Diplomado en Sistemas de Gerencia Integral HSEQ Unidad 8: Auditoria Primera parte Protocolo

Contenido
OBJETIVO............................................................................................................... 2 COMPETENCIAS.................................................................................................... 2 1. QU ES AUDITORIA? ...................................................................................... 2 1.1. CRITERIOS DE AUDITORIA ........................................................................ 3 1.2. EVIDENCIA OBJETIVA............................................................................. 3 2. TIPOS DE AUDITORIAS ..................................................................................... 3 3. QU ELEMENTOS DEBERAN TENERSE EN CUENTA PARA LA METODOLOGA Y REALIZACIN DE LAS AUDITORIAS? ................................... 3 4. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA .................................................................... 4 4.1. FASES A DESARROLLAR DURANTE UNA AUDITORIA ............................ 5 5. PLANEACIN ..................................................................................................... 5 5.1. PROGRAMA DE AUDITORIA ...................................................................... 5 5.2. PLAN DE AUDITORIA .................................................................................. 6 5.3. CONVOCATORIA ......................................................................................... 7 5.4. NOTAS DE CAMPO ..................................................................................... 7 6. PROTOCOLO DE AUDITORIA IN SITU ............................................................. 8

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OBJETIVO Brindar estrategias prcticas y documentacin, con elementos fundamentales, en la planificacin y realizacin de Auditoras a Sistemas de Gerencia Integral. COMPETENCIAS Al finalizar la unidad el participante estar en capacidad de: o Construir y gestionar un programa de auditora acorde a las necesidades, posibilidades y expectativas de una organizacin. o Planear una auditora interna. o Ejecutar el plan de auditora. o Generar un informe final de auditora. 1. QU ES AUDITORIA? La palabra Auditoria es definida en la Norma ISO 19011 como un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora . Es considerada una herramienta que permite realizar un examen sistemtico de valoracin del grado de cumplimiento de un Sistema de Gerencia implementado en una empresa, cuya importancia radica en la imparcialidad de la evaluacin y en las oportunidades de mejora que se generan a partir de esta. Las auditorias se caracterizan por: o Ser sistemticas: La Auditoria es una herramienta de carcter sistemtico, es decir ordenado, donde se inspecciona cada uno de los elementos del sistema de gerencia para verificar su cumplimiento. Con la Auditoria, se busca recolectar informacin adecuada y suficiente, para emitir un informe final. o Ser Objetivas: El Auditor debe realizar su trabajo de manera imparcial e independiente, basndose en evidencias objetivas, es decir, registros y comportamientos observables del personal, donde se compruebe el cumplimiento o no del Sistema de Gerencia. La valoracin del grado de cumplimiento es imparcial. o Buscar Mejoramiento: En el proceso de auditora, todos los participantes deben tener muy presente, que el principal propsito de esta actividad, es la formulacin de elementos, que permitan mejorar el sistema y por consiguiente, la satisfaccin el cliente.

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1.1. CRITERIOS DE AUDITORIA El auditor debe tener en cuenta las normas, leyes y polticas internas de la entidad ya que la confrontacin de la realidad con estas es lo que le permite valorar el grado de cumplimiento del Sistema de Gerencia de la empresa. 1.2. EVIDENCIA OBJETIVA Las evidencias objetivas son los registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin cualitativa o cuantitativa que puede ser verificada y a su vez es pertinente para los criterios de auditoria. 2. TIPOS DE AUDITORIAS Las auditoras de calidad pueden clasificarse, de acuerdo con su finalidad, y los encargados de su ejecucin, as: o De Primera parte o Interna. Estas auditoras se realizan, por parte del personal de la organizacin, con el fin de obtener un autodiagnstico de la conformidad y situacin del Sistema de Gerencia. o De Segunda parte Externa. Las auditoras de segunda parte, son llevadas a cabo por entes externos, por solicitud de la organizacin. o De Tercera parte o certificacin. Estas auditoras las realizan entidades externas, independientes autorizadas. Son llevadas a cabo, por entidades de certificacin o registro. Su objetivo es el de refrendar el cumplimiento del Sistema de Gerencia, con lo estipulado en la Norma y emitir el certificado correspondiente. En trminos generales, en organizaciones que inician el montaje del Sistema de Gerencia, las auditoras se realizan en el orden indicado anteriormente, hasta lograr la certificacin. 3. QU ELEMENTOS DEBERAN TENERSE EN CUENTA PARA LA METODOLOGA Y REALIZACIN DE LAS AUDITORIAS? La Norma ISO 19011, contiene los fundamentos y elementos bsicos, para la gestin de los programas de auditora, de los Sistemas de Gerencia Integrales. Los lineamientos de esta Norma son ms flexibles que la Norma, para los Sistemas de Gerencia; su aplicacin vara, de acuerdo al tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin a auditar. Esta diferencia queda en evidencia, al observar el uso de las palabras debe y debera .

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La estructura de dicha norma es: o Captulos 1.2 y 3 Objeto y Campo de Aplicacin. Incluye adems, las referencias normativas, trminos y definiciones empleadas en la norma. o Captulo 4 Principios de la Auditoria Permite apreciar los fundamentos de la auditoria de calidad. o Captulo 5 Gestin de un Programa de Auditoria Proporciona orientacin, sobre el planteamiento de los objetivos de la auditoria, la coordinacin de las actividades y la administracin de los recursos disponibles y necesarios, para llevar a cabo una auditoria. o Captulo 6 Actividades de Auditoria Orienta el desarrollo de la auditoria, sus objetivos, alcances, cronogramas, funciones, etc. o Captulo 7 Competencias y Evaluacin de los Auditores Permite definir las condiciones que debe cumplir una persona, para desempearse como auditor, en determinadas situaciones, y da algunas directrices para la evaluacin y seleccin de auditores. 4. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

o Planeacin: Elaboracin de un calendario y un plan de accin para la auditoria.

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o Convocatoria: Consiste en la seleccin de un equipo de auditores apropiado segn sus competencias y la asignacin de funciones a cada uno de los miembros del equipo. o Auditoria: Aplicacin del proceso sistemtico de evaluacin cumplimiento del Sistema de Gerencia Integral en la organizacin. del

o Mejoras: Los hallazgos de la auditoria permiten identificar posibles mejoras en el Sistema de Gerencia. o Seguimiento: Conservacin de los registros y seguimiento a la eficiencia del plan de auditoria. o Informe Direccin: Comunicacin de los logros de auditoria a la alta direccin. 4.1. FASES A DESARROLLAR DURANTE UNA AUDITORIA ACTIVIDADES SUFICIENCIA O DOCUMENTAL Auditores En oficina Comparacin de la documentacin con la norma Informe Auditoria Suficiencia CUMPLIMIENTO O IN SITU Auditores en El campo Observacin Entrevista Rastreo No Conformidades ENTREGA FINAL INFORME Auditor Lder Seguimiento Acciones Correctivas Informe direccin

RESPONSABLES

METODOLOGA

ENTREGABLES

5. PLANEACIN 5.1. PROGRAMA DE AUDITORIA Teniendo en cuenta el mapa de procesos se realiza un cronograma anual de auditoras basados en la importancia de los procesos, su comportamiento y nivel de criticidad. La organizacin nombra un auditor, coordinador o auditor lder del proceso, quien en conjunto con la alta direccin y el representante de la direccin determinan el calendario de auditoria de todo el ao.

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a. Corresponde al proceso o procesos de la organizacin en los cual se ha programado llevar a cabo la auditoria en ese ciclo del ao. b. En este espacio se especifica la persona encargada de la auditoria y el objetivo de esta accin. c. Se repite la auditoria para los procesos crticos del Sistema de Gerencia. 5.2. PLAN DE AUDITORIA El plan de auditoria es una descripcin de las actividades y los detalles acordados para la realizacin de la auditoria en una empresa. o Se recomienda realizar un cronograma, donde se especifique el horario en el que se llevar a cabo una entrevista u observacin. o Posteriormente, se especifican los elementos de la Norma que sern auditados. o A continuacin, se especifica el personal que ser entrevistado. Y observaciones si las hay. o Es importante prever un horario, donde no existe una reunin definida, la cual se destina para Auditora de Segunda Ronda, donde se deberan verificar, que existan algunos soportes, de lo mencionado por algn entrevistado. o Por ltimo, el Auditor Lder, debe tener en cuenta, que el manejo del tiempo, es un elemento fundamental, para lograr el xito de la Auditora.

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Para descargar el Archivo: Ejemplo Formato Plan de Auditoria Interna dirigirse a la versin interactiva. 5.3. CONVOCATORIA Consiste en establecer el contacto inicial entre los auditores y los auditados, para crear canales de comunicacin que permitan establecer acuerdos para la ejecucin de la auditoria. Algunos pasos: o Comunicar a todo el personal que va a ser auditado. o Confirma con los jefes cada sesin de auditoria. o Preparar los implementos de seguridad personales para ejecutar la auditoria. 5.4. NOTAS DE CAMPO Durante la auditoria es necesario llevar una lista de preguntas y dems actividades que se van a realizar. Para ello se emplean las columnas uno y dos del formato denominado Notas de Campo . Esta informacin es producida por el auditor en la fase de auditoria documental plantada en el numeral 4.1. Durante la auditoria se va reportando evidencias objetivas, fotocopias, fotos y dems soportes los cuales se registran en columna nmero tres; la ltima columna se emplea nicamente para reportar no conformidades u observaciones en caso de que existan.

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o Requisito: Numeral de la norma que se va a auditar. o Pregunta: Preguntas e instrucciones que guan al auditor. o Notas Campo: Aqu se registran las evidencias que surgen durante la auditoria: Fotos Fotocopias Comentarios Nmero entrevistados y poblacin existente o NCF: Numero de la no conformidad o de la observacin detectada. 6. PROTOCOLO DE AUDITORIA IN SITU A continuacin se presentan las actividades bsicas que se deben realizar dentro de una auditoria in situ:

Reunin de Auditoria: Esta reunin da inicio a la auditoria; en esta el auditor lder presenta al equipo auditor y expone ante un grupo de representante de la organizacin auditada, los objetivos, criterios, alcances, cronograma, horarios, mtodos y todos los aspectos que relevantes para la ejecucin de la auditoria. Asegurar Testigos de Auditoria: Consiste en escoger algunos empleados de diferentes reas de la compaa para que acompaen y guen al auditor en el desarrollo del plan de auditoria. Estas personas sirven de testigos del proceso, esto quiere decir que estn observando y corroborando la informacin recolectada y el cumplimiento del plan de auditoria sin interferir en l. Aunque esta actividad es de gran importancia, no es obligatoria; en la Norma ISO 19001 se considera deseable nombrar a los testigos de la auditoria.

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Auditoria: Consiste en la recoleccin de toda la informacin pertinente a los objetivos, alcances, criterios y en si todos aquellos datos que resulten relevantes para la auditoria. La informacin debe ser verificable para constituirse como evidencia dentro de la auditoria. Anlisis de la Auditoria: Las evidencias encontradas son evaluadas de acuerdo a los criterios establecidos y de esta forma son definidas como hallazgos los cuales pueden identificarse como conformidad, no conformidad o como oportunidad de mejora. Auditoria Segunda Ronda: Es una segunda auditoria que se realiza sin programacin previa, sta se lleva a cabo cuando han quedado vacos y dudas sobre algunos de los aspectos auditados. El auditor acude a las reas de la compaa en donde puede recolecta la informacin faltante con el fin de completar los registros y de esta forma emitir el informe final. Cierre de Auditoria: Al finalizar la recoleccin de evidencias se debe realizar una reunin de cierre con el objetivo principal de presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria a la organizacin auditada. Seguimiento: Al terminar el proceso es posible identificar acciones correctivas, preventivas u oportunidades de mejora, las cuales pueden ser emprendidas por el auditado segn un plan diseado por la direccin de la propia organizacin. El seguimiento no es considerado parte de la auditoria. Informe de Gerencia: Es un documento en el cual se plasman los resultados de la auditoria, los cuales deben ser usados por la direccin de la organizacin a la hora de proyectar los planes de mejoramiento del Sistema.

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Equipo de Trabajo
1. Hernn Jimnez & Asociados. - Contenido Base Formacin: Economista de la Universidad de los Andes en 1977. Ingeniero de Sistemas de la Universidad de los Andes. Auditor Lder de ISO9001 de Bureau Veritas Quality International (Norma 1994). Auditor Lder de SGS (Norma 2000). Especialista de ISO9001 en softwarede SPC Canad (1992). Estudiante del programa CBA en CMMI de SEI de Universidad de Carnegie Mellon. e-mail: hernan.jimenez.barrero@gmail.com 2. Edgar Nelson Lpez L. - Direccin General Formacin: Licenciado en informtica educativa Uptc MsC. Ingeniera de Sistemas y Computacin Universidad de los Andes e-mail: edgar.lopez@uptc.edu.co 3. Marleny Bernal Bernal. - Correccin de Estilo Formacin: Administradora de Empresas Uptc Especialista en Mercadeo Agrcola Uptc e-mail: marleny.bernal@uptc.edu.co 4. Herman A. Rueda Ulloa. - Diseo Grfico y Montaje Formacin: Diseador grfico - Universidad Jorge Tadeo Lozano Bogot Colombia Profundizacin en Mercadeo en Internet y diseo de sitio web Universidad Jorge Tadeo Lozano Bogot Colombia e-mail: herman.rueda@uptc.edu.co 5. Yina Santisteban Balaguera. - Diseo Instruccional y Montaje Formacin: Diseadora Industrial Uptc Master en Diseo y Comunicacin - Universidad de Palermo Argentina. e-mail: yina.santisteban@uptc.edu.co

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