Administracin de los Recursos Informticos

Gestin de Recursos Informticos

ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS IN ORM!TICOS Cuando la inversin en tecnologa se hace necesaria para una organizacin, la optimizacin de los costos involucrados y el control que se debe ejercer sobre los recursos informticos debe convertirse en una prioridad para la organizacin. A la suma de todos los costos involucrados en la adquisicin, uso y mantenimiento de la tecnologa informtica se le conoce como el Costo Total de Propiedad !C" por sus siglas en ingl#s$. %a administracin de recursos informticos conlleva una seria responsabilidad, pues la inversin no termina con la adquisicin del recurso, pues la infraestructura tecnolgica, la preparacin del recurso humano que utiliza la tecnologa y el mantenimiento de la misma son un ciclo constante que se repite hasta terminar con la vida &til del recurso. 'n 'stados (nidos el ciclo de vida &til de un recurso informtico, por ejemplo un equipo de cmputo, es de apro)imadamente tres a*os. +in embargo en nuestro pas la vida &til del equipo puede ser un poco mas larga, aunque con el avance tan rpido de la tecnologa este tiempo se esta reduciendo. Alguien podra preguntarse ,-or qu# es importante administrar los recursos informticos. /ueno, cuando el ciclo de vida &til del recurso informtico termina, una organizacin debe ser capaz de definir estrategias para el cambio y uso de nueva tecnologa. 'stas estrategias deben permitir de alguna manera, optimizar el costo total de inversin y adems deben incidir de manera importante en las tomas de decisiones para la inversin en tecnologa y el subsecuente retorno de la inversin. %as actividades que conlleva la administracin de recursos informticos se relacionan con0 'l control del inventario de hard1are y soft1are control de las aplicaciones, licencias y sus versiones$, la medicin de los programas de cmputo con el fin de monitorear su uso efectivo, la administracin del uso del espacio en disco en la red, los estndares de uso y la definicin de polticas para buen uso del recurso informtico, la implementacin de procesos de auditoras de soft1are en forma peridica, procesos de respaldos y recuperacin de informacin, la obtencin de informacin para determinar los requerimientos de adquisicin de hard1are y soft1are as como los presupuestos respectivos, la organizacin de la mesa de ayuda para la atencin de usuarios, el control de los niveles de servicio en la atencin de problemas y cambios, la organizacin del mantenimiento preventivo que mantenga en buen funcionamiento del recurso de cmputo, la implantacin de soft1are antivirus para prevenir da*o a la informacin, los controles en las garantas y seguros de los bienes informticos y la optimizacin en la generacin de los presupuestos para la adquisicin y2o cambio de tecnologa. Como se puede observar la administracin de estos recursos es una tarea que, sin el soporte adecuado a trav#s de procedimientos, m#todos y tecnologa, puede convertirse en una labor ardua y complicada.

Pg. 49

Gestin de Recursos Informticos

-arte importante de la administracin de recursos informticos lo compone la mejora tecnolgica la cual esta integrada por aspectos relacionados con administracin de activos, sistemas, -C3s, escalabilidad, proteccin del Centro de Cmputo y mesa de ayuda. 'l control del inventario de hard1are y soft1are es la base donde se sustenta la administracin de los activos. 4e un buen control en el inventario se generan las estrategias adecuadas para optimizar los costos en la escalabilidad de nuestro equipo informtico. 'l ,5u#., ,Cmo. , ,Cundo. y ,Cunto. invertir en nueva tecnologa se responde a trav#s de una buena administracin del inventario. ,5u# pasos deben seguirse para llevar un control adecuado del inventario. ')isten desde formas bsicas de control que pueden ser llevadas a cabo de forma muy simple y de manera manual hasta formas ms avanzadas que requieren el apoyo de herramientas de soft1are que faciliten el trabajo, todo depende del tama*o de la organizacin. 6o es lo mismo controlar el inventario de una empresa que tiene 78 computadoras en una misma ubicacin que en una que tiene 98 o :88, y ms a&n en aquellas organizaciones que tienen un gran n&mero de equipo disperso por toda la empresa. 'n empresas con menos de 78 equipos, un control manual puede resultar eficiente si se lleva a cabo a trav#s de revisiones peridicas y la informacin es actualizada de manera constante. %a informacin a controlar se centra especficamente en las caractersticas del equipo que ha sido asignado a cada usuario. %as caractersticas del equipo pueden ser e)ternas ;arca, ;odelo, 6umero de serie del equipo, -roveedor del equipo, <echa de adquisicin, garanta, etc.$ e internas !ipo de procesador, velocidad del procesador, capacidad de memoria =A;, capacidad del disco duro$ y otras que puedan ser importantes considerar dependiendo del hard1are que se esta inventariando -C3s, impresoras, scanners, etc.$. Adems de las caractersticas de hard1are, se debe llevar un registro del soft1are que est instalado en cada -C. -ara ello es importante contar con informacin detallada del soft1are instalado en cada -C 6ombre del +oft1are, versin, idioma, fabricante$ as como tambi#n el registro del proveedor con el que adquirieron el producto y bajo que esquema de licenciamiento se adquiri. 'stas caractersticas son convenientes asociarlas al usuario que utiliza el equipo, de tal forma que se pueda llevar un registro completo de los datos del usuario 6ombre, rea y2o departamento al que pertenece y otros que se consideren importantes$ para despu#s poder analizar toda esta informacin para tomar decisiones. ,4e que les sirve llevar un registro de toda la informacin anterior. >e aqu algunos casos en los que esta informacin resulta de utilidad0 Robo Hormiga0 (n da, en un equipo deja de funcionar el procesador de palabras que tena instalado. (sted acude a revisar el equipo y se encuentra que el equipo originalmente debera tener 79?;b de ;emoria y ahora tiene ?@;b. ,4nde quedaron los otros :A7;b. Escalabilidad0 +e necesita instalar un nuevo soft1are que requiere :7B;b en =A; y contar con procesador -entium CCC a 988;hz. ,5u# equipos tienen esa capacidad para poder instalar el soft1are.
Pg. 50

Gestin de Recursos Informticos

Migracin0 +e desea saber si es conveniente cambiar a la nueva versin del sistema operativo, para ello se requiere saber cul sera la mejor forma de adquisicin de las licencias correspondientes. (d. realiza un anlisis de las capacidades de sus equipos para soportar el cambio de versin y de los esquemas de licenciamiento que sean ms competitivos pues tiene la informacin necesaria para hacerlo. Mantenimiento0 Cncluir en una pliza de mantenimiento a los equipos de su empresa, para ello revisa cuales estn en garanta todava, de tal suerte que no es necesario incluirlos. Auditora0 =egularizar el soft1are para no tener copias piratas. (d. al revisar frecuentemente sus equipos conoce el soft1are que tiene instalado y lleva el control de las licencias correspondientes por lo que la carta anterior no les debera preocupar en lo mas mnimo. Capacitacin0 Conocer por departamento que soft1are de oficina se tiene instalado, de tal forma que pueda programar la capacitacin de los usuarios optimizando los costos. Salida de un empleado0 Cuando un empleado deja de colaborar en su empresa desea verificar que el mismo entregue el equipo asignado tal cual se lo dieron a su ingreso a la empresa.

'stos son algunos de los casos donde se justifica el llevar un control del inventario. 'l control del inventario de hard1are y soft1are puede realizarse en forma bsica, media o avanzada y puede requerir del uso de herramientas automatizadas dependiendo del nivel de control que se desea obtener. 'sto permitir un monitoreo adecuado de los centros determinados para una actividad especifica. "#$ %ARD&ARE (n inventario de hard1are consiste de un listado de todo el hard1are en la organizacin. 'l inventario de hard1are debe incluir un listado completo de todos los componentes de la red incluyendo -C3s, +ervidores, perif#ricos y dispositivos de red y de comunicaciones. %a informacin del inventario incluye identificacin relevante n&meros de serie, n&meros de inventario, cdigos de barra, etc.$ de cada componente de las -C3s, +ervidores, perif#ricos y hard1are de la red. Adems de lo anterior es conveniente mantener un historial de los aspectos financieros registros de adquisicin, alquiler, seguros, depreciacin$ fsicos movimientos, adiciones, cambios$ y t#cnicos. +e dice que un inventario de hard1are es bsico cuando este es almacenado en un archivo no integrado. 'ste archivo es manualmente actualizado y contiene mnima informacin acerca del soft1are. 'sta es una estrategia de control con mnimos costos y mnimo retorno. Cuando se habla de un inventario de nivel medio, se involucra herramientas automatizadas que permiten obtener informacin de los activos a inventariar de forma automtica. %a informacin obtenida es utilizada para la resolucin de problemas y en la planeacin de presupuestos y actualizaciones. 'l objetivo es bajar costos y mejorar la eficiencia de los equipos de soporte a usuarios.

Pg. 51

Gestin de Recursos Informticos

'n controles avanzados de inventario de hard1are las herramientas automatizadas se integran con otros productos para dar un mayor soporte a los usuarios de la organizacin. %as herramientas son utilizadas tambi#n para soportar las polticas para la administracin del soft1are y se integran a un sistema de planeacin de activos informticos. Cnventario de hard1are bsico0 's recomendable estructurar en base al equipo cabeza de configuracin, normalmente el C-( o gabinete principal y sus partes, accesorios o perif#ricos que lo integran o conforman, en un esquema del estilo -A4='DDDE >CF"+ registrando por cada uno datos tales como0 6&mero de Control Cdentificacin o Clave 4escripcin ;arca 6&mero de +erie 6&mero de -arte !ipo gen#rico de equipo Capacidad !ipo de !ecnologa <echa de =ecepcin <echa de Cnstalacin !ipo de mantenimiento +tatus 'n reparacin, asignado, prestado, obsoleto, baja, refacciones,...$ 4ireccin 'thernet o C Consumo el#ctrico 4isipacin t#rmica Costo 4atos de su ubicacin =esponsable !ipo de uso %ocalizacin ')tensin2tel#fono de referencia 4epartamento o Grea. "#' Soft(are (n inventario de soft1are debe contener informacin acerca del soft1are instalado en cada una de los equipos de cmputo del Centro de Cmputo. %o anterior debe incluir tanto +ervidores como -C3s. 's recomendable que la informacin se concentre en un archivo central, tambi#n es muy recomendable que esta informacin se mantenga y actualice en forma peridica y que incluya los t#rminos de las licencias de uso, fecha de adquisicin, nombre del usuario que usa el soft1are, detalles de instalacin, acuerdos de mantenimiento, monitoreo de uso y otros datos que sean de importancia para su administracin.

Pg. 52

Gestin de Recursos Informticos

Como habrn de observar el inventario de soft1are es de suma importancia pues permite administrar de mejor forma las licencias, negociar contratos de soporte, planear actualizaciones de soft1are, resolver problemas relacionados con su uso y por supuesto permite una administracin financiera adecuada. Cnventario de soft1are bsico0 Clave o Cdentificacin 4escripcin <echa de recepcin <echa de instalacin !ipo de documentacin ;edio de distribucin !ipo de aplicacin 4isponible en computadoras Computadora2servidor Hersin 6&mero de licencias !ipo de contrato "#'#$ )rcticas de *uen uso +ara la Administracin de Soft(are Cuando el control del inventario de hard1are y soft1are ya se ha implementado en la organizacin y se mantiene actualizado en forma peridica, debe implantarse otra prctica de buen uso llamada IAdministracin de +oft1are.J %a administracin de soft1are es la funcin que permite asegurar a la organizacin el cumplimiento de las licencias del soft1are que se tiene instalado as como el buen uso que se haga del mismo. %os elementos que intervienen en una buena administracin de soft1are son0 El control de las aplicaciones versiones de so!t"are 0 Keneralmente utilizado para procesos de migracin y actualizacin, consiste en llevar un control de las aplicaciones que estn instaladas en la organizacin de tal modo que cuando e)ista la necesidad de cambiar a una nueva versin o aplicar algunos IparchesJ al soft1are que presenta problemas se pueda realizar de manera uniforme. -or ejemplo, el pasado problema del a*o 7888. ')istan aplicaciones que se haban desarrollado con ;+DAccess 7.8, el cual presentaba problemas en el clculo de fechas. %a recomendacin era que todas las aplicaciones creadas con esa versin fueran actualizadas con la nueva versin de ;+DAccess. 'l llevar un control de las aplicaciones que fueron desarrolladas con esa versin permiti a muchas empresas evitar un problema mayor. 'l beneficio que se obtiene con un buen control de versiones se lo observa en los procesos de actualizacin de licencias pues se puede planear de mejor forma las inversiones en adquisicin de licencias de soft1are y con ello optimizar los costos. Auditora de so!t"are0 %a auditora de soft1are permite evaluar el grado de e)posicin en el que se encuentra una organizacin con respecto al soft1are que
Pg. 53

Gestin de Recursos Informticos

tiene instalado en sus equipos y las correspondientes licencias de uso. %os beneficios que se obtienen son la eliminacin del riesgo de enfrentar demandas civiles y penales por tener soft1are sin la correspondiente licencia. As tambi#n permite conocer cmo se llevan a cabo los controles definidos para la administracin del soft1are. #a importancia de conocer el uso $ue se le esta dando al so!t"are permite saber si %a retorno de la inversin realizada 0 'l comprar licencias de soft1are sin analizar el uso que se le va a dar puede ser causa de que los costos de adquisicin se eleven. -or ejemplo, si se tiene instalado en un servidor un producto de oficina -rocesador de palabras, hoja de calculo, presentaciones etc.$ como ;+D"ffice, %otus +martsuite que es utilizado en promedio por L8 usuarios de los 98 que lo utilizan de forma espordica, es posible instalar en el servidor un soft1are encargado de monitorear el uso del producto, para poder ajustar la compra de las licencias o actualizaciones al uso real que se le esta dando. 'n vez de adquirir 98 licencias podra adquirir slamente L8. 'l beneficio obtenido es la reduccin en la inversin. #a administracin del espacio en disco en la red0 Consiste en monitorear constantemente la informacin residente en los discos duros del servidor o de las -C3s de la organizacin. ')iste mucha informacin que no es parte del proceso de negocio en una empresa que ocupa espacio en disco y que todo usuario debe depurar como parte de su responsabilidad. ;e refiero a notas de eDmail, archivos de caractersticas singulares Dfotos, imgenes, tarjetas electrnicas de felicitacin, los famosos tapices y protectores de pantallaD adems de toda aquella informacin que 6" es informacin de negocio. 'l beneficio de administrar efectivamente el espacio en disco evita que se actualice continuamente las -C3s con discos duros de mayor capacidad y la realizacin de inversiones innecesarias. 'l conocido comentario por parte del usuario I6ecesito mayor capacidad en discoJ de ahora en adelante debe ser justificado antes de instalarle un nuevo disco. #a de!inicin de estndares& polticas procedimientos 0 +i todo lo descrito anteriormente no se encuentra sustentado a trav#s estndares, polticas y procedimientos de control, de nada servirn los esfuerzos realizados. 4entro de los estndares se pueden definir aquellos relativos al uso de soft1are de base sistemas operativos$, soft1are de oficina paquetes administrativos, hojas de calculo, procesadores de te)to, etc.$ , soft1are de red. 4e las polticas se pueden definir polticas de uso de soft1are entre otras y de los procedimientos se pueden incluir aquellos relativos al proceso de adquisicin de licencias, instalacin de soft1are y actualizacin. !odo lo anterior debe ser soportado por un buen plan de concienciacin que comunique de manera efectiva y responsabilice a todos los usuarios de la organizacin del buen uso del soft1are.

"#'#' Soft(are li*re %ibertad para copiar, distribuir, estudiar y me'orar. 'sos son los principios que rigen el so!t"are libre, cuya penetracin aumenta, tanto a nivel usuarios particulares como en empresas y administraciones gubernamentales. 'l soft1are libre es un movimiento casi tan antiguo como las propias computadoras personales. 4esde que =ichard +tallman anunciara su proyecto K6( en :ABL, cuya meta era dar libertad a los
Pg. 54

Gestin de Recursos Informticos

usuarios de computadoras reemplazando el soft1are propietario, el movimiento no ha dejado de crecer. !al es as que este movimiento no slo es muy popular entre los usuarios particulares, si no que tambi#n las empresas estn utilizando el soft1are libre cada vez ms para su negocio, tanto para su gestin como para su comercializacin. ,+e puede decir que el soft1are libre ha triunfado entre las empresas. Soft(are li*re ,s# Soft(are +ro+ietario 'l soft1are libre o free soft1are en ingl#s$ tiende a confundirse con soft1are gratuito, posiblemente por la ambigMedad de su significado en ingl#s free significa libre o gratuito, en funcin del conte)to$N pero no es necesariamente as. +i bien es cierto que la mayora de soft1are libre est disponible de forma gratuita, esto no tiene por qu# ser necesariamente as y puede ser perfectamente comercializado. +oft1are libre tampoco quiere decir soft1are de dominio p&blico. %a diferencia fundamental radica en que #ste no requiere de ning&n tipo de licencia y est disponible para todo el mundo, habiendo sido donado por el autor o habiendo e)pirado sus derechos de autor. %o que realmente quiere decir soft1are libre es que cuenta con las siguientes libertades bsicas0 %ibertad de usar el programa, con cualquier propsito, %ibertad de estudiar el funcionamiento del programa %ibertad de adaptarlo a las propias necesidades %ibertad de distribuir copias, con lo cual se puede ayudar a otros y de mejorar el programa y hacer p&blicas las mejoras, de modo que tambi#n otros se beneficien. 'l soft1are propietario por otro lado, es mucho ms restringido, y slo puede ser usado pagando la licencia correspondiente, sin poder realizar el resto de acciones antes mencionadas. 's por esto por lo que el soft1are libre se ha hecho tan popular entre las empresas. %a posibilidad de poder modificarlo adaptndolo a sus necesidades, y sobre todo el hecho de que sea mucho ms barato, o incluso gratis, hace que el costo de licencias de soft1are sea mucho menor, y por lo tanto el negocio sea mucho ms rentable. 'l problema es que en muchas ocasiones la funcionalidad requerida por las empresas no est disponible de forma libre, pero la tendencia es que cada vez e)istan muchos ms programas disponibles de forma libre, y que por tanto sea cada vez ms usado para la gestin de numerosas empresas, e incluso de algunas administraciones o instituciones p&blicas. %a eleccin que las empresas hacen hoy en da por este tipo de soft1are obedece principalmente al grado de maduracin que #ste ha alcanzado, como as tambi#n al favorable anlisis del !otal Cost of "1nership !C"$. 'sto se produce en diversas categoras, tales como sistemas operativos %inu)$, 1eb servers Apache$, bro1sers <irefo)$, databases ;y+ql y -ostgre+5%$, suites de escritorio "pen"ffice$, ambientes de desarrollo 'clipse$ y lenguajes de programacin -ython, -erl y -hp$, slo por citar algunos de los ejemplos de mayor #)ito.
Pg. 55

Gestin de Recursos Informticos

Hentajas del soft1are libre en las empresas0 =educcin de costos, 6o es necesario el pago de licencias, 'l cdigo es abierto, no e)isten secretos, 's escalable, es decir, se podr siempre tener la &ltima versin disponible, +e pueden hacer cambios con rapidez, 6o se necesitan de grandes requerimientos de hard1are para funcionar. +in embargo, tambi#n se pueden mencionar algunas desventajas, como0 ')isten pocos profesionales con conocimientos slidos para responder ante alg&n problema, 'l soporte t#cnico lo brinda, la mayora de las veces, la comunidad de programadores que es e)terna a la empresa, y, en algunos casos, slo en idioma ingl#s. "#- Definiendo la Administracin de )ol.ticas Cor+orati,as %a administracin de polticas corporativas es una forma de administrar el entorno de trabajo de un usuario. 'l esquema sugerido permite, a un administrador de la red o de la -C, controlar a trav#s de reglas lgicas cuales aplicaciones, configuraciones, recursos Dde red o bases de datosD y otros activos informticos pueden ser utilizados por los usuarios. Cada usuario o grupo de usuarios tendr un perfil donde son definidos sus privilegios, de tal suerte que al asignarle un activo informtico estos privilegios sean asignados al equipo donde trabajarn. 'stas polticas pueden implementarse de forma manual Ddefiniendo los estndares, polticas, y publicando estas polticas en toda la organizacinD y con el apoyo de herramientas automatizadas que eviten que los usuarios realicen cambios en sus equipos, como por ejemplo instalar soft1are no autorizado y2o cambiar la configuracin del equipo. %a definicin e implementacin de estos controles permiten al usuario solo utilizar las herramientas necesarias para ejecutar su trabajo. 'ste proceso integrado con un sistema de administracin de cambios y haciendo uso de polticas bien definidas al respecto, pueden reducir en forma significativa los tiempos de cada de los equipos. -or otro lado le permite al administrador crear plataformas estndar que pueden apoyar los procesos de migracin y actualizacin de equipos y soft1are. "tra forma de definir las polticas corporativas se centra en el equipo y no en el usuario, es decir, el equipo es preparado con las configuraciones y aplicaciones de soft1are necesario para que un usuario realice su trabajo. 'n este caso particular el perfil es definido para el equipo y no para el usuario por lo cual si el usuario se mueve a otro equipo quiz este no cuente con la configuracin y soft1are que el usuario utiliza para su trabajo. 'sta forma de control es sugerida cuando las aplicaciones que utiliza el usuario son instaladas en forma local y no e)iste un servidor que pueda monitorear su uso. %os beneficios obtenidos son de igual forma la reduccin y la minimizacin de los tiempos de cada de los equipos. (na recomendacin adicional al implantar este tipo de esquema es la

Pg. 56

Gestin de Recursos Informticos

definicin de procedimientos que permitan el cambio y reasignacin de equipos de forma eficiente y que e)ista una supervisin efectiva en la administracin de cambios. Adicionalmente una buena herramienta que permita la auditora peridica de estos activos permitir un mejor control de los mismos. 'l uso de >ard1are y de +oft1are autorizado deber estar regulado por las siguientes normas0 :. !oda dependencia podr utilizar (6CCA;'6!' el hard1are y el soft1are que el rea de soporte t#cnico le haya instalado y oficializado mediante el IActa de entrega de equipos y2o soft1areJ. 7. !anto el hard1are y soft1are, como los datos, son propiedad de la empresa. su copia o sustraccin o da*o intencional o utilizacin para fines distintos a las labores propias de la compa*a, ser sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa. L. 'l rea de soporte t#cnico llevara el control del hard1are y el soft1are instalado, basndose en el n&mero de serie que contiene cada uno. @. -eridicamente, el rea de soporte t#cnico efectuara visitas para verificar el soft1are utilizado en cada dependencia. -or lo tanto, el detectar soft1are no instalado por esta dependencia, ser considerado como una violacin a las normas internas de la empresa. 9. !oda necesidad de hard1are y2o soft1are adicional debe ser solicitada por escrito al rea de soporte t#cnico, quien justificara o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo. ?. 'l rea de soporte t#cnico instalara el soft1are en cada computador y entregara al rea usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Fefe del departamento respectivo. O. %os paquetes que contienen el soft1are original de cada paquete sern administrados y almacenados por el rea de soporte t#cnico. B. 'l rea de soporte t#cnico proveer el personal y una copia del soft1are original en caso de requerirse la reinstalacin de un paquete determinado. A. %os trmites para la compra de los equipos aprobados por el rea de soporte t#cnico, as como la adecuacin fsica de las instalaciones sern realizadas por la dependencia respectiva. :8. %a prueba, instalacin y puesta en marcha de los equipos y2o dispositivos, sern realizada por el rea de soporte t#cnico, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al rea respectiva mediante el IActa de 'ntrega de 'quipos y2o +oft1areJ. ::. (na vez entregados los equipos de computacin y2o el soft1are por el rea de soporte t#cnico, estos sern cargados a la cuenta de activos fijos del rea respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad. :7. As mismo, el rea de soporte t#cnico mantendr actualizada la relacin de los equipos de computacin de la compa*a, en cuanto a numero de serie y ubicacin, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al a*o su correcta destinacin. :L. 'l rea de soporte t#cnico actualizara el soft1are comprado cada vez que una nueva versin salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualizacin.

Pg. 57

Gestin de Recursos Informticos

Pg. 58