2013

Manual Bsico de Excel 2013

Adis Briseyda Quevedo Argueta 300-12-6302 28/09/2013

Manual Bsico de Excel 2013

1. Interface de Excel
2. CINTAS DE OPCIONES Y FICHAS DE TRABAJO DE EXCEL 2013

La cinta de opciones es una superposicin de barras de herramientas, cada una dedicada a un tipo de edicin. Para visualizar una cinta en particular, simplemente haz clic sobre una de las pestaas. La pestaa "Diseo de pgina", por ejemplo, contiene todos los comandos de diseo de un documento: orientacin y tamao de la pgina, tamao de los mrgenes, color de la pgina, opciones de alineamiento de las imgenes en la pgina, etc.

A. FICHA INICIO
Si trabajas en equipo, Word te puede ayudar a la hora de editar un documento creado por varios usuarios. Si haces clic en la ficha Revisar, de la cinta de opciones, puedes observar el grupo de comandos, entre los que se encuntralas opciones: Revisin, comentarios, seguimiento, cambios, comparar y proteger, cada uno con sus respectivos comandos La ficha inicio de Excel, est conformada por 7 secciones distintas. Observmoslas:

a) Grupo Portapapeles:

El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la informacin copiada o cortada de una aplicacin Windows. Cada vez que se copia o corta informacin, el portapapeles reemplaza la informacin que haba por la nueva informacin. Podemos abrir esta "ventana" haciendo clic en la flecha que se encuentra en la parte inferior derecha de nuestro compartimiento de Portapapeles. En el compartimiento observado en la imagen superior, se encuentran Pegar (Con diferentes opciones de pegado), cortar, copiar y copiar formato.

Pegar: Permite seleccionar una opcion de pegado , como conservar el formato o pegar solo el contenido. Agrega contenido del portapapeles al documento. Cortar: Quita la seleccin y la coloca en el portapapeles para que se pueda pegar en otro sitio. Copiar: Coloca una copia de la seleccin en el portapapeles para que se pueda pegar en otro sitio. Copiar formato: Le gusta como queda una seleccin concreta? Puede aplicar este diseo a otros contenidos del documento.

b) Grupo Fuente

Esta, es la de formato. En ella encontramos el color de letra, si se puede poner en negrita, cursiva, subrayado o subrayado doble (como su nombre lo dice, en lugar del subrayado normal, aparece una segunda lnea de subrayado). Fuente: Cambia la fuente Tamao de fuente: Cambia el tamao de la fuente. Agrandar fuente: Aumenta el tamao de la fuente. Encoger fuente: Reduce el tamao de la fuente. Negrita: Aplica al formato de negrita al texto seleccionado. Cursiva: Aplica al formato de cursiva al texto seleccionado. Subrayado: Subraya el texto seleccionado. Tachado: Traza una lnea en medio del texto seleccionado. Borde Inferior: Aplica bordes a las celdas actualmente seleccionadas. Color de resaltado de texto: Cambia el aspecto del texto como si estuviera marcado con un marcador. Color de fuente: Cambia el color del texto.

c) Grupo Alineacion

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Algunas de las opciones de alineacin de texto son: Alineacin del texto Horizontal: Que son: GENERAL, IZQUIERDA (Sangra): CENTRAR, DERECHA (Sangra): LLENAR, JUSTIFICAR, CENTRAR EN LA SELECCIN. Alineacin del texto Vertical: Superior, centrar, inferior y justificar.

Alinear en la parte superior: Alinea el texto a la parte superior. Alinear en el medio: Alinea el texto para que este centrado en la parte superior e inferior de la celda. Alinear enla parte inferior: Alinea el texto a la parte inferior. Alinear en la izquierda: Alinea el contenido en el margen izquierdo. Centrar: centra el contenido. Alinear a la derecha: Alinea el contenido en el margen derecho Orientacion: Gira el texto a un angulo diagonal o a una orientacion vertical. Esta es una manera ideal de etiquetar columnas estrechas. Dismunuir Sangria: Acerca el contenido al borde de la celda. Aumentar Sangria: Aleja el contenido al borde de la celda Ajustar Texto: Ajusta el texto especialmente largo en varias lineas para poder verlo todo. Combinar y centrar: Combina y centra el contenido de las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamao. Se trata de una manera ideal de crear etiquetas que abarcan varias columnas.

d) Grupo Nmero

La opcin nmero maneja diferentes categoras como lo es general, nmero, moneda, etc. Cuando se trabaja con cantidad ya sea dinero se selecciona moneda; o cantidades en las cuales se requiere una separacin de miles y manipular los decimales se manejan estas opciones.

Formato de Nmero: Permite elegir el formatoa de las celdas, como porcentajes, monedas, fecha u hora. Formato de Nmero de contabilidad: Da formato de dolares, auros u otra moneda. Estilo Porcentual: Muestra el valor de celda como un porcentaje. Estilo Millares: Muestra el valor de la celda con un separador de millares. Aumentar Decimales: Muestra mas decimales para obtener un valor mas preciso. Disminuir Decimales: Muestra menos decimales.

e) Grupo Estilos

"Estilos" representa la modificacin de la tabla en la hoja de clculo. No despliega un cuadro de dilogo, pero contiene opciones claras sobre el formato que corresponde. Sus funciones son similares a las que conlleva la opcin "Celdas", a excepcin que stas involucran lo que es la tabla en general. De derecha a izquierda, las opciones son Formato Condicional, Dar Formato como Tabla, y por ltimo est Estilos de Celdas.

Formato Condicional: Marca facilmente las tendencias y los modelos en los datos usando barras, colores e iconos para resaltar visualmente valores importantes Dar formato como tabla: Convierte rapidamente un rango de celdas en una tabla con su propio estilo.

f)

Grupo Celdas

La Opcin Celdas es la sexta opcin incluida dentro de la pestaa Inicio de la Banda de Opciones de Excel. En ella se encuentran las opciones referentes a la manipulacin de cualquiera de las celdas de la hoja de clculo (Insertar, Eliminar y Dar Formato). Insertar: Permite agregar celdas, filas, columnas u hojas nuevas en el libro. Eliminar: Elimina celdas, filas o columnas de la tabla o de la hoja. Formato: Cambia el alto de las filas o el ancho de las columnas, organiza las hojas, o protege y oculta las celdas.

g) Grupo Modificar

La ltima ficha corresponde a modificar, en este casillero, del lado izquierdo se pude observar que se encuentra "Autosuma", "rellenar" y "borrar". Del lado derecho se encuentra la opcin nueva y diferente de los otros anteriores office Excel, que es el botn de "Ordenar y filtrar", esto como su nombre lo dice, ordena de orden ascendente o descendente los caracteres seleccionados y tambin tiene la caracterstica de poder filtrarlos. "Buscar y seleccionar" es la otra opcin del casillero "Modificar".

Autosuma: Suma automaticamente, el total aparecera despues de las celdas selecionadas Rellenar: Sigue una serie o un modelo en celdas adyacentes en cualquier direccion. Borrar: Elimina todo el contenido de la celda o quieta solo el formato, el contenido, los comentarios o los hipervinculos. Ordenar y Filtrar: Permite organizar sus datos para facilitar el analisis, puede ordenar los datos seleccionados en orden ascendentes o descendentes, o filtrar temporalmente valores especificos. Buscar y seleccionar: Al hacer click muestra las opciones para buscar texto en el documento. Puede usar opciones de busqueda avanzada para reemplazar texto, saltar directamente a un punto concreto del documento o elegir otras opciones para limitar la busqueda.

B. FICHA INSERTAR

La ficha insertar en Excel sirve para insertar sencillamente grficos, imgenes, formulas, tablas dinmicas, WordArt, entre otras cosas la ficha en Excel 2013 es algo as:

a) Grupo Tablas

La primera parte que es Tablas, tiene 3 funciones las cuales con tabla dinmica, tablas dinmicas y otra que es simplemente tablas. Tabla Dinmica: Permite disponer y resumir fcilmente datos complejos en una tabla dinmica. Tablas Dinmicas: Desea que le recomendamos tablas dinmicas que resuman sus datos complejos? Hacer clic para obtener un conjunto personalizados de las tablas dinmicas que creemos que se adaptaran mejor a sus datos. Tabla: Crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados. Que ordena, filtra y dar formato a los datos de una hoja ms fcilmente.

b) Grupo Ilustracion

En ilustraciones se pueden insertar imgenes desde archivo, imgenes prediseadas incluyendo dibujos videos sonidos o fotografas, formas inserta figuras como crculos rectngulos etc. y SmartArt que es una nueva aplicacin de Excel 2013 que sirve para insertar grficos ms complejos como lo son el diagrama de Ven y organigramas. Imgenes: Inserta imgenes desde su equipo o desde otro equipo al que est conectado. Imgenes en lnea: Busca e inserta imgenes desde una variedad de orgenes en lnea. Formas: Permite insertar formas prediseadas, como crculos, cuadrados y flechas. SmartArt: Inserta un elemento grfico, SmartArt para comunicar informacin visualmente. Los elementos SmartArt incluyen listas grficas y diagramas de procesos. Captura: Agrega rpidamente una instantnea de cualquier ventana que este abierta en el escritorio al documento.

c) Grupo Aplicaciones

Permite insertar una aplicacin en su documento. Use la web para mejorar su trabajo.

d) Grupo Graficos

Graficos recomendados: Seleciones datos de la hoja de calculo y haga click en este boton para obtener un conjunto personalizado grafico que consideremos que se ajustan de manera optima a sus datos. Insertar graficos de columnas: permite usar este tipo de grafico para comparar visualmente los valores entre algunas categorias. Insertar graficos de lineas: Permite usar este tipo de grafico para mostrar tendencias en el tiempo (aos, meses, dias) o por categorias. Insertar graficos circular o de anillos: Permite usar este tipo de grafico para motrar las proporciones del total. Uselo cuando el total de los numeros es 100%. Insertar graficos de barras: Permite usar este tipo de grafico para comparar visualmente los valores entre algunas categorias cuando grafico muestra una duracion o cuando el texto de la categoria es largo. Insertar graficos de areas: Permite usar tendencias en el tiempo (aos, meses, dias) o por categorias. Uselo para ressaltar la magnitud del cambio en el transcurso del tiempo. Insertar graficos de dispersion: Permite mostrar la relacion entre conjunto de valores. Insertar graficos de cotizacion: Permite hacer click en la flecha para ver los diferentes tipos de graficos de cotizacion, de superficies o radiales disponibles y tengan el puntero sobre los iconos para obtener una vista previa en el documento. Insertar grafico combinado: Permite usar este tipo de grafico para resaltar diferentes tipos de informacion. Se puede usar cuando la gama de valores del grafico varia ampliamente o cuando hay tipo combinados de datos. Grafico dinamico: Permite usar graficos dinamicos para resumir los datos graficamente y explorar datos complejos.

e) Grupo Informes

Power View: Permite tomar mejores decisiones de negocios o crear bonitos informes interactivos.

f)

Grupo Minigraficos

Es un complemento gratuito que nos permite armar mini grficos dentro de las mismas celdas de Excel (lneas, barras, superficie, circular, reas, etc.). Son especialmente tiles para cuadros de mando, tableros de control y modelos de business intelligence en Excel. Lneas: Agrega un grfico de lneas a una sola celda que representa una fila de los datos seleccionados. Columnas: Inserta un grfico de columnas en una sola celda.

Minigrafico de ganancia o perdida: Inserta un grafico de perdida y ganancias en una sola celda.

g) Grupo Filtros

El filtrado permite un anlisis en profundidad de grandes cantidades de datos en un informe de tabla dinmica. Hay distintas formas de filtrar elementos de tablas dinmicas. Puede usar filtros de informe para mostrar rpidamente un subconjunto de datos, como una lnea de productos, un intervalo de tiempo o una regin geogrfico. Para un acceso sencillo, los filtros de informes que agregue se colocan sobre el informe de la tabla dinmica.

Segmentacin de datos: la segmentacin de datos agiliza y facilita el filtrado de las funciones de cubos, tablas, tablas dinmicas y grficos dinmicos. Escala de tiempo: las escalas de tiempo agilizan y facilitan la seleccin de periodos de fechas para filtrar las funciones de cubos, tablas dinmicas y grficos dinmicos.

h) Grupo Vinculos

Hipervinculos: Crea un vinculo en el documento para el acceso rapido a paginas web y archivos. Los hipervinculos le pueden llevar a otros lugares de los documentos i) Grupo Texto

Utilice un formato condicional que le ayude a explorar y analizar datos visualmente, a detectar problemas importantes y a identificar modelos y tendencias.
Cuadro de texto: Dibuja un cuadro de texto en cualquier parte. Encabezado pie pgina: Es til para presentar informacin como por ejemplo, el nombre del archivo, la fecha y la hora. WordArt: Permite dar un toque artstico al documento con un cuadro de texto de wordart. Lnea de firma: Inserta una lnea de firma que especifique la persona que debe firmar. Objeto: Inserta un objeto incrustado en el documento.

j)

Grupo Simbolos

Ecuacion: Se agrega ecuaciones matematicas comunes al documentos, como el area de un circulo o la formula cuadratica. Atambien se puede crear sus propias ecuaciones con la bilbioteca de estructuras y simbolos matematicos. Simbolo: Agrega simbolos que no estan en el teclado, permite elegir entre muchas opciones, incluyendo simbolos matematicos.

C. FICHA DISEO DE PAGINA

Antes de imprimir una hoja de clculo de Microsoft Office Excel que contenga una gran cantidad de datos o varios grficos, puede ajustarla rpidamente en la vista Diseo de pgina para obtener resultados de aspecto profesional. En esta vista se puede cambiar el diseo y el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal. Sin embargo, tambin puede usar reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientacin de la pgina, agregar o cambiar encabezados y pies de pgina, establecer los mrgenes para la impresin, mostrar u ocultar las lneas de cuadrcula, mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas y especificar las opciones de ajuste de escala. Cuando termine de trabajar en la vista Diseo de pgina, puede volver a la vista Normal.

a) Grupo Temas

Para darle una apariencia profesional a un documento, puede aplicar un tema del documento. Un tema es un conjunto de opciones de formato que incluyen un conjunto de colores, un conjunto de fuentes del tema (incluidas fuentes para encabezados y texto principal) y un conjunto de efectos del tema (incluidos efectos de lneas y relleno). Temas: Permite seleccionar un nuevo tema para proporcionar al documento un estilo inmediato y exactamente la personalidad que desea. Colores: Permite cambiar rpidamente todos los colores que se usan en el documento eligiendo una paleta de colores diferentes. Fuentes: Cambia rpidamente el aspecto de todo el documento seleccionando un nuevo juego de fuentes. Efectos: Cambia rpidamente el aspecto general de los objetos del documento.

b) Grupo Configurar Pagina

En Microsoft Excel, los atributos de configuracin de pgina (como mrgenes, orientacin de la hoja y la impresin de ttulos) se establecen para cada hoja de clculo, individualmente. En este artculo se describen tres mtodos que puede utilizar para establecer globalmente algunos de estos atributos. Mrgenes: Establece los tamaos de mrgenes de todo el documento o de la seccin actual. Tiene varios formatos de margen de uso frecuente entre los que elegir o bien puede personalizar el suyo propio. Orientacin: Proporciona a las paginas un diseo horizontal o vertical. Tamao: Permite elegir un tamao de papel para el documento. rea de Impresin: Permite seleccionar un rea de la hoja que desee imprimir. Saltos: Agrega un salto donde desea que empiece la siguiente pgina en la copia impresa. El salto de pgina se insertara encima y a la izquierda de la seleccin. Fondo: Permite elegir una imagen para su fondo y agrega un poco de personalidad a su hoja de clculo. Imprimir Ttulos: Permite elegir las filas y columnas que desea que se repitan en cada pgina impresa como por ejemplo las que tiene etiquetas o encabezamiento.

c) Grupo Ajustar Area de Impresin

Si imprime una seleccin especfica de una hoja de clculo con frecuencia, puede definir un rea de impresin que incluya solo esa seleccin. Un rea de impresin es uno o ms rangos de celdas que se designan para imprimir cuando no se quiere imprimir toda la hoja de clculo. Cuando imprima la hoja de clculo despus de haber definido un rea de impresin, solo se imprimir esta rea. Puede agregar celdas para ampliar el rea de impresin segn sea necesario y puede borrar el rea de impresin para imprimir la hoja de clculo completa. Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresin para ajustarlo a un nmero predeterminado de paginas. Alto: Reduce el alto del resultado de impresin para ajustarlo a un nmero maximo de paginas. Escala: Aumenta o disminuye el resultado de impresin en un porcentaje de su tamao real. El ancho y el alto maximo se deben establecer en automatico para poder utilizar esta caracteristica.

d) Grupo Opciones de la Hoja

Puede agregar encabezados o pies de pgina en la parte superior o inferior de una hoja de clculo impresa. Por ejemplo, puede crear un pie de pgina con los nmeros de pgina, la fecha y la hora y el nombre del archivo. Los encabezados y pies de pgina no aparecen en la hoja de clculo en la vista Normal, solamente aparecen en la vista Diseo de pgina y en las pginas impresas. Puede insertar encabezados y pies de pgina en la vista Diseo de pgina, donde puede verlos, o usar el cuadro de dilogo Configurar pgina si desea insertar encabezados o pies de pgina para ms de una hoja de clculo al mismo tiempo. Para otros tipos de hojas, por ejemplo hojas de grfico, puede insertar encabezados y pies de pgina solamente mediante el cuadro de dilogo Configurar pgina.

Lneas Divisin Ver: Muestra las lneas entre filas y columnas para que las hojas resulten ms fciles de leer. Estas lneas de cuadricula no se imprimirn a menos que tambin se active imprimir. Imprimir: imprime las lneas entre filas y columnas para facilitar la lectura de la hoja. Encabezados Ver: Muestra los encabezados de filas y columnas. Los encabezados de columnas son las letras o nmeros que aparecen encima de las columnas de una pgina. Imprimir: Imprime los encabezados de filas y columnas. Los encabezados de fila son los nmeros de filas situados al lado de la hoja.

e) Grupo Organizar

Este grupo nos ayuda a traer y enviar al fondo,panel de seleccin, alinear, agrupar y girar celdas. Traer adelante: Trae el objeto seleccionado a un nivel hacia delante de forma que quede oculto detrs de menos objetos. Enviar atrs: Envia el objeto selecionado a un livel hacia atrs o lo envia detrs de los demas objetos., tambien puede mover el objeto detrs del texto en la pagina. Panel de seleccin: Muestra una lista de todos los objetos, asi es mas facil seleccionar objetos, cambiarlos de orden o cambiar su visualidad. Alinear: Cambia la posicion de los objetos que seleccione en al pagina, resulta muy util para alinear los objetos a los margenes o al borde de la pagina, tambien permite alinearlos unos en relacion a otros. Agrupar: Reune objetos para moverlos y asignarles formatos para tratarlos como un unico objeto. Girar: Gira o voltea el objeto seleccionado.

D. FICHA FORMULAS

Es un grupo de herramienta que nos ayuda a insertar funciones, nombres definidos, auditoria de formulas, y opciones para el calculo.

a) Grupo Biblioteca de Funciones

Las funciones de Excel 2010 estn organizadas en once categoras: Bsqueda y referencia, Lgicas, Texto, Fecha y hora, Informacin, Estadsticas, Matemticas y trigonomtricas, Financieras, Ingeniera, Base de datos, Cubo. Puedes explorar el detalle de cada una de estas categoras y todas las funciones desde la ficha Frmulas en el grupo llamado Biblioteca de funciones. Insertar funciones: Permite trabajar con la frmula de la celda actual, puede seleccionar las funciones que desee usar y obtener ayuda para completar los valores de entrada. Autosuma: Suma automticamente, el total aparecer despus de las celdas seleccionadas, Agrega automticamente un clculo rpido a la hoja de clculo. Recientes: Permite elegir rpidamente entre las funciones que ha usado recientemente. Financieras: Agrega un funcin financiera a la hoja. Lgicas: Agrega una funcin lgica a la hoja de clculo. Texto: Agrega una funcin de texto a la hoja de clculo. Fecha y Hora: Permite elegir una funcin de hora. Bsqueda y referencia: Agrega una funcin de bsqueda o referencia a la hoja de clculo. Matemticas y trigonomtricas: Agrega una funcin matemtica o trigonomtrica a la hoja de clculo. Ms Funciones: No encuentra lo que busca? Haga clic para conocer ms funciones como por ejemplo, funciones estadsticas, de ingeniera, de cubo y compatibilidad.

b) Grupo Nombres Definidos

Los rangos en Excel se pueden definir mediante las referencias de su ubicacin o mediante un nombre que se la asigna a un determinado rango.
Gua de Excel Avanzado.

Por ejemplo, un rango pueden ser las celdas que se encuentran en la columna A desde la fila 1 hasta la fila 20. El rango sera A1:A20. O las celdas que estn desde la columna A hasta la columna C y desde la fila 2 hasta a fila 80. El rango sera A2:C80. Pero tal rango tambin los podemos identificar con nombre alusivo al tipo de datos que contiene. Por ejemplo, si la lista de empleados est en el rango A2:C100, podemos asignarle el nombre de Empleados a ese rango.

Administradores de Nombres: Crea, edita, elimina y busca todos los nombres usados en el libro, los nombres se pueden usar en formulas como sustitutos para referencias a celdas. Asignar Nombre: Define y aplica nombres. Utilizar en la Formula: Permite elegir un nombre utilizando en este libro y lo inserta en la formula actual. Crear desde la seleccin: Genera automaticamente nombres desde las celdas seleccionadas, generalmente se utiliza el texto de la fila superior o de la columna situada mas a la izquierda de una seleccin.

c) Grupo Auditoria de Formulas

La barrita mgica que mucha gente desconoce. Herramienta para auditar formulas en Excel. Microsoft Excel dispone de una herramienta sencilla y muy til que nos permite testear frmulas y rastrear errores. Si queremos trabajar correctamente con hojas de clculo grandes se convierte en una herramienta indispensable para cualquier modelista.

Rastrear precedentes: Muestran flechas que indiquen las celdas que afectan el valor de la celda seleccionada actualmente. Rastrear Dependientes: Muestra flechas que indiquen las celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada actualmente. Quitar Flechas: Quita la flechas trazadas por rastrear precedentes o rastrear dependientes. Mostrar formulas: Muestra la formula en cada celda en el lugar del valor resultante. Comprobacion de Errores: Busca errores comunes en formulas, comprueba errores frecuentes que tienen las formulas. Evaluar formula: Muestra el cuadro de dialogo evaluar formula para depurar una formula evaluando cada uno de sus partes individuales.

d) Grupo Calculo

Lo primero que ver cuando abra Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es ms limpio pero tambin est diseado para ayudarle a lograr resultados profesionales con rapidez. Encontrar muchas caractersticas nuevas que le permiten olvidarse de barreras de nmeros y dibujar imgenes ms persuasivas de sus datos, guindole hacia decisiones mejores y ms fundamentadas.

Ventana Inspeccion: Supervisa los calores de determinadas celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja, los valores se muestran en una ventana separada que se mantiene visible, independiente del area que se muestra del libro. Opciones para el Calculo: Permite elegir si desea calcular las formulas automatica o manualmente, si realiza un cambio que afecte un valor, excel lo volvera a calcular automaticamente. Calcular ahora: Calcula todo el libro ahora, solo es necesario si el calculo automatico se ha desactivado. Cacular hoja: Calcula la hoja activa, solo es necesario si el calculo automatico se ha desactivado.

E. FICHA DATOS

Es una buena prctica almacenar nuestros datos en una hoja de Excel y utilizar una hoja diferente para consultar los datos a travs de frmulas. Sin embargo, no es tan intuitivo ni fcil para muchas personas saber cmo utilizar la funcin BUSCAR con datos de otra hoja.

a) Grupo Obtener datos Extermos

Que nos ayuda a obtener datos desde access, web, textos, otras fuentes y conexciones existentes. Desde Access: Importa datos desde una base de datos de microsoft access. Desde Web: Importa los datos desde una pagina Web. Desde Texto: Importa datos desde un archivo de texto De otras Fuentes: Importa los datos de otros origenes Conexciones existentes: Importa datos desde origenes comunes.

b) Grupo Conexiones

Si su libro de Excel tiene una conexin a una tabla o consulta de un origen de datos de OLE DB, puede asegurarse de que muestra la informacin ms actualizada. Para ello, use el comando Actualizar (en la pestaa Datos).

Atualizar todo: Actualiza todas las fuentes del libro y permite obtener los ultimos datos. Conexiones: Muestra todas las conexiones de datos para el libro, son vinculos a datos externos al libro que se puedan actualizar si los datos de origen cambia. Propiedades: Especifica la manera en que se actualizaran las celdas conectadas a un origen de datos, los contenidos del origen que se mostraran y la manera en que se controlaran los cambios en el numero de filas o columnas del origen de datos. Editar Vinculos: Muesta todos los archivos a los que estan vinculadas a esta hoja de calculo para que actualice o quita los vinculos.

c) Grupo Ordenar y Filtrar

Ordenar y filtrar datos por color es una excelente manera de hacer que el anlisis de datos sea ms fcil y ayudar a los usuarios de la hoja de clculo a ver los aspectos importantes y las tendencias de los datos de un solo vistazo. Ordenar de la A a la Z: De menor a mayor. Ordenar de la Z a la A: De mayor a menor. Ordenar: Busca valores rpidamente ordenando los datos. Filtro: Activa el filtrado de las celdas seleccionadas, Borrar: Borra el filtro y el estado de ordenacin del rango actual de datos. Volver a Aplicar: vuelve aplicar el filtro y ordena los elementos en el intervalo actual, as que se incluirn los cambios que se haya realizado. Avanzadas: Opciones de filtrado con criterios complejos.

d) Grupo Herramientas de Datos

Vas a realizar una prctica sencilla con la herramienta Datos de Excel. Una de las funcionalidades ms tiles de Excel es la herramienta Datos, puedes leer sobre el tema en: Ordenar datos en Excel. Con ella puedes obtener informacin de forma rpida sobre diferentes datos de forma separada y as tener siempre listos las cifras para tus informes. En esta prctica llevars a cabo una serie de acciones con un ejemplo para ayudarte a manejar con soltura esta herramienta y a la vez que te pueda servir para pensar sobre cmo aplicarla en tu trabajo diario.

Texto en columnas: Divide el contenido de una columna de texto en varias columnas, se puede dividir una columna que contenga nombres y apellidos en 2 columnas distintas para los nombres y los apellidos. Relleno Rapido: Rellena automaticamente los valores, escriba un par de ejemplos que desee como resultado y mantenga la celda activa en la columna que vaya a rellenar. Quitar Duplicados: Elimina las filas duplicadas de una hoja, puede especificar las columnas en las que se buscara informacion duplicada. Calidacion de Datos: Escoja una regla de esta lista para limitar el tipo de datos que pueden escribirse en una celda, puede proporcionar una lista de valores 1, 2 y 3 o solo permitir numerosd mayores de 1.000 como entradas validas. Consolidar: Resume los datos de intervalos distintos y consolida los resultados en un solo intervalo de resultados, si tiene una hoja de calculo con cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidacion para aunar todas esa cifras en una hoja de calculo de gatos de la empresa. Analisis de Hipotesis: Pruebe varios valores para las formulas de la hoja de administrador de escenarios, buscar objetivos y tablas de datos. Relaciones: Crea o edita las relaciones entre tablas para mostrar los datos relacionados de distintas tablas del mismo informe.

e) Grupo Esquema

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un nmero superior de smbolos de esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un nmero inferior de smbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rpidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.

Agrupar: Agrupa filas y columnas o crea automaticamente un esquema. Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente. Subtotal: Calcula rapidamente las filas de datos relacionados insertando subtotales y totales. Mostrar Detalle: Expande un grupo de celdas contraido. Ocultar Detalle: Contrae un grupo de celdas.

F. FICHA REVISAR

Es un grupo de herramientas que nos ayuda a revisar ortografia, sinonimos, traducciones, insertar nuevos comentarios, porteger la hoja y el libro que estamos trabajando.

a) Grupo Revision

Nos ayuda a revisar la ortografia, referencia y sinonimos. Ortografia: Errores otrograficos? No mientras nosotro podamos impedirlo, dejanos comprobar la ortrografia. Referencia: Usa recursos como diccionarios, enciclopedias, y servisio de traduccion para encontrar la informacion que necesites, tambien puedes probar algunos servicios en linea para una investigacion mas detallada. Sinonimos: te has quedado sin palabras? Deja que te sugiramos otra forma de expresar lo que quieres decir.

b) Grupo Idioma

Traducir: Traduce el texto seleccionado a otro idioma.

c) Grupo Comentarios

No creo que exista algn usuario de Excel que desconozca el uso de comentarios en las celdas. Esta funcionalidad permite agregar notas textuales a la celda y, como veremos ms adelante, tambin imgenes. Para agregar un comentario a una celda.

Nuevo Comentario: Agrega una nota sobre esta parte del documento. Eliminar: Elimina el comentario seleccionado. Anterior: Salta hasta el comentario anterior. Siguiente: Se desplaza al siguiente comentario. Mostrar u ocultar comentarios: Muestra u oculta el comentario en la celda activa. Mostrar todos los comentarios: Muestra todos lo comentarios de la hoja. Mostrar entradas de lapiz: Muestra u oculta cualquier anotacion con lapiz de la hoja.

d) Grupo Cambios

Puede usar cambios para registrar los detalles acerca de los cambios en un libro cada vez que lo guarda. Este historial de cambios puede ayudarle a identificar los cambios realizados en los datos de un libro y puede aceptar o rechazar estos cambios. El control de cambios es especialmente til cuando varios usuarios editan un libro. Tambin resulta til cuando enva un libro a los revisores para que lo comenten y luego desea combinar los comentarios que recibi con una copia de ese libro, incorporando los cambios y comentarios que desea conservar.

Proteger hoja: Impide que otros usuarios realicen cambios no deseados limitando su capacidad de modificacion, puede impedir que otros modifiquen celdas bloqueadas o realicen cambios de formato. Proteger Libro: Impide que otros usuarios realicen cambios en la estructura del libro como mover, eliminar o agregar hojas. Compartir Libro: Comparte su libro para que otros usuarios puedan trabajar en el al mismo tiempo, Proteger y compartir libro: Comparte el libro y protege el control de cambios con una contrasea. Permitir a usuarios modificar rangos: Permite configurar la proteccion por contrasea e intervalos y elegir los usuarios que puedan modificar esos intervalos. Una vez configurada, hacer clic en proteger hoja para activar los intervalos protegidos por contrasea Control de cambios: Permite estar al tanto de los cambios realizados en el documento, esto es especialmente util si el documento ya casi esta acabado y esta colaborando con otros usuarios para realizar revisiones o aadir comentarios.

G. FICHA VISTA

Es frecuente que se tengan que modificar los saltos de pgina a fin de personalizar el contenido a imprimir de forma que el contenido pueda aparecer correctamente. Primero entramos a la ficha vista y hacemos clic en vista de salto Se usa una vista personalizada para guardar una configuracin de presentacin especfica y la configuracin de impresin de una hoja de clculo para poder aplicar dicha configuracin rpidamente a la hoja de trabajo cuando sea necesario.

a) Grupo vista de libro

Que nos ayuda a ver el libro normal, pantalla completa, vistas personalizadas o vista previa de salto de pginas.

Normal: Muestra el documento en vista normal. Ver salto de pgina: Muestran en donde aparecen los saltos de pgina al imprimir el documento. Diseo de pgina: Muestra cmo se ver el documento impreso, se trata de un buen mtodo para ver donde empiezan y acaban las pginas y para ver los encabezados y pies de pgina para la pgina. Vistas Personalizadas: Guarda la visualizacin actual e imprime la configuracin como una vista personalizada que pueda aplicar rpidamente en el futuro.

b) Grupo Mostrar

Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel donde debers seleccionar la opcin Personalizar

Regla: Muestra reglas junto al documento, permite ver y establecer tabulaciones, mover bordes de tablas y alinear objetos en el documento, tambin permite medir otros elementos. Lneas de cuadricula: Muestra las lneas entre filas y columnas en la hoja para facilitar su lectura. Barra de frmulas: Muestra la barra de frmulas para que pueda ver las frmulas de las celdas. Ttulos: Muestra los encabezados de las filas y columna, son las letras o nmeros que aparecen encima de las columnas de una pgina.

c) Grupo Zoom

La funcin de zoom se puede utilizar para acercar la vista del documento o para alejarla y ver un porcentaje mayor de la pgina a tamao reducido. Tambin puede guardar un ajuste de zoom concreto con un documento o una plantilla.

Zoom: Acerca o aleja el documento a la distancia que te sea ms cmoda. 100%: Aplica un zoom del 100% al documento. Ampliar seleccin: Acerca la vista en la hoja de clculo para que el rango de celda seleccionado rellene toda la ventana, esto puede ayudarle a centrarse en un rea especfica de la hoja

d) Grupo Ventana

Las ventanas en la ficha vista de Excel tienen muchas funciones.

Nueva Ventana: Abre una segunda ventana del documento para que pueda trabajar en distintos sitios al mismo tiempo. Organizar todo: Apila las ventanas abiertas para que pueda verlas todas a la vez. Inmovilizar: Congela una parte de la hoja para mantenerla visibles mientras se desplaza por el resto de hoja, esto es til para la desproteccin de datos en otra partes de la hoja de clculo sin perder los encabezados o las etiquetas. Dividir: Divide la ventana en varios paneles que se desplazan por separado. Ocultar: Oculta la ventana actual, para hacer que aparezca de nuevo, hacer clic en el botn mostrar. Mostrar: Muestra las ventanas ocultas mediante la funcin ocultar ventana. Ver en paralelo: En lugar de ir a ver y volver de un libro a otro, puede visualizarlo en paralelo de modo que puede compararlo ms fcilmente. Desplazamiento sincrnico: Permite desplazar juntos dos documentos en paralelo, resulta de gran utilidad para comparar documentos lnea a lnea o explorar las diferencias. Restablecer posicin de la ventana: Permite colocar los documentos que quiere comparar en paralelo de modo que compartan la pantalla de forma equitativa. Cambiar ventanas: Cambia rpidamente a otra ventana abierta de Excel.

e) Grupo Macros

Macros: Muestra la lista de macros con la que se pueda trabajar, tambin permite hacer clic para ver, grabar o detener una macro.