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Manual del Usuario

Administracin de Riesgos Profesionales

Ttulo: Edicin: Participacin: Diagramacin e Impresin:

Manual del usuario Onceava, 2009 ARP Bolvar Departamento de Publicaciones Seguros Bolvar S.A.

COMPAA DE SEGUROS BOLVAR S.A. Carrera 10 No 16-39 A.A. 4421 Conm. 341 0077 Ext. 988 Fax 283 72 42 Pgina web: www.segurosbolivar.com Direccin electrnica: arpbolivar@segurosbolivar.com Bogot, D.C. Colombia

Presentacin
A raz de la Reforma a la Seguridad Social, la Ley 100 de 1993, determin la organizacin y administracin del Sistema General de Riesgos Profesionales (SGRP). Dentro de este marco se autoriz a las compaas de seguros de vida la administracin de los riesgos profesionales. Es as como la Compaa de Seguros Bolvar S.A. fue autorizada por la Superintendencia Bancaria, mediante Resolucin No. 2511 del 18 de noviembre de 1994, para asumir dicha administracin a favor de nuestras empresas, afiliadas y de sus trabajadores. Para acceder a este nuevo sistema, se ha desarrollado este manual con el fin de presentar en forma clara y sencilla los procedimientos por seguir para la afiliacin y manejo, as como suministrar informacin que ser de gran utilidad en caso de necesitar nuestros servicios. Cordialmente,

LILIANA CAMEJO GALIANO Gerente ARP Bolvar

Contenido
Presentacin Objetivo general 1. Proceso de afiliacin
1.1 1.2 Generalidades Quines se pueden afiliar al Sistema General de Riesgos Profesionales En forma obligatoria 1.2.1 En forma voluntaria 1.2.2 Afiliacin para empresas de servicios temporales Requisitos de afiliacin a la ARP Bolvar Requisitos para afiliacin por primera vez al Sistema General de 1.4.1 Riesgos Profesionales Requisitos para afiliacin por traslado de otra ARP 1.4.2 Cmo afiliarse a la ARP Bolvar Inicio de la cobertura con la ARP Bolvar Afiliacin por primera vez al SGRP 1.6.1 Afiliacin por traslado 1.6.2 Traslado de administradora de riesgos profesionales Clasificacin de las empresas Definicin 1.8.1 Definicin centro de trabajo 1.8.2 Tabla de clasificacin de actividades econmicas 1.8.3 Tabla de clase de riesgo 1.8.4 Reclasificacin de las empresas Definicin 1.9.1 Fundamento de la reclasificacin 1.9.2 Procedimiento para la reclasificacin 1.9.3 1.9.3.1 Por facultad de la administradora de riesgos profesionales 1.9.3.2 Por solicitud del empleador

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6 7 7 7 7 8 8 9 12 18 18 18 18 19 19 19 19 20 20 20 20 21 21 21 21 22

1.3 1.4

1.5 1.6

1.7 1.8

1.9

1.10 Presencia de la Direccin Nacional Administrativa ARP Bolvar Documentos entregados por la ARP Bolvar al empleador 1.10.1

2. Proceso de novedades
2.1 Reporte de novedades de ingreso y retiro de trabajadores Diligenciamiento forma AT-013 2.1.1 Envo de la informacin, va internet 2.1.2 Reporte de novedades empleador centros de trabajo Diligenciamiento forma AT-004 2.2.1

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22 22 22 27 27

2.2

3. Proceso de recaudos (Autoliquidacin de aportes)


3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Cmo calcular el valor por pagar Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes a la Seguridad Social (PILA) Instrucciones para pago de aportes Autoliquidacin de aportes por centros de trabajo Devolucin de aportes Procedimiento para devoluciones 3.5.1

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28 29 30 30 31 31

4. Obligatoriedad de las cotizaciones


4.1 Plazo para el pago de las cotizaciones

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31

5. Procesos para prestaciones asistenciales y econmicas


5.1 5.2 5.3 5.4 Prestaciones asistenciales Qu hacer en caso de accidente Cmo reportar una presunta enfermedad profesional Prestaciones Econmicas

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32 32 34 36

6. Procesos de promocin y prevencin

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Procesos administrativos
Objetivo general
Dar a conocer a todos nuestros clientes, el proceso, las polticas y el manejo tcnico administrativo de la afiliacin, con el fin de garantizar la aplicacin de los estndares definidos por la Compaa y velar por el estricto cumplimiento de lo estipulado por la legislacin colombiana en el Sistema General de Riesgos Profesionales.

1. Proceso de afiliacin
Es el mecanismo a travs del cual las empresas interesadas en pertenecer a la ARP Bolvar, realizan su afiliacin a la Administradora de Riesgos Profesionales con el fin de amparar el riesgo originado por los accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional, mediante el pago de sus aportes. Lo cual les permite recibir como beneficio los servicios requeridos de promocin y prevencin de riesgos, prestaciones econmicas y asistenciales. El valor del aporte depende de la clasificacin del riesgo por la actividad econmica que desarrolla la empresa. Esta afiliacin se legaliza a travs de la expedicin del contrato (pliza) de riesgos profesionales por parte de la ARP. 1.1 GENERALIDADES (Decreto Ley 1295 de 1994) a. Los empleadores que tengan a su cargo uno o ms trabajadores dependientes deben estar afiliados al Sistema General de Riesgos Profesionales. b. La seleccin de la administradora de riesgos profesionales es libre y voluntaria por parte del empleador. c. Todos los empleadores deben afiliarse al Sistema General de Riesgos Profesionales. d. Las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales estn a cargo del empleador. e. Todos los trabajadores de una misma empresa deben estar afiliados a una sola ARP. f. La afiliacin debe ser realizada nicamente por el representante legal de la empresa. g. Es obligacin del empleador reportar el ingreso o retiro del trabajador a su cargo, a la Administradora de riesgos profesionales a la cual se encuentra afiliado, a ms tardar el da hbil siguiente al que se produjo dicho ingreso o retiro. 6
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1.2 QUINES SE PUEDEN AFILIAR AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES (Decreto Ley 1295 de 1994) 1.2.1 EN FORMA OBLIGATORIA 1. Los trabajadores dependientes nacionales o extranjeros vinculados mediante contrato de trabajo o como servidores pblicos. 2. Los jubilados o pensionados, excepto los de invalidez, que se reincorporen a la fuerza laboral como trabajadores dependientes vinculados mediante contrato de trabajo o como servidores pblicos. 3. Los estudiantes que deban ejecutar trabajos que signifiquen fuente de ingreso para la respectiva institucin, cuyo entrenamiento o actividad formativa es requisito para la culminacin de sus estudios e involucra un riesgo ocupacional de conformidad con la reglamentacin que para el efecto se expida. 1.2.2 EN FORMA VOLUNTARIA 1. Los trabajadores independientes, de conformidad con la reglamentacin que para tal efecto expida el Gobierno Nacional. 1.3 AFILIACIN PARA EMPRESAS DE SERVICIOS TEMPORALES (Decreto 1530 de 1996) En lo concerniente al manejo de los riesgos profesionales para empresas de servicios temporales la legislacin ha establecido: a. Cuando se trate de la afiliacin de trabajadores de las empresas de servicios temporales se ha estipulado que aquellos trabajadores permanentes y en misin de las empresas de servicios temporales debern ser afiliados por estas a una administradora de riesgos profesionales. b. Las empresas de servicios temporales tendrn a su cargo el pago de las cotizaciones para el Sistema General de Riesgos Profesionales de sus trabajadores a la correspondiente ARP donde los hayan afiliado. c. El valor de las cotizaciones para el Sistema General de Riesgos Profesionales de las empresas de servicios temporales ser de la siguiente manera: 1. Para los trabajadores de planta, segn la clase de riesgo en que se encuentre clasificada la empresa de servicios temporales. 2. Para los trabajadores en misin, segn la clase de riesgo en que se encuentre clasificada la empresa usuaria o centro de trabajo.

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1.4 REQUISITOS DE AFILIACIN A LA ARP BOLVAR 1.4.1 REQUISITOS PARA AFILIACIN POR PRIMERA VEZ AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES a. Diligenciar la totalidad de la forma AT-001, FORMULARIO DE AFILIACIN, suscrito por parte del representante legal de la empresa. b. Comunicacin por parte del representante legal de la empresa, en la cual conste nombre de la empresa, NIT, direccin, telfono y ciudad de ubicacin de su oficina principal, nombre(s) y apellido(s) del representante legal y finalmente informar que POR PRIMERA VEZ SE AFILIA AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES. c. Para personas naturales, establecimientos de comercio, se requiere el registro mercantil que expide la Cmara de Comercio y para las personas jurdicas el certificado de existencia y representacin legal que expide la Cmara de Comercio. Para personas que no son comerciantes la cdula de ciudadana. d. La clasificacin del riesgo, se har conjuntamente entre el cliente y el Asesor Profesional Bolvar dando aplicacin a la legislacin vigente en este aspecto, segn actividad econmica que desarrolle la empresa. e. Diligenciar la Relacin de Trabajadores Afiliados (Forma AT-003) en todos sus campos. De existir campos incompletos, tachones o enmendaduras, se considerarn como causal de NO-ACEPTACIN de la solicitud de afiliacin por parte de la ARP Bolvar. f. Cuando el empleador tenga a su cargo ms de 20 trabajadores, podr reemplazar el diligenciamiento de la relacin inicial de estos por el envo de un medio magntico, el cual debe contener los mismos campos de la forma AT003. g. Todo documento que soporte la afiliacin deber ser revisado, fechado y firmado en seal de aceptacin por el respectivo Asistente de Servicio de la localidad o quien haga sus veces en ausencia de ste. h. Los documentos recibidos y aceptados en cualquiera de las oficinas de Seguros Bolvar del pas deben ser remitidos a la Direccin Nacional Administrativa ARP, ubicada en la carrera 10 No. 16-39 piso 12 en la ciudad de Bogot D.C., a ms tardar al da siguiente de su recepcin. i. El salario indicado en la Relacin de Trabajadores Afiliados (Forma AT-003)

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debe ser el salario bsico. j. El subsidio de transporte no debe incluirse dentro del Ingreso base de cotizacin. k. Fotocopia del NIT y del documento de identidad del representante legal. l. Fotocopia del RUT del representante legal. 1.4.2. REQUISITOS PARA AFILIACIN POR TRASLADO DE OTRA ARP a. Diligenciar la totalidad de la forma AT-001, FORMULARIO DE AFILIACIN, suscrito por parte del representante legal de la empresa. Para personas naturales, establecimientos de comercio, se requiere el registro mercantil que expide la Cmara de Comercio y para las personas naturales jurdicas el certificado de existencia y representacin legal que expide la Cmara de Comercio. b. Si es persona natural la que se traslada, anexar fotocopia del documento de identidad. Si es persona jurdica deber anexar el certificado de existencia y representacin legal expedido por la Cmara de Comercio cuya vigencia no exceda los 90 das y copia del NIT. c. Cuando se trate de traslado, la empresa conservar la clasificacin y el monto de la cotizacin por los siguientes tres meses. Si la clasificacin no se encuentra acorde a la actividad de la empresa, la empresa afiliada a la ARP Bolvar, a los tres meses de inicio de cobertura, puede realizar reclasificacin. d. Diligenciar la Relacin de Trabajadores Afiliados (Forma AT-003) en todos sus campos. De existir campos incompletos, tachones o enmendaduras, se considerarn como causal de NO ACEPTACIN de la solicitud de afiliacin por parte de la ARP Bolvar. e. Adjuntar carta de desafiliacin con fecha y sello de radicacin de la ARP anterior. (Ver modelo carta de desafiliacin pgina 12). f. Cuando el empleador tenga a su cargo ms de 20 trabajadores, podr reemplazar el diligenciamiento de la relacin inicial de stos por el envo de un medio magntico, el cual debe contener los mismos campos de la forma AT003. g. Anexar a la solicitud de afiliacin los ltimos 3 recibos de pago a la anterior ARP, previos a la fecha de entrega de los documentos. h. Todo documento que soporte la afiliacin ser revisado, fechado y firmado en seal de aceptacin por el respectivo Asistente de Servicio de la localidad o

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quien haga sus veces en ausencia de ste. i. Los documentos recibidos y aceptados en cualquiera de las oficinas de Seguros Bolvar del pas deben ser remitidos a la Direccin Nacional Administrativa ARP, a ms tardar al da siguiente de su recepcin. j. El salario indicado en la Relacin de Trabajadores Afiliados (Forma AT-003) debe ser el salario bsico. k. El subsidio de transporte no debe incluirse dentro del ingreso base de cotizacin. l. El empleador puede trasladarse voluntariamente de entidad administradora de riesgos profesionales, una vez cada ao, contado desde la afiliacin inicial o el ltimo traslado, el cual surtir efectos a partir del primer da del mes siguiente el cumplirse los 30 das de aviso a la anterior ARP.

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Modelo Carta Desafiliacin


Ciudad y Fecha,

Seores (Nombre ARP a la cual va dirigida la carta de desafiliacin) Ciudad

Apreciados Seores:

En mi calidad de representante legal de ,cuyo NIT. C.C. es y atendiendo lo estipulado en el artculo 7 del decreto 1772 del 3 de agosto de 1.994, por medio de la presente comunicacin, me permito informarles que a partir del da , dicha empresa que represento ser desafiliada de esa ARP en razn a que trasladar la cobertura de Riesgos Profesionales a otra Administradora, debidamente constituida.

Agradeciendo su atencin

FIRMA REPRESENTANTE LEGAL NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL CARGO CDULA RAZN SOCIAL NIT

: : : : : :

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1.5 CMO AFILIARSE A LA ARP BOLVAR a. Usted como cliente recibir toda la informacin necesaria por parte de nuestro Asesor Profesional Bolvar en lo referente al proceso de afiliacin, reporte de novedades y autoliquidacin de aportes, entre otros. As mismo se le presentarn todos los beneficios y servicios adicionales a los cuales tendr derecho por estar afiliado a la ARP Bolvar. b. Si es la primera vez que se afilia al Sistema General de Riesgos Profesionales, la clasificacin del riesgo, se har conjuntamente entre el cliente y su Asesor Profesional Bolvar, dando aplicacin a la legislacin vigente en relacin con la clasificacin de actividades econmicas. c. La clasificacin como aportante se realizar de acuerdo con el promedio de empleados en los primeros 10 meses, teniendo en cuenta los parmetros definidos en los artculos 7, 8, 9 y 11 del Decreto 1818 de 1996. De acuerdo con lo establecido en el decreto 1670 del 14 de mayo de 2007 y Decreto 728 de 2008, se ajustan las fechas para el pago de aportes al Sistema de la Proteccin Social y para la obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes, as:

Grandes aportantes
Se entiende como GRAN APORTANTE todo empleador que cuente con 200 o ms trabajadores a partir del primero de junio de 2007. Los grandes aportantes tendrn las siguientes fechas lmites para el pago de aportes.

Plazos para el pago de la autoliquidacin para aportantes de 200 o ms cotizantes Dos ltimos dgitos del NIT o documento de identificacin 00 al 10 11 al 23 24 al 36 37 al 49 50 al 62 63 al 75 76 al 88 89 al 99 Da hbil de vencimiento 1 2 3 4 5 6 7 8

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Pequeos aportantes
Se entiende como PEQUEO APORTANTE todo empleador que cuente con menos de 200 trabajadores a partir del primero de junio de 2007. Los pequeos aportantes tendrn las siguientes fechas lmites para el pago de aportes:

Plazos para el pago de la autoliquidacin para aportantes de menos de 200 cotizantes Dos ltimos dgitos del NIT o documento de identificacin 00 al 08 09 al 16 17 al 24 25 al 32 33 al 40 41 al 48 49 al 56 57 al 64 65 al 72 73 al 79 80 al 86 87 al 93 94 al 99 Da hbil de vencimiento 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Las empresas con trabajadores independientes efectuarn sus aportes en las fechas que se indican a continuacin:
Plazos para el pago de la autoliquidacin para aportantes de 200 o ms cotizantes Dos ltimos dgitos del NIT o documento de identificacin 00 al 07 08 al 14 15 al 21 22 al 28 29 al 35 36 al 42 43 al 49 50 al 56 57 al 63 64 al 69 70 al 75 76 al 81 82 al 87 88 al 93 94 al 99 Da hbil de vencimiento 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

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d. Usted, como cliente, recibir de la mano de su Asesor Profesional Bolvar los siguientes formularios requeridos para solicitar la afiliacin, los cuales deber diligenciar en su totalidad y anexar cada uno de los documentos exigidos en ellos. 1. Forma AT-001 FORMULARIO DE AFILIACIN. (Segn formato adjunto).

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2. Forma AT-003 RELACIN DE TRABAJADORES AFILIADOS. (Segn formato adjunto). 1.6 INICIO DE LA COBERTURA CON LA ARP BOLVAR 1.6.1 AFILIACIN POR PRIMERA VEZ AL SGRP Cuando la afiliacin se realiza por primera vez, la cobertura inicia al da siguiente de la fecha de radicacin de los documentos de la ARP Bolvar. 1.6.2 AFILIACIN POR TRASLADO Cuando se trate de un traslado, la cobertura inicia a partir del primer da del mes siguiente en que se cumplen los 30 das de aviso de traslado a la anterior ARP. 1.7 TRASLADO DE ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES 1. Para efectuar el retiro de la actual administradora de riesgos profesionales el representante legal de la empresa deber diligenciar el formulario que para tal fin aprob la Superintendencia Financiera y dar aviso a la entidad administradora de riesgos profesionales de la cual se desafilian por lo menos con 30 das comunes de antelacin a la desvinculacin. 2. El traslado surte efecto a partir del primer da del mes siguiente a aquel en que vence el trmino de los 30 das de aviso. 3. Cuando una empresa se traslada de ARP, esta conservar la clasificacin, el riesgo y tasa de aporte por los siguientes tres meses. Ejemplo:

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1.8 CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS La clasificacin de las empresas se determina por el empleador y la Entidad Administradora de Riesgos Profesionales al momento de la afiliacin y dependiendo de la actividad que desempean. 1.8.1 DEFINICIN Se entiende por clasificacin de la empresa el acto por medio del cual el empleador la clasifica de acuerdo con la actividad principal, dentro de la clase de riesgo que corresponda y est aceptada por la entidad administradora en el trmino que determine el reglamento. Cuando una misma empresa tenga ms de un centro de trabajo, podr tener diferentes clases de riesgo, para cada uno de ellos por separado, bajo una misma identificacin que ser el nmero de identificacin que ser el nmero de identificacin tributaria, siempre que: a. Exista una clara diferenciacin de las actividades desarrolladas en cada centro de trabajo. b. Las instalaciones locativas de cada centro de trabajo se encuentren ubicadas en diferentes lugares. c. La exposicin a factores de riesgo ocupacional sea diferente en cada uno de los centros de trabajo. 1.8.2 DEFINICIN CENTRO DE TRABAJO De acuerdo con el artculo primero del Decreto 1530 del 26 de agosto de 1996: "Para los efectos del artculo 25 del Decreto-ley 1295 de 1994, se entiende por centro de trabajo a toda edificacin o rea a cielo abierto destinada a una actividad econmica en una empresa determinada". 1.8.3 TABLA DE CLASIFICACIN DE ACTIVIDADES ECONMICAS La correcta clasificacin de las empresas se debe efectuar de conformidad con la tabla de clasificacin de actividades econmicas vigente.

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1.8.4 TABLA DE CLASE RIESGO Para la clasificacin de la empresa se establecen cinco clases de riesgo:
% COTIZACIN

1.9 RECLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS 1.9.1 DEFINICIN La clasificacin que ha servido de base para la afiliacin a la ARP Bolvar puede modificarse. Para ello, la ARP Bolvar podr verificar las informaciones de los empleadores, en cualquier tiempo o efectuar visitas a los lugares de trabajo. Cuando la ARP Bolvar determine con posterioridad a la afiliacin que esta no corresponde a la clasificacin real, proceder a modificar la clasificacin y la correspondiente cotizacin, de lo cual dar aviso al interesado y a la Direccin Tcnica de Riesgo Profesionales del Ministerio de la Proteccin Social, para lo de su competencia. Cuando la empresa considere que su clasificacin no corresponde a su actividad, podr solicitar a la ARP el estudio de reclasificacin. 1.9.2 FUNDAMENTO DE LA RECLASIFICACIN La reclasificacin de centros de trabajo que implique para ellos una cotizacin diferente a aquella que le corresponde a la actividad principal de la empresa, deber ser sustentada con estudios tcnicos completos, realizados por entidades o profesionales reconocidos legalmente y verificables por la ARP Bolvar o el Ministerio de la Proteccin Social. La reclasificacin se podr realizar sobre centros de trabajo y bajo ninguna circunstancia por puestos de trabajo. 20 Manual del Usuario

1.9.3 PROCEDIMIENTO PARA LA RECLASIFICACIN 1.9.3.1 POR FACULTAD DE LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES Cuando la ARP Bolvar detecte con posterioridad a la afiliacin que la empresa est mal clasificada, proceder como se indic anteriormente a modificar la clasificacin y la correspondiente tasa y a dar aviso al empleador y a la Direccin Tcnica de Riesgos Profesionales del Ministerio de Proteccin Social. Dentro de los 15 das hbiles siguientes a la comunicacin que enva la ARP Bolvar, el empleador mediante escrito motivado podr pedir a sta, la modificacin de la decisin adoptada. Recibida la comunicacin del cliente, la ARP Bolvar cuenta con 30 das hbiles para decidir sobre la solicitud. Vencido este trmino sin que la ARP Bolvar se pronuncie, se entender aceptada. 1.9.3.2 POR SOLICITUD DEL EMPLEADOR Cuando el empleador considere que se encuentra mal clasificado podr, mediante comunicacin escrita a la Direccin Nacional Administrativa de ARP solicitar estudio de reclasificacin, la cual se realizar a travs de la Direccin Nacional de Prevencin de Riesgos Profesionales de ARP. 1.10 PRESENCIA DE LA DIRECCIN NACIONAL ADMINISTRATIVA ARP BOLVAR Cuando se expide el respectivo contrato de riesgos profesionales se formaliza la afiliacin del empleador con nuestra Administradora de Riesgos Profesionales. 1.10.1 DOCUMENTOS ENTREGADOS POR LA ARP BOLVAR AL EMPLEADOR a. Original del contrato de riesgos profesionales, en el cual encontrar las condiciones del contrato, la fecha de iniciacin de vigencia (cobertura) y el nmero del contrato, entre otros datos. b. Formularios para la autoliquidacin de aportes (Forma AT-007). c. Formularios de novedades empleador-centros de trabajo (Forma AT-004). d. Formularios de novedades para ingreso y retiro de trabajadores (Forma AT-013). e. Formulario para informe individual de accidente de trabajo (Forma AT-011). f. Formulario para informe individual de enfermedad profesional (Forma AT-009). g. Tarjeta empresarial para realizar el pago de las excepciones a PILA en cualquier oficina de Davivienda a nivel nacional. h. Carns de afiliacin para cada uno de los trabajadores. i. Clave de acceso a la pgina web de ARP Bolvar.

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2. Proceso de novedades
2.1 REPORTE DE NOVEDADES DE INGRESO Y RETIRO DE TRABAJADORES La VINCULACIN de un empleado se deber informar a la ARP Bolvar a ms tardar el da hbil antes a que se produzca dicho ingreso, ya que la legislacin prevee la cobertura del Sistema General de Riesgos Profesionales a partir del da calendario siguiente al de la afiliacin. La DESVINCULACIN laboral o retiro de trabajadores afiliados se informar siguiendo cualquiera de los procedimientos que se indican a continuacin, a ms tardar el da siguiente al de la desvinculacin o retiro, para efectos de la desafiliacin y suspensin de la cotizacin. Para el oportuno reporte de las novedades de ingreso de trabajadores a la empresa o retiro de estos, el empleador deber utilizar alguna de estas alternativas: 2.1.1 DILIGENCIAMIENTO FORMA AT-013 NOVEDADES DE INGRESO Y RETIRO DE TRABAJADORES (segn formato adjunto). OBSERVACIN: Una vez diligenciado el formulario deber ser radicado en cualquiera de las oficinas de Seguros Bolvar o en el Centro de Radicacin ARP ubicado en la Calle 16 No 10 - 28 Piso 1 (Bogot, D.C.). En cualquiera de los casos deber sellarse el original de la planilla en seal de aceptacin. 2.1.2 ENVO DE LA INFORMACIN VA INTERNET Cuando lo prefiera, el empleador podr hacer uso de la tecnologa de INTERNET ARP Bolvar a travs de nuestra pgina www.segurosbolivar.com para el rpido envo de las novedades y disminuir as costos de tiempo y papelera. Esta herramienta garantiza actualizacin en la lnea de la base de datos de su empresa.

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En caso de querer usar este medio, nicamente deber solicitar su clave de acceso a travs de la RED 322 Bogot 3122 122 opcin 4 - Lnea nacional gratuita 01 8000 123 322.

Nota: la ARP Bolvar recomienda realizar sus novedades por internet y as optimizar la operacin de su empresa y la actualizacin de los datos de sus trabajadores en lnea. 2.2 REPORTE DE NOVEDADES EMPLEADOR CENTROS DE TRABAJO Este reporte se utiliza cuando el empleador cambia su razn social, actividad econmica o cualquier otro cambio como direccin, nmero de telfono, fax, e-mail, o cuando realiza la apertura o cierre de un centro de trabajo. 2.2.1 DILIGENCIAMIENTO DE LA FORMA AT-004 NOVEDADES EMPLEADOR CENTROS DE TRABAJO (segn formato adjunto)

OBSERVACIN: Una vez diligenciado el formulario, deber ser radicado y anexar la respectiva documentacin en cualquiera de las oficinas de Seguros Bolvar o en el Centro de Radicacin ARP ubicado en la Calle 16 No 10 - 28 Piso 1 (Bogot, D.C.). En cualquiera de los casos deber sellarse el original de la planilla en seal de aceptacin.

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3. Proceso de recaudos (Autoliquidacin de aportes)


3.1 CMO CALCULAR EL VALOR A PAGAR El valor por pagar, es el resultado de multiplicar la tasa de cotizacin asignada de acuerdo con la actividad econmica del empleador, por el valor de la nmina mensual de sus trabajadores. EJEMPLO VALOR POR PAGAR= VALOR DE LA NMINA MENSUAL X TAZA DE COTIZACIN 100

CLIENTE: CALZADOS EL PORVENIR LTDA ACTIVIDAD ECONMICA: VENTA DE CALZADO PARA DAMA CLASE DE RIESGO: I TASA DE COTIZACIN: 0.522% VALOR MENSUAL DE LA NMINA: $4.850.000 CLCULO: VALOR POR PAGAR= $4.850.000 X 100 0.522

VALOR POR PAGAR=

$25.317

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El valor mensual de la nmina puede estar afectado por algunas variables como: a. Incapacidades por enfermedad general. b. Licencia por maternidad. c. Licencias y suspensiones temporales de trabajo no remuneradas. d. Vacaciones. e. Permisos. f. Novedades de ingreso y retiro. RECUERDE Por medio del pago unificado usted puede mensualmente liquidar los aportes al Sistema General de Riesgos Profesionales. 3.2 PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACIN DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL (PILA) Este nuevo sistema tiene por objeto permitir que los aportantes realicen el pago integrado de los aportes a la Seguridad Social y dems parafiscales, a todas las entidades administradoras de aportes a travs de transferencias electrnicas de fondos, empleando para ello la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes a la Seguridad Social, en formato electrnico. La planilla integrada le permite a su empresa liquidar en un solo formato los aportes al Sistema de Seguridad Social y parafiscales de todos sus empleados, de acuerdo con el decreto 1465 del 1 de Agosto de 2005 del Gobierno Nacional. Web www.segurosbolivar.com ingresando con su clave de Internet opcin Pagos o a travs del Banco Davivienda www.davivienda.com.co ingresando por Banca Personal, opcin Aportes Seguridad Social y parafiscales. Para soporte sobre la implantacin y utilizacin de esta modalidad de pago comunquese al Call Center de ACH (denominado lnea SOI) lnea nacional 018000110764 , en Bogot 4049050. Despus de diligenciar la planilla de aportes puede realizar el pago sin importar el Banco en donde tenga su cuenta, de manera sencilla, cmoda y segura, debitando la cuenta de su empresa y abonando el valor correspondiente a las diferentes administradoras. Igualmente el sistema se encarga de distribuir la informacin a cada entidad. Recuerde, con un solo clic paga su seguridad social y parafiscales integralmente, ahorra esfuerzo, disminuyendo operacin y costos en su empresa.

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3.3 INSTRUCCIONES PARA EL PAGO DE APORTES a. Para efectos de la autoliquidacin de aportes, todos los meses se consideran periodos de 30 das. b. El ingreso base de cotizacin es la suma de todos los factores que constituyen el salario mensual devengado por el trabajador. c. Para quienes devengan salario integral se calcula sobre el 70% de la cuanta de dicho salario. d. El lmite mnimo de cotizacin es un salario mnimo mensual legal vigente (SMMLV), para trabajadores dependientes. e. El lmite mximo de cotizacin es 25 SMMLV. f. Qu es el INGRESO O SALARIO BASE DE COTIZACIN? Es la suma de todos los factores que constituyen el salario mensual devengado. 1. Asignacin bsica mensual 2. Horas extras, dominicales, festivos y recargos nocturnos. 3. Auxilios que sean factor salarial. 4. Gastos de representacin que constituyen salario. 5. Las primas extralegales cuando sean factor de salario. 6. Comisiones, porcentaje de ventas con vinculacin laboral. 7. Bonificaciones salariales. 3.4 AUTOLIQUIDACIN DE APORTES POR CENTRO DE TRABAJO Cuando el empleador tenga a su cargo varios centros de trabajo, la ARP Bolvar permite que la autoliquidacin de aportes y pago de las cotizaciones se presente por cada uno de los centros, de manera independiente, en cada una de las ciudades donde se encuentran ubicados. RECUERDE Se entiende como centro de trabajo a toda edificacin o rea a cielo cubierto destinado a una actividad econmica en una empresa determinada. Decreto 1530 de 1996 Artculo 1. 30 Manual del Usuario

3.5 DEVOLUCIN DE APORTES 3.5.1 PROCEDIMIENTO PARA DEVOLUCIONES Se entiende por devolucin de aportes al reintegro de valor de la ARP Bolvar al empleador, por concepto de errores en la autoliquidacin y pago de aportes. a. Comunicacin escrita en la cual el empleador solicita a la ARP Bolvar devolucin de aportes, indicar el monto y concepto de la devolucin. b. Siempre se debern anexar a la comunicacin los documentos que soporten la solicitud. c. La Direccin Nacional Administradora ARP analiza, verifica y valida la solicitud contra los soportes y los respectivos archivos. d. En caso de existir inconsistencias, se devuelve la solicitud al empleador para su respectiva correccin; de persistir el error, se rechazar finalmente la solicitud. Si se acepta la correccin, contina el proceso. e. Se procede a hacer efectiva la devolucin por parte del Centro de rdenes de Pago de la Compaa. f. Finalmente se informa al cliente la direccin de la oficina ms cercana de Seguros Bolvar, donde podr reclamar el cheque.

4. Obligatoriedad de las cotizaciones


4.1 PLAZO PARA EL PAGO DE LAS COTIZACIONES Los empleadores son responsables del pago de las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales y debern consignarlas dentro de los 10 primeros das hbiles comunes del mes siguiente a aquel objeto de la cotizacin de acuerdo con el Decreto 6070 de 2002 (Ver fechas lmites de pago numeral 1.5). Las consecuencias de no presentar la autoliquidacin de aportes, la declaracin de novedades o de errores u omisiones en el reporte de ellas, o de no efectuar el pago sern responsabilidad exclusiva del aportante: a. Intereses moratorios sobre las sumas de dinero que correspondan a las cotizaciones no pagadas a tiempo de acuerdo con las fechas establecidas o a las diferencias por ajustes provenientes de revisiones efectuadas por la ARP al 31 Manual del Usuario

ingreso base de cotizacin y a la clasificacin realizada por el empleador. Este inters moratorio ser igual al que rige para el pago en mora del impuesto de renta. b. Causal de mala conducta para los ordenadores del gasto en las entidades del sector pblico, a menos que acrediten justa causa para haber incurrido en el incumplimiento.

5. Procesos para prestaciones asistenciales y econmica


Sin duda uno de los principales objetivos del Sistema General de Riesgos Profesionales consiste en la proteccin econmica y asistencial que se ofrece a los trabajadores cuando al ocurrir un evento, este se califique como Accidente de Trabajo o Enfermedad Profesional. Es as como la Compaa de Seguros Bolvar S.A., se compromete con los clientes de su Administradora de Riesgos Profesionales, donde reas especializadas y profesionales idneos tienen a disposicin toda la infraestructura necesaria para brindarles un servicio de la ms alta calidad en caso de contingencias de accidentes o enfermedades de sus trabajadores en desarrollo de su trabajo. 5.1 PRESTACIONES ASISTENCIALES Derecho que tiene el trabajador a la asistencia mdica, farmacolgica, de rehabilitacin y al suministro de prtesis u rtesis, cuando sufre alguna afeccin a su salud como consecuencia de un accidente de trabajo o enfermedad profesional. 5.2 QU HACER EN CASO DE ACCIDENTE a. Comunquese con la RED322 desde cualquier lugar del pas a los nmeros 018000 123 322 o desde telfonos mviles al #322 a travs de la opcin 2, donde recibir orientacin de nuestros profesionales las 24 horas del da y los 365 das del ao.

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FLUJOGRAMA MANEJO DE ACCIDENTE DE TRABAJO ARP BOLVAR

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b. Diligenciar el formulario nico de accidente de trabajo en formato fsico (original y tres copias) y radicarlo en las oficinas de Seguros Bolvar dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la ocurrencia del evento o reportarlo va internet a travs de la pgina www.segurosbolivar.com siguiendo la ruta: Para las Empresas ARP Servicios Online Digitar usuario y contrasea ARP Registro de Accidentes Registro de Accidentes ARP. c. En el caso que las condiciones de salud del trabajador no permitan agotar el procedimiento anterior, se puede acudir al centro asistencial ms cercano donde le deben garantizar los servicios mdicos requeridos. De todas maneras el reporte del accidente se debe efectuar dentro del trmino previsto en el prrafo anterior. 5.3 CMO REPORTAR UNA PRESUNTA ENFERMEDAD PROFESIONAL a. Se debe diligenciar el formulario nico de reporte de enfermedad profesional y radicarlo en las oficinas de Seguros Bolvar. b. Anexar copia de la historia clnica ocupacional. c. Anexar copia de la historia clnica de las instituciones o profesionales que le hayan prestado servicios mdicos al trabajador con anterioridad. d. Anexar concepto del mdico tratante sobre el origen de la patologa.

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5.4 PRESTACIONES ECONMICAS La Administradora de Riesgos Profesionales tiene a su cargo el reconocimiento y pago de las prestaciones econmicas derivadas de Accidente de Trabajo o Enfermedad Profesional con base en las siguientes contingencias: a. Incapacidad Temporal: aquella que prescribe el mdico tratante cuando considera que el trabajador se encuentra impedido temporalmente para su desempeo laboral. Su reconocimiento equivale al 100% del salario base de cotizacin, calculado desde el da siguiente al que ocurri el Accidente de Trabajo o se calific la Enfermedad Profesional. b. Incapacidad Permanente Parcial: se produce cuando el afiliado, como consecuencia de un Accidente de Trabajo o Enfermedad Profesional, sufre una disminucin parcial, pero definitiva, superior al 5% e inferior al 50% de su capacidad laboral. c. Pensin de invalidez: se considera invlida una persona que por causa de un Accidente de Trabajo o Enfermedad Profesional hubiese perdido el 50% o ms de su capacidad laboral. Ninguna pensin ser inferior al salario mnimo legal mensual vigente, ni superior a 20 veces este mismo salario. d. Pensin de Sobrevivientes: si como consecuencia de un Accidente de Trabajo o Enfermedad Profesional sobreviene la muerte del afiliado o muere un pensionado por invalidez, se concede la pensin a los beneficiarios que cumplan con los requisitos legales vigentes. e. Auxilio Funerario: se reconocer a la persona que compruebe haber sufragado los gastos de entierro de un afiliado o un pensionado por invalidez del Sistema General de Riesgos Profesionales.

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FINALMENTE TENGA SIEMPRE PRESENTE QUE: "Es ACCIDENTE DE TRABAJO todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasin del trabajo y que produzca en el trabajador una lesin orgnica, una perturbacin funcional, una invalidez o la muerte". "Es ENFERMEDAD PROFESIONAL todo estado patolgico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que desempee el trabajador o del medio en que se ha visto obligado a trabajar y que haya sido determinada como Enfermedad Profesional por el Gobierno Nacional.

6. Procesos de promocin y prevencin

Una vez se inicia la cobertura con ARP Bolvar, de acuerdo con las caractersticas particulares de cada empresa se define un PLAN DE ASESORA INTEGRAL EN SALUD OCUPACIONAL el cual contiene, entre otras, las siguientes actividades: Visitas de diagnstico y seguimiento al Programa de Salud Ocupacional empresarial. Asesora o asistencia tcnica empresarial especializada en salud ocupacional. Planes de capacitacin y divulgacin en prevencin de riesgos. Capacitacin especfica para los riesgos presentes, segn la actividad econmica de las empresas. Congresos, seminarios, eventos nacionales o internacionales relacionados con la prevencin de los riesgos profesionales. Las actividades se definen en un CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES y se oficializan mediante un Plan de Accin Conjunto Tctico Ocupacional (PACTO).

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ARP Bolvar cuenta con un equipo idneo en la labor de asesora y asistencia tcnica empresarial especializada en Salud Ocupacional. Para la prestacin y coordinacin de los servicios con la empresa afiliada se asigna a un Asesor de Gestin del Riesgo, quien cuenta con las herramientas que solucionan cualquier inquietud en el rea de la Salud Ocupacional. La prestacin directa de los servicios en cada empresa se hace a travs de una red calificada de proveedores en todo el pas. Cada uno de los servicios contratados tiene definidos por ARP Bolvar procedimientos y protocolos y cumple normas nacionales e internacionales en cuanto a Salud Ocupacional se refiere. Cada Asesor efecta peridicamente un seguimiento a las actividades programadas segn cronograma y a la calidad en la prestacin de los servicios contratados con los proveedores, con el fin de verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos en el plan de atencin. Es importante anotar que por disposicin legal, la ARP desarrolla actividades de apoyo a la gestin en salud ocupacional de las empresas afiliadas y que son estas, en cabeza de sus representantes legales, las responsables de la gestin integral del Programa de Salud Ocupacional Empresarial, as como de los riesgos presentes en los sitios de trabajo. Con el trabajo conjunto (Empresa ARP Bolvar) en la promocin de la salud y la prevencin de los accidentes y las enfermedades en el trabajo se consiguen efectos positivos en la productividad y competitividad de las empresas, pero sobre todo, en el bienestar de la poblacin trabajadora.

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