‫‪ 1‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫إدارة الوثائق االلكترونية‬

‫‪ ‬‬

‫الموضوع الذي سأقدمه اليوم حيوي وحساس ويمس كل ش رائح مس تخدمي الكمبي وتر ب اختالف‬
‫اعمارھم و اختصاصاتھم فتابعوا مع ي المق ال الت الي الس تثمار أفض ل للحاس وب لتس ھيل حياتن ا‬
‫ة‪.‬‬ ‫اليومي‬
‫م ن من ا ل م يقض ي س اعات ف ي البح ث ع ن مل ف ‪ Word‬أو ص فحة انترن ت ‪ htm‬مخزن ة ف ي‬
‫غاب ات و أدغ ال م ن المجل دات ‪ Folders‬ض من اق راص التخ زين الص لبة )الھ ارد ديس ك( ‪..‬‬
‫من منا لم يخذله جھازه في الموقف حين يذكر ألح دھم ان ه يمل ك ملف ا أو وثيق ة ف ي موض وع م ا‬
‫فطلب منه اآلخران تريه اياه في الحال ‪ ..‬غالبا سيحمر وجھك خجال !! ‪ ..‬فقد خزنتھا م ن بض ع‬
‫سنوات والتدري أين والتذكر حتى ماذا أسميت الملف ‪ ..‬سيتطلب األمر ساعات لتأتي ل ه بھ ا ‪..‬‬
‫دوز !‬ ‫ة بوين‬ ‫ث الخاص‬ ‫غلت أداة البح‬ ‫وش‬ ‫ىل‬ ‫حت‬
‫مشكلة مربكة حقا ولن تعرف طعمھا اال في األوقات الحرجة حيث تك ون ف ي أم س الحاج ة ال ى‬
‫ن !!‬ ‫ت ممك‬ ‫رع وق‬ ‫ي أس‬ ‫اف‬ ‫ةم‬ ‫وثيق‬
‫يعاني أصحاب المشاريع الجامعية )أو غير الجامعية ( في مرحل ة جم ع وث ائق ح ول مش اريعھم‬
‫من ھذه المشكلة حيث يصل بھم المطاف الى تكدسات من الملفات تدور حول نف س الموض وع ‪.‬‬
‫حت ى ل و حاول ت فھرس ة الق رص الص لب )الھاردديس ك( ال ى مجل دات مص نفة بدق ة ‪ ..‬الت زال‬
‫ملف ات الوث ائق المبعث رة و المخزن ة المكدس ة عب ر الس نين يب دو منظرھ ا مرعب ا ‪.‬‬
‫وي زداد األم ر تعقي دا ح ين يس تخدم ھ ذه الوث ائق اكث ر م ن ش خص )مجموع ة عم ل( كم ا ف ي‬
‫المشاريع الجامعية والمدرسية ويتناوبون عليھا في أوقات متفاوتة تحريرا وتعديل وحذفا وحفظا‬
‫وتخزينا بشكل فوضوي بدون اي منھجية أو تنظ يم مم ا ي ؤدي ال ى تش تيت ف ي العم ل وخالف ات‬
‫ب ين اف راد المجموع ة حي ث ت دون ك ل حرك ة اجري ت عل ى الوث ائق بالوق ت والت اريخ واس م‬
‫ل‪.‬‬ ‫ام بالفع‬ ‫ذي ق‬ ‫تخدم ال‬ ‫المس‬
‫وتزداد خطورة األمر وجديته حين تكون ھذه الوثائق خاصة بمؤسسة ) مھما كان نوع المؤسسة‬
‫( سواء كانت دائرة حكومية أو شركة )مھما كان تخصصھا ( أوكالة أنب اء أو مدرس ة أو جامع ة‬
‫‪.‬‬
‫ماذا لو حللت لك ھذه المشكلة بشرط ان تفرغ من وقتك ساعتين فقط )ربم ا أق ل !!( لنرت ب مع ا‬
‫أوراق ك وملفات ك المبعث رة ف ي أرف ف نظ ام ادارة الوث ائق اإللكترون ي ‪ ..‬لترت اح بع د ذل ك م دى‬
‫الحياة من عناء قضاء ساعات بين دھاليز المجلدات بحثا عن وثيقة ما خزنتھا م ن بض ع س نين ‪.‬‬
‫أنظمة ادارة الوثائق االلكترونية ليست اال واجھة تحكم برمجية سھلة االستخدام بسيطة التص ميم‬
‫تستطيع عبرھا تنظيم كل ما تمتلك من وثائق وادراج كل المعلومات المت وفرة حولھ ا م ن ص ور‬
‫وملفات س معية وبص رية وت اريخ التحري ر وت رقيم االص دارات والمس ودات لك اتبي المق االت ‪..‬‬
‫ة‪:‬‬ ‫ائق االلكتروني‬ ‫م ادارة الوث‬ ‫تفيد نظ‬ ‫ع سيس‬ ‫الجمي‬
‫العاملين في تطوير وبرمجة وتصميم مواقع الويب سيجدون في ھذه النظم خير معين في مھنتھم‬
‫‪ ،‬القارئ المثقف في منزله والطالب والكاتب واألديب والروائي والباحث والض ابط والمحق ق ‪..‬‬
‫الم درس والطال ب ‪ ،‬اس اتذة ودك اترة الجامع ات وحت ى رب ة المن زل ‪ ..‬وأن ت !!‬
‫‪| Eng. Zaher ALnaman‬‬

‫‪ ‬‬
‫‪ 2‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫إدارة الوثائق االلكترونية‬
‫‪ ‬‬

‫‪| Eng. Zaher ALnaman‬‬

‫‪ ‬‬
‫‪ 3‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫إدارة الوثائق االلكترونية‬
‫‪ ‬‬

‫تتضمن منظومة ادارة الوثائق االلكترونية المحاور التالية ‪:‬‬

‫أول وأھم محور ‪ :‬تحقيق أيسر وأسھل الطرق الستعادة المعلومات أو بتعبير آخر آليات البحث سواء كان البحث على وثيقة معينة أو على‬
‫معلومات ضمن الوثائق ويمكن تحقيق ھذا المحور بتوفير محرك بحث فعال وسريع في منظومة ادارة الوثائق االلكترونية ‪ ،‬كما ان آلية‬
‫الفھرسة والتصنيف الصحيح للوثائق تلعب دورا ھاما في سرعة استعادة المعلومات بحثا أو استعراضا ‪ ،‬كذلك لتيسير عملية البحث تحتاج‬
‫المنظومة معلومات اضافية واصفة للوثيقة منھا ما تضيفه المنظومة اوتوماتيكيا كتاريخ التحرير واالضافة ومن ھذه المعلومات ما يستوجب‬
‫منك اضافتھا بنفسك )ان أردت ذلك( كالكلمات المفتاحية وتاريخ اصدار الوثيقة ومصدر الوثيقة واسم كاتب الوثيقة واسم من قام باضافة الوثيقة‬
‫للمنظومة ‪ ..‬الخ ‪.‬‬

‫تحقيق آليات وسياسيات أمن وخصوصية للوثائق الھامة والحساسة ‪ ،‬تختلف منظومة عن أخرى بتحقيق ھذا المحور فمنھا ما يستخدم كلمة سر‬
‫متفق عليھا مسبقا لقفل الوثيقة ومنھا ما يستخدم تقنية التوقيع الرقمي وأخرى تفضل آليات التشفير لتشويه النص ‪ ..‬الخ‬

‫تحقيق أمثل لعملية األرشفة االلكترونية‬

‫أيضا تختلف كل منظومة عن اخرى باختيار الطرق المثلى الحتفاظھا بنسخ احتياطية للبيانات في حال فقدانھا دون حدوث اغراق أو ھدر‬
‫لوسط التخزين المخصص لألرشفة ‪.‬‬

‫موضوع الحذف اآللي للوثائق‬

‫البعض قد يختار حذف البيانات حسب األقدم تبعا للكمية )كمثال كلما تضاف ‪ 20‬وثيقة جديدة احذف الـ ‪ 20‬وثيقة السابقة ( ‪ ..‬البعض اآلخر قد‬
‫يختار الحذف تبعا لتجاوز تاريخ محدد )مثال حذف الوثائق التي عمرھا اكثر من سنة واحدة ( ‪ ..‬الخ‬

‫موضوع توزيع الوثائق ‪ :‬كتاب بعض المقاالت والنشرات قد يرغبون بارسالھا حال انتھائھا بشكل اوتوماتيكي الى عدد من الجھات أو األفراد‬
‫‪ ..‬توفر معظم أنظمة آليات ادارة الوثائق االلكترونية آليات لتنظيم االرسال المنتظم االوتوماتيكي للوثائق بحسب ما تضبط االعدادات ‪.‬‬

‫تنظيم االصدارات المتتالية والمسودات للوثائق وترقيمھا بالشكل الصحيح بحيث يمكن ألي من مستخدمي المنظومة الرجوع الى احد‬
‫االصدارات او المسودات السابقة للوثيقة وخلق اصارات جديدة بناء على اصدارات سابقة بحيث تحافظ المنظومة على الترقيم الصحيح ‪.‬‬

‫التوثق من المستخدمين وتحديد صالحيات الوصول للوثائق‬

‫قد تستخدم نظم ادارة الوثائق االلكترونية مدارس وجامعات ) كمثال ( وقد تدون فيھا خطط امتحانية ونماذج ومسودات األسئلة من قبل الھيئة‬
‫التدريسية وقد يستخدم نفس المنظومة الطالب للحصول على كتب الكترونية أو مراجع دراسية ‪ ..‬الخ ‪ ،‬توفر معظم نظم ادارة الوثائق آلية‬
‫تحديد لصالحيات المستخدمين بحيث تمنع في ھذه الحالة الطالب وتحظرھم الدخول لقسم الوثائق االمتحانية وعلى شاكل ھذا المثال تجد الكثير‬
‫من المواقف التي تحتاج تحديد صالحيات الستخدام الوثائق ويتحقق ذلك باتباع نظام حسابات المستخدمين ‪ Account‬المحمية بكلمة سر‬
‫وتصنيف الحسابات الى انواع تبعا لصالحيات استخدامھا للمنظومة بتحديد من يحق له استعراض الوثائق فقط ومن يحق له اضافة الوثائق‬
‫والتعديل عليھا أو حذفھا وتحديد أصناف الوثائق السارية عليھا تلك الصالحيات لكل شريحة من المستخدمين ‪.‬‬

‫موضوع الترابط مع برامج انتاج وتحرير الوثائق الشائعة االستخدام ودعم وثائقھا‬
‫ليس بالضرورة ان يتم انتاج الوثيقة أو في برنامج ادارة الوثائق االلكترونية )على الرغم من انه يحوي محرر للنصوص( وال تفترض ان كل‬
‫اصناف الناس تتعامل معه ‪ ،‬لذلك منظومة ادارة الوثائق الجيدة عليھا ان تدعم استيراد وتصدير الوثائق من والى اكبر عدد ممكن من التطبيقات‬
‫والبرامج الشائعة االستخدام التي تعنى بالوثائق مثل ‪ Word‬و ‪ Excel‬و ‪ Power Point‬وبرامج زبائن البريد مثل ‪ Outlook‬وبرامج‬
‫محررات الصور الشھيرة وبرامج الخرائط االلكترنية ونظم المعلومات الجغرافية ‪ GIS‬وبرامج التعرف الضوئي على المحارف ‪) OCR‬التي‬
‫تحول الوثائق الورقية من الماسح الضوئي سكانر من نسق صورة رقمية الى نسق وثيقة رقمية محرفية مكتوبة (‬

‫مالحظة ‪ :‬تلك المحاور ھي مناقشة عامة لمعايير جودة نظم ادارة الوثائق االلكترونية وليس بالضرورة ان يحقق كل نظام ادارة وثائق‬
‫الكترونية كل تلك المحاور ‪.‬‬

‫‪| Eng. Zaher ALnaman‬‬

‫‪ ‬‬
‫‪ 4‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫إدارة الوثائق االلكترونية‬
‫‪ ‬‬
‫كيفية اقتناء نظام ادارة وثائق الكترونية‬
‫نظم تجارية‬
‫أشھرھا النظام الذي تقدمه شركة ميكروسوفت األمريكية ضمن حزمة اوفيس ‪2007‬‬
‫ويسمى ‪SharePoint Server‬‬
‫مع التنويه انه منظومة احترافية إلدارة الوثائق االلكترونية وليس سھل االستخدام ‪.‬‬

‫‪KnowledgeTree‬‬
‫برنامج آخر تجاري سھل االستخدام ومفتوح المصدر ألغراض التخصيص في التصميم وضبط االعدادات وتحسين األداء بما ينسجم مع‬
‫اغراض االستخدام ‪.‬‬

‫نظم مجانية‬
‫‪OpenDocMan‬‬

‫‪Contineo‬‬

‫‪| Eng. Zaher ALnaman‬‬

‫‪ ‬‬
‫‪ 5‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫إدارة الوثائق االلكترونية‬
‫‪ ‬‬

‫‪| Eng. Zaher ALnaman‬‬

‫‪ ‬‬
‫‪ 6‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫إدارة الوثائق االلكترونية‬
‫‪ ‬‬

‫‪| Eng. Zaher ALnaman‬‬

‫‪ ‬‬
‫‪ 7‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫إدارة الوثائق االلكترونية‬
‫‪ ‬‬

‫‪| Eng. Zaher ALnaman‬‬

‫‪ ‬‬
‫‪ 8‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫إدارة الوثائق االلكترونية‬
‫‪ ‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪| Eng. Zaher ALnaman‬‬

‫‪ ‬‬