2.3 PLANEACIN DE REQUERIMIENTOS DE RECURSOS22.

La planeacin de los requerimientos de materiales (MRP) se est utilizando, cada vez ms, conforme los fabricantes buscan reducir los niveles de inventarios, incrementar la capacidad de produccin e incrementar las utilidades. En los planes de capacidad agregada, los programas maestros de produccin y los sistemas de planeacin y control de la produccin del tipo de empujar, el nfasis es estos sistemas, est en utilizar informacin sobre clientes, proveedores y produccin para administrar los flujos de materiales. Los lotes de materias primas se planean para que lleguen a la fbrica aproximadamente cuando se necesitan para fabricar lotes de componentes y subensambles. Los componentes y subensambles se fabrican y entregan a ensamble final aproximadamente cuando se necesitan y los productos terminados se ensamblan y embarcan aproximadamente cuando son necesarios para los clientes. Los lotes de materiales se empujan en el parteaguas arriba de las fbricas, uno a continuacin de otro, lo que a su vez empuja otros lotes por todas las etapas de la produccin. Este flujo de materiales se planea y controla mediante una serie de programas de produccin, que determinan cundo deben salir de cada etapa de produccin los lotes de cada producto en particular. La planeacin de los requerimientos de recursos tiene un lenguaje que, debido a su creciente uso en la industria, ha evolucionado. La figura 5 ilustra cmo las reas funcionales de un negocio funcionan en conjunto para planear y controlar los requerimientos de recursos en una empresa. Todas estas funciones emiten informacin que hace que el sistema de planeacin de recursos funcione y, entonces, ste enva informacin a cada una de las funciones, de manera que pueda desempear mejor su propio trabajo.

La figura 6 ilustra los elementos principales de los sistemas de planeacin de los requerimientos de recursos. La demanda estimada de artculos finales, las polticas de dimensionamiento de lotes y de existencias de seguridad de los artculos finales, y la planeacin aproximada de la capacidad se integran en un programa maestro de la produccin tentativo (MPS). Este MPS preliminar se prueba mediante la planeacin de los requerimientos de materiales y planeacin de los requerimientos de capacidad (CRP). En otras palabras, es posible comprar suficientes materiales y existe suficiente capacidad de produccin para producir los artculos finales del MPS? Si los materiales adquiridos o la capacidad de la produccin no estn econmicamente disponibles, el MPS deber modificarse. Una vez que MRP y CRP determinen que un MPS es factible, ste se convierte en la esencia de un plan de produccin a corto plazo.

Planeacin de requerimientos de materiales. La planeacin de requerimientos de materiales (MRP) parte del principio de que muchos de los materiales que se tienen en inventario tienen demanda dependiente. Los inventarios de materiales de materias primas y de productos parcialmente terminados, que se almacenan para el inventario en proceso, son materiales con demanda dependiente. La cantidad de un material en particular con demanda dependiente necesaria en cualquier semana depender del volumen de productos por fabricar que requieran de dicho material. La demanda de materias primas y productos parcialmente terminados no tiene, por lo tanto, que pronosticarse, porque si durante una semana se sabe cuntos productos terminados deben producirse, puede calcularse la cantidad de cada uno de los materiales necesarios para fabricar dichos productos terminados. MRP es un sistema basado en computadora que toma el MPS como algo dado; explota al MPS en la cantidad de materias primas, componentes, subensambles y ensambles requeridos cada semana del horizonte de planeacin; corrige esta necesidad de materiales al considerar materiales existentes en inventario o sobre pedido y desarrolla un programa de pedidos de compra de materiales y de piezas producidas durante el horizonte de planeacin. Por qu tantas organizaciones de produccin han adoptado sistemas MRP? Los objetivos de MRP ayudan a explicarlo.

Objetivos del MRP.

Los gerentes de operaciones adoptan MRP por estas razones: Para mejorar el servicio al cliente. Para reducir la inversin en inventarios. Para mejorar la eficiencia de operacin de la planta.

La mejora del servicio al cliente significa algo ms que simplemente tener a la mano productos cuando se reciban los pedidos de los clientes. Tener clientes satisfechos tambin significa cumplir con las promesas de entrega y reducir los plazos de entrega. No slo MRP proporciona la informacin administrativa necesaria para hacer que las promesas de entrega puedan cumplirse, sino tambin que las promesas queden fijas en el sistema de control MRP que gua a la produccin. Por lo tanto, las fechas prometidas de entrega se convierten en metas que deben ser cumplidas por la organizacin, mejorando as la probabilidad de cumplir con las fechas de entrega prometidas.

La figura 7 ilustra la razn por la que MRP tiene tendencia a reducir niveles de inventario. Cuando se utilizan sistemas de cantidad fija de pedido y de punto de pedido para planear los pedidos de las materias primas, la cantidad de pedido ms la existencia de seguridad se conserva en el inventario hasta que el artculo final se presenta en el programa maestro de produccin (MPS). Puesto que estas representaciones pueden estar separadas en el tiempo varias semanas, el patrn de los niveles de inventarios consiste en largos periodos de mucho inventario entremezclados con breves periodos de niveles bajos. En MRP, por otra parte, los pedidos de materias primas se sincronizan para que lleguen aproximadamente en el momento en que el elemento final de la materia prima se presenta en el MPS. El patrn de niveles de inventario en MRP consiste en largos periodos de niveles bajos de inventario entremezclados con breves periodos de altos inventarios. El impacto que tiene MRP en los niveles de inventarios de materias primas es, por lo tanto, reducir dramticamente los inventarios promedio.

Dado que MRP controla mejor la cantidad y sincronizacin de las entregas de materias primas, componentes, subensambles y ensambles para las operaciones de produccin, los materiales correctos se entregan a la produccin en el momento correcto. Adems, se pueden reducir o acelerar los flujos de insumos en respuesta a los cambios en los programas de produccin. Estos controles del MRP dan como resultado menor mano de obra, material y costo de gastos indirectos variables por las siguientes razones:

 Menos faltantes de inventario y retrasos en la entrega de materiales dan como resultado ms produccin, sin incrementar la cantidad de empleados o de mquinas. Reduccin en la incidencia de derechos de subensambles, ensambles y productos como resultado del uso de partes correctas. La capacidad en los departamentos de produccin aumenta como resultado de menos tiempo de produccin ocioso, mayor eficiencia en los movimientos fsicos de materiales y menor confusin y retardos en la planeacin.

Todos estos beneficios emanan principalmente de la filosofa de los sistemas MRP. De manera simplificada, los sistemas MRP se basan en la filosofa de que cada materia prima, componente y ensamble requeridos en la produccin, deber llegar simultneamente, en el momento correcto, para producir los elementos finales incluidos en el MPS. Esta filosofa consiste en acelerar a los materiales que van a llegar tarde y retrasar la entrega de materiales que van a llegar demasiado pronto. Por ejemplo, si un material va a llegar tarde y nada se puede hacer al respecto, los dems materiales necesarios para ensamblar este producto terminado no se requerirn hasta que ese material retrasado llegue. El sistema MRP cambia las fechas de vencimiento de todos los materiales, de manera que los materiales lleguen simultneamente para ensamblar el producto final. Una ventaja importante de los sistemas MRP es que las operaciones de produccin se realizan slo en los componentes que son realmente necesarios en sus fechas de vencimiento, de manera que la capacidad de produccin se est utilizando para apoyar directamente al MPS. Con esto, se evita acelerar la produccin de componentes en toda la fbrica para que, al final, lleguen al ensamble final y all se topen con que los productos terminados correspondientes a esas piezas no se ensamblarn esa semana. MRP se ha convertido en una valiosa herramienta de planeacin para miles de instalaciones fabriles de todo el mundo. Despus de implementar MRP, se obtienen beneficios de tipo general, como una mayor rotacin del inventario, mejor cumplimiento de los compromisos de entrega, menos pedidos que se deben fraccionar debido a faltantes de material, menos aceleramiento de los materiales requeridos y plazos de entrega ms cortos desde el pedido del cliente hasta la entrega del producto terminado. Examinemos ahora las caractersticas del sistema MRP. Elementos de MRP.

La figura 8 describe la operacin del sistema MRP. El programa maestro de produccin gua a la totalidad del sistema MRP. Se toma como algo dado. El archivo del estado de inventarios y

el archivo de la lista de materiales suministran informacin adicional sobre los productos incluidos en el programa maestro de produccin. Estos insumos se alimentan en el programa de cmputo del MRP, que es el que genera los resultados. Las transacciones en los inventarios resultado de las acciones de MRP se vuelven a incorporar en el archivo de estado de inventarios para mantener actualizados los registros de los inventarios. El programa de pedidos planeados y los cambios a los pedidos planeados son los resultados principales del MRP. Para uso de la administracin, tambin se generan reportes de excepciones, de desempeo y de planeacin.

Programa maestro de produccin. Se disea un programa maestro de produccin (MPS) ya sea para reabastecer los inventarios de productos terminados o para cubrir los pedidos de los clientes. Un MPS empieza como un programa tentativo, en funcin de su factibilidad, a travs de MRP y CRP. Conforme se comprueba que estos programas son factibles, se convierten en el MPS que se pone en accin. MRP no puede distinguir entre programas maestros de

produccin factibles y no factibles; esto quiere decir que MRP supone que el MPS puede producirse dentro de las restricciones de capacidad de produccin. MRP explota el programa maestro en las necesidades de materiales. Si estos requerimientos no pueden cumplirse con los materiales disponibles en el inventario, con los materiales en pedido o si no hay tiempo suficiente para nuevos pedidos, entonces ser necesario modificar el MPS para obtener un nuevo MPS. El MPS mueve al MRP y de la misma forma que se actualiza el MPS, tambin se modifican los resultados del MRP. Los pedidos de materiales se aceleran, retardan o cancelan. Cuando el MPS queda fijo, tambin queda fijo el plan de recepcin de aquellos materiales que emanan del MRP.

Archivo de lista de materiales. Una lista de materiales es una lista de los materiales y sus cantidades requeridas para producir una unidad de un producto, es decir, un artculo final. Cada producto, por lo tanto, tiene una lista de materiales. Un archivo de lista de materiales o un archivo de estructura del producto, como a veces se conoce, es una lista completa de todos los productos terminados, la cantidad de cada material en cada producto, as como la estructura (ensambles, subensambles, componentes y materias primas y relaciones entre todos stos) de los productos, Otro trmino para una lista de materiales es una lista de materiales por niveles, una lista en la cual el padre est en el margen y sus componentes tienen sangras para mostrar la estructura. El archivo de la lista de materiales es un archivo actualizado computarizado que puede ser revisado conforme se redisean los productos. Un obstculo de importancia que debe superarse en la mayora de las aplicaciones MRP es la precisin de la lista de materiales. Con la confianza de que el archivo est actualizado, una vez preparado el MPS sus elementos se pueden explotar en los ensambles, subensambles, componentes y materias primas requeridos. Estos artculos deben adquirirse de proveedores exteriores o producirse en los departamentos de produccin de la empresa

Archivo del estado de inventarios. Es un archivo computarizado con un registro completo de cada material que se tiene en inventario. Cada material, independientemente de en cuntos niveles se utilice en un producto o en muchos productos, tiene uno y slo un registro de materiales. Un registro de materiales incluye el cdigo de nivel bajo, el inventario a la mano, los materiales en pedido y los pedidos de los clientes para este artculo. Estos registros se actualizan mediante transacciones de inventarios como recepciones, desembolsos, materiales desechados, pedidos planeados y otras liberaciones de pedidos. Otra parte del archivo incluye factores de planeacin que utilizar el sistema MRP. Estos factores incluyen informacin sobre el tamao de los lotes, los plazos de entrega, los niveles de existencia de seguridad y las tasas de desperdicio. Algunos componentes, ensambles y subensambles se registran como productos terminados que se suministran a los clientes, como refacciones. Estos materiales

quiz no formen parte del MPS, ya que se adquieren directamente de proveedores y van directamente al inventario para atender la demanda de los clientes; en otras palabras, no se producen y, por lo tanto, no se incluyen en el MPS. En consecuencia, los pedidos reales o pronosticados de estos materiales se incluyen directamente en el archivo del estado de inventarios, que automticamente forma parte del sistema MRP. El archivo del estado de inventarios no solamente proporciona al sistema MRP un registro completo del estado de cada uno de los materiales del inventario; tambin, se utilizan los factores de planeacin en el programa de cmputo de MRP para la proyeccin de las fechas de entrega del pedido, las cantidades de cada material a pedir y cundo colocar los pedidos.

Programa de cmputo MRP. El programa de cmputo MRP opera de esta forma:

1. Primero, con ayuda del MPS, empieza por determinar la cantidad de productos finales necesarios para cada periodo. A veces, en terminologa MRP, los periodos se conocen como cajones. 2. Despus, se incluyen como productos terminados los nmeros de las partes para servicio que no se incluyen en el MPS, pero que se deducen de los pedidos de los clientes. 3. A continuacin, consultando el archivo de la lista de materiales, el MPS y las piezas de servicio se explotan en los requerimientos brutos de todos los materiales para cada periodo futuro. 4. Acto seguido, consultando el archivo del estado de inventarios se modifican, para cada uno de los periodos, los requerimientos brutos de materiales, tomando en consideracin la cantidad de materiales a mano y en pedido. Los requerimientos netos de cada material para cada cajn se calculan como sigue:

Si los requerimientos netos son superiores a cero, debern colocarse pedidos para este material. 5. Finalmente, los pedidos se corren a periodos anteriores para tomar en cuenta los plazos de entrega en cada una de las etapas del proceso productivo y los plazos de entrega de los proveedores. Este procedimiento da como resultado datos de transacciones de inventarios

(liberacin de pedidos, cambios de pedidos, etc.), que se emplean para actualizar el archivo del estado de inventarios, los reportes primarios de resultados y los reportes secundarios. Resultados de MRP. Los resultados de los sistemas MRP proporcionan de manera dinmica el programa de materiales para el futuro: la cantidad de cada material requerida en cada periodo para apoyo del MPS. Se obtienen dos resultados primarios:

1. Programa de pedidos planeados: un plan de la cantidad de cada material que debe pedirse en cada periodo. Compras emplea este programa para hacer pedidos a los provee dores o lo utiliza produccin para ordenar componentes, ensambles y subensambles a sus departamentos de produccin corriente arriba. Los pedidos planeados se convierten en la gua de la produccin futura de los programas de los proveedores y de los programas internos de produccin de la empresa. 2. Cambios en los pedidos planeados: modificacin a pedidos planeados anteriores. Las cantidades pedidas pueden modificarse, los pedidos pueden cancelarse, o los pedidos pueden retrasarse o adelantarse a otros periodos gracias al proceso de actualizacin.

Los resultados secundarios de MRP dan esta informacin:

1. Reportes de excepcin: informes que advierten sobre artculos que requieren la atencin de la gerencia para tener la cantidad correcta de materiales durante cada periodo. Las excepciones tpicas notadas son errores de informe, pedidos tardos y excesivo desperdicio. 2. Reportes de desempeo: informes que indican lo bien que est operando el sistema. Ejemplos de mediciones de desempeo son la rotacin de los inventarios, el porcentaje de promesas de entrega cumplidas y las incidencias de faltantes de almacn 3. Reportes de planeacin: informes que se utilizarn en futuras actividades de planeacin de inventarios. Ejemplo de esta informacin de planeacin son pronsticos de los inventarios, informes de compromisos de compras, rastreo a las fuentes de demanda (asignacin) y planeacin de requerimientos de materiales a largo plazo.

Estos son los elementos principales del MRP: entradas, programa de cmputo de MRP y resultados. De MRP I a MRP II a ERP Los sistemas de planeacin de requerimientos de recursos estn en continuo estado de evolucin. Los primeros sistemas eran bastantes sencillos, y el valor de la informacin que se generaba para la operacin era limitado. En su forma ms primitiva, MRP simplemente

explotaba el MPS para obtener los materiales requeridos. Luego, a fines de los aos 70, Oliver Wight, George Plossl y otros, empezaron a hablar de cerrar el lazo con los sistemas MRP. El trmino MRP de lazo cerrado significa:

Un sistema elaborado alrededor de una planeacin de requerimientos de materiales, que incluye las funciones de planeacin adicionales de la planeacin de produccin (planeacin agregada), el programa maestro de produccin y la planeacin de los requerimientos de capacidad. Una vez completa esta fase de planeacin y una vez aceptados los planes como realistas y obtenibles, las funciones de ejecucin entran en juego. Esto incluye las funciones de control de manufactura, de medicin de entradassalidas (capacidad), programacin y despacho detallado, adems de informes de los retrasos previstos, tanto de la planta como de los proveedores, la programacin de los proveedores, etc. El trmino "lazo cerrado" implica que no slo estn estos elementos incluidos en el sistema general, sino que tambin hay retroalimentacin desde las funciones de ejecucin, de forma que la planeacin pueda mantener su validez en todo momento.

Posteriormente, la necesidad de sistemas MRP an ms complejos llevaron a Wight, Plossl y otros a pasar de MRP I a planeacin de recursos de manufactura (MRP II). El trmino planeacin de recursos de manufactura quiere decir: Un mtodo para la planeacin efectiva de todos los recursos de una empresa de manufactura. Idealmente, encara la planeacin operacional en unidades, la planeacin financiera y tiene una capacidad de simulacin para responder a preguntas "qu pasara s?" Est formada de una diversidad de funciones, todas ellas vinculadas entre s: planeacin empresarial, planeacin de ventas y de operaciones, planeacin de produccin, programa maestro de produccin, planeacin de los requerimientos de materiales, planeacin de los requerimientos de capacidad y los sistemas de apoyo de ejecucin para la capacidad y materiales. Los resultados de estos sistemas se integran con los informes financieros como, por ejemplo, el plan empresarial, el informe de compromisos de compras, el presupuesto de embarques, las proyecciones de inventarios en dlares, etc. La planeacin de recursos de manufactura es un desarrollo directo y una ampliacin del MRP de lazo cerrado.

La evolucin de los sistemas de planeacin de requerimientos de recursos todava sigue. Lo ltimo en esta evolucin se conoce como planeacin de recursos de la empresa (ERP), que es ms completo que el MRP II. El trmino planeacin de recursos de la empresa significa:

Un sistema de informacin orientado a la contabilidad para identificar y planear los recursos de la empresa necesarios para recibir, fabricar, embarcar y llevar control de los pedidos de los clientes. Un sistema ERP difiere del sistema tpico MRP II en cuanto a requerimientos de tipo tcnico, como una interfase grfica de usuario, una base de datos relacional, el uso de lenguajes de cuarta generacin y las herramientas de ingeniera de software asistidas por computadora en el desarrollo, arquitectura cliente/servidor y transportabilidad de sistemas abiertos.

Los sistemas ERP estn formados de diversos mdulos de software, que se pueden adquirir por separado, para ayudar a administrar muchas actividades en diferentes reas funcionales de una empresa. Por ejemplo, el software R/3 de SAP, que es el software ERP de mayor venta, ofrece mdulos para ventas y distribucin, contabilidad financiera, control financiero, administracin de los activos fijos, recursos humanos, flujo de trabajo, soluciones industriales, administracin de materiales, planeacin de la produccin (incluyendo MRP y CRP), administracin de la calidad, mantenimiento de planta y sistemas de proyectos.

Cuando un sistema de planeacin de los recursos de la empresa (ERP) ha sido debidamente instrumentado, ste vincula todas las reas de la compaa. El departamento de produccin sabe cules son los pedidos nuevos tan pronto como stos son ingresados al sistema. El departamento de ventas sabe exactamente en qu punto se encuentra el pedido del cliente. El departamento de adquisiciones conoce al detalle las necesidades de produccin y el sistema de contabilidad se actualiza a medida que se realizan todas las transacciones pertinentes. Los beneficios potenciales son enormes. Lo que una compaa se llega a ahorrar tan slo por no enviar informacin redundante puede sumar millones de dlares al ao. Sin embargo, el verdadero valor de la ERP para la compaa radica en las distintas formas nuevas en que puede hacer negocios gracias a ella. Muchas tareas redundantes se pueden eliminar de manera muy sencilla. Tambin se puede reducir sustancialmente el tiempo necesario para desempear las tareas restantes como consecuencia del rpido acceso a la informacin. Un sistema ERP bien diseado ofrece la posibilidad de dirigir una empresa de muchas maneras. Por supuesto que esto tambin tiene un costo, porque los sistemas ERP son complejos y caros y podran requerir que se realicen cambios importantes en los procesos. (CHASE Richard B.,
Administracin de la Produccin y Operaciones para una Ventaja Competitiva. 10. edicin. Mc Graw Hill. Pg. 417.)