CAPTULO 3 Metodologa para la elaboracin de manuales de procedimientos

El elaborar los manuales de procedimiento conlleva una metodologa; en este captulo se trata brevemente este tema; sus bases principales son la observacin, anlisis y registro detallado de las actividades La organizacin en s, toda es un sistema, que est compuesto por n nmero de elementos, que forman un ente, y vemos que un conjunto de actividades forman un procedimiento y as sucesivamente, que estn

interrelacionadas entre s, que la ausencia de una de ellas no permite el logro de los objetivos especficos. A continuacin se muestra la metodologa de elaboracin de manuales de procedimiento que tiene la Secretara de Salud, llamada Gua para la elaboracin de manuales de procedimientos de la Secretara de Salud (2004). Parte del principio de que los procedimientos constituyen la expresin operativa del desarrollo funcional de la organizacin, es necesario primeramente identificar los elementos bsicos y la informacin necesaria para definir los procedimientos que se requieran disear.

3.1.

Elementos bsicos Definen la naturaleza del proceso y procedimientos de la unidad

administrativa. Entre stos destacan por su importancia: el diagnstico de la unidad, la estructura orgnica y el manual de organizacin. Diagnstico El diagnstico permite determinar en forma objetiva la dinmica y caractersticas actuales del proceso de ejecucin de las funciones; a travs de ste, podrn detectarse los aspectos relevantes y las deficiencias o desviaciones en el desarrollo de las acciones, sus causas y tendencias, as como su incidencia en el mbito del control interno de la organizacin. Estructura orgnica Es la disposicin sistemtica de los rganos que integran una unidad, conforme a criterios de jerarqua y especializacin, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerrquicos y sus relaciones de dependencia Manual de organizacin Documento que contiene informacin detallada referente al directorio

administrativo, antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura y funciones de las unidades administrativas que integran la institucin, sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin; asimismo, contiene organigramas que describen en forma grfica la estructura de organizacin.

3.2.

Identificacin de los procedimientos Es necesario establecer un mtodo que permita la identificacin coherente

de los procedimientos de la unidad administrativa, con respecto a su estructura y funciones. Su diseo es convencional y podrn ser enriquecidos por los responsables del anlisis, adecundose al mismo tiempo a la naturaleza y caractersticas de la unidad administrativa. A continuacin se describen estos instrumentos: a) Cuadro analtico funcional para la identificacin de los procedimientos.

Tabla 5. Identificacin de procesos.

b)

Matriz para la validacin de los procedimientos y funciones.

Tabla 6. Validacin de los procesos y funciones.

c)

Matriz para la validacin de los procedimientos conforme a estructura.

Tabla 7. Validacin de los procesos de acuerdo a la estructura.

d)

Matriz para la estructura de los procedimientos.

Tabla 8. Estructura de los procedimientos.

e)

Matriz para identificacin y anlisis de las actividades.

Tabla 9. Identificacin y anlisis de las actividades.

3.3.

Muestra de dos representaciones de procedimiento: Existe una gran cantidad de formatos que se pueden utilizar para la

elaboracin de los manuales de procedimientos, el producto final depender de quien elabora y el tipo de proceso que se quiera plasmar. Muchas organizaciones utilizan los diagramas de flujo, mientras que otras utilizan de forma sencilla la narrativa, narrativas con imgenes, entre otras. En este apartado se describe de una forma sencilla la descripcin narrativa con imgenes y el diagrama de flujo: 3.3.1. Con narracin de actividades e imgenes.

La descripcin del proceso combinado lo narrativo con imgenes; comnmente es utilizada cuando se quiere mostrar la una instruccin de algn software especfico, en el caso de un procedimiento hecho en una computadora. Ejemplo:
Para crear un archivo nuevo en Acad se debern seguir los siguientes pasos: Abrir el programa de Acad. Le das click en FILE / NUEVO CTRL+N, para crear un archivo nuevo.

Tabla 10. Ventana del software Acad.

3.3.2.

Con diagrama de flujo.

Los diagramas de flujo son una parte importante del desarrollo de procedimientos, menciona el autor Alvarez Torres (1996), debido a que su sencillez grfica permite ahorrar muchas explicaciones. De hecho, en la prctica, los diagramas de flujo han demostrado ser una excelente herramienta para empezar el desarrollo de cualquier procedimiento. Los cuales sirven

principalmente para: describir las etapas de un proceso y entender cmo funciona, apoya el desarrollo de mtodos y procedimientos, da seguimiento a los productos (bienes o servicios) generados por un proceso, identifica a los clientes y proveedores de un proceso. Planifica y disea procesos con alto valor agregado, identificando las oportunidades de mejora, documenta el mtodo estndar de operacin de un proceso, entre otros. Simbologa utilizada para elaboracin de diagramas de flujo

Tabla 11. Smbolos utilizados en los diagramas de flujo.

Ejemplo:

Tabla 12. Ejemplo de un diagrama de flujo.

3.4.

Desarrollo de una manual de procedimientos

En el anexo se muestra un ejemplo de un manual de procedimientos, denominado Procedimientos de Compra, realizado en una empresa dedicada a la venta de luminarias. En ste se ejemplifica paso a paso la manera en que la persona del rea administrativa realiza las actividades de compras. desarrollado con narracin de actividades e imgenes. Ver anexo. Esta