Manual de Normas y Proc PDF

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR
SECRETARA
DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADQUISICIN DE BIENES DE LA UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

SECRETARA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Pginas: 2 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar
CONTENIDO Pginas I.- ASPECTOS GENERALES I.1.Objetivo I.2. Alcance I.3. Unidades que Intervienen I.4. Formularios y documentos utilizados I.5. Procedimientos relacionados II.- MARCO LEGAL II.1. Base Legal III.- DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO III.1. Normas III.2. Procedimiento III.3. Flujogramas III.4. Formularios 3 3 3 3 4 4 5 5 6 6 17 28 34

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Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar I. ASPECTOS GENERALES I.1 Objetivo
Este manual tiene como finalidad establecer los trmites necesarios para la adquisicin de materiales y equipos especializados o no especializados requeridos por las diferentes Unidades Acadmicas y Administrativas de la Universidad Simn Bolvar (USB), tomando en cuenta el Plan Operativo Anual (POA).
I.2.Alcance
Este manual va dirigido al personal del Departamento de Adquisiciones (DA) de la Direccin de Servicios (DS), de los Centros de Compra (CC) y de las Unidades Acadmicas y Administrativas de la USB. Contempla desde la Requisicin de Materiales y Equipos por parte de la unidad solicitante, hasta el envo del Informe de Recepcin a la Direccin de Finanzas por parte de los Centros de Compra, para la tramitacin del pago.
I.3. UNIDADES QUE INTERVIENEN
Direccin de Servicios. Departamento de Adquisiciones. Seccin de Almacn General, Departamento de Servicios de la Sede del Litoral.
Centros de Compra Especializados. Centros de Compra No especializados. Unidades Solicitantes (Administrativas y Acadmicas). Direccin de Finanzas. Departamento de Finanzas Sede del Litoral

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Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar I.4. FORMULARIOS UTILIZADOS
Autorizacin del Informe de Recomendacin. Carta de Invitacin. Criterios de Calificacin. Especificaciones Tcnicas del Bien. Informe de Recepcin. Informe de Recomendacin (forma 411-09). Matriz de Criterios de Evaluacin. Nota de Devolucin de Requisicin. Orden de Compra (forma 405-11). Requisicin de Materiales y Equipos (forma 411-01).
I.5. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS
Seguimiento y anulacin de la Orden de Compra. Emisin de Transferencia, Notas de Dbito y Cheques. Registro de Bienes Nacionales. Solicitud de Suministros con reserva. Solicitud de Anticipo. Solicitud de Certificacin Presupuestaria. Rendicin de cuentas.

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Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar II.- MARCO LEGAL II.1. Base Legal Ley de la Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Gaceta Oficial No 37.978 del 13 de julio de 2004. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial No 37.347 del 17 de diciembre de 2001. Ley Contra la Corrupcin. Gaceta Oficial No 5.637 Extraordinario del 07 de abril de 2003. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Pblicas N 5929 de fecha 14 de marzo de 2008, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinario de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 5877 de fecha 14 de marzo de 2008 Normas Generales de Control Interno. Gaceta Oficial No 36.229 del 17 de diciembre de 1997. Ley Orgnica que regula la Enajenacin de Bienes del Sector Pblico No Afectos a las Industrias Bsicas. Gaceta Oficial No 3.951 de 07 de enero de 1987. Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Gaceta Oficial No 37.305 del 17 de octubre de 2001. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Gaceta Oficial No 37.606 del 09 de enero de 2003. Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas Gaceta oficial 39.181 de fecha 19 de Mayo 2009.

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Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar III. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO III.1. Normas
DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y DE LOS CENTROS DE COMPRA. 1. Todas las Adquisiciones de materiales y bienes en la USB, se regirn de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones Pblicas vigente. 2. La Direccion de Servicios a travs de su Departamento de Adquisiciones, ser la responsable de elaborar, actualizar, adiestrar y prestar asesora sobre el Marco Normativo Interno para la adquisicin de bienes de la USB. 3. El Departamento de Adquisicin de la Direccin de Servicios es el Administrador del Ente Contratante (USB) ante el Servicio Nacional de Contrataciones referente a la Programacin de obras, servicios y bienes a contratar para el cada ejercicio fiscal y el Sumario de Contrataciones trimestral. 4. Los Centros de Compra (CC) debern cumplir estrictamente el Marco Normativo Interno establecido por la Direccin de Servicios, a travs de su Departamento de Adquisiciones. 5. Los CC son las dependencias autorizadas y responsables de las compras de materiales y equipos en la USB. Estos forman parte de una Direccin, pero no necesariamente constituyen una unidad organizativa. 6. Los CC autorizados en la USB son los siguientes: a) Centro de Compras principal Departamento de Adquisiciones (Direccin de Servicios).
b) Centros de Compra Especializados (CCE). Los que forman parte de: -Direccin de Servicios Multimedia. -Direccin de Servicios Telemticos. -Biblioteca. -Unidad de Laboratorio.
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Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar -Direccin de Planta Fsica. c) Centro de Compra No Especializado (CCNE): -Departamento de Servicios de la Sede del Litoral. 7. Los responsables de los CC son designados por el Director o el jefe de la Unidad al cual esta adscrito. 8. El Departamento de Adquisiciones tiene la responsabilidad de velar por el cumplimiento del Marco Normativo Interno para la adquisicin de bienes y tiene la facultad de realizar revisiones de los procesos de compra que se realizan en los CC de la USB. 9. Los Centros de Compras Especializados (CCE) tienen la responsabilidad y atribucin para administrar el proceso integral de compras de los renglones que le competen, siempre dentro de lo establecido en el Marco Normativo Interno para la adquisicin de bienes, tomando en cuenta que cada rubro, rengln o bien, ser adquirido por slo un CCE. 10. El catlogo detallado de los renglones asignados a cada CCE forma parte integral del Marco Normativo Interno. 11. Cada CCE puede fijar estndares (si aplican) y asesorar a la unidad solicitante en la seleccin del bien que mejor satisfaga sus necesidades 12. Toda Unidad Acadmica o Administrativa deber solicitar la adquisicin de un bien al CCE que corresponda. 13. El CCE que reciba una requisicin de un rubro que no tiene asignado, debe devolverla a la unidad solicitante indicndole a cul CCE deber dirigirse, o en su defecto, al Departamento de Adquisiciones. 14. Los casos de adquisicin de bienes no previstos en el Marco Normativo Interno sern resueltos por el Departamento de Adquisiciones con la participacin de la Unidad Solicitante y los CCE. 15. Todos los CC deben tener una unidad o rea de Almacn, quien ser la responsable de la recepcin de los bienes en coordinacin con la Unidad Solicitante en los casos que lo amerite.
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Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar 16. Las Unidades Solicitantes de la adquisicin de un bien sern responsables del gasto o ejecucin presupuestaria y financiera correspondiente. 17. Las Unidades Solicitantes de las compras no podrn producir sobregiros en las partidas de gasto correspondientes a la adquisicin del bien. 18. En caso de producirse acciones legales derivadas de la falta de control presupuestario o financiero, el jefe de la Unidad Solicitante ser responsable de las consecuencias de la accin legal emprendida. 19. El valor de la Unidad Tributaria (UT) a emplear ser el vigente para el momento de iniciar el procedimiento de contratacin, en cualquiera de las modalidades de seleccin de contratistas. 20. Para la adquisicin de bienes cuyo monto estimado sea hasta dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT.), el Departamento de
Adquisiciones y los CC sern responsables de la solicitud de ofertas, anlisis y preparacin del Informe de Recomendacin en la modalidad de contratacin de Consulta de Precios, 21. Para la adquisicin de bienes cuyo monto estimado sea de hasta dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT.), el Departamento de
Adquisiciones y los CC sern responsables de la adjudicacin, por delegacin del Consejo Directivo. 22. Para aquellas compras cuyo monto sea superior a 2500 U.T. y hasta 5000 U.T., una Comisin de Contratacin creada por el Consejo Directivo ser responsable de la solicitud de ofertas, anlisis y preparacin del Informe de Recomendacin en la modalidad de contratacin de Consulta de Precios. 23. En la Consulta de Precios se debe solicitar al menos tres (3) ofertas; sin embargo se podr otorgar la adjudicacin si hubiese recibido al menos una de ellas, siempre que cumpla con las condiciones del requerimiento y sea conveniente a los intereses del rgano o ente contratante.

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Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar 24. Todas aquellas compras cuyo monto sea superior a 5000 U.T. seguirn el procedimiento de Concurso Cerrado o Abierto establecido en la Ley de Contrataciones Pblicas. 25. El Informe de Recomendacin para la adjudicacin, indicar la oferta que resulte con la primera opcin, segn los criterios y mecanismos previstos en el pliego de condiciones o Carta de Invitacin, as como la existencia de ofertas que merezcan la segunda y tercera opcin.
DE LA REQUISICIN
26.
La Requisicin de Materiales y Equipos debe estar debidamente aprobada por el Jefe Jerrquico de la Unidad Solicitante. En caso de que la adquisicin deba ser cargada a un presupuesto distinto al de la Unidad Solicitante, debe anexarse un memorando con la aprobacin del Director o Jefe de la unidad responsable del presupuesto a la cual se le imputara el gasto.
27.
En caso de compras mayores a 2.500 UT, la Requisicin de Materiales y Equipos debe incluir la certificacin de disponibilidad presupuestaria, con la validacin del Administrador o Director de la Unidad Solicitante.
28.
La Requisicin de Materiales y Equipos tendr vigencia hasta el 31 de Diciembre del ao en curso, en caso de que la respectiva Orden de Compra no se haya elaborado. Caso contrario se desestima la requisicin.
29.
La Requisicin de Materiales y Equipos debe sealar la accin centralizada y partida especifica del bien que corresponda a dicha compra.

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Pginas: 10 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar RENDICIN DE CUENTAS AL SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACIONES SOBRE ADQUISICIONES DE MATERIALES Y EQUIPOS 30. El Administrador de la USB ante el Servicio Nacional de Contratistas (SNC) es el jefe del Departamento de Adquisicin adscrito a la Direccin de Servicios y ser el nico responsable de las relaciones con el Servicio Nacional de Contratistas, incluyendo la coordinacin, induccin y rendicin de cuentas. 31. Al finalizar cada Trimestre, el funcionario responsable de la rendicin de cuentas de cada CC registrar en el sistema electrnico el sumario de las adquisiciones realizadas, as como los anexos derivados de estas, para que luego la documentacin sea revisada, autorizada y enviada por el DA al Servicio Nacional de Contratista.
DEL REGISTRO DE PROVEEDORES DE LA USB 32. El Departamento de Adquisicin mantendr actualizado el Registro de Proveedores de la USB y ser el nico encargado de ingresar o eliminar Proveedores en el Sistema. 33. Para ingresar un nuevo proveedor al Registro de Proveedores de la USB, los CC deben remitir los datos del proveedor, previamente validados, en la pgina Web del Servicio Nacional de Contratista. En aquellos casos cuyos montos de contratacin sean menores a las 4000 UT, los CC deben validar el RIF del proveedor en la pgina Web del SENIAT. 34. Quedar descalificado del registro de Proveedores de la USB aquel proveedor que no cumpla con los requerimientos estipulados en el contrato Orden de Compra o incumplan con las normas y condiciones establecidas en el pliego de condiciones o en la Carta de Invitacin.
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Pginas: 11 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar 35. Todo CC debe velar porque los proveedores estn inscritos en el Registro Nacional de Contratistas cuando la contrataciones sean superiores a 4000 UT. 36. Todo CC debe velar porque todos los proveedores estn inscritos en el Registro de Proveedores de la USB.
DE LA ADQUISICIN
37.
Todo Proveedor que participe en el proceso de consulta de precios, deber estar registrado en el Registro Nacional de Contratistas y en el Registro de Proveedores de la USB. En caso de no estar inscrito en la USB deber realizar su respectiva inscripcin.
38.
Los Proveedores a ser invitados a participar en un proceso de adquisicin, no deben tener vinculacin alguna, ni directa ni a travs de personas interpuestas, con el personal activo, jubilado o pensionado de la USB, ni de quienes integren los Cuerpos Colegiados de Co-gobierno, asesores o directivos de las Fundaciones.
39.
Las adquisiciones de materiales y equipos estarn regidas de acuerdo al POA aprobado de las Unidades Administrativas y Acadmicas de la USB e incluidas en la Programacin Anual del Servicio Nacional de Compras del Estado.
40.
Las adquisiciones se harn tomando en consideracin la prioridad establecida en los programas de compras de cada CC y en lo indicado en los formularios Matriz de Criterios de Evaluacin y Criterios de Calificacin.
41.
Las adquisiciones se realizarn de acuerdo a los catlogos definidos por el Departamento de Adquisiciones de la Direccin de Servicios para cada CC.
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Pginas: 12 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar DE LA SELECCIN
42.
El Comprador del CC deber, por medio de una Carta de Invitacin, solicitar por lo menos tres (3) cotizaciones a diferentes Proveedores del bien a adquirir.
43.
Cada CC debe tener un Comit Interno conformado por al menos dos personas perteneciente al CC y tendr la responsabilidad de realizar el Informe de Recomendacin de Adjudicacin.
44.
La Unidad Solicitante, en acuerdo con los CC, podr participar en la recomendacin de adjudicacin, basndose en las especificaciones tcnicas inicialmente establecidas.
45.
El Consejo Directivo de la USB podr delegar las adjudicaciones de adquisiciones de bienes por consulta de precios a funcionarios de la USB, sujetos a la normativa legal vigente.
46.
El Funcionario Delegado por el consejo Directivo tendr la responsabilidad de autorizar las adjudicaciones de adquisiciones de bienes por consulta de precios de acuerdo a los datos presentados en el Informe de Recomendacin.
47.
Si la adjudicacin se otorga a una opcin distinta a la recomendada, el Delegado deber justificar la decisin tomada, en la Autorizacin del Informe de Recomendacin.
48.
Las cotizaciones debern ser realizadas por rengln e indicar los precios unitarios. El proveedor no est obligado a cotizar todos los renglones a excepcin de que se exprese lo contrario en la Carta de Invitacin. No se aceptarn cotizaciones por montos globales.
49.
Las cotizaciones debern indicar la garanta de los materiales y equipos; y la disposicin de cambio por algn desperfecto si fuese el caso.
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Pginas: 13 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar DE LA ORDEN DE COMPRA
50.
El formulario Orden de Compra constituye el contrato para formalizar la adquisicin.
51.
Toda Orden de Compra que afecte el ejercicio del ao anterior tendr vigencia hasta el 31 de diciembre del ao en curso.
52.
Ningn proveedor est facultado a ceder derechos y obligaciones de la Orden de Compra a favor de terceros. Se entiende que el proveedor est conforme con el contenido de la Orden de Compra desde el momento en que la recibe.
53.
Cuando un proveedor no cumpla con lo estipulado en la Orden de Compra, la mxima autoridad de la USB o el Funcionario Delegado, podrn anularla y otorgarla a otro de los proveedores incluidos en el Informe de Recomendacin, segn el orden establecido en el mismo. En caso de no ser otorgado a ninguno de estos proveedores, deber abrirse un nuevo proceso.
54.
Cuando la Universidad lo considere conveniente y el costo de la adquisicin lo amerite, se le exigir una fianza de fiel cumplimiento al proveedor, la cual debe ser entregada al otorgarse la Orden de Compra. El monto de esta fianza ser fijado por la Universidad en cada oportunidad con base a lo establecido en la Ley de Contrataciones Pblicas vigente, la cual no deber ser inferior al 15% del monto del contrato, as mismo podrn elaborarse contratos para garantizar el cumplimiento de los trminos de la negociacin.
55.
Los CC deber llevar un Expediente de cada Orden de Compra y todos los documentos que lo conforman debern estar identificados por el nmero de dicha Orden.
56.
El Expediente de compras de la adquisicin deber estar conformado por: la Requisicin de Materiales y Equipos, las Especificaciones Tcnicas
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Pginas: 14 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar del Bien, la Carta de Invitacin, Ofertas o Cotizaciones recibidas, Matriz de Criterios de Evaluacin, Criterios de Calificacin, Informe de Recomendacin, Autorizacin del Informe de Recomendacin, Orden de Compra, Informe de Recepcin y de ser el caso, la Comunicacin al Proveedor de la no aceptacin de la Oferta, Fianza de anticipo y Fianza de fiel cumplimiento. 57. Todas las rdenes de Compra sern autorizadas por el Director o
Responsable Delegado del Centro de Compra. En el caso de la Sede del Litoral sern autorizadas por el Responsable del CCNE. 58. Las rdenes de Compra slo podrn ser anuladas por el mismo CC que la emiti y debern ser reportadas al Departamento de Registro y Control Financiero de la Direccin de Finanzas para liberar el compromiso.
DEL PAGO 59. La factura contenida en el Informe de Recepcin a ser procesada por la Direccin de Finanzas, debe ser la original del Proveedor beneficiado con la adjudicacin, estar emitida a nombre de la Universidad Simn Bolvar y por el monto indicado en la Orden de Compra que la justifica. No debe presentar borrones, enmiendas ni tachaduras, y estar debidamente firmada y sellada por el responsable de la unidad de Almacn del CC correspondiente. 60. El pago de la factura debe ser solicitado por los CC a la Direccin de Finanzas de conformidad con el Procedimiento de Ordenacin de Pagos de la USB. 61. Para las adquisiciones que requieran el aporte de anticipo de hasta el 50% de la compra, el Proveedor deber presentar una fianza, emitida por una entidad bancaria o empresas de seguros de reconocida solvencia.
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Pginas: 15 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar 62. Para las adquisiciones que requieren el pago contra entrega, se deber emitir una comunicacin al Departamento de Cuentas por Pagar de la Direccin de Finanzas, solicitando el trmite del pago, anexando la solicitud del Proveedor y original de la Orden de Compra, copia de la factura y la Requisicin de Materiales y Equipos.
DE LAS UNIDADES DE ALMACN 63. Ser responsabilidad de las Unidades de Almacn llevar el control de los ingresos de bienes o materiales adquiridos por el CC respectivo y de la recepcin de la factura del proveedor, de acuerdo al Manual de Normas y Procedimientos de las Unidades de Almacn. 64. Las Unidades de Almacn son responsables de que se cumplan las condiciones y especificaciones para la recepcin de los bienes o
materiales adquiridos especificados en la Orden de Compra, as como coordinar la recepcin con la unidad solicitante cuando as se requiera. 65. La Unidad Solicitante deber certificar la cantidad, estado, nmero y garanta del bien al momento de recibirlo en la Unidad de Almacn.
DE LAS SEDES 66. El Departamento de Servicios de la Sede del Litoral brindar apoyo
tcnico y operativo a todos los CCE en las adquisiciones que se realicen en esa Sede. Las caractersticas de este apoyo dependern de las necesidades especficas de cada CCE, pero en cualquier caso se circunscribir a los trmites relacionados con el Acto de Compra. 67. Las unidades acadmicas o administrativas de la Sede del Litoral debidamente autorizadas por su superior jerrquico de adscripcin para la adquisicin de algunos rubros de consumo, tanto de partidas centralizadas como no centralizadas, harn la solicitud en la Sede del Litoral ante el CCE respectivo de acuerdo a cada rubro especfico.
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Pginas: 16 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar 68. Las Unidades Acadmicas o Administrativas de la Sede Litoral no autorizadas por su superior jerrquico de adscripcin para la adquisicin de bienes, harn la solicitud ante sus unidades de adscripcin en la Sede de Sartenejas, las cuales tramitarn los requerimientos ante los CCE de acuerdo a cada rubro especfico.
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Pginas: 17 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar III.2. PROCEDIMIENTO: ELABORACIN Y RECEPCIN DE LA SOLICITUD DE COMPRA RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIN 1. Verifica la disponibilidad presupuestaria de acuerdo al POA.
2. Elabora la Requisicin de Materiales y Equipos indicando la actividad programtica a ser afectada, nombre de la Unidad Solicitante y Consumidora.
3. Elabora las Especificaciones tcnicas del bien solicitado y la anexa al original de la Requisicin de Materiales y Equipos
4. El Jefe Jerrquico de la Unidad Solicitante firma la Requisicin de Materiales y Equipos.
5. Remite
la
Requisicin
de
Materiales
Equipos firmada y sellada por
el Jefe
Jerrquico de la Unidad Solicitante, con sus soportes, al Centro de Compras (CC) que le compete la adquisicin de la misma.
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Pginas: 18 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar RESPONSABLE ACCIN
Centro de Compra
6. Recibe y verifica que el formato utilizado sea el correcto, que la informacin suministrada este completa y correcta y que el
requerimiento sea de la competencia de ese CC.
7. De no estar correcto el formato o de no ser de su competencia, lo regresa a la Unidad Solicitante con su respectiva Nota de
Devolucin de Solicitud para que elabore nuevamente la Requisicin. Va al paso N 2.
8. Si est correcto el formato, carga la informacin en el sistema del CC y verifica si corresponde a un bien sujeto a compra programada.
9. Si la solicitud corresponde a un bien sujeto a compra programada, acumula la solicitud para el prximo proceso de licitacin del bien en cuestin. Ver proceso de Licitaciones.
10. Si la solicitud de compra no corresponde a un bien sujeto a compra programada, verifica el monto de la adquisicin.
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Pginas: 19 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar RESPONSABLE Centro de Compra ACCIN 11. Si el monto menor o igual a dos mil quinientas unidades tributarias (2500 UT), asigna al comprador para que realice el proceso de consulta de precios y enva la Requisicin de Materiales y Equipos y las Especificaciones Tcnicas del Bien al comprador del CC. Ver procedimiento de Compras por Consulta de Precios.
12. Si el monto mayor a dos mil quinientas unidades tributarias (2500 UT), indica a la Unidad Solicitante que el proceso de
contratacin debe realizarse por concurso, abierto o cerrado, y que para ello debe solicitar al Consejo Directivo la designacin de un comit.
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SECRETARA
Pginas: 20 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar III.2. PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR CONSULTA DE PRECIOS RESPONSABLE ACCIN
Centro de Compra (Comprador)
1. Recibe
la
Requisicin
de
Materiales
Equipos, las Especificaciones Tcnicas del Bien y valida con la Unidad Solicitante.
2. Abre
expediente
de
la
compra
con
la
Requisicin de Materiales y Equipos y los soportes recibidos de la Unidad Solicitante.
3. Determina los posibles proveedores de la lista de inscritos en el Sistema Interno o en el Sistema Nacional de Contratistas, y selecciona al menos a tres.
4. Elabora la Solicitud de Cotizacin" para los proveedores y anexa copia al expediente.
5. Invita
formalmente
los
Proveedores
seleccionados, por medio de una "Carta de Invitacin" y la "Solicitud de Cotizacin", a participar en el Proceso de Consulta de Precios.
6. Elabora con la informacin incluida en la Solicitud de Cotizacin Criterios de Evaluacin la y Matriz de Criterios de
Calificacin, para evaluar a los proveedores.

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SECRETARA
Pginas: 21 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Proveedor
7. Recibe la "Carta de Invitacin" y la "Solicitud de Cotizacin", y devuelve copia firmada y sellada en constancia de haberla recibido.
8. Recibe copia de la "Carta de Invitacin" y de la "Solicitud de Cotizacin" firmada y sellada y anexa al expediente y archiva temporalmente.
Proveedor
9. Elabora y enva al CC la oferta o cotizacin por correspondencia, electrnico. por fax o por correo
10. Recibe las ofertas de los proveedores. entrega copia de recibido al proveedor.
11. Elabora el Informe de Recomendacin segn la Matriz de Criterios de Evaluacin y Criterios de Calificacin, sealando la
primera, la segunda y la tercera opcin, si las hubiese, y remite al Funcionario Responsable del CC.
Centro de Compra (Funcionario Responsable)
12. Recibe analiza
el y
Informe verifica
de la
Recomendacin, disponibilidad
presupuestaria segn el administrador de la Unidad Solicitante, y enva el Informe de Recomendacin al Funcionario Delegado.
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SECRETARA
Pginas: 22 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Centro de Compra (Funcionario Delegado)
13. Recibe
el
Informe
de
Recomendacin,
analiza la informacin y adjudica la compra al proveedor que considera ms adecuado. Debe justificar su decisin si selecciona una opcin distinta a la primera, generando un acta de justificacin.
14. Firma el Informe de Recomendacin, elabora y firma la Autorizacin del Informe de Recomendacin y el acta de justificacin, si la hubiese, y lo entrega al Comprador del CC para que emita la Orden de Compra.
15. Recibe el Informe de Recomendacin, la Autorizacin del Informe de Recomendacin y el acta de justificacin, si la hubiese, emite la Orden de Compra, y la anexa al expediente.
16. Entrega Delegado.
el
expediente
al
Funcionario
Centro de Compra (Funcionario Delegado)
17. Recibe el expediente revisa la Orden de Compra con sus soportes y firma.
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SECRETARA
Pginas: 23 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
18. Enva la Orden de Compra junto con el Centro de Compra (Funcionario Delegado) expediente al Departamento de Registro y Control Financiero para su afectacin
presupuestaria.
Direccion de Finanzas (Registro y Control Financiero)
19. Recibe el expediente con la Orden de Compra y verifica la disponibilidad
presupuestaria.
20. Si
no
tiene
disponibilidad,
notifica
al
Comprador del Centro de Compras la no disponibilidad y le devuelve la Orden de Compra junto con el expediente.
Centro de Compras (Comprador)
21. Recibe la notificacin de no disponibilidad y elabora Nota de Devolucin, remite junto a la copia de la Orden de Compra a la Unidad Solicitante expediente. de la Compra y archiva el
Direccion de Finanzas (Registro y Control Financiero)
22. Si tiene disponibilidad, efecta la afectacin presupuestaria y remite expediente con la Orden de Compra comprometida al CC.
23. Recibe el expediente con la Orden de Compra comprometida y archiva
temporalmente el expediente.
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SECRETARA
Pginas: 24 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar RESPONSABLE Centro de Compra (Comprador) ACCIN
24. Verifica si la compra requiere anticipo. Si requiere anticipo enva al proveedor el
original de la Orden de Compra y solicita Fianza de Fiel Cumplimiento (en original). Va al paso 27.
25. Si no requiere anticipo, saca copia de la Orden de Compra y entrega original al Proveedor para que proceda a realizar el despacho del Bien o Material solicitado.
26. Enva copia de la Orden de Compra y de la Solicitud de Compra al almacn para la verificacin de la recepcin de la mercanca. Va al paso 35. Proveedor
27. Recibe original de la Orden de Compra y solicitud de Fianza de Fiel Cumplimiento. 28. Elabora Fianza de Fiel Cumplimiento en original y enva al Centro de Compras, junto con la Orden de Compra original.
29. Recibe el original de la Fianza de Fiel Cumplimento junto con la Orden de Compra. Saca copia de la Fianza de Fiel Cumplimiento y la anexa al expediente.
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SECRETARA
Pginas: 25 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
30. Saca copia de la Orden de Compra y enva el original, junto con la Original de la Fianza de Fiel Cumplimiento, al Departamento de Cuentas por Pagar de la Direccin de Finanzas para realizar el proceso deL pago.
31. Enva copia de la Orden de Compra al Almacn para la verificacin de la recepcin de la mercanca.
32. Recibe copia de la Orden de Compra y Departamento de Cuentas por Pagar Original de la Fianza de Fiel Cumplimiento, realiza proceso de emisin de cheque
correspondiente al anticipo y lo comunica al CC y al proveedor..
Proveedor
33. Recibe la notificacin para el retiro del cheque.
34. Retira el cheque y realiza la entrega del bien. Centro de Compra (Comprador) Almacn
35. Archiva expediente de la compra.
36. Recibe copia de la Orden de Compra y de la Requisicin de Materiales y Equipos y espera la recepcin de la mercanca. Va al procedimiento de Recepcin de la Compra.
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SECRETARA
Pginas: 26 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar III.3. PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE LA COMPRA RESPONSABLE Almacn del Centro de Compra ACCIN 1. Recibe el o los equipos y material, la Nota de Entrega y la Factura Original del proveedor. 2. Revisa el o los equipos y material recibido contra la Orden de Compra y la factura. Si no recibe la totalidad de lo establecido en la Orden de Compra, elabora un Informe de Recepcin parcial. 3. En caso de recibir la mercanca de acuerdo a las especificaciones establecida en la Orden de Compra, elabora el Informe de
Recepcin. 4. Recaba la firma del Jefe Jerrquico de la Unidad Solicitante en el Informe de
Recepcin. 5. Enva Informe de Recepcin al CC
correspondiente. Centro de Compra (Comprador) 6. Recibe y revisa el Informe de Recepcin, regsitra en el sistema y enva memorando, Informe de Recepcin y copia del expediente de la compra a Registro y Control Financiero para realizar el causado. Archiva original del expediente.
26

SECRETARA
Pginas: 27 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar RESPONSABLE Direccion de Finanzas (Registro y Control Financiero) ACCIN 7. Recibe memorando, Informe de Recepcin y copia del expediente, realiza el causado de la adquisicin y envia documentos al
Departamento de Cuentas por Pagar de la Direccin de Finanzas para la emisin del pago. Direccion de Finanzas (Departamento de Cuentas por pagar ) 8. Recibe memorando, Informe de Recepcin y copia del expediente y realiza trmite
correspondiente a la cancelacin de la Orden de Compra, archiva copia del expediente de la compra.
27

SECRETARA
Pginas: 28 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
FLUJOGRAMAS
28

SECRETARA
Pginas
29
Fecha
Direccin de Servicios
Departamento de Adquisiciones
04/05/2011
Flujograma: ELABORACIN Y RECEPCIN DE LA SOLICITUD DE COMPRA

UNIDAD SOLICITANTE Recibe y verifica, que el formato utilizado sea el correcto, que la informacin suministrada este completa y correcta y que la compra sea de competencia del centro de compra. S La informacin esta completa y correcta? NO Elabora las Especificaciones tcnicas del bien solicitado y la anexa al original de la Solicitud de Compra. Regresa la solicitud a la Unidad Solicitante con su respectiva Nota de Devolucin de Solicitud 1 Mayor a 2500 UT Compra programada? NO Verifica el monto de la adquisicin. FIN CENTRO DE COMPRAS Carga la informacin en el sistema del Centro de Compra. , y verifica si corresponde a un bien sujeto a compra programada por concurso abierto o cerrado
INICIO Verifica la disponibilidad presupuestaria de acuerdo a la Programacin de Compras segn lo establecido en el Plan Operativo Anual (POA). 1 Elabora la Solicitud de Compra, indicando la actividad programtica a ser afectada, nombre de la unidad solicitante y consumidora, con tres copias.
Acumula la solicitud para el prximo proceso de licitacin del bien en cuestin.
Recaba la firma del Director o Jefe de la Unidad Solicitante firma y sella la Solicitud de Compra.
Menor a 2500 UT
Remite la Solicitud de Compra con sus anexos firmada y sellada al Centro de Compra que le compete.
Indica a la Unidad Solicitante, que debe solicitar al Consejo Directivo la designacin de un comit para realizar el proceso de contratacin por concurso, abierto o cerrado.
Asigna al comprador para que realice el proceso de consulta de precios (Va al procedimiento COMPRA POR CONSULTA DE PRECIOS)
FIN

SECRETARA
Pginas
30
Fecha
04/05/2011
Flujograma: COMPRAS POR CONSULTA DE PRECIOS

CENTRO DE COMPRAS (Comprador) PROVEEDOR Centro de Compra (Funcionario Responsable)
INICIO Recibe la "Carta de Invitacin" y la "Solicitud de Cotizacin", y devuelve firmada y sellada en constancia de recibido. Entrega la oferta o cotizacin va correo electrnico, por fax o correspondencia en fsico al CC. Recibe el Informe de Recomendacin analiza y autoriza segn disponibilidad presupuestara en el sistema y enva al Funcionario Delegado.
Recibe la Solicitud de Compra y los soportes y valida con la Unidad Solicitante las Especificaciones del Bien y abre expediente de la compra. Determina los posibles proveedores de la lista de inscritos en el Sistema Interno y/o en el Sistema Nacional de Contratistas y selecciona al menos a tres.
Recibe la oferta o cotizacin, elabora la Matriz de Criterios de Evaluacin y Criterios de Calificacin. Elabora el Informe de Recomendacin sealando la primera, la segunda y la tercera opcin si la hubiese y enva al Funcionario Responsable de la afectacin Presupuestaria para su aprobacin. Anexa al expediente el Informe de Recomendacin.
Elabora la Solicitud de Cotizacin" para cada proveedor y anexa al expediente.
1 Invita formalmente por medio de una "Carta de Invitacin" y la "Solicitud de Cotizacin", a los Proveedores seleccionados para participar en el Proceso de Consulta de Precios.

SECRETARA
Pginas
31
Fecha
04/05/2011

Centro de Compra (Funcionario Delegado) 1 Recibe el Informe de Recomendacin, analiza la informacin y adjudica la compra al proveedor que considera ms adecuado. Debe justificar su decisin, si selecciona una opcin distinta a la primera, generando un acta de justificacin si fuese el caso. Recibe la Autorizacin y Emite la Orden de Compra, anexa la misma al expediente y lo enva al Funcionario Delegado. Centro de Compra (Comprador) REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO
Firma el Informe de Recomendacin y el acta de justificacin, si la hubiese, y remite al Comprador para emitir la Orden de Compra.
Recibe el expediente con la Orden de Compra y verifica la disponibilidad presupuestaria.
Recibe el expediente analiza la Orden de Compra con sus soportes y firma.
Recibe la notificacin de no disponibilidad y elabora Nota de Devolucin y remite junto a la copia de la Orden de Compra la Unidad Solicitante de la Compra y archiva el expediente. FIN
Notifica al Centro de Compras la no disponibilidad y devuelve la Orden de Compra junto con el expediente.
NO Tiene disponibilidad?
Enva Orden de Compra junto con el expediente al Departamento de Registro y Control Financiero para su afectacin presupuestaria.
Recibe el expediente con la Orden de Compra aprobada.
Efecta la afectacin presupuestaria y remite expediente con la Orden de Compra comprometida al CC.
2 3

SECRETARA
Pginas
32
Fecha
04/05/2011

CENTRO DE COMPRAS (Comprador) 4 Enva Orden de Compra al proveedor y solicita Fianza de Fiel Cumplimiento en original. Recibe el original Fianza de fiel cumplimento o documento que vaya acorde con la condicin de pago del proveedor. NO Enva Original de la Orden de Compra con la Fianza de fiel cumplimiento al Departamento de Cuentas por Pagar de la Direccin de Finanzas para la solicitud del pago. Recibe, realiza proceso de emisin de cheque y comunica al CC y al proveedor, la emisin del cheque por el anticipo. Recibe Orden de Compra y solicitud de Fianza de Fiel Cumplimiento. PROVEEDOR DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR ALMACEN
Verifica si la compra requiere anticipo. S Requiere anticipo?
Elabora Fianza de Fiel Cumplimiento en original y remite junto con la Orden de Compra al CC a travs del servicio de correo de su preferencia o hace la entrega personalmente.
Recibe la notificacin para el retiro del pago. Retira el cheque y realiza la entrega del bien. Va al proceso de Recepcin de la Compra.
Enva original de la Orden de Compra y de la Solicitud de Compra al almacn para la recepcin de la mercanca.
Archiva expediente de la compra. FIN
Recibe original de la Orden de Compra y de la Solicitud de Compra en espera de la recepcin de la mercanca. FIN

SECRETARA
Pginas
33
Fecha
04/05/2011
Flujograma: RECEPCIN DE LA COMPRA

ALMACN DEL CENTRO DE COMPRA CENTRO DE COMPRA REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR
INICIO Recibe y revisa el Informe de Recepcin, carga en el sistema y enva memorando, Informe de recepcin y copia del expediente de la compra a Registro y Control Financiero para realizar el causado y al Departamento de Cuentas por Pagar para su respectiva cancelacin.
Recibe el o los equipos y material, la Nota de Entrega y la Factura Original del proveedor. Revisa el o los equipos y material recibido contra la Orden de Compra. Si no recibe la totalidad de lo establecido en la Orden de Compra, se elabora un informe de recepcin parcial.
Recibe memorando, Informe de recepcin y copia del expediente, realiza el causado de la adquisicin y enva documentos al Departamento de Cuentas por Pagar de la Direccin de Finanzas para la emisin del pago.
Recibe memorando, Informe de recepcin y copia del expediente y emite del pago o cheque para la cancelacin de la Orden de Compra segn su procedimiento establecido.
En caso de recibir la mercanca de acuerdo a las especificaciones establecida en la Orden de Compra, elabora el Informe de Recepcin.
Archiva copia del expediente de la compra.
FIN
Recaba firmas del Jefe o Director de la Unidad Solicitante en el Informe de Recepcin.
Enva Informe de Recepcin al Departamento de Adquisiciones.

SECRETARA
Pginas: 34 Fecha: 04/05/2011
Procedimiento:
FORMULARIOS
28
UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR VICERECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE SERVICIOS Departamento de Adquisicin
Sartenejas, 04/05/2011
AUTORIZACION DEL INFORME DE RECOMENDACIN

Seor
COMPRADOR Presente.-
Como Funcionaria delegada segn Consejo Directivo en su Sesin del da Enero del
de
, para llevar a cabo lo tipificado en el Artculo 75 del Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Pblicas y una vez evaluado el informe de Recomendacin, correspondiente al Proceso por Consulta de Precios, se procede a otorgar la adjudicacin del material o bien solicitado a la Empresa intereses de la Universidad Simn Bolvar. , C.A., en beneficio e
Sin otro particular a que hacer referencia, quedo de ustedes.
Atentamente,
Lic. Georcimar Gmez Jefe del Dpto. de Adquisicin
Anexo: Informe de Recomendacin Original
GG/rs.
Departamento de Adquisicin, Edif. Bsico II, Piso 2, de La Universidad Simn Bolvar, Carretera Nacional BarutaHoyo de la Puerta, Valle de Sartenejas Telfonos: (0212) 906-34-68 /3469 y 3470
UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE SERVICIOS

Departamento de Compras y Suministros Sartenejas, 04/05/2011 Requisicin: EMPRESA Presente., C.A.
Para dar cumplimiento con lo establecido en el articulo 87 del Decreto con Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones (Gaceta N 5556 de Fecha 13 de Noviembre 2005), referente al procedimiento por Adjudicacin Directa, en concordancia con los artculos 28, 29, 30, y 32 del Reglamento Parcial del Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones (Gaceta oficial 38.313 de fecha 14 de Noviembre 2005) correspondiente al mecanismo del Concurso Privado. El Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, tiene el agrado de dirigirse a usted en la oportunidad de solicitar una oferta o cotizacin la cual debe tener la siguiente informacin: 1. 2. 3. 4. 5. Tiempo de entrega. Garanta. Especificaciones Tcnicas. Precio. Validez de la oferta.
Para tal efecto se ha elaborado un material explicativo el cual se anexa, donde se precisan las especificaciones tcnicas del material o equipo solicitado. (Ver Anexo). Las ofertas o cotizaciones debern ser consignadas por escrito y en sobre cerrado, sellado y firmado por la empresa participante, a la siguiente direccin: Departamento de Compras y Suministros, Edificio Bsico II, piso 2, de la Universidad Simn Bolvar, Carretera Nacional Baruta Hoyo de la Puerta, Valle de Sartenejas, Estado Miranda. Los sobres se recibirn hasta el da . Para efectos del Presupuesto enviado por su Empresa, ser aplicado el Decreto 4.998 de fecha 17 de Noviembre de 2006: Medidas Temporales para la promocin y desarrollo de las Pequeas y Medianas Industrias (PyMIS), Cooperativas y otras formas Asociativas, productoras de Bienes, prestadoras de Servicios y ejecutoras de Obras, ubicadas en el Pas. Se requiere que si alguna empresa no va a atender la invitacin a participar, lo participe por escrito al Comit Interno de Compras, dirigido a mi persona, como integrante del comit. Agradeciendo la receptividad recibida, as como la respuesta a esta solicitud, se despide de usted.
Atentamente,
Recibido por: _______________________
_______________________ Comprador
Firma: ___________________________
Departamento de Compras y Suministros, Edif. Bsico II, Piso 2, Ofc. 205 de la Universidad Simn Bolvar, Carretera Nacional BarutaHoyo de la Puerta, Valle de Sartenejas. Telfonos: (0212) 906-34-68/3469 y 3470

Departamento de Compras y Suministros
EMPRESA
Criterios
1-Tiempo de entrega (con base a das hbiles, a partir de la entrega de la Orden de Compra)
Parmetro
= INMEDIATA HASTA 15 DAS HABILES > A 15 DIAS HABILES MAYOR O IGUAL A UN AO
Puntaje (%)
15 5 0 15
Porcentaje Mximo (%)
Calificacin Obtenida
15
2-Garanta MENOR A UN AO SE AJUSTAN EN UN 100% A LO REQUERIDO 5 25
15
3-Especificaciones Tcnicas (Anexo N1)
25 NO SE AJUSTA A LO REQUERIDO 0
4-Precio de Oferta (Con base en el promedio ponderado de las ofertas vlidas de los oferentes calificados. Ver Anlisis de Cotizacin) 5-Validez de la Oferta (con base a das hbiles, a partir de otorgar la Buena pro)
MENOR AL PRECIO PROMEDIO
15
IGUAL AL PRECIO PROMEDIO
15
MAYOR AL PRECIO PROMEDIO
MAYOR O IGUAL A 30 DIAS HABILES ENTRE 15 Y 29 DIAS HABILES
20
10
20
MENOS A 15 DIAS HABILES
TOTAL PUNTAJE MAXIMO
100%
Departamento de Compras y Suministros, Edif. Bsico II, Piso 2, Ofc. 205 de la Universidad Simn Bolvar, Carretera Nacional BarutaHoyo de la Puerta, Valle de Sartenejas. Telfonos: (0212) 906-34-68/3469 y 3470

ESPECIFICACIONES TECNICAS DEL BIEN

Requisicin: XXXX-XXX-XX
ITEMS
CARACTERISTICAS
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
CANTIDAD
15
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
15
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Aprobado por: Unidad Solicitante ______________________________ Vo.Bo. Responsable de la Unidad de Compra______________________________ RS Departamento de Adquisiciones, Edif. Bsico II, Piso 2, Ofc. 205 de la Universidad Simn Bolvar, Carretera Nacional Baruta-Hoyo de la Puerta, Valle de Sartenejas. Telfonos: (0212) 906-34-68/3469 y 3470

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS
INFORME DE RECEPCIN
1. No. 2. FECHA : / / FECHA:
3.
PROVEEDOR:
4.
SOLICITUD COTIZACIN No.
5.
No. UNIDAD SOLICITANTE:
6.
ORDEN DE COMPRA No.
FECHA:
7. ITEM
8. ARTICULO
9. UNIDAD (MEDIDA)
10. CANTIDAD
11. PRECIO UNITARIO
12. TOTAL Bs.
13.
OBSERVACIONES
14.
FIRMA JEFE DE ALMACEN
15. FIRMA JEFE DE LA UNIDAD RESPONSABLE DE LA COMPRA
FORMULARIO 411-09
DII 06/2001
Original: Dpto. de Compras / Duplicado: Dpto. de Bienes Nacionales / Triplicado: Dpto. de Finanzas / Cuadriplicado: Dpto. de Almacn

Sartenejas, 07 de Mayo de 2008
INFORME DE RECOMENDACIN XX-2009 CONSULTA DE PRECIOS PARA LA ADQUISICIN DE XXXXXXXXXX

Nosotros, Nombre CI: XX.XXXX.XXX, Nombre CI: XX.XXX.XXX como responsables del procedimiento para la Consulta de Precios hasta 2.500 UT., de la adquisicin de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Por medio del presente rendimos informe del Procedimiento de la Consulta de Precios sealado supra, conforme al tenor descrito a continuacin: 1. Se inici el procedimiento mediante una Carta de Invitacin el da 04 de Julio de 2009, Cartas que fueron entregadas junto con las Especificaciones Tcnicas del Bien. Cumpliendo as con el Articulo 7 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas, Se seleccionaron a las siguientes empresas: (Anexo 1). XXXXXXXXXXX, C.A. XXXXXXXXXXX, C.A. XXXXXXXXXXX, C.A. XXXXXXXXXXX, C.A. XXXXXXXXXXX. C.A.
2. Se recibieron las ofertas de las empresas interesadas a participar en el proceso antes mencionado: Una vez evaluadas los requisitos en cuanto a lo legal, tcnico y financiero quedaron calificadas para su evaluacin las siguientes empresas:
XXXXXXXXXXXX, C.A. XXXXXXXXXXXX, C.A. XXXXXXXXXXXX, C.A. XXXXXXXXXXXX, C.A.
3. El da 27 de mayo de 2009 se realizo eL vaciado de la informacin de las ofertas recibidas, segn lo estipulado en la Carta de Invitacin y se procedi a realizar la Criterios de Calificacin (Anexo 2- Criterios de Calificacin). 4. Acto seguido se elabor el anlisis y evaluaciones de las ofertas aplicando los criterios de evaluacin, conforme a lo estipulado en la Carta de Invitacin y asignando las puntuaciones y ponderaciones correspondientes. Los resultados se recogen en el Matriz de Criterios de Evaluacin. (Anexo 5 Matriz de Criterios de Evaluacin).
Departamento de Adquisiciones, Edif. Bsico II, Piso 2, Ofc. 205 de la Universidad Simn Bolvar, Carretera Nacional Baruta-Hoyo de la Puerta, Valle de Sartenejas. Telfonos: (0212) 906-34-68/3469 y 3470
Conforme a la evaluacin realizada se obtuvieron los siguientes resultados:
5. Segn la puntuacin obtenida en el Matriz de Criterios de Evaluacin se decide otorgar la PRIMERA OPCIN a la Empresa: XXXXXXXXX, C.A.; SEGUNDA OPCIN a la Empresa: XXXXXXXX, C.A.; y TERCERA OPCIN a la Empresa: XXXXXXXX, C.A.. 6. Se recomienda adjudicar a la: si aplica el articulo 118.. 7. Finalmente solicitamos autorice la culminacin del Proceso.
En Sartenejas, a los 11 das del mes de Julio de dos mil ocho, firman:
________________________ XXXXXXXXXXXXXX Responsable
_________________________________ XXXXXXXXXXXXXX Comprador
RS
Departamento de Adquisiciones, Edif. Bsico II, Piso 2, Ofc. 205 de la Universidad Simn Bolvar, Carretera Nacional Baruta-Hoyo de la Puerta, Valle de Sartenejas. Telfonos: (0212) 906-34-68/3469 y 3470
UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Consulta de Precios xx-2009

MATRIZ DE CRITERIOS DE EVALUACIN
5-Valoracin 1-Valoracin de 2-Valoracin 4-Valoracin Especificacion la Validez de la del Tiempo de de Garanta es Tecnicas del Oferta Entrega Bien
Rengln
Descripcin
Nombre Empresa
6-Valoracin de Domicilio Principal
Precio Ofertado
Precio Promedio
3-Valoracin del Precio de Oferta
Puntaje Global (1x5%+2x20%+4x15 %+5x20%+6x10%)
PUNTAJE MAXIMO
VAN
0,00 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Validez de la Oferta Tiempo de Entrega Garantia Precio de la Oferta Domicilio Principal 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 SI 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO 0,00 0 0,00 0 NO
COMPRADOR______________ XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, C.A. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, C.A. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, C.A. PRIMERA OPCIN SEGUNDA OPCIN TERCERA OPCIN
(MAYORO IGUAL A 15 DAS = 5 PUNTOS) (MENOR A 15 DAS = 0 PUNTOS) (0 a 5 das INMEDIADA = 20 PUNTOS) (6 A 15 DAS = 10 PUNTOS) (MAYOR A 15 DAS= 5 PUNTOS) (MAYOR O IGUAL A 1 AO = 15 PUNTOS) (MENOR A 1 AO = 5 PUNTOS) (MENOR AL PRECIO PROMEDIO = 30) ( IGUAL AL PRECIO PROMEDIO = 20) (MAYOR AL PRECIO PROMEDIO = 10) ( MUNICIPIO BARUTA = 10) (OTRO MUNICIPIO = 0)
Especificaciones Tecnicas del Bien (SI CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES = 20) (NO CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES = 0)
Departamento de Adquisiciones, Edif.. Bsico II, Piso 2, Ofc. 205 de la Universidad Simn Bolvar, Carretera Nacional Baruta-Hoyo de la Puerta, Valle de Sartenejas. Telfonos: (0212) 906-34-68/3469 y 3470
1.
No.

Departamento de Compras y Suministros Seccin de Almacn General
NOTA DE DEVOLUCIN DEL ALMACN GENERAL A LAS UNIDADES CONSUMIDORAS

3. UNIDAD CONSUMIDORA
2.
FECHA: / /
4. N Y FECHA DE LA SOLICITUD DE MATERIALES Y TILES DE OFICINA / /
5. MOTIVO DE LA DEVOLUCIN PRESENTA TACHADURAS DEFECTO DE FIRMA DATOS INCOMPLETOS
CDIGO DE LA UNIDAD INCORRECTO
FALTA SELLO DE LA UNIDAD
CDIGO DEL ARTCULO INCORRECTO
INEXISTENCIA DEL MATERIAL
OTRO
6. ELABORADO POR:
7. FIRMA JEFE DE LA SECCIN Y SELLO
FORMULARIO 411-14
DII 02 /2004
Original: Dpto. Contabilidad / Duplicado: Seccin de Almacn General / Triplicado: Unidad Solicitante
1. N

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO 3. UNIDAD SOLICITANTE: 6. UNIDAD COMPRADORA: 8. LUGAR DE ENTREGA: 10. N. COTIZACIN DEL PROVEEDOR: 11. FECHA:
ORDEN DE COMPRA
NACIONAL
4. PERSONA CONTACTO:
/ /
2. FECHA DE EMISIN
EXTRANJERO
5. TELEFONO DEL CONTACTO: 7. PLAZO DE ESPERA: 9.GARANTIA:
/
14. NOMBRE: 17.REGISTRO NACIONAL DE CONTRATISTA: 20. DIRECCIN: 21. SUB-ACCIN ESPECFICA:
12. FORMA DE PAGO: ANTICIPO
13. N REQUISICIN: CONTRA ENTREGA
REFERENCIAS DEL PROVEEDOR

15. CDULA /RIF 18.FAX: 16. NIT: 19.TELFONO:
COMPROMISO 22. TIPO DE DOCUMENTO 23. NMERO DE DOC. ELECTRNICO (ID.DOC)
CAUSADO
ORDENACIN DE PAGO
24. ITEM
25. CDIGO PRESUPUESTARIO
26. DESCRIPCIN
27. CANT
28. PRECIO UNITARIO
29. TOTAL
31.SUB TOTAL ORDEN DE COMPRA 32. MS IVA. (
)
33. TOTAL
30. OBSERVACIONES: 34. RETENCIONES

IVA. (
)% )%
TIMBRE FISCAL (
35. TOTAL RETENCIONES
36. TOTAL NETO A PAGAR 37. NOTA: 1. El original de esta Orden de Compra debe acompaar a la(s) factura(s) en Original y entregarse en el Almacn indicado, a fin de conformarse y proceder a tramitar el pago. 2. La validez de esta Orden de Compra ser con la firma del Director o Jefe de la Unidad Responsable de la compra, hasta por un monto de Bs. 25.000.000,00 38.
UNIDAD COMPRADORA
39.
UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE

UNIDAD RESPONSABLE DE LA ORDENACIN DEL PAGO
UNIDAD RESPONSABLE DEL REGISTRO PRESUPUESTARIO
Original: Archivo Central de Finanzas FORMULARIO 405-11 DII 06/2007
Duplicado: Oficina de Registro y Control Financiero Triplicado: Unidad Solicitante SOLO PARA SER USADO EN LAS PARTIDAS 4.02 / 4.03 / 4.04

1. No. Interno Centro de Compras
Departamento de Compras y Suministros
REQUISICIN DE MATERIALES Y EQUIPOS
2. No. 2. 3. PG. No. DE 3. 6. FECHA :
4.
UNIDAD SOLICITANTE:
5.
UNIDAD CONSUMIDORA:
/
7. ITEM 8. CANTIDAD SOLICITADA 9. UNIDAD (MEDIDA) 10. CDIGO PRESUPUESTARIO 11.
MATERIAL, SU DESCRIPCIN Y CARACTERSTICAS TCNICAS
12.
CRGUESE A LA PARTIDA: SUB-ACCIN ESPECIFICA :
13. 12. 14.
DISPONIBILIDAD Observaciones :
Bs. 15. FECHA D M 16. No. O. C. 17. ITEM 19.
20. FIRMA AUTORIZADA UNIDAD SOLICITANTE
14. 21.
FECHA / /
18. 22. CANTIDAD ITEM FIRMA Y SELLO DE LA UNIDAD RESPONSABLE DE LA COMPRA
23. RESPONSABLE PATRIMONIAL
24. UBICACIN FSICA
FORMULARIO 411-01
DII 01/99
Original: Dpto. de Contabilidad / Duplicado: Dpto. de Compras / Triplicado: Unidad Solicitante

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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADQUISICIN DE BIENES DE LA UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pginas: 2 Fecha: 04/05/2011

Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pginas: 3 Fecha: 04/05/2011

Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar I. ASPECTOS GENERALES I.1 Objetivo

I.3. UNIDADES QUE INTERVIENEN

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pginas: 4 Fecha: 04/05/2011

Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar I.4. FORMULARIOS UTILIZADOS

I.5. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pginas: 5 Fecha: 04/05/2011

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pginas: 6 Fecha: 04/05/2011

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pginas: 7 Fecha: 04/05/2011

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pginas: 8 Fecha: 04/05/2011

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pginas: 9 Fecha: 04/05/2011

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pginas: 10 Fecha: 04/05/2011

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pginas: 11 Fecha: 04/05/2011

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pginas: 12 Fecha: 04/05/2011

Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar DE LA SELECCIN

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pginas: 13 Fecha: 04/05/2011

Adquisicin de Bienes de la Universidad Simn Bolvar DE LA ORDEN DE COMPRA

El formulario Orden de Compra constituye el contrato para formalizar la adquisicin.

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pginas: 14 Fecha: 04/05/2011