Revista Cdice No 2: 99-113 / Julio - diciembre de 2005

Directrices para estructurar un programa de gestin de documentos en las organicaciones

Carlos Alberto Zapata*

RESUMEN
El artculo trata cinco grandes temas: los sntomas, los problemas y las oportunidades administracin de documentos en de la las

organizaciones; la evolucin y la consolidacin de la gestin de documentos; las tendencias emergentes en el manejo de los documentos; los lineamientos bsicos; el modelo de gestin documental; la estructura de un programa de gestin documental, as como su implementacin y desarrollo. Vale la pena destacar el modelo metodolgico que propone para la implementacin de un Programa de Gestin de Documentos Administrativos (PGD). Palabras clave: archivos, Programas de Gestin documental

ABSTRACT
The article treats five great subjects: the

symptoms, the problems and the opportunities of the document management in the organizations; the evolution and the consolidation of the document management; the emergent tendencies in the handling of documents; the basic guidelines; the model of documentary management; the structure of a program of documentary management, as well as its implementation and development. It is worth while to emphasize the methodological Model that he proposes for the implementation of a Program of Management of Documents (PMD). Keywords: archives, Document Management Programs

Profesor Facultad de Sistemas de Informacin Universidad de la Salle

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INTRODUCCIN
Durante los ltimos aos, el manejo de los documentos en las organizaciones publicas y privadas ha sufrido una revolucin, debido principalmente al cambio evolutivo en las nuevas tecnologas de la informacin, la introduccin del PC en las oficinas y las redes de rea local e Internet principalmente; todo lo anterior ha transformado la forma como las empresas crean, distribuyen, utilizan, almacenan y conservan la informacin de sus negocios, as como la concepcin que los administradores y en general los miembros de una organizacin tienen sobre la importancia de los documentos y la informacin para el xito empresarial.

diseo de un Modelo de Gestin de Documentos que permita hacer frente a la creciente masa de documentos que diariamente circulan en nuestras organizaciones.

SNTOMAS,

PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES

La existencia de problemas documentales en cualquier organizacin suele manifestarse a travs de una seria de sntomas que, si son identificados, permiten de entrada, adoptar medidas conducentes a la resolucin de los efectos causados por una mala administracin de documentos. Algunos de estos sntomas son:
Falta de coordinacin en la administracin de

Las nuevas tecnologas ofrecen un amplio horizonte de posibilidades para la gestin de la informacin empresarial, incluida la produccin de documentos como parte del desarrollo de las funciones de negocios, y particularmente gracias a la utilizacin de las denominadas herramientas ofimticas para la generacin de documentos electrnicos. A partir de la dcada de los 90, se viene presentando un incremento en la produccin de documentos gestionados electrnicamente, as como en los documentos impresos producidos a partir del PC o de redes de rea local. Con algunas excepciones, particularmente en pases ms desarrollados, el problema de la produccin documental no ha sido adecuadamente tratado por las organizaciones, lo que ha generado un incremento en los costos directos e indirectos implcitos en su administracin (personal, papel, distribucin, almacenamiento, retencin, etc.) Este panorama se debe a varios factores, los cuales se tratan en el presente ensayo, y cuya discusin pretende servir como punto de partida para el

los documentos impresos y los archivos electrnicos.

Falta de coordinacin entre los sistemas de

informacin y las funciones documentales.

Divorcio entre las funciones de las reas

tecnolgicas y las reas responsables del manejo de los archivos y los documentos.
Imposibilidad para mantener las especificaciones

tcnicas de los proveedores de soportes documentales (papel, disquetes, cintas magnticas, etc.)
Prdida del acceso a documentos necesarios. Lentitud en la difusin de la informacin a los

miembros la organizacin.
Incremento en el uso de los nuevos sistemas de

comunicacin corporativos.

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Crecimientos de los medios masivos de

Disminucin en la productividad, debida a la

almacenamiento (CD, DVD, etc.).

Mayor

complejidad de los trmites y el excesivo papeleo, as como ineficiencia administrativa.

cantidad de tiempo mirando los

Decisiones adoptadas sin fuentes documentales

documentos que usando la informacin contenida en ellos.

Dificultad para seguirle la pista a los documentos

adecuadas o cuya informacin solo resuelve parcialmente las incertidumbres del negocio.

generados como resultados de un determinado trmite.

Archivos marcados inapropiadamente o sin

Mayores costos en la tramitacin de los

documentos, as como en su distribucin, almacenamiento, recuperacin, retencin, etc.

criterios tcnicos.
Considerar que la administracin de los

Mayores costos en la adquisicin de los insumos

y materiales necesarios para la materializacin de las decisiones de la administracin.

Incremento en el volumen de los documentos

documentos es responsabilidad de alguien ms. Cuando una organizacin reconoce o identifica estos sntomas, se puede afirmar que definitivamente tiene problemas con el manejo y administracin de sus documentos y por consiguiente requiere con urgencia de un programa de gestin documental, que provea una estructura y control a la administracin de su informacin, y facilite la adecuada toma de decisiones y el direccionamiento organizacional.
Conservacin excesiva o inadecuada de Destruccin indiscriminada de documentos que Mayor exposicin a factores de corrupcin y falta

utilizados por la administracin.

de transparencia.

posteriormente

son

requeridos

por

la

administracin para sustentar sus decisiones.

Como en todo proceso que podra denominarse evolutivo, cuando las organizaciones no hacen caso de los sntomas enunciados anteriormente, se vern enfrentadas ineludiblemente a un sinnmero de problemas que pueden ocasionar no solo la prdida de informacin sino el incremento de sus gastos, representado en sobrecostos administrativos, prdida de productividad, brotes de corrupcin, etc., y finalmente el resquebrajamiento del negocio. Los problemas ms frecuentes en materia de administracin de documentos suelen ser:
Prdida de pleitos judiciales por la ausencia de

documentos innecesarios.
Perdida de la memoria corporativa y del

conocimiento de la empresa. Todo lo anterior, sin embargo, puede ser evitado si la organizacin asume una actitud proactiva frente al problema documental y reconoce que su resolucin depende fundamentalmente de la adopcin de una poltica apropiada, clara y consistente, que garantice la eficiente administracin de sus documentos y su informacin, incluida la proteccin de los documentos esenciales para la continuidad del negocio y para la preservacin de la memoria institucional.

documentos que protejan los intereses de la organizacin o de sus funcionarios y empleados.

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No obstante lo anterior, el entorno de la informacin imperante en muchas organizaciones, particularmente aquellas que han incorporado nuevas tecnologas de la informacin (NTI) para la gestin de su informacin, permiten pensar con optimismo sobre las bondades ofrecidas por las NTI, siempre que en su operacin participen de manera activa los profesionales de informacin, archivistas y biblioteclogos. Las NTI traen una serie de oportunidades que los especialistas en archivos y manejo de documentos no pueden desaprovechar, por cuanto de su uso adecuado depende buena parte del xito de un programa de gestin documental moderno. Estas oportunidades son de dos tipos:
Organizacionales: las Nuevas Tecnologas de la

La evolucin del trmino se puede dividir en tres fases o momentos, cada uno de los cuales implicaron un aporte conceptual al alcance del mismo y permiti llegar a definir una subdisciplina de la archivstica con su propio objeto, fin y mtodo de estudio. En una primera fase la gestin de documentos se defini como la parte de la administracin aplicada a la tramitacin de los documentos administrativos. Posteriormente, se fueron agregando otros elementos a la definicin, que complementaron esta primera visin de la gestin de documentos; as por ejemplo, el Servicio del Archivo Nacional y Documentos de los Estados Unidos NARA, incluy dentro de la definicin del trmino, actividades gerenciales como la planificacin, el control, la direccin y la organizacin a la creacin de los documentos, su mantenimiento y uso as como su eliminacin (Ricks, 1976), ampliando la esfera de aplicacin del trmino a todo el ciclo de vida del documento.

Informacin permiten que los miembros de una organizacin puedan resolver mejor sus propias necesidades de informacin garantizando la continuidad del negocio, mejorando los niveles de eficiencia y facilitando la toma de decisiones corporativas.
Econmicas: Posibilidad de reducir de manera

EL CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

El desarrollo del concepto de gestin de documentos, en todas las corrientes analizadas tiene, sin embargo, como comn denominador el ciclo de vida del documento como eje central de la gestin documental. Todos los tratadistas coinciden en afirmar que la gestin de documentos se aplica durante todo el ciclo de vida del documento, desde la produccin de ste hasta su disposicin con fines de conservacin permanente o eliminacin. Veamos entonces que se entiende en archivstica por ciclo

dramtica los costos derivados de la tramitacin de papeles, la manipulacin y la conservacin de documentos cuya informacin se puede obtener en los sistemas de informacin, sin necesidad de materializar dicha informacin en documentos injustificados.

LA

GESTIN DE DOCUMENTOS:

CONSOLIDACIN DEL TRMINO.

EVOLUCIN

de vida del documento. Con el fin de limitar la discusin acerca del ciclo de

Para las generaciones modernas de archivistas puede resultar sorprendente que el trmino gestin de documentos tenga su gnesis con posterioridad a la finalizacin de la segunda guerra mundial.

vida, solo me referir a los autores ms representativos en Espaa y Amrica Latina, por ser el termino Gestin de Documentos una traduccin del vocablo en ingls Record

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Management , el cual no corresponde con la traduccin literal al espaol, de los vocablos que los componen, por cuanto la expresin record en ingls corresponde a cualquier registro de informacin generado en el desarrollo corriente de sus negocios, y abarca tanto los documentos en un sentido estricto (incluidas sus formalidades) as como toda informacin sin necesidad de que sta est limitada a un texto (por ejemplo una carta) o soporte material que la contenga; en este sentido la expresin record incluye por ejemplo un correo electrnico, una presentacin en Power Point, o incluso informacin de audio o imagen relacionada con la administracin del negocio.

reduccin de los documentos, las actividades se vuelven menos dependientes de la produccin, consulta, validacin, archivo, etc., de documentos y facilitan la dedicacin a labores propias del negocio.
Reduccin de los costos de infraestructura. Con

la estandarizacin del manejo de los documentos se obtiene igualmente una reduccin en la infraestructura necesaria para la produccin, distribucin, utilizacin, acceso y conservacin de los documentos, representados en menor necesidad de equipos, espacio para archivo, mobiliario, tecnologa, etc.
Aprovechamiento de las tecnologas de la

BENEFICIOS

DE LA

GESTIN DOCUMENTAL

informacin. La aplicacin de los conceptos de Entre los principales beneficios que una organizacin puede esperar una vez implementado un programa de gestin de documentos se pueden identificar:
Reduccin del volumen documental. Uno de los

gestin

documental

permite

un

mayor

aprovechamiento de las tecnologas de la informacin, y en especial al mejor uso de los sistemas de informacin, la ofimtica, la automatizacin de oficina, etc.
De igual forma, la gestin documental permite

primeros resultados obtenidos es la disminucin en el volumen de documentos que se producen en la organizacin, en particular aquellos documentos considerados innecesarios o que no aportan ningn valor informativo o de otra naturaleza.
Mejoras en la eficiencia administrativa. La

mejorar los niveles de rentabilidad de la empresa, por cuanto al reducir costos operativos, se aumenta la disponibilidad de recursos para ser invertidos en reas claves del negocio, incluida la gestin de informacin.

revisin de los procesos organizacionales permite reducir procesos redundantes, innecesarios y muy complejos, cuyo desarrollo implica la realizacin de tareas que solo aumentan los tiempos del proceso y no tienen un objetivo claro dentro del mismo.
Incremento de la productividad organizacional.

Las reas claves de costos en la implementacin de un programa de un programa de gestin documental son:
Tecnologa (software y hardware) Tiempo Personal Infraestructura Eficiencia del sistema administrativo Rentabilidad

destinado para la bsqueda de

informacin El ms significativo beneficio de la gestin de documentos se refleja en el aumento de la productividad de los empleados. Gracias a la

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TENDENCIAS

EMERGENTES EN EL MANEJO DOCUMENTAL

orientadas a la obtencin de eficiencia y la reduccin de costos como el outsourcing, han ocasionado una transformacin en el valor de la informacin y el papel que esta juega para la competitividad y la supervivencia de la empresa, en un mundo caracterizado cada vez ms por chips , enlaces inalmbricos, cables de fibra ptica y dispositivos de almacenamiento y procesamiento de informacin cuyo tamao jams imaginaron los precursores de las computadoras. Es precisamente gracias a estos adelantos tecnolgicos, que la gestin de informacin se convirti en un tema obligado de anlisis para gerentes, administradores y empleados, toda vez que no es posible garantizar el xito de una empresa si no se dispone de informacin oportuna, confiable y acertada en el lugar y momento indicado. Como resultado de lo anterior, comenzaron a proliferar todo tipo de sistemas de informacin, en cuyo diseo y planeacin participaban de manera exclusiva ingenieros de sistemas y administradores, pero en cuya definicin casi nunca se permiti la participacin de archivistas y biblioteclogos. Igual situacin se present con la adquisicin de tecnologas para el tratamiento de datos e informacin, tales como los sistemas de fax, correo electrnico y digitalizacin de informacin, por citar los ms habituales. As mismo, el problema del acceso a la informacin

La produccin de documentos en cualquier organizacin es inevitable; en el desarrollo habitual de sus actividades y el giro de sus negocios las empresas producen, reciben, tramitan, responden, seleccionan y archivan documentos, con el fin de proveer un soporte no solo para la toma de las decisiones sino para el desarrollo mismo del negocio. Dentro de toda actividad administrativa existen, inherentes a ella, uno o varios documentos mediante los cuales la organizacin comunica sus decisiones, registra sus acciones y deja plasmado un testimonio acerca de la forma como la organizacin y sus funcionarios actuaron frente a determinado trmite. Todo esto es posible gracias a una red de circuitos interminable de operaciones y acciones que se encuentran definidas en los procesos y procedimientos administrativos, cause natural a travs del cual una institucin desarrolla las funciones que permiten a su vez cumplir con el objeto social para el cual fue establecida. Para cumplir con ese complejo tejido de circuitos y procedimientos, las organizaciones utilizan diferentes modelos administrativos y tecnolgicos, gracias a los cuales es posible el logro de las metas y objetivos corporativos en condiciones adecuadas de eficiencia y economa. En los ltimos tres lustros, organizaciones de todo tipo han venido incorporando nuevos modelos para el manejo de la informacin necesaria para el desarrollo del negocio; la adquisicin y desarrollo de sistemas de informacin ms complejos y verstiles, la incorporacin de las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin en casi todas las actividades organizacionales, la aplicacin de herramientas administrativas

pas de ser un tema cuyo tratamiento era del resorte exclusivo de biblioteclogos, archivistas e ingenieros de sistemas, para llegar a ser un tema que deban dominar los directivos y en general todo el personal de una compaa. Sin embargo, con excepcin de los profesionales de la informacin, los dems miembros de una organizacin no contaban con la formacin necesaria para resolver los problemas derivados de la prctica administrativa

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tradicional, y que en la mayora de los casos se limitaba a contar con informacin oportuna y pertinente para tomar una decisin.

cantidades de dinero en producir, distribuir, tramitar, utilizar, reproducir, archivar y recuperar sus documentos.

LINEAMIENTOS

BSICOS

En muchos casos estos costos se asumen como necesarios, en la medida en que las empresas y los funcionarios, bajo una idea errada de seguridad y confianza, liberan cientos de miles de documentos cuyo nico valor est dado en la seudoproteccin del originador, o en dejar constancia de un hecho, o en ltimas en el clebre por si acaso.

Cualquier Programa de Gestin de Documentos se sustenta en una serie de principios, de cuyo anlisis resultan los elementos estructurales para el diseo del PGD. Estos lineamientos se agrupan en tres categoras:

LINEAMIENTO ADMINISTRATIVOS
Se refieren a los principios que desde su origen han marcado la evolucin del concepto de Record Management y los cuales se encuentran definidos en los planteamientos de Ariel Ricks y que se resumen en la planificacin, la direccin, el control y dems actividades administrativas aplicables a la administracin de documentos de una entidad para mejorar la eficiencia en el desarrollo de sus operaciones. Lo anterior implica de entrada que el objetivo esencial de todo programa de gestin de documentos es el de simplificar todas aquellas operaciones que puedan entorpecer una gestin fluida de las actividades de una organizacin, aumentando los tiempos dedicados a desarrollarlas o incrementando los costos operativos. Sin el principio de la eficiencia administrativa resulta imposible desarrollar cualquier sistema de gestin documental.

En consideracin a lo anterior, tal como lo propusiera la corriente norteamericana de la dcada de los 70, la gestin de documentos debe estar orientada a obtener economa administrativa, esto es, a reducir cualquier costo innecesario atribuible a la tramitacin de los documentos, desde su creacin pasando por su conservacin hasta su conservacin o disposicin final. En un sentido ms amplio, Roverg (1992) define la gestin de documentos como un sistema que tiene como objetivos principales la eficacia y la rentabilidad, lo cual significa que tras de cualquier programa de gestin de documentos, el archivista o el profesional responsable de la gestin documental deben buscar retorno de la inversin, es decir que no solo se busca reducir costos, sino que la reduccin obtenida debe ser incluida como un rengln de rentabilidad del negocio, por cuanto esta economa se debe reflejar en mayores niveles de ventas y competitividad as como en el rendimiento de los recursos ahorrados, los cuales

LINEAMIENTOS ECONMICOS
Resulta fcil entender que la realizacin de cualquier actividad organizacional implica un costo; en cuanto hace referencia a la gestin de documentos, aunque las empresas no suelen hacer estudios acerca del costo derivado del papeleo o de la tramitacin de sus documentos, las empresas gastan enormes

se pueden invertir en otras reas de la organizacin o del negocio.

LINEAMIENTOS TECNOLGICOS
Ya se ha mencionado como la incorporacin cada vez ms marcada de las nuevas tecnologas en el manejo de la informacin, trajeron consigo nuevos

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problemas para los responsables de administrar los recursos de informacin en las compaas de todo nivel. Conviene sealar que el uso de estas tecnologas debe estar al servicio de la administracin de informacin y no debe considerarse un fin en s misma; esto significa que la incorporacin y aplicacin de nuevas tecnologas debe considerarse dentro de un escenario complejo de operaciones en las cuales la tecnologa y particularmente los adelantos informticos cumplen una funcin vital, pero limitada y subordinada a la funcin principal de gestin de informacin, propia de todo sistema organizacional. En otras palabras, las tecnologas deben estar subordinadas a un segundo nivel dentro de un ecosistema de informacin, son simples instrumentos y por lo tanto no deben convertirse en la meta final de la organizacin. Una clara interpretacin de este principio es por ejemplo que los sistemas de informacin deben disearse para gestionar datos, compartirlos, procesarlos, transmitirlos, etc., pero no para producir documentos.

o se redefinan funciones, se debe trabajar intensamente para convencer a los empleados y funcionarios de la bondades de dicho programa. Por lo tanto, es necesario que las directivas de la organizacin y los responsables del diseo, implementacin y direccin del programa de gestin documental, asuman un liderazgo asertivo, el cual se debe traducir en un programa de sensibilizacin y acompaamiento corporativo, cuyo desarrollo debe estar a cargo de profesionales en psicologa organizacional y manejo del cambio; este programa debe iniciarse de preferencia con anterioridad a la implementacin del PGD para asegurar las condiciones necesarias que favorezcan su xito y reduzcan la resistencia.

EL

MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL

EL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

Resulta imposible asumir hoy por hoy la Gestin de Documentos como un simple concepto auxiliar de la archivstica. Al revisar la evolucin del trmino se puede encontrar que la expresin original que dio origen al trmino en espaol, aunque mantiene los elementos estructurales bsicos, hoy en da es ms un conjunto de actividades administrativas orientadas a conseguir economa y eficiencia en la organizacin. De acuerdo con Roberg (1992) la gestin de documentos se deben entender como un sistema que tiene como objetivos principales la eficacia y la rentabilidad. El mismo autor en su obra La Gestion des Documents Administratifs, expone las bases que han regido la implementacin de sistemas de gestin documental en la mayor parte de los archivos administrativos y agrega que el sistema de gestin de documentos se define al conjunto de las operaciones y de las tcnicas relativas a la

LINEAMIENTOS CORPORATIVOS DE GESTIN DEL

CAMBIO

La implementacin de un Programa de Gestin de Documentos trae consigo grandes implicaciones en la forma como los miembros de la organizacin perciben el manejo documental. Debido a que normalmente un PGD afecta de manera transversal a toda la empresa, al principio se presentar resistencia por cuanto algunas personas dentro de la organizacin asumen los efectos del programa como un riesgo a su propio statu quo, y aunque en esencia es probable que al redisear los procesos documentales y administrativos se reduzcan un sinnmero de tareas que no aporta valor a la organizacin, y eventualmente se eliminen cargos

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concepcin, el desarrollo, la implantacin y la evaluacin de los sistemas administrativos necesarios, desde la creacin de los documentos hasta su destruccin o su transferencia al archivo permanente. Roberg, sin embargo, limita la gestin documental a una serie de operaciones y tcnicas, lo cual por supuesto es discutible; sin embargo, uno de los principales aportes que hace a la concepcin moderna del trmino es la evaluacin de los sistemas administrativos de la organizacin, lo que se puede entender como la revisin integral del negocio, incluidas las funciones, sus procesos y procedimientos y por supuesto la estructura administrativa misma.

administrativos, durante todo el ciclo vital del documento. Mientras tanto, Chain Navarro (2001) define la calidad como el conjunto de propiedades y caractersticas de un producto o servicio que le confieren su aptitud para satisfacer unas necesidades expresadas o implcitas. Complementando esta idea, Oakland (1999) sostiene que para tener xito en fomentar la eficiencia y la efectividad de los negocios, se deben aplicar el concepto de Calidad Total en toda la organizacin, comenzando por los niveles gerenciales hasta llegar a los niveles ms operativos o de apoyo. Todo lo anterior se puede lograr si las organizaciones trabajan con calidad en todos sus procesos. En el contexto organizacional moderno, resulta prcticamente imposible que las empresas hayan dejado de preguntarse como hacer para mejorar sus niveles de calidad y de administracin de sus documentos, a partir de principios de efectividad, eficiencia y productividad. De hecho el concepto de calidad, as como el de documento estn presentes en todo tipo de organizacin, independientemente que se trabaje tcnicamente con dichos conceptos. Para la adecuada implementacin de un Programa de Gestin de Documentos as como de un Programa de Calidad, se debe partir de la formulacin de una serie de preguntas que al ser resueltas permite determinar que tanto requiere una organizacin de ambos tipos de sistemas.

2 EL SUSBSISTEMA DE CALIDAD
Resulta sorprendente analizar las similitudes existentes entre los conceptos de gestin de documento y gestin de calidad, no solamente desde la perspectiva de sus objetivos, sino adems desde el anlisis de sus componentes, el establecimiento de las polticas que los orientan y los modelos para su implementacin. Puede definirse la gestin de documentos como la actividad gerencial orientada a la evaluacin de procesos documentales, con el objeto de racionalizar los recursos invertidos en la gestin de informacin empresarial, buscando la eficiencia y la economa administrativas (Zapata, 2001); en otro sentido podemos decir que la gestin de documentos es la esfera de la gestin de informacin que se dedica a lograr tres objetivos: la reduccin de costos mediante la aplicacin de principios de planeacin en la produccin de documentos, la obtencin de niveles adecuados de eficiencia a partir de la revisin y simplifican de los procesos y el incremento en los niveles de utilizacin de los documentos, y por consiguiente de la informacin, conservados en los archivos

EN

CUANTO A LA CALIDAD

Se ha hecho algn intento por evaluar los costos derivados de errores, defectos, desperdicios, quejas de los clientes, ventas perdidas, etc.?

Es adecuada la norma de aplicacin de administracin de la calidad y se ha hecho

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esfuerzos para garantizar que la calidad reciba la importancia debida?

El personal ha recibido capacitacin sobre la

reduccin de errores en el diligenciamiento de formas y documentos, la duplicacin de documentos y como enfrentar los problemas documentales?
Las instrucciones de trabajo relativas al manejo

Estn debidamente documentados y descritos los sistemas de calidad de la organizacin?

El personal ha recibido capacitacin sobre la

reduccin de errores y como enfrentar los problemas de calidad?

Las instrucciones de trabajo contienen

de los documentos (creacin, diligenciamiento, archivo, etc.) contienen los elementos necesarios para su manejo, se actualizan peridicamente y se aplican sistemticamente?
Cules son las estrategias que se emplean para

elementos de calidad necesarios, que se actualicen y se apliquen sistemticamente?

Cules son las estrategias que se emplean para

lograr que los empleados asuman una actitud activa frente a la creacin de documentos, reduciendo errores y evitando el desperdicio?
Cuntos errores y malas decisiones se Cuntos errores y defectos se presentaron en

lograr que los empleados hagan bien su trabajo desde la primera vez?

presentaron en el ltimo ao, por documentos extraviados, tardamente? incrementarse? destruidos Existe una o localizados tendencia a

el ltimo ao?. Existe una tendencia a incrementarse? Si alguno de los interrogantes anteriormente planteados es respondido afirmativamente o no fue posible su solucin, significa que la organizacin requiere implementar un sistema de gestin de la calidad aplicado al manejo de los documentos. En cuanto a los documentos

Si alguna de las anteriores preguntas fue respondida afirmativamente o no fue posible su solucin, la organizacin requiere con entonces implementar un Programa de Gestin de Documentos de manera prioritaria. Siguiendo con los planteamientos de Chain Navarro,

Se ha hecho algn intento por evaluar los costos

la gerencia de la calidad implica una nueva forma de entender las organizaciones, donde los objetivos de la calidad no pueden estar separados de los objetivos de la institucin. De igual forma, no es posible implementar un Programa de Gestin de Documentos si el mismo no responde a los objetivos y metas institucionales as como al plan estratgico de la organizacin. Sin embargo, ambos conceptos resultan abstractos si no se incorporan a la organizacin, mediante la aplicacin de un enfoque sistmico, en el cual diferentes elementos contribuyen a la obtencin de metas corporativas

derivados de la creacin, conservacin, organizacin, acceso y eliminacin de los documentos, etc.?

Son adecuadas las normas de aplicacin de

administracin documental y se han hecho esfuerzos para garantizar que sta reciba la importancia debida?

Estn debidamente documentados y descritos los procesos de la organizacin?

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superiores. Estas dos estructuras sistemas son, respectivamente, los sistemas de gestin de calidad y los sistemas de gestin documental. De acuerdo con lo anterior, existe una estrecha relacin entre los SGC y los SGD. Veamos por qu: un sistema de gestin de calidad (SGC) se puede entender como el conjunto de la estructura organizativa, las responsabilidades, los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo una gestin de calidad que proporcione confianza (Chain, 2001). Estos elementos son:
La poltica y los objetivos de calidad. Una estructura organizativa clara. Definicin

La tecnologa, el equipamiento y los recursos

humanos apropiados.
Los

procedimientos el

que

describen de gestin

adecuadamente documental.

sistema

Otro de los aspectos en los que coincide la gestin de documentos y la gestin de calidad, es que su aplicacin se da a partir de los procesos y no de las funciones de una organizacin. De igual forma, para que sea posible lograr niveles ptimos de aplicacin, los SGC y los SGD deben considerar, antes que nada, las necesidades del negocio, lo que supone que estn alineados con los objetivos y metas corporativos,

de

forma

explcita

de

ya que es desde all donde se estructura. Para lograr lo anterior, se debe partir de la determinacin de las necesidades de los usuarios o clientes, la definicin de la misin, objetivos y planes estratgicos de la empresa y el conocimiento a profundidad del negocio. Igualmente, los principios de la gestin de la calidad de acuerdo con la norma ISO 9000 son tambin aplicables a la gestin de documentos. como: El principio de enfoque al cliente implica que los responsables de disear un Sistemas de Gestin de Documentos estructurado en diferentes programas, deben antes todo comprender las necesidades de sus clientes, a fin se satisfacer sus requisitos y expectativas. El principio de liderazgo orienta el SGD hacia toda Veamos

responsabilidades y alcance de la autoridad de todo el personal.

El equipamiento y recursos humanos apropiados. Los documentos que describen el sistema de

calidad. Por su parte el Sistema de Gestin Documental (SGD) se puede entender como el conjunto de los procesos, recursos y la tecnologa que se establecen para lograr un proceso fluido de documentos en una organizacin, desde su creacin, pasando por su utilizacin y conservacin, hasta su destino final, con el fin de garantizar a los diferentes niveles de la empresa, informacin confiable y oportuna para la toma de decisiones, adems de garantizar la conservacin de su memoria institucional como recurso indispensable para la gestin del conocimiento. Estos elementos son:
Las polticas (directrices y normas) y los objetivos

la organizacin (y no solamente hacia el archivo), a partir de la definicin de objetivos de direccin acordes con los objetivos corporativos.

del sistema.
Una estructura organizativa clara. Definicin

de

forma

explcita

de El principio de participacin del personal por cuanto la gestin de documentos afecta de manera transversal a toda la organizacin, y por lo tanto es

responsabilidades y alcance de la autoridad de todo el personal en cuanto a la gestin de documentos.

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preciso motivar a todo el personal involucrado, para obtener su compromiso en el desarrollo y consolidacin del SGD. El principio de enfoque basado en proceso ya que un resultado en materia de gestin de documentos se alcanza ms eficientemente si las actividades y los recursos se gestionan desde los procesos. El principio de enfoque sistmico, en la medida en que los documentos se producen como resultado de una red interminable de procesos, los cuales se gestionan como un sistema cuyos componentes contribuyen al logro de los objetivos de la entidad.

responsables de disear e implantar sistemas de gestin de documentos se apoyen en los principios de la calidad anteriormente enunciados, garantizando el cumplimiento de estndares de calidad en el desarrollo de los sistemas documentales.

EL

MODELO METODOLGICO

A continuacin se presentan los elementos bsicos que deben tenerse en cuenta en la implementacin de un Programa de Gestin de Documentos Administrativos.

1. PRINCIPIOS RECTORES DE LA GESTIN DE

El principio de mejora contnua, que se sustenta en la necesidad de mejorar global y sistemticamente el desempeo en el manejo de los documentos de toda la organizacin. El principio o enfoque basado en hechos para la toma de decisiones, por cuanto las decisiones eficaces se deben apoyar en documentos e informacin confiable, oportuna y pertinente. Y finalmente, el principio de las relaciones con los proveedores, ya que los procesos de relacionados con informacin requieren de la participacin de los proveedores del papel, los medios de registro, las tintas, etc. De otro lado, se busca hacer nfasis en algunos de los errores que frecuentemente se cometen cuando los responsables de implantar sistemas de calidad centran su atencin exclusivamente en los denominados registros de calidad y en las listas maestras de documentos, como sustituto de los cuadros de clasificacin y las tablas de retencin, pretendiendo en ambos casos que as resuelven los problemas derivados de una mala administracin de documentos. As mismo, se busca que los Principios archivsticos: considerados la base del programa; se refieren a los principios consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teora sobre la gestin de documentos. EstoS son: el concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el respeto de la procedencia y el orden natural. Principios econmicos: hacen relacin a las consideraciones de tipo econmico de la gestin de documentos como, por ejemplo, la reduccin de costos derivados del papeleo, la racionalizacin de los recursos destinados para la gestin del documento, etc. Principios administrativos: se refieren a las consideraciones administrativas de la gestin de documentos en aspectos como la transparencia de la administracin, la simplificacin y la eficiencia de la administracin El desarrollo de un Programa de Gestin de Documentos se debe sustentar en los siguientes principios:
DOCUMENTOS

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2. ESTRUCTURA BSICA DEL PGD

Se recomienda estructurar el Programa de Gestin de Documentos en tres subprogramas, siguiendo las directrices de la UNESCO: Produccin y Elaboracin de Documentos, Utilizacin y Conservacin; Evaluacin y Disposicin. Antes de desarrollar estros tres subprogramas, se debe contar con un rgano coordinador de la gestin de documentos y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentacin. rgano coordinador: es preciso que la gestin de documentos, para que sea efectiva, cuente con un rgano coordinador que garantice su adecuado desarrollo y a travs del cual se definan las polticas generales de la gestin documental en cada organizacin. Planeamiento de la documentacin: conjunto de directrices administrativas para garantizar una adecuada gestin de los documentos en la entidad. Produccin y elaboracin de documentos: directrices relativas a la produccin y recepcin del documento: gestin de correspondencia, gestin del correo, gestin de informes, etc. Conservacin y utilizacin de los documentos: directrices relativas a la adecuada conservacin de los documentos, su forma de almacenamiento, condiciones de uso, privacidad de la informacin, etc. Evaluacin y disposicin: directrices sobre la valoracin de los documentos con miras a su eliminacin sistemtica y peridica o su conservacin definitivas con fines histricos y culturales.

3. REQUERIMIENTOS DEL PGD

El diseo e implementacin de un PGD precisa de una serie de requisitos que garanticen su xito y continuidad. Esto requisitos se dividen en: requisitos tcnicos, funcionales, de infraestructura y de normatividad. Requisitos tcnicos: se refieren a las condiciones tcnicas previas para iniciar un PGD, como la necesidad de contar con tablas de retencin aprobadas o en etapa de elaboracin, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital, etc. Requerimientos funcionales: hacen relacin a la necesidad de integrar el PGD con todas las funciones administrativas de la entidad, as como con los sistemas de informacin y aplicaciones corporativas. Requerimientos de infraestructura: corresponden a los requerimientos relacionados con instalaciones, tecnologa, presupuesto, personal, etc. Requerimientos normativos: la existencia de un cuerpo normativo en materia de archivo es parte esencial para iniciar un PGD.

4. PLANEACIN DEL PGD

El diseo y desarrollo de un PGD, debe obedecer a un plan de accin con lneas concretas que facilite su implementacin de manera efectiva. El PGD debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo, el cual debe estar discriminado en etapas para garantizar el logro de los objetivos generales y especficos. Para desarrollar el PGD se debe establecer un Plan General que a su vez est constituido en programas

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y proyectos especficos dentro de cada programa. De igual forma deben establecerse estrategias generales y acciones especficas las cuales deben convertirse en acciones concretas dentro de la organizacin

Equipo de trabajo. Contratacin de una consultora externa.

VI. IMPLEMENTACIN
Se refiere a las fases necesarias para poner en

5. GESTIN
La gestin debe ser considerada la parte ms importantes del PGD, por cuanto es la que le da cohesin al plan escrito y a las directrices formuladas. Implica el seguimiento sobre el logro de los objetivos, el cumplimiento de las fechas, la gestin de los recursos y todas las actividades administrativas de direccin del PGD, as como la adopcin de los correctivos y medidas conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas. En este apartado se deben indicar los elementos ms importantes de la gestin de un PGD, los cuales se dividen en:
Definicin del rgano de coordinacin del PGD. Conformacin de un comit de seguimiento.

marcha el PGD. La implementacin es la parte final del PGD, y se constituye en el prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en una actividad permanente de la administracin. La implementacin significa la asignacin de responsabilidades dentro de la organizacin, la definicin de roles y el establecimiento de objetivos a corto mediano y largo plazo.
Instalacin del sistema informtico, de

comunicaciones y de seguridad para el PGD.

Implementacin

de

los

programas

subprogramas.
Refinacin: puesta a punto. Mantenimiento y evaluacin. Documentacin

de

los

programas

subprogramas.

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