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Rdiger
clairement
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Rdiger
clairement
Le personnel de la Commission europenne est amen rdiger des documents de types trs diffrents. Quil sagisse dun acte lgislatif, dun rapport technique, dun procs-verbal, dun communiqu de presse ou dun discours, un document crit clairement sera dautant plus efficace, de mme quil sera compris facilement et rapidement. Ce guide est destin vous aider dans votre tche, que vous utilisiez votre propre langue ou lune des autres langues officielles, qui sont galement toutes des langues de travail de la Commission, conformment au rglement n 1/1958 du Conseil (toujours en application). Vous trouverez donc dans ce guide des conseils, et non des rgles. En les mettant en pratique, vous devrez tenir compte de vos lecteurs cibles et de la finalit de votre document. Collaborer efficacement, rduire la correspondance inutile, et travailler dans un esprit constructif sont trois bonnes raisons dcrire clairement. Conseil n 1: Rflchissez au message transmettre................................................................................. page 3 Conseil n 2: Ciblez votre lecteur cest lui quil faut intresser............................................................... page 4 Conseil n 3: Faites un plan avant de rdiger................................................................................................. page 5 Conseil n 4: Soyez clair et concis!...................................................................................................................... page 6 Conseil n 5: Respectez la logique hirarchisez vos ides....................................................................... page 7 Conseil n 6: Limitez le recours inutile aux substantifs. ............................................................................ page 8 Conseil n 7: Prfrez le concret, vitez labstraction................................................................................. page 9 Conseil n 8: Prfrez la voix active la voix passive et nommez le sujet...........................................page 10 Conseil n 9: Attention aux faux amis, au jargon et labus dabrviations. ..................................page 11 Conseil n 10: Relisez-vous et noubliez pas les vrifications dusage. ..............................................page 14 Aides en ligne la rdaction (UE)...................................................................................................................page 15
1.
La rdaction claire procde dune pense claire. Posez-vous les questions suivantes:
abrvia
tions
long jargon
voix p a
ssive
abstra
ction
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utilisant ventuellement des questions comme sous-titres, par exemple Quels changements apportera cette nouvelle politique? Pourquoi cette politique est-elle ncessaire? Qui cette politique concerne-t-elle? Quels en sont les objectifs?); renseignez-le efficacement: donnez-lui seulement linformation dont il a besoin. Gommez autant que possible les dtails des procdures de la Commission ou des formalits interinstitutionnelles. Sans intrt pour la plupart des lecteurs, ils renforcent limage dune Commission distante et bureaucratique. Sils savraient essentiels, limitez-vous un bref rappel.
3.
En cours de rdaction
Suivez les conseils noncs ci aprs Consultez les aides en ligne la rdaction (voir dernire page) Coupez! Soyez concis, demandez-vous si chaque paragraphe, chaque mot est vraiment ncessaire. Supprimez les mots superflus, tout en veillant ce que le message reste clair.
Le dlai respecter pour le dpt des candidatures est le 31 mars 2010. Le dlai de dpt des candidatures est le 31 mars 2010. Dlai de dpt des candidatures: 31 mars 2010
4.
Clair
Utilisez des mots simples. Cela ne portera ombrage ni votre culture ni votre talent: une langue simple vous donnera de la crdibilit.
et concis:
La valeur dun document nest pas proportionnelle sa longueur: vos lecteurs ne vous respecteront pas plus parce que vous avez crit vingt pages plutt que dix, surtout lorsquils se rendront compte que vous auriez pu tout dire en dix pages! Il se peut mme quils vous reprochent de leur avoir vol leur temps. Voici quelques pistes pour supprimer ce qui est inutile. Ne parlez pas de ce qui est vident. Faites confiance au bon sens de votre lecteur. Nmaillez pas votre document dexpressions vides telles que comme on le sait, il est gnralement admis que, mon avis, et ainsi de suite, tant de lavis de A que de celui de B. Ne vous rptez pas. Par exemple, quand vous faites rfrence un comit dont le nom est long, ncrivez son nom en entier quune seule fois. Cette question a t pose au comit des achats de guides stylistiques. Le comit a rpondu que. Bien sr, il pourra arriver que vous deviez reprendre ce nom, mais le principe demeure: vitez les rptitions inutiles. Les textes courts et les expressions brves ont gnralement plus dimpact quun message dilu. Lidal serait: 1 document = 15 pages au plus 1 phrase = 20 mots en moyenne Les phrases inutilement longues nuisent la clart des documents de la Commission. Essayez de les scinder en phrases courtes! Toutefois, noubliez pas les charnires (mais, ainsi, toutefois), afin que le texte conserve sa cohrence.
en raison du fait que un certain nombre de l'ensemble des conformment dans le cadre de par consquent, en consquence dans le but de au cas o si ce nest pas le cas
comme certains tous les suivant lors de, loccasion de ainsi pour si si nepas sinon alors pour, quant pour, sur
Vous devez introduire votre demande pour le 15 mai. Le comit peut rejeter votre requte (la demande?). Vous devez introduire votre demande pour le 15 mai. Le comit peut la rejeter
... utiliser la forme affirmative plutt que la forme ngative Il nest pas inhabituel que les demandes soient rejetes, aussi nintroduisez pas de recours avant dtre sr que vous navez pas rempli la vtre de faon incorrecte. Il arrive souvent que les demandes soient rejetes. Aussi, avant dintroduire un recours, vrifiez que votre demande a t correctement remplie.
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Nommez les agents de chaque action (voir conseil n 8) et citez ces actions dans lordre o elles se droulent.
La dcision dallocation de laide UE sera prise au cours dune runion du comit dattribution aprs rception de toutes les demandes de projet. Aprs rception de toutes les demandes de projet, 1 le comit dattribution se runira pour dcider du montant de laide UE quil attribuera chacun. 2 3 4
6.
Une des faons les plus simples dcrire clairement est de changer ceci ... en cela:
Certaines expressions sont des dfinitions de verbes. On les remplacera avantageusement par le verbe:
De nombreux substantifs se terminant en ion sont des verbes dguiss. On les rencontre souvent dans des phrases comme celles prsentes ci-aprs, o lemploi de verbes serait plus clair:
De plus, la forme participiale remplace aussi les substantifs et allge le texte: La pratique de la culture des plantes vivaces la place de la culture des plantes annuelles apporterait une amlioration de la qualit des sols en favorisant une augmentation de la couverture vgtale. En cultivant des plantes vivaces la place des annuelles, on amliore la qualit des sols en augmentant la couverture vgtale.
7.
Les messages concrets sont clairs, tandis que les textes abstraits sont souvent aussi vagues que rebutants. Trop dabstraction laisse mme planer des doutes soit sur la connaissance du sujet qua lauteur du texte, soit sur les raisons qui le poussent rdiger ce document. moins davoir de bonnes raisons, si vous avez le choix entre un mot abstrait et un mot plus concret qui signifient la mme chose, choisissez le concret. Votre message en sera plus direct et donc plus fort.
TRUC: dans Word, surlignez un terme et cliquez sur le bouton droit de la souris puis slectionnez Synonymes. Un menu droulant apparat et prsente une premire liste de termes. Ces listes comprennent des termes abstraits et concrets. Essayez dy choisir un terme concret plutt quun terme trop vague ou trop gnral. Voyons, par exemple, les nombreux synonymes pour le verbe trouver. trouver des incohrences trouver de nouvelles pistes trouver les causes de linflation constater/dceler des incohrences reprer/dcouvrir de nouvelles pistes comprendre/ saisir les causes de linflation
Ainsi, au lieu de ceci : radiquer prendre pour objectif possibilit demploi volution ngative investir dans le capital humain *
supprimer viser poste baisse -former (les travailleurs) -amliorer les qualifications (des travailleurs) -former et duquer
* Comme vous le voyez dans cet exemple, le concret oblige tre plus prcis. 9
8.
Un autre moyen dcrire clairement est dutiliser des verbes la voix active (le bcheron abat larbre) plutt qu la voix passive (larbre est abattu par le bcheron). Comparez ces phrases: De nouvelles orientations ont t dfinies par le prsident afin que la longueur des documents soumis par les DG soit limite quinze pages. Le prsident a dfini des orientations afin que les DG limitent leurs documents quinze pages.
Nommez le sujet
Si vous utilisez des verbes actifs la place de verbes passifs, votre rdaction gagnera en prcision parce quil faudra nommer le sujet, cest--dire la personne, lorganisation ou la chose qui fait laction. Il est simple didentifier le sujet dans le cas suivant: Ce projet a t rejet par la Commission. La Commission a rejet ce projet.
mais impossible dans ce cas-ci: Voici comment on peut amliorer un texte en supprimant les passifs: peu clair: Une recommandation a t adopte par le Parlement europen, aux termes de laquelle une simplification de la procdure doit tre envisage par les tats membres. un peu mieux: Le Parlement europen a adopt une recommandation invitant les tats membres envisager une simplification de la procdure. Il est envisag que la publicit sur le tabac soit interdite dans lUE. Qui envisage? Lauteur, la Commission, le grand public, les mdecins? Noubliez pas que la plupart des documents de lUE sont traduits dans plusieurs langues. Si le texte original nest pas clair, vous courrez le risque que les traductions ne soient pas cohrentes entre elles, car chaque traducteur essaiera de deviner ce que vous avez voulu dire et trouvera peut-tre une solution diffrente. Mais il ne sagit pas dviter les passifs tout prix. Ils sont souvent utiles, par exemple, sil nest pas ncessaire de prciser qui est responsable dune action, parce que cest vident: Le personnel de la Commission est invit rdiger de faon claire.
et en recourant des verbes plutt qu des substantifs abstraits: beaucoup mieux: Le Parlement europen a adopt une recommandation invitant les tats membres simplifier la procdure.
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Expression ou signification incorrecte agenda de la runion des solutions alternatives document attach bas sur le trait capitaliser sur les investissements dans le domaine des sciences dcade (employ dans le sens de dcennie) dfinitivement achev donnes digitales en termes dconomie gnrer des profits implmenter une politique initier des mesures avoir des opportunits rencontrer les attentes de mesures soutenables
Mot ou expression correct(e) ordre du jour dautres solutions/choix, des solutions de remplacement document joint, annex fond sur tirer profit/parti des investissements dans le domaine des sciences dcade (priode de dix jours), les dix dernires annes, les dix annes venir compltement, tout fait achev donnes numriques en matire dconomie, en conomie produire, crer des profits mettre en uvre engager, prendre des mesures occasion, possibilit, perspective davenir satisfaire aux attentes de mesures long terme, viables, durables
decade
dcade
dfinitivement digital en termes dconomie gnrer implmenter initier opportunit rencontrer soutenable
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Et si vous DEVEZ utiliser ces termes dans des documents destins au grand public, expliquez-les ds leur premire occurrence dans le texte, ou ajoutez au document un glossaire, un hyperlien ou une rfrence lun des sites web indiqus la fin de la prsente section. Ce tableau non exhaustif contient un certain nombre de termes communment utiliss dans les institutions europennes. Les termes sont accompagns dune dfinition quon utilisera au besoin.
ensemble de la lgislation, des traits et autres accords conclus par lUnion, plus la jurisprudence de la Cour de justice de lUnion europenne approche visant rduire les disparits sociales et conomiques au sein de lUE procdure par laquelle la Commission consulte des comits dexperts arrangement par lequel un groupe dtats membres peut collaborer dans un domaine prcis, mme si les autres pays de lUnion ne peuvent pas ou ne dsirent pas se joindre eux dans limmdiat expansion de lUE visant inclure de nouveaux membres mthode qui dfinit les rouages du processus dcisionnel entre la Commission, le Parlement et le Conseil dans lUE pays pour lequel les ngociations d'adhsion l'Union europenne sont termines pays ayant prsent une demande d'adhsion et dont la demande a t officiellement accepte procdure par laquelle le Parlement europen et le Conseil dcident conjointement dadopter un acte lgislatif principe selon lequel l'action des institutions doit se limiter ce qui est ncessaire pour atteindre les objectifs des traits. (Autrement dit, l'intensit de l'action doit tre en rapport avec la finalit poursuivie.)
largissement mthode communautaire pays adhrent pays candidat procdure de codcision proportionnalit
On trouvera des explications claires sur le jargon des institutions europennes ladresse suivante: site web dEuropa intitul Guide explicatif de leurojargon (http://europa.eu/abc/eurojargon/index_fr.htm). Pour les dfinitions de termes trs techniques ou de termes juridiques utiliss dans le contexte des institutions, il conviendra de consulter le glossaire dEuropa (http://europa.eu/scadplus/glossary/index_fr.htm). 12
Comme toujours, il faut dabord prendre en considration les besoins du lecteur: certains lecteurs seront irrits si les abrviations courantes sont dveloppes chaque occurrence, crire dtenteur de lautorisation de mise sur le march une ligne sur deux au lieu de dtenteur de lAMM risque de beaucoup allonger le document. Ayez lesprit que les sigles et acronymes correspondent des ralits diffrentes, suivant le contexte. Par exemple, le dictionnaire en ligne IATE (http://iate. europa.eu) donne pour: CCR Centre commun de recherche Commission centrale pour la navigation du Rhin Congrs des communauts russes coefficient de capitalisation des rsultats centre de contrle rgional cadre commun de rfrence cancer colorectal. et plusieurs dizaines dautres possibilits.
CCR
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Utilisez un correcteur grammatical et orthographique, mais sans relcher votre vigilance car les outils ne relvent pas toutes les erreurs. Relisez votre texte avec un il critique, mettezvous la place du lecteur. Pour cela, laissez passer du temps entre la fin de votre rdaction et votre prochaine lecture. Demandez-vous ensuite si les phrases et les paragraphes prsentent entre eux des liens explicites. Se succdent-ils logiquement? Il y aura toujours quelque chose amliorer ou simplifier. Demandez lavis de collgues, y compris de collgues que vous navez pas encore consults, et coutez attentivement leurs suggestions. Tenez compte des suggestions qui amliorent votre texte sur les plans de la concision, de la clart et de la lisibilit.
Eu gard aux consquences absolument dsastreuses des hostilits, nous appelons par la prsente la cessation immdiate de ces hostilits.
Paix?
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Le site Europa propose aussi une srie daides linguistiques composes de guides daide la rdaction claire et de guides stylistiques pour toutes les langues officielles. http://ec.europa.eu/translation/language_aids/ index_fr.htm Enfin, le Parlement europen, le Conseil et la Commission ont mis en ligne, dans toutes les langues officielles de lUE, un guide pratique commun lintention des personnes qui contribuent la rdaction des textes lgislatifs. http://eur-lex.europa.eu/fr/techleg/index.htm Vous trouverez des conseils sur la manire dcrire pour le web dans un guide en ligne intitul Information ProvidersGuide: http://ec.europa.eu/ipg/content/tips/index_en.htm
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Remerciements
Aux fins de la rdaction du prsent guide, les ouvrages suivants ont t consults: The Oxford Guide to Plain English by Martin Cutts, Oxford, Royaume-Uni crire pour tre Lu, Ministre de la Communaut franaise, Belgique 30 Regole per Scrivere Testi Amministrativi Chiari, Universit di Padova, Italie Brgernahe Verwaltungssprache, Bundesverwaltungsamt, Allemagne Klarsprk lnar sig, Regeringskansliet, Justitiedepartementet, Sude Knnetnk tekstisi, tulkataanko puheenvuorosi? Kotimaisten kielten tutkimuskeskus, Finlande Writing for Translation, Centre de traduction des organes de lUnion europenne, Luxembourg Guide de style de lOCDE, 2e d., OCDE, Paris http://www.oecd.org/dataoecd/8/39/40500006.pdf
Illustrations de Zeta Field, DG Traduction, Commission europenne. La version lectronique du prsent guide est consultable ladresse suivante: http://ec.europa.eu/translation
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