Medicin del Capital Intelectual Universidad Sweetwater

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL Maestra en Administracin de Empresas mencin Recursos Humanos

Integrantes:
Silvia Coronado, Ing. Balda Cruz Jessica, Ing. Guerrero Haro Evelyn, Ing. Mara Teresa Gray, Ing. Alexandra Parraga, Ing. Maria Isabel Vieyra, Econ

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Universidad Sweetwater
PIENSA QUE LAS RECOMENDACIONES DE LOS EXPERTOS BASTARAN PARA QUE CASI TODOS LOS ADMINISTRADORES LLENEN EN LA FORMA DEBIDA LAS FORMAS DE ESTIMACION?. POR QUE SI O POR QUE NO? EN SU OPINION. QUE OTRAS MEDIDAS SE NECESITARIAN? Consideramos que las recomendaciones de los expertos, son buenas porque ellos al ser trabajadores de la misma universidad conocen el sistema y la calidad de trabajo de los evaluados, al estar ligada la evaluacin de desempeo a compensaciones econmicas disminuye el inters por mejorar los tiempos de entrega y la calidad con la que se realiza el trabajo. El mtodo de evaluacin al estar desarrollado por un comit de secretarias hace diez aos es sesgado, sin dejar de mencionar que los jefes inmediatos por evitar desconformidad en sus subalternas calificaban a todas como excelentes sin medir ni evaluar su trabajo. Sin embargo consideramos que las sugerencias dadas por los expertos son una buena opcin y ayudara a la metodologa utilizada al momento de llenar las evaluaciones de desempeo, este a su vez evita tener diferencias de criterio y que el clima laboral sea poco agradable dentro de la universidad, es por ello que se debe de disear el manual de funciones con los cargos institucionales, y la evaluacin de desempeo debe estar bien estructurada para que no existan falencias como las que existen en la actualidad.

CREE QUE EL VICEPRESIDENTE WINCHESTER HARIA BIEN EN DEJAR LAS FORMAS GRAFICAS DE ESTIMULACION Y SUSTITUIRLAS POR ALGUNA DE LAS TECNICAS QUE HEMO EXPLICADO EN ESTE CAPITULO COMO EL METODO DE CLASIFICACION ALTERNA? POR QUE? Consideramos que las formas graficas utilizadas no son las apropiadas porque estn basadas en mala recoleccin de informacin la que es recopilada a travs de las percepciones del Jefe inmediato, debido a que siempre se considera a todas las funcionarias evaluadas como excelentes.

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Es apropiado que dentro de la universidad se empiecen a utilizar mtodos de clasificacin alterna para que cada persona se desarrolle segn sus competencias reales y a las aptitudes y actitudes desempeadas diariamente en sus labores cotidianos.

QUE SISTEMA DE EVAUACION DEL DESEPENO DESARROLLARIA PARA LAS SECRETARIAS SI FUERA ROB WINCHESTER? DEFIENDA SU RESPUESTA. Para la evaluacin de desempeo de las secretarias se desarrollara el mtodo de Evaluacin de 360 grados, debido a que es una Evaluacin integral, cabe mencionar que su uso incrementa cada vez ms en organizaciones modernas, de las cuales se han obtenido excelentes resutados. Con esta evaluacin el Vice-Presidente Rob Winchester podra medir el desempeo del personal, adems de medir sus competencias y disear programas de desarrollo a corto y mediano plazo. Este mtodo logra obtener una perspectiva global y en diferentes mbitos, abarcando el criterio de los jefes, compaeros, clientes externos, clientes internos, etc. este mtodo es totalmente diferente al mtodo que actualmente se realiza con frecuencia dentro de la Universidad ya que de este se obtiene una informacin muy sesgada y subjetiva. Al aplicar esta evaluacin dentro de la Universidad y en las Secretarias que laboran en la misma proporcionaremos una correcta retroalimentacin lo que mejorara significativamente las funciones administrativas. Este mtodo nos permitir obtener una herramienta eficaz para la obtencin de competencias de las secretarias y del personal en general. Lo importante de aplicar esta evaluacin es que esta no culmina cuando se presentan los resultados ni aun despus de que se realice el anlisis de los mismos, por el contrario este culmina cuando se incorporan y se comprenden los resultados de la evaluacin. En conclusin este mtodo nos permitir obtener resultados confiables de fcil entendimiento, medicin, cuantificacin, de la persona evaluada en conjunto con el equipo de trabajo que se encargara de analizar los resultados.

1. SOLUCION DEL CASO PRACTICO

Como principal tarea al llegar como vicepresidente de asuntos administrativo de la Universidad de Sweetwater Rob Winchester deba de encargarse de las mejoras en cuanto a las evaluaciones de desempeo aplicadas dentro del centro educativo, como consideraba que la misma tenia inconstancias en su

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aplicacin decidi pedir ayuda a los expertos en evaluacin de desempeo dentro de las instalaciones universitarias. Analizar si el mtodo de evaluacin de desempeo que se aplica para las secretarias y oficinistas es el adecuado

Antecedentes
La evaluacin de desempeo realizada en la Universidad de Sweetwater para oficinistas y secretarias estaba relacionada de forma directa con el incentivo econmico otorgado a final de ao. Incentivo econmico que se les proporcionaba por su buen desempeo durante el ao, si es que el jefe inmediato consideraba que su desempeo era excelente se hacan acreedoras a la bonificacin.

Principales problemas detectados

Mal uso de los indicadores grficos de estimacin Poca claridad en el momento de realizar la clasificacin Retroalimentacin errnea a los evaluados Limitacin en la cantidad de evaluados con notas altas

2. DISENAR

UN

MODELO

DE

MEDICION

DE

CPITAL

INTELECTUAL PARA LAS SECRETARIAS

El objetivo de desarrollar un modelo de medicin de capital intelectual dentro de la Universidad de Sweetwater es lograr medir y obtener el valor de las competencias de los funcionarios, obtener la aplicacin de calidad en los beneficios proporcionados a los clientes internos y externos de la comunidad universitaria. Al considerar que el verdadero y nico valor de las compaas est en la forma de generar valor sostenible dentro de la compaa logrando que las actividades realizadas por los funcionarios estn alineadas a las estrategias de las compaas para de esta manera generar valor agregado a la empresa.

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Modelo de Medicin del Capital Intelectual para las Secretarias

Al implementar el modelo de medicin de capital para el personal de secretarias de la Universidad es obtener el ahorro y productividad (el informe recuerda continuamente al lector ejecutivo) y la motivacin (los servidores logran superarse a s mismos, la persona madura y la empresa triunfa).

Mtodo a Utilizar: Naresh Malhotra porque representa al colectivo de los activos intangibles que pueden ser identificados y medidos.

Indicadores a Evaluar:

Indicadores Ambiente Laboral Antigedad Capacitacin

Descripcin Operacional Entorno laboral en el que se desarrolla el trabajo cotidiano Periodo transcurrido desde el comienzo de una actividad Hacer a alguien apto por medio de herramientas proporcionadas por la compaa Comprensin de la funcin que desempea Transmitir informacin dentro de la empresa Identifica rasgos generales y su posicin de trabajo de la persona encuestada Sentimiento de participacin afectiva de un empleado Persona que posee la instruccin

Justificacin Influye en la satisfaccin y por lo tanto en la productividad Tiempo de existencia de un empleado dentro de la compaa El aprovechamiento de nueva tecnologa, puede ser mejor para el empleado Rapidez en la entrega de requerimientos Si el personal est informado, el trabajador puede ser ms receptivo a los cambios Ensean y detallan las diferencias individuales

Conocimiento del trabajo Comunicacin Interna

Datos Personales

Empata Experiencia

Acontecimiento que vive el empleado, del cual

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correspondiente para desempear satisfactoriamente un puesto Motivacin Estimulacin para incentivar al personal Grado de estudio de un empleado, que se encuentra relacionado con el conocimiento que posee Capacidad de producir, ser til o provechoso Salario que recibe de forma peridica un empleado por un cierto periodo de trabajo Cualquier conducta cuyo efecto es minimizar la cantidad de cambio que se produce Habilidad para medir y reconocer las consecuencias de lo que se llev a cabo con plena conciencia y libertad. Est formado por personas, que aportan a los mismos una serie de caractersticas diferenciales que van a influir decisivamente en los resultados que obtengan esos equipos

aprende algo y lo pone en prctica Identifica cules son los elementos para que el empleado permanezca trabajando en la empresa Identifica el nivel escolar que posee el empleado Indica la eficiencia de un empleado, su relacin con la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de produccin obtenida

Nivel de Estudio

Productividad

Remuneracin

Resistencia al Cambio

Actitud de los empleados hacia el cambio El empleado responsable acta conscientemente siendo l la causa directa o indirecta de un hecho ocurrido Resulta provechoso no solo para un empleado, sino para todo el equipo involucrado

Responsabilidad

Trabajo en Equipo

Factores a Evaluar: Escolaridad Experiencia Innovacin Formato de Medicin del Capital Intelectual para las Secretarias

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Formato de Evaluacin de Capital Integral Secretarias de la Universidad de Sweetwater Nombre del Evaluado Cargo segn Nmina Ubicacin Administrativa Fecha de Evaluacin Nombre del Evaluador

Departamento Perido de Evaluacin

Instrucciones: Lea bien los factores a evaluar y marque con una X en el grado que mejor especifique el desempeo del empleado. Factores Descripcin Escala de Evaluacin 96-100 81-95 80-61 (-)60 Sobresaliente Muy bueno Regular Malo Antigedad Manejo de situaciones con altos Experiencia niveles de tensin Responsabilidad y dedicacin en las tareas Calidad de Trabajo Capacitacin Conocimiento Savoir Faire Conocimiento de Trabajo Solucin de Problemas Empata Iniciativa personal Innovacin Motivacin Predisposicin al cambio Actitud Capacidad de recibir y Capacidad de Aprender seguir instrucciones Creatividad Pro actividad Trabajo en Equipo Puntuacin Final Observaciones

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Procedimiento de Calificacin para la Valoracin de los resultados de la Evaluacin INSTRUCCIONES PARA EL EVALUADOR:

1. Llenar la evaluacin a mano o manejar formato digital 2. Completar los datos del empleado evaluado 3. La evaluacin debe ir sin enmiendas 4. Debe completarse todas las pginas de la evaluacin y todos los factores deben ser obligatoriamente evaluados 5. El evaluador deber firmar obligatoriamente

Resultados de Evaluacin de Capital Integral Secretarias de la Universidad de Sweetwater Nombre del Evaluado Cargo segn Nmina Ubicacin Administrativa Departamento Fecha de Evaluacin Fecha de Revisin Nombre del Evaluador Sobresalient Muy bueno Regular e Escala de valuacin 96-100 81-95 80-61

Malo

()60 Cada evaluado tendr su calificacin de acuerdo al puntaje obtenido durante su revisin por medio del Evaluador. Items de Factores a Evaluar 20 20 20 20

Calificaciones 100 95 80 60

Resultados Sobresaliente Muy bueno Regular Malo

Interpretacin de los Resultados Desempea un excelente trabajo para Desde 96 hasta 100 Sobresaliente la entidad Cumple con sus labores Desde 81 hasta 95 Muy bueno adecuadamente Sigue pautas ordenadas y previsibles, Desde 61 hasta 80 Regular sin altibajos, ni cambios bruscos. Necesita capacitacin continua

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Menor o igual a 60

Malo

No realiza sus tareas como se le exige, es un efecto negativo para la entidad

3.- DETECTAR CUALES SON LAS COMPETENCIAS LABORALES QUE REQUIERE UNA SECRETARIA, DEFINIRLAS Y DISEAR UN MODELO DE EVALUACION POR COMPETENCIAS PARA LAS SECRETARIAS.

COMPETENCIAS LABORALES:

1. Conocimientos bsicos o esenciales

Intelectuales: Buena atencin, memoria, concentracin, buena ortografa y redaccin, fluidez verbal. Personales: Tener inteligencia emocional y tica, precautelar informacin confidencial, no revelar secretos, facilidad para adaptarse ante algn cambio y estar dispuesta a laborar horas extras cuando sea requerido. Interpersonales: Ser proactiva y estar dispuesta a colaborar de manera eficiente y eficaz a nivel general. Organizacionales: Estar orientada al servicio, cumplir correctamente con las normas de control interno y con el manual de procesos, ptimo manejo de recursos de trabajo (hojas para imprimir, tonner y dems suministros de oficina). Tecnolgicas: Capacidad para utilizar una computadora y el dominio de programas bsicos de Windows (Word y Excel), tener conocimiento del uso de una impresora, scanner, telfono, fax, uso del internet y programas informticos propios de la institucin para realizar los procesos administrativos, tener dominio del idioma ingls.

2. Contribuciones individuales
Implementa un sistema para mantener el orden de la correspondencia recibida as como el despacho y archivo de los mismos. Establece prioridades de los documentos recibidos. Se anticipa a las situaciones con visin a largo plazo (iniciativa). Disposicin a laborar horas extras cuando sea requerido

3. Requisitos de estudios y experiencia

Bachiller en Secretariado Bilinge y experiencia mnima de 2 aos en el cargo de Secretaria comprobable.

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EVALUACIN DEL DESEMPEO POR COMPETENCIAS PARA LAS SECRETARIAS

DATOS DEL SERVIDOR: Apellidos y Nombres del Servidor (Evaluado): Denominacin del Puesto que Desempea: Unidad Administrativa: Nombramiento y/o Contrato: Apellidos y Nombre del Responsable de la Unidad Administrativa: Periodo de Evaluacin (dd/mm/aaaa): Desde:

GLENDA JANNETTE VILLAO MARTILLO SECRETARIA TALENTO HUMANO NOMBRAMIENTO AB. GERMAN GONZALEZ Hasta: 01/02/2012 01/02/2013

EVALUACIN DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO INDICADORES DE GESTIN DEL PUESTO # Actividades:
5 Meta del Perodo Evaluado (nmero)
100

Factor:

60%
% de Cumplimiento
Nivel de Cumplimiento

Descripcin de Actividades

Indicador

Cumplidos

Mantener en confidencial.

custodia

documentos

de

carcter

reservado

Desempeo

100

100

Preparar y revisar el material necesario a utilizar en las Sesiones o reuniones.

Desempeo

100

100

100

Registrar y coordinar el despacho y distribucin de la documentacin

Desempeo

100

100

100

Registrar, verificar y clasificar la documentacin urgente y no muy urgente.

de conocimiento

Desempeo

100

95

95

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Custodiar los documentos y mantener un archivo organizado.

Desempeo

100

90

90

A ms del cumplimiento de la totalidad de metas y objetivos se adelant y cumpli con objetivos y metas previstas para el siguiente perodo de evaluacin?

APLICA EL + 4 %
SI

% DE AUMENTO
4

Total Actividades Esenciales:

CONOCIMIENTOS # Conocimientos:
Documentacin y Archivo

61%

Factor: 8%

Nivel de Conocimiento

Bueno

Organizacin de la Informacin

Muy Bueno

Redaccin Ortogrfica

Muy Bueno

Servicio al cliente

Bueno

Total Conocimientos:
COMPETENCIAS TCNICAS DEL PUESTO
# Competencias:
5

4,7%

Factor: 8%

DESTREZAS

Relevancia

Comportamiento Observable

Nivel de Desarrollo

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Organizacin de la informacin

Media

Clasifica y captura informacin tcnica para consolidarlos.

Altamente Desarrollada

Manejo de recursos materiales

Alta

Evala los contratos de provisin de recursos materiales para la institucin.

Desarrollada

Operacin y control

Media

Opera los sistemas informticos, redes y otros e implementa los ajustes para solucionar fallas en la operacin de los mismos.

Desarrollada

Recopilacin de informacin

Media

Realiza un trabajo sistemtico en un determinado lapso de tiempo para obtener la mxima y mejor informacin posible de todas las fuentes disponibles. (Obtiene informacin en peridicos, bases de datos, estudios tcnicos etc.)

Desarrollada

Percepcin de sistemas y entorno

Media

Identifica situaciones que pueden alterar el desenvolvimiento normal de los colaboradores de una unidad o proceso organizacional. Implica la habilidad de observar y aprovechar los comportamientos de los colaboradores y compaeros.

Poco Desarrollada

Total Competencias Tcnicas del Puesto :

COMPETENCIAS UNIVERSALES # Competencias: DESTREZA
6 Factor: 8%

5,6%

Relevancia

Comportamiento Observable
Realiza trabajos de investigacin que comparte con sus compaeros. Comparte sus conocimientos y experiencias actuando como agente de cambio y propagador de nuevas ideas y tecnologas.

Frecuencia de Aplicacin

APRENDIZAJE CONTINUO

Alta

Siempre

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CONOCIMIENTOS DEL ENTORNO ORGANIZACIONAL

Alta

Identifica las razones que motivan determinados comportamientos en los grupos de trabajo, los problemas de fondo de las unidades o procesos, oportunidades o fuerzas de poder que los afectan. Construye relaciones beneficiosas para el usuario externo y la institucin, que le permiten alcanzar los objetivos organizacionales. Identifica y crea nuevas oportunidades en beneficio de la institucin. Modifica las acciones para responder a los cambios organizacionales o de prioridades. Propone mejoras para la organizacin. Realiza las acciones necesarias para cumplir con las metas propuestas. Desarrolla o modifica procesos organizacionales que contribuyan a mejorar la eficiencia. Demuestra inters en atender a los usuarios internos o externos con rapidez, diagnstica correctamente la necesidad y plantea soluciones adecuadas.

Frecuentemente

RELACIONES HUMANAS

Alta

Siempre

ACTITUD AL CAMBIO

Alta

Frecuentemente

ORIENTACIN A LOS RESULTADOS

Alta

Frecuentemente

ORIENTACIN DE SERVICIO

Alta

Siempre

Total Competencias Universales:

TRABAJO EN EQUIPO, INICIATIVA Y LIDERAZGO
Factor: 16%

7%

DESCRIPCIN
TRABAJO EN EQUIPO

RELEVANCIA
Alta

COMPORTAMIENTO OBSERVABLE
Crea un buen clima de trabajo y espritu de cooperacin. Resuelve los conflictos que se puedan producir dentro del equipo. Se considera que es un referente en el manejo de equipos de trabajo. Promueve el trabajo en equipo con otras reas de la organizacin.

Frecuencia de Aplicacin

Frecuentemente

INICIATIVA

Alta

Se anticipa a las situaciones con una visin de largo plazo

Siempre

LLENAR EL CAMPO DE LIDERAZGO, SOLO PARA QUIENES TENGAN SERVIDORES SUBORDINADOS BAJO SU RESPONSABILIDAD DE GESTIN. Alto Desarrollo de los talentos y motivacin en su equipo de trabajo para generar comunicacin, confianza y compromiso a travs del ejemplo y servicio para el logro de objetivos comunes.

LIDERAZGO

Alta

Total Trabajo en Equipo, Iniciativa y Liderazgo:

14%

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OBSERVACIONES DEL JEFE INMEDIATO (EN CASO DE QUE LAS TENGA):

QUEJAS DEL CIUDADANO (PARA USO DE LAS UARHS) INFORMACIN PROVENIENTE DEL FORMULARIO EVAL-02 Nombre de la persona que realiza la queja DESCRIPCIN
No. DE FORMULARIO APLICA DESCUENTO A LA EVALUACIN DEL DESEMPEO

% DE REDUCCIN

TOTAL:

RESULTADO DE LA EVALUACIN FACTORES DE EVALUACIN CALIFICACIN ALCANZADA (%)

Indicadores de Gestin del puesto Conocimientos Competencias tcnicas del puesto Competencias Universales Trabajo en equipo, Iniciativa y Liderazgo Evaluacin del ciudadano ( - ) TOTAL EVALUACIN DEL DESEMPEO: 92,2

61,0 4,7 5,6 7,0 14,0 0,0

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EXCELENTE: DESEMPEO ALTO Fecha (dd/mm/aaaa):

CERTIFICO: Que he evaluado al (a la) servidor (a) acorde al procedimiento de la norma de Evaluacin del Desempeo. CERTIFICO: Que he revisado y aprobado la calificacin obtenida por el servidor

Jefe inmediato

Responsable de la Unidad Administrativa

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DEFINICION DE LAS COMPETENCIAS:

1. Recibir, organizar las solicitudes, oficios y documentacin. 2. Registrar, verificar y clasificar la documentacin de conocimiento urgente y no muy urgente. 3. Custodiar los documentos y mantener un archivo organizado. 4. Receptar informes de las diferentes reas administrativas. 5. Informar al Jefe sobre las reuniones programadas (lugar, fecha, hora, nombres de los asistentes, asunto a tratarse y tiempo de duracin). 6. Receptar las instrucciones del Jefe para actualizar la agenda y calendario de asistencia a eventos, citas y reuniones. 7. Preparar y revisar el material necesario a utilizar en las Sesiones o reuniones. 8. Coordinar el recibimiento de las Autoridades principales de la Institucin. 9. Registrar y coordinar el despacho y distribucin de la documentacin. 10. Coordinar los viajes internos y externos del Jefe. 11. Atender al pblico y proporcionar informacin de las solicitudes. 12. Atender correos electrnicos. 13. Realizar dems funciones que requiera el Jefe inmediato.