Manual de Procedimentos para Controle Patrimonial

IFPA

Ano 2013

Sumrio
Apresentao .............................................................................................................................................. Pag.3 Disposies Gerais ...................................................................................................................................... Pag.4 Material ...................................................................................................................................................... Pag.4 Bens Mveis ................................................................................................................................................ Pag.4 Material de Consumo ................................................................................................................................. Pag.4 Material Permanente.................................................................................................................................. Pag.4 Classificao ................................................................................................................................................ Pag.4 Material de Consumo ................................................................................................................................. Pag.4 Pedidos de Material de Consumo e Permanente ....................................................................................... Pag.5 Aquisio e Recebimento ........................................................................................................................... Pag.5 Recebimento Provisrio.............................................................................................................................. Pag.6 Recebimento Definitivo(Aceite).................................................................................................................. Pag.6 Registro Patrimonial ................................................................................................................................... Pag.6 Tombamento .............................................................................................................................................. Pag.6 Distribuio e Controle Patrimonial............................................................................................................ Pag.7 Responsabilidade por uso, guarda e conservao...................................................................................... Pag.7 Movimentao de Material ........................................................................................................................ Pag.8 Levantamento Fsico ................................................................................................................................... Pag.8 Inventrio .................................................................................................................................................... Pag.8 Objetivos ..................................................................................................................................................... Pag.8 Tipos de Inventrio ..................................................................................................................................... Pag.9 Alienao, desfazimento e Renncia ........................................................................................................ Pag.10 Baixa Patrimonial ...................................................................................................................................... Pag.11

A PR E S E N TA O

O presente Manual de Procedimentos, que tem como escopo disciplinar e regulamentar o registro e manejo dos bens materiais de propriedade do Regional, sejam eles imveis ou mveis, entendidos estes como o conjunto de mveis, equipamentos, componentes sobressalentes, acessrios, utenslios, veculos em geral, matrias-primas e outros bens utilizveis ou passveis de utilizao nas suas atividades, de modo a fixar as responsabilidades dos diversos setores e agentes pblicos em seu registro e manuseio.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA CONTROLE PATRIMONIAL DO CAMPUS ABAETETUBA

1 DISPOSIES GERAIS O presente instrumento dispe acerca do controle patrimonial de bens mveis e imveis que integram o patrimnio do Campus Abaetetuba. Os procedimentos aqui descritos foram estabelecidos com base na Lei Federal n 4.320, de 17 de maro de 1964, na Lei Federal n 8.666, de 21 de junho de 1993, Decreto n 99.658, de 30 de outubro de 1990, Decreto n 6.087, de 20 de abril de 2007, bem como nos procedimentos administrativos relativos matria em foco, adotados por outras instituies. 2 MATERIAL Para fins deste Manual, material designao genrica de mveis, equipamentos, componentes sobressalentes, acessrios, utenslios, veculos em geral, matrias-primas e outros bens utilizados ou passveis de utilizao nas atividades do Campus. Quanto sua natureza e finalidade, os materiais so classificados na forma disposta no Plano de Contas da Administrao Pblica Federal, conforme aspectos e critrios de classificao em naturezas de despesas contbeis da Secretaria do Tesouro Nacional. 2.1 BENS MVEIS So agrupados como Material de Consumo ou Material Permanente. 2.1.1 MATERIAL DE CONSUMO aquele que, em razo de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade fsica e/ou tem sua utilizao limitada a 02 (dois) anos. Sua aquisio realizada em despesa de custeio e no possui controle aps sua distribuio. Materiais que apresentem baixo valor monetrio, baixo risco de perda e/ou alto custo de controle patrimonial devem, preferencialmente, ser considerados como materiais de consumo. Material de consumo armazenado em estoque de almoxarifado considerado integrante do patrimnio do Campus. 2.1.2 MATERIAL PERMANENTE aquele que, em razo de seu uso corrente, no perde sua identidade fsica e/ou tem uma durabilidade superior a 02 (dois) anos. Sua aquisio realizada em despesa de capital e possui controle individualizado. Para fins de controle patrimonial, imvel considerado material permanente. 2.1.3 CLASSIFICAO Quanto forma de utilizao, um bem mvel classificado em: a) de uso individual, quando apenas uma pessoa o utiliza contnua e constantemente; b) de uso coletivo ou comum, quando for utilizado por vrias pessoas.

Quanto situao patrimonial, um bem classificado como: a) Bom - quando estiver em perfeitas condies e em uso normal; b) Ocioso - quando, embora esteja em perfeitas condies, no est sendo usado; c) Recupervel - quando estiver avariado e sua recuperao for possvel e orar, no mximo, at cinquenta por cento de seu valor de mercado; d) Antieconmico - quando estiver avariado e sua recuperao orar mais do que cinquenta por cento de seu valor de mercado ou seu rendimento for precrio, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; e) Irrecupervel - quando no mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido perda de suas caractersticas ou em razo da inviabilidade econmica de sua recuperao. 3 PEDIDOS DE MATERIAL DE CONSUMO E PERMANENTE As requisies de material de consumo de uso comum devem ser dirigidas Coordenao Geral de Almoxarifado e Patrimnio mediante sistema informatizado no perodo de 01 a 10 de cada ms. As requisies sero atendidas, no mximo, at o dia 20 de cada ms. A quantidade de material a ser fornecida controlada, levando-se em considerao o consumo mdio mensal dos setores requisitantes. A unidade interessada na utilizao de material permanente deve formalizar pedido de compra Diretoria de Administrao e Planejamento, respeitando os trmites processuais, aps verificar previamente junto Coordenao Geral de Almoxarifado e Patrimnio a disponibilidade do material. As requisies que no puderem ser atendidas sero encaminhadas Diretoria de Administrao e Planejamento para anlise de viabilidade e oportunidade de aquisio. 4 AQUISIO Os materiais componentes do patrimnio do Campus Abaetetuba so adquiridos mediante compra, doao, permuta, cesso ou produo interna assim definidas: a) Compra - aquisio remunerada de material com utilizao de recursos oramentrios; b) Doao - modalidade de aquisio em que os materiais so entregues gratuitamente ao Campus Abaetetuba por entidades pblicas ou privadas; c) Permuta - troca de materiais entre o Campus Abaetetuba/IFPA e outros rgos ou entidades da Administrao Pblica. d) Cesso - ocorre quando materiais so entregues ao Campus Abaetetuba/IFPA com transferncia gratuita de posse e direito de uso, por rgos ou entidades da Administrao Pblica. e) Bens Gerados em Produo Interna - so aqueles produzidos no prprio rgo. 5 RECEBIMENTO Compete Coordenao Geral de almoxarifado e Patrimnio, o recebimento de bens mveis e materiais adquiridos.

Ao dar entrada no Almoxarifado, o bem deve estar acompanhado: a) no caso de compra, de Nota Fiscal, Fatura ou Nota Fiscal/Fatura correspondente; b) no caso de recebimento em doao, permuta ou cesso, pelo ter- mo ou outro documento comprobatrio que oriente o registro do bem no Sistema de Controle de Material; c) no caso de bem produzido internamente, por documento com estimativa do custo de sua produo ou valor de avaliao de mercado. 5.1 RECEBIMENTO PROVISRIO o ato pelo qual o material entregue ao Campus Abaetetuba no local previamente designado, no implicando aceitao. A prova do recebimento constituda pela assinatura do responsvel no documento fiscal e serve apenas como ressalva ao fornecedor, para os efeitos do item 4, alnea a e de comprovao da data da entrega. 5.2 RECEBIMENTO DEFINITIVO (ACEITE) o ato pelo qual o servidor competente ou comisso designada, declara, na Nota Fiscal ou em outro documento hbil, que o material recebido satisfaz s especificaes contratadas, consoante o art. 73 da Lei 8.666/93. 6 REGISTRO PATRIMONIAL Procedimento administrativo que consiste em incluir no cadastro patrimonial do Campus Abaetetuba as caractersticas, especificaes, nmero de tombamento, valor de aquisio e demais informaes sobre um bem permanente adquirido. O Registro Patrimonial atribui uma conta patrimonial do Plano de Contas da Administrao Pblica Federal a cada material de acordo com a finalidade para a qual foi adquirido. O valor do bem a ser registrado o constante do respectivo documento fiscal, de doao, permuta, cesso, produo interna ou avaliao. 7 TOMBAMENTO Consiste na formalizao da incluso fsica de um material permanente no acervo do Campus Abaetetuba, com a atribuio de um nmero nico de registro patrimonial. O nmero de tombamento aposto mediante gravao, fixao de plaqueta, etiqueta ou qualquer outro mtodo adequado s caractersticas fsicas do bem e nico para o Campus Abaetetuba. Na fixao de plaqueta, devero ser observados os seguintes aspectos: a) apor em local de fcil visualizao para efeito de identificao, preferencialmente na parte frontal do bem; b) evitar fixar plaqueta em partes que no ofeream boa aderncia; c) evitar reas que possam acarretar a deteriorao da plaqueta.

Materiais permanentes e materiais de consumo recebidos, mediante qualquer processo de aquisio, devem ser incorporados ao patrimnio do Campus Abaetetuba antes da distribuio aos diversos setores do Campus. 8 DISTRIBUIO E CONTROLE PATRIMONIAL A Coordenao Geral de Almoxarifado e Patrimnio distribui o material permanente de forma a atender o pedido gerador de sua compra. Nenhum material permanente pode ser distribudo a qualquer servi- dor sem a respectiva Carga Patrimonial, que se efetiva com assinatura aposta em Termo de Movimentao de Bens (Termo de responsabilidade de bens). Carga Patrimonial a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatrio. Somente servidor investido em funo de confiana pode se responsabilizar pela Carga Patrimonial. Descarga Patrimonial se efetiva com a transferncia de responsabilidade pela guarda do material. necessria comunicao Coordenao Geral de Almoxarifado e Patrimnio com a informao do nmero do tombamento e o motivo. Em caso de ausncia de Aceite no Termo de Movimentao Patrimonial, a Coordenao Geral de Almoxarifado e Patrimnio informa a Diretoria Administrativa para devidas providncias. 9 RESPONSABILIDADE POR USO, GUARDA E CONSERVAO Ao servidor responsvel pela Carga Patrimonial cabe zelar pelo uso, guarda e conservao, devendo comunicar qualquer irregularidade ocorrida com o bem. Compete ao responsvel pela Carga Patrimonial: a) solicitar Coordenao Geral de almoxarifado e Patrimnio, no incio de suas atividades na unidade para a qual foi designado, que seja lavrado o Termo Geral de Responsabilidade dos Bens que sero mantidos sob sua guarda; b) conferir e certificar o Material Permanente existente sob sua guarda e solicitar Coordenao Geral de almoxarifado e Patrimnio a Descarga Patrimonial do Termo de Responsabilidade assumido, quando dispensado das atribuies na unidade para a qual foi designado; c) adotar medidas e estabelecer procedimentos complementares s normas constantes deste Manual, que visem a garantir o efetivo controle do Material Permanente existente em sua unidade; d) realizar conferncia peridica, parcial ou total, sempre que julgar conveniente e oportuno, independentemente do inventrio anual; e) supervisionar as atividades relacionadas com o bom uso e guarda dos bens localizados em sua Unidade. Compete a todos os servidores do Campus Abaetetuba: a) dedicar cuidado aos bens do Acervo Patrimonial do Campus, bem como ligar, operar e desligar equipamentos conforme as recomendaes e especificaes de seu fabricante; b) adotar providncias que preservem a segurana e conservao dos bens mveis existentes em seu Setor; c) manter os bens de pequeno porte em local seguro;

d) comunicar, o mais breve possvel, Chefia imediata ou Unidade de Segurana a ocorrncia de qualquer irregularidade envolvendo o patrimnio do Campus Abaetetuba, providenciando, em seguida, a comunicao escrita. Todo servidor poder ser chamado responsabilidade pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material que esteja ou no sob sua guarda. 10 MOVIMENTAO DE MATERIAL A movimentao de material deve ser precedida de registro no instrumento de controle no perodo ocorrido entre sua incorporao e desincorporao patrimonial. A Coordenao Geral de almoxarifado e Patrimnio supervisiona e controla a distribuio do material solicitado, promovendo os cortes necessrios nos pedidos de fornecimento das unidades requisitantes. Nenhum Material Permanente poder ser movimentado sem a respectiva carga, que se efetiva com o termo de responsabilidade, assinado pelo consignatrio. A movimentao de materiais s poder ocorrer com a cincia da Coordenao Geral de almoxarifado e Patrimnio. 11 LEVANTAMENTO FSICO Procedimento administrativo que certifica a existncia de um bem do Campus Abaetetuba. Deve ser verificada a coincidncia da descrio do material com os registros de controle patrimonial. No levantamento fsico de um bem permanente, deve ser verificada a integridade e afixao do Nmero de Tombamento, cujo comprometimento deve ser imediatamente comunicado Coordenao Geral de almoxarifado e Patrimnio. O levantamento pode abranger um ou certo conjunto de bens ou a totalidade de bens existentes no Campus Abaetetuba. 12 INVENTRIO Procedimento administrativo realizado por meio de levantamentos fsicos, que consiste no arrolamento fsico-financeiro de todos os bens existentes no Campus Abaetetuba, no estoque de Almoxarifado, no depsito de Patrimnio do Campus. 12.1 OBJETIVOS: a) verificar a exatido dos registros de controle patrimonial, me- diante a realizao de levantamentos fsicos do Campus; b) verificar a adequao entre os registros do sistema de controle patrimonial e os do Sistema Integrado de Administrao Financeira - SIAFI; c) fornecer subsdios para a avaliao e controle gerencial de Mate- riais Permanentes.

12.2 TIPOS DE INVENTRIO: a) de verificao - realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar qualquer bem ou conjunto de bens, por iniciativa da Coordenao Geral de almoxarifado e Patrimnio ou a pedido do responsvel pela carga patrimonial; b) de transferncia - realizado quando da mudana de um titular de funo de confiana detentor de Carga Patrimonial; c) de criao - realizado quando da criao de uma unidade; d) de extino - realizado quando da extino ou transformao de uma unidade; e) anual - realizado para comprovar a exatido dos registros de con- trole de todo o patrimnio do CAMPUS. Durante a realizao de qualquer tipo de inventrio, fica vedada toda e qualquer movimentao fsica de bens localizados nas unidades abrangidas pelos trabalhos, exceto mediante autorizao da Diretoria Geral ou da Diretoria Administrativa. Os inventrios esto a cargo do responsvel pela carga patrimonial e ou por comisso especfica (COMISSO DE INVENTRIO). A Coordenao Geral de almoxarifado e Patrimnio deve apresentar ao inventariante o Termo Geral Contbil (RMA E RMB) da unidade onde se realizar o inventrio. O inventrio anual realizado por uma Comisso de Inventrio, composta de, no mnimo, trs membros. Para auxiliar a Comis- so, podem ser convocados estagirios e funcionrios de empresas prestadoras de servios para desenvolver tarefas administrativas sob superviso do Presidente da Comisso. No desempenho de suas funes, a Comisso de Inventrio competente para: a) requisitar servidores, mquinas, equipamentos, transporte, mate- riais e tudo mais que for necessrio ao cumprimento das tarefas da Comisso; b) identificar a situao patrimonial e o estado de conservao dos bens inventariados, discriminando em relatrio os suscetveis de desfazimento para cincia da Unidade de Patrimnio; c) propor ao Diretor Geral e ao Diretor Administrativo a apurao de irregularidades constatadas; d) relacionar e identificar com numerao prpria da Comisso os bens permanentes que se encontram sem nmero de tombamento, cdigo de barras, plaqueta metlica ou outro tipo de etiqueta que comporta o nmero de patrimnio ou ainda, sem o devido registro patrimonial para que a Coordenao Geral de almoxarifado e Patrimnio tome as devidas providncias; e) solicitar o livre acesso em qualquer recinto para efetuar levanta- mento e vistoria de bens. As informaes bsicas para elaborao do relatrio de inventrio podem ser obtidas atravs de: a) levantamento fsico dos bens; b) cadastro de bens mveis. A Comisso designada para realizar o inventrio anual deve apresentar ao Diretor Geral um relatrio, circunstanciando todas as irregularidades e demais aspectos observados nos trabalhos. Toda documentao de quaisquer inventrios deve ser arquivada no Gabinete da Diretoria Geral.

13 ALIENAO, DESFAZIMENTO E RENNCIA O Material Permanente considerado por comisso especfica ocioso, recupervel, antieconmico ou irrecupervel, cuja permanncia ou remanejamento no mbito do Campus Abaetetuba ou do IFPA seja julgado desaconselhvel ou inexeqvel, passvel de alienao, por meio de venda, doao ou permuta, ou transferncia entre Campi, ou desfazimento, por meio de inutilizao ou abandono. A Coordenao Geral de almoxarifado e Patrimnio efetua, periodicamente, levantamento de bens suscetveis de alienao ou desfazimento, excetuando-se os equipamentos de informtica, que ficam a cargo do Ncleo de tecnologia da Informao do Campus Abaetetuba. A alienao ou qualquer outra forma de desfazimento dos bens considerados genericamente inservveis fica a cargo de comisso composta de, no mnimo, trs membros, designada pela Direo Geral do Campus Abaetetuba/IFPA. Compete ainda ao Diretor Administrativo, designar comisso de reaproveitamento, movimentao, alienao e outras formas de desfazimento de material e homologar parecer da comisso, dando aos bens a destinao legal que entender cabvel. O desfazimento de bens, havendo existncia de interesse pblico e autorizao do Diretor Geral do Campus Abaetetuba, depender de avaliao prvia feita por comisso e de licitao via leilo ou outra modalidade de desfazimento prevista para a Administrao Pblica. A avaliao prvia ser feita considerando-se o preo de mercado ou, na impossibilidade de obt-lo, pelo valor histrico corrigido ou valor atribudo por avaliador competente. A licitao ser dispensada e a avaliao prvia dever ser feita pelo valor de aquisio ou pelo custo de produo nos seguintes casos de alienao: a) doao, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, aps avaliao de sua oportunidade e convenincia scio- econmica relativamente escolha de outra forma de alienao, no devendo acarretar quaisquer nus para o Campus; b) permuta, permitida exclusivamente entre rgos ou entidades da Administrao Pblica. A alienao por doao deve ser devidamente justificada pela autoridade competente, observando-se o seguinte quanto destinao do material: a) Ocioso e Recupervel, para rgos ou entidades pblicas da esfera federal direta, autrquica ou fundacional, ou outro rgo integrante de qualquer Poder da Unio; b) Antieconmico, para Estados e Municpios mais carentes, em- presas pblicas, sociedades de economia mista, instituies filantrpicas, desde que, reconhecidas de utilidade pblica pelo governo federal e organizaes da sociedade civil de interesse pblico. c) Irrecupervel, para instituies filantrpicas, desde que, reconhecidas de utilidade pblica pelo governo federal e organizaes da sociedade civil de interesse pblico. Verificada a impossibilidade ou a inconvenincia da alienao, a Diretoria Administrativa ou Coordenao Geral de almoxarifado e Patrimnio ou Comisso devidamente autorizada pela autoridade competente deve determinar a renncia ao direito de propriedade, a consequente baixa da Carga Patrimonial e sua

inutilizao ou abandono, na forma de destinao a depsitos pblicos adequados, mediante termos de inutilizao ou de justificativa de abandono, os quais integraro o respectivo processo de desfazimento. A inutilizao consiste na destruio parcial ou total de material que oferece ameaa vital para pessoas, risco de prejuzo ecolgico ou inconvenientes de qualquer natureza para a Administrao do Campus, sempre que necessrio, feita mediante assistncia de setores especializados, de forma a ter sua eficcia assegurada. Os smbolos nacionais, armas, munio e materiais pirotcnicos sero inutilizados em conformidade com a legislao especfica. 14 BAIXA PATRIMONIAL Retirada de bem do patrimnio do Campus, mediante registro de transferncia para o controle de bens baixados, feita exclusivamente pela Coordenao Geral de almoxarifado e Patrimnio do Campus. O Nmero de Tombamento de um bem baixado no ser aproveitado para qualquer outro bem. A autorizao de efetivao da Baixa Patrimonial compete ao Diretor Geral ou ao Diretor Administrativo em processo administrativo com a devida justificativa. Para fins de registro no SIAFI, a Coordenao Geral de almoxarifado e Patrimnio do Campus deve encaminhar todos os documentos relativos Baixa Patrimonial de materiais Coordenao de Contabilidade do Campus Abaetetuba sempre em consonncia com Diretoria sistmica de contabilidade da Reitoria/IFPA.