues dans la dcharge de responsabilit.

86

ANNEXE E
ETAT DE REMBOURSEMENT
tabli le xx/xx/xxxx

Responsable lgal : NOM .. PRENOM : .. Adresse : .. N enfant, nom, prnom, age N inscription xxxx du xx/xx/xxxx au xx/xx/xxxx soi t x jours dont x jours dabsence N inscription xxxx du xx/xx/xxxx au xx/xx/xxxx soi t x jours dont x jours dabsence N inscription xxxx du xx/xx/xxxx au xx/xx/xxxx soi t x jours dont x jours dabsence N enfant, nom, prnom, age N inscription xxxx du xx/xx/xxxx au xx/xx/xxxx soi t x jours dont x jours dabsence N inscription xxxx du xx/xx/xxxx au xx/xx/xxxx soi t x jours dont x jours dabsence N inscription xxxx du xx/xx/xxxx au xx/xx/xxxx soi t x jours dont x jours dabsence

----------------------------------------------------Total : xxxx jours Tarif : Franchise (3 j) xxx.xx xxxx.xx

----------------------------------------------------Somme rembourser : xxxxxxx.xx

87

ANNEXE F
CAHIER DE PRSENCE

Semaine : xx

du xx/xx/xx au xx/xx/xx
Groupe : xxxxx

Site : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Unit : xxxxxxxxxxx

Animateur : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (matricule, nom, prnom) LISTE DES ENFANTS


nom prnom adresse lundi mardi mercredi jeudi vendredi

xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx

. . . . . . .

.. .. .. .. .. .. ..

.. .. .. .. .. .. ..

88

ANNEXE G

LISTE DE RAMASSAGE
POINT DACCUEIL : xxxxx Semaine : xx du xx/xx/xx au xx/xx/xx

Accompagnateur : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (matricule, nom, prnom) LISTE DES ENFANTS


nom prnom personne resp. lundi mardi mercredi jeudi vendredi

xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx

xxxxxx xxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxx xxxxxx xXxxxxxx xxxxxx xxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxx

. .. . .. . .. . .. . .. . .. . ..

.. .. .. .. .. .. ..

89

ANNEXE H
LISTE DES FAMILLES
Famille Enfant

dit le xx/xx/xxxx
Nombre de jours Age Sexe Inscrit Prse nt

N allocataire Nom

Bons vac. Adresse

Prest. Fam Quot. Fam.

N Nom Prnom

xxxxxxxx o/n o/n xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxx

xxx xxxxxxxxxxxx xx x xxxxxxxxxxxx xxx xxxxxxxxxxxx xx x xxxxxxxxxxx xxx xxxxxxxxxxxxx xx x xxxxxxxxxxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxxxxxxx o/n o/n xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxx

xxx xxxxxxxxxxxxx xx x xxxxxxxxxxxx xxx xxxxxxxxxxxxx xx x xxxxxxxxxxx xxx xxxxxxxxxxxxx xx x xxxxxxxxxxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

90

ANNEXE I
COMPTAGE EFFECTIF PAR UNITE ET PAR SITE S1
Maternelle Petits Moyens Grands Gentilly Maternelle Remicourt xx xx xx xx xxx xx xxx

S2
xx xx xx xx xxx xx xxx

S3
xx xx xx xx xxx xx xxx

S4
xx xx xx xx xxx xx xxx

S5
xx xx xx xx xxx xx xxx

S6
xx xx xx xx xxx xx xxx

S7
xx xx xx xx xxx xx xxx

S8
xx xx xx xx xxx xx xxx

S9
xx xx xx xx xxx xx xxx

S10
xx xx xx xx xxx xx xxx

Total
xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx

Total gneral xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

91

92

Etude de cas : CLSH Dossier Merise de lexistant

93

1. Les graphes acteurs/flux


a) inscriptions avant la session
Acteurs : - service jeunesse (interne), - point dinscription - 3 guichets : htel de ville + 2 mairies annexe (interne), - famille/responsable (externe), - directeur du site (interne). Flux : - demande dinscription, - refus inscription, - documents dinscription (fiche dinscription - annexe A + fiche de liaison - annexe B + fiche de dcharge - annexe C + justificatif de rduction), - copie de la fiche de liaison, - chque de paiement, - rcpiss, - dossier dinscription transmis au service jeunesse (fiche inscription + fiche de liaison + fiche de dcharge + justificatif de rduction + chque de paiement + double du rcpiss), - quotas hebdomadaires.

b) inscriptions pendant la session


Acteurs : idem mais un seul guichet (htel de ville). Flux : les quotas hebdomadaires sont inutiles car il y a un seul point dinscription. Sajoutent : - demande de prolongation = demande dinscription, - refus de prolongation = refus dinscription, - demande de remboursement + justificatif, - lettre type de refus de remboursement.

94

c) droulement de la session
Acteurs : - service jeunesse (interne), - directeur du site (interne), - cuisine centrale (externe car non concerne par cette informatisation), - accompagnateur (externe car non concern par cette informatisation), Flux : - cahier de prsence (annexe F), - cahier de prsence complt, - liste de ramassage (annexe G), - liste de ramassage complte, - liste hebdomadaire de prparation des repas, - commande journalire de repas,

d) aprs la session 95

Acteurs : - service jeunesse (interne), - service comptabilit (externe car non concern par cette informatisation), - CAF (externe), - famille (externe), - Dpartement (externe). Flux : - tat de remboursement (annexe E), - comptage par unit et par site (annexe I), - liste des familles (annexe H), - demande attestation de prsence, - attestation de prsence.

2. Le MCT de lexistant
On reprend les 4 sous modles du modle des flux.

a) inscriptions avant dbut session

96

Les documents et le chque ne sont remplis que si linscription est possible. Do la dcomposition de linscription en 2 oprations. Dossier transmis est reprsent car il y a un transfert physique de documents (ex : la dcharge signe par la famille).

97

b) inscriptions aprs dbut de la session

Remarque : ltat absences traites est dfini au diagramme suivant.

98

c) droulement de la session

Remarque : Le remplissage de la liste de ramassage est ralis par un acteur externe car considr comme non concern par linformatisation (laccompagnateur); lopration nest donc pas reprsente dans le MCT. Au contraire, le remplissage du cahier de prsence est fait par un acteur interne car potentiellement informatisable (le directeur du site); lopration est donc reprsente dans le MCT.

d) aprs la session

99

3. Le MCD de lexistant

100

Remarques : Lentit inscription est lentit centrale du schma (tout ce qui est saisi lors de linscription dun enfant y est attach). Lentit enfant ne contient que les caractristiques invariantes de lenfant. La table tarif a t ajoute pour faciliter le calcul et lvolution des tarifs (plutt que de la coder en dur dans les programmes). Il nest pas ncessaire de la relier aucune autre table. On y accde directement par son nom (requte demandant le tarif en fonction des donnes). Des cls (numros) ont t ajoutes quand ncessaire. Les groupes et les encadrements varient chaque semaine. Do les associations ternaires (arit 3).

101

DESCRIPTIF DES DONNEES Domaine: Processus: Rubriques nom_site nom_unite arret_bus nom_enf prenom_enf sexe_enf datn_enf lieu_naiss adr_enf type_resp nom_resp pre_resp adr_resp tel_resp tel_resp_17h emp_resp situation_resp noalloc_resp qf_resp assurance_resp noassur_resp en_ville tarif_jour deduc_jour bons_vac attest_pres sem_sej du_sem au_sem nbj_sem montant_semaine montot_sej montant_acquite no_recepisse noss_resp adr_ss nb_enf_18 vacc_enf trait_med_enf indic_part_enf autor_par_enf type_repas_enf CLSH (1/2) Rdacteur: Date: SUPPORTS FL DR ER CP LR LF CE x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Libell explicatif Nom du site Unit Arrt bus (point accueil) Nom enfant Prnom enfant Sexe enfant Date naissance enfant Lieu naissance enfant Adresse enfant Type responsable (pre, mre, tuteur) Nom responsable Prnom responsable Adresse responsable N tlphone responsable N tlphone responsable aprs 17h Employeur responsable Situation responsable N allocataire CAF responsable Quotient familial responsable Cie assurance responsable N assurance responsable En ville ou hors ville Tarif journalier avant dduction Dduction par jour Bons vacances Attestation prsence Semaine de sjour Date dbut semaine Date fin semaine Nombre de jours semaine Montant par semaine Montant total Montant pay N rcpiss N scurit sociale Adresse centre payeur scurit sociale Nombre enfants -18 ans / famille Vaccinations enfant Traitements particuliers enfant Indications particulires enfant Autorisation parentale Type repas enfant

Type Mod FI X(30) d x X(20) d x X(30) d x X(30) d x X(20) d x X(1) d x date d x X(30) d x X(60) d x X(10) d x X(30) d x X(20) d x X(60) d x X(12) d x X(12) d x X(30) d x X(30) d x X(12) d x N d x X(30) d x X(12) d x bool d x D(8,2) c x D(8,2) d x bool d x bool d x N d x date d x date d x N d x D(8,2) c x D(8,2) c x D(8,2) d x X(10) d x X(15) d X(60) d N d X() d X() d X() d X() d X() d

x x

x x x x x x x x

x x

x x x x x x x x

102

DESCRIPTIF DES DONNEES Domaine: Processus: Rubriques type_dech_enf nom_acc_enf pre_acc_enf date_deb_dech date_fin_dech date_er no_inscript lieu_inscr no_enf age_enf nb_jours_inscr nb_jours_abs nb_tot_jours_abs tarif_abs franchise_abs total_remb nom_groupe nom-anim pren_anim no_anim abs_sej abs_ram date_liste_fam prest_fam_resp nb_jour_inscr nb_jour_pres totinscr_uss totinscr_ss totinscr_s totinscr-us totinscr_s totinscr CLSH (2/2) Rdacteur: Date: SUPPORTS FL DR ER CP LR x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Libell explicatif Type de dcharge Nom personne accompagnatrice Prnom personne accompagnatrice Date dbut dcharge Date fin dcharge Date tat remboursement N inscription Lieu inscription N enfant Age enfant Nombre de jours inscription Nombre jours absence / inscription Nombre total jours absence / famille Tarif jour absence Franchise absences Total rembous Non groupe Nom animateur/accompagnateur Prnom animateur/accompagnateur Matricule animateur/accompagnateur Absence par journe au centre Absence par journe au ramassage Date liste famille Prestations familiales Nb jours inscrits / inscription Nb jours prsents / inscription Inscrits par unit site semaine Inscrits par site semaine Inscrits par semaine Inscrits par unite site Inscrits par site Inscrits

Type Mod FI X() d X(30) d X(20) d Date d Date d Date p N d X(30) d N d N c N c N c N c D(8,2) c D(8,2) c D(8,2) c X(30) d X(30) d X(20) d N d bool d bool d date p bool d N c N c N c N c N c N c N c N c

LF CE

103

104

Etude de cas : informatisation d'un centre de loisirs sans hbergement (CLSH) Les nouveaux besoins et les objectifs de linformatisation.

105

I - LES NOUVEAUX BESOINS


1 ) La facturation a) Du fait de l'obligation de payer immdiatement l'inscription, les familles n'inscrivent pas ncessairement l'enfant pour toutes les priodes prvues de frquentation et reviennent ultrieurement procder des prolongations d'o multiplicit des mouvements qui alourdissent la procdure d'une part, et impliquent une mauvaise gestion d'autre part. Par ailleurs il est souhait par la direction gnrale, de centraliser la procdure de gestion des paiements au service des finances. b) nouveau principe de fonctionnement : Une facture sera tablie par famille, suite linscription dun ou plusieurs enfants pour diffrentes priodes. Le paiement se fera en une ou plusieurs fois avec un chelonnement des paiements. Si le paiement ne se fait pas dans les dlais, il y a lieu de prvoir un systme de relance des impays (lettre de rappel). Aprs deux relances infructueuses, le dossier impay est transmis au service contentieux pour traitement. Voir le modle de facture propos (annexe 1) c) La procdure de remboursement doit tre adapte ce nouveau mode de facturation. Pas de remboursement avant rglement total des sommes dues. 2 ) La gestion des sites On souhaite informatiser et traiter localement sur le site certaines tches. Il faudra tudier prcisment le partage et les transferts de donnes entre l'informatique centrale de la mairie et l'informatique dlocalise sur les sites. a) La gestion des animateurs Cette gestion pourrait consister en : - une prise en compte des lments d'tat civil, d'adresse et de qualification de la personne, - la saisie de la priode de participation l'animation des centres, de la participation aux ramassages et des absences ventuelles afin de pouvoir simplement transmettre les informations au service du personnel. b) La gestion des enfants et des groupes dition des feuilles de prsence et saisie des absences, dition des feuilles de ramassage et saisie des informations collectes, affectation des enfants aux groupes, affectation des animateurs aux groupes.

c) La gestion des activits du site Chaque semaine un certain nombre d'activits sont proposes aux enfants d'une classe d'ge donne, c'est--dire aux enfants d'une unit. Les activits sont caractrises par un code activit codacti et un libell (ex : piscine, cheval, pte modeler). Elles sont programmes pour toute la dure des vacances sur un ou plusieurs jours (lundi, mardi, mercredi) une certaine heure et pour une certaine dure. Par exemple : activit piscine pendant 2 heures les mardis 10h et vendredis 14h pendant toutes les vacances. Chaque lundi matin, on constitue les groupes d'activit de la semaine. Un groupe d'activit regroupe des enfants d'une unit ayant choisi la mme activit pour la semaine.

106

Les groupes sont encadrs par un ou plusieurs animateurs ayant les comptences ncessaires. On connat le code, le nom, le prnom et les comptences de tous les animateurs (voir annexes 2 et 3).

II - LES OBJECTIFS
1 ) Grer de manire optimum les inscriptions D'une anne l'autre, un nombre important de familles rinscrivent leurs enfants, la procdure mettre en place doit tenir compte de ce fait. Le nombre de places tant limit, il est obligatoire de savoir tout moment si des places sont encore disponibles pour accepter l'inscription. Les agents chargs des inscriptions doivent tre en mesure, grce au logiciel, de vrifier en temps rel les disponibilits ce qui rend inutile la notion de quota hebdomadaire par point dinscription. 2 ) Faciliter le pointage des prsents au centre et aux divers points d'accueil Par laboration automatique des diffrentes listes. 3 ) Amliorer la gestion quotidienne du centre 4 ) Automatiser toute la production de documents En particulier ceux fournir en fin de session. 5 ) Faciliter les recherches Pouvoir interroger rapidement et tout moment la base mettre en place, selon diffrents critres (nom de famille, nom de l'enfant, date de naissance, etc.). 6 ) Amliorer l'information aux familles Le fichier des familles devra pouvoir tre utilis pour mettre en place d'ventuels mailings informant un public potentiel des nouvelles activits.

Dossier danalyse/conception rendre


Un document sous forme lectronique (pdf, doc, docx) contenant : le MCT modifi pour la procdure dinscription/gestion des rglements (cr avec WinDesign) avec des commentaires ventuels, le tableau des phases complet et le MOT graphique pour la procdure dinscription/ gestion des rglements (cr avec WinDesign) avec des commentaires ventuels, le MCD de la solution avec des commentaires ventuels et le dictionnaire des donnes (crs avec WinDesign), le modle logique relationnel sous forme de la liste des relations avec les cls primaires et trangres, les maquettes dcran (cres avec WinDesign) et le manuel dutilisation de ces crans.

107

Annexe 1
FACTURE N xxxx Canny, le xx/xx/xx

Nom, prnom famille Adresse famille Site : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Unit : xxxxxxxxxxxxxx

N dossier inscription, nom, prnom, date de naissance enfant1 Semaine n xx xx jours Semaine n xx xx jours Semaine n xx xx jours Semaine n xx xx jours N dossier inscription, nom, prnom, date de naissance enfant2 Semaine n xx xx jours Semaine n xx xx jours Semaine n xx xx jours Site : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Unit : xxxxxxxxxxxxxx

N dossier inscription, nom, prnom, date de naissance enfant3 Semaine n xx xx jours Semaine n xx xx jours Semaine n xx xx jours Semaine n xx xx jours
N dossier inscription, nom, prnom, date de naissance enfant4

Semaine n xx TOTAL Tarif journe : Rduction : SOMME PAYER :

xx jours _______ xx jours xxx,xx xxx,xx xxxxxx,xx

Mode de paiement : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Merci de rappeler le n de facture avec tout rglement.

108

Annexe 2
PLANNING DES ACTIVITES DU SITE .............. SEMAINE ......... DU.......... AU.............. Unit: ............ Horaire Activit: .............. [nomjour] [nomjour] [nomjour] [nom animateur] [nom animateur] [nom animateur] nb. places : ..... [heure/dure] [heure/dure] [heure/dure] [prnom animateur] [prnom animateur] [prnom animateur]

Animateurs

Unit: ............ Horaire

Activit: .............. [nomjour] [nomjour] [nom animateur]

nb. places: .... [heure/dure] [heure/dure] [prnom animateur]

Animateurs

109

Annexe 3
GROUPES D'ACTIVITES DU SITE .................. SEMAINE.........DU............AU............ Activit: .............Unit: ........... Animateurs [nom animateur] [prnom animateur] [nom animateur] [prnom animateur] Liste des enfants [nom enfant] [prnom enfant] [nom enfant] [prnom enfant] . Activit: .............Unit: ........... Animateurs [nom animateur] [prnom animateur] [nom animateur] [prnom animateur] Liste des enfants [nom enfant] [prnom enfant] [nom enfant] [prnom enfant] .

[date naissance] [date naissance] ..

[groupe inscription] [groupe inscription] .

[date naissance] [date naissance]

[groupe inscription] [groupe inscription]

110