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2. REA DE ESTUDIO NO. 2

Evaluacin del proyecto

2.2. ANALISIS INSTITUCIONAL Y ORGANIZACIONAL

Ing. Jos Antonio Bazurto Roldn, MBA
Manta, 2013 / EGP / EDCC

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YA NO SON LOS GRANDES LOS QUE SE COMEN A LOS PEQUEOS AHORA SON LOS VELOCES LOS QUE SE COMEN A LOS LENTOS

Definicin de insensatez ..es continuar haciendo las mismas cosas Y esperar diferentes Resultados Albert Einstein

1. AIO CORTO

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Arthur Koestler
1. Es fcil ENSEAR a alguien algo nuevo.. 2. Pero se necesita LUZ DIVINA para que un PROFESOR CAMBIE en el participante, los esquemas tradicionales con los que ha estado acostumbrado a mirar las cosas...

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Nuestro enfoque intenta:

1. CREAR UN LENGUAJE consistente y comn

2. Crear un MARCO que incorpore nuevas ideas y experiencias 3. 4. Incorporar IDEAS de la experiencia
nuestra y suya

5. Hacer ACCESIBLES tanto la terminologa, como las ideas y el marco conceptual 6. TRATAR con mltiples y diversas realidades y escenarios

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Niveles mltiples de comprensin

1. El AIO requiere que continuemos construyendo, en forma progresiva niveles ms profundos de comprensin y entendimiento 2. Los problemas del desarrollo requieren encontrar constantemente nuevas formas de apoyo a los cambios que se producen necesariamente en diferentes niveles

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Anlisis Institucional y de la Organizacin

1. 2. 3. 4. 5. 6. En qu consiste Cual es su origen Por qu es necesario Cundo se realiza Cmo se hace Quin lo ejecuta

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Interaccin entre institucionalidad y organizaciones

Crea las reglas del juego

Institucionalidad

Organizaciones
Influyen y son afectadas por estas reglas

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Anlisis institucional y de la organizacin

Es un enfoque sistemtico e integral que analiza tanto a la institucionalidad como a las organizaciones, con el fin de mejorar su desempeo.

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Ideas sobre la institucionalidad

Las normas emergen de muchas fuentes:
1. Leyes, regulaciones 2. Costumbres, cultura, sociedad 3. mbito poltico y econmico 4. Tecnologa, aspectos demogrficos, entorno, etc.

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Institucionalidad y organizaciones existen en muchos niveles

Internacional Nacional Regional Provincial Cantonal Local Comunidad Grupal Familiar

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El por qu de la preocupacin?
1. Las organizaciones estn interesadas en conocer sobre la calidad de su desempeo

2. Los involucrados necesitan conocer sobre la eficacia de la organizacin 3. Estudios globales sobre la efectividad (eficacia y eficiencia) del apoyo internacional

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Cundo debe hacerse?

La experiencia demuestra que los involucrados tanto internos como externos requieren datos de la organizacin:
Cuando la organizacin est experimentando un cambio importante A intervalos regulares (cada 2 aos) Como parte de un proceso de mejoramiento contnuo que est en marcha

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Ubicacin dentro del ciclo del proyecto financiado

Dilogo del pas Aprobar el Proyecto Proponer Proyecto Ejecucin del Proyecto Evaluacin de Proyecto Monitoreo de AIO

Discusiones

del Proyecto

Diagnstico de AIO

Anlisis de AOI
Asuntos claves a cambiar

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Cmo se realiza el anlisis?

Autoanlisis
Revisin de operaciones Proceso apoyado por agentes externos

Anlisis Externo
Auditora administrativa Evaluacin de organismos donantes

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Quin?
1. 2. 3. 4. Auditores Consultores externos Gerentes Equipos de un departamento o una unidad administrativa 5. Donantes 6. Bancos 7. Otros involucrados

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Caractersticas de un sistema AIO y su uso

Propsito claro

Modelo til

Procesos apropiados

Anlisis institucional y de la organizacin efectivos

Metodologa adecuada

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Nuestro enfoque y supuestos bsicos sobre el AIO

1. Es un proceso de aprendizaje continuo 2. Ayuda a adquirir conocimientos y experiencia 3. Las organizaciones y la institucionalidad pueden aprender a mejorar su desempeo 4. Marco de referencia y terminologa comunes ayudan a las personas a lograr un mejor aprendizaje 5. El aprendizaje se facilita con un modelo

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Un modelo basado en el desempeo PROACTIVIDAD

! ! ! !

Historia Misin Cultura Incentivos/Recompensas

ENTORNO

Administrativo Ambiental Social/Cultural Tecnolgico Econmico Poltico o de parte interesada

DESEMPEO DE LA ORGANIZACIN
! ! !

! Flexibilidad
Viabilidad financiera

Eficacia Eficiencia Relevancia

CAPACIDAD DE LA ! ORGANIZACIN

Liderazgo estratgico Estructura Recursos humanos Finanzas Programa/servicios Infraestructura Tecnologa Conectividad

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Qu es el xito?
Un cirujano de trasplante de hgado oper a diez pacientes:
2 murieron 1, que haba tenido cncer en aos anteriores, sufri una recada El hgado de 1 paciente comenz a fallar, y fue necesario un segundo trasplante De los restantes 6 pacientes, slo 3 fueron capaces de reasumir sus vidas normales de trabajo.

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Depende de a quin se le pregunte !!

Cuestionado sobre su desempeo, el cirujano manifest haber tenido una tasa de xito de 8 en 10 Un inmunlogo calific de 7 en 10, pues crey que el cirujano no debi haber operado en la persona que haba tenido cncer Un administrador de costos calific como de 6 en 10 La enfermera 3 en 10, tomando en cuenta la calidad de vida posterior a la operacin (Mintzberg, 1996, HBR)

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CUNDO SE VEN LOS RESULTADOS? 1. Cuando se siembra bamb, no crece en cuatro aos 2. En el quinto ao, en el periodo de slo seis semanas, el bamb crecer hasta tener 10 metros de altura 3. Por lo tanto, la pregunta sera, el bamb creci 10 metros en seis semanas o en cinco aos?

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Desempeo en nuestro modelo 1. Variables escogidas en el modelo:

1. 2. 3. 4. 5. Eficacia Eficiencia Relevancia Flexibilidad Viabilidad financiera

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Desempeo de la Organizacin
1. Al nivel ms sencillo, el desempeo de la organizacin es el cumplimiento de la razn de ser de la organizacin.

2. Las organizaciones se desempean bien cuando cumplen exitosamente sus objetivos, sin desperdiciar recursos y adaptndose rpidamente a las necesidades cambiantes del mercado.

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QU ES UNA ORGANIZACIN EFICAZ?

1. Una organizacin que es capaz de cumplir con el propsito para el que fue creada. 2. Sus objetivos y propsitos estn establecidos en sus:
1. 2. 3. 4. 5. Misin mandatos Leyes o acuerdos de constitucin (creacin) Mandatos Estrategias (planes) Funciones organizacionales (manuales)

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QU ES UNA ORGANIZACIN EFICIENTE?

1. Se asocia con el costo de alcanzar una meta, objetivo o resultado organizacional.
1. Costo por unidad de produccin, por graduado, por operacin, por kilovatio hora, etc.

2. Tambin se asocia con el uso de subsistemas tales como (tasa de vacantes y desperdicio o ausencia) 3. Eficiencia es la tasa de conversin de insumos en productos.

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Una organizacin es RELEVANTE cuando.

1. Satisface los requerimientos de los involucrados tanto en calidad como en cantidad y oportunidad de los bienes y servicios 2. Est alineada con los intereses de los involucrados - usuario, no-usuario, cliente, nocliente, comprador, ciudadano, consumidor, proveedor de fondos, inversionista, sindicato, gobierno, empleado

3. La relevancia est relacionada con ideas de calidad

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Una organizacin es FLEXIBLE cuando

1. Puede responder a mercados emergentes, en respuesta a tendencias, tecnologas u otras fuerzas externas 2. Puede crear/explotar nuevos mercados o fuentes de ingreso 3. Es capaz de renovarse

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Viabilidad financiera significa. .

1. Apoyo financiero sostenido 2. Nuevas fuentes de recursos, ingresos 3. Presupuesto equilibrado, ganancia 4. Confiabilidad financiera 5. Evidencia de planificacin financiera a corto y largo plazo 6. Polticas que apoyan la generacin interna de fondos 7. Acceso racionalizado a los insumos presupuestados 8. Razonable asignacin gubernamental 9. Los proyectos estn diseados para lograr sostenibilidad financiera

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Resumen
Desempeo organizacional en el modelo AIO es: 1. El grado de cumplimiento de la misin y objetivos organizacionales (eficacia) 2. La utilizacin ptima de los recursos a su alcance (eficiencia) 3. El nivel de satisfaccin de las necesidades de los involucrados (relevancia), 4. El grado de respuesta a exigencias del entorno (flexibilidad), y 5. El grado de sostenibilidad de la organizacin a lo largo del tiempo (viabilidad financiera)

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Anlisis del desempeo

Concepto Variable Indicador Fuente de Informacin informacin Anlisis Juicios

Eficacia

Eficiencia

Relevancia

Flexibilidad

Viabilidad financiera

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- GRACIAS -

Contacto ponente
Ing. Jos Antonio Bazurto Roldn, MBA / EDCC / EGP

BOLEROCO - PERDONALA bazurto.jose@gmail.com Manta Ecuador 2013