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MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION
TÉRMINOS CLAVE
Borde
Encabezado de columna
Ancho de columna
Tema de documento
Pie de página
Líneas de cuadrícula
Encabezado
Orientación
Salto de página
Vista previa de salto de página
Vista preliminar
Encabezado de fila
Alto de fila
Escala
61
62 | Lección 4
Una agencia de viajes vende productos y servicios relacionados con viajes que proporcionan
terceras empresas como aerolíneas, hoteles y líneas de cruceros. Viajes Margie diseña paque-
tes de viajes corporativos y de placer a la medida de las necesidades de sus clientes. La dueña,
Margie Shoop, se especializa en ofrecer un servicio detallado y personalizado para asegurar a
los clientes que tendrán una experiencia de viaje agradable y sin problemas. Para ello, emplea
a consultores de viaje experimentados cuyo objetivo es ahorrarle tiempo, esfuerzo y dinero al
cliente. La empresa tiene una línea directa de servicios de emergencia que trabaja las 24 horas
del día, los 7 días a la semana y un número gratuito de accesibilidad en todo el país para los
viajeros de negocios y turistas.
O R I E N TA C I Ó N SOBRE EL SOFTWARE
Figura 4-1
Use los grupos de comandos
de la ficha Diseño de página
para preparar las hojas de
cálculo para su impresión
Temas de Use los comandos Cambie la escala Imprima las líneas
documentos: una Configurar página de los datospara de cuadrícula y
nueva característica para ajustar con precisión que se ajusten a una los encabezados
del 2007 los documentos impresos página impresa
No importa qué columna utilice para seleccionar las celdas cuando desee insertar filas o
TOME NOTA
* qué fila seleccione cuando desee insertar columnas.
¿LISTO PARA LA
Un asociado en Viajes Margie preparó el libro que usted abrió en el ejercicio anterior para
CERTIFICACIÓN?
un cliente corporativo que premia a sus mejores representantes de ventas con un crucero. El
¿Cómo insertar filas o
columnas en una hoja de libro contiene datos de los cruceros para las fechas y lugares especificados por el cliente. En
cálculo? los siguientes ejercicios, continuará aplicando las herramientas de formato para hacer que el
2.2.1 libro sea más fácil de entender y para mejorar la presentación de los datos al cliente.
En lecciones anteriores,
usted utilizó la opción El alto de fila, o sea la altura de arriba a abajo, se mide en puntos. Un punto equivale a un
Autoajustara que 1/72 de pulgada. El alto de fila predeterminado es de 15 puntos, pero usted puede especificar
consiste en hacer doble valores de 0 a 409 puntos. Aunque puede especificar un ancho de columna de 0 a 255 carac-
clic en el borde derecho teres, el ancho de columna predeterminado es de 8.43 caracteres (basado en la fuente y
de la columna. tamaño de fuente predeterminados). Si el ancho de columna o el alto de fila se establecen en
0, la columna o la fila se ocultan.
¿LISTO PARA LA Como aprendió en la Lección 2, cuando el texto que introduce sobrepasa el ancho de la
CERTIFICACIÓN? columna, el texto se desborda a la siguiente columna o se trunca cuando la siguiente celda
¿Cómo modificar el alto de contiene datos. En estos casos aparece una serie de símbolos #### (ver Figura 4-2) que indica
fila y el ancho de columna que el número es más grande que el ancho de la celda.
en una hoja de cálculo?
2.2.4
Más adelante Usted aprenderá a ocultar filas y columnas más adelante en esta lección.
Figura 4-2
El número es más grande que
el ancho de columna
Indica que el número es más
grande que el ancho de columna
64 | Lección 4
OTRA MANERA
Para ajustar rápidamente las entradas en todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en
Seleccionar todo y a continuación haga doble clic en uno de los bordes de la columna.
MOAC Excel
Cuando 2007/ETC
arrastre Lección
el borde, el 4ancho
fig 4-5 de
la columna - en caracteres y en pixeles - aparece en la
Información en pantalla, arriba de los encabezados de fila (ver Figura 4-4.)
Figura 4-4
Ancho de columna que se
muestra cuando arrastra el
borde
También puede utilizar el comando Copiar formato para copiar el ancho de una
OTRA MANERA
columna a otras columnas: seleccione el encabezado de la primera columna, haga clic en
Copiar formato y luego haga clic en el encabezado de la columna o columnas a las que
desee aplicar el ancho de columna.
TOME NOTA
*
Cuando esté más Usted puede cambiar el ancho predeterminado para todas las columnas en una hoja de cálculo
familiarizado con las o de un libro: en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y en la sección
formas de modificar Tamaño de celda, haga clic en Ancho predeterminado...; en el cuadro de diálogo Ancho pre-
filas y columnas, determinado, teclee una medida de columna predeterminada. Si cambia el ancho de columna
seguramente predeterminado en una hoja de cálculo que contiene datos, sólo se cambiará en las celdas
seleccionará un método vacías. Las columnas que contienen datos o que han sido formateadas previamente conser-
para emplearlo de varán su formato.
manera consistente.
Formato de hojas de cálculo | 65
RESOLUCIÓN DE Si selecciona la fila 1 en lugar de un rango de datos y aplica el estilo, el estilo del borde
PROBLEMAS
inferior se extenderá hasta el final de la fila (celda XFD1).
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Cuando se formatea la fila o la columna completa que contiene los datos, en lugar de aplicar
¿Cómo formatear filas o el formato a un rango de celdas, se tiene una gran ventaja: cuando se insertan filas o colum-
columnas completas? nas, o se añaden datos adicionales a la hoja de cálculo, éstos se formatean correctamente.
2.2.2
Para mostrar una fila o columna oculta, debe hacer clic en su encabezado para seleccio-
TOME NOTA
* narla por completo. Seleccionar las celdas no liberará las filas o columnas ocultas
Una hoja de cálculo puede contener filas o columnas con información sensible que quizá no
esté utilizando, o que no desee que esté visible mientras trabaja en otras áreas de la hoja. Por
¿LISTO PARA LA ejemplo, si la persona que está trabajando en la hoja de cálculo de Cruceros_de_Margie desea
CERTIFICACIÓN? concentrarse en los cruceros a sólo uno de los destinos, puede ocultar las filas que contienen
¿Cómo ocultar y mostrar los datos de los otros destinos.
filas o columnas en una hoja
de cálculo? Para hacer que las filas ocultas sean visibles, seleccione la fila por arriba y la fila por abajo de la
2.2.3 fila o filas ocultas y utilice los comandos de Formato para mostrarlas. Si la primera fila está
oculta, utilice la función Ir a. Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas adya-
centes y siga los mismos pasos que siguió para mostrar las filas ocultas.
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Cuando selecciona las filas 10 y 16 para mostrar las filas, debe seleccionarlas de manera
RESOLUCIÓN DE que incluyan las filas ocultas. Presione la tecla Mayús cuando seleccione la fila 16 o
PROBLEMAS seleccione la fila 10 y arrastre para incluir la fila 16. Si selecciona la fila 10, presiona la
tecla Ctrl y hace clic en la fila 16, no se mostrarán las filas ocultas.
ARA CT
I
ERÍ ISTI
Utilizar temas
EVA C
CA NU
AR ACT
EVA C
ERÍSTI
Elegir un tema para una hoja de cálculo CA NU
Excel cuenta con varios temas de documento predefinidos. Cuando se aplica un tema a
una hoja de cálculo o a un libro, los colores, las fuentes y los efectos contenidos en ese
tema sustituyen a cualquier estilo que se haya aplicado a celdas o a rangos de celdas.
RESOLUCIÓN DE
Si usted u otro usuario han personalizado uno o más temas de documento, éstos apare-
PROBLEMAS cerán al principio de la lista por lo que tendrá que desplazarse hacia abajo para ver todos
los temas integrados.
Abra el documento L4-2.1 Elegir un tema para una hoja de cálculo que está disponible en el CD-
ROM complementario.
La Figura 4-8 muestra los 20 temas integrados para Excel 2007. Los estilos que usted aplicó
en los ejercicios anteriores eran los asociados con el tema de Office que es el tema predetermi-
nado. Cuando abrió la galería de estilos, se mostraron los colores, fuentes y efectos que com-
ponen el tema de Office.
Recuerde que los estilos se emplean para formatear celdas o rangos específicos dentro de una
hoja de cálculo. Los temas de documento se usan para aplicar conjuntos de estilos (colores,
¿LISTO PARA LA fuentes, líneas y efectos de relleno) a todo un documento. Todos los estilos del tema de Office
CERTIFICACIÓN? que aplicó a los títulos en el ejercicio anterior cambiaron cuando usted aplicó un tema dife-
¿Cómo utilizar temas para rente.
formatear una hoja de
cálculo? En este ejercicio, usted aplicó dos temas de documento para que la dueña de Viajes Margie
2.1.1 pudiera seleccionar el que se utilizará para todos los documentos de la empresa. Dado que los
temas son constantes en los programas de Microsoft Office 2007, todos los documentos
empresariales de Viajes Margie pueden tener un aspecto uniforme.
Muchas empresas crean un tema de documento personalizado y lo usan consistentemente.
Usted puede experimentar aplicando varios temas predefinidos hasta decidirse por un aspecto
que le sea atractivo, o bien puede diseñar un tema personalizado como lo hará en el siguiente
ejercicio.
Formato de hojas de cálculo | 67
AR ACT
EVA C
ERÍSTI
Personalizar un tema CA NU
Usted puede crear un tema personalizado realizando cambios a uno o más de los compo-
nentes del tema: colores, fuentes o efectos de línea o de relleno. Puede personalizar uno
de los temas existentes para crear su propio tema. Los cambios que haga a uno o más de
los componentes del tema afectan de inmediato a los estilos que haya aplicado en el
documento activo.
Abra el documento L4-2.3 Personalizar un tema seleccionando colores que está disponible en el CD-
ROM complementario.
Para restablecer todos los elementos del color del tema a sus colores originales, haga clic
TOME NOTA
* en Restablecer antes de hacer clic en Guardar.
En el cuadro de diálogo Crear nuevos colores del tema, haga clic en el botón junto al elemen-
to del color del tema que desea modificar. Los colores del tema se muestran en todas las
galerías de colores junto con un conjunto de tonos y matices basados en ellos. Ahora puede
seleccionar otros colores de este conjunto ampliado para aplicarlos a partes específicas de un
libro, con la seguridad de que dichos colores forman parte del mismo tema y por tanto se
conserva la armonía. Cuando los colores del tema cambian, también cambia la galería de colo-
res así como todo el contenido del documento que los está utilizando.
Es fácil crear su propio tema para aplicarlo a todos sus libros de Excel y sus demás documen-
tos de Office 2007. Usted puede escoger cualquier combinación de colores de los temas inte-
grados (ver la Figura 4-9), o puede crear su propia combinación de colores.
Cuando hizo clic en Crear nuevos colores del tema..., se abrió el cuadro de diálogo que se
muestra en la Figura 4-10. Los colores del tema contienen cuatro colores para el texto y los
fondos, seis colores de énfasis y dos colores para hipervínculos. Al personalizar un tema, usted
puede cambiar uno o todos los colores.
Abra el documento L4-2.4 Personalizar un tema seleccionando una fuente y efectos que está
disponible en el CD-ROM complementario.
68 | Lección 4
¿LISTO PARA LA Usted puede personalizar los temas integrados a través de la forma en que aplica los atributos
CERTIFICACIÓN? del tema. Por ejemplo, si le gustan los colores del tema Brío, pero desea utilizar una fuente
¿Cómo utilizar los temas diferente, primero aplique el tema y después haga clic en Fuentes del tema y seleccione una
para formatear hojas de fuente que sí le agrade. Puede entonces guardar ese tema y aplicarlo a otros documentos.
cálculo? Aunque no puede personalizar los efectos del tema, puede aplicar un efecto integrado diferen-
2.1.1 te para modificar el aspecto modificando el sombreado, el biselado u otros efectos.
Abra el documento L4-3.1 Formatear el fondo de una hoja que está disponible en el CD-ROM
complementario.
Con frecuencia, la dueña de Viajes Margie emplea hojas de cálculo durante sus presentaciones
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
a los clientes y les proporciona copias impresas. Usted puede aumentar la efectividad de una
¿Cómo insertar y formatear presentación de hojas de cálculo agregando una imagen de fondo y color a las etiquetas.
una imagen como un fondo Cuando se emplea una imagen de fondo es mejor quitar las líneas de cuadrícula pero conviene
de hoja de cálculo? incluirlas al imprimir pues hacen que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer. Asimismo,
2.1.4 imprimir los encabezados de columnas o de filas ayuda a ubicar la información necesaria.
Abra el documento L4-3.2 Cambiar el color de una etiqueta de una hoja de cálculo que está
disponible en el CD-ROM complementario.
Más adelante En la Lección 5, usted aprenderá a cambiar el nombre de las hojas de cálculo.
Formato de hojas de cálculo | 69
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo cambiar el color de El libro contenía datos sobre cruceros a tres destinos en una sola hoja de cálculo. En este ejer-
etiqueta de una hoja de cicio, usted separó los datos para que cada destino estuviera en una hoja diferente.
cálculo?
2.1.3
Las hojas de cálculo se imprimen más rápido si las imprime sin las líneas de cuadrícula.
TOME NOTA
*
Abra el documento L4-3.3 Ver e imprimir las lineas de cuadrícula de una hoja que está disponible
en el CD-ROM complementario.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
Ver e imprimir encabezados de columna o de fila
¿Cómo mostrar e imprimir De manera predeterminada, los encabezados de columna o de fila se muestran pero no se
los encabezados columnas y
imprimen automáticamente. Para facilitar la ubicación de los datos en una hoja de cálculo
filas?
2.1.2
impresa, incluya los encabezados de columna o de fila.
Un encabezado es una línea de texto que aparece al principio de cada página de una hoja de
cálculo impresa. Los pies de página aparecen al final de cada una de ellas. Usted puede incluir
información predefinida; insertar elementos como números de página, la fecha y la hora; el
nombre de archivo, o agregar su propio contenido.
Abra el documento L4-4.1 Agregar números de página a una hoja de cálculo que está disponible en
el CD-ROM complementario.
¿LISTO PARA LA
Usted puede crear encabezados y pies de página introduciendo el texto que desea que aparez-
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo agregar números de ca o, como practicó en este ejercicio, puede hacer clic en uno de los elementos predefinidos
página a un encabezado o para insertar códigos para los encabezados o pies de página que Excel ofrece. Cuando se
pie de página? imprime el libro, Excel reemplaza los códigos con la fecha actual, la hora actual, etc.
5.5.4
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
Muchos de los encabezados y pies de página predefinidos combinan uno o más elementos. En
¿Cómo insertar un
encabezado o pie de página el ejercicio anterior, usted insertó una entrada combinada haciendo clic en ella. También
predefinido? puede crear el texto para un encabezado o un pie de página en la vista Diseño de página.
5.5.4
Puede acceder a los cuadros de texto de encabezado y pie de página haciendo clic en la
OTRA MANERA
vista Diseño de página en la parte derecha de la barra de estado.
Formato de hojas de cálculo | 71
Abra el documento L4-4.3 Agregar contenido a un encabezado o pie de página que está disponible
en el CD-ROM complementario.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Si el texto que necesita introducir en un encabezado o pie de página no esté disponible en los
¿Cómo agregar contenido a encabezados y pies de página predefinidos, haga clic en el cuadro de texto de encabezado o pie
un encabezado o un pie de
de página y teclee el texto que desee.
página?
5.5.4.
Si desea crear un encabezado o pie de página con varias líneas, presione la tecla Entrar y
TOME NOTA
* teclee el texto o agregue un elemento predefinido.
AR ACT
I Preparar un documento para su impresión
EVA C
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CA NU
Figura 4-6
Ventana Vista previa de salto
de página
MOACLExcel
Abra el documento 4-5.12007/ETC
AgregarLección
y move4r figun4-13
salto de página que está disponible en el CD-ROM
complementario.
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¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Utilice los saltos de página manuales para controlar la ubicación de dichos saltos. Arrastre el
¿Cómo insertar o mover un salto de página automático a una nueva ubicación para convertirlo en un salto de página
salto de página? manual.
5.5.2
Establecer márgenes
Los márgenes son una manera efectiva de administrar y optimizar el espacio en blanco en
una hoja impresa. Lograr un equilibrio entre los datos y el espacio en blanco aumenta sig-
nificativamente la legibilidad y el aspecto de una hoja de cálculo. Usted puede elegir entre
un conjunto de márgenes integrados (ver Figura 4-7) o crear márgenes personalizados por
medio del cuadro de diálogo Configurar página.
Figura 4-7
Conjuntos de márgenes
integrados
También puede modificar los márgenes en la vista Diseño de página haciendo clic en el
OTRA MANERA borde superior o inferior del área del margen en la regla. Cuando aparezca una flecha
vertical de dos puntas, arrastre el margen hasta obtener el tamaño deseado.
Formato de hojas de cálculo | 73
Figura 4-8
Orientación vertical y
horizontal
Orientación Orientación
vertical horizontal
Abra el documento L4-5.3 Establecer la orientación de una hoja en la página que está disponible en
el CD-ROM complementario.
¿LISTO PARA LA Utilice la orientación horizontal cuando el ancho del área que desee imprimir sea mayor a la
CERTIFICACIÓN?
altura. Los datos son más fáciles de leer cuando todas las columnas caben en una sola hoja.
¿Cómo cambiar la
orientación de una hoja de
Esto puede lograrse cambiando la orientación a horizontal. Cuando no pueda ajustar todos
cálculo? los datos en una hoja impresa cambiando su orientación, puede aumentar o disminuir el área
5.5.5 que ocupan por medio de las opciones de escala que se describen en el siguiente ejercicio.
Figura 4-9
Cambiar la escala de una hoja
de cálculo para ajustarla
Abra el documento L4-5.4 Cambiar la escala de hoja para ajustarla a una hoja impresa que está
disponible en el CD-ROM complementario.
74 | Lección 4
La razón más común para cambiar la escala de una hoja de cálculo es reducirla para poder
¿LISTO PARA LA imprimirla en una sola página. También puede agrandar la hoja para que los datos se vean
CERTIFICACIÓN? más grandes y ocupen más espacio en la hoja impresa. Cuando los cuadros Ancho y Alto se
¿Cómo cambiar la escala de
establecen en Automático, usted puede hacer clic en las flechas del cuadro Escala para aumen-
una hoja de cálculo para
que quepa en una página
tar o disminuir la escala de la impresión. Cada vez que hace clic en la flecha, ésta cambia en
impresa? 5%.
5.5.6
Recuerde que el ancho y alto deben estar establecidos en Automático si desea especificar
TOME NOTA
* una escala, como 75%.