Por Luciano Lapera

a politics

de viajes

tanto

global,

regional

0 local,

es una

herramienta

clave en la gestion del programa de viajes de una

smpresa. Puede ser definida como un conjunto de reglas y lineamientos :;ue sirve para guiar a 105 empleados sobre el procedimiento correcto que se debe seguir ante la necesidad de realizar un viaje de negocios.

3asicamente podemos dividir las poifticas en dos tipos: 1. Como una serie de recomendaciones 2. Como normas de cumplimiento obligatorio

~ esencial entender la cultura de la empresa y el momenta =::=viesa para poder decidir cual es la mas apropiada. ,,'"'";alisis de las necesidades y objetivos de la empresa. ~ :ontinuacion, '::ar

que esta

Por ello, el

=--' er paso para que una politica de viajes sea efectiva, debe partir del

los items clave que se deben considerar al momenta de una politica de viajes:

0 implementar

Alcance.

Definir el ambito de apllcacion, el cual debe abarcar a

::dos 105 empleados de la organizacion.

Canales de distrlbuclon.

Especificar cual sera el canal autorizado si existe una agencia de viajes

=ara solicitar 105 viajes, especialmente

::2n un contrato vigente. Esto ayuda a evitar desvios y a mantener un :.Jiltrol centralizado sobre 105 gastos.

Proveedores
+

preferidos.

Aclarar cual es la preferencia a seguir al

omento de elegir el proveedor, sobre todo si existe un programa de

'?=' erdos con Ifneas aereas, hoteles 0 autos. Se recomienda establecer " orden de prioridades para la eleccion de 105 proveedores, poniendo ",,- primer lugar a aquellos con quienes la empresa tiene acuerdos con :=ifus preferenciales.

Clase!Categoria.
z e hotel/auto.

Se debe definir un criterio adecuado respecto

0

:~ ;a utilizacion de clase Business Es fundamental

el uso de determinada

categoria

conocer. la finalidad

de 105 viajes y el

,c'' men de 105 principales destinos. No solo hay que ver el punto de ',~ econornico 0 jerarquico, sino tam bien tener en cuenta el impacto ::' ahorro en funcion del bienestar personal y la incidencia de este Puede existir 0 no un proceso formal de aprobaclon un sistema de preaprobacion formal como final en =;::or en el exito del negocio. ,. Aprobacion. -,:"

gasto mediante

~:::isito

para la compra; 0 bien,. delegar la responsabilidad

,':"3 iajeros. Mi experiencia me dice que el segundo modelo es mas "',,,:t!vo y da mejores resultados porque otorga mayor confianza,

'=

ez que traslada la responsabilidad Independientemente

de la compra al empleado y del gasto de su propio

~ '--;volucra activamente :-:3upuesto.

en la administracion

del sistema que la empresa elija, de los gastos a traves de

.::::-:ze debe existir es un control posterior

-== rrtes

gerenciales de seguimiento. Las tarifas de 105 servicios se mueven y demanda; nos muestran si bien hay excepciones que las mejores tarifas
y siete

Antelaci6n de compra.
': "::mo de la ley de oferta

=- -::Jales,

las estadfsticas

__ ,:;) siguen mayoritariamente ,",--'7:'aci6n superior

si efectuamos

la compra con una

a los .14 dias en viajes internacionales

e: ;'ajes dornesttcos. De ahi surge la importancia de promover una :::.. -:::"2 de planificaci6n en la mente de 105 empleados para capitalizar ::: =ejores oportunidades.

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e Herramientas es la directiva (liamadas

en linea. Se recomienda marcar claramente cual

de la utillzacion de herramientas de su utilizacion en linea a nivel de

Comunicacion.
importancia

Es clave comunicar

la politica y asegurarse de y la realizar carnpafias de

respecto

que todos los empleados

tengan total claridad del contenido Es fundamental a 105 empleados

OBT), it cual es el beneficio

de su aplicacion. frecuentes

optimizacion de costos, mejora de procesos y compliance . Forma de pago. Lo ideal es definir una forma de pago unica, preferentemente mediante tarjeta de credito, junto con una
descripcion clara del proceso de rendicion de gastos .

ccmunicaclon
principales

para informar

105 puntos

de la misma y 105 beneficios

en terminos de ahorro y

eficiencia operacional que derivan de su cumplimiento.

I!I

Educacion.

Forma parte de la estrategia de cornunlcacion

pero

Per diem. Esta frase latina, que quiere decir por dla. se refiere al
limite diario de gastos que tiene permitido encuentra en un viaje de negocios. un manejo de las cuales deben estar clara mente establecidas el empleado cuando se

tiene como finalidad capacitar y educar a 105 colegas respecto de la aplicacion de la polftica a traves de talieres, seminarios, jornadas, ete. workshops,

E){Cepciones. Toda regia debe contemplar

Feedback. Nos permite ser flexibles e incorporar mejoras con la

opinion y el aporte de 105 colegas. Por eso no debemos olvidar que 105 viajes de negocios son un medio que utilizan las corporaciones cumplir con sus objetivos. Si una empresa quiere mejorar su programa de viajes, debe saber que el fundamento y punto de partida es su polftica de viajes, y para ello debe invertir tiernpo y recursos en disefiar una que considere un balance apropiado entre el retorno de la inversion, el impacto en el medio ambiente, para

excepciones, de validacion.

desde el punta de vista de situaciones

posibles y procedimientos

Estos son algunos puntos basicos que se deben seguir para que una politica de-viajes sea realmente efectiva y ayude a la empresa de viajes: a administrar correctamente su presupuesto

e Responsable. Debe existir un area encargada de velar por el buen cumplimiento de la polltica, no con la funcion de policla, sino con un

la seguridad y calidad de vida de sus empleados.

enfoque orientado a comunicar, promover y asegurar el cumplimiento de las directrices de la organlzacion. Para ello es fundamental Travel Manager asistido por la agencia de viajes . el rol del

La polftica de viajes es. en definitiva, un instrumento eficaz para gestionar la demanda de viajes de negocios y cuidar 105 intereses de la organizaci6n. 0

.,. Revision & Control. EI mundo empresarial

por el cambio ser la politica empresa. la flexibilidad para permitir y dinamismo, adaptarse alas

actual esta signa do de igual modo necesidades y objetivos debe de la y

actuales

del negocio conforme

a las nuevas necesidades revisarla

Se recomienda

al rnenos una vez al afio para

asegurarse de que las directivas la realidad de la empresa.

estan alineadas con el momenta

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