Integrantes Nefi Martnez Rodrigo Daboin Karin Bastas Nataly Paredes Brbara Vega

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ndice

Introduccin3 Identificacin del problema..4 Descripcin de actividades para el levantamiento de requerimiento5 Diagrama de Proceso Antiguo.6-7 Fichas de Procesos.8-10 Identificacin de Usuarios......11 Tipos de Informacin para cada usuario.11 Stakeholder del Proceso11 Anlisis de la competencia11 Identificacin del Objetivo del Proyecto...12 Alcance del Proyecto..12 Beneficiarios del Proyecto.13 Equipo de Trabajo y Roles14 Especificaciones Tcnicas15 Sistema y Funcionalidades.16-19 Conclusin...20

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Introduccin

Nuestra empresa Lightning Software ha ganado la licitacin para poder atender los requerimientos de la empresa Construcciones Ltda. y dar solucin al problema que en este momento se est presentando en ella. En el presente informe se detalla los procesos para el desarrollo del software que necesita esta empresa, describe paso a paso la descripcin del problema, el anlisis, y los casos de uso que se ocuparon para desarrollar el software, dando solucin al problema con la creacin de un sistema contable.

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Presentacin del problema

La ausencia de un sistema contable en la empresa Construcciones Ltda, en este momento no permite contribuir con la gestin para tener una informacin oportuna, su sistema es un sistema bsico sin ningn tipo de tecnologa. Tienen problemas para registrar la informacin que se utiliza para la creacin los balances mensuales y generales, ya que llevan la contabilidad en libros y estn sosteniendo muchos errores en los clculos de los balances que no quedan cuadrados y esto les provoca un desfalco y falta de control sobre las entradas y salidas de dinero de la empresa. Los usuarios

Los usuarios de nuestro sistema contable son los contadores de la empresa, el cliente directo es el directorio de la empresa, el que nos plantea el problema. rea especfica del problema.

Al rea que va dirigida nuestro software es el departamento de contabilidad de la empresa. Quin y qu quiere.

El directivo de la empresa nos plante el problema que tienen en el departamento de contabilidad, nos indicaron que que se necesita una aplicacin contable la cual pudiera realizar los clculos y separaciones de asientos registrando en libro diario y mayor para finalmente realizar balance general automticamente, esto para acortar tiempos agilizando la labor del departamento adems de reducir los errores de clculo de estos as para tener un control ms eficaz de los movimientos mensuales de la empresa.

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Descripcin de actividades de levantamiento de requerimiento

actividades realizadas para el levantamiento de requerimiento. La primera actividad fue reuniones con los directivos de la empresa, luego con los futuros usuarios del sistema, en segundo lugar se hizo entrevista con cada usuario para detectar las falencias del actual sistema, posteriormente se realizan anlisis para as poder actuar sobre las falencias y dar soluciones, con esta base se realiza el levantamiento de los requerimiento del sistema.

Cmo se hacen hoy las cosas. La ausencia de un sistema contable en la empresa Construcciones Ltda, lleva a que los ingresos tanto del administrativo como del contador son manuales, en registros de Excel en el caso del administrativo y en libros contables en el caso del contador, todo esto genera el problema, el cliente tiene muchos problemas en lo que se refiere a registros ya que estos como son ingresados en Excel se pierde informacin y los clculos en los registros manuales muchas veces no cuadran por la prdida de informacin.

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 Diagrama de proceso Antiguo

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 Fichas de procesos

FICHA DE PROCESOS Fecha de elaboracin Nombre del proceso Definicin Responsable/ Propietario Proceso administrativo de registro En este proceso el administrativo hace los ingresos de la informacin administrativo El objetivo de este proceso es que se ingrese de manera eficiente y ordenada la informacin para que el contador pueda hacer los clculos de los asientos y pueda calcular el balance general. El destinatario directo es el contador El inicio es cuando le entregan el libro de registros al administrativo para ingresarlas Las entradas son los Excel de registro Informe de termino de registro informes Excel /libro de registro

Objetivo Destinatarios (procesos) Inicio y fin Entradas Salidas Registros Documentos/ Procedimientos

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FICHA DE PROCESOS Fecha de elaboracin Nombre del proceso Definicin Responsable/ Propietario Objetivo Destinatarios (procesos) Ingresos de asientos contables (registrar) Se ingresan los asientos contables en el registro del libro diario Contador Sera tener todos los movimientos de cuentas (dineros) que se han hecho en la empresa El destinatario es el mismo contador Al recibir el informe de trmino de proceso de ingreso del administrativo con el Excel del registro de las cuentas finaliza con el ingreso en el libro diario de los movimientos detallados por el administrativo. Informe / Excel Libro diario Capital debe y haber Excel /Libro diario/informe

Inicio y fin Entradas Salidas Registros Documentos/ Procedimientos

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FICHA DE PROCESOS Fecha de elaboracin Nombre del proceso Definicin Responsable/ Propietario Objetivo Destinatarios (procesos) Inicio y fin Entradas Salidas Registros Documentos/ Procedimientos Separacin de cuantas en libro mayor / clculo de balance general En esta se separan todas las cuantas en detalle y se pasan al libro mayor / adems se hace el clculo del balance general Contador El objetivo es separar el detalle de las cuentas para as tener control y sacar el clculo total en el balance general Jefe de finanzas Separacin de cuentas, clculo de y cierre de balance general Libro diario, Libro mayor Libro de balance general Cuentas en mayor y calculo balance Libro diario, Libro mayor, Libro de balance general e informe final

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Identificacin de usuarios

Los usuarios directos sern los administrativos y el contador del rea de contabilidad de la empresa. Tipos de informacin para cada usuario.

Los administrativos ocupan los libros de registro, de los cuales traspasan informacin a Excel y esas por medio de correo electrnico se le envan a diario actualizadas al contador. El contador maneja las Planillas Excel del administrativo para generar registros de libro diario libro mayor y balance general. Stakeholders del proceso

En este caso sera el encargado o jefe de finanzas, y el encargado de administracin. Anlisis de la Competencia

Segn lo informado a travs de la red de internet una de las empresas creadoras de software contables ms importantes son: 1. Manager EIRP Este sistema est diseado para todo tipo de empresas es bastante usable y amigable para el usuario, este contempla labores de consultora. Sistema Peachtree Este programa es bastante completo por que trae bastantes funcionalidades como cuentas mltiples copias de seguridad, actualizaciones constantes.

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Defontana Este sistema tiene funcionalidades como: es 100% Web es enfocada a todo tipo de empresas desde pyme hasta grandes empresas contabilidad ventas compras inventario y remuneraciones. Cont.Este sistema tiene como funcionalidad: reportes ejecutivos, registro directo, Administracin de documentos, Administracin de gastos de importacin, Administracin del departamento, Administracin de los Activos fijos. Identificacin del Objetivo del Proyecto.

Todas las empresas cuentan con algn sistema de informacin contable, tener buen control sobre la informacin es esencial para que una empresa pueda manejar de manera eficiente sus recursos; en un ambiente competitivo la institucin que maneje y controle de mejor manera la informacin tendr una diferencia corporativa favorable, por tanto este es el objetivo, automatizar y controlar la informacin contable de la empresa de manera que sea ms eficaz el avance, consiguiendo crecimiento en corto plazo. Alcance del proyecto Se establece como mbito de alcance del proyecto el suministro de soluciones e infraestructura de sistemas, as como la implantacin, de las siguientes reas Funcionales: rea Contabilidad. Procesos Contables: Ingreso/registro de facturas. Ingreso/registro de asientos contables. Compras: Conformacin de facturas de compra e ingreso de otras facturas de compra. Ventas: Facturacin de clientes Anulacin de facturas

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 Imputacin de Facturas a Contabilidad. Extractos (contabilidad general y analtica) Traspasos de movimientos contables y analticos. Procesos de Cierre: de Explotacin y de Contabilidad. Proceso de Apertura de Ejercicio. Gestin del Inmovilizado.

Balances: De Situacin. De Explotacin. De Comprobacin de Sumas y Saldos

Beneficiarios del proyecto.

Directivos de la empresa. Sin duda el usuario ms importante de la informacin contable es el directivo, el administrador de la empresa, pues es este quien toma las decisiones, y stas deben estar tomadas con base a la informacin ofrecida Por la contabilidad. Aquellos que estn dentro de esta categora podran ser Gerentes, Subgerentes, Jefe de departamentos y/o Supervisores, etc., deben 0 Conocer muy bien su empresa o departamento, y esto se logra con la informacin que le suministra la contabilidad. Empleados. Eventualmente los empleados pueden ser usuarios de la informacin contable, en la medida en que algunos se pueden interesar por las obligaciones que tienen con la empresa, o las obligaciones que la empresa tiene con ellos, y en las empresas donde a los empleados se les entregan acciones como una prima de Productividad, con mayor razn estn interesados en la informacin contable. Como podemos ver, la informacin contable es de inters para muchas personas,

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Razn suficiente para tratar de que esta sea lo ms completa y til posible. Entregando funcionalidades como: Reportes ejecutivos, registro directo, Administracin de documentos, Administracin de gastos de importacin, Administracin del departamento, Administracin de los Activos fijos.

Equipo de trabajo y roles especfico.

El equipo de trabajo de nuestra organizacin est compuesta por Karin Bastas Nefi Martnez Rodrigo Daboin Nataly paredes Brbara vega

A continuacin detallamos cual es el rol especifico de cada uno de nosotros dentro del proyecto, cules sern nuestras responsabilidades segn nuestras habilidades para el desarrollo del proyecto. Roles incluido en el proyecto Jefe de Proyecto Karin Bastas Dba Nefi Martnez

Programadores Rodrigo Daboin - Nefi Martnez Diseadores Rodrigo Daboin - Nefi Martnez

Lider Funcional Brbara Vega Lder no funcional Karin Bastas

Qa de procesos Nataly Paredes

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Analista

Brbara Vega Nataly Paredes

Documentador Tester

Rodrigo Daboin - Brbara Vega

Especificaciones Tcnicas

Para este proyecto se us un sistema Web se utilizaron software para poder lograr la mxima eficiencia en el sistema. Al ser un sistema en php se us para el diseo general y estilo de la pagina la utilizacin del programa conocido como Adobe Dreamweaver en su mayor parte para verificar el cdigo en general la cual se est desarrollando y con ello la Aplicacin ser tambin compatible con todos los navegadores Web aunque su uso principal probablemente sea en Google Chrome o Internet Explorer. Como segundo punto tambin se us un sistema de base de datos MySQL se vincul al sistema Web con la que luego los usuarios dentro del servicio Web podrn realizar sus respectivas consultas en el sistema Web. Como respaldo y ante otros problema ocurrido en el desarrollo del sistema Web siempre podr recurrirse a los 2 siguientes programa como Microsoft visual Studio y Netbeans. Los programadores los incluan en sus equipos, por lo cual cada uno de ellos estaba equipado con los programas ya mencionados anteriormente permitiendo en general cada uno de ellos pudiera trabajar en el proyecto en cualquier momento posible para lograr desarrollar su mxima eficiencia, pero principalmente se realizar y se desarrollarn en las salas de informtica para poder mantener el orden en la cual se lleva a cabo el sistema.

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Como quedo el sistema Funcionalidades Administrador

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Administrador de cuentas

Funcin de ingreso

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Libro Diario

Libro Mayor

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Balance General

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Conclusin

La conclusin sacada del proyecto fue que la empresa a la cual le estamos prestando el servicio, estaba en un grave dilema de funcionalidad el cual les provocaba muchos problemas de procedimiento errores en las cuentas contables y esto un desorden generalizado de este, tambin entendimos que los principales actores son nuestros usuarios directos los cuales no entregaron informacin precisa la que no hizo dar con los problemas y en base a esto dar soluciones a ellos dentro de nuestro sistema contable. Con este anlisis adems averiguando las competencias, ventajas y desventajas Pudimos concluir que nuestro sistema est dentro de competitivo en el mercado. Resumiendo la aplicacin que se presenta, es de todo el agrado del cliente y est dentro de los parmetros de competitividad del mercado. Siendo as todo beneficioso para nuestra empresa como para el cliente.

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