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MANUAL DE ORGANIZACIN
OFICINA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO
NDICE
CONTENIDO
NDICE
. 3
CAPTULO I
ASPECTOS
GENERALES
4
CERTIFICADO
DEL
MANUAL
.. 5
HOJA
DE
VIDA
.. 6
INTRODUCCIN
.. 7Y8
OBJETIVO
Y
ALCANCE
DEL
MANUAL... 9
NORMAS
GENERALES
10
POLTICAS
GENERALES
... 11
BASES
LEGALES
. 12
MISIN,
VISIN..
... 13
VALORES
ORGANIZACIONALES
. 14Y15
CAPITULO II
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA..
.. 16
DESCRIPCIN
DE
LA
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA.... 17Y18
REPRESENTACIN
GRAFICA
DE
MATRICIAL..
19
LA
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
ESTRUCTURA
POR
CARGOS
. 20
OBJETIVOS
Y
FUNCIONES
DE
LAS
ADMINISTRATIVAS.. 21
UNIDADES
JEFATURA
DE
LA
OFICINA
DE
PLANIFICACIN
PRESUPUESTO 22-24
COORDINACIN DE OPERACIONES
PRESUPUESTO. 25Y26
DE
LA
OFICINA
DE
PLANIFICACIN
DEPARTAMENTO
DE
PLANIFICACIN.
27Y28
DEPARTAMENTO
DE
PRESUPUESTO..
29Y30
REAS
DE
APOYO..............................................................................................................................
.
31
REA DE FORMULACIN Y ADMINISTRACIN DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO Y
PLANIFICACIN 32
REA DE CONTROL Y
PLANES..
EVALUACIN
33
REA
DE
TECNOLOGA
DE
LA
PRESUPUESTARIA 34
DEL
PRESUPUESTO
INFORMACIN
EN
SEGUIMIENTO
LA
DE
PLANIFICACIN
GLOSARIO
DE
TRMINOS
...... 35-37
ASPECTOS GENERALES
CERTIFICADO DEL MANUAL
Este manual fue
diseado por la
Oficina de
Planificacin y
Presupuesto,
conjuntamente con
ELABORADO
POR
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APROBADO
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Go
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Abg. Henri
Jos Falcn
Fuentes
Gobernador
Del Estado
Lara
HOJA DE VIDA
FECHA
DE
ACTIVID
AD
CARGO
DESEMPEADO
RESPONSABLE DE
ACTUALIZACIN
20 a 24
Sept.
2011
Coordinacin
Ejecutiva de la Oficina
De Personal
27 a 30
Sept.
2011
Asesora de la oficina
planificacin y presupuesto
R
e
01 a 07
Oct.
2011
Analista de apoyo
Administrativo
Re
13 Oct.
2011
Jefe de planificacin y
presupuesto de la
Gobernacin del estado Lara
17 Oct.
2011
Jefe de la oficina de
informtica de la
gobernacin del estado Lara
XX Oct.
2011
Secretario General de
gobierno
XX Oct.
2011
Red
Coo
de l
INTRODUCCIN
La Oficina de Planificacin y Presupuesto se encuentra adscrita a la Secretaria
General de Gobierno y le corresponde asesorar y promover la planificacin
presupuestaria como eje central para la definicin de los proyectos y
asignacin de los recursos, la cual debe estar sustentada en los
requerimientos y variantes del entorno y las caractersticas propias del estado,
al fin de garantizar la correcta y oportuna aplicacin de los aspectos
normativos que rigen la planificacin y el proceso presupuestario del sector
pblico.
El presente manual de organizacin de la oficina de planificacin y
presupuesto se conceptualiza como un documento de consulta y tiene como
finalidad proporcionar en forma ordenada su organizacin y constituirse en el
instrumento de referencia que define y establece las funciones de cada una de
las unidades y reas de apoyo adscritas a la unidad estratgica. Del mismo
modo, contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y
describir la operatividad de los rganos administrativos que posee la oficina, a
objeto de orientar a los responsables en el desarrollo de sus objetivos.
Con el conocimiento por parte de los usuarios y funcionarios de las
competencias o funciones que rigen el desenvolvimiento de las unidades, se
propician las condiciones favorables para el desempeo eficiente enmarcado
dentro de los estndares de calidad. As mismo, facilita el aprendizaje del
personal, proporcionado la orientacin que se requiere en las unidades y/o
reas administrativas con el propsito de mejorar, y conducir los esfuerzos del
personal para lograr la realizacin de las tareas que se han asignado,
auxilindoles tambin en el cumplimiento de funciones de procesos de una
manera clara y sencilla.
Por otra parte, es importante sealar que las acciones a seguir contempladas
en este manual podrn optimizarse a medida que l sea actualizado, lo cual
permitir la flexibilidad adecuada y la bsqueda permanente de alcanzar la
eficiencia y eficacia de la gestin. Igualmente es una herramienta de apoyo
para la gestin y logro de sus objetivos y el mismo est conformado por:
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL
Conformado por su certificacin, hoja de vida, introduccin objetivo y
alcances, normas y polticas generales, bases legales, visin, misin, valores
organizacionales que orientan y rigen de manera general la oficina.
CAPITULO II
LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
CAPITULO
OBJETIVOS Y ALCANCES
OBJETIVO GENERAL
Proporcionar la informacin que adems de orientar e informar al personal
sobre los objetivos funciones y estructura orgnica del mismo, delimite las
responsabilidades y el mbito de competencia de las distintas unidades
orgnicas y/o reas de apoyo que integran la estructura y a su vez, servir de
apoyo para la capacitacin del personal que elabora en la oficina, as como
para el personal de nuevo ingreso, de otras dependencias y/o entidades o
pblico general.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Proporcionar
informacin
sobre
las
funciones,
ubicadas
e
interrelacionadas formales de los cargos dentro de la estructura general
de la oficina de planificacin y presupuesto.
Brindar al personal los elementos conceptuales y formalidades sobre
sus funciones responsabilidades, autoridad e interrelaciones, y as
evaluar el cumplimiento de su labor.
Dar a conocer informacin para los procesos
de simplificacin
administrativa y operativa necesarias para la descripcin de procesos y
procedimientos.
OBJETIVOS ESTRATGICOS
Asesorar a la alta direccin en la formulacin de las polticas y planes de
desarrollo de la Gobernacin del Estado Lara y conducir el proceso de
planificacin y presupuesto de conformidad con los dispositivos legales
vigentes; as como, evaluar y controlar
la gestin del organismo en
concordancia con los planes, objetivo y metas institucionales.
Desplegar las actividades tcnicas administrativas en la elaboracin del plan
operativo anual de los rganos y entes de la administracin pblica estadal en
las dimensiones estratgicas; as como en la realizacin, de forma peridica,
del seguimiento y la evaluacin a la ejecucin fsica y financiera de los
proyectos incluidos en el mismo; con la finalidad de presentar de manera
oportuna los informes necesario y permitir el logro de una efectiva ejecucin
del proceso presupuestario y control de gestin.
ALCANCE
El presente manual suministra informacin netamente de carcter
organizacional, sobre la estructura orgnica y las funciones que deben
ejecutar las unidades administrativas; adems comprende las relaciones
formales y los cargos de la oficina de planificacin y presupuesto. El mismo
ser de conocimiento y cumplimiento de todos los trabajadores de dicha
oficina.
-13
CAPITULO
NORMA GENERALES
CAPITULO
POLTICAS GENERALES
-14
CAPITULO
BASES LEGALES
-15
CAPITULO
MISIN Y VISIN
MISIN
Es el rgano rector del Sistema Presupuestario Pblico del Estado encargado
de prestar Asesora Tcnica a los Entes y rganos de la Administracin
Pblica Estadal en materia de Planificacin y Presupuesto, y su integracin
con las fases del procesos presupuestario, de conformidad a las disposiciones
legales vigentes para optimizar la gestin financiera en el cumplimiento de los
fines de Estado y garantizar
la articulacin de las demandas de las
comunidades con la formulacin e implementacin de los planes de desarrollo
locales y estadales.
VISN
Ser el rgano estadal lder de referencia en el servicio de Asesora y
Asistencia Tcnica en materia de Planificacin, Presupuesto y Control de
Gestin en el mbito de su competencia, a objeto de optimizar la asignacin y
uso de los recursos, con un equipo de alto desempeo profesional y sistemas
de informacin idneos para la integracin de la Administracin Financiera y
el seguimiento de la planificacin en el logro de los objetivos institucionales
propuestos en el impulso del desarrollo del Estado.
-16
CAPITULO
VALORES ORGANIZACIONALES
LEGALIDAD
Es la revisin y comprobacin de la aplicacin de normas y resultados
obtenidos en relacin a los recursos asignados y al cumplimiento de los
programas y planes. Significa que la unidad regir sus actuaciones de
conformidad al ordenamiento jurdico vigente en materia de planificacin y
presupuesto.
EFICIENCIA
El logro de los objetivos, es el principal indicador de la eficacia de las acciones,
y se consolida con eficiencia, mediante una gestin fundamentada en la
planificacin, programacin y prevencin de contingencias, promoviendo el
aprovechamiento racional y mximo (mnimo de desperdicio) de los recursos,
garantizando ptimos niveles de desempeo operacional.
TRANSPARENCIA
A travs de este valor, se garantiza el acceso a la informacin gubernamental,
sin ms lmite que el que imponga el inters pblico y los derechos de
privacidad de particulares establecidos por la ley; as como, el uso y aplicacin
transparente de los recursos pblicos, fomentando su manejo responsable y
eliminando su indebida discrecionalidad.
EQUILIBRIO FISCAL Y PRESUPUESTARIO
Se refiere fundamentalmente a la administracin con equidad de los ingresos,
gastos y financiamiento del Sector Pblico. Los presupuestos pblicos deben
mostrar equilibrio entre el total de las cantidades autorizadas para gastos y
aplicaciones financieras y el total de las cantidades estimadas como ingresos
y fuentes financieras
RENDICIN DE CUENTAS
Obligacin de responder por la responsabilidad conferida. Incluye la obligacin
de explicar y justificar acciones especficas realizadas con el patrimonio
pblico.
COORDINACIN
Los responsables de la formulacin y ejecucin de polticas, programas y
acciones en ejercicio de sus competencias, deben armonizar y coordinar su
actuacin para asegurar un eficaz servicio.
CAPITULO
VALORES ORGANIZACIONALES
-17
CAPITULO
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
II
CAPITULO
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
II
rganos de lnea
Departamento de Planificacin
Departamento de Presupuesto
reas de apoyo
reas de formulacin y administracin
CAPTULO II
ORGANIZATIVA MATRICIAL
ESTRUCTURA
CAPITULO
ESTRUCTURA POR CARGOS
II
ETAPAS
DE
PROCESO
PRESUPUESTARIO
-20
OBJETIVO
La Oficina de Planificacin y Presupuesto constituye la unidad asesora que
conforma la unidad de apoyo y asistencia tcnica a los rganos y entes de la
administracin pblica estadal, en las diferentes etapas del proceso
presupuestario, en la aplicacin de las metodologas para la formulacin,
seguimiento, anlisis, evaluacin e integracin de la planificacin y el
sistema presupuestario, a efectos de optimizar el uso de los recursos en la
consecucin de los fines del Estado para el logro de una gestin
gubernamental eficiente.
FUNCIONES:
1. Asesorar a los rganos y entes descentralizados de administracin
pblica estadal en materia de planificacin y presupuesto, as como en
la evaluacin de la gestin institucional de sus planes y proyectos.
(Referencias Art. 44 numeral 3 Ley de Administracin del Estado Lara, Art. 3
literal g del Reglamento
de la Ley Administracin Financiera del Sector
Publico del Estado Lara, Material Lcdo. Erick).
-21
-22
-23
-24
24.Las dems que le sean asignados dentro del marco legal y normas
correspondientes en funcin de sus competencias.
OBJETIVO
-25
FUNCIONES
-26
-27
las solicitudes
sometidas
a
de
su
19.Las dems que le sean asignados, dentro del marco legal y normas
correspondientes en funcin a sus competencias.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN
UNIDAD ORGNICA: Departamento de planificacin
DEPENDE DE: Coordinacin de Operaciones de Planificacin y Presupuesto y
Jefatura de la Oficina.
UNIDAD Y/O REA SUBORDINADAS: ninguna
-28
Promover
el
uso
de
la
informacin
-29
-30
DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
UNIDAD ORGNICA: Departamento de Presupuesto
DEPENDE DE: Coordinacin de Operaciones de Planificacin y Presupuesto y
Jefatura de la Oficina.
UNIDAD Y/O REA SUBORDINADA: ninguna
OBJETIVOS
A. Supervisar y ejecutar la administracin del sistema presupuestario en
todas sus fases, en funcin de su vinculacin interna y ante los rganos
y entes del sector pblico estadal.
B. Asistir coordinacin de operaciones en los asuntos relacionados con el
desarrollo de los procesos inherentes al sistema presupuestario en
todas sus fases y su vinculacin con la formulacin y cumplimiento de
los planes.
FUNCIN
1. Asistir tcnicamente los requerimientos de consulta y asesora
presupuestaria a los rganos y entes de la administracin pblica
estadal.
2. Preparar los lineamentos, mtodos, procedimientos, normas e
instructivos relativos del desarrollo de las diferentes etapa del
presupuesto, as como los formularios respectivos (Art. 3 literal f, Regl.
L.A.F.S.P.E.L)
3. Revisar y analizar los anteproyectos de presupuestos anuales de los
rganos y entes de la administracin pblica estadal y proponer segn
el caso las recomendaciones pertinentes. (Art.3 literal d)
4. Formular el proyecto de presupuesto de ingresos y egresos de la
gobernacin del estado con todos sus soportes. (Art. 44 Nm. 1)
5. Consolidar la formulacin de presupuesto del sector privado y la
distribucin institucional del presupuesto de gastos. (Art. 44 Num.9 y
Art. 3 lit. b)
6. Participar
en la elaboracin de estrategias de gestin para el
seguimiento de la ejecucin presupuestaria de los diferentes rganos y
entes de la administracin pblica estadal.
7. Ejercer el control y evaluacin de los presupuestos pblicos estadales,
aplicando los criterios tcnicos y normativos en el mbito de aplicacin
presupuestaria.
8. Elaborar informe acerca de la ejecucin y situacin presupuestaria de la
-31
13.
Revisar la informacin presupuestaria y
financiera consolidada de los rganos y entes descentralizados de la
administracin pblica estadal con la finalidad de emitir opinin en el
informe de la cuenta anual de Gobernador del estado.
14.
Emitir los informes y reportes inherentes a
sus competencias en el mbito
presupuestario y seguimiento,
efectuado su anlisis respectivo.
15.
Participar en la elaboracin de Operativos
Anual consolidado del equipo regional.
16.
Elaborar las series de historia segn las
variables y normativas vigentes inherentes a la programacin
presupuestaria. (Art.44 Nm. L.A.E.L )
17.
Las dems que le sean asignados dentro del
marco legal y normas correspondientes en funcin a sus competencias.
-32
REAS DE APOYO
FORMULACIN Y ADMINISTRACIN DE SISTEMA DE PRESUPUESTO Y
PLANIFICACIN
rea de apoyo: Formacin y Administracin del sistema planificacin y
presupuesto.
DEPENDE DE: Coordinacin de operaciones y Jefatura de la Oficina
UNIDAD Y/O REA SUBORDINADA : ninguna
OBJETIVO
Ejecutar actividades y/o procesos de planificacin y presupuesto, tales como:
Apoyar la preparacin de anteproyectos y proyectos del presupuesto,
procesando y analizando la ejecucin de gastos del presupuesto vigente, a fin
de determinar acciones para su ajuste. As como, ejecutar acciones para la
formacin y consecucin de los planes operativos.
FUNCIONES
-33
6.
7.
presupuesto
anual,
distribucin
Las dems que le sean asignados, dentro del marco legal y normas
correspondientes en funcin a sus competencias.
FUNCIONES
-34
sobre
el
comportamiento
de
la
ejecucin
5. Prestar asesoramiento oportuno a los usuarios, para mejorar la productividad del sistema
de redes locales.
13. Calificar la labor de los desarrolladores externos de software cuando sea requerido.
14. Las dems que le sean asignados, dentro del marco legal y normas correspondientes en
funcin a sus competencias.
GLOSARIO DE TRMINOS
Administracin Pblica Estadal: conjuntos de rganos y entes que
conforman el sector pblico del Estado, los institutos o servicios
autnomos, las personas jurdicas estadales del derecho pblico, las
sociedades mercantiles donde el estado tenga participacin igual o
mayor del 50% , las fundaciones y asociaciones civiles y dems
organismos descentralizados o desconcentrados constituidos por
fondos pblicos estadales o dirigidas por personas con competencias
otorgadas por el poder pblico, cuando la totalidad de los aportes
presupuestarios o contribuciones en un ejercicio, efectuado por una o
varias
formas jurdicas ya referidas
en la presente definicin,
-36
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