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Procuradura General de la Nacin

Manual de Contratacin

Manual de Contratacin Procuradura General de la Nacin

Tabla de contenido

INTRODUCCIN .................................................................................................... 3 Captulo I ASPECTOS GENERALES .................................................................... 4

Captulo II FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL ..................................... 9 Captulo III PLANEACION DE LA CONTRATACIN ......................................... 13 Captulo IV MODALIDADES DE SELECCIN CONTRATISTAS ...................... 32 Capitulo V CONDICIONES CONTRACTUALES...60 Captulo VI SOLUCION DE CONTROVERSIAS ................................................. 63

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Introduccin

Teniendo en cuenta que con la contratacin pblica se busca el cumplimiento de los fines estatales, es imperioso que las entidades pblicas cuenten con instrumentos que les faculten lograr la seleccin adecuada de los contratistas que les permitirn la consecucin de los mismos. Por ello, el propio Estado ha expedido cuantiosas normas buscando dotar a las entidades con herramientas que permitan dicha seleccin idnea. Con la Ley 80 de 1993 se dot a las entidades de la estructura general y los principios de la contratacin estatal. Ahora, con la reforma a la Ley 80 de 1993, a travs de la Ley 1150 de 2007, se pretende la reduccin de costos del proceso contractual y con ello el procedimiento de seleccin elaborado sobre la base de los principios que rigen la contratacin pblica, en bsqueda del cumplimiento de los fines estatales. Aplicacin del principio de transparencia y publicidad mediante la divulgacin de las actuaciones precontractuales y contractuales en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica- SECOP, en bsqueda de unificar la informacin contractual e integrar todos los sistemas que se involucren en la gestin, Registro nico Empresarial y SICE, entre otros. La nueva legislacin crea procesos adicionales como la seleccin abreviada que pretende simplificar el proceso contractual, garantizando una mejor eficiencia en la gestin desarrollada por la Entidad, especficamente en lo que atae para el mercado de suministros el sistema de subasta inversa al precio mas bajo, o instrumentos de compra por catalogo que el Gobierno Nacional tiene pendiente por reglamentar el inciso 4 del pargrafo 5 del Art. 2 de la Ley 1150 de 2007 y el pargrafo transitorio del Art. 17 del Decreto. 2474 de 2008, correspondiente al uso de los acuerdos marco de precios para la adquisicin de bienes y servicios procedimientos de adquisicin de bolsas de productos. Aspectos relevantes como la manera en que se verifican las condiciones de los contratistas que no tienen asignacin de puntaje, en los aspectos jurdicos, financieros, de experiencia y organizacin del proponente, dentro de los trminos de "Pasa y no Pasa", permitiendo aclarar sobre los documentos presentados y otro aspecto en la evaluacin
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que se realiza mediante la ponderacin de los factores tcnicos y econmicos de la propuesta bajo criterios y reglas claras establecidas previamente en los pliegos de condiciones. Los procesos de seleccin y criterios de evaluacin de las ofertas siguen la naturaleza del objeto, antes que su valor, de manera que resulta fundamental analizar el precio una vez valorado la calidad y especificidad de los productos, a contrario de lo que sucede en los procesos de consultora, situacin diferente sucede para los procesos restantes, donde su ponderacin se realiza en el precio y la calidad. As mismo se ampli el concepto de concurso de mritos en lo que tiene que ver con los procesos de consultora y hubo redefinicin en el proceso de contratacin directa, con discrecionalidad regulada en el entendido de garantizar los principios de la contratacin estatal. Precisa la responsabilidad derivada de la delegacin de competencia establecida en el artculo 12 de la Ley 80 de 1993, en cuanto a que la misma no exonera al delegante en sus compromisos obligacionales de vigilar la actividad precontractual y contractual dada al delegatario. As como flexibilidad en las garantas y redefinicin de las reglas aplicables para la liquidacin de los contratos.

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CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1.1 Objeto del Manual El presente documento ha sido diseado como herramienta para todos los servidores pblicos encargados de adelantar los procesos de la contratacin pblica en la PROCURADURIA, en las etapas precontractual, contractual y post contractual, en virtud de la delegacin y/o desconcentracin de funciones; y como definicin de polticas, fijacin de parmetros y reglas para aquellas personas que se encuentren interesadas en conocer y participar de los procesos y procedimientos que rigen la contratacin en la Procuradura General de la Nacin. El Decreto 2474 de 2008 dispuso en su Art. 89, modificado por el Art. 5 del Decreto 3576 del 17 de septiembre de 2009, que Las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratacin debern contar con un manual de contratacin, en el que se sealen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegacin o desconcentracin de funciones, as como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecucin contractual. No obstante, la Procuradura General de la Nacin expide este instrumento como gua procedimental y de consulta. Las materias no contempladas en este instrumento se entienden regidas por las normas aplicables y en caso de incompatibilidad entre las normas respecto de este manual se aplicarn las que sean de mayor jerarqua. 1.2 Normas que se invocan en el proceso de contratacin. Los contratos estatales se sujetaran a las normas y principios que regulan la Contratacin Pblica en especial la Constitucin Poltica, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y sus Decretos reglamentarios. Forman parte del marco legal de contratacin, el Estatuto Orgnico de Presupuesto, las normas de austeridad del gasto. 1.3 Principios que rigen la contratacin pblica.
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Principio de transparencia: Este principio garantiza la publicidad y contradiccin de los informes y actuaciones surgidos dentro del proceso, as como la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes intervengan en l. Principio de Planeacin: Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la contratacin, esto es, armonizar y articular los requerimientos tcnicos del proyecto a desarrollar con miras a satisfacer las necesidades de la Procuradura. Principio de Economa: Se tendr en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la seleccin objetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos necesarios. Principio de responsabilidad Los servidores pblicos de la Procuradura estn obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratacin y a vigilar la correcta ejecucin de los contratos. As mismo, el numeral 3 del artculo 26 del estatuto de contratacin consagra que las entidades y los servidores pblicos respondern cuando hubieren abierto procesos de seleccin sin haber elaborado previamente los pliegos de condiciones, o cuando los elaboren en forma incompleta, ambigua o confusa, que conduzca a interpretaciones de carcter subjetivo. Los funcionarios que intervengan en la planeacin, trmite, celebracin, ejecucin y liquidacin de un contrato, estn obligados a proteger los derechos de la Procuradura, del Contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos funcionarios debern responder por sus actuaciones y omisiones antijurdicas e indemnizar los daos que se causen por razn de ellas. El comit de evaluacin es la instancia encargada de analizar que las propuestas presentadas en los diferentes procesos de seleccin se sujeten a las reglas contenidas en
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los pliegos de condiciones, aplicando los principios que rigen la contratacin administrativa. Sus integrantes estn sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses y recomendarn al ordenador del gasto el sentido de la decisin a adoptar, de conformidad con la evaluacin efectuada. Los Contratistas respondern por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado informacin falsa o no ajustada a la verdad y por la buena calidad del objeto a contratar Los contratistas interventores (si no son servidores pblicos) y los asesores externos, son particulares que ejercen funciones pblicas y por lo tanto estn sujetos al rgimen de responsabilidades aplicable a los servidores pblicos. Los consultores y asesores externos responden civil, penal y fiscalmente por los daos que se ocasionen a la entidad con sus acciones u omisiones en el desempeo de las funciones. Principio de Seleccin Objetiva: Es una obligacin de la Procuradura, respecto de todos los procesos y procedimientos contractuales, la escogencia de los contratistas de forma objetiva, esto es que en ningn caso la seleccin del contratista puede ser subjetiva. Cundo es objetiva la seleccin? Cuando la escogencia se haga al ofrecimiento ms favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideracin factores de afecto o de inters y, en general, cualquier clase de motivacin subjetiva. Principio de Publicidad: Principio generador de participantes que tienen la posibilidad de conocer los proyectos de pliegos, pliegos de condiciones definitivos de los procesos que se estn adelantando en la Procuradura, por encontrarse publicados en el portal de contratacin y en los diarios de amplia circulacin en la oportunidad regulada por ley.

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Principio del debido proceso: La Procuradura garantizar que toda actuacin administrativa vinculada con la actividad contractual d cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y controvertir las decisiones de la administracin. El debido proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales. Igualmente, opera cuando, dentro del desarrollo de un proceso contractual de seleccin de contratistas, se omite alguna de las etapas necesarias. Supremaca de lo sustancial sobre lo formal: En todo proceso de seleccin de contratistas primar lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podr rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la Procuradura en el pliego de condiciones. Tales requisitos o documentos podrn ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicacin.

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CAPITULO II FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL 2.1. Naturaleza de la Procuradura. La Procuradura General de la Nacin es la Entidad que representa a los ciudadanos ante el Estado. Es el mximo organismo del Ministerio Pblico, conformado adems por la Defensora del Pueblo y las Personeras. La Procuradura tiene autonoma administrativa, financiera y presupuestal en los trminos definidos por el Estatuto Orgnico del Presupuesto Nacional. En materia de contratacin la Ley 80 de 1993 le otorga a la Procuradura capacidad para contratar[1]. 2.2. Competencia para la Contratacin. La Ley 80 de 1993 otorga competencia para celebrar contratos al Procurador General de la Nacin.[2 Son facultades del funcionario ordenador del gasto: La adjudicacin, la celebracin, las prrrogas, modificaciones y actos que expida en la ejecucin de la actividad contractual; el ejercicio de las clusulas excepcionales (terminacin, interpretacin y modificacin unilateral, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad); la imposicin de multas, la declaracin del incumplimiento del contrato , la liquidacin y todos los actos inherentes a la actividad contractual. De conformidad con lo estipulado en el artculo 12 del citado estatuto, el Seor Procurador, a travs de la Resolucin 025 de 2000, efectu la delegacin de la competencia para celebrar contratos y adelantar los procesos de seleccin contractual en el Secretario General de la Procuradura, sin lmite de cuanta, no delegada en otro servidor pblico del nivel territorial.

[1]

Vase Artculo 2 literal b Ley 80 de 1993 modificado por el artculo 21 de la Ley 1150 de 2007 Vase Artculo 11 numeral 2 literal a Ley 80 de 1993

[2]

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En este sentido, al estar la ordenacin del gasto en cabeza del Secretario General, las diferentes dependencias deben preparar los estudios previos y solicitudes de modificacin, adicin, prrroga, terminacin de contratos, entre otras, para su consideracin, quien definir los procedimientos a seguir en cada caso con el acompaamiento de la Oficina Jurdica, convirtindose as las distintas reas en un apoyo para la adopcin de las medidas a que haya lugar por parte de la Secretara General. 2.3. Inhabilidades e Incompatibilidades No podrn participar en procedimientos de seleccin ni celebrar contratos con la Procuradura General de la Nacin, las personas naturales o jurdicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad sealadas en la Constitucin Poltica, en las Leyes y especialmente, las contempladas en los Arts. 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, el Art. 5 de la Ley 828 de 2003 y las adicionadas por los artculos 74 y pargrafo del Art. 19 del Decreto 2474 de 2008 y artculos 1, 2, 4, 5, 84, 90 de la Ley 1474 de 2011. En el evento que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente en un proceso contractual, se entiende que renuncia a la participacin y a los derechos adquiridos en el mismo. Si sobreviene en un contratista, debe realizarse la cesin del contrato, previa autorizacin de la Procuradura y si sobreviene en uno de los miembros del Consorcio o Unin Temporal, ste debe ceder su participacin a un tercero, previa autorizacin de la PGN. 2.4 Funciones de las dependencias que intervienen en el proceso contractual

ACTIVIDADES O TAREAS Elaborar y consolidar el Plan de compras Aprobacin del plan de compras Remisin del formato de necesidad del bien o servicio a la Divisin Administrativa Evaluar el plan de compras y asesorar al Ordenador del Gasto en cuanto a su aplicacin Consulta de precios o condiciones del mercado, Elaboracin del estudio de Mercado Elaboracin de Estudios previos
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RESPONSABLES Divisin Administrativa Ordenador del Gasto Jefes de Oficina, Delegados. Divisin Administrativa Divisin Administrativa Dependencia interesada en la contratacin

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Revisin de Estudios previos Elaboracin de la Invitacin Pblica de contratacin de Mnima Cuanta Elaboracin del proyecto de pliego de condiciones, pliego de condiciones definitivo, avisos de convocatoria Recepcin de observaciones o solicitudes de aclaraciones al pliego definitivo y proyectar las respuestas

Divisin Administrativa y Oficina Jurdica Oficina Jurdica Oficina Jurdica Dependencias interesadas en el proceso y Oficina Jurdica Secretara General Divisin Financiera Administrador del plan

Publicacin de documentos en el SECOP Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Expedicin del certificado de plan de compras Aprobacin de los documentos que se generen en la actividad contractual Ordenador del gasto Recepcin de ofertas Divisin Administrativa Designacin de los comits asesores para verificar y Junta de Licitaciones y evaluar las ofertas Adquisiciones Verificacin y evaluacin de las ofertas Comits Asesores designados Junta de Licitaciones Presentacin de informes de evaluacin y verificacin Adjudicaciones Publicacin de informes en el SECOP y en la pgina WEB Secretara General institucional Recibo de observaciones al informe de verificacin y evaluacin y respuesta al mismo. Comits Asesores Entrega de respuestas a la Junta de Licitaciones y adquisiciones Comits Asesores Junta de Licitaciones Analizar y aprobar las respuestas entregadas por los Adquisiciones comits Junta de Licitaciones Asesorar al ordenador del gasto sobre la adjudicacin Adquisiciones Adjudicacin de los procesos contractuales Designacin del supervisor
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Ordenador del gasto Junta de Licitaciones Adjudicaciones

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Elaboracin de los contratos resultantes de los procesos contractuales Registro presupuestal del contrato Reporte mensual de los contratos elaborados en la Cmara de Comercio Reporte de contratos al sistema nico de informacin del personal Departamento de la Funcin Pblica (prestacin de servicios, asesoras y consultoras).Excepto pasajes, vigilancia, cafetera aseo y fotocopias Publicar el contrato electrnicamente en la Imprenta Nacional en los eventos dispuestos en la norma Envo de comunicacin al supervisor, contratista y reas interesadas en el proceso de la legalizacin del contrato Suscribir acta de inicio Ejercer la Supervisin y vigilancia de los contratos

Oficina Jurdica Divisin Financiera Oficina Jurdica

Oficina Jurdica

Oficina Jurdica Oficina Jurdica Supervisor y contratista Supervisores y/o interventores

Expedicin de actas, informes y Liquidacin de los contratos, u actos generados en el transcurso del contrato. Supervisores y/o interventores Publicar en SECOP todos los documentos que se generen Secretara general en la ejecucin del contrato (informes de supervisin, acta de inicio, acta de recibo, acta de liquidacin) Divisin Administrativa, Trmite de pagos Divisin Financiera y supervisores

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CAPITULO III PLANEACIN DE LA CONTRATACIN

Busca determinar las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto de la contratacin, estudios de factibilidad, conveniencia y oportunidad del contrato, la extensin, lugar de ejecucin, disponibilidad de recursos, fuentes de informacin, anlisis del mercado, estrategias de contratacin, perfil de los proponentes y requisitos que deben acreditar, todo dentro del marco de la necesidad que tiene la Entidad. Comprende: 3.1. Plan de compras 3.2. Estudios previos 3.3 Certificado de disponibilidad presupuestal 3.1 Plan De Compras Es el documento que contiene las obras, bienes y servicios que ejecutar la Procuradura para cumplir con sus finalidades. Su elaboracin es una obligacin legal, previa planeacin de las necesidades de la entidad, la cual est a cargo de la Divisin Administrativa de la Procuradura y debe ser aprobado por la Secretara General. El plan de compras debe registrarse en el SICE antes del 31 de enero de cada ao fiscal. Para adelantar cualquier contratacin debe obtenerse el certificado que indique que el bien, obra o servicio se encuentra registrado all. 3.2. Estudios Previos Es el conjunto de documentos que sirven de soporte para el anlisis de las necesidades de la entidad y la conveniencia de la futura contratacin y la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones. Son elaborados por el rea de la Procuradura que tenga la necesidad que se pretende satisfacer con la celebracin del contrato, la cual debe remitirlos a la Divisin Administrativa a fin de dar inicio a los trmites para desarrollar el proceso contractual.
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La Entidad previa apertura del proceso de seleccin o la firma del contrato, segn la modalidad de seleccin que corresponda, deber elaborar los estudios, diseos y proyectos requeridos para la ejecucin del proyecto. En los procesos cuyo objeto sea la realizacin de una obra, se debe contar con los estudios y diseos que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, econmico y ambiental.[2] Deben contener lo establecido en el artculo 25 de la Ley 80 de 1993 y el artculo 3 del Decreto 2474 de 2008, as: 3.2.1 Descripcin de la necesidad que la Procuradura pretende satisfacer con la contratacin: El rea que requiera la contratacin debe describir en los estudios previos las razones que justifican la contratacin a desarrollar enmarcada en las funciones que debe cumplir la Procuradura y el inters general. 3.2.2 Descripcin del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar: Se debe precisar claramente la forma en que se va a satisfacer la necesidad y ello se logra nicamente describiendo en forma precisa lo que se requiere, sus especificaciones tcnicas, las obligaciones del futuro contratista, el valor y las condiciones de pago, el plazo del contrato y todas las condiciones para el correcto desarrollo del mismo. Para la identificacin del contrato a celebrar los siguientes son los tipos contractuales ms utilizados en la Procuradura: - Contrato de Obra Pblica: Es el que celebre la Procuradura para la construccin, mantenimiento, instalacin y en general para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles (Ley 80 de 1993, artculo 32, numeral 1). - Contrato de compraventa: Es definido por el Cdigo Civil en su artculo 1849, as: El contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero - Contrato de Suministro: Contrato por el cual una parte se obliga a realizar prestaciones peridicas o continuas de cosas, a favor de otra, y sta se obliga a pagarle un precio en dinero.
[2]

Artculo 87 de la Ley 1474 de 2011


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- Contrato de Consultora: Es el que celebre la Procuradura referido a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin Son tambin contratos de consultora los que tienen por objeto la interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos. Se debe analizar la conveniencia de otorgar un anticipo o un pago anticipado, y la determinacin de su porcentaje. De preferencia se acudir al anticipo, y slo de manera excepcional se analizar la conveniencia de otorgar un pago anticipado, en atencin a las Directivas Presidenciales nmeros. 012 de 2002 y 04 del 4 de 2003, las cuales sealan que las entidades no pactarn pagos anticipados, salvo casos excepcionales plenamente justificados y motivados. (Ley 80 de 1993, artculo 32, numeral 2) - Contrato de Prestacin de servicios: son los celebrados por la Procuradura General de la Nacin para desarrollar actividades relacionadas con la administracin o funcionamiento de la entidad y se celebran con personas naturales cuando tales actividades no puedan realizarse por personal de planta o que requieran de conocimientos especializados (Ley 80 de 1993, artculo 32, numeral 3) El Decreto 2209 de 1998, Artculo 1 seala para los contratos de prestacin de servicios sea con personas naturales o jurdicas, que slo se podrn celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarn. Se entiende que no existe personal de planta en el respectivo organismo, entidad, ente pblico o persona jurdica, es imposible atender la actividad con personal de planta, porque de acuerdo con los manuales especficos, no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestacin del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especializacin que implica la contratacin del servicio, o cuando aun existiendo personal en la planta, ste no sea suficiente, la inexistencia de personal suficiente deber acreditarse por el jefe del respectivo organismo. Tampoco se podrn celebrar estos contratos cuando existan relaciones contractuales vigentes con objeto igual al del contrato que se pretende suscribir, salvo autorizacin expresa del jefe del respectivo rgano, ente o entidad contratante. Esta autorizacin
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estar precedida de la sustentacin sobre las especiales caractersticas y necesidades tcnicas de las contrataciones a realizar". De conformidad con la norma expuesta le compete al Jefe de la Entidad acreditar la inexistencia de personal suficiente. -De acuerdo con la naturaleza del objeto contractual, y sus caractersticas, se escoger la forma de pago y la periodicidad de los pagos al Contratista. El Consejo de Estado aclar los trminos de anticipo y pago anticipado sealando que el primero debe entenderse como el primer pago de un contrato que se haya pactado en ejecucin sucesiva y para sus gastos iniciales y para el ltimo aquel pago efectuado al contratista respecto de un contrato de ejecucin instantnea. Con respecto al anticipo es preciso sealar que se amortiza contra la ejecucin del contrato y en el pago anticipado no hay lugar a reintegro pues ste pertenece al contratista. En los contratos de obra, concesin, salud, o los que se realicen por licitacin pblica, el contratista deber constituir una fiducia o un patrimonio autnomo irrevocable para el manejo de los recursos que recibe a ttulo de anticipo en virtud de lo establecido en el artculo 91 de la Ley 1474 de 2011, salvo los contratos de menor o mnima cuanta. El artculo 40 de la Ley 80 de 1993 seala que el monto del pago anticipado o del anticipo pactado, no podr exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato, salvo lo previsto en el artculo 28 de la Ley 1150 de 2007, que autoriza la prorroga o adicin hasta por el sesenta por ciento (60%) para los contratos de concesin de obra. 3.2.3 Los fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin: Los estudios deben precisar la modalidad por la cual se desarrollar la contratacin, citando expresamente sus fundamentos legales, esto es Licitacin Pblica, Seleccin Abreviada (menor cuanta y subasta inversa), contratacin directa, concurso de mritos, menor cuanta. 3.2.4 El anlisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratacin, as como su monto y los posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratacin sea a precios unitarios, deber soportar los clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. En el Concurso de Mritos no se publicar el detalle del anlisis que se ha realizado para los estudios previos.
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- La dependencia interesada en la contratacin debe hacer un anlisis del mercado para determinar el presupuesto real de la futura contratacin, para lo cual debe sondear el mercado requiriendo cotizaciones de acuerdo a la definicin que hizo del objeto del contrato y sus especificaciones tcnicas, y advirtiendo expresamente que la solicitud es nicamente con el propsito de elaborar un estudio de mercado. - En los estudios previos debe plasmar las variables utilizadas para llegar al presupuesto, por ejemplo, promedios, anlisis histricos, actualizaciones con IPC, revisin de procesos similares en la misma entidad, entre otras. 3.2.5 La justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms favorable: Desde los estudios previos debe indicarse cmo se seleccionar la oferta que ms convenga a la entidad. Para ello, de acuerdo a la Ley 1474 de 2011, artculo 88, tenemos: "2. La oferta ms favorable ser aquella que, teniendo en cuenta los factores tcnicos y econmicos de escogencia y la ponderacin precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la ms ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pblica, el menor plazo ofrecido no ser objeto de evaluacin. La entidad efectuar las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. En los procesos de seleccin por licitacin y seleccin abreviada de menor cuanta, en los que se tenga en cuenta los factores tcnicos y econmicos, la oferta ms ventajosa ser la que resulte de aplicar la ponderacin de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o frmulas sealadas en el pliego de condiciones. En los procesos de seleccin abreviada con subasta inversa y los de seleccin de mnima cuanta el nico factor de evaluacin es el menor precio ofrecido. En los procesos de seleccin de consultores se har uso de factores destinados a valorar la mejor calidad. No se puede incluir el precio como factor de escogencia.

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3.2.6 Tipificacin, Estimacin, y Asignacin de los Riesgos La tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato, sirve de soporte para que las partes conozcan y tengan plena claridad sobre sus obligaciones y cargas desde el momento en que celebra el contrato. La tipificacin, estimacin y asignacin de riesgos previsibles se har de acuerdo al objeto contractual, lo que significa que no hay un modelo predeterminado. La tipificacin se entiende como la identificacin de los riesgos que puedan ocurrir durante el desarrollo y la ejecucin del contrato alterando el equilibrio financiero del mismo; su estimacin corresponde al valor monetario del riesgo posible acaecido y finalmente la asignacin que tiene que ver con quin asume el riesgo: el contratista o la entidad. En la audiencia de aclaraciones y de anlisis de los riesgos asociados al contrato, o en su defecto hasta la fecha lmite prevista en el cronograma del proceso para la solicitud de aclaraciones, los posibles oferentes o interesados en participar en el proceso debern manifestar a la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecucin del contrato que puedan afectar el equilibrio econmico del mismo de conformidad con lo expresado por el artculo 863 del Cdigo de Comercio, segn el cual, las partes debern proceder de buena fe exenta de culpa en el periodo precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen. El siguiente listado se ofrece como un instrumento de ayuda a los encargados de la elaboracin de los estudios previos, soportado en la gua bsica presentada por el Consejo Nacional de Poltica Econmica y Social:
Tipo de riesgo Descripcin Estimacin Distribucin Porcentaj e

Riesgos Financieros

Consecucin de financiacin o riesgo de liquidez (dificultad de conseguir recursos financieros ya sea en el sector financiero o el mercado de capitales para lograr el objetivo del contrato) y el riesgo de las condiciones financieras trminos financieros de dichos recursos como plazos, tasas, garantas, contragarantas, refinanciaciones) Derivados por los cambios de las

Riesgos
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sociales polticos o polticas gubernamentales que sean probadas y previsibles, tales como cambios en la situacin poltica, sistema de gobierno y cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecucin del contrato (paros, huelgas, actos terroristas, etc). Son los posibles cambios regulatorios o reglamentarios que siendo previsibles, afectan el equilibrio contractual (cambio de tarifas, mercados regulados, cambio en los regmenes especiales, designacin de zonas francas, planes de ordenamiento territorial, expedicin de normas de carcter tcnico o de calidad, entre otros Son loa asociados a la operatividad del contrato (posibilidad que el monto de la inversin no sea el previsto para cumplir el objeto del contrato, extensin del plazo, no obtencin del objeto del contrato por procesos inadecuados, procedimientos, parmetros, sistemas de informacin y tecnolgicos, equipos humanos y tcnicos sin que los mismos sean imputables a las partes. Se trata de estos riesgos, siempre y cuando no sean obligaciones de las partes Se derivan del comportamiento del mercado, como fluctuacin de precios de los insumos, desabastecimiento, especulacin, marco cambiario, comportamiento de la moneda, tarifas, Eventos causados por la naturaleza sin la intervencin o voluntad del hombre, que aunque pueden ser previsibles por su frecuencia o diagnstico estn fuera del control de las partes y que tengan impacto en la ejecucin del contrato (temblores, inundaciones, lluvias, sequias) MEDIO 20%

Riesgo Regulatorio

Riesgo operacionales

Riesgo Econmico

Riesgos de la naturaleza

MEDIO

20%

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Riesgos ambientales Obligaciones que emanan de las licencias ambientales, planes de manejo ambiental, condiciones ambientales o ecolgicas exigidas, evolucin de tasas retributivas, uso del agua. Eventuales fallos en las telecomunicaciones, suspensin de servicios pblicos, advenimiento de nuevos desarrollos tecnolgicos o estndares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecucin del contrato as como la obsolescencia tecnolgica.. MEDIO 20%

Riesgos tecnolgico

MEDIO

20%

3.2.7 Exigencia de garantas El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn el caso, as como la pertinencia de la divisin de las mismas. La Ley 1150 de 2007 dispone la facultad de que los proponentes ofrezcan plizas de seguro, garantas bancarias y las dems autorizadas para tal efecto. El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantas se determinarn teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las caractersticas de cada contrato, los riesgos que deban cubrir y las condiciones del Decreto 4828 de 2008, modificado por los Decretos 931, 490 y 2493 de 2009. El mecanismo de cobertura de riesgo es por regla general indivisible y solo podr ser dividido en etapas contractuales en los casos contemplados en el artculo 9 del Decreto 4828 de 2008, como es en los contratos de obra, concesin, operacin o en aquellos contratos que su objeto contractual se desarrolle por etapas. 3.2.7.1. Eventos que cubren las garantas:
AMPARO RIESGO VALOR ASEGURADO VIGENCIA

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La no suscripcin del contrato en las condiciones y trminos que dieron lugar a la adjudicacin. La no ampliacin de la vigencia de la garanta de seriedad de la oferta cuando el trmino previsto en los pliegos para la adjudicacin del contrato se prorrogue o cuando el trmino previsto para la suscripcin del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas prrrogas no excedan un trmino de tres meses. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garanta de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato. El retiro de la oferta despus de vencido el trmino fijado para la presentacin de las propuestas.

SERIEDAD OFERTA

DE

LA

Diez por ciento (10%) del valor total del contrato

Igual al plazo previsto para la adjudicacin y suscripcin del contrato

BUEN MANEJO ANTICIPO

DEL

Falta de inversin del anticipo Uso indebido del anticipo Apropiacin indebida.

Por el ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a ttulo de anticipo.

Por el plazo del contrato y el de su liquidacin.

DEVOLUCIN DEL PAGO ANTICIPADO

Ausencia de devolucin total o parcial por parte del contratista de los dineros que le fueron entregados a ttulo de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar

Por el ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a ttulo de pago anticipado.

Por el plazo del contrato y el de su liquidacin.

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CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS DEL CONTRATO ESTATAL Y PAGO DE MULTAS Y CLUSULA PENAL PECUNIARIA, CUANDO SE HAYAN PACTADO EN EL CONTRATO

Cubre a la Procuradura (contratante) de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato as como de su cumplimiento tardo o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Comprende el pago del valor de las multas y la clusula penal pecuniaria que se hayan pactado.

Por el treinta (30%) por ciento del valor total del contrato. No obstante este puede variar teniendo en cuenta el anlisis que se haga del objeto del contrato, el plazo de ejecucin y el valor del mismo.

Por el plazo del contrato y el de su liquidacin.

PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES

Incumplimiento de las obligaciones laborales a que est obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratacin del personal utilizado para la ejecucin del contrato.

Mnimo el cinco por ciento (5%) del valor total del contrato.

ESTABILIDAD CALIDAD DE OBRA

Cubre a la Procuradura a consecuencia de cualquier tipo de dao o deterioro, independiente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista.

El valor se determina de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

Su vigencia debe corresponder al plazo del contrato y tres (3) aos ms. La vigencia no ser inferior a cinco aos, salvo que la entidad justifique tcnicamente la necesidad de una vigencia inferior.

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Cubre a la entidad por: Mala calidad o deficiencias tcnicas de los bienes o equipos suministrados por el contratista. Incumplimiento de los parmetros o normas tcnicas establecidas para el respectivo bien o equipo. El valor se determina de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS

Este amparo no debe ser inferior al trmino de las garantas sealadas en la legislacin comercial y civil.

Cubre a la entidad de los perjuicios ocasionados con posterioridad a la terminacin del contrato y que surjan de: Mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasin de un contrato de consultora La mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas dentro del contrato.

CALIDAD DEL SERVICIO

El valor se determina de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. El valor de la garanta no podr ser inferior al cinco (5%) del valor del contrato y no menor a doscientos salarios mnimos mensuales legales vigentes (200 SMMLV) al momento de la expedicin de la pliza.

La vigencia se determina de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

Cubre a la Procuradura por perjuicios ocasionados por terceros derivados de la responsabilidad civil extracontractual.

Plazo de ejecucin del contrato.

3.2.7.2 Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo


Contratos de emprstito Excepciones Contratos Interadministrativos

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Contratos de seguro Contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta de la entidad (de acuerdo a la naturaleza y el objeto) Subasta Inversa para la adquisicin de los bienes y servicios de caractersticas tcnicas y uniformes y de comn utilizacin enajenacin de bienes Concurso de mritos con propuesta tcnica simplificada

POTESTATIVO: La Procuradura podr o no solicitar la garanta de Seriedad de la oferta en:

3.3 Clusula de indemnidad. En todos los contratos que celebre la Procuradura se deber incluir una clusula de indemnidad conforme a la cual, ser obligacin del contratista mantenerla indemne de cualquier reclamacin proveniente de terceros, que tenga como causa las actuaciones del contratista. En los eventos de que no se establezca esta clusula se deber sustentar en los estudios previos la razn de su exclusin. 3.4 Otras clases de garantas:
Mecanismo Parmetros Por medio de esta garanta los bienes o derechos que sean entregados en fiducia mercantil en garanta debern ofrecer a la Procuradura General de la Nacin un respaldo idneo y suficiente para el pago de las obligaciones garantizadas. La sociedad fiduciaria, en desarrollo del contrato de fiducia en garanta, deber expedir el respectivo certificado de garanta o el documento que haga sus veces. El oferente y/o contratista debe acreditar la constitucin de la garanta a travs de la copia del respectivo contrato y entregar el certificado de garanta expedido por la sociedad fiduciaria con el lleno de los requisitos sealados por el decreto 4828 de 2008, artculo 20.

Fiducia Mercantil en garanta

Garantas Bancarias

A travs de esta garanta, una institucin financiera nacional o extranjera, asume el compromiso firme, irrevocable, autnomo, independiente e incondicional de pagar directamente a la Procuradura, a primer requerimiento, hasta el monto garantizado, una suma de dinero equivalente al valor del perjuicio sufrido por la entidad como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones asumidas por el proponente o contratista, ante la presentacin del

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acto administrativo en firme que as lo declara. Sern admisibles garantas bancarias a primer requerimiento: .-Contrato de garanta bancaria. Una entidad bancaria emisora, obrando por cuenta y por orden del proponente o contratista, se obliga irrevocablemente con la Procuradura, en calidad de beneficiaria, a pagarle hasta el monto garantizado, los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones que con ocasin de la propuesta , del contrato o de su liquidacin surjan para el proponente o el contratista. -Carta de crdito stand by: La entidad emisora, obrando por solicitud y de conformidad con las instrucciones del proponente o contratista, se obliga a garantizar irrevocablemente el pago en dinero de las obligaciones que con ocasin de la propuesta o del contrato surjan para el proponente o contratista. Ese pago lo efectuar el banco emisor contra la entrega de la carta de crdito, acompaada del acto administrativo debidamente ejecutoriado, en el que conste el incumplimiento del proponente o contratista.

Los ttulos valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autnomo que en ellos se incorpora. El ttulo valor es un derecho en beneficio de una persona, y quien lo suscribe se obliga frente al poseedor del ttulo. Endoso en garanta de ttulos El endoso de ttulos valores slo es admisible como garanta de seriedad de la oferta y entre ellos especficamente los certificados de depsito a trmino, pagars emitidos por una entidad financiera y los ttulos de tesorera (TES). En todos los casos, el oferente o contratista deber ser el endosatario exclusivo del ttulo valor. Los ttulos valores endosados solo podrn ser recibidos por el 70% de su valor, porcentaje que deber cubrir como mnimo los montos exigidos por la Procuradura General de la Nacin para la garanta de seriedad de la oferta, es decir, el 10% del presupuesto oficial si se tiene que presentar oferta total o el del 10% valor del presupuesto del lote o tem que corresponda. Depsito de dinero en garanta En este una persona entrega una suma de dinero a una entidad autorizada y vigilada por la Superintendencia Financiera para que lo administre como garanta de una obligacin adquirida por el depositante (contratista) en beneficio de un tercero (Procuradura) .

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3.5 Documentos Adicionales y Complementarios a los Estudios Previos por modalidad de contratacin: MODALIDAD DOCUMENTOS ADICIONALES
Ficha tcnica que debe contener como mnimo: Denominacin del bien o servicio Denominacin tcnica del bien o servicio Unidad de medida Descripcin general Acto administrativo que contendr: CONTRATACION DIRECTA Causal que invoca la modalidad Determinacin del objeto a contratar. Presupuesto para la contratacin. Indicacin del lugar donde se podr consultar los estudios previos, salvo en el caso de Urgencia manifiesta.

SELECCIN ABREVIADA- SUBASTA INVERSA

CAPITULO IV MODALIDADES DE SELECCIN DE CONTRATISTAS

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MODALIDADES DE SELECCION
LICITACION Procesos de seleccin que impliquen complejidad en la evaluacin.

SELECCIN ABREVIADA Adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin. Contratacin de menor cuanta Contratacin cuyo proceso de licitacin pblica haya sido declarado desierto. Contratos para la prestacin de servicios de salud. La enajenacin de bienes del estado con excepcin de aquellos que refiere la ley 222 de 2995 Productos de origen o destinacin agropecuarias que se ofrezcan en las bolsas de productos. Entre otras.

CONCURSO DE MERITOS Seleccin de consultores o proyectos CONTRATACION DIRECTA Urgencia manifiesta Contratacin de emprstitos Contratos Interadministrativos Contratos desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas Cuando no existe pluralidad de oferentes en el mercado Prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin Arrendamiento o adquisicin de inmuebles Entre otros CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA Cuando el contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuanta

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4.1. LICITACIN PBLICA Es el procedimiento mediante la cual la Procuradura anuncia pblicamente una convocatoria para en igualdad de oportunidades los interesados presenten ofertas y la entidad seleccione la ms favorable. Cundo procede? - Cuando el valor del contrato a celebrar supere la menor cuanta de la Procuradura General, siempre y cuando no se trate de bienes o servicios de comn utilizacin y de caractersticas tcnicas uniformes, evento en el cual se adelantar por el sistema de seleccin abreviada por subasta inversa. -Cuando el objeto del contrato involucre adems del contrato de consultora otras obligaciones principales, como por ejemplo, la ejecucin de proyectos que incluyan el diseo y la construccin de obra que supere la menor cuanta. Las cuantas de contratacin son determinadas en cada vigencia por la Divisin Financiera de acuerdo al presupuesto asignado a la Procuradura. Qu normas regulan esta modalidad? Est regulada principalmente por el artculo 30 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 (artculo 9) y el Decreto 2474 de 2008, y la Ley 1474 de 2011. Cul es el criterio de seleccin de la oferta ms favorable en los procesos que se adelanten por licitacin pblica? Para la escogencia de la oferta ms favorable en un proceso de licitacin pblica, la PGN deber establecer factores de calificacin soportados en: La ponderacin de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y formulas sealadas en el pliego de condiciones. Ponderacin de elementos de calidad y precio que representen la mejor relacin costo- beneficio1

Art. 88 de la Ley 1474 de 2011


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Esquema del proceso licitatorio

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4.1.1 Aspectos Especficos de la Licitacin Pblica El proyecto de pliego de condiciones se publica por 10 das hbiles de antelacin al acto que ordena su apertura. Se da apertura al proceso mediante resolucin motivada, proyectada por la Oficina Jurdica. Se debe adelantar audiencia de riesgos una vez proferido el acto o resolucin de apertura. Las adendas (documentos por los cuales se modifica el contenido del pliego de condiciones) se deben proferir en un trmino superior a los tres das hbiles anteriores al cierre del proceso.

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La adjudicacin del proceso se debe hacer en audiencia pblica y las reglas se definen en el pliego de condiciones. De la audiencia se levanta un acta por el secretario de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad.

4.2 SELECCIN ABREVIADA Modalidad de seleccin prevista para aquellos casos en que por las caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la cuanta o destinacin del bien, obra o servicio, pueden adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestin contractual. Cundo procede la seleccin abreviada? Las causales para que proceda son: Adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin por parte de las entidades publicas. La contratacin de menor cuanta. La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud Declaratoria de desierto del proceso de licitacin pblica La enajenacin de bienes del Estado Productos de origen o destinacin agropecuarios ofrecidos en bolsas de productos legalmente constituidas Actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economa Mixta Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecucin de los programas de personas amenazadas, programas de desmovilizacin y reincorporacin a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atencin de los respectivos grupos familiares, programas de atencin a poblacin desplazada por la violencia, entre otros. La contratacin de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional. 4.2.1 SELECCIN ABREVIADA CON SUBASTA INVERSA Es la utilizada para la adquisicin de bienes de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin.
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Qu normas rigen la seleccin abreviada por subasta inversa? Esta modalidad est regulada especialmente por los Decretos 2474 de 2008 y 2025 de 2009. Qu se entiende por bienes y/o servicios de caractersticas tcnicas uniformes? Aquellos que poseen las mismas especificaciones tcnicas, con independencia de su diseo o de sus caractersticas descriptivas, y comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos. Por diseo o caractersticas descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestacin del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales. Qu se entiende por bienes y/o servicios de comn utilizacin? Aquellos requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en trminos de prestaciones mnimas y suficientes para la satisfaccin de sus necesidades. Se requiere que se den ambas condiciones? S. Es decir, los bienes y/o servicios deben ser de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin. Se debe tener en cuenta que no se consideran de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin las obras pblicas y los servicios intelectuales.2 Qu es una Subasta Inversa? Una subasta inversa es una puja dinmica efectuada presencial o electrnicamente, mediante la reduccin sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 2474 de 2008 y en los respectivos pliegos de condiciones. Cul es el criterio de seleccin de la oferta ms favorable en la seleccin abreviada por subasta? El precio. Cmo puede realizarse la subasta? Hay dos modalidades o formas para realizar la subasta:
2

Artculo 16 Decreto 2474 de 2008.


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Subasta inversa electrnica, caso en el cual la misma tendr lugar en lnea a travs del uso de recursos tecnolgicos. Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentacin de las propuestas durante esta se harn con la presencia fsica de los proponentes y por escrito. La Procuradura tiene los medios para desarrollar las subastas en forma electrnica. Cules son las caractersticas generales para desarrollar la audiencia de subasta? Durante la subasta, los proponentes podrn visualizar nicamente la posicin de su oferta. Ningn proponente podr conocer durante el desarrollo de la subasta la identificacin de los otros proponentes que estn efectuando lances. De presentarse dos o ms ofertas con el mismo valor, el sistema tomar en primer lugar, la oferta enviada cronolgicamente primero. No se puede ingresar un nmero mayor al ltimo grabado. El sistema permitir mejorar la oferta, cuantas veces sea necesario, dentro del tiempo establecido para la subasta. El valor de ingreso de la subasta debe incluir el IVA de cada tem (si hubiere lugar) y los dems impuestos a que haya lugar. El cierre de la subasta, depende del nmero de extensiones que esta tenga. Es decir, si faltando cinco (5) minutos para el cierre de la subasta, el sistema recibe una oferta, extiende el cierre de esta subasta en cinco (5) minutos ms, y as sucesivamente. La subasta se cierra cuando dejen de ingresar ofertas durante los ltimos cinco (5) minutos que faltan para el cierre. El tiempo programado para la subasta ser de treinta minutos, con extensiones automticas de cinco minutos. El sistema se refrescar en promedio cada 30 segundos. El orden de los participantes cambiar de acuerdo con las ofertas que ingresen. Todos los ingresos o modificaciones de los valores quedarn grabados en el sistema. El reloj con el que se rige la subasta, es la hora que aparece dentro de la aplicacin.

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No hay necesidad de ingresar el precio con signo de pesos ($) o separado por punto, simplemente se ingresa el valor. En todo caso en el pliego de condiciones del proceso se regular el desarrollo de la subasta.

4.2.1.1 Aspectos adicionales para esta modalidad: A. Los estudios previos debern contener adems de los requisitos generales establecidos en el Decreto 2474 de 2008, analizados en el Capitulo III del presente documento, una ficha tcnica de los bienes y/o servicios requeridos que incluir sus caractersticas y especificaciones, en trminos de desempeo y calidad, que deber contener como mnimo: -Denominacin del bien o servicio -Denominacin tcnica del bien o servicio -Unidad de medida. -Descripcin general. B. El pliego de condiciones deber:3 Definir reglas para el desarrollo de la subasta Indicar si la subasta se realizar por tems o por lotes Sealar los requisitos habilitantes que sern objeto de verificacin La PGN ampliar el plazo y procedimiento a seguir en caso de resultar un solo oferente habilitado (Decreto 2474 de 2008, artculo 22, inciso 3 y pargrafo). Durante esta ampliacin slo podrn presentar documentacin, aquellos proponentes que fueron considerados no hbiles para participar en la subasta. Si vencido el plazo, no se alcanza la pluralidad de oferentes, la PGN adjudicar el proceso de seleccin abreviada con subasta inversa electrnica al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado. Establecer mrgenes mnimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no sern aceptables. Sealar que la propuesta inicial de precio solo ser abierta al momento de inicio de la puja. Se deber sealar el decremento mnimo para cada proceso.
3

Adicionales a los que se detallan en el presente capitulo.


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Esquema Seleccin Abreviada Con Subasta

4.2.2. SELECCIN ABREVIADA PARA LA CONTRATACION DE MENOR CUANTIA Se entender por menor cuanta los valores determinados en la ley en funcin de los presupuestos anuales de las entidades pblicas expresados en salarios mnimos legales mensuales. (Literal b, Numeral 2 del Artculo 2 Ley 1150 de 2007). En la Procuradura este ejercicio lo hace la Divisin Financiera. Cundo Procede?
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Cuando el valor del contrato sea igual o inferior a la menor cuanta de la Procuradura para la vigencia fiscal. Cuando los servicios o bienes a adquirir NO sean de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin por parte de la Entidad. Cuando el proceso de Licitacin Pblica se declare desierto. Si la entidad decide no adelantar un nuevo proceso de licitacin, se iniciar el proceso de menor cuanta dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta, y en este caso se puede publicar directamente el pliego de condiciones definitivo.

Qu normas regulan esta modalidad? Est regulada especialmente por el Decreto 2025 de 2009. Cul es el criterio de seleccin de la oferta ms favorable en los procesos que se adelanten por seleccin abreviada de menor cuanta?

Para la escogencia de la oferta ms favorable en un proceso de licitacin pblica, la PGN deber establecer factores de calificacin soportados en la ponderacin de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y formulas sealadas en el pliego de condiciones.

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Esquema de la seleccin abreviada para la contratacin de menor cuanta

4.2.2.1. Aspectos Especficos De La Modalidad De Seleccin Abreviada De Menor Cuanta 1. El proyecto de pliego de condiciones se publica mnimo por cinco (5) das hbiles anteriores a la apertura del proceso.

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2. Si bien la norma4 prev que se haga una manifestacin de inters por parte de los interesados en participar, y la posibilidad de realizar un sorteo entre quienes manifestaron su inters5, a fin de determinar la lista de participantes, la Procuradura NO realizar sorteo en ningn evento, por lo cual en los procesos que adelante, no requerir manifestacin de inters. 3. El trmino de evaluacin de las propuestas no podr ser mayor que el plazo sealado para la presentacin de las mismas, salvo que mediante acto administrativo motivado, la entidad lo extienda hasta por un trmino igual al inicialmente previsto. 4. El informe de evaluacin de las ofertas debe publicarse por tres (3) das hbiles en el SECOP. 5. La adjudicacin NO se realiza en audiencia pblica sino en acta motivada, que realiza el secretario de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad, en la cual se incluyen las respuestas a las observaciones presentadas por los interesados al informe de evaluacin. Otra modalidad de seleccin abreviada utilizada eventualmente por la entidad es la enajenacin de bienes del Estado. (Literal e, del numeral 2 del Artculo 2 de la Ley 1150 de 2007). Los Decretos 4444, 4637 de 2008 y 3297 de 2009 reglamentaron lo relativo a la enajenacin de bienes del Estado por parte de las entidades estatales regidas por el estatuto de contratacin publica, en desarrollo de lo previsto en el literal e) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007. La Procuradura por su parte, reglament el procedimiento de la enajenacin de bienes muebles e inmuebles a travs de la Resolucin No 322 del 2 de octubre de 2009. 4.3. CONCURSO DE MERITOS Se trata de una modalidad de seleccin de consultores o proyectos.

4 5

Decretos 2474 de 2008 y 2025 de 2009. Si su nmero fue superior a 10.


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Manual de Contratacin Procuradura General de la Nacin CONCURSO DE MERITOS

Objeto Complejo

Seleccin de intermediarios de seguros

Procesos de Arquitectura

Consultora

. Cundo procede el concurso de mritos? Esta modalidad se usa para la contratacin de: 1. Servicios de consultora: - Estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin. - Estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos. - Asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin. - Interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos. - Direccin, programacin y ejecucin de diseos, planos anteproyectos y proyectos. 2. Proyectos de arquitectura. Cmo se desarrolla un concurso? Hay dos clases de concursos: 1. Concurso abierto. 2. Con Precalificacin. Qu es precalificar? Es conformar una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de seleccin. Esto se puede surtir a travs de: a. b. Conformacin de una lista corta: si es para un solo proceso de seleccin. Utilizacin de lista multiusos: si es para varios concursos de mritos.
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La conformacin de listas es una etapa previa al proceso del concurso. Cmo deben presentar las propuestas los proponentes? - Si la entidad suministra la metodologa exacta para la ejecucin de la consultora, as como el plan y cargas de trabajo para la misma, se exigir la presentacin de una propuesta tcnica simplificada (PTS). En estos casos procede la seleccin por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificacin con lista corta o lista multiusos. - Cuando los servicios de consultora sealados en los requerimientos tcnicos para el respectivo concurso de mritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologas, se exigir la presentacin de una propuesta tcnica detallada (PTD). En estos casos slo procede la seleccin por el sistema de precalificacin con lista corta. Qu normas regulan esta modalidad? Est regulada especialmente por los Decretos 2474 de 2008 y 2025 de 2009. Cul es el criterio de seleccin de la oferta ms favorable en los procesos que se adelanten por concurso? Se har uso de factores de calificacin destinados a valorar los aspectos tcnicos de la oferta o proyecto. Se podrn utilizar criterios de experiencia especfica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate. En ningn caso se podr incluir el precio, como factor de escogencia para la seleccin de consultores.6 4.3.1. Aspectos Especficos De La Modalidad De Concurso De Mritos - No es necesario publicar contrato. el detalle del anlisis que soporta el valor estimado del

- El proyecto de pliego de condiciones se publica mnimo por cinco (5) das hbiles anteriores a la apertura del proceso si es concurso con propuesta tcnica simplificada, y diez (10) das hbiles anteriores a la apertura del proceso si es concurso con propuesta tcnica detallada.

Art. 5 numeral 4 Ley 1150 de 2007


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- El pliego de condiciones debe incluir un Anexo de requerimientos tcnicos de los servicios de consultora que se van a contratar. Este anexo debe contener: * Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren. * La descripcin detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrn consistir en informes, diagnsticos, diseos, datos, procesos, entre otros, segn el objeto de la consultora. * El cronograma de la ejecucin del contrato de consultora. * El listado y ubicacin de la informacin disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparacin de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, anlisis o documentos definitivos. * La determinacin del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de mritos. - El pliego de condiciones debe incluir los trminos y plazos que gobiernan el concurso de mritos. - El pliego de condiciones debe incluir el trmino para presentar propuestas se cuenta a partir de la expedicin del acta administrativo de apertura.7 - La propuesta econmica deber incluir todos los conceptos asociados con las tareas a Contratar.8 - La Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad designa un comit asesor conformado por un nmero impar y plural de personas idneas. Este comit asesorar a la entidad en el proceso de precalificacin y seleccin, en la validacin del contenido de los requerimientos tcnicos, en la conformacin de la lista corta o de las listas multiusos,
7 8

Artculo 66 Decreto 2474 de 2008. Incluye: Remuneracin del personal del consultor, la cual podr incluir, segn el caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viticos, etc.; Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones; Gastos generados por la adquisicin de herramientas o insumos necesarios para la realizacin de la labor; Gastos de administracin.; Utilidades del consultor.; Gastos contingentes. (Art. 70 Decreto 2474 de 2008).

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en la evaluacin y calificacin de Ias ofertas tcnicas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificacin de la propuesta econmica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificacin. - La apertura del proceso de concurso se ordena mediante Resolucin motivada, con los requisitos establecidos en el artculo 66 del Decreto 2474 de 2008. Si se hace uso de precalificacin slo se puede expedir este acto una vez est en firme la lista corta o lista multiusos, segn el caso. - Si se hizo uso de precalificacin, una vez expedido el acto de apertura se remite carta de invitacin a presentar propuestas a los integrantes de la lista corta o lista multiusos, segn el caso. - El informe de evaluacin de ofertas slo puede ser trasladado por un trmino de mximo tres (3) das hbiles. -Los contratos de interventoria podrn prorrogarse en proporcin al tiempo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia, se ajustara de manera proporcional al del contrato inicial

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Esquema concurso De Meritos

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4.4 CONTRATACIN DIRECTA Es una modalidad de seleccin, que procede nicamente en los casos definidos expresamente por la Ley, que permite la escogencia del contratista mediante la confrontacin de propuestas para obtener la ms favorable a la entidad. 4.4.1 Aspectos de la contratacin directa: 1. Partidas o disponibilidades presupuestales respectivas. 2. Anlisis de la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y autorizaciones y aprobaciones para ello. 3. Estudios, diseos y proyectos requeridos: Consta de los estudios y documentos previos. De conformidad con lo dispuesto en el pargrafo primero, del artculo 77 del Decreto 2474 de 2008, no se requerir estudios previos para el caso de urgencia manifiesta. Qu normas regulan esta modalidad? Est regulada especialmente por el Decreto 2474 de 2008. Cundo procede esta modalidad? 1. Urgencia Manifiesta. Procede cuando: la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestacin de servicios, o la ejecucin de obras en el inmediato futuro cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de excepcin; cuando se trate de conjurar situaciones de calamidad, fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas

El acto administrativo que la declara la urgencia manifiesta, har las veces del acto de justificacin y no se necesita de estudios previos Una vez celebrado el contrato motivado resultante de la urgencia manifiesta, deber enviarse al organismo que ejerce el control fiscal, as como el acto administrativo que lo declaro y expediente que contiene los antecedentes precontractuales y contractuales. 2. Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relacin directa con el objeto de la entidad ejecutora cuando fuere
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el caso y de conformidad con lo dispuesto en por las normas orgnicas de presupuesto sern objeto del correspondiente registro presupuestal. 3. Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas. Contratacin que es celebrada por una determinada persona que realiza una actividad cientfica y tecnolgica prevista y definida en el artculo 2 del Decreto 591 de 1991. 4. Cuando no exista la pluralidad de oferentes en el mercado. Se entiende que no existe pluralidad de oferentes: o Cuando no existe ms de una persona inscrita en el RUPo Cuando solo exista una personal que pueda proveer el bien o servicio, por ser titular de los derechos de propiedad industrial, o los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo del bien o servicio de conformidad con la ley. 5. Contratos para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin o para la ejecucin de trabajos artsticos. Para la prestacin de servicios profesionales la Procuradura podr contratar directamente con la persona natural o jurdica que est en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente con el rea de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deber dejar constancia escrita. Se proceder de igual forma para la celebracin de contratos de prestacin de servicios de apoyo a la gestin de la entidad, los que slo se realizarn cuando se trate de fines especficos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar. Trabajos Artsticos: Aquellos trabajos que slo pueden ser encomendados a una persona natural en especial, teniendo en cuenta que nicamente esta persona posee las calidades y capacidades para realizar cierta obra o tarea de carcter artstico.(). 6. Arrendamiento o adquisicin de inmuebles: De conformidad con lo dispuesto en el artculo 83 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el Decreto 3576 de 2009, la entidad podr adquirir bienes inmuebles en arrendamiento mediante negociacin directa, previas las autorizaciones a que haya lugar.
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Estructura de la modalidad de Contratacin Directa

4.5. CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA. Cundo procede? En los eventos de adquisicin de bienes, obras o servicios cuando el valor del contrato sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta de la Procuradura General, independientemente de su objeto. La dependencia interesada en la contratacin determinar la necesidad de la contratacin, para lo cual elaborar el estudio previo, contentivo de la descripcin de la necesidad y del objeto,las condiciones tcnicas, valor estimativo del contrato y certificado de disponibilidad presupuestal. 4.5.1 Aspectos especficos de la modalidad - El nico factor de ponderacin es el precio - No son obligatorias las garantas - No se requiere la inscripcin en el RUP Qu normas regulan esta modalidad? Est regulada por la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2516 de 2011.

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Esquema Mnima cuanta

4.6 OTRAS FORMAS DE CONTRATACION: CONVENIOS, COOPERACION, ACTAS DE ENTENDIMIENTO, O SIMILARES:

ACUERDOS

DE

Se entiende por convenio todo acuerdo de voluntades que suscriba la Procuradura General de la Nacin con entidades pblicas, privadas o de naturaleza mixta, con el objeto de coordinar, cooperar o colaborar en la realizacin de funciones administrativas de inters comn a los sujetos contratantes. Qu acuerdos se tienen incluidos dentro este concepto? Los acuerdos que celebre la entidad con organismos de derecho internacional, los convenios de cooperacin, las cartas de acuerdo de colaboracin, los memorandos de entendimiento, los convenios marco de colaboracin, los convenios interadministrativos, las cartas de entendimiento, o cualquier otra figura que rena las calidades establecidas, independientemente de la nominacin que adopten. La Ley 1150 de 2007, estableci nueva regulacin sobre el tema, indicando que los convenios financiados con fondos de organismos de cooperacin, asistencia o ayudas internacionales, podrn someterse a los procedimientos y reglamentos de tales organismos, en los siguientes eventos:
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Por financiacin de forma total del organismo internacional Por financiacin con fondos del organismo internacional en sumas iguales o superiores al cincuenta (50%) Los recursos de contrapartida que se encuentren vinculados a estas operaciones. Los contratos o convenios no contemplados anteriormente y que se celebren con recursos pblicos debern someterse a los procedimientos del Estatuto general de contratacin de la Administracin Pblica. Esquema- CONVENIOS
rea o dependencia interesada en la celebracin del convenio.

ENVIA

A
Estudios previos, acreditacin de la representacin, Acta de intencin de la parte conveniente, CDP (si existiere recursos presupuestales)

FIN DEL PROCESO


SUSCRIBE

OFICINA JURIDICA
Revisa y proyecta el convenio.

Procurador General de la Nacin

ENVIA

NOTA: En el evento que los convenios sean firmados con organismos internacionales la Coordinacin de Relaciones Internacionales de la Procuradura concertar con las dependencias internas las actividades a desarrollar, conforme a la Resolucin No. 222 de 2001. 4.7. Documentos comunes de las diferentes modalidades de seleccin: 4.7.1 El pliego de Condiciones

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Qu es el pliego? El pliego de condiciones corresponde a un acto administrativo de carcter general, mediante el cual la Procuradura establece las reglas claras y justas para determinar las necesidades que pretende satisfacer y el procedimiento para que, en virtud de los principios que rigen la contratacin pblica, y los requisitos y criterios ponderables, presenten ofertas y la administracin pueda escoger en forma objetiva la oferta mas favorable. Quin lo elabora? La Oficina Jurdica de la Procuradura elabora pliegos de condiciones para los procesos de licitacin pblica, concurso de mritos y seleccin abreviada, con el fin de dar a conocer a los interesados las condiciones y requerimientos para poder participar en los diferentes procesos que adelante la Procuradura General de la Nacin. Se elaboran con base en los estudios previos. Por considerarse que los pliegos de condiciones son ley para las partes debe incorporarse aspectos relacionados con la reglamentacin del proceso de seleccin y las futuras clusulas contractuales. Para la elaboracin del pliego de condiciones se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: - La descripcin tcnica, detallada y completa del objeto a contratar, la ficha tcnica del bien o servicio de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, o los requerimientos tcnicos, segn sea el caso. - Se incluirn los requisitos habilitantes de los proponentes referentes a la capacidad jurdica, la experiencia probable y acreditada, la capacidad financiera, capacidad tcnica, y de organizacin, segn el tipo de contrato a celebrar. En cuanto a la capacidad jurdica se de incluir la inscripcin en el Registro de Proponentes, teniendo en cuenta la clasificacin como Constructor, Consultor y/o Proveedor y la especialidad o especialidades y grupo o grupos correspondientes, de

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acuerdo con los contratos ejecutados y la capacidad residual en virtud de lo establecido en el artculo 6 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1464 de 2010. - La inscripcin del Registro nico Tributario RUT, en el que indique a qu rgimen pertenece. - Las causales que generaran el rechazo de las propuestas, teniendo en cuenta lo consagrado en el artculo 10 del Decreto 2474 de 2008, o la declaratoria de desierto del proceso. - Las condiciones de celebracin del contrato, presupuesto, forma de pago, garantas, y dems asuntos relativos al mismo. - El presupuesto oficial. - Los requisitos de evaluacin que otorguen puntaje, con la descripcin clara de los mismos, la manera como se evaluarn y ponderarn, y las reglas de desempate. El menor plazo podr ser objeto de ponderacin en todos los contratos, a excepcin de los procesos de obra. La calidad es un factor tcnico pero no es el nico, pueden incorporarse factores adicionales al de calidad que resulten necesarios, adecuados o razonables al objeto; igualmente pueden incorporarse factores econmicos adicionales al precio, todo bajo ponderacin objetiva. En los procesos de seleccin abreviada de adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes, la oferta mas favorable ser aquella que ajustada al pliego de condiciones obtenga el mayor puntaje, teniendo en cuenta el menor precio, dada la naturaleza del objeto. En los procesos de concurso de mritos, la oferta mas favorable ser la que obtenga mayor puntaje teniendo en cuenta los aspectos tcnicos y el precio no se puede incluir como factor de ponderacin.

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En los procesos de prestacin de servicios se puede valorar la experiencia especfica del proponente, la formacin y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo. En todos los procesos, a excepcin de la seleccin abreviada por subasta inversa, se debe incluir como factor de evaluacin la ponderacin del factor de estmulo a la industria nacional, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 816 de 2003. En los casos en que la Procuradura evale las ofertas y estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerir al proponente para que rinda explicacin sobre las razones del valor ofertado. Odas las explicaciones, el Comit Evaluador del proceso recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta.

- La tipificacin, estimacin y asignacin de riesgos, indicando si hay lugar a una audiencia para su determinacin en el evento en que sta ltima sea solicitada por los participantes en el proceso. En el proceso de seleccin por Licitacin Pblica, se debe adelantar una audiencia de aclaracin del pliego de condiciones, en la que igualmente se pueden estudiar los riesgos de la contratacin respectiva. - El lugar donde se debe hacer entrega de las propuestas. - El plazo razonable para los estudios tcnicos, econmicos y jurdicos necesarios para la evaluacin de las propuestas, y para solicitar a los oferentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen necesarias. - El plazo para la adjudicacin y firma del contrato. - La minuta del contrato a celebrar. - Los anexos que se requieran. - El cronograma del proceso. - Para efecto de los factores de desempate en la puntuacin de dos o ms ofertas que queden ubicadas en el primer orden de elegibilidad, se deben indicar claramente las reglas a adoptar.
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- El pliego de condiciones precisar las condiciones de costo y de calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecucin del objeto. - No se incluirn condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de responsabilidad derivadas de datos, informes y documentos que se suministren. La publicacin del proyecto de pliegos de condiciones no genera obligacin para la Procuradura de dar apertura al proceso de seleccin. Los proyectos deben publicarse con los estudios previos que sirvieron de base para su elaboracin. La Procuradura publicar las razones por las cuales acoge o rechaza las observaciones a tales proyectos. 4.7.2 Aviso de convocatoria pblica (Aplica para Licitacin Pblica, Concurso de Mritos y Seleccin Abreviada). Debern contener la informacin necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de seleccin que se utilizar, el presupuesto oficial del contrato, as como el lugar fsico y electrnico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos. Es elaborado por la Oficina Jurdica de la Procuradura. 4.2.3 Acto administrativo de apertura del proceso de seleccin (Licitacin Pblica, Concurso de Mritos y Seleccin Abreviada).

Los actos administrativos deben contener:

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4.7.3 Documentos de la contratacin que se deben publicar en el Portal de Contratacin Dando cumplimiento al artculo 3 de la Ley 1150 de 2007 y para garantizar la publicidad del proceso contractual, el Gobierno Nacional desarroll el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica, SECOP. El Artculo 8 del Decreto 2474 de 2008 establece que las Entidades sern responsables de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratacin, a ms tardar dentro de los tres (3) das hbiles siguientes, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. -Excepciones a la publicacin de documentos en el SECOP La adquisicin o suministro de bienes o servicios de caractersticas uniformes y de comn utilizacin que se efectu mediante el procedimiento de Bolsa de Productos. Salvo los que se celebren con los comisionistas para la actuacin en la respectiva bolsa de productos. Seleccin de enajenacin de bienes del estado a que se refiere el literal e del articulo 2, num 2 de la Ley 1150 de 2007. La celebracin de contratos para la prestacin de salud Productos de origen o destinacin agropecuarios.
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Contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecucin de los programas de proteccin de personas amenazadas. Actos derivados de los procesos de seleccin cuando su valor sea inferior a la diez (10%) de la menor cuanta. 4.7.4. Suspensin de los procesos de seleccin que se desarrollen a travs de Licitacin Pblica, Seleccin Abreviada y Concurso de Mritos. El proceso de seleccin podr ser suspendido por un trmino no superior a quince (15) das hbiles, mediante acto administrativo motivado en el cual se establecer el plazo de la suspensin, siempre que a juicio de la Procuradura se presenten circunstancias de inters pblico o general que requieran analizarse y que puedan afectar la normal culminacin del proceso. Este trmino podr ser mayor si la entidad as lo requiere, lo cual se sealar en el acto citado. 4.7.5 Revocatoria del acto de apertura La Procuradura General de la Nacin, revocara el acto administrativo que ordeno la apertura del proceso de seleccin en los siguientes eventos: Si se presenta durante el desarrollo del proceso de seleccin alguna de las circunstancias contempladas en el artculo 69 del cdigo contencioso administrativo (causales de revocatoria directa). Manifiesta oposicin a la Ley y a la constitucin No est conforme con el inters pblico o social Agravio injustificado a una persona. Cuando la modificacin de los elementos mnimos que integran los estudios y documentos previos impliquen cambios fundamentales en los mismos. 4.7.6 Revocatoria del Acto de adjudicacin El acto de adjudicacin es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. -Excepcin: 1. Cuando se presente una causal de inhabilidad o incompatibilidad dentro de la adjudicacin y la suscripcin del contrato. 2. Cuando se demuestre que el acto de adjudicacin se obtuvo por medios ilegales.
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4.7.7 Declaratoria Desierta Proceder por:

La declaratoria de desierta se declarar en acto administrativo en el que se sealaran en forma expresa y detallada las razones que han conllevado tal decisin

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CAPITULO V CONDICIONES CONTRACTUALES Aspectos generales en el desarrollo del contrato: 5.1 Plazo del contrato El plazo es un elemento para la exigibilidad de la obligacin y para determinar el momento a partir del cual se cumple oportunamente o se incumple la obligacin. Debe ser sealado desde los estudios previos. 5.2. Vigencia La vigencia del contrato empezar a contarse desde la fecha en que quede perfeccionado el contrato y cubrir el trmino previsto para el cumplimiento de los requisitos de ejecucin, el plazo para su ejecucin y el trmino que se haya sealado para practicar la liquidacin final. Trmino que tiene la administracin para hacer uso de sus poderes excepcionales. 5.3. Aprobacin de la garanta de cumplimiento

Antes de iniciar la ejecucin del contrato, el ordenador del gasto aprobar la garanta mediante firma de la pliza, siempre y cuando rena todos los requisitos y condiciones legales y reglamentarias, as como su respectivo amparo, valor asegurado y vigencia establecido para cada caso. 5.4. Suspensin

La suspensin de la ejecucin del contrato se har constar por las partes y el supervisor o interventor del contrato, en un Acta, con indicacin de los motivos que llevaron a la misma. Deber constar tambin la fecha del inicio de la suspensin, as como la fecha de la reanudacin de la ejecucin del contrato. El contratista deber solicitar a la compaa de Seguros que expidi la garanta nica del contrato el respectivo ajuste a las vigencias de los riesgos amparados, conforme al Acta. 5.5. Prrrogas

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La prrroga del contrato ser aprobada por el Ordenador del gasto, previo concepto del Interventor o supervisor del contrato. La prrroga, adicin o la modificacin del mismo slo se podr realizar durante el desarrollo del contrato y antes del vencimiento del plazo. Se dar por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando sea necesario para cumplir con su objeto o cuando a juicio de la Procuradura, se requiera en atencin a los fines estatales. La prrroga y/o la adicin, darn lugar a la modificacin de la vigencia de las garantas constituidas por el contratista para la ejecucin del contrato. 5.7. Supervisin QUE ES LA SUPERVISION? Se refiere a la gestin de los supervisores e interventores en cuanto a la parte tcnica, administrativa, contable, financiera y jurdica del contrato. La supervisin ser ejercida por un funcionario de la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados y la interventora por una persona natural o jurdica contratada para tal fincuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensin del mismo lo justifique de acuerdo a la naturaleza del contrato principal9. Por regla general, no sern concurrentes en relacin con un mismo contrato, las funciones de supervisin e interventora. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventora, se debern indicar las actividades tcnicas a cargo del interventor y las dems quedarn a cargo de la Entidad a travs del supervisor. El contrato de Interventora ser supervisado directamente por la entidad estatal.

Cules son los elementos de la Supervisora o interventora?


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Artculo 83 de la Ley 1474 de 2011.


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Conocimiento Compromiso Colaboracin Apoyo a la Administracin Capacidad de interlocucin Acceso a la labor del contratista

Cules son los propsitos de la SUPERVISORIA O INTERVENTORA Asegurar la calidad de los trabajos, y el cumplimiento de las metas contractuales. Velar por la mitigacin del impacto ambiental que causar la ejecucin de los trabajos en el entorno. Velar porque las partes suscriptoras del contrato cumplan con las exigencias de ndole legal y reglamentaria del mismo. Proteger la moralidad administrativa y tutelar la transparencia de la actividad contractual. Cules son sus funciones? 1. Los supervisores o interventores debern ejecutar las actividades administrativas, tcnicas, financieras, contables y jurdicas que determine el gobierno mediante reglamento as como las establecidas en las resoluciones 340 de 2001 y 382 de 2005 de la entidad. 2. Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de perfeccionamiento y legalizacin y la suscripcin de las actas con ocasin a la ejecucin del contrato. 3. Vigilar el cumplimiento de los plazos, la vigencia del contrato y de los riesgos amparados de la garanta nica. 4. Controlar que el contratista cumpla con las obligaciones relacionadas con los aportes parafiscales, cuando a ello haya lugar. 5. Hacer seguimiento al cronograma de actividades y al plan operativo. 6. Verificar, de acuerdo a la naturaleza del contrato que se cumplan a cabalidad las normas tcnicas de acuerdo con el objeto del contrato, la existencia de los permisos, licencias y documentacin exigida por las autoridades competentes si es del caso.
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7. Vigilar los registros y soportes de la ejecucin de la inversin de los recursos asignados para la ejecucin del objeto. 8. Verificar la apertura de la fiducia, el manejo de las misma, el pago de los rendimientos financieros a que haya lugar. 9. El supervisor deber resolver oportunamente y previa aprobacin del ordenador del gasto, circunstancias tales como: Ajustes de diseos y procedimientos constructivos que se requieran (contratos de obra). Aspectos sin definir o ambigedades en las especificaciones tcnicas de Construccin, (contratos de obra). Entrega tarda o ausencia de diseos, documentos o informacin que afecte la iniciacin, desarrollo o continuidad de actividades. Inconsistencias encontradas en los planos que afecten una actividad en ejecucin. Falta, entrega tarda o suministro incompleto de materiales, insumos o consumibles requeridos para la ejecucin de las actividades. Deficiencias en equipos o materiales que afecten los rendimientos programados. Trabajos rechazados por mala calidad. 10. Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendaciones que estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio y sern responsables por mantener informada a la Procuradura de los hechos o actos que puedan constituir actos de corrupcin, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato. 11. Avisar al ordenador del gasto y a la oficina Jurdica sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones o irregularidades que se presenten durante la ejecucin del contrato o convenio, para que se adopten oportunamente las medidas pertinentes. 12. Presentar a la finalizacin del contrato el informe del balance final de ejecucin del contrato, y proyectar el acta de liquidacin respectiva. Qu normas regulan este concepto? La supervisin y la interventora estn reguladas por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Ley 1450 de 2011, Ley 734 de 2002 y las Resoluciones Internas Nos. 340 del 14 de noviembre de 2001 y 382 del 14 de octubre de 2005 y lo estipulado en el presente manual.

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5.7.1. Interventores externos o contratistas Las personas naturales o jurdicas que ejerzan interventora de contratos estatales, son considerados para efectos penales como particulares en ejercicio de funciones pblicas y sometidos al mismo rgimen consagrado para los servidores pblicos. Los consultores y asesores externos respondern civil, fiscal, disciplinaria y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultora o asesora, como por los hechos u omisiones que les fuere imputables y que causen dao o perjuicio a las entidades10. 5.8 Solucin de las controversias contractuales La PROCURADURIA tratar de solucionar en forma gil, rpida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual. Para tal efecto, podr emplear los mecanismos de solucin de controversias contractuales previstos en la Ley 80 de 1993, tales como: conciliacin, amigable composicin y transaccin. No se podrn establecer prohibiciones a la utilizacin de los mecanismos de solucin directa de las controversias nacidas de los contratos de la PROCURADURIA, ni se prohibir la estipulacin de la clusula compromisoria o la celebracin de compromisos para dirimir las diferencias surgidas del contrato. En los contratos se podr incluir la clusula compromisoria a fin de someter a la decisin de rbitros las diferencias que puedan surgir por razn de la celebracin del contrato y de su ejecucin, desarrollo, terminacin o liquidacin, de conformidad con el Art. 70 de la Ley 80 de 1993. 5.9 Sanciones en la ejecucin contractual. Hay tres (3) modalidades de sanciones contractuales, de acuerdo a su naturaleza y efectos jurdicos: sanciones coercitivas, pecuniarias y resolutorias.

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Artculo 82 ley 1474 de 2011. 60

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SANCIONES
Sanciones Coercitivas.
MULTAS: Cumplen una funcin compulsiva o de apremio orientada a la oportuna y cabal ejecucin del objeto contratado. Las multas persiguen sancionar el incumplimiento parcial o la mora sin valorar los perjuicios.

Sanciones Pecuniarias.

Sanciones Resolutorias.

CLAUSULA PENAL: Consiste en una estipulacin fijada por las partes de manera anticipada del valor de la indemnizacin correspondiente al incumplimiento de las obligaciones por alguna de las partes.

CADUCIDAD.

Es la estipulacin en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecucin del contrato y evidencie que puede conducir a la paralizacin, la entidad por medio de acto administrativo lo dar por terminado y ordenara su liquidacin.

- En desarrollo del deber de control y vigilancia sobre los contratos que suscriba la PROCURADURIA tendr la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el contrato, con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. - Si hay incumplimiento de obligaciones del contratista la Procuradura podr hacer exigible la clusula penal. Esta decisin deber estar precedida de audiencia del afectado que deber tener un procedimiento mnimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y procede slo mientras se halle pendiente la ejecucin de las obligaciones a cargo del contratista. La clusula penal y las multas as impuestas, se harn efectivas directamente por la entidad, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensacin de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garanta, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdiccin coactiva. - Si iniciada la ejecucin del contrato, el contratista incumple la obligacin de obtener la ampliacin de la garanta o de obtener su renovacin o de restablecer su valor o de
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aquella de otorgar una nueva garanta que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razn de la celebracin, ejecucin, y liquidacin del contrato, la entidad contratante podr declarar la caducidad del mismo. 5.9.1. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIN DE SANCINES: Esquema- Imposicin de sancin
ACTIVIDAD Verificar el hecho que genera el incumplimiento Informar a la Oficina Jurdica y al ordenador del gasto En la citacin, har mencin expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompaando el informe de interventora o de supervisin en el que se sustente la actuacin y enunciar las normas o clusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podran derivarse para el contratista en desarrollo de la actuacin. En la misma se establecer el lugar, fecha y hora para la realizacin de la audiencia, la que podr tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garanta de cumplimiento consista en pliza de seguros, el garante ser citado de la misma manera. En desarrollo de la audiencia, el Ordenador del gasto o su delegado, presentar las circunstancias de hecho que motivan la actuacin, enunciar las posibles normas o clusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podran derivarse para el contratista en desarrollo de la actuacin. Acto seguido se conceder el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podr rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad. RESPONSABLE Supervisor Interventor Supervisor Interventor o o OPORTUNIDAD Gestin permanente de vigilancia Inmediato

Oficina Jurdica Ordenador del gasto o su delegado

Inmediato

Oficina Jurdica Ordenador del gasto o su delegado

Audiencia

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Manual de Contratacin Procuradura General de la Nacin La entidad proceder a decidir sobre la imposicin o no de la multa, sancin o declaratoria de incumplimiento mediante resolucin motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entender notificada en dicho acto pblico. Contra la decisin as proferida slo procede el recurso de reposicin que se interpondr, sustentar y decidir en la misma audiencia. La decisin sobre el recurso se entender notificada en la misma audiencia. Trminos establecidos en los artculos 44 y 45 del CCA En desarrollo de la audiencia, el Ordenador del gasto o su delegado, podr suspender la audiencia cuando de oficio o a peticin de parte, resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razn debidamente sustentada, resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuacin administrativa. Al adoptar la decisin, se sealar fecha y hora para reanudar la audiencia. La entidad podr dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algn medio tiene conocimiento de la cesacin de situacin de incumplimiento.

Oficina Jurdica Ordenador del gasto o su delegado

Audiencia

Ordenador gasto

del

Audiencia

Ordenador gasto

del

Audiencia

Para la imposicin de multas a los contratistas, debe concurrir circunstancias como: 1. El plazo del contrato se encuentre vigente 2. La Procuradura General de la Nacin no puede encontrarse en mora de las obligaciones contradas. De conformidad con lo establecido en el Art. 8 del Decreto No. 2474 de 2008, se publicar en el SECOP, a travs del portal nico de contratacin, la informacin correspondiente a la multa impuesta al contratista. La Procuradura informar a la cmara de comercio las multas impuestas o las declaratorias de incumplimiento conforme a lo sealado en el artculo 6 de la Ley 1150 de 2007.

5.9.2 Esquema- Reclamacin Ante La Compaa Aseguradora

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INICIO

Caducidad Multas Incumplimientos (Debido proceso, Derechos de defensa y contradiccin

La PGN, profiere Acto Administrativo que declara el incumplimiento y cuantifica la perdida (hace efectiva la clusula penal) (Acto administrativo susceptible de recurso de reposicin)

Enva a la Compaa Aseguradora Reclamacin formal Acto Administrativo debidamente ejecutoriado Garanta o pliza Documentos soportes

A.- PAGO Dinero Reposicin, reemplazo o reconstruccin

Compaa ASEGURA DORA (1 mes, para)

Nota: En la contratacin estatal las aseguradoras no pueden oponerse al merito ejecutivo (*)

FIN

FIN

(*)Consejo de Estado, Sala de lo contencioso Administrativo, Seccin Tercera, exp. 05001 23 31 000 2000 01720(24609) de 2009)

5.10. Liquidacin del Contrato. El Interventor o el Supervisor del contrato, dentro del trmino establecido, proyectar el acta de liquidacin, con sus respectivos soportes contractuales, la extensin de las garantas para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincin del contrato, certificacin de cumplimiento de los aportes parafiscales de conformidad con lo sealado en la Ley 789 de 2002, entre otras, para la firma del contratista y el ordenador del gasto.

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En el acta de liquidacin constarn los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. El procedimiento de liquidacin del contrato se realizar dentro del trmino fijado en el pliego de condiciones o sus equivalentes, o dentro del trmino que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal trmino, la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a la expedicin del acto administrativo que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que la disponga. La liquidacin procede en los contratos de tracto sucesivo, aunque se puede pactar en todo tipo de contratos. Puede ser: - Liquidacin de Comn Acuerdo. Si ambas partes participan en la liquidacin Los contratistas tendrn derecho a efectuar salvedades a la liquidacin por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidacin unilateral solo proceder en relacin con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. Las partes pactan el plazo de liquidacin. - Liquidacin Unilateral En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidacin previa notificacin o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la PROCURADURIA, tendr la facultad de liquidar en forma unilateral el contrato.11

11

Artculo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artculo 32 de la Ley 1150 de 2007, modificado artculo 217 del Decreto Ley 19 de 2012
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Manual de Contratacin Procuradura General de la Nacin

CAPITULO VI RESPONSABILIDADES DERIVADAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL 6.1 Contractual Los servidores pblicos mediante las diferentes actuaciones administrativas pueden llegar a incurrir en hechos que acarrean responsabilidades, pasando por ende a ser sujeto pasivo de las acciones resarcitorias originadas de su actuacin y su conducta. 6.2 Penal Se presenta cuando el funcionario ha realizado una conducta que se tiene tipificada como delito en el cdigo penal, entre ellos podemos mencionar el peculado, la concusin, el cohecho, la celebracin indebida de contratos, el trafico de influencias, el enriquecimiento ilcito, el prevaricato, los abusos de autoridad ,entre otras. Son conductas constitutivas de hechos punibles: Violacin del rgimen legal de inhabilidades e incompatibilidades. Cuando exista inters ilcito en la celebracin de contratos. Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones pblicas en lo concerniente a la celebracin, ejecucin y liquidacin. 6.3. Disciplinaria Afecta directamente la imagen del funcionario, su investidura. Este tipo de responsabilidad enmarca conductas que perturban el cabal y adecuado cumplimiento de las funciones asignadas a la persona y cuya sancin depende de la gravedad de la falta. 6.4. Pecuniaria Corresponde a la responsabilidad del funcionario frente a la administracin y frente al particular por los perjuicios causados con su actuacin en desarrollo de la actividad administrativa que tiene a su cargo. Existe afectacin al patrimonio del funcionario. 6.5. Fiscal Esta responsabilidad tiene como finalidad obtener el resarcimiento de los daos ocasionados al patrimonio pblico como consecuencia de la conducta dolosa o culposa en su gestin fiscal.
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