LECCION 22 - SEGURIDAD

Unidad 22. Seguridad. (I)

Introducción

Hoy día existe bastante concienciación de tener un sistema de seguridad instalado en nuestro PC, con
antivirus, cortafuegos, anti-spyware, etc. Y más aún si tenemos contratado un acceso a internet, ya que
sabemos el peligro que tenemos de que nuestro ordenador quede en mano de los "asaltantes cibernéticos".

También es muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documento en
entornos de trabajo donde usuarios diferentes pueden disponer del documento. Por ejemplo, en una
empresa una secretaria puede tener acceso a un ordenador donde hay algunos documentos a los que
interesa que no tenga autorización para modificarlos.

En Word también existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos.

Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:

- Añadir contraseña a un documento.

- Controlar quien puede abrir, modificar o imprimir un documento.

- Identificar al autor del documento por medio de la firma electrónica.

- Proteger el documento contra virus de macros.

- Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.

En esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos.

Word proporciona un nivel de seguridad adecuado, pero no es un sistema inviolable cien por cien, por lo
que conviene completar, con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.

Añadir contraseña a nuestro

documento.

Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es asignándole una
contraseña para que únicamente la persona que conozca esa contraseña puede abrir, modificar, etc., el
documento.

Una contraseña (o palabra de paso, Password, en inglés) es una combinación de caracteres que
pueden contener tanto letras como números y que utiliza un sistema de encriptación para convertir el
texto introducido en una cadena de caracteres indescifrables.

Accediendo por el Botón Office - Preparar - Cifrar documento podemos ver este cuadro de diálogo
desde el que introduciremos la contraseña.

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Al escribir una contraseña nos aparece otro cuadro de diálogo para que volvamos a repetir la contraseña.

Restricciones de formato y de
edición.

Restricciones de formato.

Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es

impedir que puedan modificar el formato de nuestro documento.

Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el

texto del documento, pero no pueden realizar ningún cambio de
formato.

Para habilitar esta característica debemos acceder a la

pestaña Revisar, desplegar la opción Proteger documento y
seleccionar Restringir formato y edición.

Se abrirá el panel que ves a tu derecha.

La primera opción Restricciones de formato permite proteger

el documento sobre modificaciones de formateo.

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Pulsando sobre Configuración...

accedemos a un cuadro de diálogo
donde podemos seleccionar que tipo
de formateos restringimos.

Los estilos que vemos marcados

son los que están permitidos, si
quitamos la selección, esos estilos
serán los que NO se permiten hacer
sobre el documento.

Disponemos de 3 botones.

Todo. Marca todos los

estilos.

Mínimo recomendado.
Deja sin marcar algunos
estilos según el criterio de
word.

Ninguno. No deja marcado

ningún estilo.

Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar.

En el panel Proteger documento el tercer paso es comenzar a aplicar, se activa el botón Si, aplicar la
protección. Al pulsar sobre este botón nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contraseña, para
que posteriormente podamos desactivar esta restricción.

Para desactivar esta restricción en este mismo panel debemos pulsar sobre el botón Suspender la
protección que aparecerá, nos aparece un diálogo donde debemos introducir la contraseña y pulsar
Aceptar.

Restricciones de edición.

Con esta restricción podemos determinar que tipo de edición permitimos sobre el documento. Podemos
limitar los cuatro tipos de edición que vamos a ver a continuación.

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Al seleccionar la segunda opción Admitir sólo este tipo de

edición en el documento se despliegan unas opciones en el panel
de Restringir formato y edición.

Podemos seleccionar que tipo de

ediciones sobre el documento queremos
habilitar. Podemos seleccionar entre la
lista que vemos en la imagen.

Y en excepciones podemos seleccionar que usuarios pueden

realizar modificaciones.

Cambios realizados. Esta opción permite que el usuario realice

modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados
serán resaltados.

Comentarios. Con esta opción los usuarios únicamente pueden

introducir comentarios sobre el documento.

Rellenando formularios. Con esta opción los usuarios solo

podrán escribir en las áreas de los formularios.

Sin cambios. Esta opción es la más restrictiva, no permite

realizar ningún cambio, equivale a sólo lectura.

Otras opciones de seguridad.

La firma digital.

En el Botón Office, Preparar encontrarás la

opción Agregar una firma digital, donde
podemos acceder al diálogo Obtener Id. digital
digital, donde Word nos da la posibilidad de crear
una firma digital o de solicitarla en alguno de los
sitios recomendados por Microsoft.

Para tener una firma digital, antes, debemos

contratarla a una autoridad certificadora como la
Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Esta y
alguna otra compañía ofrecen certificados de
firmas digitales, para más información visita su
web e infórmate de cómo contratar una firma
digital.

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 LECCION 22 - SEGURIDAD

Una firma digital sirve para asegurar la autoría de un documento, es decir que un documento con una
firma digital con un certificado contratado podemos asegurar que ha sido realizado (o cuanto menos que ha
sido firmado) por el usuario al que pertenece la firma.

No vamos a entrar en detalle pero en una firma digital existen 2 tipos de clave para un mismo usuario, la
clave pública que todo el mundo conoce y sirve para cotejar que un documento es de quien dice ser, y una
clave privada que es la que utiliza el usuario que firma el documento y que únicamente debe conocer él.

Word te da la posibilidad de crear tú tu propia certificación que únicamente te será valida para identificarte
para trabajar con Office. Si ese va a ser el único uso que le vas a dar a tu firma digital puedes utilizar esta
alternativa.

Una vez creada la firma verás

la ventana que ves a tu derecha.

Si queremos cambiar la firma

digital haremos clic en Cambiar
y seleccionaremos otra que se
encuentre en el equipo. En caso
contrario, hacer clic en Firmar.

A partir del momento en que

se firme un documento, este no
podrá ser modificado. En caso
de que sufriese algún tipo de
edición la firma se rompería,
pues no sería posible afirmar
que el sujeto que ha realizado los cambios es el mismo que firmó el documento.

Puedes firmar y romper la firma tantas veces como quieras. Lo importante es que cuando el documento
este finalizado, al añadirle la firma, cada persona que lo abra verá que lo hiciste tú y no podrá modificarlo sin
romper la firma digital.

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 LECCION 22 - SEGURIDAD

Seguridad de macros.

En el
Botón
Office,
Opciones
de Word
podemos
escoger la
categoría
Centro de
confianza.
Allí
encontrare
mos varios
enlaces de
informació
n y un
botón que
nos llevará
a su
configuraci
ón:
Configura
ción del centro de confianza, en el que podemos especificar el nivel de seguridad sobre los documentos.

Como vimos en la unidad de macros, las macros se pueden programar para realizar determinadas tareas,
de modo que pueden crearse macros malintencionadas que pueden modificar el buen comportamiento de
Word y perjudicar nuestro sistema. De modo que puede ser, y de hecho es, un agujero de seguridad que en
cierto modo podemos controlar dependiendo del nivel de seguridad que apliquemos.

Deshabilitar todas las macros sin notificación. Es el más restrictivo puesto que no
permite la ejecución de macros en tu equipo.

Deshavilitar todas las macros con notificación. Permite la ejecución de macros a

petición del usuario. cuando abras el archiv saltará un aviso que deberás aceptar si quieres
que las macrosse ejecuten.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Permite la ejecución
de las macros con firma digital.

Habilitar todas las macros. Es el nivel más bajo de seguridad y por tanto el más
peligroso puesto que no ofrece protección alguna sobre las macros.

En la categoría Editores de confianza podemos seleccionar aquellas firmas digitales de usuarios o

compañías de las cuales permitimos ejecutar las macros adjuntas en sus documentos.

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En la pestaña Seguridad del diálogo Opciones disponemos de una serie de opciones de

confidencialidad, como vemos en esta imagen:

Podemos seleccionar:

Quitar información personal... Si seleccionamos esta opción al guardar el documento en

Word, eliminará la información relativa a la autoría del documento, es decir los campos
relativos al autor del documento como nuestro nombre y demás se dejarán en blanco.

Avisar antes de imprimir... Esta opción permite que seamos avisados antes de imprimir,
guardar o enviar un archivo con modificaciones.

Guardar el número aleatorio... Word al guardar un documento le asigna un número para

posteriormente identificarlo, esta opción genera un número aleatorio para el identificador del
documento.

Hacer visible el marcado oculto... Esta opción muestra las marcas ocultas al abrir o
guardar un documento.

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Gestión de derechos de
información (IRM).

Esta es una herramienta enfocada para documento creados a partir de la versión MS Office Professional
Edition 2007 o la versión de Word 2007.

Además de estas versiones, para utilizar la herramienta de gestión de derechos de información (IRM) es
necesario tener instalado el sistema operativo MS Windows Server 2007 o el servicio .NET Passport.

Con esta herramienta conseguimos un control completo sobre la seguridad de nuestro documento
restringiendo el acceso y modificación completa o parcial del documento a los usuarios que nosotros
especifiquemos.