Audit de la paie

AUDIT de la PAIE

Audit financier et comptable

Audit de la paie

Introduction :
La paye est une fonction extr mement complexe en raison de la diversit des l ments qui la composent (Regroup s en rubriques de paie) et de la multiplicit des op rations r aliser pour la mettre en uvre. Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit r pondre et respecter des r gles de conformit et d efficacit . L audit est un moyen de d tecter et de matriser les probl mes et risques ventuels (erreurs, fraudes, co ts suppl mentaires, dysfonctionnement, etc.) li s une d rive dans le fonctionnement de la fonction paie. Dans le cas d un audit externe, c est au cours du premier rendez-vous que sera d fini, pour l auditeur, qui est le client, les raisons de l audit (35 H, l Euro, probl mes particuliers et r guliers). C est la phase de prise de contact.

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Le processus de la paye :
La paye est une fonction extr mement complexe en raison de la diversit des l ments qui la composent (regroup s en rubriques de paie) et de la multiplicit des op rations r aliser pour la mettre en France. Cependant, les diverses op rations de la paye peuvent tre regroup es en trois grandes cat gories : ordonnancement, paiement, comptabilisation. Le sch ma suivant pr sente les principales tapes du processus de la paye :

ORDONNANCEMENT
Fixation des bases de la rmunration tat des effectifs Dure du travail lments complmentaires Calculs et dition des documents

PAIEMENT

Salaires

Accessoires

COMPTABILISATION Comptabilise la charge et la dette Comptabilise le paiement

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I-Aspect comptable :
La composition de la r mun ration: a) Le salaire de base : Le salaire est le nom donn la r mun ration vers e au personnel. Toutefois on d signe par salaire les r mun rations des ouvriers et par appointement les r mun rations des employ s et cadres. b) Les accessoires sur salaire: Le salaire brut est g n ralement compos: - du Salaire de base -Les heures suppl mentaires : Ce sont des heures effectu es en dehors des heures de travail normal. Elle est pay e en fonction d un taux majorde 25% 100% selon le moment. -les primes : Ce sont des suppl ments de r mun rations pr vues soit par la loi, soit par le contrat de travail. Une prime est accord e lorsque certaines conditions se r alisent telles que les rendements ou l anciennet . Seule la prime d anciennetest obligatoire l galement. -les indemnit s: Elles sont destin es d dommager ou rembourser le salarier comme par exemple les frais de d placement -les avantages en nature : Ce sont des compl ments de salaire pr vus dans le contrat de travail (logement, eau, lectricit .) ensemble de ces l ments constitue le salaire brut. Prime d anciennet (obligatoire) Prime de rendement 25% pendant la journ e 50% pendant la nuit 100% les jours f ri s

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Salaire Brut = Salaire de base + Heures suppl mentaires + Primes d anciennet s +autres primes + Avantages et indemnit s c) Les retenus sur salaire: Nous traiterons uniquement les retenus titre obligatoire. A l occasion de chaque paye, on retient au salarier : Les cotisations la CNSS 4,29% Les avances et acomptes Les oppositions (saisies-arr ts) IGR

d) Les Obligations de l employeur : - Les charges sur salaires pay s par l employeur : Il s agit de sommes r gl es la CNSS et qui sont calcul par l application d un pourcentage soit la masse salariale brut, soit au plafond uniquement qui est galement actuellement 6000dhs Prestations sociales = masse salariale brut au taux de 8,6% plafonn a 6000dh/salari s Allocations sociales= 9,1% de la masse salariale brut -Tenu de livre et la fiche de paie: La loi prescrit tout d abord la tenue d un livre de paie obligatoirement quott et paraph et contenant diverses informations sur les salari s: -sa qualification -sa r mun ration -les d ductions effectu es Ce livre peut servir lors de contr le par l inspecteur de la CNSS, ou des imp ts.

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Audit de la paie Par ailleurs le code de travail oblige l employeur remettre aux salari s un bulletin de paye indiquant les r mun rations brutes et les retenues op r s. Ce bulletin ou fiche peut servir de pi ce justificative.

La comptabilisation des charges de personnel :

A- Les comptes utilis s: -les comptes de gestion 617 charges de personnel 6171 r mun rations du personnel 6174 charges sociales 61741 cotisations la CNSS 61742 cotisations caisse de retraite 67143 cotisations la mutuelle 6176 charges sociales diverses -Les comptes de bilan 443 personnels cr diteurs 4432 r mun rations dues aux personnels 4433 d p ts du personnel cr diteur 4434 oppositions sur salaire 444 organismes sociaux 4441 CNSS 4443 caisses de retraite 4445 mutuelles 4448 autres organismes sociaux 44525 tat IGR 3431 avances et acomptes au personnel B- Comptabilisation en deux tapes: -On comptabilise tout d abord la charge et la dette - Ensuite on comptabilise le paiement Audit financier et comptable 6

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II- AUDIT de la PAIE :

Toute mission d audit impose une enqu te pr liminaire pour se familiariser avec entreprise et le probl me traiter. Cette phase de pr enqu te suppose le rassemblement d informations contenues dans divers documents : organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord sociaux du service paie et de la fonction RH. Cette enqu te permet d adopter un programme de travail adapt en s lectionnant les points significatifs sur lesquels centrer la mission. Les objectifs de l audit paie, recensant les trois niveaux de la mission de l auditeur sont : V rifier la conformit des pratiques avec la l gislation et les proc dures (audit de conformit ); Evaluer son efficacitet s assurer de sa s curit(audit d efficacit ); Examiner le caract re volutif du syst me de paie pour v rifier s il r pond bien aux caract ristiques et objectifs de l entreprise (audit strat gique). Pour recueillir les diff rentes informations n cessaires, l auditeur recourt la technique dite de la check-list comportant une s rie de questions ou de points v rifier. Cela permet de proc der un examen syst matique sans risque d oublis majeurs. est cette check-list que nous allons vous exposer, travers les trois niveaux de la mission de l auditeur.

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Audit de conformit
Pratiques d organisation commun ment adopt es R f rentiel Normes Il existe 16 mentions lgales dtail en annexe 1)

Mots clefs

Questions particuli res

Risque

Documents utiliser

Personnes rencontrer

Outils et indicateurs

DISPOSITIO Etes-vous s r NS de la r gularit LEGALES des bulletins - Bulletins de

paie

de paie ?

Pnalits Amendes Prud homm es

Fiche de paie Conventions collectives Code du travail

Gestionnaire de la paie Responsable paie Service juridique

Mthode d chantillonna ge par sondage sur les salaires de paie

Les mentions l gales sontelles respect es ?

Revues priodiques spcialises Lamy Social

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Audit de la paie Taux Les calculs et lgaux URSSAF Taux tats SMIC (en pr paratoires fonction de la de la paie sont branche et des ils conventions corrects et collectives) conformes ? Taux horaire (heures supplmentaires heures compl mentaire s, heures de nuit) Indemnit s fin de contrat, licenciement, accident de travail, retraites) Calcul congs pays Indicateur permettant de recenser les erreurs :
Paies conformes Total de paie non

Comparaison possible avec audit antrieur

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Cots et

- Autres documents

Est-ce que tous les autres documents l gaux sont tenus jour ? Tels que : _ Livre de paie _ Livre Entr es sorties _ Fichier du personnel

paraphs Mises jour de : Situation de famille, exemplaire contrat de travail, date d engagement, spcimen de signature, dtail rmunration et retenues effectuer, pensions et indemnits dues Suivi de la situation lgale des travailleurs trangers N de Scu

Erreurs Perte d informat ion Perte de justificati fs

DRH Assistant ressources humaines

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Charges Les patronales d clarations _ Les sont-elles en d claration faites temps s et en heure ?

Redressem ents La comptabilit

Y-a-t-il justification et autorisation Rembourse des d placements ment notes de enregistr s en note de frais ? frais

Existence d une procdure de remboursement des frais professionnels Existence d un support standardis Exhaustivit et contr le des justificatifs, vrification arithmtique Existence d un visa de la hirarchie Existence d un bon payer Absence de carte de crdit socit

Engagemen t de dpenses Notes de non autoris es Frais Fraudes Risque de redresseme nt URSSAF _ Risque de double rembourse ment _ Risque de rintgrati on fiscale pour les salaris

Collaboration avec la comptabilit

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Les documents relatifs la paie sont-ils archiv s de fa on l gale ? Archivage

Dure Accessibilit

_ Pnalits _ Pertes Archives Etudes d infos microfiches

Dvelopper l archivage Informatique, micro-fiches

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Audit d efficacit :
Pratiques d organisation commun ment adopt es R f rentiel Normes
Respect des

Mots clefs

Questions particuli res

Risque

Documents utiliser

Personnes rencontrer

Outils et indicateurs

PAYEMENT Le payement des r mun rations est-il correct

Y-a-t-il des doublons ? Y-a-t-il un suivi des erreurs et corrections ? Combien y-a-t-il de r gularisation

dates de virement Contr le des payements hors virement Faire un suivi des erreurs repres pour les corriger au plus vite

Risque de payement ou virement pur un montant erron Trop per u Retard paie

Etats existants : tat des rgularisations

Gestionnaire de la paie

Diffrencie r les rgularisati ons normales (heures compl ment aires) et les rgularisati ons

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Audit de la paie dans le mois ? Chaque personne quitte-elle la socit avec un solde tout compte ?
Existence

d une procdure pour le calcul du solde tout compte lors d un dpart ou d un transfert

Mcontent ement des salaris : absentis me Dgradati on du climat social

_ Toutes les

modifications en terme de renvoi, embauche et modification de salaire sont prises en compte par le

diff res erreur de saisie) Rgularisati on anormale sur le total paie de l chantillon Questionnai re pour dfinir tous les types de rgularisati on ou d erreur Incident critique pour comprendre tous les problmes de payement

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Audit de la paie service paie ?

_ Y-a-t-il une autorisation et un suivi des acomptes, des avances, des prts et des saisies arrt sur salaire ?

Liste des personnes autorises octroyer des avances, acompte et prts Existence d une procdure de contr le des remboursements Suivi des remboursements et imputation sur paie

Engageme nt de socit vis vis salaris par des personnes non autorises

Documents formalisant l engagement du salari prts, acomptes, avances) Consulter l ch ancier de prt

Transmissio n systmatiqu e des information s la comptabilit Tableau de suivi des avances et acomptes

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ENREGIST REMENT COMPTABL E

L enregistrement comptable de la paie est-il fait correctement ?

Connaissances des imputations comptables Dlais d enregistrement conforme

Comptabili t gnrale erron e Risque de non respect de la rgle sparation des exercices Perte de confidenti alit des informatio ns de paie Falsificati on des donnes de paiement

Transmission des donn es paie / comptabilit

Collaboration avec la comptabilit

Rapprochem ent des DADS par rapport la comptabilit

SECURITE & CONFIDENT IALITE DU SYSTEME DE PAIE

Est-on s rs de la protection des informations relatives la paie ?

Existence de codes d accs au fichier du personnel et au systme d tablissement de la paie

Hirarchique qui attribue les accs Informaticiens s occupant de la scurit du systme

L acc s au

Conservation

Check-list Nombre de pannes dans l anne Nombre de fois o les paies ont t verses retard cause d un problme informatiqu e nombre de jours

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r seau est-il suffisamment contr l ?

des informations lieu s r Classement des documents

jours de retard

SECURITE & CONFIDENT IALITE DU SYSTEME DE PAIE

Qui a acc s au rpondant aux besoins des fichier ? utilisateurs Dans quelles Les mots de limites ? passe sont-ils
modifis rgulirement

Est-ce qu il y a une quipe sp cialis e capable d intervenir n importe quand en cas de probl me sur le syst me de
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Antivirus Equipe interne Equipe externe ?

Blocage complet du systme

Risque juridique Risque financier Risque de blocage 17

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paie ?

blocage de toutes les paies des salaris

Ce syst me est-il dot de m canismes de contr le susceptibles de faire foi en cas de litige ?

Gr ves Surcharge du service du personnel : sollicitatio ns tlphoniq ues Paie ngative Doublons Risque financier Incident et interrupti on des 18 Listing des erreurs Surveiller paie ngative Vrifier qu une personne ayant

INCOHEREN CES

A-t-on labor des proc dures de test suffisamment importantes pour rep rer toutes les

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anomalies ?

traitement s Dysfonctio nnements

Une heure rcuprable = L utilisation des une heure rubriques de compl mentaire paie se fait- en taux horaire pour le elle uniform ment ? gestionnaire c est la mme chose au niveau de la rmunration Mais pour l auditeur ou le contr leur de gestion, il y a diff rence : l une est travaille, l autre non travaille Audit financier et comptable 19

169 heures soit temps complet Erreur de saisies devant entra ner des messages d erreur

Incidents critiques Chart-flow

Audit de la paie indicateurs demands par l INSEE)

PERSONNEL ET ENVIRONNE MENT DE LA FONCTION PAIE

Comment est per u le service paie ?

Malaise social Dmotivati o

Salaris de diffrents services et de diffrents niveaux hirarchiques

Le service paie se comporte-til comme une quipe autonome ? (remplacements non planifi s dans le service)

Avoir 2 personnes minimum au sein du service Polyvalence Comptences

Risque de fraude Risque de blocage des paies Prud homm es

Enqutes auprs du personnel Sondages : mthode des quotas Nombre de rclamation s Nombre de sollicitation s t lphoniqu es

Y-a-t-il fort
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un
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Listing des

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fort turn over dans le service paie ?

Entres et Sorties

Nombre de dmissions

Y-a-t-il des possibilit s de promotion et d volution de carri re ?

Existe-t-il des guides de proc dure pour int grer des nouveaux dans le service paie Existence d un ? organigramme Est-on s r que
Audit financier et comptable Des d finitions de fonction

Nombre de formations alloues aux personnes

Organigramme Perte d efficacit 21

Promotions dans le service Motivation

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les t ches et responsabilit s sont clairement d finies au sein du service ?

claires Absence de t ches redondantes Sparation des t ches et liste des signatures autorises

Dtourne ment au profit des salaris

LES UTILISAT EURS

Qui en dehors du service utilise les informations ?

Mauvaise utilisation de l informati on pouvant entra ner des effectifs erron s Et revendicat ions syndicales

Contr le de gestion Contr le de gestion sociale

Livret comportant le dtail de chaque rubrique

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3- Audit strat gique (conclusion)

A la fin d une tude de ce genre, on va pouvoir se retrouver face certains choix qui peuvent tre en relation avec les causes de l laboration de l audit. Par exemple, il peut s agir de commander un audit pour savoir s il est opportun de changer le syst me paye en raison d une cause pr cise : passage aux 35 heures, passage l an 2000, L Euro , ou bien s il est plus judicieux de l externaliser un cabinet. Dans ce cas, la comparaison du co t d un bulletin de paie entre l ancien, le nouveau syst me et le prix du marchvont conditionner le choix strat gique de la survie du service paie dans l entreprise.

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