M Administr A Tivo

INTRODUCCION
Este manual le permitir de manera rpida, solucionar las dudas con respecto al programa ANTARES Administrativo, ya que esta diseado de forma grfica. Si en algn caso este manual no le soluciona su duda, tiene alguna inquietud o sugerencia comunquese con uno de nuestros asesores a nuestro departamento tcnico. Cmo Utilizar este manual? Este manual esta separado por captulos, cada tema es un capitulo y esta determinado por un titulo en recuadro. Despus de cada titulo, y en negrita y antecedido por flechitas encontrara la ruta a seguir en los botones para llegar a la opcin determinada en ese capitulo. Las opciones paso a paso van antecedidas por una estrella. Generalmente el texto va acompaado de la imagen de la pantalla. Requerimientos del Sistema ANTARES Contabilidad es un sistema moderno, a la vanguardia de la tecnologa y con todas las caractersticas de las bases de datos actuales, por este motivo est diseado en su fase inicial para Windows 95/98/2000/Me, Windows NT. A continuacin le presentamos las caractersticas mnimas para que ANTARES Contabilidad funcione a la perfeccin. Con bases de datos Access 97 Procesador Pentium Espacio libre en disco duro de 50MB Windows 95/98/Milenium, 2000 o 2003 Server, XP Memoria RAM 128 MB. Con bases de datos Access XP Procesador Pentium III Espacio libre en disco duro de 100MB Windows XP- 2000 o 2003 Server Memoria RAM 256 MB
Antares Colombia Ltda.

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Tabla de Contenido
INTRODUCCION ........................................................................................................ 1 Cmo Utilizar este manual?..................................................................................... 1 Requerimientos del Sistema ...................................................................................... 1 TABLA DE CONTENIDO............................................................................................. 2 INSTALACIN............................................................................................................ 5 COMO CREAR EL ARCHIVO SYSTEM.MDW............................................................... 7 INGRESAR AL SISTEMA ANTARES ADMINISTRATIVO .............................................................. 9 REFERENCIAR BASES DE DATOS ...........................................................................10 CREACIN Y ASIGNACIN PERMISOS DE USUARIOS .............................................12 CREACION DE TABLAS ............................................................................................14 Grupos y Subgrupos .................................................................................................14 Asignacin de Cuentas en el Inventario......................................................................15 Crear Bodegas .........................................................................................................16 Unidades de Medida.................................................................................................16 Tipos de Precio de Venta y de Compra.......................................................................17 Crear Vendedores ....................................................................................................19 Crear Zonas o Ciudades ............................................................................................19 Crear Bancos...........................................................................................................20 Crear Conceptos Contables .......................................................................................21 PRODUCTOS .............................................................................................................23 Informacin General................................................................................................23 Detalle Informacin .................................................................................................25 Modificar la Informacin de los Productos.................................................................26 Anular Productos.....................................................................................................26 CREACIN DE CLIENTES PROVEEDORES ...........................................................28 INGRESO SALDOS INICIALES ..................................................................................31 Inventarios..............................................................................................................31 Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar ...................................................................32 DOCUMENTOS INVENTARIOS..................................................................................34 Definir Fechas.........................................................................................................34 Crear Documentos en Inventarios .............................................................................35 Encabezado del documento ......................................................................................35 Pie del Documento ...................................................................................................39 DOCUMENTOS CUENTAS POR COBRAR O POR PAGAR ...........................................41 Encabezado del documento ......................................................................................41

Detalle del Documento .............................................................................................43 FUNCIONES DE MODIFICACIN, ANULACIN Y RENUMERACIN DE DOCUMENTOS POR INVENTARIOS, CUENTAS POR COBRAR Y CUENTAS POR PAGAR......................................................................................................................46 Modificar un Documento ..........................................................................................46 Renumerar un Documento .......................................................................................46 Anular un Documento ..............................................................................................47 Imprimir un Documento...........................................................................................47 Modificar Documentos Impresos ..............................................................................47 AYUDAS Y CONSULTAS EN EL MODULO DE DOCUMENTOS DE INVENTARIOS, CUENTAS POR PAGAR Y CUENTAS POR COBRAR. .................................................48 Verificacin de Faltantes en Consecutivos .................................................................48 Consultar ltimo Consecutivo...................................................................................48 Otras Ayudas...........................................................................................................49 CONSULTAS..............................................................................................................50 Consultas en el Mdulo Inventarios ...........................................................................50 Consultar el Movimiento de un Producto....................................................................50 Consulta de Movimiento de Productos por Grupo: ..............................................................51 Bsqueda Nmero de Serie.......................................................................................52 Consulta Movimiento Remisiones .............................................................................53 Consultas en el Mdulo de Cuentas por Cobrar o por Pagar .........................................54 Consultar el Estado de Cartera por Fecha .................................................................55 Consultar Historial de pagos .....................................................................................56 Consultar Datos de la Empresa.................................................................................57 Usuarios Conectados ................................................................................................58 INFORMES ...............................................................................................................59 PROCESOS ESPECIALES..........................................................................................62 Cotizacin a Factura ................................................................................................62 Remisin a Factura .................................................................................................63 Actualizacin de Precios ..........................................................................................65 Actualizacin de Costos ............................................................................................67 Transformacin de Productos...................................................................................69 Exportacin de Documentos .....................................................................................72 Importacin ............................................................................................................73 OPCIONES AVANZADAS ...........................................................................................75 Bloqueo de Periodos.................................................................................................75 Reclasificacin de Nits.............................................................................................75 Reclasificacin de Nits.............................................................................................76 Borrado y Traslado de Documentos...........................................................................76 Copiar Bases de Datos..............................................................................................77 CONFIGURACION DE DOCUMENTOS.......................................................................79 Crear Consecutivos ..................................................................................................79 Crear, Consultar o Modificar la Configuracin de un Tipo de Documento. ....................80 Crear Tipos de Documento en Inventarios .................................................................80 GENERAL ..............................................................................................................80

Campos del Encabezado Inventarios .........................................................................81 Campos Detalle Inventarios: ....................................................................................82 Campos Cierre F10...................................................................................................83 INVENTARIOS .......................................................................................................84 Naturaleza del Kardex:............................................................................................84 Mostrar Campos en el Detalle: .................................................................................84 Bodegas:.................................................................................................................84 Procesos Especiales: ...............................................................................................85 AFECTACION.........................................................................................................85 FORMATO ..............................................................................................................88 Crear Tipos de Documento en Cuentas por Cobrar Pagar. ........................................93 COMISION DE VENDEDORES ..................................................................................97 Por Venta................................................................................................................97 Por Recaudo............................................................................................................99

Instalacin
Ingrese a MI PC y seleccione la unidad a utilizar en el caso CD-ROM la unidad que esta representada con el smbolo de CD, y si utiliza disquete la unidad 3 .
Presione doble click en la unidad requerida. (unidad de cd) Seleccione el archivo Setup y presione doble clic. Aparece una pantalla de Bienvenida, en caso de presentarla en ingles presione clic en Continue, pero si por el contrario sale en espaol entonces presione Aceptar.

Luego aparece un icono de un computador. Dar doble clic en este para continuar la instalacin. El sistema por defecto lo instala en la carpeta Archivos de Programa, si desea instalarlo en la carpeta Antares, seleccione en la lnea de ruta la carpeta Antares. (El sistema la crea automticamente.
Aparece la barra de Estado de la instalacin Por defecto el sistema crea en el men de inicio/programas la carpeta Aplicaciones Antares. Los accesos directos para el escritorio, los puede crear desde esta carpeta.

Como Crear el Archivo System.mdw

Cuando se ejecuta por primera vez el programa y no esta creado el grupo de trabajo, el sistema emite un mensaje <<No se pudo encontrar el Archivo System.mdw>>. Si est usando Windows 95, utilice Mi PC o Explorador de Windows para abrir la subcarpeta System de la carpeta Windows y haga doble clic en Wrkgadm.exe. Si est usando Windows NT, ME, o XP utilice MiPC o el Explorador de Windows para abrir la subcarpeta system32 en la carpeta WinNT, y haga clic en Wrkgadm.exe.
En el cuadro de dilogo Administrador para trabajo en grupo. Haga clic en Crear y despus escriba su nombre y organizacin.
En el cuadro de dilogo informacin del propietario del grupo de trabajo, escriba cualquier combinacin de hasta 20 nmeros y letras despus haga clic en Aceptar.

Precaucin Asegrese de que escribe con exactitud su nombre, organizacin e ID del grupo de trabajo, incluyendo si las letras son maysculas o minsculas Escriba un nuevo nombre para el archivo de informacin de grupo de trabajo y despus haga clic en Aceptar. (De forma predeterminada, el archivo de informacin de grupo de trabajo es guardando en la carpeta donde instal el Microsoft Access. Para guardarlo en una ubicacin diferente, escriba una nueva ruta de acceso o haga clic en Examinar para especificar la nueva ruta de acceso.)
Clic en Aceptar Clic en OK

Ingresar al Sistema Antares Administrativo

Presione doble clic en el icono Antares Administrativo ubicado en el escritorio de Windows. Al abrir el programa aparecer un cuadro de dialogo en el cual deber ingresar el nombre del usuario y contrasea asignados por el administrador del sistema.
Si aun no ha creado usuarios ni asignado permisos ingrese la siguiente clave de acceso al sistema:
Usuario: ANTARES Password: 0706

Referenciar Bases de Datos:

Cuando se ingresa por primera vez al Programa, este le pide la ubicacin de la base de datos. Por defecto siempre esta en el C:\Antares del equipo servidor. Si usted quiere referenciarlas o cambiarlas estando en el programa, presione F9 para llamar la ventana de seleccin de archivos. Aparece un recuadro de seleccin de archivos, ubique en el men de cada del campo Buscar la posicin de la base de datos (si esta en el computador que tiene la base de datos, seleccione en la unidad C;\Antares; pero si por el contrario se encuentra en una red, seleccione por Mis Sitios de Red el computador donde se encuentra la base de datos, generalemente es el servidor) Datos de Contabilidad y presione click en el botn Abrir
Vuelve aparecer la ventana de bsqueda pero con el titulo de Ubicacin de la Base de Datos IFCP, seleccione el archivo Datos IFCP y presione click en el botn Abrir .

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Al seleccionar las bases de datos fjese bien del Titulo de la ventana en el cual se determina el nombre de la base que debe referenciar

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Creacin y Asignacin Asignacin Permisos de Usuarios

Configuracin del Sistema Usuarios Cuando se instala el programa, el Administrador del sistema debe Crear los usuarios y asignar los permisos correspondientes para el manejo del sistema, dependiendo de los procedimientos de cada usuario dentro del programa. Para crear un usuario presione click en el botn Crear del modulo usuarios y siga los siguientes pasos. Ingrese el nombre completo del usuario a crear en el campo Nombre del Usuario, el nombre de identificacin en sistema en el campo login y la contrasea o clave de acceso en el campo password.
Asigne los permisos para el uso del sistema Antares que se encuentran discriminados por grupo de trabajo.

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En la carpeta inventarios se encuentran algunas opciones adicionales ubicadas frente a los botones Creacin de Productos y Actualizacin de Documentos las cuales permiten al usuario realizar o no operaciones especiales al utilizar stos mdulos. Estas opciones son: CREACION DE DOCUMENTOS PRODUCTOS Y ACTUALIZACION DE
C M A R I FR MR RE MC MV
PERMITE CREAR PRODUCTOS PERMITE CREAR DOCUMENTOS PERMITE MODIFICAR PRODUCTOS PERMITE MODIFICAR DOCUMENTOS PERMITE ANULAR PRODUCTOS PERMITE ANULAR DOCUMENTOS PERMITE REALIZAR RECUPERACIN PERMITE RENUMERAR DOCUMENTOS DE MOVIMIENTO PERMISO PARA IMPRESION PERMISO PARA FACTURAR EN ROJO PERMISO PARA FACTURAR EN MORA PERMISO PARA SOBREPASAR MINIMOS Y MAXIMOS PERMISO PARA MODIFICAR PRECIOS DE COMPRA PERMISO PARA MODIFICAR PRECIOS DE VENTA
En la parte inferior aparece el botn reservado, el cual al ser activado permite al usuario modificar documentos impresos

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CREACION DE TABLAS
Antes de comenzar a trabajar, debe ingresar en las tablas bsicas los nombres que sern asignados a los diferentes lugares y elementos que utilizar en el movimiento diario de la empresa, como son: Unidades de Medida, Bodegas, Grupos de Clasificacin de productos etc. Grupos y Subgrupos Inventarios Configuracin Grupos y Subgrupos Generalmente los productos de una empresa estn divididos en grupos y subgrupos permitiendo la organizacin y clasificacin del inventario. Ejemplo: Grupo: productos de aseo Subgrupo: Limpiadores Producto: Blanqueador x 1000 ml Para crear grupos y subgrupos: Presione click en el botn Crear del modulo Grupos, ubique el cursor en el campo Nombre y escriba el nombre del grupo. Ejemplo: Productos de Aseo. El campo ID Grupo es auto numrico.
Para crear sub-grupos seleccione, la sub-carpeta sub-grupos y ubique el cursor en el primer registro de la tabla subgrupos e ingrese uno a uno el nombre de la sub-divisin del grupo principal (si las tiene).

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Asignacin de Cuentas en el Inventario Inventarios Configuracin Grupos y Subgrupos Si desea puede asignar un cdigo contable a cada uno de los subgrupos (Opcional). Para cada grupo se debe asignar las cuentas contables de inventario, costos y ventas que maneja la empresa para control de inventario permanente en el mdulo de Contabilidad. Para asignar la cuenta correspondiente a un determinado grupo, ubique el cursor en el campo Cuenta de inventarios, Costos o Ventas y seleccione el cdigo contable asignado a cada grupo.
Cuando usted ingresa una compra, el sistema carga su valor correspondiente en la cuenta de inventarios, seleccionada para cada grupo, y en el proceso de facturacin hace el descargue de la cuenta de inventarios y carga a la cuenta de costos. Si maneja inventario peridico, no asigne cuentas a los grupos y cree un mdulo de Contabilidad Antares una nota de contable de inventarios.

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Crear Bodegas Inventarios Configuracin Tablas de Inventarios Bodegas El sistema Antares permite crear las bodegas o sucursales utilizadas por la empresa para almacenar y controlar el inventario. Para crear bodegas: Presione click en el botn Crear Escriba el nombre asignado a la bodega, as como su Direccin y Telfono. Despliegue los mens de cada y seleccione el nombre de las personas encargadas y el Centro de Costos (si lo tiene) al cual corresponde.
Unidades de Medida Inventarios Configuracin Tablas de Inventarios Unidades de Medida El programa Antares presenta una lista predeterminada de las principales unidades de medida que son utilizadas para la discriminacin del inventario. Para crear nuevas unidades de medida: Presione click en el botn Crear. Antares Colombia Ltda.
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Escriba la abreviatura (Mximo tres caracteres) en el campo Unidad y el nombre completo de la unidad en el campo Descripcin. Si desea Modificar el nombre de una unidad de medida presione click en el botn Modificar y realice los cambios correspondientes. Tipos de Precio de Venta y de Compra Inventarios Configuracin Tipos de Precios de Venta o de Compra La opcin de Creacin de precios permiten asignar hasta siete listas de precios de venta o de compra diferentes para un mismo producto, y por cada uno de ellos puede emitir informes, cotizaciones y hacer procesos especiales de actualizacin de precios. Para crear tipos de precios de Venta o Compra: Al ingresar a la tabla de creacin de tipos de precio de venta o compra digite en la columna descripcin el nombre asignado a cada uno de los precios. Por ejemplo (Crdito, Contado; mayorista, usuario final, etc.).

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Al entrar al mdulo de creacin de productos, encontrar en la subcarpeta de Acumulados, un recuadro con los precios de compra y de venta anteriormente creados y podr asignar a cada uno de ellos su correspondiente valor.
Para definir el tipo de venta que el sistema mostrar en el momento de crear un documento, asigne a cada cliente en el mdulo de Consulta, Modificacin y Creacin de Clientes el precio de Venta con el cual se le va a cotizar o vender
Para seleccionar el tipo de precio en el momento de ingresar un documento despliegue el campo de tipo de precio ubicado en la parte superior de la pantalla. Si un cliente no se le asigna un tipo de precio de venta, al momento de crear un documento el sistema no traer los valores de los productos.

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Crear Vendedores Inventarios Configuracin Tablas de Inventarios Vendedores Este mdulo permite ingresar los datos de los vendedores y los porcentajes de comisin asignados a cada vendedor.
Para Crear Vendedores: Presione click en el botn Crear. Ingrese los datos personales como son Nombre, Cdula, Direccin y Telfono. Indique el porcentaje de comisin por venta o por recaudo si realiza liquidaciones por montos totales. Los campos de comisin no deben quedar vacos, si no maneja comisiones coloque en el campo 0 (cero). Presione click en el campo activo si es un vendedor que actualmente esta trabajando en la empresa; si por el contrario ya no labora en la empresa, o es un administrador o coordinador de un almacn o bodega y no desea que aparezca en los informes de ventas; entonces desactive esta opcin.
Crear Zonas o Ciudades Inventarios Configuracin Tablas de Inventarios Antares Colombia Ltda.
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Zonas o Ciudades El sistema Antares permite agrupar los clientes por Zonas o Ciudades, permitiendo emitir informes de ventas por cada una de las Zonas.
Para crear una zona o ciudad: Presione click en el botn Crear. Asigne un cdigo en el campo Cdigo Ciudad y un nombre en le campo Nombre Ciudad con los cuales identificar las Zonas. Crear Bancos Este modulo se ingresa el nombre de los bancos y las tarjetas dbito y crdito que maneja la empresa, o de los terceros. Para actualizar esta tabla realice el siguiente procedimiento:

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Presione click en el botn Crear Ubique el cursor en el campo Nombre Banco y digite el nombre. En la seccin Documento active la casilla Cheque si es un banco o Tarjeta. En el campo Cuenta despliegue el men de cada y seleccione la cuenta contable asignada a ese Banco, en el mdulo contable. S la empresa tiene dos cuentas en le mismo banco, deber crear dos bancos distintos para cada una de las cuenta, siempre y cuando se impriman cheques. Crear Conceptos Contables Cuentas por Cobrar o por Pagar Configuracin Conceptos Contables. En esta tabla se crean aquellos conceptos contables que NO tienen que ver con las cuentas de cartera (1305... 2205...) y que son usados en los mdulos de otras cuentas por cobrar o por pagar. Los documentos que utilicen los conceptos contables en los mdulos de Cuentas por Cobrar o por Pagar deben tener activado la casilla de opcin "tiene conceptos" en el mdulo configuracin de documentos. Es aconsejable que al manejar cuentas de causacin y cuentas de pago, sea creado cada uno de estos conceptos. Ejemplo: si el concepto es Arriendo Oficina, cree un concepto para la causacin, dbito 5120..., crdito 23...; para el pago genere un concepto de la debitando la cuenta 23... Y acreditando la 1110...

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Para crear los conceptos: Escriba el nombre del concepto en el campo nombre. Asigne la afectacin contable para el concepto e indique su naturaleza (Dbito Crdito)

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Productos
Los productos son la base fundamental de su inventario, si ya creo grupos, subgrupos, unidades de medida y bodegas, entonces ya puede empezar a crear la base de datos de los productos. Creacin y Modificacin de Productos Inventarios Consulta Modificacin Creacin de Productos
Presione click en el botn crear e ingrese la descripcin del producto en las carpetas informacin General y Detalle informacin del mdulo de creacin y modificacin de productos. Informacin General:
Ingrese la informacin bsica del producto y su ubicacin en el inventario as: Antares Colombia Ltda.
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Cdigo: En este campo el sistema le asigna automticamente un cdigo consecutivo a cada producto, el cual se puede utilizar para llamar el producto en el mdulo de actualizacin de documentos. Referencia: Es la codificacin que se le asigna al producto, puede ser numrica o alfanumrica. Cdigo de Barras: En este campo puede colocar el nmero del cdigo de barras (si lo maneja). Si posee un lector de cdigo de barras, ubiqu el cursor en el campo y pase la pistola por el cdigo del producto. Nombre del Producto: Aqu escriba la descripcin completa del producto; como quiere que sea presentada en los documentos impresos e informes. Ejemplo: Blanqueador X 1000ML. Inactivo: El campo inactivo nos permite desactivar el producto y evitar que aparezca en loas tablas de consulta, o en los informes. Un producto con movimiento No lo puede anular, pero si puede consultar sus movimientos acumulados que tenga a travs del tiempo en que fue manejado. Grupo: En este puede asignar el grupo previamente creado al cual pertenece el producto, ubique el cursor en este campo, despliegue el men de cada y seleccinelo. Ejemplo: Productos de aseo. Si desea crear un grupo adicional, no e s necesario salir de esta pantalla solo ubquese en el campo grupo con el indicador de escritura, presione doble clic y el sistema le traer la tabla de grupos. Subgrupo: Usted puede asignar el subgrupo previamente creado en la tabla de Grupos (si lo tiene), al cual corresponde el producto. Variable: Esta opcin permite modificar el nombre del producto al momento de ingresarlo a un documento. Ejemplo: la referencia se llama servicio de pintura; pero en el momento de facturar me permite ingresar detalles adicionales como "se le pinto el Automvil de Placas BAA-802, con pintura acrlica de color azul". Ubicacin: Este campo es de carcter informativo, en el cual puede indicar la clasificacin y nombres de los estantes donde almacena su mercanca. Gravado IVA: Con este campo usted puede manejar IVA diferencial por cada referencia. Al activar este campo el sistema coloca al frente un campo llamado %IVA que tenga el producto. Debe asignar a todos los productos su correspondiente porcentaje de IVA; excepto los productos exentos de ste impuesto en los cuales el campo gravado IVA deber encontrarse desactivado. Unidad de Empaque: Este campo es texto y solo es informativo para las listas de precios. Ejemplo: Cajas X24 Unidades. Marca: Si quiere tener informes de listas de precios por Marca, seleccione la marca. Para crear las marcas presione doble click con Antares Colombia Ltda.
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el indicador de escritura en este campo, y el sistema le traer una tabla de creacin de marcas. Tipo de tem: Indique si el producto descarga el inventario o es un servicio. Conversin: Esta opcin permite realizar conversiones de medidas de cantidades menores a cantidades mayores.
En el campo unidad de medida ingrese la unidad de la cual usted va a hacer los descargues de inventario. En cantidad a convertir indique el valor que corresponde para convertirlo a otra unidad. En U. Conversin la unidad a la cual va usted a hacer la conversin. Detalle Informacin: Ingrese la informacin detallada del producto como son: mnimos y mximos, precios de venta y compra, comisiones etc. As:

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Mnimo: Coloque aqu la cantidad mnima de existencia del producto en el inventario y con esta informacin puede emitir un informe de productos en mnimo. Mximo: Aqu puede colocar la cantidad mxima que puede tener por producto en inventario, permitiendo emitir informes de mximos y evitando hacer compras de productos innecesarios en la empresa. % Comisin Venta: Este campo permite asignar comisiones de venta diferenciales por producto. Precio de Venta o Compra: El listado que se presenta es el que usted crea en la tabla de tipos de precios de venta o Compra. Usted puede tener hasta siete diferentes tipos de precios de venta o compra; ingrese en cada uno de los campos el valor correspondiente. Ingrese en procesos Especiales al mdulo de Actualizacin de Precios Inventarios y podr actualizar los tipos de precio de venta o compra para todos los productos, o clasificados por grupo, siguiendo un porcentaje de variacin especifico. Modificar la Informacin de los Productos Para realizar cambios en los datos generales de los productos despliegue el men de cada del campo Buscar Producto y seleccione en orden alfabtico el producto a buscar, luego presione click en el botn modificar y haga los cambios correspondientes. Para modificar otros productos repita el proceso. Anular Productos Ubquese en el campo Buscar Producto, despliegue el men de cada y seleccione el producto Anular, cuando el sistema le presente el producto en pantalla presione click en el botn Anular.
Si el producto tiene movimiento NO LO PODR ANULAR; sin embargo s desea que este producto no siga saliendo en los informes entonces presione click en el campo inactivo de est mdulo.

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Creacin de Clientes Proveedores

Cuentas por Cobrar / Cuentas por Pagar Consultar Modificar- Crear Clientes / Proveedores En este modulo se pueden crear los clientes y proveedores, con su informacin general. Adems se puede consultar la informacin de movimiento de los clientes / proveedores. Presione clic en el botn Crear Cliente / Crear proveedor. Nit: En el campo Nit Ingrese el documento de identificacin del cliente / proveedor sin puntos, comas, ni digito de verificacin. DV: Ingrese el digito de verificacin del documento de identificacin del cliente. Direccin, telfono, emal, fax, etc. Son campos texto y puede ingresar la informacin a su gusto. Das Crdito: Los das de crdito son los que generan en los documentos la fecha de vencimiento. Das Comerciales: Este campo es el que hace los bloqueos en cartera. Cuanto los documentos superan la diferencia entre la fecha y los das de crdito, el sistema no permite que se le facture al cliente, esto se parametrizar por usuario. Vendedor: Seleccione el vendedor al que corresponde el cliente. Para crear los vendedores se hace por el modulo de las tablas. Autoretenedor: Si desea que en el momento de generar documentos no liquide ninguna retencin. Excluido Iva: Para aquellas entidades a las cuales aunque los productos estn gravados con iva, no se les debe incluir este gravamen. Retenedor de Iva: Para generar retencin de Iva Retenedor de ICA: Para generar retencin de ICA. Precios de Venta: Seleccione la lista de precios a la cual esta sujeto el cliente con respecto a los productos. El sistema le trae automticamente el precio en el momento de generar el documento. En caso de querer que este proceso no sea modificado por el usuario, se puede parametrizar por el modulo de usuarios. Mercadeo: En esta pestaa puede incluir datos generales como observaciones, los diferentes encargados, fechas para manejo de los vendedores.

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El campo Observaciones se trae en el momento de llamar el cliente en el modulo de documentos de inventarios, para que muestra esta informacin. Tambin se puede imprimir en los documentos.
Informacin de clientes
Pestana de Mercadeo en Clientes

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Ingreso Saldos Iniciales

Inventarios: Inventarios Actualizacin de Documentos En esta opcin usted ingresa el inventario inicial en cantidades y costos con el que va iniciar su proceso. Este proceso no pasa al modulo contable. Tipo de Documento: Seleccione el tipo de documento Nota de Inventario Inicial. Documento: Ingrese el Numero de documento de acuerdo a su criterio Fecha: La fecha de corte del inventario Bodega Destino: Ingrese la bodega en que se almacena el inventario. En caso de tener varias bodegas se aconseja crear un documento diferente para cada una. Cdigo: Ingrese el cdigo del producto, si no lo conoce consuluelo por el Catlogo de Productos, de la parte inferior. Entradas: La cantidad con que se inicia el inventario. U. Med: Ingrese la unidad de medida con la que se hizo el conteo. El sistema por defecto trae la unidad basica. En caso de tener conversin en ese item para cambiar la unidad de medida utilice la tecla PgUP y PgDn. Costo: El costo del producto con respecto a la unidad de medida que ingreso. Recuerde que este costo es la base para seguir generando el costo promedio.
Encabezado documento

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Detalle documento
Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Configuracin Cargue de Saldos Iniciales En este modulo podr cargar los saldos iniciales por cada cliente por facturas, sin necesidad de ingresar los productos. Estos documentos no pasan al modulo contable. Para ingresar estos documentos se deben crear primero los clientes y proveedores. Cliente: Seleccione en el men de cada el cliente al que se va a cargar los datos. TipoDoc: Seleccione el tipo de factura para el cargue. (Factura de Venta o Factura de Compra) Documento: Ingrese el numero de la factura del cliente o proveedor. Fecha: La fecha de emisin del documento no importa el periodo. Vencimiento: La fecha de vencimiento del documento (el sistema no la liquida se debe generar en el formato de fecha del sistema) Base Impuestos: Ingrese el valor del documento o el saldo que tiene por cobrar o por pagar. Iva: Ingrese el valor del iva de la factura manualmente (el sistema no lo liquida) Retenciones: Si usted desea que en el momento de hacer el recibo de caja el sistema le traiga las retenciones de estos documentos. Ingrselas (el sistema no las liquida).

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Ubquese nuevamente en un registro nuevo y as ingrese todos los documentos de ese cliente o proveedor, sin importar las fechas de las facturas Para ingresar la informacin de otro cliente, solo seleccinelo en el men Buscar y repita el proceso.

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DOCUMENTOS INVENTARIOS
En este mdulo se crean y modifican todos los documentos que son indispensables para el manejo de sus inventarios, como: Entradas, Salidas de almacn Pedidos, Cotizaciones, Traslados entre bodegas, etc. FACTURACIN En el sistema Antares los documentos se disea y definen de acuerdo a las necesidades de la empresa. Definir Fechas: Para control y organizacin de la informacin el sistema crea por cada ao los doce meses correspondientes denominados (Periodos) los cuales permitirn un ingreso de la informacin organizado tanto en mes como ao. Al momento de ingresar la fecha en un documento el sistema se encarga de verificar el mes (periodo) al momento de ingresar la fecha en el documento. Al crear un documento con la fecha de un nuevo ao automticamente el sistema crea los doce periodos correspondientes. Al ingresar por actualizacin de documentos, despliegue el men de cada y seleccione el mes y ao a trabajar posteriormente presione click en continuar.

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Crear Documentos en Inventarios: Los documentos estn divididos en tres partes encabezado detalle y pie. Para crear un documento en el mdulo de inventarios realice el siguiente procedimiento:
Encabezado del documento: Despliegue el men de cada en el campo Tipo de Documento y seleccione el tipo de documento en el cual va a trabajar. Aqu solo aparecern los documentos a los cuales el usuario tiene permiso. Ingrese el nmero de documento a crear. Si el tipo de documento controla consecutivos entonces el sistema traer el nmero automticamente segn el consecutivo asignado en la configuracin del sistema. Si el documento ya est creado y pertenece al periodo en que se est trabajando el sistema carga el documento y presenta los datos contenidos en este, si est creado en otro periodo presenta un recuadro informativo del periodo y el ao en que est creado.

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En el campo fecha, digite solamente el da, el sistema se encarga de asignar el periodo y el ao que usted seleccion al ingresar al mdulo. Si la fecha que usted ingresa no coincide con el periodo que seleccion al ingresar al mdulo, el sistema le emite el mensaje "La fecha no coincide con el periodo". El sistema le asignar a las fechas, el ao que usted seleccion al ingreso de este mdulo, si no coincide entonces no podr ingresar la fecha. Despliegue el men de cada en el campo nombre y de forma alfabtica seleccione el nombre del cliente o proveedor dependiendo del tipo de documento. Si el cliente proveedor no ha sido previamente creado, el sistema presenta un recuadro informativo en el cual avisa la inexistencia de ste y pregunta si desea o no crearlo al presionar click en S el sistema lo traslada al mdulo de creacin de clientes proveedores; ingrese la informacin solicitada en el mdulo y presione click en salir para volver al documento en creacin. Como mnimo se debe ingresar el NIT, el nombre, la direccin y el telfono del cliente o del proveedor.
Ingrese la fecha de vencimiento del documento (si la tiene) siguiendo el mismo formato establecido en el campo Fecha de este mdulo. Si al crear el cliente proveedor se ingres la cantidad de das de crdito automticamente el programa ingresar la fecha de vencimiento. Despliegue el men de cada en el campo bodega y seleccione la bodega de origen o de destino de los productos. Si en la configuracin del tipo de documento seleccion bodegas de origen o destino predeterminadas, stas se cargarn automticamente al crear el documento. Adicionalmente si no le asigna bodegas en la configuracin, el sistema no descarga de inventarios. Antares Colombia Ltda.
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Ingrese la informacin correspondiente en los siguientes campos descritos a continuacin los cuales son opcionales dependiendo de la configuracin y el manejo del documento. %Descuento: Utilice este campo si todos los productos poseen el mismo porcentaje de descuento o para que en la columna de descuento ubicada en el detalle coloque el mismo descuento para todos los productos. Si el cliente posee un porcentaje de descuento predeterminado el sistema automticamente colocar el porcentaje en este campo. Vr Desc: Utilice este campo si desea asignar un valor de descuento al total del documento. Si se usa IVA diferencial este campo no se puede utilizar. Vendedor: Despliegue el men de cada y seleccione el vendedor que gener el documento. Si al crear el cliente se le asign un vendedor, el programa lo colocar automticamente en este campo. Documento de soporte: Ingrese el nmero de documento que cruza o soporta al que se est creando. Ejemplo: Si el documento es una Factura de Venta entonces el documento de soporte es el pedido de cliente, el cual debi haber sido creado antes y con el cual permite hacer el cruce respectivo. Para traer los datos del documento soporte, presione TAB en el momento que el sistema se ubica para ingresar la primera referencia. Dato referencial: Este campo es informativo en el que se ingresa referencia, factura No, orden de compra No, etc. Puede consultar el movimiento de este campo por el mdulo de terceros. Observaciones: Ingrese las observaciones que complementan la informacin del Documento. Detalle del Documento Digite el Cdigo o la Referencia del producto en la columna Cdigo, si no lo conoce presione click en el botn Catlogo de Productos el sistema muestra el listado de todos los productos, indique si desea realizar la bsqueda por referencia o nombre del producto presionando click en el ttulo de la columna (Cdigo o Referencia).

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En el campo en blanco escriba los primeros caracteres del Cdigo o Referencia, o el nombre del producto y automticamente el sistema ubica el producto. Posteriormente presione doble click o enter sobre la columna codigo y el sistema pasara la identificacin del producto al documento. Digite la cantidad, el valor unitario o costo (el sistema actualiza estos datos automticamente al ingresar o actualizar los productos); El valor total es una frmula, usted no tiene que ingresar ningn valor en este campo. Para movilizarse entre los campos de esta pantalla utilice Enter o ubique el cursor con el Mouse. En la parte inferior del detalle del documento se muestra el costo promedio, la existencia y el porcentaje de IVA, correspondiente a cada producto, los cuales se actualizan al ingresar el cdigo del producto en el detalle.
Si en la configuracin del documento se activaron las opciones las cuales crean columnas adicionales en el detalle ingrese los datos as: Dato adicional: Este campo es til al momento de ingresar nmeros de serie o referencias adicionales para cada producto. Para

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consultar estas referencias entre al mdulo de terceros de Consulta Nmero de Serie. %Descuento: En este campo se utiliza si en cada uno de los productos se maneja un porcentaje de descuento diferente. U. Medida: Esta columna aparece al activar en la configuracin del tipo de documento la opcin de conversin; para seleccionar la unidad de medida del producto utilice las teclas pgina arriba o abajo. El descargue de inventario siempre se har por la unidad de medida que aparece en el campo U. Medida de la pgina Detalle Informacin de Consultar, modificar y crear productos.
Pie del Documento Los campos ubicados en el pie del documento son frmulas que totalizan liquidando automticamente los valores ingresados en el detalle del documento.
Para finalizar el ingreso presione
F10
Si el documento que est creado debe ser cargado en Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar, el sistema lo hace en el momento de presionar F10. Existen varios procesos que al presionar F10 se activan dependiendo si se activaron en el mdulo de Configuracin de Tipos de Documento, campos de cierre F10. Forma de pago: Este campo le permite ingresar el tipo de pago, como efectivo, cheque, etc. Esto en caso de manejar documentos de contado. Si queda algn saldo en el documento con respecto al cruce entre el valor ingresado en este recuadro y el total del documento, el sistema lo guarda en el campo Saldo y lo pasa a Cuentas por Cobrar. Antares Colombia Ltda.
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Adicionales: Cuando se manejan talleres de mecnica donde los conceptos son mano de obra, repuestos, latonera, pintura, otros trabajos, al presionar click en este botn le puede asignar el empleado que genera el servicio. El sistema totaliza por cada uno de los conceptos y en la factura se puede imprimir de esta forma discriminada.

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Documentos Cuentas por Cobrar o por Pagar:

En este modulo puede ingresar los documentos que hacen cruce en las carteras como: Recibos de Caja Notas Credito Comprobantes de Egreso Adicionalmente puede consultar los documentos que han sido cargados desde el modulo de inventarios, como Facturas de Venta Facturas de Compra Devoluciones de Clientes
Encabezado del documento Tipo de Documento: Despliegue el men de cada y seleccione el tipo de documento en el cual va a trabajar. (recibo de caja, comprobante de egreso) Documento: Ingrese el nmero del documento a crear. Si el tipo de documento controla consecutivos entonces el sistema traer el nmero automticamente segn el consecutivo asignado en la configuracin del sistema. Si el documento ya est creado y pertenece al periodo en que se est trabajando el sistema carga el documento y presenta los datos contenidos en este, si est creado en otro periodo presenta un recuadro informativo del periodo y el ao en que est creado.
Si por el contrario no est creado, el sistema presenta un recuadro en el cual solicita confirmar si desea o no crear el documento.

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Fecha: Digite solamente el da el sistema se encarga de asignar el periodo y el ao que usted seleccion al ingresar al mdulo. Si la fecha que usted ingresa no corresponde al periodo que seleccion al ingresar al mdulo, el sistema le emite el mensaje "La fecha no coincide con el Periodo". El sistema le asignar a las fechas, el ao y mes que usted seleccion al ingreso de este mdulo, si no coincide entonces no podr ingresar la fecha. Usted puede cambiar este ao por la opcin Cambiar Periodo de esta misma pantalla. Nombre; Despliegue el men de cada en el campo nombre y de forma alfabtica seleccione el nombre del cliente o proveedor dependiendo del tipo de documento y la sucursal (si la tiene). Si el cliente proveedor no ha sido previamente creado, el sistema presenta un recuadro informativo en el cual avisa la inexistencia de ste y pregunta si desea o no crearlo, al presionar click en S el sistema lo traslada al mdulo de creacin de clientes proveedores; ingrese la informacin solicitada en el mdulo y presione click en salir para volver al documento en creacin.

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Ingrese la informacin correspondiente en los siguientes campos descritos a continuacin los cuales son opcionales dependiendo del manejo del documento.
Fecha de Vencimiento: (si la tiene) siguiendo el mismo formato establecido en el campo Fecha de este mdulo. En el caso de los cheques potsfechados aqu puede ingresar la fecha de pago del cheque. Cheque: ingrese el valor del cheque que recibe o que gira. El sistema liquida el campo Efectivo campo como diferencia entre el valor del cheque y el total del documento. Nmero: del cheque con que fue pagado o se va a pagar el documento, Banco: (previamente creado en la tabla de bancos) En el caso de los recibos de caja si se desea que estos carguen automticamente al banco donde se va hacer la consignacin y no a la caja, entonces en este campo digite el banco en el que se consignan (hay que tener en cuenta que en la tabla bancos se le debe determinar la cuenta en la que debe cargar a la contabilidad). Vendedores: Si el documento maneja vendedores seleccione el vendedor que gener el documento.
Detalle del Documento TD: Si el documento cruza documentos seleccione el tipo de documento con el cual cruzar. Doc. No. el nmero de documento a cruzar y automticamente el programa cargar los valores del documento de cruce. Si el valor Antares Colombia Ltda.
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del documento es distinto al valor que carga el sistema modifica los valores que necesite en cada campo.
Cuando usted est ingresando el documento que va a abonar, es importante conocer los documentos que el cliente o el proveedor tienen con saldo pendiente de pago o por pagar sin necesidad de imprimir un estado de cartera. Estos saldos pueden consultarse en el momento en que se est ingresando el documento de abono, solamente presione click en el botn de Documentos con Saldo al encontrarse ubicado en la columna Doc. No. y automticamente se presentar una tabla con los documentos que a la fecha ese cliente o proveedor tiene pendientes, cada uno con su respectivo valor; seleccione el documento a abonar y presione doble click en la columna Documento para cargar el documento en el detalle.
Si por el contrario el programa no cruza con ningn documento, deber ingresar manualmente los valores del valor del documento y los impuestos correspondientes a ste en las columnas correspondientes. Antares Colombia Ltda.
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Si un documento ya ha sido abonado el sistema le presenta un recuadro informativo con el fin de evitar cancelar un documento varias veces. Si no existe o el cliente es diferente el sistema le informara.
Para finalizar el ingreso presione
F10
En un recibo de caja o Comprobante de Egreso, solo puede abonar documentos de un mismo cliente.

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Funciones de Modificacin, Anulacin y Renumeracin de Documentos por Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.
Modificar un Documento: Para modificar un documento cargue el documento en el mdulo de actualizacin, presione click en el botn Modificar ubique el cursor en el campo a modificar, realice los cambios y presione F10 para guardar y dar paso a un nuevo documento. Renumerar un Documento: Para renumerar un documento cargue el documento en el mdulo de actualizacin, presione click en el botn Renumerar, posteriormente el sistema le emite en el recuadro, donde en el primer campo Nmero aparece el nmero actual del documento en el siguiente campo Nmero digite el nuevo nmero y presione Enter en el botn Cambiar. A manera informativa se presenta el tipo de documento. Si el documento tiene consecutivo, el sistema solo dejar asignar el nmero que sigue en el rango del consecutivo.
El sistema verifica si el nmero de documento que ingres existe, si est creado, no le permite hacer el cambio y le presenta un recuadro informativo. Si tiene que cambiar el nmero de documento y no conoce el nmero de consecutivo de un determinado tipo de documento, presione click en el botn Consecutivo de Documento.

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Anular un Documento: Para realizar el proceso llame el documento presione click en el botn Anular, el sistema presenta un recuadro de verificacin, para confirmar la accin, presione S. Imprimir un Documento: Cuando finalice la creacin del documento, prepare la impresora, el tipo de papel requerido para ese documento y presione click en el botn imprimir.El programa se entrega con los formatos prediseados para papelera en blanco. Si hay que disear documentos en papelera pre impresora stos se harn durante la etapa de adecuacin e instalacin del sistema. Recuerde que para modificar, renumerar, anular e imprimir documentos el administrador del sistema debe asignar los permisos respectivos en el men configuracin de usuarios. Modificar Documentos Impresos: Por defecto el sistema no permite modificar, anular o renumerar documentos que han sido impresos. Cuando se llama un documento que ha sido impreso, el sistema presenta un recuadro de informativo y los botones de modificacin de la parte inferior aparecen desactivados. Si el usuario tiene activado el campo reservado en la Configuracin de Usuarios, actualizacin de documentos, el sistema le presentar el botn Consulta, ubicado en la parte inferior, presione click sobre este y los botones de modificacin se activarn.

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Ayudas y Consultas en el Modulo de Documentos de Inventarios, Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.
Verificacin de Faltantes en Consecutivos Determina los documentos que hacen falta por crear en un tipo de documento dentro de un rango de consecutivos y presenta los rangos de fechas probables en las cuales se encuentran los faltantes, para conocer esta tabla presione click en el botn Verif. De Consecutivo. La verificacin de Consecutivos solo sirve para los documentos que poseen auto numeracin.
Consultar ltimo Consecutivo: Esta opcin permite consultar el ltimo nmero creado por tipo de documento. Para consultar esta tabla presione click en el botn Consulta de Documentos.

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Otras Ayudas Aqu les mostraremos algunas cositas particulares para que en el momento de ingresar la informacin, sea ms fcil y eficaz. ANTARES le permite pasar de un periodo a otro o de un ao a otro sin necesidad de salir del mdulo de Actualizacin de Documentos. Solo presione click en el botn, Otro Periodo el sistema emite el recuadro de Ao y Periodo, despliegue los mens de cada y haga los cambios respectivos, para confirmar presione Continuar. Dependiendo de la forma como se configura el tipo de documento en el mdulo Configuracin de Inventarios, cuando se llama el documento, el sistema lo dibuja en la pantalla. Lo anterior para tener en cuenta que el pantallazo de actualizacin no ser siempre igual, ya que de acuerdo al tipo de documento agregar o quitar campos en el encabezado y/o agregar o quitar campos en el detalle del documento EJ: Cuando llame una entrada el sistema escribir en el campo del Nombre proveedor; si por el contrario es una factura en el campo Nombre, escribir cliente; de la misma forma ser la informacin que se interacta con cada uno de los tipos de documentos, si es una entrada presentar costos, orden de compra, y la tabla de proveedores, si es una salida presentar precios de venta y la tabla de clientes. Duplicar Registro Anterior: En el detalle del documento si desea repetir el registro anterior Presione la tecla F2. Si el documento es bastante extenso, en el recuadro de ingreso de productos, posee las barras de desplazamiento vertical y horizontal.

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CONSULTAS
Consultas en el Mdulo Inventarios: Consultar el Movimiento de un Producto: Inventarios Consulta y Modificacin de Productos Esta opcin permite consultar el movimiento de un producto por cada uno de los periodos del ao. Despliegue el men de cada de campo Buscar Producto y seleccione el producto que desea consultar.
En
la parte superior aparece una carpeta denominada Movimiento Acumulado, presione click y el sistema le mostrar el movimiento de su producto por los doce meses del Ao indicado en el campo Ao.
Puede consultar el movimiento acumulado del producto por otro ao o por una bodega especfica desplegando el men de cada de stos campos y seleccionando la opcin a consultar.
Presione click en los botones ubicados al frente de cada uno de los periodos y en forma de cascada el programa presentar la pantalla Antares Colombia Ltda.
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en la cual se encuentran los auxiliares de los documentos que afectaron el producto y el documento origen del movimiento.
Si desea ingresar a uno de los documentos solo necesita darle clic en el botn que aparece frente a cada uno. Sin regresar a la pantalla anterior presione click en el botn Salir.
Consulta de Movimiento de Productos por Grupo: Inventarios Configuracin Grupos y Subgrupos Despliegue el men de cada en el campo buscar grupo,

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Presione clic en la pestaa productos. Aqu podr consultar los productos que corresponden al grupo seleccionado e indicar su existencia, ltima fecha de entrada, ltima fecha de salida, su costo y si es un producto activo o inactivo.
Bsqueda Nmero de Serie: Inventarios Informacin de Terceros Buscar Nmero de Serie En el campo Placa No. Ingrese el nmero de serie o informacin adicional que desea buscar. Automticamente el programa mostrar el listado de los documentos que poseen esa serie o texto y la bodega en la cual se gener el documento. Recuerde este numero de serie se genera en el momento de ingresar documentos que tengan en el detalle el campo Dato Adicional.

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Para ir al documento de origen en el cual se encuentra el nmero de serie presione click en el botn ubicado frente a cada uno de los registros.
Consulta Movimiento Remisiones: Inventarios Consultar Modificar Crear productos Cuando usted genera el proceso de remisin a factura, el sistema le genera unos acumulados diferentes a los del inventario general, con el fin de tener un perfecto control entre lo remisionado y lo facturado. En la parte inferior de la pantalla general de consulta aparece un acumulado de remisiones por entradas (remisionado), por salidas (facturado) y un final que es la cantidad que falta por facturar, al frente aparece el campo fsico que es la diferencia entre la existencia del inventario general y la existencia de remisiones.

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Para consultar los movimientos acumulados seleccione la subcarpeta remisiones y le presentar de forma acumulado el total de remisionado o facturado. En el mdulo de Acumulados en los totales no le aparece la cantidad remisionada acumulada. Si ingresa en el auxiliar el sistema le muestra las cantidades en la columna de Cant. Pedida. Consultas en el Mdulo de Cuentas por Cobrar o por Pagar: Consultar el Movimiento de un Cliente Proveedor Cuentas por Cobrar Pagar Consultar Modificar Crear Clientes Proveedores En la carpeta de Acumulados despliegue el men de cada y seleccione el cliente a consultar a continuacin presione click en la carpeta acumulados.
Presione click en los botones ubicados al frente de cada uno de los periodos y en forma de cascada el programa presentar la pantalla en la cual se encuentran los auxiliares de los documentos que afectaron el cliente o proveedor y el documento origen del movimiento.

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Si desea conocer la informacin del documento que esta consultando, presione clic en el boton que aparece frente a cada documento. Si desea regresar a la pantalla anterior presione click en el botn Salir. Consultar el Estado de Cartera por Fecha: Cuentas por Cobrar Pagar Consultar Modificar Crear Clientes Proveedores Por esta opcin puede consultar el estado de cartera de un cliente o proveedor a la fecha o en periodos anteriores. Seleccione cliente o proveedor a consultar, presione click en la carpeta Estado de Cartera por Fecha,

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seleccione el ao y el mes a consultar y el sistema le presentar en pantalla la informacin de la cartera del cliente.
Consultar Historial de pagos: Cuentas por Cobrar Consultar Historial de Pagos Por esta opcin puede consultar cada uno de los abonos realizados al documento solicitado. Para consultar el historial de pagos seleccione el tipo de documento y digite el nmero a buscar. Automticamente aparecern los documentos y las fechas en las cuales se abon o cancel ese documento.

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Si desea consultar el documento con el que se hizo el abono, presione clic en el botn que aparece frente a cada uno de los documentos. Consultar Datos de la Empresa: Configuracin del sistema Modificar Datos de la Empresa Por esta opcin puede consultar los datos de la empresa (Nombre, Direccin, Telfonos) y cambiarlos si es necesario, los nicos campos que el sistema no permite cambiar es el nombre de la empresa y el nmero de serie.

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Si desea que los informes que genera el sistema sean impresos en letra de calidad seleccione impresin en Lser Inyeccin. Usuarios Conectados: Esta opcin le permite conocer que usuarios se encuentran utilizando el sistema en ese momento.

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INFORMES
El sistema Antares posee un grupo de informes diseados de acuerdo con las necesidades de cualquier empresa, los cuales presentan un resumen de la informacin de inventarios y cartera permitiendo el control de los movimientos, para desarrollar estrategias que finalmente son decisivas para la toma de decisiones en la empresa. Listado de informes: Los informes de inventarios estn divididos en cuatro categoras: Productos, Movimiento, Ventas y vendedores, Informes Especiales. Consultar un Informe: Seleccione el informe que desea imprimir y presione click en el botn Ejecutar para definir los rangos de impresin.

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Definir Rangos de Impresin: Despus de presionar click en el botn Ejecutar seleccione los rangos o las fechas con las cuales desea filtrar la informacin.
Cmo usar los iconos de la barra de herramientas de los de la pantalla de Seleccin de Rangos?
El Borrador. Si ya ha seleccionado los rangos de impresin y desea borrarlos presione click en este botn.
La lupa sobre el papel (Vista Preliminar): Permite ver los documentos por pantalla antes de ser impresos.
La Impresora: Este icono le permite enviar la impresin sin utilizar la vista previa del informe. El sistema por defecto lo enviar Antares Colombia Ltda.
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a la impresora que usted tenga definida en Windows como predeterminada. La puerta: Con este icono puede salir al men principal.
Como usar los iconos que aparecen en la vista previa de los informes? Cerrar: Cierra la vista previa del informe. Zoom: Permite ver ms o menos cerca. Enviar a Excel: Enva la informacin presentada en pantalla a una tabla de Excel para editarla. Configurar Pgina: Permite configurar las mrgenes y el tamao de la hoja de impresin.

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PROCESOS ESPECIALES ESPECIALES

El sistema Antares Administrativo posee una serie de procesos especiales que como su nombre lo dice permiten generar procesos, que en determinado momento agilizan el proceso administrativo. Cotizacin a Factura: Inventarios Procesos Especiales Cotizacin a factura Este proceso le permite convertir una cotizacin en factura tantas veces como lo necesite, cuando usted ingresa a la cotizacin el sistema no descarga del inventario, al generar el proceso, se crea la factura automticamente y descarga del inventario. El sistema requiere de algunas condiciones para poder generar el proceso: El tipo de documento Cotizacin debe tener como naturaleza cotizacin y mostrar precio de venta. (Inventarios, Configuracin, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento cotizacin y presionar click en la sub-carpeta inventarios, en el men de Naturaleza del Kardex seleccionar cotizacin). El tipo de documento factura debe tener como naturaleza salida.(Inventarios, Configuracin, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento Factura y presionar click en la sub-carpeta inventarios, en el men de Naturaleza del Kardex seleccionar Salida) Las facturas deben tener consecutivo, (Inventarios, Configuracin, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento Factura y presionar click en la sub-carpeta general, reactivar el botn Auto numerar y seleccionar en el men de cada el tipo de consecutivo.
Las facturas deben tener lneas de control.
Para generar este proceso siga los siguientes pasos: Antares Colombia Ltda.
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Crear la cotizacin por el mdulo de actualizacin de documentos. Ingresar al mdulo de procesos especiales e ingresar el nmero de la cotizacin. El sistema presenta todos los datos de la cotizacin, si tiene diferentes tipos de factura, seleccionar el tipo de factura al cual va generar el proceso, se le presentar en pantalla el nmero de la siguiente factura.
Presione click en el botn proceder, el sistema emite un recuadro de verificacin, al oprimir S aparece una barra de estado. Al finalizar el sistema le presenta un recuadro con las facturas que fueron creadas y a continuacin, debe ingresar por el mdulo de actualizacin de documentos, llamar las facturas, modificar y F10. Remisin a Factura: Inventarios Procesos Especiales Remisin a Factura

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Este proceso le permite convertir una o varias remisiones en factura, cuando usted ingresa la remisin el sistema hace los descargues en los campos del mdulo de remisiones y resta del total del fsico, y al generar la factura descarga de los campos de inventarios. Igualmente al hacer la remisin no afecta en el mdulo contable las cuentas de costos sino en el momento de generar la factura. El sistema requiere de algunas condiciones para poder generar el proceso: El tipo de documento Remisin debe tener como naturaleza Remisin y mostrar precio de venta. (Inventarios, Configuracin, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento remisin y presionar click en la subcarpeta inventarios, en el men de Naturaleza del Kardex seleccionar remisin). El tipo de documento factura debe tener como naturaleza salida. (Inventarios, Configuracin, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento Factura y presionar click en la sub carpeta inventarios, en el men de Naturaleza del Kardex seleccionar Salida). Las facturas deben tener consecutivo. (Inventarios, Configuracin, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento Factura, presionar click en la sub carpeta general, reactivar el botn, Auto numerar y seleccionar en el men de cada el tipo de consecutivo). Las facturas deben tener lneas de control.
Para generar este proceso siga los siguientes pasos: Crear la remisin por el mdulo de actualizacin de documentos. Ingresar al mdulo de procesos especiales y seleccionar el cliente. Si desea que el proceso se haga por sucursal, en el recuadro discriminar sucursal seleccionar S, si por el contrario desea que todas las sucursales se facturen en un solo documento, seleccione No. En el recuadro de remisiones el sistema presenta los nmeros de remisin, seleccione en el indicativo S en cada una. Antares Colombia Ltda.
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El sistema presenta los datos de remisin en pantalla en el recuadro de productos a facturar
Presione click en el botn proceder, el sistema emite un recuadro de verificacin, si oprime S aparece una barra de estado. Al finalizar el sistema le presenta un recuadro con las facturas que fueron creadas y a continuacin, debe ingresar por el mdulo de actualizacin de documentos, llamar las facturas, modificar y F10. Para consultar el movimiento acumulado de los productos remisionados utilice el mdulo de Consulta Modificacin y creacin de Productos. Es muy importante tener en cuenta que despus de correr el proceso de remisin a factura no puede modificar, anular o renumerar las facturas o las remisiones que intervinieron en el proceso. Cercirese de corregir las remisiones antes de generar el proceso.. Actualizacin de Precios: Inventarios Procesos Especiales Actualizacin de Precios Este proceso le permite actualizar sus listas de precios por un proceso general y no tener que cambiar uno a uno los productos. Este proceso lo puede generar por cada una de las listas, clasificndolo por grupos y sub grupos. Seleccione la lista y el tipo de proceso a generar: Sobre el precio de venta Actual: Toma el precio que tiene y lo multiplica por el porcentaje de variacin que se le d. Sobre el Costo Promedio: Toma el Costo promedio generado por el sistema y lo multiplica por el porcentaje de variacin.

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Utilidad Real sobre el Costo Promedio: Toma el costo promedio generado por el sistema y genera el valor real en utilidad basado en la variacin que se le da. Utilidad sobre la lista de precios: Toma el valor del campo Precio Lista y lo multiplica por el porcentaje de variacin. Variacin Absoluta sobre la lista de precios: Toma la lista y le suma el valor absoluto que se ingrese en el campo variacin. Precio nico para Todos: Toma la lista y le asigna un valor asignado igual a todos los productos.
Seleccione el tipo de redondeo a efectuar, en el recuadro de Ajustar Precios.
Ubquese con el Mouse en el campo variacin y escriba el porcentaje o valor correspondiente.

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Si desea hacerlo por grupo o sub grupo, seleccione en los mens de cada segn corresponda. Si por el contrario desea hacerlo para todos los productos sin clasificar por grupo o sub grupo deje estos campos en blanco.
Presione click en el botn Proceder. El sistema le presenta en pantalla un recuadro con los productos, el valor anterior y el valor actual.
Si los valores estn de acuerdo a sus criterios y desea hacer la actualizacin de precios, presione click en el botn Aceptar. Actualizacin de Costos: Inventarios Procesos Especiales Actualizacin de Costos Este proceso le permite actualizar sus listas de costos por un proceso general y no tener que cambiar uno a uno los productos. Seleccione la lista y el tipo de proceso a generar:

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Sobre el costo de Lista Actual: Toma el precio que tiene actualmente y lo multiplica por el porcentaje de variacin que se le d. Variacin Absoluta: Toma la lista y le suma el valor absoluto que se ingrese en el campo variacin. nico Valor: Toma la lista y le asigna un valor asignado igual a todos los productos.
Seleccione el tipo de redondeo a efectuar, en el recuadro de Ajustar Precios.
Ubquese con el Mouse en el campo variacin y escriba el porcentaje o valor correspondiente. Si desea hacerlo por grupo o sub grupo, seleccione en los mens de cada segn corresponda. Si por el contrario desea hacerlo para todos los productos sin clasificar por grupo o sub grupo deje estos campos en blanco.
Presione click en el botn Proceder.

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El sistema le presenta en pantalla un recuadro con los productos, el valor anterior y el valor actual.
Si los valores estn de acuerdo a sus criterios y desea hacer la actualizacin de precios, presione click en el botn Aceptar. Transformacin de Productos: Inventarios Procesos Especiales Transformacin de Productos Este proceso le permite generar Kits o combos de productos. Tambin sirve para un proceso de produccin, solo incluyendo materia prima y producto terminado. No controla ni mano de obra o costos de maquinaria. Ejemplo: Producto Final Ancheta Productos que la conforman: 1 Caja de galletas 1 lata de sardinas 1 botella de vino 1 taco de galletas ducales 1 frasco de mermelada Fruco 1 frasco de salsa de tomate Fruco 1 frasco de mayonesa Fruco 1 lata de man

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Al generar el proceso el sistema descarga cada uno de los productos que la conforman multiplicados por la cantidad que se produjo y carga la misma cantidad al producto final. Estas son las condiciones que requiere el sistema para poder generar el proceso: Crear los productos que conforman el Kit y asignarles Costos. Crear el producto final y en la sub carpeta de Detalle Informacin activar el indicativo de componentes, aparece un botn, presionar click e ingresar los productos que conforman el Kit con la cantidad que se requiere para hacer uno. Crear un tipo de documento que tenga como naturaleza en Kardex Ambas.
Este tipo de documento debe tener en bodegas Ambas.
Tambin debe tener en procesos especiales, activado el indicativo de Transformacin.
El tipo de documento que se cre debe tener consecutivo.
El tipo de documento en Afectacin debe tener Ninguno en el campo producto.

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Para generar el proceso siga los siguientes pasos: Al ingresar seleccione el producto final que va a convertir. Aqu solo le aparecen los productos que tengan componentes en actualizacin modificacin y creacin de productos. En el recuadro del centro le aparecen los componentes del producto final.
Seleccione en tipo de documento, el que se parametriz para este concepto. Ingrese en el campo cantidad, la cantidad de productos finales que va a elaborar. En la parte inferior se presenta un botn de ver estado componentes. Presione click en el botn exportar. Luego el sistema presenta un recuadro de confirmacin si selecciona S se le presentar la pantalla de ubicacin de los archivos a exportar.

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Exportacin de Documentos Inventarios Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Procesos Especiales Exportacin de documentos Es requisito para exportar documentos que los tipos de documento esten parametrizados como exportables. Al ingresar el sistema le presenta la pantalla con tres opciones de exportacin, seleccione la deseada:
Luego ubquese en el campo Fecha y con las teclas PgUp y PgDn seleccione la fecha a exportar. El sistema presentara los documentos a exportar.
Seleccione con click presione Aceptar. Se presenta la pantalla de ubicacin de archivos seleccione donde desea guardar el archivo.

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El archivo es presentado de la siguiente forma Dia: Inventarios 20050120.Ant Mes: Inventarios Feb-2005.Ant Semana: Inventarios Semana 9 de 2005.Ant Cambia el Inventarios por Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar, dependiendo de donde se haga la exportacin.
Importacin: Inventarios Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Procesos Especiales Importacin de Documentos La importacin se genera de los archivos generados en la exportacin de datos del modulo de exportacin de documentos. Cuando ingresa por esta opcin el sistema le trae la pantalla de bsqueda de archivos, para ubicar la posicin del archivo a importar. En la parte izquierda aparecen las fechas de los archivos, seleccione el que desea importar, y en la parte derecha aparecer el detallado de los datos a importar.

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En la parte derecha aparece el contenido del archivo clasificado por documentos. Presione click en el botn Importar. Si no encuentra los archivos y desea cambiar de carpeta presione click en el botn Cambiar Carpeta.

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Opciones Avanzadas:
Inventarios Configuracin Opciones Avanzadas Bloqueo de Periodos Reclasificacin de Nits Borrado Traslado Documentos Este mdulo le permite generar tres procesos diferentes: Bloqueo de Periodos: Este proceso no es obligatorio por el sistema, solo se debe hacer por seguridad en la informacin. Cuando se bloquea un periodo el sistema no permite modificar, anular o renumerar documentos, sin embargo se pueden consultar e imprimir informes. Al ingresar seleccione el ao en el men de cada del campo Ao y active el mes que desea bloquear. El sistema permite que el usuario que bloque los periodos pueda desbloquearlos nuevamente. Los procesos de recuperacin en Inventarios no se pueden hacer si existen periodos bloqueados.

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Reclasificacin de Nits: Este proceso permite pasar el movimiento de un Nit a otro. Recuerde que el sistema no le permite anular Nits que tengan movimiento. Cree el Nit al cual va a pasar el movimiento. En el proceso seleccione el Nit anterior en el campo del Nit/CC, y en el campo AlNit/C.C, el Nit que quiere dejar como definitivo.
En el recuadro Opcin seleccione por si es por periodo o total. Si desea confirmar si el proceso est bien, revise los documentos presionando click en el botn Lista Docs. Para generar el proceso, presione click en el botn Trasladar.
Borrado y Traslado de Documentos: Este proceso le permite trasladar o borrar documentos entre periodos. Seleccione el tipo de documento a trasladar. Ingrese el rango del No. de documentos. Seleccione si el traslado o borrado en el recuadro de Tipo de Operacin.

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En caso que sea traslado en el campo Al Mes ingrese el mes en que va a trasladar los documentos, en formato mes y ao
. Copiar Bases de Datos: Inventarios Configuracin del Sistema Copiar bases de datos. Este proceso le permite generar los archivos comprimidos de las bases de datos en formato zip. Por lo anterior para realizar el proceso se requiere tener instalado en el computador el Winzip versin 8.0 Completo. Seleccione la base de datos que desea copiar: Datos contabilidad, Datos IFCP o ambos en el recuadro Archivos.

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El sistema trae por defecto las bases de datos que en ese momento estn referenciadas, si desea cambiarlas, presione click en la carpeta Abrir que aparece a la derecha de la ubicacin de la base de datos. Para generar el proceso presione click en el botn de la carpeta que aparece comprimida.

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CONFIGURACION DE DOCUMENTOS
Inventarios - Cuentas por Cobrar o por Pagar Configuracin Tipos de Documento
En esta seccin puede crear, disear y configurar los tipos de documentos que utiliza la empresa para el correcto funcionamiento del modulo de actualizacin de documentos. Crear Consecutivos Configuracin del Sistema Consecutivos Esta opcin permite crear un consecutivo distinto para cada uno de los tipos de documento que utilice la empresa. Para crear consecutivos: Ingrese el nombre del documento al cual corresponder el consecutivo. Indique la cantidad de caracteres que tiene el consecutivo. Por ejemplo: 00005 equivale a 5 caracteres entonces digite 5 en este campo. Si desea puede adicionarle un prefijo al consecutivo. Por ejemplo: si el prefijo es FV el nmero del documento aparecer como FV00005. Escriba el nmero desde el cual se empezar a numerar el documento en el campo consecutivo, no necesita colocar ceros a la izquierda. Los consecutivos se pueden compartir entre mdulos. Por ejemplo: Notas Crdito en inventarios y en cartera. Cuando usted hace una nota Crdito en inventarios automticamente actualiza el consecutivo en cartera.

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Crear, Consultar o Modificar la Configuracin de un Tipo de Documento. En este mdulo se crean, modifican y configuran los diferentes tipos de documento que utiliza la empresa. Para crear o configurar un tipo de documento entre al modulo de inventarios, cuentas por cobrar o cuentas por pagar dependiendo del documento y siga los siguientes pasos. Crear Tipos de Documento en Inventarios El mdulo de creacin y modificacin de tipos de documentos en inventarios se subdivide en las siguientes partes: general, inventarios, afectacin, formatos. Todos los cambios que se realicen en est mdulo se vern reflejados a la hora de trabajar en el mdulo de Actualizacin de Documentos, y de su adecuada parametrizacin depende de la correcta informacin que emitan los documentos elaborados. Crear Para crear un tipo de documento presione click en el botn Crear e ingrese los siguientes datos. Si desea modificar las caractersticas de algn tipo de documento seleccione en el men de cada del campo Buscar, el documento a modificar GENERAL: Inicialmente encontramos la descripcin general del documento y los campos que la conforman:

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Tipo de Documento: El sistema asigna un nmero a cada documento creado. Este nmero es slo para control interno del programa. Descripcin: En este campo se ingresa el nombre del tipo de documento. Ejemplo: Factura de Venta. Abreviatura: Digite tres letras que puedan ser relacionadas fcilmente con el tipo de documento que se esta creando por ejemplo para Entrada de Almacn digite EAL. AutoNumerar: Este campo permite el manejo de consecutivos en los documentos. Active ste campo y despliegue el men de cada seleccionando el nombre del consecutivo. Si dos tipos de documentos diferentes comparten el mismo consecutivo; entonces seleccione el mismo consecutivo para los dos. Exportable: Activar este campo permite que exportado por el mdulo de procesos especiales. el documento
Dentro de esta misma seccin se subdivide, dependiendo de la presentacin de los campos en el formato de ingreso de informacin del usuario:
Campos del Encabezado Inventarios
Doc. De Soporte: Despliegue el men de cada y seleccione el tipo de documento con el cual desea hacer cruce de informacin. Por ejemplo: Una compra puede tener como soporte una orden de compra que la antecede y que debi haber sido previamente ingresada al sistema. Al ingresar el nmero de documento de soporte, el sistema automticamente traer las referencias al documento sin necesidad de digitarlas de nuevo o de buscar el documento fsico ahorrando tiempo en los procesos. Antares Colombia Ltda.
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Doc de Tercero: Al activar este campo podremos ingresar el nmero del documento del cliente o proveedor por el cual se gener la operacin. Por ejemplo: en este campo podemos ingresar el nmero de la factura que emiti su proveedor y que dio lugar a una entrada en su empresa. Este campo le permite consultar por el mdulo de terceros si un dato ha sido ingresado en varios documentos. Fecha de Vencimiento: Al activar esta seccin, se crea un campo en el modulo de actualizacin del documento en el cual se puede ingresar la fecha de vencimiento es liquidada automticamente por el sistema con el campo das crdito del cliente. Maneja Vendedores: Al activar esta seccin, se crea un campo en el modulo de actualizacin del documento permitiendo ingresar el nombre del vendedor con el fin de liquidar comisiones o llevar un control de ventas por vendedor. Adicionalmente cuando se activa ste campo aparecen unos botones de seleccin en los cuales se debe indicar si la comisin suma, resta o es neutra para el documento, ene este mismo modulo en inventarios procesos especiales. Observaciones: Al activar esta seccin, se crea un campo en el cual permite ingresar detalles o mensajes adicionales en el documento con el fin de complementar su informacin. El tamao de ste campo depende del espacio suministrado en el formato de impresin. Maneja Ots: Este proceso le permite crear un campo donde ingrese el nmero de la orden de trabajo, para aquellas empresas que elaboran mantenimientos y se quiere llevar un control de los costos de la s mismas. A todos los documentos que intervienen en el proceso se les activa esta opcin y luego se puede consultar el acumulado en el modulo de terceros, ordenes de trabajo. Campos Detalle Inventarios:
Dato Adicional: Esta Opcin crea una columna adicional en el detalle del modulo de actualizacin de documentos en el cual se Antares Colombia Ltda.
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pueden ingresar datos especficos sobre cada una de las referencias o productos, por ejemplo: Nmeros de serie, Especificaciones tcnicas, etc. Si usted desea consultar el movimiento detallado de ste dato adicional lo puede hacer por el Mdulo de Terceros Buscar Numero de serie. Canastillas: Al activar este campo, se crea en el detalle del documento una columna para llevar el control de la ubicacin de canastillas o cajas en que la empresa empaca el producto y entrega a los clientes. Esta opcin solo se utiliza cuando el empaque del producto debe retornar a la empresa. Ejemplo: Canastillas Plsticas. Para crear los tipos de canastillas entre por configuracin del sistema en el mdulo de canastillas. Descuento por Producto: Esta opcin crea una columna adicional en el detalle del modulo de actualizacin de documentos en el cual se puede ingresar descuentos diferenciales por cada una de las referencias o productos. Campos Cierre F10
Forma de Pago: Esta opcin crea un recuadro adicional al elaborar un documento en el cual se podr discriminar la forma de pago tanto en efectivo, cheque o tarjeta de crdito y as llevar un control de comisiones por pago con tarjeta o control de tipo de pago. Este recuadro aparece al digitar F-10 en el documento. Campos Adicionales: Estos campos adicionales se utilizan nicamente en los talleres de mecnica y permiten totalizar por tipo de mano de obra. (Electricidad, Pintura, Repuestos), y a la vez asignar el mecnico que efectu la tarea para poder liquidar a destajo la mano de obra.

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INVENTARIOS En esta sub-carpeta se definen todos los procedimientos para el manejo de inventario y sus correspondientes procesos especiales, aqu tambin se subdivide dependiendo del proceso que se tiene que hacer:
Naturaleza del Kardex:
Seleccione el tipo de naturaleza que posee el documento para poder afectar inventarios. Ejemplo: si el documento es una entrada a Almacn; entonces ser de naturaleza Entradas. Mostrar Campos en el Detalle:
Seleccione el tipo de valor del producto que se manejar en el documento. Por ejemplo: si el documento es una factura de venta; entonces deber mostrar el costo de ste. Si desea que muestre el costo y precio de venta seleccione ambas pero el documento no liquidar impuestos. Bodegas:
Seleccione el tipo de bodegas de origen (salidas) o destino (Entradas) que usara el documento para descargar el inventario. Si desea predeterminar las bodegas sers afectadas por defecto en el documento entonces e el campo Origen despliegue el men de cada y seleccione la(s) bodega(s). As solo tenga una bodega es indispensable que se le asigne a los tipos de documento que manejen inventarios.

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Procesos Especiales: En esta seccin se parametrizan los documentos para elaborar procesos especiales en el manejo de inventarios: Transformacin: Cuando se le asigna a un documento, este ser el documento soporte donde se generar el traslado de referencias para producir productos en el proceso de transformacin de artculos del mdulo de procesos especiales
Conversin: En la captura del documento permite modificar la unidad de medida en el cual fue vendido el producto. Ejemplo: se pueden vender naranjas por unidad o por docena. El sistema siempre descargar del inventario por la unidad que aparece en el campo unidad de medida en el mdulo de creacin de productos. La Comisin: Si en la sub-carpeta General activo el campo vendedores, este campo se activara. Con este podr realizar el proceso de liquidacin de comisiones, teniendo en cuenta que en algunos documentos el proceso de la liquidacin debe sumar o restar dependiendo de la naturaleza. Ejemplo: las facturas de venta deben sumar a la comisin del vendedor, las notas crdito deben restar y las cotizaciones son neutras. AFECTACION: Esta seccin le permite definir los procesos de los documentos para el paso a otros mdulos como la contabilidad y cuentas por cobrar o pagar.

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Clientes Proveedores:
Afecta: Indique si el documento afecta a Clientes en Cuentas por Cobrar o Proveedores en Cuentas por Pagar segn sean las caractersticas del documento. Tipos de Documento: seleccione el tipo de documento el cual se cargar en el mdulo de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar. Si desea que en el documento tenga el nombre del cliente o proveedor pero que los valores no pasen a Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar entonces no le asigne ningn tipo de documento Si afecta proveedores deber indicar si desea que los documentos presente los valores con el precio de lista o el costo promedio del producto.
Contabilidad:
Tipo Doc: Despliegue el men de cada e ingrese el nombre del documento vinculado en el mdulo de contabilidad. Por ejemplo: el documento que estamos creando es Factura de Venta de Contado; Entonces seleccione Factura de Venta en el mdulo de Contabilidad. Si no selecciona ningn tipo de documento, los documentos en el mdulo de Administrativo NO se vincularn en el mdulo de Contabilidad.

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Maneja C. Costo: Si activa este campo el sistema traer la lista de centros de costos creados en el Mdulo de Contabilidad. C.Costo: Seleccione en este campo el Centro de Costo que se quiere manejar en Contabilidad (Opcional). Causacin: Al activar ste campo, el sistema carga todas las cuentas de causacin tanto en Contabilidad como en Cuentas por Cobrar o Por Pagar. Si maneja sus documentos por causacin el sistema har todos los descuentos de retenciones y enviar a cuentas por Cobrar o por Pagar nicamente los valores netos. Para que este proceso se realice debe tener activado el campo "Liquida Impuestos". La liquidacin de retenciones depende de la parametrizacin de las cuentas en el botn de Cuentas Afectar y de la informacin que tiene el cliente en la pgina de informacin general en el mdulo de Cuentas por Cobrar. Liq. Impuestos: Al activar ste campo el sistema permite que el IVA y las retenciones sean liquidados en el documento de captura. Si desea que el sistema genere las retenciones en un documento, pero que no los cause, entonces desactive el campo causacin, en la seccin de Cuentas a Afectar determine las Cuentas con sus bases y porcentajes. Botn Cuentas a Afectar:
Esta opcin permite seleccionar las cuentas que afectar el documento en contabilidad. Por defecto el sistema traer los conceptos utilizados para la contabilizacin de los documentos, frente a ellos se encuentra un recuadro en el cual debe seleccionarse el cdigo de cuenta a la cual afectar ese concepto, si las cuentas necesitan alguna base o porcentaje (por ejemplo en las retenciones) ingrese los respectivos valores as como la naturaleza de la cuenta (Crdito o Dbito). Si no existe la cuenta debe crearla directamente por el mdulo de contabilidad. Antares Colombia Ltda.
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FORMATO:
Formato Preimpreso: Al seleccionar esta opcin se le indica al sistema que el documento tiene un formato preimpreso especial el cual es diseado presionando click en el botn Formato.
Lneas de Control: Esta opcin permite limitar la cantidad de registros (Filas) en la seccin de detalle del documento segn el tamao del formato de impresin del documento. Ejemplo: si el tamao del formato de impresin de una factura permite ingresar solamente 10 referencias en la seccin de detalle; entonces digite el numero 10 en ste campo. Si este campo esta en cero, al ingresar un documento no controlara la cantidad de tems y en el momento de imprimirlo, har un salto de pagina dependiendo del alto del detalle en el diseo.
# De Impresiones: Ingrese el nmero de copias que desee sean impresas por tipo de documento. Si maneja documentos con papel carbn y solo desea una copia escriba 1 en este campo. En el momento de mandar a imprimir un documento desde el mdulo de Actualizacin el sistema emite un recuadro de nmero de copias, si desea cambiar la cantidad de copias.
Botn Formato:
Esta opcin nos permite disear los formatos de impresin de los distintos tipos de documento.

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El submdulo de creacin de formatos esta dividido en tres partes: Encabezado, Detalle y Pie de Pgina, las cuales corresponden a las tres partes principales de cualquier documento.
Alto: Ingrese la altura en centmetros de cada una de las secciones del formato. Para el encabezado vertical tome la medida que hay desde el borde superior del papel hasta donde empieza la primera referencia, para el detalle la medida Vertical desde donde empieza la primera referencia, para el detalle la medida vertical desde donde empieza la primera referencia hasta donde va a empezar el primer dato que va en el pie. (Ejemplo: Monto en letras), y para el pie tome la medida desde el ultimo dato anterior hasta donde finaliza la hoja. La sumatoria de estos tres debe dar el total del tamao del formato, en el campo alto pgina. Para que el formato haga salto de pagina en ste campo debe aparecer exactamente el alto del papel.
Inyeccin /Lser: Active esta opcin si la impresora predeterminada es de inyeccin o por el contrario desactive si la impresoras de matriz de punto. Si desea que el formato haga salto de pgina esta opcin debe estar desactivada.
Discriminar por Grupo: Al activar esta opcin el sistema imprime el documento discriminando los productos por grupo. Este recuadro se encuentra en la sub-carpeta detalle
Orden de Impresin: Indique si desea que el nombre de los productos sean impresos en el documento segn el orden de entrada o sean organizados alfabticamente en el documento.

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Lnea Exterior: Al activar esta opcin se crea un recuadro alrededor de toda la seccin Detalle del Documento No Campo: Despliegue el men de cada y seleccione el campo que desee sea impreso en el documento. Por ejemplo: si desea imprimir el nmero del documento; Entonces seleccione Documento No.
Si desea escribir ttulos o textos que no se encuentran en la lista de campos entonces seleccione los campos denominados textos adicionales y en el campo formato escriba el texto que desea adicionar.
Desde Arriba: Ingrese la medida en la cual desea se encuentre ubicado el campo desde la parte superior del papel hasta donde comienza campo.
Desde Izquierda: Ingrese la medida en la cual desea se encuentre ubicado el campo desde extremo izquierdo de la hoja hasta donde comienza el campo.
Tamao: Indique el tamao del campo dependiendo de su contenido.

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Cond: Active esta opcin si desea que la letra en el campo sea impresa en forma condensada. Esta opcin solo funciona si esta activada la opcin de Inyeccin Lser.
N: Active esa opcin si desea que la letra en el campo sea impresa negrilla.
Cuadro: Active esta opcin si desea que el campo sea encerrado en un recuadro. Justificacin: Especifique la direccin del texto en el campo. Por ejemplo cuando el campo contiene valores se elige justificacin derecha.
Formato: en este campo debe ingresar los formatos en los cuales desea sean impresos los campos de texto, fechas y numricos segn la siguiente tabla FORMATO #.##0 #,### &*= > < yyyy mm dd yy mm dd yyyy mmm dd DESCRIPCION 2,500 Escribe en los campos que no tienen valor 0 2,500 si algn campo esta en cero lo deja en blanco Repite el signo =, tantas veces como el ancho del campo El Texto en maysculas fijas El texto en minsculas 2006 07 17 06 07 17 2006 Jul 17

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yyyy mmmm dd mmmm dd de yyyy
2006 Julio 17 Julio 17 de 2006

merln tecnology
Lugares Dec: Este campo permite imprimir los valores con la cantidad de decimales deseada Botn Formato Alterno:
Esta opcin es til cuando se desea disear dos tipos distintos de formatos de impresin para un mismo tipo de documento, y su diseo es igual al formato principal. (ver pag 88 al 92). Botn Usuarios: Esta opcin permite crear permisos a un usuario determinado por tipo de documento. Cuando se le activa a un usuario los permisos para un documento en la actualizacin de documentos solo le aparecern documentos que posean permiso.

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Al presionar click en el botn de usuarios aparece un submdulo en el cual se encuentran los usuarios creados en el sistema; si desea habilitar un usuario para acceder a ese tipo de documento, seleccinelo y presione click en la fecha dirigida hacia la izquierda.
Crear Tipos de Documento en Cuentas por Cobrar Pagar. Este mdulo posee la misma estructura que su similar en el mdulo de inventarios y esta compuesto por los siguientes campos.
Descripcin: En este campo se debe ingresar el nombre del tipo de documento. Ejemplo: Recibo de Caja. Abreviatura: Seleccione tres dgitos que pueda ser relacionados fcilmente con el tipo de documento que se esta creando por ejemplo para Recibo de Caja RBC. Impresiones: Ingrese el nmero de copias que desee sean impresas por tipo de documento. Si maneja documentos con papel carbn y solo desea una copia escriba 1 en este campo. AutoNumerar: Este campo permite el manejo de consecutivos en los documentos. Al activar ste campo el sistema le mostrar el campo Consecutivo en el cual aparecen los consecutivos previamente Antares Colombia Ltda.
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creados en el mdulo de configuracin del sistema. Despliegue el men de cada y seleccione el nombre del consecutivo. Si dos tipos de documentos diferentes comparten el mismo consecutivo; entonces seleccione el mismo consecutivo para los dos. Doc. De Tercero: Al activar este campo podremos ingresar el nmero del documento del cliente o proveedor por el cual se gener la operacin. Por ejemplo: En este campo podremos ingresar el nmero de la factura que emiti su proveedor y que dio lugar a una entrada en su empresa. Cruza Documentos: Al activar esta opcin se activa el botn Tipo Docs; en el cual se pueden seleccionar los tipos de documento con los cuales puede cruzar el documento en creacin y as poder descargarlos automticamente en el mdulo de actualizacin. Por ejemplo: si el documento es un recibo de caja en cuentas por cobrar entonces podemos cruzarlo con una factura de venta Tiene Conceptos: Por esta opcin se ingresan los documentos que no tienen que ver en contabilidad con las cuentas de clientes o proveedores (1305... 2205). Si no que diferentes. Cuando se activa ste botn el sistema no muestra el tipo de documento por la opcin de actualizacin; si no por la opcin de otras cuentas por cobrar o pagar. Para que sea efectivo este proceso debe crear por el mdulo de configuracin Cuentas por Pagar o por Cobrar los Conceptos Contables. Vendedores: Al activar esta seccin, se crea un campo en el mdulo de actualizacin del documento donde aparece la lista de los vendedores previamente creados, con le fin de liquidar comisiones o llevar un control de recaudos por vendedor. Tambin aparece campo de si la comisin suma, resta o es neutra. Para emitir en el informe de comisiones si el documento debe sumar o restar o ser neutro en las comisiones. Fecha de Vencimiento: Al activar esta seccin, se crea un campo en el mdulo de actualizacin del documento en el cual se puede ingresar la fecha de vencimiento de ste con el fin de llevar controles por lmites de fecha. Forma de Pago: Esta opcin crea un recuadro adicional en el cual se podr discriminar la forma de pago tanto en efectivo, cheque o tarjeta de crdito.

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Tipo Doc Contabilidad: Despliegue el men de cada e ingrese el nombre del documento vinculado en el mdulo de contabilidad. Por ejemplo: el documento que estamos creando es Factura de Venta de Contado; entonces seleccione Factura de Venta en el mdulo de contabilidad. Si no selecciona ningn tipo de documento, los documentos en el mdulo Administrativo, NO se vincularn en el mdulo de Contabilidad. Naturaleza: seleccione el tipo de naturaleza que posee el documento (Crdito, Dbito o ninguna). Que si tiene u solo tipo de documento para cartera y para otros conceptos en el sistema debe crear dos, una con conceptos y otra sin conceptos, as mismo puede compartir su consecutivo.
Botn Tipos de Docs.:
Si usted esta creando un tipo de documento, que cruza documentos (Ej.: recibo de caja), le aparece en la parte inferior del botn de Tipos Docs, este le permite asignarle los tipos de documentos que pueden ser abonados por este. Al ingresar, despliegue el men de cada y seleccione el tipo de documento. Ejemplo: si esta elaborando un recibo de caja los tipos de documento que se pueden abonar son factura de venta y notas dbito.

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Si no le asigna tipo de documento a los documentos de cruce, estos NO abonaran en el proceso de cruce de cartera. Formato de Cheques: En el mdulo de Cuentas por Pagar aparece este campo si lo activa el botn de formato cambiara por Bancos, seleccione el banco e ingrese el cdigo de la cuenta contable y disee un formato independiente por cada banco.
Botn Formato: El proceso de diseo de formatos es igual al de inventarios, tiene los mismos campos y se disea de la misma forma. Solamente tiene una seccin mas que es la imputacin contable, para el diseo de esta no ingrese datos en el campo desde arriba, se requiere para imprimir esta seccin que se tenga cuentas en el botn de cuentas afectar. . (ver pag del 88 al 92).

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COMISION DE VENDEDORES
En el proceso de liquidacin de comisiones existen dos tipos: por Venta y por recaudo: Por Venta: Para las comisiones de venta existen tres tipos de liquidacin: Por Vendedor: Inventarios Configuracin Tablas de Inventarios Vendedores Cuando se le asigna un porcentaje al total de lo vendido por determinado vendedor. Para asignar esta comisin ingrese y en el campo Comisin x Venta, ingrese el porcentaje a cada uno de los vendedores.
Por Grupo: Inventarios Configuracin Grupos Subgrupos

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Si quiere liquidar comisiones por lnea de venta o por tipo de producto, seleccione el grupo para esta opcin. Ejemplo: Blanqueadores el 3%, productos de aseo 2% y papeles 3%. Despliegue en el men de cada el grupo y en el campo % comisin Venta, ingrese el porcentaje que le corresponde a ese grupo.
Por Producto: Inventarios Consultar Modificar Crear Productos Detalle Informacin Cuando su actividad requiera de liquidar sus comisiones diferentes por cada uno de los productos. Ejemplo: Blanqueador Clorox x 200ml el 4%, Blanqueador Ajax por 300ml el 3%. En la sub carpeta de detalle de informacin general del producto, ingrese en el campo % comisin venta, en el porcentaje por cada producto.

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Para que estas comisiones sean liquidadas se debe definir en los tipos de documento el vendedor y si la comisin suma, resta o es neutra. Para generar el informe ingrese por inventarios, informes, seleccione en el men de cada Ventas Vendedores y emita el informe No. 3 Listado de comisiones.
Por Recaudo:
Por Vendedor: Inventarios Configuracin Tablas de Inventarios Vendedores Cuando se paga una comisin total por el recaudo de la cartera, realiza por vendedor, sin discriminar por fechas de vencimiento de las facturas. Ingrese en el campo % comisin por recaudo el porcentaje correspondiente, por cada vendedor.
Por Fechas de Vencimiento: Cuentas por Cobrar Antares Colombia Ltda.

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Configuracin Porcentajes de Comisin por Rangos de Pago Cuando el vendedor gana por la fecha de recaudo, el sistema liquida sta comisin por la fecha de vencimiento de la factura con la fecha de recaudo del dinero. Para ingresar los niveles en configuracin de cuentas por cobrar aparecen porcentajes de comisin por rango de pago, ingrese en das el rango de pago y en el campo porcentaje coloque la comisin.
Recuerde que para el sistema liquide las comisiones el tipo de documento debe tener vendedor y si la comisin suma resta o es neutra. Para emitir el informe de comisiones por recaudo total, ingrese por Cuentas por Cobrar, informes y seleccione el informe 07, listado de Comisiones por Recaudo. Para emitir el informe de comisiones por recaudo por fecha, ingrese por cuentas por cobrar, informes y seleccione el informe 08, listado de Comisiones Recaudo/Fecha.

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