Manual de Excel 2007 - Excelitis - Com - Version Sep09 Trial

X

Excelitis .com
Sep09

Excel 2007 de otra forma
disfrute como un niño
aprenda como un joven
aplique conocimientos como un adulto
info@excelitis.com
www.excelitis.com

Sep09
Introducción Sep09

A todos aquellos que desean aprender algo nuevo cada día
y que, inconformistas, miran un poco más allá
de lo que sus ojos les permiten ver

2

Introducción Sep09

ÍNDICE
1. Introducción .......................................................................................................................... 4
2. Qué es Excel 2007 y para qué sirve ....................................................................................... 6
3. Novedades de Excel 2007 con respecto a Excel 2000 y Excel 97 .......................................... 8
4. Operaciones con Libros ....................................................................................................... 11
5. Operaciones con Celdas ...................................................................................................... 14
6. Operaciones con Filas y Columnas ...................................................................................... 33
7. Operaciones con Hojas de Cálculo ...................................................................................... 36
8. Insertar Fórmulas y Auditoría de Fórmulas ......................................................................... 38
9. Insertar Imágenes ................................................................................................................ 75
10. Insertar Formas y SmartArt ................................................................................................. 81
11. Insertar Cuadros de Texto ................................................................................................... 84
12. Insertar Comentarios ........................................................................................................... 86
13. Insertar Encabezado y Pie de Página ................................................................................... 88
14. Qué son los Rangos de Datos .............................................................................................. 91
15. Cómo usar las Tablas ........................................................................................................... 93
16. Cómo usar los Filtros y Ordenar los Datos .......................................................................... 96
17. Crear Gráficos .................................................................................................................... 101
18. El uso de las Listas Desplegables y Autocompletar ........................................................... 107
19. Para qué sirven los Esquemas ........................................................................................... 110
20. Para qué sirven los Formularios ........................................................................................ 113
21. Las utilidades de las Tablas Dinámicas .............................................................................. 117
22. Importar Datos desde Excel ............................................................................................... 123
23. Protección y Seguridad ...................................................................................................... 126
24. El uso de las Macros .......................................................................................................... 131
25. Cómo trabajar con las Vistas de Excel ............................................................................... 134
26. Corrección Ortográfica ...................................................................................................... 137
27. Configurando la Página para Imprimir .............................................................................. 140
28. Personalizar los Menús ...................................................................................................... 144
29. Atajos del Teclado ............................................................................................................. 147
30. Cómo usar la Ayuda de Excel y el buscador Google. ......................................................... 151

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Introducción Sep09

1. Introducción

La idea de escribir esta obra surgió cuando acudí a internet para buscar un Manual de
Excel y no fui capaz de encontrar algo que mereciera la pena. Necesitaba un soporte para
entregar a mis alumnos de un curso de Excel 2007. Luego visité varias librerías y me ocurrió lo
mismo.
Fue entonces cuando pensé… “creo que puedo hacer algo mejor de lo que se ve por
ahí”, y me puse manos a la obra. Lo primero fue buscar un nombre pegadizo, fácil de recordar.
Y no fue fácil. Casi todo lo que tiene que ver con Excel está ya registrado en internet pero,
curiosamente, o bien no están en funcionamiento o bien se encuentran obsoletos.
Tras varios días de búsqueda, creí dar con el nombre: Excilitis. No sé, a mí me gusta. De
todas formas, deciros que Excilitis es algo así como la enfermedad de la pasión por Excel. Pero
no temáis, porque no es transmisible. Es más, tan sólo la padece el autor de este Manual y el
virus mutó para no volver a reproducirse jamás.
Sin embargo, Excilitis es algo más que un Manual. Para confeccionar este volumen se ha
tenido en cuenta en primer lugar la experiencia del autor, varios manuales –porque no decirlo‐
, la opinión de los internautas y la experiencia de los usuarios de Excel.
Además, Excelitis es algo vivo, dinámico e interactivo. Desde el mismo momento en que
se cierra una versión –edición‐, ya se trabaja en la próxima para mejorar aún más esta obra.
Tres objetivos y un final
La idea con que se pensó este Manual es triple:
‐ Transmitir conocimientos. O dicho de otra forma, que todo lo que se explica aquí se
haga con absoluta claridad y sencillez para que sea fácilmente entendible por el lector. Esto lo
pretendemos conseguir con un manual muy sencillo de leer, donde predomine lo visual, y
donde se explique paso a paso y con claridad meridiana todos y cada uno de los conceptos.
‐ Que esos conocimientos sean prácticos. De nada sirve que conozcamos Excel a fondo
si no podemos aplicarlo a nuestro trabajo o a nuestra vida cotidiana. Los ejercicios resueltos –
en formato Excel por supuesto‐ que acompañan a este Manual, y que se irán ampliando poco a
poco con vuestras aportaciones y la del autor, cumplirán a buen seguro con este segundo
objetivo.
‐ Adquirir herramientas para “andar” solos. Dicen que el buen alumno es aquel que
acaba superando al maestro. Basados en este concepto, aunque obviando esa esa arcaica
concepción maestro‐alumno, pretendemos que Ud. aprenda a valerse por sí mismo cuando
llegue a la última página de este Manual. Dicho de otra forma, que se pueda “buscar la vida” o
4

Introducción Sep09

“andar solo”, como vulgarmente se dice. Es decir, que el último objetivo de esta obra es darle
las herramientas para que Ud. pueda servirse por mí mismo cuando necesita ayuda para
resolver alguna duda de Excel o pretenda aprender algo nuevo. El capítulo “Cómo usar la
ayuda de Excel y el buscador Google” situado al final de este Manual, a buen seguro que le
ayudarán a avanzar en el mundo de Excel.
Cumplidos estos tres objetivos, nuestro fin último es la satisfacción de nuestro cliente,
es decir que al acabar de leer y practicar con Excelitis Ud. Piense: “ha merecido la pena la
inversión, recomendaría Excelitis a mis amigos”.
Decir, por último, que Excelitis no explica el 100% de las funciones de Excel, tarea ésta
que resulta casi imposible de cumplir y que no es el objetivo de este Manual. Admitámoslo, ni
siquiera los que llevamos años trabajando con esta herramienta conocemos todas sus
funcionalidades.
La idea que se pretende es que aprenda la mayor parte de las funciones que
necesitamos para aplicar Excel en nuestro trabajo o en nuestra vida cotidiana. Hay varias
herramientas de Excel que simplemente no necesitamos y que no vamos a utilizar nunca, y
esas son las que no se encuentran en esta obra. Pero sin duda, una de las herramientas que
más nos puede ayudar son las Tablas Dinámicas, aspecto éste que se trata con profundidad
en este Manual.
Espero que disfruten de esta obra tanto como lo he hecho construyéndola.

5

Qué es Excel 2007 y para qué sirve Sep09

2. Qué es Excel 2007 y para qué sirve

Excel 2007 es la Hoja de Cálculo de la familia Microsoft Office. Una Hoja de
Cálculo es un programa que esencialmente trabaja con números y gráficos
asociados a ellos. Eso significa que resuelve con facilidad operaciones de
cálculo muy diversas (matemáticas, lógicas, de búsqueda, etc.). Por supuesto que es
posible introducir texto, pero Excel no se pensó para introducir grandes cantidades de
texto.
A Excel se le ha considerado el hermano pequeño de Word. Casi todo el mundo conoce
en mayor o menor medida Word, pero la mayoría de los usuarios desconocen gran parte de
las funciones de Excel o, conociéndolas, no son capaces de dotarlas de aplicación práctica.
Si ya usas Word, te resultará familiar trabajar con Excel, ya que su apariencia es similar
a aquél, ya que ambos comparten muchos iconos y comandos.
Los usos que podemos dar a Excel 2007
Los usos que podemos dar a Excel son muy diversos, casi cualquiera que podamos
imaginar:
USO DE EXCEL EN CASA
Excel como calculadora
Control de gastos e ingresos personales
Calcular el pago de nuestra hipoteca
Control de nuestros CD de música o películas
Registrar nuestros gastos de viaje
Listado de teléfonos de interés
Control de nuestra dieta
Control del presupuesto familiar
Calendario semanal escolar de clase
Planificador de fiestas patronales
6

Qué es Excel 2007 y para qué sirve Sep09

Registro de las notas de nuestro hijo
Presupuesto de nuestra boda
Gráfico de crecimiento en altura y peso de nuestro hijo
Representar gráficamente la evolución de nuestros valores en bolsa
Calcular nuestro presupuesto de la lista de la compra
Llevar un registro de nuestra presión sanguínea o de nuestro peso
Llevar el recuento de goles y de puntos de nuestro equipo favorito

USO DE EXCEL EN EL TRABAJO
Confección de nóminas
Llevanza de la contabilidad
Control de asistencia de nuestros empleados
Calcular la amortización de un préstamo
Listado de teléfonos de interés
Realizar un informe de ventas
Establecer un calendario de tareas pendientes
Control de entrada/salida de vehículos
Gestión de Inventarios
Registro de turnos de comidas/cenas para nuestro restaurante
Lista de precios con descuentos
Controlar los vencimientos de nuestros cobros/pagos
Realización de facturas
Confección de presupuestos
Realización de Encuestas

7

Novedades de Excel 2007
7 con respecto 0 y Excel 97 Sep09
o a Excel 2000

3. Novedades de e Excel 2
2007 co
on respe
ecto a Exxcel 200
00
y Excell 97

Aparienccia de los Menús (In
nterfaz)
El cambio más notablee en Excel 2007 con respecto a las anteriores vversiones de Excel
2000 y Excel 97 es la Interfaz (apariencia de los Menú ús).
Si queremos ver las novedades más importtantes en lo o que la Interfaz se re
efiere,
podemos acudir a internet, a la web oficial
o de Microsoft
M Office Excel 2
2007, pinchee aquí
(http://office.miccrosoft.com//es‐mx/excel/HA1014915 513082.aspxx) y luego en “Iniciar Guíaa”.
Imagen 1. Nuevo aspecto (intterfaz) de Exccel 2007.
1 2
2 3
16 4
4

5
6 7

8
10

13
9

11 1
12

14 15

1.
1 Barra de Inicio Rápido
o (novedad e en Excel 20007).
2
2. Barra de Título.
3
3. Minimizaar, Maximiza,, Restaurar yy Cerrar.
4
4. Pestañas de opcioness. Se ha distrribuido el conjunto de op
pciones en pestañas (novvedad
2007).
en Excel 2
5
5. Conjuntoo de comandos reunidos en Grupos (Fuente, Alineación, Núm mero, Estilos,, etc.).
Antes se encontraban n dentro de llas Barras de
e Herramienttas (novedadd en Excel 20
007).
6.
6 Nos muesstra la celda activa.
7
7. Barra de fórmulas.
8
8. Columnas.
8

Novedades de Excel 2007 con respecto a Excel 2000 y Excel 97 Sep09

9. Filas.
10. Celda en la que nos encontramos.
11. Hojas de Cálculo de nuestro Libro.
12. Barra de desplazamiento horizontal.
13. Barra de desplazamiento vertical.
14. Controles para cambiar la Vista de la Hoja.
15. Zoom. Estos controles nos permiten ver nuestro Libro de trabajo más grande o más
pequeño (novedad en Excel 2007).
16. Botón redondo de Office
Nueva extensión del archivo Excel (.xlsx)
Otra de las novedades de Excel 2007 es la extensión del archivo. En versiones
anteriores los archivos de Excel tenían la extensión .xls pero en la nueva versión Excel 2007
la extensión es .xlsx. Esto quiere decir que los archivos con extensión .xlsx sólo se pueden abrir
en Excel 2007 y no en Excel 2000 ni Excel 97. Sin embargo, la extensión “antigua” .xls se puede
abrir en todas las versiones de Excel, incluida Excel 2007.
Si trabajamos con Excel 2007 y queremos pasar un archivo con extensión .xlsx a
alguien que tenga Excel 2000 o Excel 97, no hay problema. Desde Excel 2007 podemos
guardar nuestros archivos con extensión .xls para que cualquiera pueda abrirlo. Para ello:
Botón redondo de Office > Guardar Como > Guardar Como Tipo > Libro de Excel 97‐
2003 (*.xls)

9

Novedades de Excel 2007
7 con respecto 0 y Excel 97 Sep09
o a Excel 2000

Nuevas ccaracteríssticas técn
nicas
También en la nuevaa versión dee Excel han cambiado algunas
a de las caracteríísticas
técnicas y límitess de las Hojas de Cálculo y de sus Filaas, Columnas y Celdas.
Imagen 1. Límitess de Excel 20
007 con respeecto a Libross, Hojas, Filass, Columnas y Celdas.

10

Operacioness con Libros Sep09

4. Operacciones ccon Librros

Lo primeroo que tenemos que haceer para empe ezar a trabajar con Excel es crear un Libro
(ficheero, archivo) nuevo. Paraa ello tenemo
os varias opcciones:
Nu
uevo Libro. PPodemos crearlo en blanco o podemo na de las plantillas
os utilizar un
preediseñadas p
por Excel.
• Para crear un LLibro en blannco en Excel basta con entrar en la aaplicación Exccel. Al
enttrar nos creaa automáticaamente un Liibro nuevo con tres hojas.

• Si yya estamos een un Libro trabajando, p
podemos creear otro así:
B
Botón redond
do de Office > Nuevo > LLibro en Blan
nco
O
O pulsando C ontrol+U
• queremos uttilizar una dee las plantillaas prediseñadas por Exceel:
Si q
B do de Office > Nuevo > (elegir la plan
Botón redond ntilla)
El segundo
o paso, unaa vez que hemos
h acab
bado de traabajar con EExcel y antes de
abandonar la apliicación, es gu
uardar el Lib
bro.
Guardar Libro. Para grabarr el Libro en el que estamos trabajando, necesittamos
guaardarlo. Hayy dos opcion
nes: Guardar y Guardarr Como. La primera vez que
vamo
os a grabar el archivo am
mbas opcionees tienen el m
mismo resultado.
Si ya lo heemos grabad

do al menoss una vez, para volver a ncima” los nuevos
a grabar “en
camb
bios, iremos a Guardar.. Si querem
mos hacer un
na copia deel archivo grrabado, irem
mos a
Guard
dar Como y le daremos u
un nuevo nombre.
• Guuardar. Botón
n redondo d
de Office > Guardar o pullsando Contrrol+G

• Guuardar Comoo. Botón redo
ondo de Offiice > Guardaar Como
11

Operacioness con Libros Sep09

Una vez gu
uardado, ya p
podemos cerrrar el Libro p
para seguir ttrabajando co
on Excel.
Ce
errar Libro. Cuando term
minamos de
e trabajar con nuestro Libro, y un
na vez
guardado, podemos cerrarr nuestro trabajo. Hay varias formas:
• Podemos pincchar en el aspa

a X situaada en el margen
m supeerior derech ho de
nuestra pantalla. Pero no
o es aspa quue está en la esquina, sino el que
e está
jusstamente de
ebajo de éstte .

• Botón redondo o de Office >> Cerrar
Consejo: lo mmás cómodo o y lo que hacemos la maayoría de loss usuarios de e Excel

cuando hemmos terminad do de trabajaar con un Lib bro y querem mos cerrarlo y a la
os, es pinchar en el aspa (X) situaada en el margen
vez guardarr los cambio
superior deerecho de nuuestro Libro . Cuando o nos pregu unte si querremos
Guardar lee decimos que Sí. Hayy que tener precaución con esta opción, pu ues si
equivocadaamente pullsamos “No”, perderem mos todo el trabajo que no hayaa sido
guardado.
Una vez ceerrado, cuan

ndo queramos volver a utilizarlo paara seguir trrabajando con él,
tendrremos que abrir el Libro.
Abrir Libro. Paara utilizar un

u Libro ya creado teneemos que abrirlo. Hay varias
opcciones.
• Po
odemos pincchar directamente en él
é si conocemos dónde está almace
enado
(po
or ej. yendo aa Mis Docum
mentos y pincchando en el archivo)

• Botón redondo o de Office >> Abrir > (localizar el arch
hivo)

• En Excel pulsan
ndo Control++A

• Botón redondo
o de Office >> Documento
os recientes > (elegir el aarchivo)
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Operaciones con Libros Sep09

Consejo: si trabajamos de forma frecuentes con algunos archivos, podemos
“fijarlos” para que estén siempre visibles en Documentos recientes. Para
ello basta con pulsar el Botón redondo de Office y pinchar la chincheta que
está justo a la derecha del nombre del archivo, que pasará a color verde y “fijará” el
archivo para que no se pierda y lo tengamos a mano siempre que queramos.
Para deshacer esta opción, basta con volver a pinchar en la chincheta que pasará a color
gris.
Imagen 1. Menú emergente cuando pulsamos el botón redondo de Office.

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Operaciones con Celdas Sep09

5. Operacciones ccon Celd
das

Qué son y para qué sirven las Celdas: la celda, que tiene form
ma de
rectángulo, ees la unidad mínima en que se divid de una Hoja de Cálculo yy sirve
para guardaar informació ón. Cada celdda puede almmacenar hassta 255 caraccteres
y su ancho y alto puedee ser modificcado si se de
esea. La celda puede alm
macenar valorres de
tipo Texto, Número, Fóórmula, Fecha, etc.
El nombre de una celd da se identifica por la co olumna y la fila donde tee encuentres, por

ejemplo si estas een la column
na B y la fila 2
2, entonces la celda se llaama B2.
Imagen 1. Aspectto de las celd
das A1 a D5, estando la B
B2 seleccionaada.
Las operaciones que se
e pueden reaalizar con Ce
eldas son las siguientes:
Movernos sobre ellas. Hay varias formas de situarnos en una C Celda. Pinch
hando
directamente con n el ratón ell ella, a travé és de las flecchas de direección del teclado o poniendo
el noombre de la C Celda (justo encima de la columna A A en la casillaa en blanco) y pulsando Intro,
H14 y pulsar Intro. Estaa última opción se usa cuando
ej. AH c trabajamos con gran cantidad de
Celdaas.
Introducir Datos. Paraa introducir información

i en una Celd da basta conn situarnos sobre
ella, empezar a escribir y pu
ulsar Intro (aalguna de laas flechas dee dirección o
o tabulador)). Más
tardee veremos qu ué tipo de infformación podemos inse ertar.
Modificar Datos. Para editar una Celda podem

mos hacer doble click so obre ella o p
pulsar
F2, m
modificar la información que contien
ne y pulsar In
ntro (alguna de las flech
has de direccción o
tabulador).
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Borrar Dattos. Para eliiminar el co

ontenido de nuestra Celda nos situaremos en ella y
pulsaaremos el bootón Supr dee nuestro tecclado. Si estaamos introdu uciendo datos en una Ce elda y
aún no
n hemos pulsado
p Introo para grabaarlos, podem
mos deshace er lo introdu
ucido pulsan
ndo la
tecla Esc.
Refe
erencias aabsolutas y relativas
En Excel trabajamos fundamentaalmente con Celdas y con Fórmulas que introducimos
en ésstas.
Referencias relativaas. Para ayudarnos en n nuestras tareas, en ocasiones Excel

interpreta lo que
e deseamos hacer y nos ajusta automáticamentte ciertos paarámetros qu ue, de
otra fforma, tendríamos que e escribir una y otra vez. EEste es el casso de las refeerencias relativas.
Imaginem mos que tenemos un cuadro como este, en el que se mueestra una serie de
produ
uctos distribuidos en doss almacenes..
Imagen 1. Cuadro
o de producttos en dos almacenes.
En la celda E5 heemos colocad
do una Fórm ntenido de laas celdas C5 y D5:
mula que nos suma el con
=SUMMA(C5+D5).
En lugar dee escribir un
na a una cad
da fórmula e e ir colocánd
dola en E6, EE7 y E8, bastta con
que ppinchemos een el pequeñ ño recuadro negro que aaparece en la parte inferrior derecha de la
celdaa E5 y arrastrremos hasta E8. De esta forma, Exce
el nos colocaa las fórmulas correctas e en E6,
=SUMMA(C6+D6); E7, =SUMA(C7+D7) y E8,
E =SUMA(C C8+D8) y sus resultadoss 180, 100 y
y 170,
respeectivamente..
Esto es asíí porque para Excel –en

n el caso de
e la fórmula de la celda E5‐ la exprresión
mate emática SUM MA(C5+D5) significa
s reallmente “sum ma la celda que está doos posicione es a la
izquieerda (C5) y lla que está u una posición n a la izquierrda (D5). Porr ello al arrastrar la fórm mula a
E6, E7 y E8, la fórmula sigue siendo la su uma de la ce elda de dos posiciones aa la izquierdaa más
la cellda de una p posición a la izquierda.
15


Esto es lo q
que se llamaa celdas con referencias relativas, qu
ue es como ttrabaja Excel si no
le deccimos lo conntrario.
Referencias absolutaas. Hay algunas ocasioness en las que necesitamoss hacer referrencia
a alguna celda en concreto yy que, al arrrastrar la fó do referencia a la
órmula, nos siga haciend
mismma celda y no
o a otra, com
mo haría Exceel si no le ind
dicamos lo co
ontrario.
Imagen 2. Cuadro
o de Ventas d
de Comerciales.
En laa celda D7 hemos

h coloccado la sigu
uiente Fórmuula: =C7*$C$4. Es decirr, C7 (relativva) se
multiiplica por $C$4 (absolutaa). Esto quierre decir que cada vez qu ue arrastrem mos dicha fórrmula,
la refferencia a la celda C4 es fija. Por ejemplo, si pincchamos en eel cuadrado p pequeño neggro de
la celda D7 y arraastramos hassta D10, nos colocará las siguientes fó órmulas: en D8, =C8*$C$ $4; en
D9, =C9*$C$4,
= y en D10, =C
y C10*$C$4. Así,
A el porcentaje del 5%% de la celd
da C4, siemp pre se
multiiplicará por las celdas C8, C9 y C10 paara calcular lla comisión ffinal.
El dólar ($)

( es el que
e fija la fila,, la columnaa, o ambas, como en nu
uestro ejemp plo. Si
quisiéésemos fijar sólo la colummna, escribirríamos $C4, yy si deseáram mos sólo la ffila, sería C$4
4.
Si en C7 hubiésemos puesto

p =C7**C4 (sin el $) y arrastram
mos por ejem
mplo hasta D8, la
fórmula que nos coloca es =C
C8*C5, lo cuaal es absurdo o en nuestro ejemplo.

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Form
mato de C
Celdas
Excel nos brinda
b multiitud de opciones para dar
d formato a los conten nidos de nuestras
Celdaas. Para acceeder al men
nú correspon ndiente, bassta con que nos situemos en la cellda (o
celdaas) a la que vvamos a dar formato y pinchemos en n el botón de erecho:
Imagen 1. Menú Formato de celdas.

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Una vez hecho esto, accedemos al Menú de Formato de Celdas:
Imagen 2. Menú Formato de celdas/Número.
Dentro del Menú Formato de celdas, tenemos varias pestañas, vamos a recorrerlas una
a una.
Número. Es la pestaña que sale por defecto, y sirve para decirle a Excel de qué tipo es
el contenido de nuestra celda. Entre otros, los que más se utilizan son:
• General: es el formato que aplica Excel por defecto. Realmente es un formato
estándar, no es ni texto, ni número. Conviene evitar este formato.

• Número: como su propio nombre indica, es el formato que aplicamos a los
números, por lo que los alinea a la derecha. Desde aquí podemos aplicar el
separador de miles e indicar el número de decimales que deseemos.

• Moneda: similar al anterior pero nos coloca el símbolo del euro € tras el
número. Podemos indicarle decimales. Ideal para facturas, por ejemplo.

• Fecha: nos aplica el formato fecha, por ejemplo dd/mm/aaaa, al contenido. Esto
nos permitirá poder operar con diferentes fechas.

18


• Hora: igual que el anterior pero con formato hora, por ejemplo: hh:mm

• Porcentaje: es similar al formato número pero además nos coloca el símbolo del
porcentaje (%) tras el número. También podemos indicarle el número de
decimales.

• Texto: es el formato de contenido de texto. Cualquier información que
introduzcamos que contenga una sola letra, ya es considerado como texto.
Alinea el contenido a la izquierda.

• Personalizada: desde aquí podemos dar el formato a los contenidos de celdas
que no podemos conseguir con los formatos anteriores. Pinchando en los
diferentes Tipos, la Muestra nos indica el resultado.

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Alineación. En esta pestaña le decimos cómo queremos colocar el contenido de la
celda.
• Alineación del texto: horizontal (izquierda, derecha, centrar, justificar a ambos
lados, etc.) y verticalmente (superior, inferior, centrar, etc.).

• Orientación: podemos inclinar el contenido del texto a los grados que deseemos
con esta opción. Podemos indicarle los grados exactos o pinchar en la palabra
Texto que se encuentra en la media luna y arrastrar.

• Ajustar texto: si el texto de la celda es amplio y seleccionamos esta casilla, nos
aumenta el alto de la fila justo hasta que el texto introducido se pueda ver por
completo.

• Reducir hasta ajustar: reduce la Fuente del texto introducido hasta que se
pueda ver por completo en la celda en la que se encuentra. No modifica ni el
alto ni el ancho de la misma.

• Combinar celdas: si seleccionamos varias celdas y pinchamos en esta opción,
hace de todas las celdas seleccionadas, una sola.
Imagen 3. Menú Formato de celdas/Alineación.
20


Fuente. Esta pestaña, que es bastante conocida, sirve para indicar el tipo de letra,
tamaño, estilo, color, etc.
• Fuente: aquí le indicaremos el tipo de letra: Arial, Verdana, Calibri, etc.

• Estilo: podemos dar el formato Cursiva, Negrita, etc..

• Tamaño: para ajustar la dimensión de la Fuente.

• Subrayado: al margen del subrayado normal, se puede seleccionar otros tipos.

• Color: el color de la Fuente.

• Efectos: podemos tachar la Fuente, poner superíndice (para los m2, por
ejemplo), o subíndice (para las fórmulas químicas, H2O, por ejemplo).
Imagen 4. Menú Formato de celdas/Fuente.
21


Bordes. En esta pestaña diseñaremos el borde o bordes de la celda (o celdas)
seleccionadas.
• Línea: para indicarle el tipo de línea que se usará en el borde, si es continua,
discontinua, el grosor, etc.

• Bordes: en esta opción le diremos que bordes quedarán dibujados y cuáles no.
Se puede trabajar o bien con los botones o pinchando directamente en el
recuadro de la muestra donde aparece la palabra “Texto” en el centro.

• Color: sirve para determinar el color de los bordes que apliquemos.
Imagen 5. Menú Formato de celdas/Bordes.

22


Relleno. La función de Relleno es dar color al fondo de la celda o celdas que hayamos
seleccionado.
• Color de fondo: es el color que se aplicará a nuestra celda (o celdas). Es la
opción más importante de esta pestaña.

• Efectos de relleno: para otorgar a nuestro fondo efectos degradados de sombra.
Imagen 5. Menú Formato de celdas/Relleno.

23


Form
mato Cond
dicional
El Formaato Condicio onal de Exceel es una herramienta
h muy útil ccuando querremos
repreesentar valo
ores de un Rango de Datos
D (una serie de nú
úmeros agru upados de alguna
a
maneera), de tal fforma que co on una solo vistazo nos hagamos un na idea de qu ué valores so
on los
más ssignificativoss y cuáles no.
Como su propio nom mbre indica, es condicio

onal, es decir, dependieendo del vallor, lo
resaltta de una forrma u otra. V
Vamos a ver los tipos de Formatos co ondicionales..
Paso 1 de
a e 2
Barra de Datos. Se uttiliza para colocar una baarra de colorr de fondo trras el texto, de tal
forma que el número más aalto tenga laa barra más larga y el m más pequeño o la más corrta. Lo
primeero que teneemos que haacer es dispo oner de un RRango de Dattos (o Tabla)), y seleccionnar los
registtros a los que vamos a ap
plicar el Form
mato Condicional.
Imagen 1. Rango de Datos selleccionados para aplicar Formato Condicional.
Paso 2 de
a e 2
Después, iremos a In
nicio > Estilo
os > Formato
o condicionaal > Barras d
de datos > (elegir
(
colorr)
24


Imagen 2. Menú Formato con
ndicional/Barrras de datoss.
Resultaddo
Este es el resultado de aplicar las Barras de daatos a nuestrro Rango de Datos:
Como
o vemos, el vendedor que
q más venntas ha realizzado (Luis) tiene
t una baarra de color más
amplia, mientras que el que m
menos ha vendido (Jesúss), la barra ess la más pequeña.
25


Paso 1 de
a e 2
Escalas d
de color. Tam
mbién podem mos usar las Escalas de ccolor para co
olorear las cceldas
con FFormato condicional. Parra ello, ordenaremos nuestro Rango o de Datos d
de mayor a mmenor
ventaas por vendeedor, quedanndo Luis en p
primer lugar yy Jesús en úlltimo.
Paso 2 de
a e 2
A continu
uación, iremos a Inicio >
> Estilos > Formato
F con
ndicional > EEscalas de co
olor >
(elegir color)
ndicional/Esccalas de colo
or.
26


Resultaddo
Imagen 3. Resultaado de aplicaar el Formato
o condicionaal/Escalas de color.
Paso 1 de
a e 2
Conjunto os de icono os. Mediantte este forrmato podeemos colocaar una seriie de
marccadores al lado
l de loss datos, ind
dicando si son
s los valo
ores más altos (color verde
generalmente), mmedios (amarrillo, generallmente), o loos más bajos (rojo, generralmente).
27


Paso 2 de
a e 2
Después, iremos a Inicio > Estillos > Formaato condicio

onal > Conju
unto de iconos >
(elegir marcador))
ndicional/Conjunto de ico
onos.

28


Resultaddo
Imagen 2. Resultaado de aplicaar el Formato
o condicionaal/Conjunto d
de iconos.
Paso 1 de
a e 4
Administrar Reglas. Mediante esta opción podemos

p coonfigurar tod
dos los Form
matos
condicionales qu ue hemos vissto antes y aagregar algunos nuevos. Es muy reco omendable e entrar
a apliicar Formato
o condicionales por esta vvía, pues noss da múltiplees opciones.
29


ndicional/Administrar regglas...
Paso 2 de
a e 4
Administrador de reglas de formato condicionalees.
Imagen 2. Menú A
Una vvez que acceedemos a estte Menú, pin
ncharemos en Nueva reggla…
30


Paso 3 de 4
Imagen 3. Nueva regla de formato.
Desde este Menú, lo más usual es pinchar en la segundo opción, Aplicar formato únicamente
a las celdas que contengan. Después, seleccionaremos el tipo de comparación (entre, igual,
mayor que, menor que, etc.), y colocaremos los valores.
Más tarde, pulsaremos el botón Formato para decir a Excel que Formato tiene que
aplicar en el caso de que se cumpla la condición descrita.
Paso 4 de 4
Una vez introducida la Regla, nos devuelve a la pantalla anterior, donde podemos
introducir más Reglas, editar la actual o eliminarla.
31


Imagen 4. Resultaado de introd
ducir una nu
ueva Regla.
eglas. Si queremos borrar las Reglaas que hem

Borrar Re mos aplicado,, en primer lugar
seleccionamos las celdas quee contienen eestas Reglas y a continuaación iremoss a Inicio > EEstilos
> Forrmato condiccional > Borrrar reglas
ndicional/Borrar reglas.
32

nes con Filas yy Columnas Sep09
Operacion

6. Operacciones ccon Filas y Colu
umnas

Qué son y p para qué sirvven las Filas y Columnass: las Filas so

on un conjunnto de
Celdas dispuuestas horizo ontalmente, mientras quue las Colum mnas son unaa serie
de Celdas coolocadas verrticalmente. Una Hoja d de Cálculo see divide en Filas y
F
Columnas. Tanto el alto
o de las Filass como el an
ncho de las C
Columnas se puede modificar.
Las Filas see enumeran con números (1, 2, 3, …, 500, 501, 502, …) y las Columnaas con
letrass (A, B, C, …, AA, AB, AC, AD, …, ZA, ZB, …)
El número máximo dee Filas que permite

p Excel 2007 porr cada Hoja de Cálculo es de
1.048
8.576, y el dee Columnas 1
16.384, por lo que tenem mos más quee suficientes para trabajar.
Imagen 1. Fila 2 sseleccionada pinchando een el número
o 2.
Imagen 2. Column
na B seleccio
onada pinchaando en la le
etra B.
A la horra de trabajjar tanto co mo con Columnas podeemos realizaar las
on Filas com
siguieentes operaciones: inseertar, eliminar, cambiarr el ancho o
o el alto, occultar o mo
ostrar.
Vamo os a verlo.
33

nes con Filas yy Columnas Sep09
Operacion

Operacio
ones con FFilas
Insertar FFila. Si deseaamos introducir una nue eva fila,tan ssólo tendrem
mos que situ
uarnos
encim
ma de uno de e los número os de la fila (a la izquierd
da del todo) y pulsar el b
botón derech
ho.
Imagen 1. Menú d
de opciones de Filas (bottón derecho)
Acto seguido eleegiremos la opción Inssertar con lo que consseguiremos insertar un
na fila
inme
ediatamente antes (encim ma) de la filaa en la que n
nos encontraamos.
Eliminar Fila. Si quremos borrar una fila,tan sólo tendrem

mos que situuarnos encim
ma de
de los núme
uno d eros de la filla (a la izquierda del tod
do) y pulsar el botón derecho. Dentro del
mism
mo Menú de lla Imagen 1 iremos a Elim minar.

Alto de Fila. Si queremos modificar la altu ura de una fila,tan sólo
o tendremos que
situarnos encimaa de uno de los número os de la fila ((a la izquierdda del todo) y pulsar el b botón
dereccho. Dentro del mismo M Menú de la Imagen 1 iremos a Alto d de Fila. El valor por defecto es
15. Modificaremo
M os el valor y
y pulsaremos Intro. Si deseamos mo odificar el allto de variass filas,
seleccionaremos éstas y procederemos de igual formaa.

34

Operaciones con Filas y Columnas Sep09

Imagen 2. Menú Alto de fila.
Ocultar Fila. Hay ocasiones ‐por ejemplo cuando queremos presentar un informe‐, en
las que no necesitamos que se vea toda la información, en este caso una o varias filas. Para
ello, tan sólo tenemos que situarnos en la fila (o filas) a ocultar y con el botón derecho (ver
Imagen 1) seleccionar la opción Ocultar. El hecho de ocultar una o varias filas no significa que
se borre información alguna. Como veremos a continuación, para volver a recuperar la
información basta con escoger la opción Mostrar.
Mostrar Fila. Como acabamos de mencionar, si tenemos una fila oculta se puede
volver a mostrar. Para conseguirlo, deberemos seleccionar la fila anterior y posterior, pulsar
botón derecho y escoger la opción Mostrar. Por ejemplo, si hemos ocultado la fila 3, basta con
seleccionar la fila 2 y la 4 y escoger Mostrar.
Operaciones con Columnas
Todas las opciones que acabamos de ver para las Filas –Insertar, Eliminar, Ancho de
Columna, Mostrar u Ocultar‐ las podemos aplicar de la misma forma a las Columnas.

35

nes con Hojass de Cálculo Sep09
Operacion

7. Operacciones ccon Hojaas de Cáálculo

Qué son y p para qué sirvven las Hojaas de Cálculo o: una Hoja de Cálculo e es una

de las distin
ntas partes en
e que se divide
d un Lib
bro. Al igual que los Librros de
lectura que manejamoss normalmen nte, un Libro
o puede tener muchas Hojas.
H
Por defecto
o, Excel 2007 viene con tres. Las Ho ojas de Cálcu ulo están forrmadas por FFilas y
Columnas.
Es como un
na gran hoja cuadriculada formada p
por 16.384 co
olumnas y 1.0
048.576 filass.
Imagen 1. Libro con tres Hojaas de Cálculo en el que la Hoja2 se en
ncuentra seleeccionada.
Las operaciones que se
e pueden reaalizar con lass Hojas de Cáálculo son laas siguientes:
Movernos sobre ellas. Para ello basta

b con piinchar en el nombre dee la Hoja. Co
on las
flechas situadas justo a la izquierda de
d la etique eta de la primera Hojaa de Cálculo o nos
moveeremos por ellas . Con las flechas interiores n nos moverem mos por las Hojas
una aa una y con las flechas de e los extrem
mos iremos a la primera o o a la últimaa Hoja.
Nuevva Hoja. Paraa crear una n nueva Hoja d
de Cálculo basta con pinnchar en el iccono que ap
parece
justo a la derechaa de la últim
ma Hoja de Cáálculo (Hoja3
3 en la Imagen1) .
36

Operaciones con Hojas de Cálculo Sep09

Cambiar el nombre de la Hoja. Podemos cambiar el nombre de nuestra Hoja de Cálculo
si nos situamos encima de ésta y pulsamos el botón derecho (ver Imagen1) y pinchamos en
Cambiar nombre. Otra opción es haciendo doble click sobre el nombre de la Hoja.
Colorear la etiqueta de la Hoja. Una opción interesante es la posibilidad de dar color a la
etiqueta de la Hoja (color rojo en la Imagen1). La utilidad de esta opción es la de poder
identificar con facilidad una determinada Hoja cuando trabajamos con gran cantidad de éstas.
También podemos agrupar nuestras Hojas por colores. Para conseguir este efecto tenemos
que situarnos encima de la etiqueta de la Hoja que queremos colorear, pulsar el botón
derecho y escoger la opción Color de etiqueta (ver Imagen1).
Mover u Ordenar Hojas. Cuando queramos ordenar nuestras Hojas de Cálculo, es decir
colocar alguna Hoja delante o detrás de otra, tan sólo tenemos que pinchar en la etiqueta de
la Hoja y arrastrar hacia la izquierda o la derecha. También podemos hacer lo mismo si nos
situamos encima de la etiqueta de la Hoja, pulsamos botón derecho y escogemos la opción
Mover o copiar… (ver Imagen1).
Consejo: si durante la operación de Mover una Hoja de Cálculo pinchamos la
tecla Control, crearemos una copia exacta de esa Hoja –con su contenido
incluido‐. Es decir, pulsamos Control y –sin soltar esta tecla‐ pinchamos con el
ratón en la etiqueta de la Hoja (aparece el signo +) y la arrastramos hasta la posición
deseada para luego soltar el ratón y más tarde la tecla Control.
Copiar Hojas. Podemos hacer copias exactas de nuestras Hojas de Cálculo bien usando
la opción anterior del Control o bien situándonos encima de la etiqueta, pulsando el botón
derecho y pinchando en la opción Mover o copiar… A continuación chequearemos la opción
Crear una copia.

37

Inserrtar Fórmulas y Auditoría de Fórmulas Sep09

8. Insertaar Fórmulas y A
Auditoríía de Fó
órmulas

Qué son y para qué siirven las Fórmulas: las Fórmulas soon operaciones o
ecuaciones que nos ayudan en nuestros cálcu ulos en Excel. Por ejemp
plo, la
operación Suma
S es unna Fórmula. Sin embarggo, no sólo o las operacciones
matemáticcas son Fórm
mulas, tambiién hay de otros
o tipos. Por ejemploo, se puedenn usar
Fórmulas ppara unir trozos de Texto o, para Sumaar números m mayores quee cierta cantiidad o
para introd
ducir la Fechaa Actual.
Excel tiene multitud dee Fórmulas aggrupadas en las siguientees categoríass:
‐ Financierass
‐ Lógicas
‐ Texto
‐ Fecha y Hoora
‐ Búsqueda yy referencia
‐ Matemáticcas y trigono
ométricas
‐ Estadísticas
‐ Bases de DDatos
‐ Otras
Imagen 1. Menú d
de Insertar FFunción.

38


Cóm
mo insertaar una función
Paso 1 de 3
Lo primero o que tenerrnos que hacer es situarnos en la Celda
C dondee irá la funcción y
pinch
har en el siggno = (igual). De esta forma Excel saabe que a co
ontinuación escribiremo os una
Fórm
mula.
Paso 2 de 3
Después, e escribiremoss la fórmula o
o bien la busscaremos en
n la pestaña Fórmulas. V
Vamos
a pro
obar con la fu
unción SUMA A. A continuaación del sign
no = podemo
os:
‐ Bien escrib
bir el nombrre de la funcción y acto seguido haccer doble cliick en
alguna de llas que aparrecen en la liista desplegaable.

Image en 2. Desplegable de ayu
uda para la
insercción de una ffunción.

‐ O bien ir al Menú Fórm oteca de funciones > Auttosuma > Suma
mulas > Biblio
39


Imagen 2. D
Desplegable de ayuda a lla inserción d
de una función.
Automáticamentee, Excel relle
ena la Celda con el nomb
bre exacto de la Fórmulaa de esta forma:
Imagen 3. Nombrre de la fórmula una vez que Excel la
completa.
Paso 3 de
a e 3
A continu
uación tenemmos también n dos opcion
nes. Si conoccemos la forrma de la fu
unción
emos completarla inserrtando los argumentos
pode a a mano, pero
p esto n
no es muy usual.
Noso
otros pincharremos en:
Fórmulass > Bibliotecaa de funcion
nes > Insertarr función
Imagen 4. Insertaar función paara indicar los argumento
os.
40

Insertar Fórmulas y Auditoría de Fórmulas Sep09

Imagen 5. Menú Argumentos de función SUMA.
Esta es la pantalla final en la que le indicaremos los argumentos (en nuestro caso Número1
será la celda B2 y Número2 la celda C2, que son los dos números a sumar) y pulsaremos
Aceptar.
ResultadO
Imagen 6. Resultado de insertar la función SUMA en la barra de fórmulas.

41


Cómo modificar una función
Si deseamos modificar el contenido de alguna función que acabamos de introducir,
pincharemos la celda que contiene la función y elegiremos alguna de estas opciones:
‐ Pinchar en la barra de fórmulas y modificarla a mano si conocemos la
operativa de la función.
‐ Pinchar en la opción insertar función de la misma forma que se indica en la
Imagen 4 del Paso 3 de 3, o yendo directamente al icono de la barra de
fórmulas .
Cómo borrar una función
Si tenemos que suprimir una función basta con situarnos en la celda en la que se
encuentra y pulsar la tecla Supr.

42


Fórmulas Financieras
PAGO
=PAGO(Tasa; Nper; Va). Calcula cuánto nos costará la letra (mensual) de nuestra
hipoteca.
Ejemplo
=PAGO(4%/12;30*12;240000)
* El tipo de interés es el 4% anual pero se divide entre 12 para hacerlo mensual. Lo
mismo ocurre con los 30 añosa los que hemos pedido nuestra hipoteca, se deben
multiplicar por 12 meses. 240000 euros es la cantidad que hemos pedido a nuestro
banco. El resultado da 1.145,80 euros. Le sitúa un signo menos delante porque se
entiende que es una cantidad que se debe.

43


Fórmulas Lógicas
SI
=SI(Prueba lógica; [Valor si verdadero]; [Valor si falso]). Si se cumple una condición
hace una cosa, sino, la otra.
Ejemplo
=SI(B2<>0;D5*B2/100;”SIN COMISIÓN”)
* Supongamos que tenemos que aplicar una comisión determinada a una venta de
un producto. La comisión la colocamos en la celda B2. Con esta fórmula le
indicamos que si la comisión es distinta de 0 o también a “blancos”, aplique la
comisión multiplicando la comisión (B2/100) por la venta (D5). En caso de que la
comisión sea 0 o “blancos”, en lugar de aplicar la comisión, colocará el texto “SIN
COMISIÓN” en la casilla donde pongamos la fórmula.
Y
=Y(Valor lógico1; Valor lógico2; Valor lógico3, …). Comprueba si todas las condiciones
que le indicamos son ciertas y coloca en la casilla el valor VERDADERO, sino, el valor
FALSO.
Ejemplo
=Y(B2=10;C3=15;D4=20)
* Si se cumplen todas y cada una de las tres condiciones descritas, colocará en la
celda de la fórmula la palabra VERDADERO, sino, FALSO.
O
=O(Valor lógico1; Valor lógico2; Valor lógico3, …). Comprueba si alguna de las
condiciones que le indicamos son ciertas y coloca en la casilla el valor VERDADERO,
sino, el valor FALSO.
Ejemplo
=O(B2=10;C3=15;D4=20)
* Si se cumple sólo alguna –o más de una, o todas‐ de las tres condiciones descritas,
colocará en la celda de la fórmula la palabra VERDADERO, sino, FALSO.
44


NO
=NO(Valor lógico). Si la condición que se le propone es cierta, pone FALSO en la casilla,
sino VERDADERO, justo al contrario de lo que sería lógico.
Ejemplo
=NO(D3=8)
* Si se cumple la condición, al revés de lo que sería lógico, coloca FALSO en la
casilla, si es falso coloca VERDADERO.
SI.ERROR
=SI.ERROR(Valor; Valor si error). Si la expresión que se le indica es errónea, devuelve
el texto o expresión que le digamos , sino, el valor de la expresión.
Ejemplo
=SI.ERROR(D4/E4;”REVISE LA FÓRMULA”)
* Con este ejemplo evaluamos la fórmula D4/E4. Si el resultado es correcto, lo
calcula. Si el resultado es un error del tipo 7/0, entonces coloca el texto ”REVISE LA
FÓRMULA” en la celda.

45

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Si ya lo heemos grabad

• Podemos pincchar en el aspa

Consejo: lo mmás cómodo o y lo que hacemos la maayoría de loss usuarios de e Excel

Una vez ceerrado, cuan

Abrir Libro. Paara utilizar un

El nombre de una celd da se identifica por la co olumna y la fila donde tee encuentres, por

Introducir Datos. Paraa introducir información

Modificar Datos. Para editar una Celda podem

Borrar Dattos. Para eliiminar el co

Referencias relativaas. Para ayudarnos en n nuestras tareas, en ocasiones Excel

Esto es asíí porque para Excel –en

En laa celda D7 hemos

El dólar ($)

Si en C7 hubiésemos puesto

Como su propio nom mbre indica, es condicio

Después, iremos a Inicio > Estillos > Formaato condicio

Administrar Reglas. Mediante esta opción podemos

eglas. Si queremos borrar las Reglaas que hem

Qué son y p para qué sirvven las Filas y Columnass: las Filas so

El número máximo dee Filas que permite

Eliminar Fila. Si quremos borrar una fila,tan sólo tendrem

Qué son y p para qué sirvven las Hojaas de Cálculo o: una Hoja de Cálculo e es una

Movernos sobre ellas. Para ello basta

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