Anlisis de sistemas

Una forma til de obtener la perspectiva de lo que se puede hacer aplicando la ciencia en las organizaciones es clasificar y, analizar lo que los administradores pueden hacer para mejorar sus logros administrativos y las fuentes de asesoramiento cientfico que tienen a su disposicin.

Los administradores manejan organizaciones, stas son un tipo de sistema y un sistema es un grupo de entidades relacionadas entre s. Las entidades pueden ser abstractas como el Las organizaciones son sistemas

sistema numrico, o concretas, como el sistema solar.

claramente concretos, pero no todos los sistemas concretos son organizaciones. Estas se distinguen por cuatro caractersticas esenciales, cada uno de ellas sujeta a manipulacin administrativa. De aqu que estas caractersticas definan tambin lo que llamaremos "formas de administracin". Las caractersticas son las siguientes:

1. Contenido.

Una organizacin debe consistir de, por lo menos, dos entidades con un

propsito definido que sean capaces de seleccionar los objetivos y los medios para alcanzarlos. Este es el requisito mnimo de contenido. En los tipos de organizaciones que se tratan en este Tales organizaciones normalmente

libro, las entidades que tienen un propsito son personas.

tambin agrupan a otros tres tipos de recursos: mquinas (en las que incluimos plantas, equipo y servicios), materiales y dinero. 2. Estructura. Las entidades que componen al sistema se dividen, por lo menos, en dos subgrupos, responsables de diferentes clases de actividad. Es decir, hay una divisin

funcional del trabajo dentro del sistema: no todos los componentes del sistema hacen lo mismo, pero la mayor parte de lo que hacen (o una parte importante) tiene que usarse para lograr los objetivos totales del sistema. Por sus caractersticas, una organizacin industrial se divide,

por lo menos, en funciones de produccin, de mercadeo, de finanzas, de personal y de investigacin o ingeniera. Las organizaciones militares estn divididas de manera similar: por

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ejemplo, en funciones administrativas, de inteligencia, de operaciones y entrenamiento, y de suministro y logstica. 3. Comunicaciones. Cada uno de estas entidades del sistema debe ser capaz de responder,

una a otra y al medio ambiente del sistema (o accionar entre s). Esto requiere de la habilidad de obtener informacin ya sea por observacin directa o bien, indirectamente mediante la comunicacin, que es lo que aglutina a los elementos de una organizacin. 4. Control. El sistema debe poder, al menos, autocontrolarse parcialmente, es decir,

establecer sus propios objetivos, valorar sus logros en funcin de estos objetivos e iniciar o modificar el comportamiento orientado hacia el mejoramiento de sus logros. Tambin debe ser capaz de modificar su propia estructura, comunicaciones y aun su sistema de control. Por lo tanto, una organizacin debe ser adaptable y autoorganizada.

Consideremos ahora cada una de estas caractersticas desde el punto de vista de lo que los administradores pueden realizar respecto a ellas y lo que la ciencia puede hacer para ayudar a la administracin a que lo haga mejor.

Contenido 1. Personas 1.1 La seleccin y adiestramiento tienen el propsito de incrementar la capacidad de los miembros de la organizacin y se espera que mejoren el rendimiento de ellos y el de la organizacin. La administracin puede obtener ayuda de psiclogos de personal en el diseo y operacin de dichos procedimientos. 1.2 El estudio de trabajo trata de lograr el mejoramiento del personal, indicndoles lo que deben hacer y cmo hacerlo, sin necesidad de cambiar su capacidad. Puede obtenerse

ayuda de ingenieros industriales a travs de estudios de tiempos y movimientos. 1.3 La motivacin procura inducir al personal a mejorar su trabajo, modificando su medio ambiente (fsico y social), o bien proporcionndoles los incentivos apropiados. Los psiclogos

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industriales y sociales, los socilogos y los ingenieros industriales, pueden y han ayudado de este modo a los administradores.

2. Mquinas (y planta): el diseo, construccin y mantenimiento de equipo y servicios, se usan con los propsitos siguientes: 2.1 Mejoramiento del funcionamiento de las mquinas especficas. Esta ha sido la funcin de

lo que podemos llamar ingeniera "tradicional", mecnica, civil, qumica, etc. 2.2 Mejoramiento de la eficiencia de los operadores de las mquinas en las instalaciones. El uso de la fisiologa, psicologa e ingeniera en el diseo de equipo e instalaciones en las que los obreros puedan trabajar con eficiencia, se conoce como ingeniera humana o anlisis de factores humanos. (Chapanis, 1961). 2.3 Mejoramiento de los logros del sistema total hombre-mquina. En este caso se trata de la forma en que las mquinas accionan entre s y la forma en que los hombres lo hacen con las mquinas. Este tipo de mtodo es caracterstico de la ingeniera de sistemas (Goode y

Machol, 1957; Chestnut, 1965).

3. Materiales 3.1 Mejoramiento de la calidad de lo siguiente: 3.1.1 Materias primas o bsicas. En esta rea pueden ayudar los fsicos, qumicos,

metalurgistas y otros nuevos especialistas en materiales. 3.1.2 Componentes o productos terminados. Puede obtenerse ayuda en el diseo de

productos o componentes de una gran variedad de ingenieros. El anlisis de valores es un procedimiento que los ingenieros han encontrado til recientemente. 3.2 Mantenimiento de la calidad de materias primas o bsicas y de componentes o En este aspecto el administrador puede tener asesoramiento de

productos terminados.

especialistas en control estadstico de la calidad.

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4. Dinero. Las mejoras en la adquisicin retencin y uso de recursos financieros competen a quienes trabajan en contabilidad, finanzas y economa. (Estos campos se han fusionado cada vez ms, a tal grado que ya no es posible separar sus funciones, particularmente en organizaciones industriales).

Estructura El manejo de la estructura de la organizacin, an es una cuestin de intuicin y arte. Apenas recientemente se dispone de personal con capacidad cientfica en esta rea. La teora de la organizacin est surgiendo (por ejemplo, Hairc, 1959), pero todava no est lo suficientemente desarrollada para aplicarla en forma sistemtica a la mayora de los problemas de la organizacin. Debido a dos desarrollos recientes, aumenta nuestro conocimiento de la

estructura de la organizacin en particular, en lo que se refiere a la eficiencia con que una organizacin puede controlarse a s misma. Estos desarrollos son: 1) la aplicacin de

conceptos cibernticos al diseo de la estructura de la organizacin (Beer, 1959), y 2) el uso de la psicologa social para inducir a los miembros de una organizacin a modificar su estructura o superar las limitaciones que ella impone (Bennis, 1966).

Comunicacin La capacidad de mejorar la comunicacin de la organizacin a base de mtodos y conocimientos cientficos apenas empieza a surgir. La teora matemtica de la comunicacin,

relacionada con Shannon (Shannon y Weaver, 1949) no es aplicable aqu, sino solamente al diseo de los sistemas fsicos para el procesamiento de mensajes. El volumen creciente de conocimientos y procedimientos de investigacin pertinentes pueden encontrarse en trabajos tales como los de Miller (1951), Cherry (1958), Pierce (1961) y Smith (1966).

Por lo tanto, los estudios prcticos de los sistemas de comunicacin en una estructura econmica son de tipo experimental y de criterio. En primera instancia los desarrollan

analistas en sistemas y procedimientos (en la Gran Bretaa los llaman analistas de M. en C. Jos Fidencio Domingo Gonzlez Ziga 4

organizacin y mtodos). Debido a la importancia creciente de las computadoras electrnicas en los sistemas de comunicacin, la ciencia y la tecnologa, se usan cada vez ms en el diseo de los aspectos fsicos de los sistemas de comunicacin, lo cual no debe confundirse con los aspectos de organizacin de esos sistemas que, en gran parte, an no aprovechan la tecnologa moderna.

Control Se recordar que el control implica el establecimiento de objetivos, la evaluacin de los logros y la iniciacin o modificacin del comportamiento y/o el contenido, la estructura y las comunicaciones de la organizacin. Todo esto, o por lo menos parte, lo abarca la iO.

Originalmente la IO se ha ocupado de la iniciacin o modificacin del comportamiento de la organizacin; es decir, se interesa en la forma en que una organizacin usa su contenido, estructura y comunicaciones, ms bien en lo que son estos aspectos de la misma. La razn es que la IO no ha tenido la capacidad de modelar por separado con efectividad, estos aspectos de una organizacin y, por tanto, de relacionarlos entre s y con el comportamiento de la organizacin. Investigaciones recientes realizadas por expertos en esos mtodos y algunos analistas en investigacin de operaciones han ido reduciendo las divergencias entre los mtodos. Debido a ello, se est volviendo cada vez ms difcil clasificar a base de mtodos,

algunos trabajos realizados por investigadores del comportamiento, especialistas en ingeniera industrial, humana, de comunicaciones y de sistemas, economistas y analistas en investigacin de operaciones. Esto seala la urgencia de una especialidad para tratar en forma simultnea

y a base de mtodos mltiples los problemas de organizacin.

El mtodo cientfico de modos mltiples para problemas de la organizacin debe enfocarse an ms a los sistemas, de lo que ha estado la IO. Debido a que ms que ninguna otra actividad cientfica, la IO ha incorporado esas caractersticas y tambin porque mucho del impulso para esta ampliacin del panorama ha provenido de la IO, estos nuevos avances los est absorbiendo ella misma. Como consecuencia, la IO se desarrolla en el sentido conceptual, 5

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metodolgico y tecnolgico.

Indudablemente que esto aumentar su capacidad para servir a

los responsables de la actividad humana organizada. Por tanto, es importante para los que se inician en la profesin de la IO conocer no solamente lo que es sta, sino tambin en lo que se est convirtiendo y cmo pueden ayudar a dicha realizacin.

En 1946 la recientemente creada RAND Corporation desarrollo una metodologa a la que denominaron Anlisis de Sistemas. Quade y Boucher, en Systems Analysis and Policy Planning, definieron el anlisis de sistemas como un enfoque sistemtico para ayudar al responsable de una decisin a elegir un curso de accin mediante la investigacin de su problema completo, buscando objetivos y alternativas, comparndolos a la luz de sus consecuencias, usando un marco de referencia apropiado, analtico hasta donde sea posible, para que tanto la valoracin de expertos como la intuicin se apliquen a la solucin del problema [1, pg. 2]

Anlisis de sistemas de organizacin [2, pgs. 38 a 44] El examen de las medidas usadas por la administracin para evaluar la realizacin total de la organizacin y el funcionamiento de unidades dentro de la misma, tambin pone de manifiesto objetivos relevantes. el rea relevante. Finalmente, se pueden analizar las razones para decisiones previas en

En efecto, se puede tratar de averiguar por qu la organizacin hizo lo que

hizo en el pasado. Las razones descubiertas permiten una interiorizacin de la naturaleza de los objetivos de la organizacin.

Generalmente los objetivos necesitan reformularse continuamente durante la investigacin, pero una primera formulacin tentativa proporciona un criterio valioso que puede usarse para seleccionar informacin pertinente a partir del volumen ilimitado de informacin que existe en la mayora de las organizaciones.

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Para determinar: 1) Quin toma realmente las decisiones en lugar de quin est autorizado para tomarlas, o quin adquiere la responsabilidad por tomarlas, y 2) cules son las variables controlables y no controlables es esencial un conocimiento detallado del sistema implicado en el problema y su comportamiento. La experiencia ha demostrado que dicho conocimiento raramente se puede obtener tan slo preguntando a quienes estn relacionados con la operacin o administracin del sistema. Por lo tanto, los investigadores deben frecuentemente "partir de cero" y construir una descripcin completa y precisa de las operaciones del sistema. Dicha descripcin es necesaria tanto para

formular el problema adecuadamente como para disear el arranque y control de la solucin que se obtiene eventualmente. Adems, los investigadores necesitan un conocimiento

detallado de la forma en que opera el sistema para comunicarse efectivamente con los administradores del mismo acerca de sus problemas.

La forma ms eficiente de aprender cmo opera realmente el sistema es efectuar un anlisis de l, que es un proceso anlogo al examen fsico que efecta un doctor a su paciente despus de la discusin inicial de los sntomas. Claramente, lo que se busca y la manera de verlo estn considerablemente determinados por la informacin que se obtiene durante las discusiones iniciales en las que se exploraron los sntomas y los objetivos.

Se puede llevar a cabo un anlisis del sistema de la manera siguiente: 1. Determinar las necesidades de quin o qu deseos externos a la organizacin se tratan de satisfacer. Para un negocio, esto generalmente implica la identificacin de clientes y el tipo de bienes o servicio que quieren y que la compaa puede proporcionar. Para una dependencia gubernamental, puede ser la necesidad de servicio de una parte de la poblacin (por ejemplo, los ancianos o los granjeros). Para una unidad militar, puede ser la necesidad de otra unidad para el mantenimiento de su equipo o para pertrechos.

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2. Determinar cmo se comunica a la organizacin esta necesidad o deseo. En un negocio, por ejemplo, la necesidad puede comunicarse en la forma de una orden dada a un vendedor. Entonces, dependiendo de lo que parezca relevante, se podra determinar cuntos vendedores y clientes hay, cuntas rdenes se reciben por unidad de tiempo, la distribucin de los pedidos u rdenes, la distribucin de las rdenes sobre la lnea de productos, etc. El grado de detalle que se busca en este punto y los subsiguientes, depende de qu tan relevantes parezcan ser los detalles en la formulacin del problema. Como la concepcin del investigador acerca del

problema cambia, pudiera tener que regresar para obtener informacin que no obtuvo la primera vez. 3. Determinar cmo se registra y trasmite a otros en la organizacin, la informacin sobre las necesidades. Por ejemplo, una orden o requisicin generalmente se prepara con muchas copias. Cada una de estas copias deber retraerse hasta su ltimo destino: destruccin o En cada punto en donde se recibe la informacin, deber hacerse una

archivo permanente.

determinacin de qu fue lo que le ocurri a dicha informacin al pasar por ah. En general, pueden sucederle dos tipos de cosas: Primero, la informacin se puede transformar de algn modo. Puede traducirse a una forma codificada, condensada, expandida, consolidada, etctera. Generalmente el resultado es la preparacin de una forma nueva, que tambin, por lo comn, se prepara con muchas copias. Y, a su vez, stas debern rastrearse hasta su ltimo destino. Segundo, en algunos puntos del sistema, se puede usar la informacin para tomar una decisin y emitir instrucciones. ejecucin. En tales puntos las instrucciones debern obedecerse hasta su

En la mayora de los sistemas se genera un tipo de instruccin en el ordenamiento Entonces, el flujo de

y recibo eventual de recursos (por ejemplo, materias primas o dinero).

recursos deber seguirse a travs de su proceso, haciendo notar en cada punto, como en el caso del manejo de la informacin, la velocidad de cada proceso, la capacidad en ese punto y otra informacin relevante. Las instrucciones que emanan del flujo de la informacin darn el procesamiento de recursos en puntos clave, que debern hacerse notar. producto terminado o servicio, ser entregado al cliente. M. en C. Jos Fidencio Domingo Gonzlez Ziga 8 Finalmente el

La informacin obtenida acerca del sistema en los pasos descritos normalmente se registra mejor en una serie de diagramas de flujo, que estn liberalmente saturados con notas y complementados con copias de las formas usadas para la transmisin de la informacin y las instrucciones.

Una vez que esta informacin se ha recopilado, se puede someter a un anlisis. Primero, todas las trasmisiones de informacin que no producen ninguna accin denominadas "copias informativas" se pueden eliminar del diagrama. Las operaciones sobre los recursos que

ocurren entre los puntos de control, se pueden condensar en una operacin compuesta. Por medio de una manipulacin geomtrica del diagrama de flujo resultante, se pueden hacer mnimas las lneas que se cruzan y frecuentemente pueden suprimiese. Entre menos lneas cruzadas tenga un diagrama de flujo, ms fcilmente se puede identificar su naturaleza. La comprensin del flujo se puede facilitar usando smbolos diferentes para los puntos donde se transforma la informacin, los puntos de toma de decisiones y los archivos. Se pueden usar

colores diferentes para distinguir entre los flujos de informacin, de instrucciones y de recursos, y aun para diferentes documentos o productos. La figura 2.1 muestra un registro de informacin inicial tpico:

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El diagrama terminado es un modelo descriptivo de las operaciones de la organizacin. La preparacin de un diagrama de flujo como ese, generalmente revela muchos sntomas que no se pueden dar a conocer adecuadamente en forma oral. Tambin ayuda en la identificacin de las variables importantes, controlables o no controlables, de aquellos que toman las decisiones y la informacin que stos tienen disponible en el momento de tomar esas decisiones. La figura 2.2 es un diagrama terminado de un proceso de produccin.

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En el anlisis del sistema de un proceso de produccin se encontr que muchas partes que originalmente no haban sido programadas para producirse, estaban procesndose sobre una base de emergencia debido a que la escasez de ellas estaba retrasando el ensamble de productos terminados. El anlisis tambin revel la causa del dficit: el control independiente de las salidas de partes del almacn tanto ordenadas por el departamento de control de

produccin como por el de reemplazo de partes. Un cambio en la organizacin elimin la causa del dficit y prepar el camino para un sistema integrado de produccin y control de inventarios. En otro caso en el que el dficit de la existencia de las partes estaba retrasando el ensamble de productos terminados, se descubri que la mayor parte del periodo que transcurra entre la recepcin de la orden y el embarque del producto terminado, lo consuma el papeleo. Once

de los treinta das disponibles normalmente, se desperdiciaban en demoras en el papeleo que implicaba la verificacin de las rdenes para una identificacin adecuada del producto terminado. Por medio de un anlisis del sistema se demostr que esta operacin era

redundante; de aqu que era posible aumentar el tiempo disponible para la produccin de partes y as disminuir el nmero y la duracin de las demoras en el proceso de ensamble.

Estos ejemplos ilustran cmo es que ciertos cursos de accin pueden aliviar y an resolver un problema descubierto durante un anlisis de sistemas.

El modelo descriptivo del sistema tambin puede revelar puntos en los cuales el control puede ejercerse, pero no se ejerce. Por ejemplo, en el anlisis del sistema de otra seccin del

proceso de la fabricacin de partes, se encontr que stas se clasificaban en dos clases: las que se fabricaban en la compaa y las que se compraban a otras empresas tomando como base un estudio que se haba efectuado muchos aos antes, a pesar de que la mezcla de productos y las instalaciones haban cambiado considerablemente desde entonces. Fue

posible desarrollar un proceso por medio del cual la decisin poda revisarse continuamente a

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la luz de la variacin de carga en la fbrica y del costo de compra. Esto produjo una reduccin significativa de los costos.

En resumen, un anlisis del sistema puede proporcionar la informacin bsica que se necesita para formular el problema y el modelo requerido para su solucin. El desarrollo del modelo

generalmente hace surgir ms preguntas acerca de los objetivos, cursos de accin y variables no controlables. De esta manera, con frecuencia, hay interaccin entre el anlisis del sistema

y la construccin del modelo, lo que produce una comprensin mucho ms completa del sistema y el problema que se va a resolver se puede obtener por otros medios.

El anlisis del sistema y el diagrama resultante tienen otros usos importantes. Proporcionan una base para evaluar el tiempo, el costo y el volumen de investigacin que se requiere para la resolucin de un problema que se formula eventualmente, e indican las ventajas potenciales que se tienen al hacerlo as. Adems, el diagrama casi siempre es un instrumento til para la administracin, debido a que descubre la operacin real de la organizacin en lugar de como se supone que trabaja.

Anlisis de Sistemas complejos [3, pg. 223 a 230] El anlisis de sistema es el estudio del sistema objeto el cul ser usado por un negocio o negocios. El sistema objeto puede ser un producto, un proceso, o un negocio para ser re diseado, o un plan. El anlisis de sistema se precede por el anlisis de concepto que establece el valor de los componentes del sistema objeto para el negocio, para sus propietarios, y para los usuarios del sistema.

Con base en el valor de los componentes, el anlisis de concepto establece el nivel superior del comportamiento del sistema objeto. Ese comportamiento capturado en un modelo es equivalente a los requerimientos de texto para el sistema. Los resultados del anlisis de concepto son la informacin inicial para el anlisis de sistema. M. en C. Jos Fidencio Domingo Gonzlez Ziga 12

El anlisis de sistema aplica los pasos del proceso tcnico de la Ingeniera de Sistemas para definir totalmente el contexto del sistema objeto y entonces para descomponer el sistema en subsistemas. El contexto de cada subsistema es totalmente definido en su estructura y en las entradas a cada subsistema. Se define el comportamiento de cada subsistema con respecto a las entradas. Ese comportamiento capturado en un modelo es equivalente a los requisitos de texto para el subsistema.

La aplicacin del proceso tcnico consiste en desarrollar la informacin substancial del sistema objeto con el anlisis de concepto para pasar al anlisis del sistema. Se aplica el proceso tcnico de la Ingeniera de Sistemas para establecer completamente el contexto del sistema objeto y para crear el plan detallado para descomponer el sistema en subsistemas.

De manera general los pasos del proceso tcnico de la Ingeniera de Sistemas son: 1. Evaluar la informacin disponible 2. Establecer las medidas de efectividad 3. Anlisis de la estructura del sistema en el contexto 4. Anlisis del comportamiento, (estos pasos son concurrentes y se pueden desarrollar en cualquier orden, segn se requiera) 5. Establecer la estructura del sistema en el contexto

Quade E. S. y W. I. Boucher: System Analysis and Policy Planning, Elsevier Publishing Company, Inc.

New York NY. 1968.

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Ackoff R. L. y Sasieni M. W.: Fundamentos de Investigacin de Operaciones, Editorial LIMUSA S. A. de

C. V. Mxico 1987.

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Oliver D. W. et al: Engineering Complex Systems with Models and Objects, McGraw-Hill, New York

1997.

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