Guia Basica para La Gestion Documental en Todas Las Dependencias

Direccin General
GUA PARA LOS PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL EN LAS OFICINAS DEL SENA A NIVEL NACIONAL -Versin actualizada con soportes electrnicos-
Elaborado por: Nohra Patricia Vela Otlora Coordinadora Grupo Administracin de Documentos
Bogot, marzo de 2012

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos
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CONTENIDO Pg. INTRODUCCIN 1. PRODUCCIN 1.1 Elaboracin de comunicaciones oficiales 1.2 Elaboracin de documentos normativos y contractuales 2. RECEPCIN 3. 4. DISTRIBUCIN TRMITE 7 10 11 20 21 3 4 4 4 7
5. ORGANIZACIN Y CONSERVACIN 5.1 Criterios para la Organizacin de archivos de gestin en soporte fsico 5.2 Criterios para la Organizacin de archivos de gestin en soporte electrnico 6. CONSULTA
ANEXOS Anexo 1. Procedimiento para la elaboracin de Comunicaciones oficiales a travs

de la cuenta grupoadmondocumentos@sena.edu.co y mipregunta@sena.edu.co Anexo 2. Procedimiento para la elaboracin de comunicaciones oficiales a travs de forma electrnica 22 24
Anexo 3. Esquemas para elaboracin de comunicaciones oficiales en soporte fsico: carta y circular general Anexo 4. Esquemas para elaboracin de documentos Normativos: Acuerdos y Resoluciones y Contractuales: Convenios y Contratos Anexo 5. Formato nico de inventario documental
29-30 31-34 35
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INTRODUCCIN
La promulgacin de la Ley General de Archivos (594/2002) est orientada bsicamente a racionalizar el trmite de los documentos de la Administracin Pblica, promover la organizacin tcnica de los archivos de gestin, garantizar la conservacin de los documentos de valor histrico de las entidades oficiales y estimular la conservacin y consulta de los archivos histricos. En los tiempos actuales el manejo de la informacin es esencial para todas las actividades y para el avance del conocimiento. En los archivos se conserva parte significativa de ese creciente mundo de la informacin, ya que en ellos quedan los registros no solo de los hechos de la gestin pblica o privada, sino muchos datos que genera la ciencia, la tcnica y el arte, motivo por el cual es fundamental regular su organizacin. En virtud de las disposiciones contenidas en la Ley, la reglamentacin que viene expidiendo el Archivo General de la Nacin a travs de Acuerdos (especialmente: 060 de 2001, 038 y 042 de 2002), las Resoluciones del SENA 01726 y 01728 de 2003, 02625 y 02626 de 2005 y 2340 de 2010, se registran en este documento las pautas bsicas que deben conocer todas las dependencias de la Entidad, en relacin con los procesos de gestin documental que aplican a cada una de las dependencias: produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin y conservacin y consulta.
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1. PRODUCCIN 1.1 ELABORACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES 1.1.1 A nivel interno (entre dependencias del SENA a nivel nacional) Ver Anexo 1 Todas las comunicaciones a nivel interno; es decir, entre dependencias del SENA a nivel nacional deben elaborarse nicamente por medio electrnico, ya sea a travs de la cuenta de correo institucional grupoadmondocumentos@sena.edu.co o a travs de la forma electrnica de OnBase, as: Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccin General y entre dependencias de la Direccin General, nicamente a travs de la cuenta grupoadmondocumentos@sena.edu.co, o a travs de forma electrnica de OnBase. Ver Anexo 2 Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o Regional y entre Centros y Regionales, nicamente por forma electrnica del aplicativo OnBase. Ver Anexo 2 Nota.: Se exceptan las comunicaciones que se refieran a la relacin laboral entre la Entidad y los funcionarios, as como las referidas a procesos disciplinarios, porque deben formar parte del expediente de la respectiva serie documental. Tambin las Circulares de carcter general, informativo o normativo, que se emplean para transmitir informacin, orientaciones y pautas a las dependencias, se imprimirn nicamente en original y se distribuirn electrnicamente a travs del aplicativo OnBase y del Outlook. 1.1.2 Para el medio externo (personas naturales y otras Entidades)
1.1.2.1 Por correo electrnico Cuando los usuarios de los servicios de la Entidad remitan sus solicitudes, consultas, quejas, reclamos o cualquier otro tipo de comunicacin, a travs de la cuenta de correo mipregunta@sena.edu.co, stas se debern responder electrnicamente a travs de esa misma cuenta, o a travs de las formas electrnicas de respuesta de OnBase. 1.1.2.2 En soporte fsico Cuando las comunicaciones oficiales se deben elaborar en soporte fsico, se utilizar el formato carta y en papel pre-impreso, en original y un mximo de una copia; original para el destinatario y copia para el expediente de la serie documental a la que pertenece. Si la serie documental es electrnica, solamente se imprimir un original.
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1.1.2.3 Recomendaciones Especiales Se debe escribir siempre en la lnea de asunto de todas las comunicaciones, el nombre de la serie o subserie documental a la cual pertenece, acompaada de los datos adicionales que se requiera, para facilitar la adecuada organizacin del archivo de gestin. Ej.: Contrato No. _____ de 201__. En los derechos de peticin y tutelas, se recomienda adicionar en la lnea del asunto el nmero de radicado dado por la Unidad de Correspondencia. En procesos, fallos y sentencias judiciales, se recomienda adicionar en la lnea de asunto el nmero del proceso, del fallo o de la sentencia, acompaada de todos los datos que soliciten los Tribunales o Juzgados. Incluir despus de las iniciales del transcriptor, el nmero interno del proceso SENA (NIS), el cdigo de la serie o subserie documental a la cual pertenece la comunicacin, con el fin de facilitar su ubicacin en el archivo. Las comunicaciones oficiales tanto originales como copias, no se podrn elaborar en papel reciclado. ELABORACIN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES
1.2
Los documentos normativos y contractuales se elaboran en original y un mximo de dos copias (original para el rea a cargo de su radicacin y copias para el registro presupuestal y para el contratista o conviniente). Se utiliza papel bond de 75 grms, color blanco, tamao oficio, con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificacin de Direccin General, nombre de la Regional y del Centro de Formacin Profesional. Este formato se puede disear en el computador, si no se cuenta con papelera pre-impresa. Se anexa modelo. Los tipos documentales normalizados por la Entidad como documentos normativos son los siguientes: 1.2.1 Documentos Normativos: Acuerdos y Resoluciones 1.2.1.1 Acuerdos: Son documentos que establecen normas y polticas de carcter general, expedidos por el Consejo Directivo Nacional o Regional. 1.2.1.2 Resoluciones: Las resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos, que facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por el Consejo Directivo o definen asuntos de carcter administrativo a nivel nacional como Regional. El documento siempre deber contener el nombre del tipo documental; es as como a partir del margen superior de la hoja, de dos a tres interlneas del recuadro se ubica la palabra ACUERDO o RESOLUCIN, segn corresponda, en mayscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.
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La numeracin de los Acuerdos y las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada ao calendario. Para registrar el nmero en las Unidades de Correspondencia, se debe dejar el espacio necesario. Ejemplo: ACUERDO RESOLUCIN DE 2005 DE 2005
1.2.2 Documentos Contractuales: Convenios y Contratos 1.2.2.1 Convenios: Los convenios son acuerdos entre el SENA y otra institucin o empresa, mediante los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan prestaciones recprocas y se comprometen recursos de las partes para el desarrollo de proyectos especficos en campos de la Formacin Profesional. 1.2.2.2 Contratos: Los contratos son acuerdos entre dos o ms partes, en donde se establecen obligaciones recprocas. El documento siempre deber contener el nombre del tipo documental; es as como a partir del margen superior de la hoja, de dos a tres interlneas del recuadro se ubica la palabra CONVENIO o CONTRATO, segn corresponda, en mayscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar. La numeracin de los Convenios y Contratos es consecutiva y se inicia y cierra cada ao calendario. Para registrar el nmero en los Grupos de Apoyo Administrativo, o en el Grupo de Administracin de Documentos deber dejarse el espacio necesario. Ejemplo: CONVENIO CONTRATO 1.2.3 DE 2005 DE 2005
Recomendaciones generales en la produccin y manejo de los documentos
Las tintas de impresin y de firma de los documentos deben ser de color negro y poseer estabilidad qumica, no deben ser solubles al contacto con la humedad, ni presentar modificaciones de color, o transmitir acidez al soporte. El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservacin y conservacin del documento, por lo tanto, nunca deben intervenirse los documentos con este tipo de procedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trmite de documentos o escribir con lpiz sobre el documento. Los documentos que hayan sido transmitidos va fax y se hayan recepcionado en papel trmico se deben fotocopiar en papel bond para asegurar la preservacin de la informacin.
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2.
RECEPCIN
Con el fin de adelantar un adecuado control y seguimiento a las comunicaciones oficiales en cada una de las oficinas, es indispensable radicar en las Unidades de Correspondencia de las Regionales y Centros de Formacin Profesional o en el Grupo de Administracin de Documentos de la Direccin General, todas las comunicaciones oficiales que reciba en soporte fsico la Entidad. Las comunicaciones en soporte electrnico a nivel interno deben radicarse a travs de la cuenta grupoadmondocumentos@sena.edu.co, o a travs del aplicativo OnBase cuando se trate de forma electrnica. Por ningn motivo las comunicaciones internas podrn elaborarse en soporte fsico. Se exceptan las comunicaciones referidas a situaciones de tipo laboral o a procesos judiciales. Las comunicaciones en soporte electrnico del medio externo deben radicarse a travs de la cuenta mipregunta@sena.edu.co. El encargado en cada dependencia de la recepcin de las comunicaciones oficiales en soporte fsico, deber confrontar el formato de Comprobante de recorrido a dependencias contra los documentos que recibe y deber devolverlo firmado a satisfaccin, o con las observaciones correspondientes a la Unidad de Correspondencia. En la dependencia se debe verificar que el documento enviado corresponda a las funciones que all se desarrollan o si se trata de un asunto que requiere tramitarse a travs de ella. Cuando el documento recibido no tiene relacin directa con su dependencia se debe remitir de inmediato a la oficina competente segn el caso y efectuar el registro de traslado en el aplicativo OnBase.
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3.
DISTRIBUCIN
El encargado en cada dependencia de la distribucin de las comunicaciones deber controlar que todos los traslados de las comunicaciones a funcionarios y/o contratistas, queden registrados en el aplicativo OnBase. Cuando se trate de comunicaciones electrnicas, se debe solicitar al Jefe de la dependencia remitirle copia al encargado de controlar los traslados, del e-mail a travs de Outlook., mediante el cual asigne para trmite la comunicacin.
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4. TRMITE
Se debe revisar peridicamente el plazo de trmite de las comunicaciones en soporte fsico o electrnico, a travs de los reportes del aplicativo OnBase, para apoyar a las personas de la dependencia y garantizar que las comunicaciones se tramiten oportunamente. Se deben adjuntar a las comunicaciones de respuesta, o remitirlas a las Unidades de Correspondencia cuando no la tengan, todas las comunicaciones que se hayan requerido en soporte fsico en las dependencias, cuando no correspondan a la serie documental que deba organizar la oficina, para que los funcionarios de la Unidad de Correspondencia las conserven como parte del consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas. Asignar serie documental y archivar en el aplicativo OnBase, todas las comunicaciones que hayan sido tramitadas. 4.1 RECORDATORIO DE TRMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Todas las dependencias deben generar semanalmente un recordatorio interno sobre comunicaciones pendientes de trmite a cargo de cada uno de los funcionarios. las
La Unidad de Correspondencia remitir mensualmente a todas las reas el recordatorio, como alerta de comunicaciones que se encuentran pendientes de trmite con el fin de darles respuesta o para que se registren las notas correspondientes de por qu no ameritan respuesta, se les asigne serie documental y se archiven en el aplicativo OnBase.
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5. ORGANIZACIN Y CONSERVACIN La Ley General de Archivos (594 de 2000), estableci la obligatoriedad para las entidades del estado de elaborar las Tablas de Retencin Documental, as como la presentacin de las mismas al Archivo General de la Nacin, para su aprobacin. Teniendo en cuenta que mediante Acuerdo 054 del 30 de octubre de 2001, el Archivo General de la Nacin aprob la Tabla de Retencin Documental del SENA, la entidad estableci la obligatoriedad en su aplicacin para todas las dependencias con Resolucin 01515 del 5 de diciembre de 2001. De acuerdo con la reestructuracin de la Entidad, se actualizaron las Tablas de Retencin de la Direccin General y se estableci su aplicacin obligatoria con la Resolucin 002625 del 15 de diciembre de 2005. De igual forma se elaboraron y aprobaron las Tablas de Retencin Documental para Regionales y Centros de Formacin Profesional y se dispuso su aplicacin obligatoria con la Resolucin 02626 del 15 de diciembre de 2005. Desde el ao 2008 se vienen realizando actualizaciones permanentes, con la aprobacin del Comit Nacional de Administracin de Documentos y durante el ao 2011, como proyecto del Grupo de Administracin de Documentos se adelant su actualizacin para todas las dependencias de la Entidad. Se debe tener en cuenta que el SENA como entidad de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional tiene la obligacin de aplicar las Tablas de Retencin Documental en la organizacin de sus archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos y a las pautas y normas tcnicas emitidas por el Archivo General de la Nacin. As mismo, se ha identificado como riesgo para la Entidad, el no aplicar las Tablas de Retencin Documental en la organizacin de los archivos, situacin que se debe corregir en todas las dependencias de la Entidad. Las unidades administrativas y funcionales de la entidad deben con fundamento en la Tabla de Retencin Documental (TRD), velar por la conformacin, organizacin, preservacin y control de los archivos de gestin, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica. El respectivo Jefe de cada oficina ser el responsable de velar por la organizacin, consulta, conservacin y custodia del archivo de gestin de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad sealada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor pblico.
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5.1 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN1 EN SOPORTE FSICO 5.1.1 Recomendaciones Generales La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin Documental aprobada por el Comit Nacional de Administracin de Documentos, cuya aplicacin se dispuso con las Resoluciones 002625 y 002626 del 15 de diciembre de 2005 y con base en las actualizaciones que se vienen aprobando a travs del Comit Nacional de Administracin de Documentos. La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada una de las reas. La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes y los tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma. Los tipos documentales que integren las unidades documentales de las series y subseries, estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control. La foliacin se podr realizar con lpiz o esfero en el extremo superior de la hoja. Las carpetas y dems unidades de conservacin se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicacin y recuperacin, dicha informacin general ser: Regional y/o Centro de Formacin Profesional, nombre de la dependencia, serie, sub-serie, nmero consecutivo y nombre cuando se requiera, fechas extremas, nmero de expediente, nmero de folios y nmero de caja si fuere el caso. Un nmero adecuado de documentos por expediente est en el rango de 120 a 180 documentos. En todo caso el gancho legajador plstico debe cerrar sin dificultad. Para el control interno de los expedientes de archivo, elabore el formato de Inventario para Transferencia Documental, y actualcelo permanentemente; le facilitar el control y consulta permanente de la documentacin. Ver anexo. Cada vez que una dependencia, entidad o persona requieran informacin referente a los documentos de archivo de su rea y sea indispensable retirar el expediente, diligencie el formato de Ficha de Afuera. Ver numeral 6, sobre Prstamo de Documentos. El prstamo de documentos para consulta o fotocopia debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la dependencia y debe ser solicitado por escrito cuando se trate de otras entidades o personas particulares. Evite de ser posible, perforar los documentos. Si es necesario aplicar este procedimiento emplee ganchos legajado res plsticos. Si requiere emplear ganchos de cosedora o clips, utilice siempre una proteccin de
Artculo Cuarto del Acuerdo 042/2002 del AGN SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos
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papel entre el documento y el gancho. Preferiblemente emplee clips plsticos para sujetar documentos que requieran estar unidos. No realice los siguientes procedimientos: subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento.
5.1.2 Elementos para la organizacin de los archivos de gestin en soporte fsico Carpetas, tapas y cajas de archivo
Se utilizarn carpetas y tapas de acuerdo con el tipo de archivador, as: Archivadores verticales (rodantes): carpetas y tapas, tamao oficio, plastificadas con aleta vertical. Archivadores horizontales (madera o metlicos): carpetas colgantes con divisiones plastificadas para diferentes posiciones y tapas, tamao oficio, plastificadas con aleta vertical. Cajas de Archivo Inactivo: Diseadas por la Entidad para la conservacin en el archivo central de los archivos inactivos. Se emplean para la transferencia documental de los archivos de gestin al central. El uso de A-Z no se recomienda tcnicamente para la organizacin de los archivos porque contribuye al deterioro, prdida y mutilacin de la informacin. En lo posible no se deben utilizar y nunca se deben emplear para conservar documentacin en el archivo central.
Colores de carpetas y tapas para la organizacin de los archivos de gestin: Los colores facilitan la identificacin de la documentacin de acuerdo con la oficina que los produce; o el tipo de informacin que se maneja, pero no son indispensables para la organizacin adecuada de los archivos, motivo por el cual podr o no, optarse por la utilizacin de colores en las carpetas y tapas. La recomendacin del Archivo General de la Nacin es la de no perforar los documentos, pero consideramos que la cultura institucional todava no permite garantizar que la documentacin suelta se mantenga debidamente organizada. Por este motivo es necesario legajarlos y utilizar ganchos plsticos. Carpetas desacidificadas de cuatro aletas: Sin embargo, para los consecutivos de Resoluciones que se estn registrando en el aplicativo OnBase, se debe iniciar la prctica de uso de las carpetas desacidificadas de cuatro aletas, para no perforar, ni legajar este tipo documental. La carpeta se anudar con cinta de faya. 5.1.3 Clasificacin de los documentos Todos los documentos que ingresen o produzcan las dependencias, se deben clasificar teniendo en cuenta los siguientes conceptos y se deben abrir y cerrar expedientes por aos. Se exceptan los expedientes de contratos; convenios; historias laborales, expedientes de pensionados; procesos judiciales, disciplinarios; y transferencias documentales, entre otros, que deban cerrarse nicamente cuando se finaliza el proceso adelantado en desarrollo de un mismo contrato o convenio.
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De acuerdo con el volumen documental pueden existir varios expedientes de una misma serie o sub-serie. Los documentos en soporte fsico se deben clasificar de acuerdo con la serie documental a la cual pertenecen: o como documentos facilitativos o de apoyo. 5.1. 4 Series documentales especficas y documentos facilitativos o de apoyo Series documentales especficas
Si los documentos estn relacionados con la misin, funciones o procesos y procedimientos a cargo de la dependencia corresponden a documentos que deben archivarse como series documentales especficas de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retencin Documental. Documentos Facilitativos o de Apoyo
Si los documentos sirven solamente de apoyo a la gestin que desarrolla la dependencia y sta decide conservarlos, los puede organizar sueltos, en carpetas que no se mezclen con las series documentales especficas y eliminarlos al finalizar la vigencia. Por ningn motivo podrn archivarse en A-Z en forma consecutiva y mucho menos, podrn existir expedientes matriculados con los nombres de CORRESPONDENCIA RECIBIDA O ENVIADA. 5.1.5 Procedimiento de Seleccin y Descarte En el expediente de cualquier serie documental no se deben archivar documentos duplicados. Cuando se trate de varios ejemplares de un mismo documento se seleccionar aquel que se encuentre en mejores condiciones y se eliminarn las copias o fotocopias repetidas y duplicadas. 5.1.6 Apertura de Series Documentales
Tome la Tabla de Retencin Documental (TRD) correspondiente a su dependencia, e identifique las series y sub-series documentales que se han establecido. Guas y Sub-guas
Utilice de acuerdo con el tipo de archivador que maneje guas y sub-guas que identifican tanto las series como las sub-series, tal como se observa en el ejemplo que se presente a continuacin.
1-2020-02 ACTAS
1- 2020-02.20 Actas Consejo Directivo Nacional
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Organizacin archivo de gestin
Al iniciar cada ao, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrir para cada serie y subserie, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos y as reservar el espacio necesario para evitar que su crecimiento disminuya la facilidad de consulta por efecto de reduccin de espacio. A continuacin de las guas y sub-guas, coloque tantas carpetas colgantes o verticales, segn el tipo de archivador, como expedientes sea necesario abrir.
2020-02.35 Actas Comit Tcnico de Centros
2020-02.20 Actas Consejo Directivo Nacional 2020.02 ACTAS
Dentro de la carpeta colgante o vertical coloque las tapas legajado ras que a su vez contendrn los tipos documentales que van conformando el expediente. Marque el marbete de la carpeta colgante con: cdigo y nombre del expediente: Ejemplo: 2020.01.20 Actas de Consejo Directivo Nacional. Marque el sticker de las tapas legajado ras con los siguientes datos: Nombre de la Direccin de rea o Direccin Regional, Centro de Formacin y Grupo, cdigo y nombre de la serie y sub-serie documental, nombre y nmero del expediente, si se requiere, fechas extremas y nmero de expediente. El objetivo de contar con las carpetas colgantes o verticales y las tapas legajadoras o carpetas o sobres de cartn, es la de tener una gua cuando se tenga que consultar o retirar un expediente, para lo cual se deber emplear siempre una gua de afuera.
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5.1.7 Organizacin series, sub-series, expedientes y tipos documentales Para ordenar las series, subseries, expedientes y tipos documentales, se deben seguir las siguientes instrucciones: Haga una distribucin secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de estantera, enumerando de uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo.
2 Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificacin establecido; es decir en forma ascendente, como se encuentran en la TRD. Igualmente, en el vrtice superior derecho de la gaveta, adhiera una cartulina con la descripcin de las series, subseries y expedientes que all se encuentran.
Ejemplo:
2021-02 ACTAS 2021-02.13 Actas de Comit Nacional de SSEMI Actas de Comit Nacional de SSEMI de 2002 Actas de Comit Nacional de SSEMI de 2003 Actas de Comit Nacional de SSEMI de 2004 2021-41 CONCEPTOS 2021-41-03 Conceptos sobre aplicacin Normatividad SSEMI Conceptos sobre aplicacin Normatividad SSEMI 2002 Conceptos sobre aplicacin Normatividad SSEMI 2003 Conceptos sobre aplicacin Normatividad SSEMI 2004 2021-59 DERECHOS DE PETICIN 2021-59.01 Derechos de peticin de instructores sobre SSEMI Derechos de peticin de instructores sobre SSEMI 2002 Derechos de peticin de instructores sobre SSEMI 2003
Esta medida evita la continua manipulacin de los documentos.

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GRUPO DE ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS

302.01.12 Actas Comit Administracin Documentos 302.25.05 Informes de Actividades
Informe de Actividades 2005
Informe de Actividades 2004
Actas Comit Administracin Documentos 2005
Actas Comit Administracin Documentos 2004
01
Ubique al interior de cada carpeta, solo los documentos (Copia de los enviados u original de los recibidos) cuyo asunto atae exclusivamente al respectivo expediente y ordnelos en forma ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados. El de fecha reciente a continuacin del anterior. (De izquierda a derecha).
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Noviembre 18 Octubre 25 Junio 02 Febrero 15 Enero 22
Bogot, enero22 de 20
5 4
3 2
Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE
Direccin General
Respetado Doctor
2025 GRUPO DE ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0
2025-101 INFORMES
2025-101.27 Informes de Actividades Fechas: ________ a ___________ Inicial Final Folios: __________ Expediente _______ de _________
Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada folio en el momento que se genere, para lo cual se debe utilizar lpiz de mina negra y escribir el nmero en el vrtice superior derecho de cada folio. Solamente se debe anotar un nmero por folio. El foliar los documentos diariamente evitar que existan faltantes inexplicables en la numeracin como sucede cuando se efecta la foliacin al momento de la transferencia.
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5.1.8 Inventario nico documental Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, todas las dependencias elaborarn los inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones en el formato nico de inventario documental regulado por el Archivo General de la Nacin, el cual se observa en el ejemplo que se presenta a continuacin.
Formato nico de Inventario Documental
Regional Direccin General Hoja __1____
AO 2004 MES 03
de _1___
N.T. 1
Oficina Productora:_Div. Recursos Fsicos
REGISTRO DE ENTRADA DIA 23
Objeto:
Inventario por transferencia primaria
N.T. = Nmero de Transferencia
No. de Orden 1
Asunto o Serie 4041-46 CONTRATOS 4041-46.01 Contratos de Adquisiciones

Contrato 14/2002
CODIGO
Fechas Extremas Inicial Final
Unidad de Conservacin Caja Carpeta Tomo Otro
No . de f o lio s
Sopo rt e
F re c ue n c ia d e c o ns ul t a
NOTAS
21 /01 /2002 22/01 /2002
31 /1 2/2003 20/03/2002
Expediente 1/5
150 Papel Baja
P ag 1 5 Fo lleto
ELABORADO POR:
ENTREGADO POR:
RECIBIDO POR:
CARGO FIRMA FECHA
CARGO FIRMA FECHA
CARGO FIRMA FECHA
Nota: La actualizacin peridica de este formato evitar tener que utilizar varias jornadas para efectuar las transferencias o hacer entrega de la documentacin en caso de retiro temporal o definitivo de sus cargos y facilitar el control y consulta constante de la documentacin. Todo servidor pblico al ser vinculado, traslado o desvinculado de su cargo, recibir o entregar segn el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestin pblica2. La entrega y recibo de los documentos y archivos se har de conformidad con la Tabla de Retencin Documental y para tal efecto se diligenciar el formato nico de inventario documental. Los servidores pblicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestin, sin los procedimientos anteriormente sealados, respondern ante las autoridades por las consecuencias de esta omisin. PARGRAFO: Por ningn motivo el servidor pblico podr llevarse la documentacin producida en ejercicio del cargo por cuando los documentos pblicos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley.3 El Archivo General de la Nacin (AGN) podr de oficio o a solicitud de parte, hacer visitas de inspeccin par verificar el cumplimiento del Acuerdo por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos (594/2000) 4
2
3
Artculo Segundo del Acuerdo 038/2002 del AGN Artculo Quinto del Acuerdo 038/2002 del AGN 4 Artculo Sexto del Acuerdo 038/2002 del AGN
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Direccin General
5.1.9
Transferencias Documentales
La transferencia documental es el proceso archivstico mediante el cual la unidad administrativa de la entidad transfiere series documentales al Archivo central, una vez cumplido el tiempo de retencin estipulado en la Tabla de Retencin Documental para el Archivo de Gestin. Para las reas administrativas de la Regional y para los Centros de Formacin Profesional el archivo central estar a cargo de la Direccin Regional en cumplimiento de la Resolucin 00102 de 2005. Pasos metodolgicos para efectuar la transferencia documental Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia. Solicite asesora a los funcionarios del Grupo de Administracin de Documentos o del archivo central de la Regional. Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retencin en el archivo de gestin y deban transferirse al archivo central. Realice la seleccin natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente, como son: impresos o publicaciones peridicas (revistas, folletos, peridicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de Leyes y Decretos, cuando no hagan parte integral del expediente; entre otros. Ordenacin de tipos documentales. Los documentos se ubican uno atrs del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el ltimo documento recibido aparezca al final del total de documentos que contiene la carpeta. Foliacin. La foliacin debe efectuarse diariamente en orden ascendente en atencin a la cronologa, correspondiendo el nmero uno (1) al documento ms antiguo y el nmero mayor al documento ms reciente. Ordene los expedientes por aos y de manera secuencial siguiendo el cdigo y la cronologa en forma ascendente. Si ha empleado ganchos metlicos tales como: legajadores, clips o de cosedora, retrelos. Utilice las tapas legajadoras para agrupar los documentos que corresponde a cada expediente y amrrelos con cinta de faya. Si se cuenta con carpetas desacidificadas utilcelas para efectuar las transferencias. Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n) tantas carpetas vaya a transferir. Complete los datos registrados en el sticker de las tapas legajadoras o carpeta de cartulina o desacidificada y registre en el vrtice superior derecho, con esfero o lpiz de mina negra el nmero de la carpeta a transferir.
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Ejemplo: Carpeta No. 1 caja _______ SENA -Direccin General

2020 SECRETARA GENERAL 2020-02 ACTAS 2020-02. Actas de Consejo Directivo Nacional Fechas: 96-02-01 a 96-12-27 Folios: 55 Expediente 1 de 5
Guarde en las cajas de archivo inactivo los expedientes organizados en la misma forma como quedaron registrados en el inventario para transferencia documental. Numere las cajas en orden consecutivo ascendente y regstrelo con lpiz en el inventario documental al frente de la serie y del expediente que se encuentra en la caja. Solicite la asesora y revisin de la transferencia por parte de los funcionarios del archivo central. Actualice los datos (fecha final, No. de folios, entre otros) en el formato INVENTARIO NICO DOCUMENTAL e imprmalo en original y copia. Cuando el funcionario que ofrece la asesora concepte que la transferencia cumple con los requisitos exigidos por el archivo central, firmar el inventario documental en la casilla correspondiente. La dependencia que transfiere solicitar a los funcionarios del rea de servicios generales su colaboracin para trasladar el material documental a transferir a las bodegas del archivo central y elaborar el memorando mediante el cual hace entrega formal del material. Los funcionarios del archivo central devolvern una copia del inventario documental con la localizacin de los documentos en la bodega de archivo central para facilitar la consulta cuando los requiera para consulta la oficina productora.
19
Direccin General
5.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN ARCHIVOS DE GESTIN EN SOPORTE ELECTRNICO En cada una de las Tablas de Retencin se incluye en el procedimiento, la forma de organizar y conservar el expediente electrnico por cada una de las series y sub-series documentales. 5.2.1 El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL/Nombre de la Sub-serie Documental/Tipos Documentales. Debe ser administrado por la persona que designe el Jefe de la dependencia y tendr las carpetas compartidas para que todos los responsables de la informacin la coloquen all. 5.2.2 La apertura de los expedientes electrnicos estar a cargo de cada una de las personas que desarrollan las actividades inherentes a las funciones que cumplen cada una de las dependencias. 5.2.3 La estructura que contempla la organizacin de la informacin en los computadores permite manejar directorios, subdirectorios y carpetas que pueden corresponder a la estructura de la Tabla de Retencin Documental (series, sub-series y tipos documentales). Esta opcin permite que un mismo directorio pueda tener tantos subdirectorios como se requieran de acuerdo con el sistema de clasificacin que se decida para facilitar la bsqueda y recuperacin de los documentos. 5.2.4 Cuando se organiza la informacin y se denominan los archivos de acuerdo con lo que se establece en la TRD, se identifica una informacin estructurada que facilita su identificacin y la hace inteligible para todos los usuarios que requieren de su consulta. 5.2.5 Cuando se estn trabajando versiones preliminares; es decir que no sean definitivas, se recomienda conservar en una carpeta provisional, de borrador o de versiones preliminares, todos los documentos en construccin. 5.2.6 Una vez se vayan aprobando las versiones en construccin, se debe conservar la versin definitiva en la carpeta de la serie o sub-serie a la cual pertenezca el documento en el formato original del programa que se haya empleado para su creacin y en PDF. 5.2.7 Los nombres de los documentos electrnicos deben tener denominaciones que correspondan al asunto del que tratan para evitar prdida de la informacin y facilitar su recuperacin o consulta.
5.2.8 El back-up de estos documentos se realizar en medio de almacenamiento externo y estar a cargo del rea de tecnologa.
20
Direccin General
6. CONSULTA 6.1 CONSULTA DE DOCUMENTOS Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran informacin referente a su archivo, y sea indispensable retirar el expediente, diligencie el formato FICHA O GIA DE AFUERA, que se observa a continuacin. 6.2 PRSTAMO DE DOCUMENTOS El prstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y debe estar motivado mediante oficio. En todos los casos diligencie el formato Ficha o Gua de Afuera y ubquela en el lugar de donde fueron retirados los documentos. Ejemplo para diligenciamiento de Ficha o Gua de afuera:
FICHA O GUA DE AFUERA

DOCUMENTO No.FOLIOS NOMBRE DEL USUARIO FECHA DE RETIRO FECHA DEVOLUCION FIRMA
Actas del Consejo Directivo Nacional
54
Orbidio Velandia, 04-03-10 Director Administrativo y Financiero
04-03-23
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Direccin General
ANEXO 1 Procedimiento para la elaboracin de Comunicaciones oficiales a travs de la cuenta grupoadmondocumentos@sena.edu.co y mipregunta@sena.edu.co
1.
Se diligenciarn los campos predeterminados de Microsoft office Outlook como se observa en la imagen.
2.
En la lnea de PARA, se escribir: grupoadmondocumentos@sena.edu.co. Para comunicaciones a nivel interno (entre dependencias del SENA a nivel nacional) y mipregunta@sena.edu.co para comunicaciones externas (ciudadanos o empresarios) La lnea de copia se dejar en blanco
3.
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Direccin General
4.
En la lnea de ASUNTO, se escribir: 4.1 Para comunicaciones entre dependencias de la Direccin General: CI Por Radicar 4.2 Para comunicaciones de Regionales y Centros dirigidas a dependencias de la Direccin General: Regionales y Centros 4.3 Para comunicaciones dirigidas al medio externo: Respuesta Ciudadana, Comunicacin Externa o Respuesta Externa
5.
En el texto se debe escribir: 5.1 5.2 5.3 5.4 El nombre y el cargo del funcionario a quien se dirige la comunicacin El cargo del funcionario que dirige la comunicacin El asunto de la comunicacin, el texto y los datos del remitente del e-mail. El texto de la comunicacin en mximo tres prrafos. Si el texto excede de este tamao, se recomienda adjuntar documento en Word o en PDF. 5.5 No se deben utilizar fondos, ni figuras en el Outlook porque al momento de subir la informacin al aplicativo OnBase puede presentar conflictos y el mensaje puede presentar errores.
6. Los datos del remitente estarn conformados por: Nombre, cargo, dependencia (nombre y cdigo), SENANombre de la Regional; nmero de telfono o extensin, los cuales se podrn predeterminar en la opcin de firmas de Outlook. 7. Si la comunicacin la proyecta una persona diferente a la persona que est autorizada para suscribir comunicaciones oficiales, (firmarlas en soporte fsico o enviarlas a travs de Outlook), debe registrar como ltima lnea de la comunicacin, su nombre y su e-mail, precedidas de la palabra Proyect. 8. Cuando una comunicacin es respuesta a otra que le antecedi, se deben registrar como ltima lnea de la comunicacin, despus de la firma del remitente, el nmero de radicacin y el nmero interno SENA (NIS), para que queden relacionadas las respuestas con los antecedentes y cambie el estado de la comunicacin, 9. La radicacin de las comunicaciones se realizar a travs del aplicativo OnBase y una vez radicadas, el destinatario recibir una notificacin por Outlook que permite evidenciar que el documento ha sido radicado y enviado a su destinatario. De igual forma podr consultar con su usuario de OnBase la comunicacin producida o recibida por Outlook. Si el destinatario est autorizado para firmar comunicaciones oficiales, tramitar el traslado o respuesta del email a travs de ONBASE. De lo contrario, enviar su respuesta a travs de Outlook.
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ANEXO 2. Procedimiento para la elaboracin de comunicaciones oficiales a travs de forma electrnica
1. FORMULARIOS ELECTRNICOS PARA DAR RESPUESTA A COMUNICACIONES

OFICIALES ELECTRNICAS INTERNAS Puede dar respuesta electrnica a cualquier comunicacin fsica o electrnica que haya recibido para trmite. Para ello, debe utilizar las opciones de tareas que se encuentran en la parte inferior de la ventana donde visualiza la comunicacin a la cual desea darle respuesta (Figura 1).
Figura 1 Esta tarea crea la forma electrnica (Figura 2) en la que se diligenciarn los datos de del destinatario y el texto de la respuesta.
Con esta tarea podr adjuntar documentos que necesite para complementar la comunicacin, archivos de office, pdf, imgenes, recuerde que el mximo para el envi de adjuntos es de 5 Megas . Despus de hacer llenado los datos requeridos de la forma, de adjuntar los archivos necesarios debe realizar el envi de la respuesta, despus de hacer clic en esta tarea el sistema radicara y enviara la respuesta al destinatario y al remitente llegara una notificacin de la radicacin efectuada. En la forma electrnica para dar respuesta a las comunicaciones electrnicas internas debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
24
Direccin General
Figura 2.
2. FORMULARIOS ELECTRNICOS PARA CREAR COMUNICACIONES ELECTRNICAS

INTERNAS En la pantalla inicial de OnBase despliegue el men seleccione la opcin Nuevo Formulario (Figura 3). Recuperacin de Documentos y
Figura 3.
25
Direccin General
En la opcin Nuevo Formulario seleccione 01-FRM Comunicaciones Electrnicas (Figura 4).
Figura 4.
Nota. Antes de iniciar el diligenciamiento de la forma electrnica seleccione el tipo de destinatario al cual le va a enviar la comunicacin: destinatario interno o externo. Si no lo hace, podr perder todos los registros que haya ingresado, cuando tenga que dar la opcin de guardar la forma electrnica.
En la forma electrnica que aparece, diligencie los campos teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones (Figura 5):
Figura 5.
26
Direccin General
En todos los campos que tienen la opcin de desplegar informacin, se debe seleccionar obligatoriamente una de las opciones.
Una vez diligenciados los campos en la forma electrnica de clic en el botn guardar. El sistema le preguntar si desea crear otro documento. Usted debe seleccionar s o no. (Se recomienda seleccionar NO para crear y enviar un formulario a la vez) Para adjuntar los anexos y enviar la comunicacin que se ha creado, se debe ingresar al Workflow, bandeja I.C1 Documento Electrnico Producido (Figura 6).
Figura 6.
27
Direccin General
Para adjuntar documentos de clic en el botn que encuentra en la parte inferior de la ventana donde encontr la forma electrnica creada: Con esta tarea podr adjuntar los archivos de office, pdf, imgenes, que requiera anexar.
Recuerde que el tamao mximo que pueden tener los archivos que adjunte es de 5 Megas.
Nota: No se permite adjuntar archivos comprimidos, es decir, .zip o .rar La persona autorizada para enviar comunicaciones oficiales podr modificar el texto de la comunicacin y guardarlo antes de proceder a su envo. Una vez aprobada la forma electrnica producida puede proceder a su envo a travs de la siguiente opcin: Esta tarea realiza el envo de la comunicacin al destinatario.
Recuerde, antes de utilizar esta tarea debe haber diligenciado todos los campos de la forma electrnica y haber anexado los documentos que requera anexar porque al activar esta opcin la comunicacin llegar al destinatario y no se podr realizar ninguna correccin.
Nota: Esta opcin solamente se encuentra asignadas a las personas autorizadas para suscribir comunicaciones oficiales segn lo establece la Resolucin 2340 de 2010. Cuando la persona autorizada para enviar la comunicacin no la apruebe y decida no enviarla, podr retirarla del sistema, a travs de la opcin: Esta tarea permite eliminar la forma electrnica creada.
28
Direccin General
Entre 3 cm y 4 cm
3 interlneas 3 interlneas
_______Cdigo de dependencia y nmero ______Ciudad de origen y fecha
4 a 6 interlneas
___________Ttulo o tratamiento _________________Nombre Destinatario ____________Cargo _________________Empresa ______________Direccin ____________Nombre de la ciudad

2 interlneas
2 interlneas
Asunto: Nombre de la Serie _____
Saludo
3 interlneas
Texto ________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________

2 interlneas
Texto ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ __________

2 interlneas
Despedida,
4 a 6 interlneas
2 interlneas
Nombre del Remitente Cargo
Anexo: Copia:
2 interlneas 3 interlneas 2 interlneas
Identificacin del transcriptor Cdigo de la Serie Documental

Entre 2 y 3 cm
29
Direccin General
2 a 3 interlneas
CIRCULAR
2 a 3 interlneas
_______Cdigo de dependencia y nmero

2 a 3 interlneas
______Ciudad de origen y fecha

3 interlneas
GRUPO DESTINATARIO Asunto: Serie documental ______

3 interlneas
Text o ___________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

2 interlneas
Entre 2 y 3 cm
Texto ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ______

2 interlneas
Despedida,
4 a 6 interlneas
Nombre del Remitente Cargo

2 interlneas
Anexo:
3 interlneas
Identificacin del transcriptor

3 interlneas
Cdigo de la Serie Documental

Entre 2 y 3 cm
30
Direccin General
ACUERDO No.
Nombre Regional
DE 200__
Por el cual .(Resumen fiel de las disposiciones contenidas en el acto Nombre de la Regional administrativo que se desea expedir) EL CONSEJO DIRECTIVO REGIONAL
En uso de las facultades legales, en especial CONSIDERANDO:
Que.(Deber indicarse explcitamente la disposicin o disposiciones de orden

constitucional, legal o reglamentario que lo fundamenten segn el caso )
Que RESUELVE: Artculo 1. Artculo 2. . PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE (Segn se requiera) Dado en (Ciudad de origen y fecha) Presidente
- Se elabora en papel tamao oficio, con recuadro y logo.
- La redaccin del acto jurdico que se desea realizar, deber caracterizarse por su claridad y sencillez, en forma tal que no exista ambigedad y se construyan frases cortas y de fcil comprensin para el pblico en general. -El texto del documento contentivo del acto jurdico debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su ptima presentacin y el ahorro de espacio y papel, con su manejo, distribucin y archivo. -En el ltimo artculo del Acuerdo, cuando su vigencia sea de carcter general, debern indicarse siempre que ello sea posible, las disposiciones que sean derogadas, subrogadas, modificadas, adicionadas o sustituidas, si alguno o algunos de estos efectos se produce con la expedicin del acto. -Cuando el Acuerdo conste de varias hojas, stas debern numerarse y en el encabezamiento de cada una de ellas deber transcribirse el epgrafe en su totalidad. -La hoja final del Acuerdo, en la cual deba ir la firma deber contener parte sustancial del articulado.
Secretario
Recomendaciones para su elaboracin:
31
Direccin General
RESOLUCIN No.
DE 200__
Nombre del Centro de Formacin Profesional
Por la cual .(Resumen fiel de las disposiciones contenidas en el acto Nombre de la Regional administrativo que se desea expedir)
EL DIRECTOR REGIONAL O EL SUBDIRECTOR DEL CENTRO . En uso de las facultades legales, en especial CONSIDERANDO: Que.(Deber indicarse explcitamente la disposicin o disposiciones de orden
constitucional, legal o reglamentario que lo fundamenten segn el caso)
Que RESUELVE: Artculo 1. Artculo 2. .

PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE (Segn se requiera)
Dada en (Ciudad de origen y fecha)
Presidente
- Se elabora en papel tamao oficio, con recuadro y logo.
Secretario
- La redaccin del acto jurdico que se desea realizar, deber caracterizarse por su claridad y sencillez, en forma tal que no exista ambigedad y se construyan frases cortas y de fcil comprensin para el pblico en general. -El texto del documento contentivo del acto jurdico debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su ptima presentacin y el ahorro de espacio y papel, con su manejo, distribucin y archivo. -En el ltimo artculo de la Resolucin, cuando su vigencia sea de carcter general, debern indicarse siempre que ello sea posible, las disposiciones que sean derogadas, subrogadas, modificadas, adicionadas o sustituidas, si alguno o algunos de estos efectos se produce con la expedicin del acto. -Cuando la Resolucin conste de varias hojas, stas debern numerarse y en el encabezamiento de cada una de ellas deber transcribirse el epgrafe en su totalidad. -La hoja final de la Resolucin, en la cual deba ir la firma deber contener parte sustancial del articulado.
32
Direccin General
CONTRATO No.
Nombre Regional Nombre Centro Formacin Profesional
DE 200__
Entre los suscritos DIRECTOR REGIONAL O SUBDIRECTOR DEL CENTRO
(Clausulado)
CONTRATANTE
CONTRATISTA
NOMBRE
NOMBRE Recomendaciones para su elaboracin:
- Se elabora en papel tamao oficio, con recuadro y logo. - La redaccin del Contrato deber caracterizarse por su claridad y sencillez, en forma tal que no exista ambigedad y se construyan frases cortas y de fcil comprensin, indicando explcitamente la disposicin o disposiciones de orden constitucional, legal o reglamentaria que fundamenten la actuacin) -El texto del documento contentivo del acto jurdico debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su ptima presentacin y el ahorro de espacio y papel, con su manejo, distribucin y archivo. -Cuando el acto jurdico conste de varias hojas, stas debern numerarse y en el encabezamiento de cada una de ellas deber transcribirse el epgrafe en su totalidad. -La hoja final del Contrato, en la cual deba ir la firma deber contener parte sustancial del articulado.
33
Direccin General
CONVENIO No.
Nombre Regional Nombre Centro de Formacin Profesional
DE 200__
OBJETO: VALOR: DURACIN: Entre los suscritos DIRECTOR REGIONAL O SUBDIRECTOR DEL CENTRO
POR EL SENA
POR LA EMPRESA CONVINIENTE
NOMBRE
NOMBRE
- Se elabora en papel tamao oficio, con recuadro y logo. - La redaccin del Convenio deber caracterizarse por su claridad y sencillez, en forma tal que no exista ambigedad y se construyan frases cortas y de fcil comprensin, indicando explcitamente la disposicin o disposiciones de orden constitucional, legal o reglamentaria que fundamenten la actuacin) -El texto del documento contentivo del acto jurdico debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su ptima presentacin y el ahorro de espacio y papel, con su manejo, distribucin y archivo. -Cuando el acto jurdico conste de varias hojas, stas debern numerarse y en el encabezamiento de cada una de ellas deber transcribirse el epgrafe en su totalidad. -La hoja final del Convenio, en la cual deba ir la firma deber contener parte sustancial del articulado.
34
INVENTARIO PARA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Direccin General OFICINA PRODUCTORA: OFICINA QUE RECIBE: FECHA DE TRANSFERENCIA:
Da
Mes
Ao
NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL: OBJETO:

I
IDENTIFICACIN DEL EXPEDIENTE

Item
I
FECHAS EXTREMAS
MICROFILMACION FOLIOS
UNIDAD DE CONSERVACIN
TRMINO RETENCION
AOS
FECHAS A DESTRUIR
UBICACION
ISLA ESTANTE FILA
COD
Desde
Hasta
SI
ROLLO No.
CAJA No.
NOMBRE:
TOTAL:
NOMBRE:
FIRMA:
Elaborado por Entregado por
FIRMA:
Recibido por
SECRETARA GENERAL - Grupo Administracin de Documentos
35

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Direccin General

Bogot, marzo de 2012

ANEXOS Anexo 1. Procedimiento para la elaboracin de Comunicaciones oficiales a travs

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

Recomendaciones generales en la produccin y manejo de los documentos

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

1- 2020-02.20 Actas Consejo Directivo Nacional

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

Organizacin archivo de gestin

2020-02.35 Actas Comit Tcnico de Centros

2020-02.20 Actas Consejo Directivo Nacional 2020.02 ACTAS

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

Esta medida evita la continua manipulacin de los documentos.

GRUPO DE ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS

Informe de Actividades 2005

Informe de Actividades 2004

Actas Comit Administracin Documentos 2005

Actas Comit Administracin Documentos 2004

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE

2025 GRUPO DE ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS

Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0

Oficina Productora:_Div. Recursos Fsicos

REGISTRO DE ENTRADA DIA 23

Inventario por transferencia primaria

N.T. = Nmero de Transferencia

Asunto o Serie 4041-46 CONTRATOS 4041-46.01 Contratos de Adquisiciones

Fechas Extremas Inicial Final

Unidad de Conservacin Caja Carpeta Tomo Otro

21 /01 /2002 22/01 /2002

150 Papel Baja

CARGO FIRMA FECHA

CARGO FIRMA FECHA

CARGO FIRMA FECHA

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

Ejemplo: Carpeta No. 1 caja _______ SENA -Direccin General

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

FICHA O GUA DE AFUERA

Actas del Consejo Directivo Nacional

Orbidio Velandia, 04-03-10 Director Administrativo y Financiero

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

ANEXO 2. Procedimiento para la elaboracin de comunicaciones oficiales a travs de forma electrnica

1. FORMULARIOS ELECTRNICOS PARA DAR RESPUESTA A COMUNICACIONES

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

2. FORMULARIOS ELECTRNICOS PARA CREAR COMUNICACIONES ELECTRNICAS

En la opcin Nuevo Formulario seleccione 01-FRM Comunicaciones Electrnicas (Figura 4).

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos

_______Cdigo de dependencia y nmero ______Ciudad de origen y fecha

___________Ttulo o tratamiento _________________Nombre Destinatario ____________Cargo _________________Empresa ______________Direccin ____________Nombre de la ciudad

Asunto: Nombre de la Serie _____

Texto ________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________

_Cdigo de dependencia y nmero Ciudad de origen y fecha

___Ttulo o tratamiento _Nombre Destinatario Cargo _Empresa Direccin ______Nombre de la ciudad

Texto __ _

Texto __________

Text o _ _______

Texto ______