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Le dossi e r de c ra t ion
Fiche ralise suite la journe dinformation HorsLesMurs du 08/03/07 Un dossier de cration, des dossiers de cration anime par Catherine Nasser - La Croise des Chemins. Intervenant : Patrick Belaubre Festival dAvignon.

La dnomination dossier de cration recouvre quantit de ralits : de loutil de vente pour un spectacle loutil de communication de la compagnie, en passant par le dossier de demande de subvention, le dossier de recherche de coproducteur, de lieu de rsidence... Si le nom varie, le contenu du dossier varie plus encore : selon ltape de dveloppement du projet, de la compagnie selon linterlocuteur auquel il sadresse Le dossier prendra donc plusieurs formes, sallgera ou senrichira dlments spcifiques.

Id en tifie r le s pa rt en aires et le u r s s pc ificit s

Il sagit dans un premier temps didentifier lensemble des partenaires potentiels de la compagnie : financiers techniques institutionnels (tat, collectivits territoriales) professionnels (diffuseurs, programmateurs) ...que lon peut regrouper en 3 catgories professionnels (acheteurs de spectacles, coproducteurs : des festivals aux lieux de spectacles, en passant par les comits dentreprise, les institutions comme les socits de gestion collective des droits dauteur et des droits voisins...) publics (collectivits territoriales) privs (entreprises, fondations...)

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Les p a rte n a i re s profes s i o nnels

On entend ici, par partenaires professionnels : les programmateurs, les lieux de rsidence, la presse spcialise, voire les autres compagnies (qui pourront apporter au projet un questionnement artistique, amener un nouveau public, une action culturelle...) Les relations de partenariat ne se limitent pas aux changes les plus vidents (financement, co-production, accueil). Par exemple, si les lieux de rsidence peuvent apporter un soutien financier et mettre disposition salle et matriel, il peuvent aussi apporter un accompagnement artistique et technique, une mise en rseau, permettre une prsentation dtape du travail, une confrontation avec un 1er public... Avant tout contact avec un professionnel, il convient de se renseigner sur ses saisons culturelles, sa ligne artistique, les esthtiques, formats (et donc budgets) privilgis, afin de vrifier que cela ressemble au travail de la compagnie. Il est inutile de proposer un professionnel un spectacle qui dtone par rapport sa programmation habituelle.

Les p a rte n a i re s publ i cs

ventail des partenaires publics : les collectivits territoriales ; les communes (mairies, mairies darrondissement), communauts de communes, cantons, pays, dpartements (Conseils gnraux), rgions (Conseils rgionaux) ltat et ses diffrents ministres, la politique de la ville (interministrielle) lEurope L encore, les soutiens possibles sont multiples, de lapport financier (subvention, conventionnement...) lapport technique (mise disposition de matriels) ou humain (conseil, mise disposition de personnel). Les partenaires publics sont susceptibles de valoriser particulirement la relation au territoire la relation aux publics, certains publics la cration contemporaine, la recherche artistique Auprs dune commune, il sera opportun dinsister sur limplantation locale du projet ou de la compagnie. Pour un Conseil gnral, mettre en avant le fait que le projet est itinrant / dvelopp sur plusieurs communes du dpartement. Un Conseil rgional sera plus sensible un projet se droulant sur plusieurs dpartements de son territoire. Ltat privilgie les projets ou les compagnies denvergure nationale. Enfin, les appels projet dans le cadre de la Politique de la ville ne concernent que certaines zones ligibles , dtermines par les Contrats urbains de cohsion sociale (CUCS). Il est utile de bien connatre le dcoupage administratif local : connatre, dans le cadre de la dcentralisation, les comptences locales (lecture, cole, etc..). Mieux vaut galement connatre le bord politique dune collectivit. Lorsque deux collectivits sollicites ne sont pas du mme bord, cet lment doit tre pris en compte dans la communication, dans la faon de valoriser ou non chaque partenariat lors dun entretien. La majorit des collectivits se rfre dsormais, pour les demandes de subventions, un formulaire Cerfa (cf. bibliographie). Il est recommand de sen inspirer, notamment pour la construction du budget, mme lorsque cela nest pas exig.

Les p a rte n a i re s pri v s

Comment approcher les fondations et entreprises ? Quels partenaires choisir ? Les critres sont multiples : par affinits ; le projet peut intresser lentreprise par sa dmarche, son esthtique, son esprit gnral en fonction dun lien identifi entre le projet et lactivit du partenaire ; lentreprise prsente des lments qui pourront tre utiles au projet (moyens matriels, savoir faire...) en fonction du rseau, de contacts existants

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F ich e prati q u e H orsL esMurs Deux cas de figure possibles : la compagnie peut se prsenter lentreprise de faon spontane, ou, dj, entrer dans lune des cases de laction de lentreprise. Dans le cas des fondations par exemple, des programmes daction, des appels doffre formalisent dj la relation potentielle. Le territoire du priv est vaste, les partenariats peuvent prendre des formes multiples : mise disposition dun lieu, prt de matriel, prestations de services gratuites, impressions des supports de communication... Il ne faut pas ngliger dans les dmarches de recherche de partenariat les entreprises qui nont pas de service mcnat, ou qui nont jamais t partenaires dun projet artistique jusque-l, mme si on pense peu les solliciter. Premires dmarches Il faut partir du principe que peut-tre, le contact dans lentreprise na pas forcment une grande connaissance des secteurs du spectacle, notamment dans le cas dune PME. Le dossier, qui est juste une accroche, doit tre comprhensible du point de vue de lentreprise. Malgr le pralable de base pour la compagnie, qui est de dfendre le projet artistique , il va donc falloir se placer du point de vue de lentreprise : comment valoriser le projet ? quel degr de dtail ? quelles contreparties pour lentreprise ? viter denvoyer un dossier de faon impersonnelle : un 1er appel, par exemple auprs du service communication permettra de savoir qui sadresser. Contreparties Limage est en gnral la premire proccupation dune entreprise ou fondation mcne. Image externe, ou interne (volont de crer une cohsion dquipe sur un projet fdrateur, des valeurs, une thique). Les contreparties peuvent tre des places de spectacles pour le personnel, voire une reprsentation spciale destine au personnel (ventuellement, dans les locaux de lentreprise) une mention du soutien de lentreprise sur les supports de communication, voire la prsence du logo. noter, la compagnie doit rflchir en amont aux ventuelles implications de cet ordre dun partenariat... Proposer une rencontre avec les artistes, une ouverture aux rptitions ne sera pas forcment appropri : mieux vaut viter cela dans le dossier daccroche, quitte noncer la proposition en cours dentretien, si cela semble adapt... Attention dans tous les cas ce que la valeur des contreparties corresponde bien la notion de mcnat (et permette lentreprise de bnficier des avantages fiscaux y affrents). lments de valorisation, dvaluation Les entreprises seront intresses par un plan mdia. Penser prvoir, dans le dossier, une valorisation de la communication, qui reprsente un retour sur image pour lentreprise : estimation du nombre de tracts, daffiches, et de tous autres lments de communication. Un budget, mme lger, permettra de valoriser lapport en nature de lentreprise (valeur marchande), le cas chant. Il est dans tous les cas important de chiffrer la demande qui est faite : valoriser notamment les apports en nature. Dautres lments dapprciation seront utiles, tels le nombre de spectateurs ou de reprsentation jusqu cette date, le territoire de diffusion, la liste des partenaires, les retours presse et mdia... Enfin, il ne faudra pas oublier dinsister sur les bnfices fiscaux pour lentreprise, quitte prvoir un petit rappel de la rglementation.

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Co n s tit ue r un do s s ie r : mt ho d o lo gie
Le dossier de cration est en gnral principalement rdig par ladministrateur, le charg production, ou un complice qui aura en charge le montage du projet. Ce sera son rle que dentendre lide artistique dcline par lartiste, afin de linterprter au mieux ventuellement, dapporter des retours, questions, reformulations sur la cohrence projet, de faon le prciser si ncessaire, daider en dfinir les contours, orientations de : du les

Ces changes doivent permettre la fois de : prparer la rdaction de la prsentation artistique du projet, des notes dintention (si ce nest pas lartiste lui mme qui sen charge) dterminer les contraintes de production (matrielles, financires, techniques, en temps) identifier les besoins pour dfinir, identifier les partenaires, les lieux de diffusion potentiels... Ces lments pris dans leur ensemble impliqueront des choix, effectuer par lartiste avec ladministrateur. tape 1 : liste des lments du dossier Pour constituer un dossier, il sagira dans une premire tape dtablir une liste de tous les lments qui, potentiellement, seront inclus dans le(s) dossier(s). Du courrier daccompagnement la prsentation du projet, du CV des membres de lquipe au budget de lopration, du calendrier de production aux dates de reprsentation, tous les lments susceptibles de figurer dans un dossier (de demande de subvention, de recherche de partenaire, de vente...) doivent tre identifis et labors. Une liste indicative des lments de dossier est prsente en Annexe. Attention, tous ces lments ne seront devront pas ncessairement tre inclus dans chaque dossier . Par exemple : le prix de vente du spectacle sera plus utile dans un dossier de vente que dans un dossier de demande de subvention. Et mme dans le cas dun dossier de vente, on peut prfrer ne pas mentionner le prix de cession, par exemple lorsquon souhaite au moyen du dossier prendre un premier contact et laisser la ngociation plus tard. inutile de faire figurer lhistorique de la compagnie dans un dossier destin un partenaire qui la connat dj bien De faon gnrale, il est recommand dviter de surcharger les dossiers, la simplicit est souvent un bon critre de dpart. tape 2 : diffrentes versions des lments du dossier Il convient dans un second temps de sinterroger sur la ncessit dadapter certains lments du dossier selon ltape du projet, ou selon linterlocuteur vis . Ces lments pourront tre labors sous plusieurs formes diffrentes : version complte, version allge, version oriente ... Par exemple : le budget peut tre dtaill ou synthtis selon ses grandes lignes (plan comptable resserr, grandes masses) le projet artistique peut se prsenter sous forme de simple note dintention (avant la production) ou de faon plus aboutie (dossier de vente). Il peut dans certains cas tre enrichi dune note scnographique (mais uniquement si la scnographie est importante dans le projet), dun descriptif sous forme de plans, de dessins dans une dossier de recherche de mcnat, un rappel des avantages fiscaux peut tre ajout lattention des partenaires privs peu familiers de cette rglementation destination des programmateurs nayant pas lhabitude des spectacles du format propos, il pourra tre utile de complter le dossier avec le point de vue dun oeil extrieur, comme par exemple le regard dune personne de thtre pour un spectacle de cirque que lon cherche proposer une salle

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F ich e prati q u e H orsL esMurs tape 3 : construction du dossier La matrice du dossier est constitue de tous les lments labors. Il reste alors les disposer sur une grande table et, pour composer chaque dossier, slectionner les lments adapts ...

t a b lir de s rela tion s av e c l e s p art e n aire s

Pour chaque partenaire il faudra, avant de le contacter, dfinir quelles questions se poser et identifier les pralables : comprendre leur mode de fonctionnement dfinir ce quils peuvent apporter, ce que la compagnie peut en attendre identifier le type darguments dployer pour tre entendu par le partenaire La relation de partenariat qui sera tablie dpendra du contrat / de la convention labors. Une coproduction par exemple nest pas un cadre fig en soi : les termes de lchange (apports de chacune des parties, responsabilits, etc.) devront tre dfinis au cas par cas. Il est important dans tous les cas de soigner les relations avec tout type de partenaire : une simple rencontre, mme si elle naboutit pas une relation formalise, permet dtablir un contact, den obtenir dautres, davoir accs des rseaux nouveaux... Il est dailleurs important de ne pas solliciter les partenaires potentiels uniquement pour un apport financier : ne pas hsiter demander des explications sur leur approche, des conseils, des contacts. Leur faire parvenir des infos sur le projet, en dehors de toute demande, est une bonne faon de maintenir le lien. Envoi des dossiers Il est recommand de personnaliser lenvoi du dossier : ladresser une personne en particulier. Mme par mail, un envoi group retient moins lattention, suscite moins dintrt : un envoi nominatif est plus efficace. Il est important de faire un suivi des envois de dossiers, et de faon gnrale de tous les contacts tablis : coordonnes et rle de linterlocuteur, ce qui lui a t envoy/demand et quelle date, les prochaines tapes (information, relance...) Long terme Le dossier peut devenir accessoire dans la recherche de partenaires : la confiance, vis vis des programmateurs et des professionnels, se construit progressivement. Lorsque la compagnie a derrire elle plusieurs spectacles qui ont march, lorsque le professionnel a eu loccasion dapprcier plusieurs reprises le travail de la compagnie, il est plus facile de faire des dossiers minimalistes . Le travail du charg de production et de diffusion doit tre en cohrence avec le travail artistique. Par exemple, il ne faut pas toujours exclure de solliciter un programmateur pour lui montrer un spectacle imparfait. La dmarche peut tre argumente le spectacle nest pas parfait mais il est intressant pour telle et telle raison, le dplacement en vaut la peine . Cest une relation long terme qui stablit, le professionnel ne sera pas forcment intress par ce spectacle mais il le sera peut-tre par le prochain, il apprcie de suivre le travail de la compagnie... Bien sr, une telle approche peut tre difficile apprhender, accepter, pour lartiste qui veut faire exister son spectacle, avec lequel il nentretient pas ncessairement de distance. Cest le rle du charg de production et de diffusion que dtre conscient des forces et des faiblesses du travail quil dfend, et de les prendre en compte de faon pertinente au moment de llaboration des dossiers ou des relations avec les partenaires. Prsentation de spectacles en cours Il est trs risqu de faire venir un programmateur une prsentation dtape de travail... le spectacle nest pas prt, et le programmateur sera susceptible de sen construire une ide fausse. Il est probablement plus adapt dinviter le programmateur assister une rptition, clairement identifie comme du travail en cours. L e d ossier d e crati o n
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Bien sr, la question se pose diffremment avec les professionnels qui suivent le parcours de la compagnie, en connaissent dj le travail, avec qui lon pourra prendre le temps de discuter aprs la prsentation... Les sorties datelier , comme en pratiquent les CNAR, rpondent une autre logique : il sagit dune confrontation au public, et non aux programmateurs.

En v ra c
Gnralits Il convient de bien distinguer le dossier du projet artistique : un dossier nest quun dossier, ce nest pas lui qui fait que le projet marche ou non un dossier doit avoir pour objectif de donner envie daller voir le spectacle. Les interlocuteurs ont plus ou moins les moyens de se dplacer, mais lidal pour dcouvrir le projet est daller le voir On peut tre tent, pour mettre en avant son projet, de le prsenter de faon un peu biaise de faon coller au plus prs aux critres supposs du programmateur / professionnel : tout en prsentant le projet sous un clairage avantageux, il est dconseill de mentir sur ce quon va faire. Temps Le temps de la cration est diffrent du temps des institutions, partenaires, programmateurs... bien veiller anticiper sur les dates de dpt des dossiers (de demande de subvention, rsidences, etc.) et les dates de rponses (il peut se trouver que le projet ait d dmarrer, alors que toutes les rponses nont pas t obtenues : cela implique des choix, une prvision de trsorerie etc.). Sans oublier le temps des programmateurs, lieux ou festivals, qui programment leur saison de nombreux mois lavance, voire lanne prcdente. Le dossier lui-mme variera sensiblement selon ltape de vie du projet. A chaque tape correspondent des chelles de temps trs diffrentes : le dossier peut concerner un spectacle qui existe depuis 1 an, ou linverse un projet de cration pour lanne venir Prenons lexemple dun spectacle prsent pour la premire fois lors dun festival : le dossier destin au programmateur du festival prsentera un projet de cration en cours, alors que le dossier destin aux programmateurs prsents lors du festival sera construit plus tard, alors que le projet aura eu le temps de mrir, dtre approfondi , prcis. Format et prsentation Un professionnel trs sollicit peut ne consacrer que 15 20 secondes lire un dossier de cration ! Il est donc important de penser crer du relief dans le texte du dossier, mettre les informations importantes en exergue, en ayant recours de faon pertinente aux caractres gras, puces, encadrs Un texte en format littraire risque dtre lu en diagonale. Une prsentation originale du dossier peut sembler un bon moyen daccrocher le lecteur mais en ralit occulte le contenu, sans le mettre en valeur. De faon gnrale, il est recommand de concevoir des dossier simples, clairs, efficaces. viter bien sr les fautes dorthographe, les caractres peu lisibles. Loriginalit nest pas forcment rdhibitoire : elle ne sera cependant apprcie, et utile, que si elle entre en cohrence avec la communication de la compagnie, lesprit ou lesthtique du projet. Photos Il est recommand dassocier un visuel au dossier, pas forcment une photo dailleurs. Sil sagit dune photo, et dautant plus sil sagit dune photo de spectacle, elle doit tre de trs bonne qualit. L e d ossier d e crati o n
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viter peut-tre dinclure une photo de chapiteau si le spectacle est propos en salle (et ce, mme si le spectacle peut tre prsent la fois sous chapiteau et en salle). Une lecture trop rapide du dossier pourrait lamener tre prmaturment cart. Vido Il est toujours dlicat davoir recours une vido : les programmateurs et professionnels sont souvent trs demandeurs, mais il faut tre certain que les images fournies peuvent tre pleinement assumes. Ainsi, la vido doit correspondre lesthtique, la qualit du spectacle. De faon gnrale, il est recommand dtre slectif et exigeant sur les images que lon donne voir, au risque sinon de desservir le projet. Dans tous les cas, il faudra viter absolument davoir un DVD de mauvaise qualit. Certains programmateurs, et cest le cas de ceux, ltranger, qui ne pourront pas se dplacer pour voir le spectacle, ne se contentent pas dimages et demandent le DVD / une version complte : il est difficile de refuser... Pour les compagnies qui cherchent tre diffuses ltranger, et notamment hors Europe, le DVD sera indispensable. Ca vaut la peine alors dinvestir dans une captation de qualit. noter, il nest pas forcment opportun de montrer des images dun spectacle qui va tre rcrit. Ou alors, il est recommand den slectionner les passages qui sont conservs. Internet Le site est souvent un interlocuteur important : il doit tre en correspondance esthtique avec les dossiers, limage de la compagnie, ses spectacles. Il doit tre aliment le plus rgulirement possible : un site qui na pas t mis jour depuis 2 ans est un indice dfavorable.

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Annexe 1 - l ments du dossier / mat ri c e

Il sagit dune liste indicative... Tous les lments ci-dessous ne seront pas ncessaires : chaque dossier devra tre labor en fonction de la nature du projet, de ltape de son dveloppement, de linterlocuteur destinataire du dossier. Introduction Courrier daccompagnement, prcisant le partenariat propos / la demande (rsidence, co production, diffusion, mcnat...) Premire page, avec lments signifiants (visuel, identification de la compagnie, du spectacle, du projet, dates et contacts) Prsentation globale, rsum succinct du projet Compagnie, quipe Prsentation de la compagnie Prsentation des membres de lquipe, CV Prsentation des spectacles prcdents, des spectacles tournant actuellement Projets de dveloppement de la compagnie Projet artistique Notes dintention (elles peuvent tre crites par lartiste et permettre ainsi dans le dossier une parole dartiste ; elles peuvent inclure, lorsque cela est pertinent, des notes dintention du scnographe, du crateur lumire, du crateur son...) Prsentation du projet artistique : description, origine Prsentation du processus de cration Propositions Soutien attendu : financement, accueil, apport en nature... Prix du spectacle, conditions de vente Actions culturelles : rencontres avec les spectateurs, interventions dans des classes ... Projet pdagogique Avantages fiscaux (mcnat) lments dvaluation Bilan comptable anne n-1 Budget anne n, budget prvisionnel anne n+1 Valorisation des apports en nature Chiffres : nombre de reprsentations, public touch, etc. Calendriers Calendrier de production Dates de reprsentation Communication Plan mdia Autres partenaires Lettres de recommandations Retours presse Photos Vidos lments techniques Fiche technique Plans, lments de scnographie

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Annexe 2 - Bibliogr aphie Fi na nc e me n ts

HorsLesMurs - http://www.horslesmurs.fr o Rubrique Conseil / Monter son projet artistique / Accompagnement et financements Fiches pratiques : o Les dispositifs de financement spcifiques aux arts de la rue (octobre 2007) o Les dispositifs de financement spcifiques aux arts du cirque (octobre 2007) o Les dispositifs de financement ouverts aux arts de la rue et aux arts du cirque (en cours de mise jour) Cahiers HorsLesMurs : o Les lieux de fabrication et de rsidence des arts de la rue (oct 2005) o Les financements europens (janv 2005) o Les lieux de rsidence pour les arts du cirque (avril 2005) Ministre de la Culture - http://www.culture.gouv.fr o Rubrique infos pratiques : Le formulaire actualis de demande de subvention (formulaire Cerfa) o Rubrique infos pratiques / financement : Financements par secteurs DMDTS - www.culture.gouv.fr/culture/dmdts2006.html o Sur le site de la Direction de la musique, de la danse, du thtre et des spectacles, voir les Aides et procdures Voir galement les sites des diffrentes collectivits : Villes, Dpartements, Rgions... IRMA - Le site professionnel des musiques actuelles - www.irma.asso.fr/ o Rubrique Fiches pratiques / Les aides Fiches pratiques : o La recherche de partenaires privs o Les aides la diffusion internationale et lexport o Les aides au spectacle vivant o Les financements europens et la culture CND - Centre National de la Danse - www.cnd.fr/ CNT - Centre National du Thtre - http://www.cnt.asso.fr/ o Rubrique Informations juridiques / Aides et financements Fiches pratiques : o L'avantage fiscal li aux dons et au mcnat (2005) o Modle comment de reu de don et de mcnat (instruction fiscale) (2004) o La procdure du rescrit fiscal (instruction fiscale) (2004) " Projets d'Europe " - www.projetsdeurope.gouv.fr/ o Programmes de financement Europens au profit des initiatives rgionales. Guide Annuaire du Spectacle Vivant o Chapitre 3 : les dispositifs daccompagnement, de soutien et de financement (2007) La Scne - Dossiers thmatique o Projets Culturels : o trouver largent ? (automne 2007)

Fon d at i ons et mcna t

Opale / CNAR Culture - culture-proximite.org o Reprage de 20 fondations dentreprises pouvant intervenir en faveur dassociations culturelles de proximit (juin 2005). LAdmical www.admical.org o Le site de l Association pour le dveloppement du mcnat industriel et commercial prsente le droit et la fiscalit du mcnat, et propose un accs en ligne restreint - au rpertoire des entreprises et fondations adhrentes, par secteur (cirque, thtre, actions pluridisciplinaires, etc) L e d ossier d e crati o n
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