AL DA SOLUCIONES EN EL ALMACN

Soluciones a las incidencias ms habituales que se producen en el almacn

Eureka!
Por: IMANOL LETAMENDIA/FEDERICO BAREA*

En el da a da del almacn surgen, inevitablemente, incidencias. Saber reconocerlas, pero, sobre todo, saber cmo resolverlas es bsico para el perfecto funcionamiento de la instalacin. Mecalux News le explica los contratiempos ms habituales y cmo enfrentarse a ellos con xito.

a mayor parte de los mercados europeos se encuentran actualmente en una etapa de madurez, tanto por el elevado desarrollo de la competencia como por el alto grado de conocimiento del producto y de exigencia de sus clientes. Las empresas que actan en estos mercados se ven por ello obligadas a buscar ventajas competitivas en todos los eslabones de la cadena de suministro para sobrevivir. Es en este contexto donde el almacn, como uno de los ltimos eslabones de la cadena, se convierte en una pieza estratgica para la competitividad empresarial. En efecto, en los ltimos tiempos asistimos a un cambio sustancial de mentalidad en la gestin de almacenes. Se ha pasado de la poca dominada por el principio de "cuanto ms grande,

mejor", donde las empresas disponan de instalaciones con capacidad suficiente para el funcionamiento de toda la cadena de suministro, argumentando que los elevados gastos de inventario se veran compensados por las ventas, a un tiempo en el que un exceso de mercanca en la instalacin supone una prdida de recursos econmicos, fsicos y humanos que limitan el crecimiento y la competitividad de la organizacin. Por todo ello, las compaas dedican hoy en da un gran empeo a la implantacin de tecnologas y procesos que optimicen el espacio y los recursos disponibles en la planta. Pese a los esfuerzos, el almacn sigue generando una serie de problemas que dificultan la actividad diaria. A los factores coyunturales, se unen, en el da a da, las peculiaridades propias de la mercanca que se gestiona, as como las

CASO ALGO MS QUE CAPACIDAD

PROBLEMA: pensar slo en trminos de capacidad puede producir diseos ineficaces. SOLUCIN: anlisis previo de las necesidades de la empresa teniendo en cuenta la mercanca, los flujos previstos y los procesos internos.

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complicaciones derivadas de los procesos que se desarrollan en el almacn. Diseo deficiente El objetivo que se plantea a continuacin es analizar dichos factores para determinar la direccin en la que se debe trabajar para mejorar las prestaciones de una instalacin de almacenaje. El primer foco destacable de contratiempos lo constituyen las limitaciones edificativas derivadas del diseo del almacn. La construccin de un nuevo recinto implica un proceso previo de diseo que, teniendo en cuenta las caractersticas de la carga, el volumen de flujos previstos y los procesos internos, ayude a determinar la organizacin, el espacio y los mecanismos de almacenaje idneos para la actividad. No cabe duda de que un estudio riguroso evitar en el futuro innumerables problemas. Sin embargo, en muchos casos, el almacn es la herencia de la mentalidad inicial comentada anteriormente en la que se construyeron naves enfocadas a proporcionar gran capacidad de almacenaje sin tener en cuenta los criterios logsticos esenciales para el desempeo de las operaciones. De nada sirve poseer una gran cantidad de mercanca almacenada, si se es incapaz de gestionarla con la rapidez y eficacia que exige el mercado. De esta forma, resulta habitual encontrar naves con gran capacidad de almacenaje pero con playas y espacios de maniobra tan reducidos que imposibilitan el correcto flujo de materiales. Este problema se agrava si se incorporan obstculos constructivos en los recorridos internos tales como pilares situados en zonas de paso, losas de calidad deficiente, que provocan irregularidades

La diversificacin de la actividad de la empresa multiplica las referencias que hay que gestionar, lo que puede provocar errores en la previsin de la demanda.

en el piso, rampas y muelles de acceso estrechos y en nmero insuficiente, etc. El resultado es un almacn con procesos de entrada y salida lentos, que alarga los plazos de entrega a los clientes. Nuevo modelo de negocio Por otro lado, la "gran capacidad de almacenaje" pensada en el momento de la construccin, pasa a ser relativa si nos fijamos en el siguiente obstculo al que se enfrenta el almacn: la evo-

dicionalmente productiva han pasado a ser, en pocos aos, distribuidores de artculos adquiridos en mercados con condiciones productivas infinitamente ms ventajosas que las locales. Esta situacin obliga a las empresas a producir donde es ms barato y a vender donde resulte ms rentable hacerlo, sin importar las distancias, lo que implica mayor necesidad de capacidad, principalmente por dos motivos.

CASO EL VALOR DE LOS DATOS

PROBLEMA: referencias dispares, variables condicionantes de las mercancas y relaciones entre ellas (pesos, fechas de caducidad, incompatibilidades, seguridad...). SOLUCIN: calidad en los datos relativos a la mercanca y uso de bases informticas para su tratamiento.

El primer foco importante de problemas lo constituyen las limitaciones constructivas derivadas del diseo del almacn
lucin del modelo de negocio inicial para el que fue diseado. No cabe duda de que en los ltimos tiempos la globalizacin de los mercados ha transformado los modelos implantados en Europa. Muchas firmas con una estructura traEl primero es que se trabaja con proveedores ms lejanos, con mayores plazos de entrega, lo que obliga a comprar lotes bastante ms grandes para cubrir la demanda durante todo el periodo de aprovisionamiento.

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Dificultades diarias En este entorno problemtico surgen una toda una serie de dificultades operativas ligadas a las actividades cotidianas, como vamos a ver a continuacin. Se trata de inconvenientes importantes, bien es verdad, pero que tienen una solucin muy efectiva. La propia tipologa de la mercanca que hay que almacenar es fuente de innumerables dolores de cabeza para sus gestores. De ah que caractersticas tales como los diferentes volmenes y pesos a tratar, la apilabilidad, las fechas de caducidad, las cuarentenas, la incompatibilidad de ciertos materiales y las normas de seguridad ligadas a caractersticas especiales de algunos materiales generen dificultades operativas si no se toman las medidas correctas y apropiadas para gestionarlas.

CASO PRODUCTOS DE BAJA ROTACIN

PROBLEMA: generacin de obsoletos y acumulacin de productos de baja rotacin. SOLUCIN: control y contabilizacin de cada artculo y anlisis de los datos para una ptima gestin en los departamentos de aprovisionamiento y compras.
Si a este maestro se aaden criterios de rotacin y de evolucin histrica de las ventas, se estar facilitando la solucin al que tal vez sea el problema ms grave al que se enfrentan diariamente los almacenes: la generacin de obsoletos y acumulacin de artculos de baja rotacin, que impiden la correcta gestin de las referencias ms rentables.

EL ESLABN MS FUERTE DE LA CADENA

Hay que tener muy presente que el almacn actual, para resolver sus problemas, debe pasar de ser un ente aislado, pensado para absorber las ineficiencias de la cadena de suministro, a convertirse en un eslabn estratgico que, adems de interactuar con los dems departamentos de la empresa, faculte la integracin de los eslabones externos por medio del intercambio de informacin. Aliado tecnolgico En este sentido, las nuevas tecnologas apuntan a convertirse en el aliado logstico indispensable para gestionar adecuadamente este factor competitivo tan importante en la actualidad. Gracias al control de la informacin, la instalacin debe aportar valor aadido para la empresa, convirtindose en un cuadro de mando que permita medir la eficiencia de la gestin a travs de parmetros tan fundamentales como la rotacin del inventario, el volumen de stock o el nivel de servicio percibido por el cliente.

En segundo trmino, se diversifican las actividades multiplicndose el nmero de referencias que hay que gestionar, lo que conlleva un mayor error de previsin de demanda, que se incrementa al tratarse de artculos en los que se tiene menor experiencia. Dicho error se cubre con mayores stocks de seguridad. Todo esto se traduce inevitablemente en un aumento del stock medio necesario para la gestin diaria y por consiguiente en un mayor grado de saturacin del almacn.

La solucin pasa por la creacin de una base de datos que registre e informe de todas estas singularidades. No es habitual que las empresas dispongan de un registro de datos logsticos de cada uno de sus artculos, aun as, y pese a la carga de trabajo que ello pueda suponer en un principio, una buena calidad en los datos es sinnimo de xito empresarial. De esta forma, un maestro de artculos que incorpore datos logsticos fiables y actualizados se revelar como una fuente de competitividad cuando llegue la hora de invertir en equipamientos y sistemas de almacenaje.

Buscar la rotacin En los mercados actuales, la mxima rotacin de los productos es el factor que genera rentabilidad, ya que los mrgenes con los que se opera son cada vez ms reducidos. Con un adecuado sistema de gestin, que permita contabilizar y controlar cada artculo en particular cuando llega o sale del almacn, se obtendr una imagen precisa de todo lo que hay en la instalacin. Si se analizan los movimientos, el almacn puede convertirse en la fuente de informacin que posibilite a los departamentos de

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embalajes y adaptndolos a las condiciones de almacenamiento y transporte existentes. La interaccin del almacn con otros departamentos de la compaa es por tanto vital para la eliminacin de los escollos ms comunes. Siguiendo esta lnea, cabe pensar que llevando la interaccin fuera de las puertas de la empresa, es decir, a proveedores, distribuidores y clientes se obtendr una gestin ms eficiente. Ciertamente, integrando el almacn en la cadena de suministro mediante sistemas de gestin que permitan una visin total del flujo de materiales en toda la cadena, se resolvern problemas tan habituales hoy en da como la heterogeneidad de las unidades de carga manipuladas, el etiquetado de las referencias o la necesidad de volver a envasar o encajar ciertos productos. Estas tareas las harn proveedores tanto internos como externos, que dispondrn de la informacin necesaria para efectuarlas correctamente. Ahorro de costes La integracin supondr ahorros de costes globales, que debern repartirse entre proveedor y cliente para que el proceso prospere. Es fundamental que la comunicacin sea lo ms fluida posible para facilitar la planificacin y equilibrar el flujo de materiales. Un sistema de gestin de almacn informatizado, que trabaje en tiempo real y con capacidad para interconectarse, tanto con el proveedor como con el cliente, se convierte en una herramienta idnea para la gestin logstica actual. Para optimizar el flujo de mercancas, toda la informacin debe nacer paradjicamente en el destino final de la cadena de suministro, esto es, en el cliente. Conociendo los comportamientos diarios en el punto de venta, el almacn podr reaccionar mas rpidamente, tanto para satisfacer necesidades del usuario como para reponer sus propias necesidades optimizando el stock. En este terreno se puede aventurar que las nuevas tecnologas de identificacin por radiofrecuencia (RFID), que ofrecen informacin en tiempo real sobre los consumos en el punto de venta, desarrollan un papel del todo decisivo para la adecuada gestin del flujo de ma-

CASO LA DEMANDA ORDENA

PROBLEMA: flujos de mercancas lentos. SOLUCIN: sistemas de comunicacin de datos desde el punto de venta para conocer la demanda y ajustar el stock. La RFID ser esencial para esta cuestin.

El problema ms grave al que se enfrentan diariamente los almacenes es la acumulacin de artculos de baja rotacin
aprovisionamiento y compras hacer una gestin mas eficiente que evite la acumulacin de obsoletos y productos de baja rotacin. Del mismo modo, un sistema de gestin que mejore la comunicacin con el departamento de marketing de la sociedad permitira concertar las polticas de actuacin consiguiendo eliminar excedentes de stock por medio de promociones, o mejorar las condiciones de almacenaje, proponiendo modificaciones en los

En los mercados actuales, la mxima rotacin de los productos es el principal factor que genera rentabilidad.

CASO FUERA EXCEDENTES

PROBLEMA: excedentes de stock. SOLUCIN: un sistema de gestin del almacn en comunicacin con el departamento de marketing que permita lanzar promociones, as como packaging ms acordes con las posibilidades de almacenaje.

teriales, desde la produccin hasta el cliente final, pasando, lgicamente, por el almacn. Esta operativa, basada en la gestin de datos actualizada al instante, ayudar en problemas como la falta de espacio, la generacin de obsoletos, los errores de preparacin o las roturas de stock, a la vez que permitir asumir nuevos retos generados por el continuo incremento del nivel de exigencia de los clientes, que efectan pedidos cada vez ms atomizados y con menores plazos de entrega. 3

*Imanol Letamendia y Federico Barea, departamento de automatizacin de almacenes, Mecalux, SA. fbarea@mecalux.com

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