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ASISTENTE ADMINISTRATIVO
1. IDENTIFICACIN 1.1. NOMBRE DELPUESTO: Asistente administrativo 1.2. Organigrama: 1.3. Caractersticas del Puesto 1.3.1. Gerencia o Departamento 1.3.2. rea o Seccin 1.3.3. Ubicacin Fsica 1.3.4. Horario: 1.3.5. Reporta a: 1.3.6. Supervisa a: Caja 1 y 2 :Tienda Mercado 2. OBJETIVO DEL PUESTO Brindar apoyo y asistencia administrativa para el funcionamiento operativo de la organizacin. 3. RELACIONES DE COORDINACIN LABORAL 3.1. Internas: 3.2. Externas Administracin Proveedores Contabilidad Clientes Planta de Produccin 4. FUNCIONES Frecuencia Ocas Diar. Sem. Qnal. Mens. 4.1. Principales Actividades Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. Ingreso de datos en el sistema. Elaboracin de cuentas por pagar Ingreso de datos en el sistema. Elaboracin de conciliaciones bancarias. Atencin y recepcin a clientes. Recepcin de llamadas internas y externas. Participa en el estudio y anlisis de nuevos procedimientos y mtodos de trabajo. Llena formatos de rdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, Realiza seguimiento a los pagos para su cancelacin oportuna. Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.

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Realiza solicitudes de dotacin de equipos y materiales para la dependencia. Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, caja chica, etc. Realiza registro contable. Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias. Tramita los depsitos bancarios y mantiene registro de los mismos. Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos. Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, mquinas y/o equipos de la dependencia. Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos. Lleva control de la caja chica. Brinda apoyo logstico en actividades especiales. Recopila, clasifica y analiza informacin para los planes y programas. Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad. Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad. Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros. Atiende e informa al pblico en general. Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes. Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor. Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras. 5. PERFIL DEL PUESTO 5.1. Escolaridad: Tcnico en Administracin de empresas, Contabilidad, y/o Secretariado Ejecutivo. 5.2. Experiencia: 5.2.1. Experiencia General: 5.2.2. Experiencia previa necesaria: 2 aos Asistente de logstica Asistente administrativo 5.3. COMPETENCIAS LABORALES 5.3.1. Habilidades Para su aplicacin en Facilidad de palabra Para la atencin de usuarios internos y externos. Meticulosidad (minuciosidad) El manejo de informacin Trabajo en equipo La atencin de contingencias en su responsabilidad.

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Sociabilidad Organizacin (orden y mtodos) Capacidad de anlisis Creatividad Observacin Rendimiento bajo presin Fortaleza fsica

El Trato con el cliente interno y externo La aplicacin de procesos y en el entorno laboral. Obtencin de datos para ayudar a decisiones adecuadas. En solucin de posibles imprevistos Deteccin de inconformidades Situaciones de contingencia El traslado a diferentes lugares cuando la necesidad del trabajo as lo requiera. (Realizar pagos) Para su aplicacin en El trato con el cliente interno y externo. En diferentes situaciones que el trabajo as lo requiera. El Manejo de informacin. El aprendizaje de procesos y entornos de trabajo. Situaciones cambiantes que requieran energa. Atencin al cliente interno y externo.

5.3.2. Actitudes Amabilidad Iniciativa Discrecin Adaptabilidad Dinamismo Diplomacia 5.3.3. Conocimientos: Manejo y mtodos de oficina. Redaccin, ortografa y sintaxis. Retencin de Impuesto Sobre la Renta. Leyes y reglamentos del Impuesto Sobre la Renta. Principios y prcticas de contabilidad. La elaboracin de documentos mercantiles en el rea de su competencia. Los procesos administrativos del rea de su competencia. 5.3.4. Otros conocimientos requeridos: Nivel: Computacin Idiomas
Bsico: Medio: Avanzado:

Otros:

Comp. Medio Edad Mnima: Entrenamiento: Terico en Contabilidad Estado Civil: Indistinto

Sexo:

Esfuerzo fsico: Caminar

6. REQUISITOS FSICOS: El puesto exige: Tipo de cosas: Peso Distancia aproximado: aproximada: Min. Ocas. No aplica No aplica No aplica

Frecuencia
Medi. Frec.. Mx. Const. N/Al.

Requiere: Atencin y concentracin

7. ESFUERZO MENTAL Y/O VISUAL: Justificacin:

Ocasional (Mnima).

Frecuencia
Frec. (Media). Constante (Mx). No aplica.

Manejo de informacin

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Controlar, organizar, analizar, deducir y coordinar Esfuerzo visual Esfuerzo auditivo

Equipos de cmputo Recepcin de llamadas

Trabaja en: Oficina Intemperie

8. CONDICIONES AMBIENTALES Expuesto a: Ocasional Permanente X X Temperatura adecuada Cambios bruscos de temperatura

Ocasional Permanente X X

Tipo de posible lesin: Enfermedad de la vista Cadas

9. RIESGOS Y ENFERMEDADES Causa Equipo de cmputo-monitor Trasladarse de un lugar a otro

Posibilidad Mnima Mnima

10. RESPONSABILIDADES EXIGIDAS POR EL CARGO Por custodia de valores y/o informacin Maquinaria y equipo confidencial Materiales. Cheques y/o letras de cambio Una PC, 01 monitor, 01 teclado, 01 mouse, Archivos contables, documento, 01 Escritorio correspondencia. Informacin confidencial bancaria. 11. RESPONSABILIDAD DE SUPERVISIN Cobertura de la supervisin 02 personas Tipo de controles necesarios
Perman ente

Lnea de Mando Mnima Cargos supervisados

Frecuencia
Diari os Men s. Sem.

Caja 1 y 2 : Tienda Mercado

Verificacin y control documentarios Verificacin de resultados Verificacin de procedimientos

12. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD : Trabaja siguiendo instrucciones especficas y las normas establecidas en cuanto a mtodos y sistemas de trabajo. Es responsable porque los servicios y actividades que se le encomienden, se cumplan con eficiencia y puntualidad. Debe observar discrecin y confidencialidad respecto a los asuntos que se le encomiendan.

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Le corresponde segn la actividad que realice trasladarse a diversos lugares y extender su jornada laboral en caso que se requiera. Su labor es supervisada y evaluada por medio de la apreciacin de la calidad del trabajo realizado y los resultados obtenidos.

APROBACIONES Elabor: Lic. Jenny Garca Hija C.Ps.P. 17079 Fecha: 20-07-2012 Firma: Revis: Aprob:

Fecha: Firma:

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