Manual de Contabilidad

Contabilidad
Manual del Usuario

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PRESENTACION
La Contabilidad se define como la planificacin, proceso, conservacin, anlisis e interpretacin de todas las operaciones econmico - financieras de un negocio. El presente manual tiene la Finalidad de proporcionar al usuario una valiosa herramienta para la correcta implementacin, utilizacin y aprovechamiento del Sistema de Contabilidad DATCORP. Para ello, el manual esta diseado pensando en las necesidades del usuario y la practicidad para su aplicacin; de tal manera que en la medida que se avance con la lectura del presente manual y con la ayuda de los grficos incorporados, el usuario podr aprender en forma sencilla las bondades del Sistema de Contabilidad. Hoy en da una Contabilidad eficiente y eficaz, debe reunir indefectiblemente estas caractersticas, de tal forma que los informes que esta emita renan las mismas condiciones de oportunidad y razonabilidad para una adecuada toma de decisiones. Teniendo en cuenta, esta gran necesidad de las empresas, el Sistema Integral DATCORP, a travs del Sistema de Contabilidad brinda hoy en da la mejor herramienta para la centralizacin y registro de las operaciones generadas en los diversos Sistemas de Gestin adquiridos. He aqu, la importancia de lo integral del Sistema DATCORP, pues la informacin fluye al Sistema de Contabilidad en forma automtica y de igual forma se traduce en asientos contables, listos para ser procesados y obtener los Estados Financieros oportunamente, que es el principal objetivo del rea de Contabilidad.
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Manual de Contabilidad
Captulo 1 - SISTEMA DE CONTABILIDAD

Con DATCORP los asientos son registrados directamente al sistema o transferidos en forma automtica desde los otros sistemas (si estos han sido adquiridos). Todos estos asientos tanto los registrados directamente como lo generados de los otros sistemas son guardados, si el asiento rene todas las caractersticas bsicas y predefinidas, el sistema le atribuye la condicin de pendientes. Concluido el registro de todos los asientos de un perodo (que es definido por el usuario; por ejemplo diario, semanal, quincenal, mensual) se realiza el proceso de Actualizacin (o mayorizacin) en cual se actualizan los saldos de las cuentas en base a todos los asientos guardados con la condicin de pendientes. A partir de este proceso se pueden obtener todos los informes (reportes y consultas) que emite el sistema Contable. A fin de poder aprovechar las ventajas que brinda un Sistema Informtico Integral como el DATCORP se deben seguir ciertos lineamientos que les va a permitir una mejor contabilizacin y control de sus operaciones reflejado en reportes confiables y oportunos, aunque no sea necesario definir completamente la Contabilidad para usar los otros sistemas, como FACTURACION, INVENTARIOS, CUENTAS POR COBRAR, CUENTAS POR PAGAR, etc., ni tampoco ser necesario definir completamente u obtener estos otros Sistemas DATCORP para utilizar y beneficiarse de las bondades del Sistema de Contabilidad.
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ESTRUCTURA DE LOS MDULOS

Al ingresar al Mdulo de Contabilidad, observamos el men disponible, el cual contiene una serie de opciones, permitiendo as poder ingresar a cualquiera de ellos de acuerdo a los requerimientos o necesidades al momento de trabajar. El men se muestra bajo la siguiente estructura: Tablas Bsicas Registro de Transacciones Procesos de Actualizacin Informes Consultas Centralizaciones de Mdulos
1. TABLAS
Nos permite efectuar el mantenimiento y consulta de las tablas bsicas del sistema contable. Estos datos generalmente son informacin relativamente fija en el sistema; es decir, sufren modificaciones muy rara vez Como contiene la configuracin general del mdulo de Contabilidad, muchas de las mismas sirven de base para ser usada en todo el sistema Datcorp. Por tanto, la adecuada configuracin de las tablas permitir un registro eficiente, dinmico y seguro de sus operaciones. Es por ello que se recomienda de manera categrica, que dichas tablas sean configuradas por personal con un alto grado de capacitacin, criterio y experiencia en la empresa a fin de que plasme en las tablas del
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DATCORP las necesidades de informacin propias de la empresa. Entre los procesos que se permiten realizar en este men son: el de mantenimiento (Creacin, modificacin, eliminacin, consulta) y listado de los datos contenidos en estas tablas. Las opciones definidas en el men de TABLAS son las siguientes: 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 Entorno del sistema Perodos contables Plan de cuentas local Plan de cuentas equivalente Centros de utilidad Centros de costos Monedas Bancos Giros de negocio Cdigos auxiliares Tipos de impuestos Subdiarios File Numeradores Tipos de Cambio Tipos de documento Estados Financieros
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1.1
ENTORNO DEL SISTEMA:
En el Entorno del Sistema se determinan los ejercicios contables a trabajar en el Sistema Integral DATCORP, adems de ello, tiene por funcin establecer los meses de dichos ejercicios que permanecern abiertos y aquellos que estarn cerrados.
Al dar un click sobre la pestaa Entrada de Datos, se mostrar la ventana que a continuacin se presenta:
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Los datos a ingresar en esta ventana son los siguientes: a) Ao 1: Se debe digitar el primer ao o ejercicio contable a partir del cual se ingresar la informacin contable. Cabe resaltar que una ingresado el ao, el ingreso de informacin contable puede iniciarse en cualquiera de los meses. b) Meses: Para cerrar un mes (no acepta modificaciones, solo da acceso a reportes y consultas) se digita la letra C y se da un click en guardar de la Barra de Herramientas. Los meses abiertos, son aquellos cuyas casillas estn en blanco. No es necesario cerrar el mes anterior para cerrar el actual. Nota: El cierre del entorno, impide el acceso a los comprobantes, protegindolos de cualquier alteracin, por lo cual consiste en un proceso, ni genera registros adicionales. c) Ao 2: Los procedimientos son los mismos. d) Meses: Los procedimientos son los mismos. Ej. : El mes de enero ha sido cerrado, y se intenta ver sus comprobantes fuentes:
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1.2
PERIODOS CONTABLES
El ciclo de la Contabilidad consiste en los procedimientos para realizar el ingreso de informacin en los libros y culmina con la emisin de los reportes financieros. Para ello se debe definir un periodo generalmente 12 meses (llamado ejercicio fiscal) en algunos pases esta reglamentado el periodo fiscal para ciertas clases de negocios, se pueden tener periodos de 4, 6, 12 meses, etc. En estas tablas se definen los periodos contables en los cuales se trabajarn las operaciones de registro. Con tal fin se presentan dos tablas. Una para crear los ejercicios fiscales y otra para matricular los periodos que existirn en cada ejercicio. Cada vez que se configure una nueva empresa el sistema solicitar el llenado de estas tablas Cada vez que se ingrese al sistema ste validar que los periodos para la fecha ingresada hayan sido previamente matriculados.
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Ejercicios Fiscales Bajo esta opcin matriculamos los ejercicios fiscales de acuerdo a los siguientes pasos Asignamos el cdigo del ejercicio. Este campo consta de 6 caracteres. Por ejemplo: Creamos el ejercicio fiscal bajo el cdigo EJ2006 para hacer ms fcil la lectura que nos estamos refiriendo al ejercicio correspondiente al ao 2006.
Como habrn notado el cdigo que nosotros asignemos es libre, razn por la cual consideramos muy importante estructurar adecuadamente el mismo. Indicamos la descripcin del cdigo. Para el ejemplo indicaremos EJERCICIO 2006 Indicamos la fecha de inicio y fin para el periodo que estamos creando. Para el ejemplo indicamos desde el 01/01/2006 al 31/12/2006. Es importante indicar que no necesariamente las fechas de inicio y fin deben coincidir con el periodo calendario, puesto que en algunos pases los ejercicios fiscales inician en un mes diferente a enero y por lo tanto concluyen en otro mes diferente al de diciembre. Indicamos el nmero de periodos que tendr el ejercicio fiscal que estamos creando. Para el ejemplo indicamos 12 para hacer referencia a los doce meses del ao. Sin embargo podemos asignar mas periodos. Indicamos el Prefijo del perodo. El sistema guarda en la base de datos de todos los movimientos el cdigo del perodo al cual pertenece. Este cdigo de perodo se construye concatenando el Prefijo que le indiquemos mas un correlativo. Para el ejemplo indicaremos el siguiente prefijo: EJ06.
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Indicamos el correlativo con el cual va a iniciar el primer perodo dentro de este ejercicio. Para el ejemplo indicamos el valor 1 para hacer referencia que nuestro primer periodo mensual empezar en ese valor. Por tanto los periodos mensuales que indiquemos en la siguiente tabla tendrn como cdigo la siguiente estructura. EJ0601 que viene a ser el prefijo + el correlativo
Perodos Mensuales
Bajo esta opcin matriculamos los perodos mensuales pertenecientes al ejercicio fiscal que acabamos de crear. Esta se realiza de acuerdo a los siguientes pasos: Seleccionamos el ejercicio fiscal previamente creado y para el cual deseamos crear sus perodos mensuales.
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Al aceptar este cdigo, automticamente se crean los periodos mensuales as como sus cdigos de perodo de acuerdo a los parmetros indicados en la tabla de ejercicios fiscales. Para el ejemplo: Se crearn automticamente 12 perodos mensuales y que tendrn como cdigo EJ0601 hasta el EJ0612 Una vez indicado ingresada a esta opcin necesariamente tienen que completarse los datos que faltan para el nmero de periodos mensuales creados. De otra manera el sistema le mostrar el siguiente mensaje
Para completar los datos para los perodos mensuales ubicamos el cursor en el perodo que queremos completar haciendo un click con el botn izquierdo del Mouse. Para el ejemplo nos posicionamos en el perodo EJ0601 y hacemos clic. En la parte superior se muestra el texto CODIGO del perodo mensual en donde hemos seleccionado. A la derecha del texto CODIGO completamos el nombre del perodo mensual al cual nos referimos. Para el ejemplo se muestra el valor EJ0601, entonces digitamos ENERO o cualquier otro nombre que ustedes designen. Tal como se muestra en la figura
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En la fecha de inicio indicamos la fecha de inicio y fin del periodo mensual. Para el ejemplo estamos indicando que se inicia el 01 de enero del 2006 y concluye el 31 de enero del 2006. Luego Hacemos un clic sobre el signo + para aceptar ese cambio respecto a ese perodo mensual. Al realizar esto el sistema les mostrar la siguiente imagen
Otro dato importante es referente a asignar el mes en el cual se registrar el asiento de apertura. Para el ejemplo el sistema asume que el primer perodo contendr el asiento de apertura, razn por la cual la marca con un check al cdigo EJ0601. Si se requiere se le puede indicar un mes diferente para el asiento de apertura.
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Luego de completar el primer perodo continuamos con el siguiente de la misma forma. En esta tabla tambin se indica el tipo de cambio cierre para cada mes. Slo es necesario cuando se requiera procesar el mes que necesitemos emitir el balance. Por lo tanto para efectos de la creacin de los perodos mensuales no es obligatorio completarlos. Una vez que hayamos concluido con todos los perodos mensuales del ejercicio fiscal seleccionado procedemos a guardar la informacin. Para ello nos ubicamos en el icono que contiene la figura de un Diskette.
1.3 PLAN DE CUENTAS Al seleccionar del men Tablas la opcin Plan de Cuentas el sistema le muestra la siguiente ventana:
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A) LISTA: En la pestaa de Lista se muestra por defecto las 50 ltimas cuentas creadas; Si requerimos que nos muestre todas las cuentas nos ubicamos en el texto BUSCAR POR y seleccionamos la opcin NINGUN FILTRO Si necesitamos ubicar una cuenta o grupo de cuentas primero elegimos el criterio de nuestra bsqueda. El sistema nos permite buscar por Cdigo de cuenta contable CUENTA o por el nombre de la misma DESCRIPCION Una vez elegido el criterio tenemos que indicar el valor de nuestra bsqueda. Para ello tenemos las siguientes alternativas. Bsqueda por dato exacto: Si tengo el nombre completo del valor que busco entonces lo digito completamente. Por ejemplo si necesitamos ubicar la cuenta contable 12101 el sistema buscar el dato exacto, si no encuentra no mostrar ningn valor en la LISTA Bsqueda por valor de inicio: Digito el valor de bsqueda seguido de %. El sistema buscar los datos del valor digitado que empiecen con ese valor. Por ejemplo si digitamos 121% el sistema ubicar todas las cuentas que empiecen con el valor 121 Bsqueda por valor final: Digito % seguido del valor de bsqueda. El sistema buscar los datos que culminen en ese valor digitado. Por ejemplo si digitamos %121 el sistema ubicara todas las cuentas que culminen con el valor 121 Bsqueda por valor que contenga: Digito % al inicio y al final del valor de bsqueda. El sistema buscar los datos que contengan el
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valor de bsqueda. Por ejemplo si digitamos % 121% el sistema mostrar todas las cuentas que contengan un valor 121 Es importante indicar que una vez elegido el criterio de bsqueda se mostrar la lista siempre que indiquemos F5 Ej. : Deseo ver la configuracin de la cuenta 12102 1. Dar un Click al botn Buscar de la Barra de Herramientas. 2. Indicar la Clave de Bsqueda o tipo de bsqueda (por cuenta) utilizando el botn desplegable.
3. Ingresar la Cuenta o descripcin a buscar segn lo indicado en la opcin anterior (12102). 4. Ubicamos el valor en la lista lo cual le permite entrar a las pestaas Datos Generales Configuracin 1 y/o 2 para dar mantenimiento
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Esta forma de bsqueda de cuentas la podr ejecutar en muchas ventanas del Sistema y en cualquiera de las pestaas de entradas de datos. Para crear las cuentas contables debe hacer un click en el botn Nuevo, con lo cual el sistema le muestra la pestaa Datos Generales totalmente en blanco parar la creacin de una cuenta contable. B) DATOS GENERALES: En esta pestaa se crean, modifican y definen las exigencias de las cuentas al momento de su registro (Coa, Registro, C. Costo). Tambin se establece la forma en que las mismas habrn de cancelarse durante la Mayorizacin. Y por ltimo se configuran los asientos automticos por diferencia de cambio.
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a) Cdigo: Ingrese el nmero de la cuenta contable. Las cuentas de ltimo nivel pueden tener hasta 10 dgitos (lo cual puede ser ampliado a solicitud del cliente). No est de ms recordar que el Plan Contable General Revisado todava est vigente, por lo que debe respetarse su codificacin mnimo hasta los 3 dgitos. b) (T) ttulo/ (D) Detalle: Se debe indicar si el cdigo registrado es una cuenta de registro. El valor T se usa para cuentas de agrupamiento y D para cuenta de detalle. El estndar del Sistema es para tres niveles de agrupamiento de cuentas (Ver Ej. de Descripcin) c) Descripcin: Nombre de la cuenta. Ej. : CUENTA
10 104 10401 DESCRIPCION CAJA Y BANCOS CTAS. CTES. BANCARIAS BANCO DE CREDITO M.N.
T/D
T T D
NIVEL
2 dgitos 3 dgitos Cuenta
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d) Partida: Registrar el cdigo de la partida presupuestal a la que esta asociada esta cuenta contable. Este dato es exigible si cuenta con el sistema de presupuestos. e) Cuenta Equivalente: Se registra el cdigo de la cuenta de un Plan de Cuentas adicional, lo cual permite llevar una sola contabilidad segn dos planes de cuentas equivalentes. Se puede llamar la ventana de ayuda (click derecho) para seleccionar la cuenta equivalente a la que se est creando. f) Coa: Al indicar la opcin si, cada vez que se quiera registrar un asiento utilizando esta cuenta, el sistema le exigir que ingrese un Cdigo Auxiliar. Con ello se asigna el registro de la cuenta contable a un Coa especfico, pudiendo obtener saldos de cuentas contables por cada uno de las coas registrados. g) Registro: Es una exigencia que consiste en indicar al sistema si deseamos que en los registros y saldos de cuentas por cdigo (indicado anteriormente) se asigne adems un detalle de los documentos que lo conforman. h) Tipo de Cancelacin: Es importante resaltar que de poco sirve haber escogido las opciones anteriores correctamente, si luego no indicamos el tipo de cancelacin concordante con dichas especificaciones. Contablemente el Tipo de Cancelacin se refiere al tipo de mayorizacin efectuado (en memoria), a fin de establecer el nivel de anlisis de los saldos finales.
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Ej.: Para la cuenta 12102 Facturas por Cobrar en M.E. las indicaciones sern: Coa: SI (para indicar el cdigo del cliente al provisionar una factura). Registro: SI (para indicar el # de factura motivo de provisin. Tipo de Cancelacin: Por Cuenta Coa y Registro (para obtener el saldo de la cuenta 12102 por Cliente y disgregado por documento.
i) Centro de Utilidad: Indicamos si la cuenta exigir que se le asigne un centro de utilidad. Una cuenta que exige centro de utilidad no se permite que exija centro de costo. Estos son excluyentes. Generalmente las cuentas de ingresos por resultados tales como ventas, Ingresos Diversos, Ingresos excepcionales son las que exigirn centros de utilidad
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j) Centro de Costos: Consiste en la asignacin de gastos a los Centro de Costos creados por la empresa. Con ello se podr obtener cuadros de los gastos incurridos por cada uno de los centros. Generalmente las cuentas que exigen centro de costo son las cuentas de gastos. k) Moneda Extranjera: Sirve para indicarle al sistema las cuentas contables que tendrn movimiento en dlares (u otra moneda). Con el objeto de que el sistema calcule la diferencia del tipo de cambio en la cancelacin o el cierre tomando como referencia los importes en dlares. l) Tipo Diferencia de Cambio: Esta indicacin es muy importante para que el sistema calcule correctamente el importe de las diferencias de cambio.
Sirve para indicarle al sistema cual es el saldo en moneda extranjera que debe tomar para calcular dicha diferencia:
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El ajuste por saldo consiste en tomar el saldo en dlares de la cuenta y ajustarlo al tipo de cambio de cierre. El ajuste por saldo analizado, toma el saldo de cada registro, a fin de atribuirle a este el efecto de la diferencia de cambio. Ej. : CUENTA
10402 12102 42102 M.E. SI SI SI
TIPO DE DIF. CAMBIO

AJUSTE POR SALDO A. POR SALDO ANALIZADO A. POR SALDO ANALIZADO
T.C. COMPRA COMPRA VENTA
Se recomienda que las cuentas que tengan exigencia de coa y registro y que a su vez exijan dlares se le indiquen en esta opcin que el ajuste por diferencia en cambio sea a nivel analtico. m) Tipo de cambio: Indica cual es el tipo de cambio de cierre a utilizar (compra o venta) con el fin de calcular la diferencia correcta. Ver ejemplo anterior.
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n) Cuenta ganancia: Indica la cuenta contable en la que se registrar (en caso exista) la ganancia por diferencia de cambio. Puede llamarse la ventana de ayuda (click derecho).
o) Cuenta prdida: Indica la cuenta contable en la que se registrar (en caso exista) la prdida por diferencia de cambio. Puede llamarse la ventana de ayuda (click derecho). Ejemplo de la Configuracin de una Cuenta Contable
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p) Cuenta de Destino: En esta opcin se indican las cuentas de destino que automticamente generara el sistema. Se pueden definir hasta dos asientos automticos de destino. Tambin se indica a que columna del Balance Columnado ir el saldo de esta cuenta a fin obtener los 3 Estados Financieros Bsicos; es importante resaltar que muchas veces el Balance Columnado no cuadra por que estos datos (destino y columna) no fueron correctamente definidos. Asiento Automtico 1: Esta opcin permite generar asientos por Transferencia o por Destino. Este asiento se genera automticamente durante el proceso de Actualizacin (Pg. XX) y por los mismos importes que el consignado para esta cuenta. Su utilizacin ms frecuente es para generar los asientos de destino de la clase 6 a la clase 9 o viceversa.
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Para simplificar la bsqueda de las cuentas automticas, se da un click derecho sobre las etiquetas a fin de llamar a la ventana de ayuda y ubicar mejor la cuenta necesaria. Cuenta Debe 1: Indicar la cuenta contable que ir en el debe al generar el primer asiento automtico de destino. Ej.: Destino de la Cuenta Contable 60601 Compra de Suministros Diversos
Cuenta Haber 1: Indicar la cuenta contable que ir en el haber al generar el primer asiento automtico de destino.
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a) Asiento Automtico 2: El procedimiento es el mismo que el indicado para configurar el Asiento Automtico 1. b) Columna de Balance: Se anota el tipo de cuenta que se registra (B, F, N o A) a fin de que en el reporte de Balance Columnado se ubique el saldo de la cuenta en la(s) columnas correctas. Ej.: CUENTA
12102 60101 94905 70101 79101 DEBE 1 20101 65905
HABER 1
61101 79101
COL. B. B N F A
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1.3 PLAN DE CUENTAS EQUIVALENTE: Permite la creacin de cdigos de cuentas adicionales al Plan de Cuentas Regulado por leyes locales. Este usa por ejemplo cuando un grupo empresarial maneja un Plan de cuentas corporativo distinto al de la empresa o para compaas subsidiarias de corporaciones transnacionales que informan sus balances y movimientos segn el Plan de Cuentas de la Principal.
Para crear una cuenta adicional se da un click al botn Nuevo, con lo cual el sistema muestra la pestaa Entrada de datos en blanco. Los datos a ingresar son: a) Cdigo: Ingresar el nmero de la cuenta equivalente, en este caso no se distinguen niveles, puesto que asumen todas los importes y caractersticas de las cuentas del Plan Contable con la cual se relacionan. El mximo de dgitos a emplearse es 10 (puede ser ampliado).
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b) Descripcin: Digitar el nombre de la cuenta equivalente. Ej.:
CTA.
101 104 121 123
DESCRIP. CTA. CAJA CTAS. CTES. FACTURAS LETRAS
C. EQUIV.
10101 10101 15101 15101
DESCRIP. C. EQ. DISP. EN CAJA O BCOS DISP. EN CAJA O BCOS DEUDAS COMER. CTES. DEUDAS COMER. CTES.
1.4 CENTRO DE UTILIDAD: Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla de Centros de utilidad que se emplearn en las transacciones contables, para facilitar su identificacin y contabilizacin. Esta Tabla debe contener las descripciones de las reas orgnicas o funcionales a los que se destinan los Ingresos. Gracias a esta tabla se controla la utilidad operativa por cada rea orgnica o funcional.
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Uno de los objetivos del sistema es crear mecanismos que respondan las inquietudes de la gerencia sobre la organizacin .Por tal fin se crean los centros de utilidad que no es otra cosa que las divisiones autnomas de una organizacin y que constituyen lo que se ha dado en llenar una cartera de negocios. Por tanto los centros de utilidad nos permitirn medir y controlar la rentabilidad de divisiones y departamentos dentro de una organizacin.
Caractersticas de los Centros de utilidad Los centros de utilidad se configuran de acuerdo a la necesidad de informacin y giro de la empresa que estamos implementando Un centro de utilidad comprende un conjunto de centros de costos. Manejo de distintos centros de utilidad en archivos independientes al plan contable permitiendo llevar el saldo de cada cuenta por cada centro de costos y agrupados por centros de utilidad Al crear un centro de utilidad independiente para cada unidad de expansin significara un estado de prdidas y ganancias para cada administrador. As, la suma de las utilidades (o prdidas) de cada centro de utilidad, generar la utilidad total ( o la prdida total) de la empresa. Permitiendo evaluar la gestin de cada rea. Los centros de utilidad permiten delegar autoridad
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Al crear una estructura empresarial se delega autoridad y responsabilidad a sus empleados clave, lo cual est vinculado con las ganancias y la responsabilidad. Esto se convierte en un "centro de utilidad" que administra el empleado clave. Cada centro de utilidad tiene una contabilidad de ganancias y prdidas independiente, que se examina con frecuencia. (Muchas tiendas de comida rpida operan en base a estados de prdidas y ganancias semanales!) La idea es crear un ambiente donde su personal clave sienta que tiene la autoridad para tomar decisiones empresariales y que se les paga incentivos en base a sus propios centros de utilidad
EJEMPLO UTILIDAD:
DE
POTENCIALES
CENTROS
DE
Los centros de utilidad se estructuran en base las actividades de la empresa. Por ejemplo: mercadeo, Gestin de la Produccin, Recursos Humanos, Gestin del crdito, Informes Financieros, Compras. Si la empresa que estamos implementando no desea estructurar en base a estos supuestos entonces bastar con crear un solo centro de utilidad General para la empresa en su conjunto. En otras empresas se optar por crear centros de utilidad por lneas de productos, sucursales, etc. 1.5 CENTRO DE COSTOS: Objetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla de Centros de Costo que se emplearn en las transacciones contables, para facilitar su identificacin y contabilizacin. Esta Tabla debe contener las
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descripciones de las reas orgnicas o funcionales a los que se destinan los gastos de la empresa. Esta tabla determina mediante un cdigo los departamentos administrativos o plantas de produccin en las que estar divididos la empresa para efectos de costeo y as determinar la procedencia del gasto. Tambin puede usarse para identificar lneas de productos o servicios, as como otra aplicacin que le pueda dar la empresa. Recordemos que se crean centros de costos por cada centro de utilidad a) Cdigo: Ingresar el cdigo (alfanumrico) que desee asignarse al Centro de Costos. b) Descripcin: Digitar el nombre del Centro de Costos. c) Abreviatura: Digitar una abreviacin del nombre, el cual ser utilizado para ciertos reportes por Centro de Costos.
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1.7 MONEDAS Esta tabla servir para identificar los tipos de monedas a usarse en todo el Sistema, dicho cdigo tendr un campo de dos (2) caracteres. EJEMPLO: CDIGO DESCRIPCION
01 02
1.8 BANCOS
Soles Dlar
Esta tabla permite crear cdigos de todas las cuentas corrientes, de ahorro y de las mismas cajas de la empresa, de tal forma que se procesen e impriman los libros bancos y libros cajas necesarios para la contabilidad. De adquirir, el Sistema de Tesorera DatCorp, esta tabla permitir la contabilizacin automtica de movimientos registrados en dicho sistema.
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Al pulsar un click sobre esta opcin del men Tablas se mostrar la ventana siguiente:
Para modificar un Cdigo de Banco de la lista, se selecciona dicho banco y luego se pulsa un click en la pestaa Entrada de Datos. Para Crear o Eliminar se usan los iconos Nuevo o Eliminar respectivamente. Los datos a ingresar para configurar un nuevo Banco o Caja de la empresa, son los siguientes: a) Cdigo de Banco: Conformado por tres (03) dgitos alfanumricos. b) Descripcin: Es el nombre del Banco o la Caja a que hace referencia el cdigo. c) Nro. Cta. Cte.: Indica l # de la Cta. Cte. o Cta. de Ahorro.
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d) Cta. Contable: Para seleccionar la cuenta, se da un click derecho (ventana de ayuda) y se elige la cuenta relacionada con el Banco o Caja creada. Ej.: La Cta. Cte. en dlares del Banco Continental, tiene una cuenta contable en la cual debern asentarse todas las operaciones que involucren el cdigo 002 Bco. Crdito ME
e) Nro. Cheque: Indica el ltimo Nmero de Cheque emitido. f) Moneda: Seleccionar con ayuda del botn desplegable, la moneda en que est expresada la Cta. Bancaria o Caja creada.
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1.9 GIROS DE NEGOCIO Mediante esta tabla se crean los giros de negocio que se les puede asignar a los cdigos auxiliares. Para tal efecto se crean un cdigo de 3 caracteres. Por ejemplo, se pueden crear los giros de negocio como: 001 Imprentas 002 Asesora Legal 003 Transportes 004 Hospitales Etc. 1.10 CODIGOS AUXILIARES: En esta Tabla se registran todos los cdigos necesarios para el registro de los asientos y anlisis de las cuentas contables. Por ejemplo:
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Proveedores; a fin de obtener el saldo detallado por proveedor de las Cuentas por Pagar. Clientes; a fin de obtener el saldo detallado por cliente de las Cuentas por Cobrar. Empleados; a fin de obtener el saldo detallado por empleado de las Cuentas por Cobrar, Pagar, entregas a rendir, etc. Otros; cuando quiera que el cdigo est disponible en todos los Sistemas DATCORP.
Esta tabla es comn a varios de los Sistemas DATCORP como por ejemplo; si usted cuenta con el sistema Facturacin DATCORP los clientes registrados en esta tabla sern los mismos que se usaran para facturar. Sucede de la misma manera si usted tiene el Sistema de Cuentas por Pagar DATCORP para el caso de los cdigos de los proveedores.
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A) DATOS GENERALES La informacin solicitada en esta pestaa son los datos generales del cdigo auxiliar, de tal forma que pueda ser utilizado para guardar la informacin del trabajador, cliente o proveedor que se estime conveniente. Se recomienda usar el TAB del teclado para desplazarse mejor por todos los campos.
La informacin solicitada en las siguientes pestaas son los datos necesarios para la facturacin o cuentas por pagar y no son indispensables para la Contabilidad. Si desea mayor detalle de esta parte remtase al Manual del Sistema de Facturacin o Cuentas por Pagar DATCORP. Es importe sealar que solo se dar acceso a la Datos de Cliente 1-2 cuando en la primera pestaa se haya indicado en el campo Clasificacin cualquier opcin distinta a la de Proveedor, puesto que los datos a ingresar sern de uso exclusivo para las ventas.
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1.11 TIPO DE IMPUESTO

EL objetivo es actualizar y mantener una serie de variables que vienen predefinidos por el sistema. La facilidad de esta tabla es que nos permite variar la tasa de acuerdo a los requerimientos fiscales. Los cdigos a usarse son: IVA: Se refiere para el impuesto a las ventas. Se indica el porcentaje establecido IES: Se refiere al impuesto extraordinario de solidaridad R10: Se refiere a la retencin del impuesto por cuarta categora a usarse al momento de provisionar los recibos por honorarios profesionales. En este caso se aplica el 10% R05: Se refiere al impuesto a la renta de 4ta categora. Vlido para afectar las retenciones por recibos por honorarios. En este caso se aplica el 5%
1.12 SUB DIARIOS: La informacin contable en el sistema DATCORP esta clasificada para un adecuado y ordenado manejo, agrupando todos los asientos segn la naturaleza de la operacin. A este agrupamiento de comprobantes segn su naturaleza se le denomina sub. Diario, tambin se conocen como Libros Auxiliares.
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Ejemplos de Sub Diarios son: Subdiario de Caja Bancos Subdiario de Almacn Subdiario de Compras Subdiario de Ventas Subdiario de Activos Fijos Subdiario de Planilla Subdiario de comprobantes de Diario Asiento de apertura Asiento de Cierre Subdiario de Diferencia en cambio Etc.
Estas se crean agrupan o amplan de acuerdo a la necesidad de la empresa que estamos implementando Con un click en el botn Nuevo se podrn crear los Sub Diarios. a) Sub Diario: Ingresar el cdigo (alfanumrico) que desee asignar al Sub Diario. El mximo de dgitos a emplearse es 3. b) Descripcin: Digitar el nombre del Sub Diario a crearse. c) Tipo de Cambio: Indicar el tipo de cambio que se usar (Compra o Venta) para convertir los importes de moneda extranjera en moneda nacional y viceversa. d) Tipo de Proceso: Indicar (colocando algunas de la letras mostradas) si el Sub Diario es para registro de comprobantes mensuales (Ventas, Compras, Planillas, etc.) o para los otros procesos que se detallan.
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1.13 FILES DE SUBDIARIOS El Sistema de Contabilidad DATCORP se debern crear los Files, los cuales permitirn una agrupacin ms detallada y ordenada de los comprobantes. En tal sentido, los Files deben respetar la agrupacin general establecida por los Sub Diarios crendose en funcin a estos ltimos. Con un click en el botn Nuevo se podr crear los Files. a) Sub Diario: Ingresar el cdigo del Sub Diario en el cual se crear el File. Puede llamar la ventana de ayuda con click derecho sobre el campo. Ej.:
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1.14 NUMERADORES El Sistema de Contabilidad DATCORP enumera automticamente los comprobantes de forma correlativa a medida que se registran, para lo cual se debern crear por cada file definido un numerador.
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1.15 TIPOS DE CAMBIO: El Sistema de Contabilidad DATCORP es bimonetaria, es decir, registra, procesa y emite informes en la moneda oficial del pas y en cualquier otra moneda que se desee. Para efectuar los clculos en ambas monedas el sistema usa un tipo de cambio (del da de operacin) que refleje la relacin existente entre ambas monedas a fin de poder convertir los importes registrados de una moneda a otra. Por lo tanto, todos los das, antes del inicio de las operaciones del da se debe ingresar el tipo de cambio compra y venta que manejara la empresa. 1.9 DOCUMENTOS El Sistema de Contabilidad DATCORP est diseado para trabajar tambin en forma independiente de los otros Sistemas, por ello algunas de sus tablas son las mismas a las que se tiene acceso por otro Sistema DATCORP. Este es el caso de la tabla Documentos en la cual se crean los documentos por pagar y los documentos por cobrar a ser registrados como comprobantes de Compras y Comprobantes de Ventas respectivamente. Sin embargo, si se adquiri los Sistemas Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar DATCORP, estos documentos debern ser creados por los responsables de dichos Sistemas y la configuracin de las cuentas contables deber estar a cargo del Departamento de Contabilidad.
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Si no tuviera los sistemas antes mencionados de un click a la opcin sombreada y se mostrar una ventana para indicar si el documento a crear, configurar o modificar es un documento por pagar (proveedor) o por cobrar (cliente). Al Aceptar la seleccin efectuada, se mostrar la ventana siguiente:
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Para crear un documento se da un click al icono Nuevo de la Barra de Herramientas. Pero, si lo que desea es eliminar el documento, seleccinelo y pulse un click en el icono Eliminar de la Barra de Herramientas. Ahora, si desea modificar la configuracin de un documento creado, seleccinelo (un click) y luego pulse otro click en la pestaa Entrada de Datos.
a) Documento: Ingresar el cdigo del documento por cobrar a registrar como comprobante de venta. Ej.: FV = Factura de Venta NC = Notas de Crdito ND = Notas de Dbito b) Descripcin: Ingresar el nombre del documento.
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c) Cod. Documento SUNAT: Es el cdigo (numrico) que la SUNAT a establecido para los comprobantes a ser anotados en el Registro de Compras y/o Ventas. Estos son los nicos datos que se necesitan registrar comprobantes de Ventas en el Sistema de Contabilidad DATCORP, sin embargo, de adquirir el Sistema de Cuentas por Cobrar, se tendr que configurar completamente los documentos. Ver el Manual de Cuentas por Cobrar Al Aceptar la seleccin, se mostrar la ventana correspondiente a los documentos por pagar. Para crear un documento se da un click al icono Nuevo de la Barra de Herramientas. Pero, si lo que desea es eliminar el documento, seleccinelo y pulse un click en el icono Eliminar de la Barra de Herramientas. Ahora, si desea modificar la configuracin de un documento creado, seleccinelo y luego pulse otro click en la pestaa Entrada de Datos.
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a) Documento: Ingresar el cdigo del documento por pagar a registrar como comprobante de venta. Ej.: FP = Facturas por Pagar NP = Notas de Crdito del Proveedor ND = Notas de Dbito b) Descripcin: Ingresar el nombre del documento. c) Cod. Documento SUNAT: Es el cdigo (numrico) que la SUNAT a establecido para los comprobantes a ser anotados en el Registro de Compras y/o Ventas. De adquirir el Sistema de Cuentas por Pagar, se tendr que configurar completamente los documentos. Ver el Manual de Cuentas por Pagar 1.12 TABLA DE EE.FF.
Esta tabla permite configurar la estructura y presentacin de los Estados Financieros y Estados de Resultados de la empresa. A travs de esta opcin, se determinarn los conceptos que formarn parte de los dichos Reportes, as como las Cuentas Contables cuyos saldos sern considerados para la elaboracin de los Estados Financieros.
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La ventana inicial de los Estados Financieros, muestra en la pestaa Lista las lneas que aparecern en los reportes. Dichos reportes estn diferenciados por cdigos, los mismos que se crean en esta opcin y aparecen en la columna final de la lista.
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Para modificar alguna lnea de algn reporte, se selecciona la lnea deseada y se pulsa un click sobre la pestaa Entrada de Datos. Para crear un reporte o lnea de este, se pulsa el icono Nuevo.
a) Cdigo del Reporte: Digitar el cdigo de reporte que deseo crear o modificar, se crea cuando es la primera vez que configuro el reporte, por lo tanto, el cdigo que digito la primera vez, tendr que ingresarlo cada vez que quiera adicionar alguna lnea a dicho reporte. Ej.:
EF1 EF2 EF3 BALANCE GENERAL EST. DE GAN. Y PERD. POR FUNCION EST. DE GAN. Y PERD. POR NATURALEZA
b) Orden: Indica la posicin que tendr la lnea dentro del reporte que se est configurando, de lo cual se deduce, que para un mismo cdigo de reporte, el sistema no aceptar dos nmeros de orden iguales. El orden es ascendente y empieza desde el 1.
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c) Tipo: En este campo se indica la naturaleza de la lnea y se podrn indicar los siguientes nicos valores: TG: Se utiliza para indicar que esa lnea contiene el ttulo general del reporte. D: Se utiliza para indicar una lnea de detalle lo cual significa que en esta lnea se presentaran los resultados de una o varias cuentas. ST: Se utiliza para indicar una lnea de subttulos, esto ndica que puede informarse un subttulo como resultado de una operacin de acumulacin de varias lneas de detalle. L : Se utiliza para indicar la impresin de una lnea en el formato. A : Indica un acumulador interno a utilizarse en el formato, este solo sirve para propsitos internos y en ningn caso se imprime en el formato. d) Descripcin: Es el texto que aparecer como concepto o elemento del reporte, pudiendo ser diferente al nombre de la Cuenta Contable. Ej.:
CTAS. POR COBRAR COMERCIALES x (CLIENTES) ACTIVO FIJO x (INMUEBLES MAQ. Y EQUIPOS)
e) Cuentas: Son las Cuentas Contables cuyos saldos sern considerados como importes de las descripciones antes mencionadas. Ej.:
CTAS. POR COBRAR COMERCIALES x (12) ACTIVO FIJO x (33)
f)
Operacin: Esta campo se utiliza para indicar clculos a efectuarse basndose en los nmeros de orden asignados a las anteriores lneas. Ej.:
DESCRIPCION CUENTA NRO. ORDEN OPERACIN
Ventas Brutas Descuentos Ventas Netas
70 74
5 6 7 56
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g) Signo: Esta columna no esta en uso actualmente h) Columna: En este campo se deben indicar las lneas que conforman al Activo y Pasivo, los calores posibles en este campo: A => Para lneas de Activo B => Para lneas de Pasivo La depreciacin en el Activo debe indicar en columna P 1.13 REPORTE DE PLAN DE CUENTAS
Esta opcin permite imprimir las diversas Tablas ingresadas en el Sistema de Contabilidad DATCORP, ya sea para tenerlas como herramientas adicionales a las ventanas de ayudas en el registro de comprobantes, o para revisar las tablas contables creadas hasta el momento, a efectos de establecer faltantes o detectar errores en la configuracin de los ya creados.
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Todos los reportes de los Sistemas DATCORP, antes de su impresin pueden ser visualizado por pantalla, inclusive, tambin pueden ser bajados a archivos y abiertos por programas como Excel o Word. Otra caracterstica importante, es que las impresiones pueden realizarse por rangos seleccionados libremente. a) Plan de Cuentas: Para obtener este reporte, deber indicarse lo siguiente: Desde: indica la primera cuenta contable a considerar, para ello, se pulsa un click derecho sobre el campo (se llama la ventana de ayuda) y se ejecuta la bsqueda. Hasta: Indica la ultima cuenta contable a consideraren el reporte, para ello tambin se puede realizar una bsqueda.
Doble
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El reporte a obtener, visualizado en pantalla ser:
b) Centro de Costos: La utilidad y forma de obtener este reporte es similar a la del Plan de Cuentas. Ej. : De pulsar el botn Aceptar en la figura de arriba, se mostrar por pantalla todos los Centros de Costos creados.
Nota: En todo tipo de reporte, cuando el rango est vaco, se considera desde el primero hasta el ltimo.
c) Cdigos Auxiliares: La ventana de para reportar los cdigos auxiliares es la siguiente: Una vez establecido el Tipo de Cdigo Auxiliar que se desea imprimir, se podr indicar en la parte inferior, un rango ms especfico para el reporte, dicho rango
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puede establecerse basndose en los mismos Cdigos Auxiliares o sus Descripciones. Ej. : Deseo imprimir todos los proveedores cuyos nombres comiencen con la letra A. Para ello, selecciono el tipo de cdigo auxiliar Proveedores y en la parte inferior indico un ordenamiento por descripcin. d) Tipos de Cambio: En la ventana de reportes de tipos de cambio, puede imprimirse los tipos de cambios de varios meses, segn la seleccin: Ej. : Si la seleccin fue desde Enero hasta Febrero el reporte ser el Sgte. : e) Cdigos Auxiliares / Giros de Negocio: Este reporte permite filtrar los cdigos, para uno o varios giros de negocio. Ej. : Reportar los Proveedores que presenten servicios de Agentes de Aduana.
II. REGISTRO DE ASIENTOS

Despus de haber terminado la definicin y llenado de todas sus Tablas, esta listo para registrar todas las transacciones de la empresa, las cuales habrn de expresarse monetariamente y convertirse en asientos contables para su registro y control a travs del Sistema de Contabilidad DATCORP. En este Sistema los asientos contables pueden ser de cuatro tipos: Comprobantes de Diario, de Ventas, de Compras y de Caja. El men Registro de Asientos contiene todos estos formatos, cada uno de los cuales est configurado especialmente
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registrar adecuadamente respectivas.
las
operaciones
De esta forma, la informacin y datos que requieren los Comprobantes de Caja sern distintos a los necesarios para provisionar un Comprobante de Compra o de Venta.
Sin embargo, hay caractersticas y datos comunes a todas las ventanas. Por ejemplo, todos los Comprobantes imprimen los documentos - voucher que sustentan la operacin registrada.
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2.1 COMPROBANTE DE DIARIO: En este formato se digitarn todos los dems asientos contables distintos a los de provisiones de compra, ventas y/o de caja. Estos asientos pueden ser:
Reclasificaciones Provisiones Diversas (Depreciaciones, CTS, Vacaciones, Incobrables, etc.) Devengados Aplicaciones de Documentos, etc.
Ej.: Canje de la Factura 001-5062 por 2 Letras
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DATOS DE LA CABECERA a) Subdiario: Con un Click en el botn desplegable, seleccionar el Subdiario indicado.
b) File: Esta opcin muestra los Numeradores o File creados para el Subdiario seleccionado anteriormente. Para escoger el File correcto tambin se hace uso del botn desplegable.
Una vez seleccionado el File el Sistema enumera automticamente el Comprobante asignndole un correlativo segn la tabla Numeradores.
c) Coa: Indica el cdigo de la empresa, persona o rea que tiene una relacin ms directa con la operacin registrada, o que es responsable de la misma. Con Click derecho, aparece la ventana de ayuda.
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d) Glosa: Es una explicacin resumida del asiento efectuado. DATOS DE LAS LINEAS a) Cuenta: Con Click derecho sobre el campo, aparece la ventana de ayuda, en la cual se efecta la bsqueda de la misma por descripcin o por cdigo.
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b) C.Costo: Es una exigencia configurable en la Tabla Plan de cuentas, por lo tanto, solo necesita llenarse este campo para ciertas cuentas contables (gastos) a las que se le indic que deben exigir C. Costo.
La bsqueda se realiza tambin con la ventana de ayuda (click derecho).

c) Coa: Es otra exigencia configurable al igual que el C. Costo. En este caso para, la cuenta 12101 este dato es obligatorio, y representa el la empresa o persona responsable de honrar la deuda por cobrar. d) Registro: Es otra exigencia configurable al igual que el C. Costo. En este caso para, la cuenta 12101 este dato es obligatorio, y representa el nmero del documento sin separar la serie y el nmero del mismo. e) Mon.: Colocar 01 si el importe a registrar est expresado o tiene naturaleza de moneda nacional, sin embargo, si el importe a registrar se refiere a una moneda extranjera (no oficial), debe digitarse 02. f) Debe y Haber MOF: Se activarn y podr registrase importes sobre uno de estos campos si la moneda indicada anteriormente fue 01. De ser as, los campos Debe y Haber MEX se calcularn automticamente al Tipo de cambio que aparece en la cabecera. g) Debe y Haber MEX: Se activarn y podr registrase importes sobre uno de estos campos si la moneda indicada anteriormente fue 02.
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De ser as, los campos Debe y Haber MOF se calcularn automticamente al Tipo de cambio que aparece en la cabecera. BOTONES DE ADICIONALES h) Adicionar lneas: En el caso de que se trate de un asiento que contenga tantas cuentas contables que no entren en el formato, se da un click sobre este botn y el sistema adicionar una cantidad igual de lneas para seguir aumentando cuentas. Este botn puede ser utilizado ms de una vez.
i)
Observaciones: Para colocar indicaciones o aadir informacin ms especficas en el registro. Dichas anotaciones sern impresas en el comprobante de Diario. Al dar un Click aparece la siguiente ventana donde se harn las anotaciones:
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j)
Imprimir: Este icono activa la impresora predeterminada del Windows para la impresin del Comprobante respectivo que sustente el asiento ingresado al sistema.
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Impresin del comprobante diario
2.2 COMPROBANTE DE VENTAS: En este formato se contabilizarn todos los documentos de ventas, tales como facturas, boletas, notas contables, etc. Los datos registrados en la cabecera sern utilizados para construir automticamente el registro de ventas, mientras que los datos de las lneas formarn parte del proceso contable. Al activar el formulario de comprobantes de venta, aparecer una ventana, en donde se muestra la relacin de documentos ya registrados. Al dar un click en la entrada de datos podr visualizarse completamente el comprobante seleccionado, pudiendo ser modificado si el staff es diferente de A.
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Si la lista de documentos estuviere vaca, deber dar un click en el botn nuevo para poder registrar el primer documento de venta. Ej.: Provisin de la Factura 001-00002 DATOS DE LA CABECERA a) Subdiario: Con un Click en el botn desplegable, seleccionar el Subdiario indicado. b) File: Esta opcin muestra los Numeradores o File creados para el Subdiario seleccionado anteriormente.
Para escoger el File deber utilizarse el botn desplegable.
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Una vez seleccionado, el Sistema enumera automticamente el Comprobante asignndole un correlativo segn la tabla Numeradores.
c) Coa: Indica el cdigo del cliente al cual se efecta la venta. Con Click derecho, aparece la ventana de ayuda. d) Fecha Contable, Tipo de Cambio: Ambos datos aparecen por defecto segn la fecha indicada al entrar al sistema, sin embargo ambas son modificables. Al modificar la fecha, automticamente se modifica el tipo de cambio apareciendo el correspondiente para dicha fecha. Adicionalmente el tipo de cambio puede modificarse independientemente de la fecha. e) Glosa: Es un resumen de la venta efectuada
f)
Zona: Asigna la venta a una zona especfica, la cual puede ser impresa en el comprobante. Para escoger la zona se llama la ventana de ayuda.
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g) Documento: Indica sustenta el registro, una codificacin que de ventas segn correspondientes.
el tipo de documento que el cual tiene adicionalmente debe imprimirse en el registro las autoridades tributarias
En las casillas siguientes deber indicarse la serie y nmero del documento en ese orden, el cual ser llevado a las lneas del comprobante a efectos de tener un control por cuenta contable, cliente y nmero de comprobante. h) Fecha Doc.: Es la fecha que figura en el documento y puede ser distinta a la fecha de contabilizacin. i) Moneda: Indica si el documento de venta est expresado en moneda nacional o extranjera, para ello, se utiliza el botn desplegable.
Valor Venta: Se coloca el importe de la venta que se encuentra afecto a impuesto. Si parte de la venta no se encontrara gravada, este importe se coloca en la casilla siguiente (Inafecto). k) Otros gastos: Aqu se ingresan los cargos al cliente, dichos cargos se encuentran afectos al tributo. l) Impuesto: Se refiere al Impuesto al valor, cuyo porcentaje est determinado en la configuracin del sistema y puede ser modificado por el administrador del mismo. Dicho porcentaje es aplicado sobre el siguiente valor: (Valor afecto + Otros gasto Descuentos) m) Descuento: Es la rebaja comercial concedida al cliente y discriminada en la factura.
j)
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n) Valor Neto: Es el valor neto de la venta cuyo importe automtico est conformado por: (Valor afecto +Inafecto + Otros gastos Dsctos)
o) Total Doc.: Es el importe total a cobrar que figura

en el documento de venta.
DATOS DE LAS LINEAS a) Cuenta: Con Click derecho sobre el campo, aparece la ventana de ayuda, en la cual se efecta la bsqueda de la misma por descripcin o por cdigo. b) C.Costo: Es una exigencia configurable en la Tabla Plan de cuentas, por lo tanto, solo necesita llenarse este campo para ciertas cuentas contables (gastos) a las que se le indic que deben exigir C. Costo.
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La bsqueda se realiza tambin con la ventana de ayuda (click derecho).

c) Coa: Es otra exigencia configurable al igual que el C. Costo. En este caso para, la cuenta 12102 este dato es obligatorio, y representa la empresa o persona responsable de honrar la deuda por cobrar. El sistema por defecto asume el COA de la cabecera. d) Registro: Es otra exigencia configurable al igual que el C. Costo. En este caso para, la cuenta 12102 este dato es obligatorio, y representa el nmero del documento sin separar la serie y el nmero del mismo. Este valor es llenado automticamente por el sistema segn lo indicado en la cabecera. e) Mon.: Este valor tambin es asumido por el sistema segn la moneda escogida en la cabecera. f) Debe y Haber MOF o Debe y Haber MEX: Se activarn algunos los campos correspondientes a la moneda seleccionada.
g) Glosa: Por defecto la colocada en la cabecera (puede modificarse para cada cuenta).
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BOTONES DE ADICIONALES h) Adicionar lneas: En el caso de que se trate de un asiento que contenga tantas cuentas contables que no entren en el formato, se da un click sobre este botn y el sistema adicionar una cantidad igual de lneas para seguir aumentando cuentas. Este botn puede ser utilizado ms de una vez. i) Observaciones: Para colocar indicaciones o notas importantes al registro. Dichas anotaciones sern impresas en el comprobante de Venta. Al dar un Click aparece la siguiente ventana donde se harn las anotaciones: Imprimir: Este icono activa la impresora predeterminada del Windows para la impresin del Comprobante que sustenta el asiento de venta ingresado al sistema. Antes de imprimir deber haber guardado el registro, de lo contrario el sistema preguntar si desea hacerlo.
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j)
2.3 COMPROBANTE DE COMPRAS En este formato se contabilizarn todos los documentos de compras, tales como facturas, boletas, notas contables, ticket, liquidaciones de compras, recibos por honorarios, etc. Los datos registrados en la cabecera sern utilizados para construir automticamente el Registro de Compras u Honorarios, mientras que los datos de las lneas formarn parte del proceso contable.
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Al activar el formulario de comprobantes de compra, aparecer una ventana, en donde se muestra la relacin de documentos ya registrados. Al dar un click en la entrada de datos podr visualizarse completamente el comprobante seleccionado, pudiendo ser modificado si el stat es diferente de A.
Para efectuar la bsqueda de documentos en la lista existen diferentes filtros o criterios de bsqueda: subdiario, coa, etc.; si se desea realizar la bsqueda por coa se debe digitar y dar clic en el botn de actualizar lista, tal como se muestra a continuacin:
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Si la lista de documentos estuviere vaca, deber dar un click en el botn nuevo para poder provisionar el primer comprobante de compra. Ejemplo 1.: Provisin de la Factura 001-2030 DATOS DE LA CABECERA a) Subdiario: Con un Click en el botn desplegable, seleccionar el Subdiario indicado. b) File: Esta opcin muestra los Numeradores o File creados para el Subdiario seleccionado anteriormente. Para escoger el File deber utilizarse el botn desplegable. Una vez seleccionado, el Sistema enumera automticamente el Comprobante asignndole un correlativo segn la tabla Numeradores. c) Fecha Contable, Tipo de Cambio: Ambos datos aparecen por defecto segn la fecha indicada al entrar al sistema, sin embargo ambas son modificables.
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Al modificar la fecha, automticamente se modifica el tipo de cambio apareciendo el correspondiente para dicha fecha. Adicionalmente el tipo de cambio puede modificarse independientemente de la fecha. d) Coa: Indica el cdigo del proveedor al cual se efecta la compra. Con Click derecho, aparece la ventana de ayuda. e) Glosa: Es un resumen de la compra efectuada f) Fecha Doc.: Es la fecha que figura en el documento y puede ser distinta a la fecha de contabilizacin e inclusive puede referirse a meses anteriores al de proceso.
g) Documento: Indica el tipo de documento que sustenta la compra, el cual tiene adicionalmente una codificacin que debe imprimirse en el Registro de Compras segn lo dispuesto por las autoridades tributarias correspondientes.
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En las casillas siguientes deber indicarse la serie y numero del documento en ese orden, de ser el caso, dichos nmeros unidos sin separacin, debern ingresarse en las lneas como registro de la cuenta contable por pagar a efectos de tener un control por cuenta contable, cliente y numero de comprobante. h) Moneda: Indica la moneda en que est expresado el comprobante. Los cdigos a ingresar son: 01 = si est expresado en moneda nacional 02 = si est expresado en moneda extranjera i) j) Valor Inafecto: Se coloca el importe de la compra que no est afecta a tributacin. Valor Afecto: Se coloca el importe de la venta que se encuentra afecto a impuesto
k) Otros gastos: Aqu se ingresan los cargos que el proveedor traslada al comprador, dichos cargos se encuentran afectos al tributo. l) Descuento: Es la rebaja comercial otorgada por el proveedor y discriminada en la factura.
m) Impuesto: Se refiere al Impuesto al valor que figura en el comprobante de compra. n) Valor Neto: Es el valor neto de la compra cuyo importe automtico est conformado por: (Valor afecto +Inafecto + Otros gastos Dsctos) o) Total Pg.: Es el importe total a cobrar que figura en el documento. p) Retencin de 4ta.: Es el importe retenido al emisor del Recibo por honorarios segn las disposiciones
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legales y tributarias respecto del impuesto a la renta vigente. q) I.E.S.: Es otra retencin efectuada al emisor cuya finalidad es asegurarse que el emisor de los recibos tribute por los ingresos obtenidos.
DATOS DE LAS LINEAS a) Cuenta: Con Click derecho sobre el campo, aparece la ventana de ayuda, en la cual se efecta la bsqueda de la misma por descripcin o por cdigo. C.Costo: Es una exigencia configurable en la Tabla Plan de cuentas para ciertas cuentas contables (gastos) a las que se le indic que deben exigir C. Costo La bsqueda se realiza tambin con la ventana de ayuda (click derecho).
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b) Coa: Es otra exigencia configurable al igual que el C. Costo. En este caso para, la cuenta 42101 este dato es obligatorio, y representa la empresa o persona responsable de honrar la deuda por cobrar. El sistema por defecto asume el COA de la cabecera. c) Registro: Es otra exigencia configurable al igual que el C. Costo. En este caso para, la cuenta 63102 este dato no es obligatorio, sin embargo para la cuenta 42101 si lo es, y representa el nmero del documento. d) Mon.: Este valor es asumido por el sistema segn la moneda escogida en la cabecera. e) Glosa: Por defecto se repite la colocada en la cabecera (puede modificarse para cada cuenta).
BOTONES DE ADICIONALES
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f)
Adicionar lneas: Con un click el sistema adicionar una cantidad igual de lneas para seguir aumentando cuentas contables. Este botn puede ser utilizado ms de una vez.
g) Observaciones: Para colocar indicaciones u explicaciones en el registro. Dichas anotaciones sern impresas en el comprobante de Diario. Al dar un Click aparece la siguiente ventana donde se harn las anotaciones: h) Imprimir: Este icono activa la impresora predeterminada del Windows para la impresin del Comprobante que sustenta el asiento de venta ingresado al sistema. Antes de imprimir deber haber guardado el registro, de lo contrario el sistema preguntar si desea hacerlo.
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2.4 COMPROBANTE DE CAJA: En este formato se contabilizarn todos los documentos que sustenten un ingreso o egreso de alguna de las cuentas corrientes de la empresa, cuentas de ahorro, cajas, cajas chicas, etc. Los datos registrados en la cabecera sern utilizados para construir automticamente el Libro Caja y/o Libro Bancos, mientras que los datos de las lneas formarn parte del proceso contable.
Al activar el formulario de comprobantes de caja, aparecer una ventana, en donde se muestra la relacin de documentos ya registrados.
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Al dar un click en la comprobante contable podr visualizarse completamente el comprobante seleccionado, pudiendo ser modificado si el staff es diferente de A. Si la lista de documentos estuviere vaca, deber dar un click en el botn nuevo para poder registrar el primer documento de caja. Ej.: Cancelacin de la Factura 001-2589 DATOS DE LA CABECERA a) Subdiario: Con un Click en el botn desplegable, seleccionar el Subdiario indicado. b) File: Esta opcin muestra los Numeradores o File creados para el Subdiario seleccionado anteriormente.
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Para escoger el File deber utilizarse el botn desplegable. Una vez seleccionado, el Sistema enumera automticamente el Comprobante asignndole un correlativo segn la tabla Numeradores.
c) Fecha Contable, Tipo de Cambio: Ambos datos aparecen por defecto segn la fecha indicada al entrar al sistema, sin embargo ambas son modificables. d) Coa: Indica el cdigo del cliente que efecta el depsito o el proveedor al cual se le gira el cheque, etc. Con Click derecho, aparece la ventana de ayuda. e) Glosa: Es un resumen de la operacin efectuada.
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f)
Cod. Bco.: Indica la Caja o Cuenta desde donde sale o hacia donde ingresa el dinero pagado o cobrado respectivamente.
g) Moneda.: La moneda est determinada por la configuracin del cdigo del banco, por lo cual no puede ser modificada. h) Cheque: Nmero del cheque depositado o cobrado, en general, numero del documento que sustenta la operacin, de no existir dicho nmero puede colocarse lo sgte: S/N i) Fecha Doc.: Es la fecha que figura en el documento y puede ser distinta a la fecha de contabilizacin.
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DATOS DE LAS LINEAS a) Cuenta: Con Click derecho sobre el campo, aparece la ventana de ayuda, en la cual se efecta la bsqueda de la misma por descripcin o por cdigo. b) C.Costo: Es una exigencia configurable en la Tabla Plan de cuentas, por lo tanto, solo necesita llenarse este campo para ciertas cuentas contables (gastos). c) Coa: Es otra exigencia configurable al igual que el C. Costo. En este caso para, la cuenta 10422 no es obligatorio, pero si para la cuenta 12101. El sistema por defecto asume el COA de la cabecera. d) Registro: Es otra exigencia. En este caso para, la cuenta 12101 representa el nmero del documento sin separar serie y nmero, tal como fue provisionado, de esta manera se asegura su cancelacin. e) Mon.: Este valor es asumido por el sistema segn la moneda que corresponda al cdigo de banco o caja de la cabecera. f) Debe y Haber MOF o Debe y Haber MEX: Se activarn algunos los campos correspondientes a la moneda seleccionada.
g) Glosa: Por defecto la colocada en la cabecera (puede modificarse para cada cuenta).
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BOTONES DE ADICIONALES h) Adicionar lneas: En el caso de que se trate de un asiento que contenga tantas cuentas contables que no entren en el formato, se da un click sobre este botn y el sistema adicionar una cantidad igual de lneas para seguir aumentando cuentas. Este botn puede ser utilizado ms de una vez. i) Observaciones: Para colocar indicaciones o notas importantes al registro. Dichas anotaciones sern impresas en el comprobante. Al dar un Click aparece una ventana donde se harn las anotaciones: Imprimir: Antes de imprimir deber haber guardado el registro, de lo contrario el sistema preguntar si desea hacerlo.
j)
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2.5 CONSULTA DE COMPROBANTES Esta consulta permite visualizar los totales de todos los comprobantes ingresados en un determinado Subdiario, mostrando adems de ello el staff del mismo a efectos de detectar los comprobantes errados y/o los pendientes de actualizacin. Al activar la opcin aparece el formulario de la consulta, en el cual debe indicarse el Subdiario del cual queremos revisar sus comprobantes.
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Para seleccionar adecuadamente un subdiario, puede hacerse uso de la ventana de ayuda, dando un click derecho sobre el campo del mismo nombre. En este caso, se desea consultar los comprobantes registrados en el Subdiario S40 Subdiario de Compras
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Si se desea visualizar la pantalla de registro del comprobante con toda la informacin del mismo, se debe dar clic en el botn inferior izquierdo.
2.6 CONSULTA DE COMPROBANTE POR CUENTA La diferencia con la consulta anterior, es que en esta consulta, el primer patrn de filtro es la misma cuenta contable y no el Subdiario. Adems de ello, en esta consulta se muestra un detalle de todos los comprobantes e importes en los cuales se registr esta cuenta, lo que hace de esta consulta un tipo de mayor muy til para anlisis preliminares. Al activar la opcin aparece el formulario de la consulta, en el cual a de indicarse el rango de Cuentas Contables para los cuales el sistema mostrar su movimiento en los Subdiarios seleccionados.
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Cuando el rango de Subdiarios esta en blanco el sistema asume que la bsqueda debe efectuarla sobre todos ellos. En este caso, se desea los importes de las facturas por cobrar en M.E. canceladas en el mes.
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Como puede apreciarse, el detalle de facturas e importes cancelados es muy prctico, y en caso de correcciones el nmero de comprobante me permite una fcil ubicacin. Si se desea visualizar la pantalla de registro del comprobante con toda la informacin del mismo, se debe dar clic en el botn inferior izquierdo.
2.7 REPORTE RESUMEN DE COMPROBANTES Este reporte permite principalmente obtener una relacin de comprobantes cuyo staff = E lo que quiere decir, que dichos comprobantes no renen todos los requisitos necesarios para su proceso. Por ello, a travs de esta relacin podrn ubicarse fcilmente los comprobantes mal registrados para su correccin. Al activar la opcin aparece el formulario del reporte, en el cual a de indicarse el rango de sub diarios en los cuales se efectuar la bsqueda de los comprobantes errados.
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El resultado de la bsqueda puede ser visto de modo preliminar por pantalla, directamente enviado a impresin o incluso bajado a un archivo de texto para su modificacin o adaptacin. Cuando el rango de Subdiarios esta en blanco el sistema asume que la bsqueda debe efectuarla sobre todos ellos. El resultado ser el siguiente: La indicacin de Subdiario, File y Comprobante es imprescindible para ubicar en las listas de registros respectivas (Diario, Ventas, Compras y Caja) los comprobantes incompletos. 2.8 REPORTE DETALLADO DE COMPROBANTES Este reporte permite obtener del sistema (antes de la actualizacin) un total acumulado por cuenta contable del mes. Dicha acumulacin puede efectuarse por Subdiario e inclusive por cada File de un Subdiario. Al activar la opcin aparece el formulario del reporte, en el cual a de indicarse el rango de Subdiarios para los cuales el sistema har una totalizacin por cada cuenta contable. El resultado de la bsqueda puede ser visto de modo preliminar por pantalla, directamente enviado a impresin o incluso bajado a un archivo de texto para su modificacin o adaptacin. En este caso, se desea ver los totales por cuentas contables de los comprobantes ingresados en el Subdiario 002 Provisiones de Compras Entre otras cosas se puede saber el total de las compras efectuadas o el gasto incurrido en cualquier concepto.
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III. PROCESOS
Luego de haber culminado el registro de todas sus operaciones y verificado el correcto ingreso de todos sus comprobantes, el sistema se encuentra listo para procesar dicha informacin con el objeto de poder obtener los Estados Financieros en forma automtica.
3.1 ACTUALIZACION DE ASIENTOS: Es muy importante sealar que el resultado de la actualizacin de asientos est estrechamente ligada a la configuracin del Plan de Cuentas, puesto que es en esta tabla donde se definen los asientos de destino, se configura la diferencia de cambio, se estable el tipo de anlisis de una cuenta y adems se indica la columna en que debe aparecer el saldo dentro del Balance de Comprobacin.
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Al activar la opcin el sistema pedir una confirmacin: Es muy importante antes de confirmar esta operacin, asegurarse que el da de proceso es el ltimo da del mes, y que para dicho da existe un tipo de cambio registrado en la tabla respectiva.
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Una vez aceptada la actualizacin el sistema corre todo un proceso automtico, el cual comienza por no incluir dentro del futuro balance los comprobantes errados, tal como muestra la figura anterior. Mediante este proceso tambin se generan los asientos automticos o de destino configurados para cada cuenta contable en la tabla Plan de Cuentas. Otro proceso consiste en efectuar la mayorizacin de cada cuenta segn el tipo de cancelacin indicado para cada una de ellas. Este es el proceso que permite obtener el reporte de anlisis de las cuentas pendientes y canceladas por coa.
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La actualizacin del saldo de centros de costos consiste en actualizar un archivo relacionando los centros de costos con las cuentas contables configuradas para exigir uno durante su registro. Otra gran ventaja de la actualizacin es el clculo y generacin de asientos contables de la diferencia de cambio originada por las provisiones y/o cancelaciones de documentos en moneda extranjera.
Cabe resaltar que este es otro proceso 100% configurado por el usuario del sistema, desde escoger la cuenta contable, establecer su tipo de anlisis para establecer el saldo a actualizar, escoger el tipo de
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cambio y definir las cuentas de los probables asientos por prdidas o ganancias. Por ello se recomienda una revisin muy minuciosa de dicha configurar con el objeto de que el clculo efectuado y el resultado obtenido sea el correcto. Por ltimo, el proceso culmina con la actualizacin del saldo de todas las cuentas contables las mismas que figurarn en los Estados Financieros. 3.2 DESACTUALIZACION DE ASIENTOS: El resultado de la Actualizacin puede no ser el correcto debido a mltiples razones como: 1. El da de proceso no fue el correcto distorsionando la diferencia de cambio. 2. Existan comprobantes incompletos o descuadrados (errados) que no fueron corregidos. 3. La configuracin de ciertas cuentas no es la adecuada (tipo de cancelacin, diferencia de cambio, asientos de destino, etc.) 4. No se registro un comprobante, etc.
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Para ejecutar este proceso el sistema tambin requerir de una confirmacin. Es muy importante tener presente que la desactualizacion debe realizarse el mismo da en que se ejecut el proceso de actualizacin a efectos de revertir correctamente las diferencias de cambio originadas en el primer proceso.
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Una vez confirmado el proceso, el sistema comenzar a deshacer todos las actualizaciones efectuadas anteriormente, regresando los asientos a un estado P (pendiente) listos para su modificacin de ser el caso.
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IV. REPORTES
Concluido el proceso de Actualizacin de los Comprobantes estos cambian su estatus de P a A con lo cual pasan a ser registros imposibles de modificar puesto que sustentan los Balances, Libros Contables y dems Reportes que a continuacin detallamos: 4.1 LIBROS PRINCIPALES: a) Libro Diario: Es el principal libro de contabilidad en el cual contiene en forma de asientos contables todas las operaciones financieras realizadas por la empresa.
Este es un libro obligatorio desde el punto de vista legal y principal desde la ptica profesional.
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Para una mejor presentacin y mejor orden de los asientos, estos han sido agrupados por Sub Diarios, los cuales podrn ser impresos de manera independiente y posteriormente juntados para su legalizacin.
La visualizacin por pantalla sera la siguiente:
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b) Libro Mayor: Es otro libro obligatorio y principal, el cual agrupa todos los movimientos registrados para cada cuenta contable. De esta manera se obtiene reportes muy valiosos para realizar los anlisis de las cuentas de balance.
De esta manera, se puede filtrar el mayor de una o varias cuentas contables.
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El mayor de una cuenta contiene las referencias suficientes para la fcil ubicacin del comprobante en el cual se registr la cuenta, he inclusive (de contar con otros sistemas DATCORP) referencia la operacin financiera que origin el asiento contable.
c) Registro de Compras: Este es otro libro que la ley obliga a llevar, aunque contablemente es un registro auxiliar. En el se registran todos aquellas adquisiciones de bienes y/o servicios sustentados con comprobantes de pago admitidos por ley. Su finalidad es de verificar la correcta utilizacin del crdito fiscal declarado a la Administracin Tributaria. Su presentacin requiere de datos mnimos exigidos por ley y contenidos en el presente reporte.
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La ley establece que el orden en el cual deben aparecer los comprobantes en el registro, esta dado por la oportunidad de recepcin de los mismos, ya que es un registro cuyo atrasado mximo est dado por das y no meses como otros libros obligatorios.
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Al colocar rango de fechas contables, se mostrar las compras contabilizadas durante ese rango independiente a las fechas de emisin de los documentos.
REPORTE DE HONORARIOS De seleccionar la opcin Registro de Honorarios el Sistema ubicar todos los comprobantes de compras cuyo doc. Sea igual a RH (Ver Registro de Comprobantes de Compras) mostrando el sgte. Reporte. Mediante este reporte se podr determinar el importe de los impuestos retenidos durante el mes y tomar las medidas del caso para su empozo en las arcas de la administracin tributaria dentro de los plazos previstos.
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d) Registro de Ventas: Las caractersticas de este registro es similar a la del registro de compras. El reporte muestra todos los comprobantes de venta emitidos por la empresa, ordenados en forma correlativa. Mediante este reporte se determina el dbito fiscal del impuesto a las ventas.
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Este reporte para efectos tributarios debe presentarse expresado en moneda nacional, sin embargo para efectos financieros es importe obtener reportes de ventas en moneda extranjera.
e) Libro Bancos: Es un libro contable que contiene todos los movimientos de dinero. Para una mejor presentacin los libros bancos dividen segn las cuentas corrientes o cajas que posea la empresa. Con un click derecho se llama la ventana de ayuda y se selecciona el banco o rango de ellos a imprimir.
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La presentacin del libro Banco de Crdito M.E. ser:
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4.2 BALANCES: a) Balance de Comprobacin: Este balance permite obtener el total de cargos y el total de abonos efectuado para cada cuenta contable durante el mes.
El total de cargos y abonos para una cuenta contable puede ser reportado a nivel de dos, tres y al ultimo nivel de cada cuenta contable, y los movimientos pueden estar expresados en moneda nacional o extranjera.
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El reporte podr visualizarse por pantalla antes de imprimirse.
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b) Balance de Columnado: Es la principal hoja de trabajo para confeccionar los Estados Financieros definitivos a presentar a la alta direccin. En este balance se presentan los totales de las cuentas, sus saldos y su distribucin en columnas previamente indicadas en el Plan de Cuentas. De esta manera se visualiza el resultado del ejercicio, el cual tiene que coincidir en los tres Estados Financieros.
El reporte puede ser obtenido en cualquiera de las monedas que utilice el sistema.
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Siendo la presentacin del balance la siguiente:
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Cabe sealar, que si el saldo de una cuenta figura en una columna equivocada, producir que los resultados que muestran los balances no sean iguales. Para corregir ello, bastar con ubicar dicha cuenta y modificar su configuracin en la Entrada de datos 2 del Plan de Cuentas (sin necesidad de volver a correr el proceso de actualizacin). 4.3 LIBROS AUXILIARES: a) Anlisis de Cuentas: Es el reporte que muestra por cada cuenta contable, un detalle de los conceptos pendientes o cancelados a cierre del mes. El grado de anlisis de las pendientes o canceladas de cada cuenta est dado por el tipo de cancelacin indicado para cada una de ellas en el Plan de Cuentas.
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El nivel ms general de anlisis de una cuenta contable est dado por un detalle de saldo por Coa para dicha cuenta. Adicionalmente, si es el caso, el saldo de cada Coa puede dividirse por cada documento pendiente
En el caso de la cuenta 42101 Facturas por pagar en MN el grado de anlisis es por proveedor y factura de cada uno de ellos.
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4.4 ESTADOS FINANCIEROS a) Estado de Ganancias y Prdidas por Funcin: Este reporte es el resultado de la configuracin efectuada para el EEFF1 en la tabla de nombre Tabla de EEFF. b) Balance General: La configuracin que levanta este reporte es la efectuada para el cdigo EEFF3.
La presentacin de ambos reportes es:
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4.5 OTROS REPORTES:
a) Gastos por Centro de Costos: Este reporte permite agrupar sus gastos segn el Centro de Costos, Unidad Operativa o rea Administrativa que lo consumi.
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El reporte de forma resumida sera el siguiente:
b) Gastos por Centro de Costos Anuales: Este reporte es similar al anterior con la diferencia de que en este se puede obtener el reporte en forma comparativa con otros meses a efecto de evaluar la evolucin del gasto de cada Centro. Al no colocar rangos de costos no Cuentas, el sistema mostrar los gastos de todos los centros de Costos por todo concepto (todas las cuentas de gastos). Del grfico se deduce que solo se procesado la actualizacin de asientos para el mes de enero. Sin embargo, si por ejemplo se desea analizar la evolucin del gasto del centro de costos Provisiones por cada partida del gasto, el reporte sera el siguiente:
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V. CONSULTAS
Las consultas podrn ser efectuadas luego de haber concluido el proceso de actualizacin de los asientos contables. A diferencia de los reportes, las consultas permiten efectuar filtros y cambiarlos directamente en el formulario, adems de una mejor ubicacin de los datos y posibilidad en algunos casos de imprimir lo consultado. 5.1 BALANCE DE COMPROBACIN Esta consulta resume el total de cargos y abonos efectuado para cada cuenta contable durante el mes. El total de cargos y abonos puede ser consultado a nivel de dos, tres y al ultimo nivel de cada cuenta contable, y los movimientos estn expresados en moneda nacional.
5.2 MENSUAL POR CUENTA Esta consulta muestra el movimiento de una cuenta seleccionada en la parte superior.
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La cuenta contable est a ltimo nivel y los importes estn expresados en nuevos soles. Es muy prctico para determinar losa saldos correctos de las cuentas y chequear lo movimientos de esta, es por ello que en la parte inferior se ha colocado un icono de impresora el cual al permite reportar la consulta efectuada.
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5.3 MENSUAL DE GASTOS Esta consulta es similar a la anterior con la diferencia que en la parte superior solo muestra las cuentas contables que deben exigir centro de costo (segn configuracin del Plan de Cuentas).
En la parte inferior detalla los centros de costos que componen el total gastado para la cuenta seleccionada. 5.4 ANALISIS DE POR CUENTA Y COA La consulta que muestra por cada cuenta contable, un detalle de los conceptos pendientes o cancelados al cierre del mes. El grado de anlisis de las pendientes de cada cuenta est dado por el tipo de cancelacin indicado para cada una de ellas en el Plan de Cuentas. El nivel ms general de anlisis de una cuenta contable est dado por un detalle de saldo por Coa para dicha cuenta. Adicionalmente, si es el caso, el saldo de cada Coa puede dividirse por cada documento pendiente.
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5.5 ANALISIS POR COA Y CUENTAS La consulta muestra por cada COA, un detalle de las cuentas pendientes o cancelados al cierre del mes. El grado de anlisis est dado por el tipo de cancelacin indicado para cada cuenta contable configurada en el Plan de Cuentas, la cual debe estar en armona con las exigencias de la misma.
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5.6 SALDOS MENSUALES Esta consulta muestra los saldos de cada cuenta contable a cualquier nivel, segn la cuenta seleccionada de la ventana de ayuda. Como se muestra en la figura, solo hay saldos para enero, puesto que los dems meses no han sido Actualizados.
La consulta puede ser efectuada en ambas monedas, con lo cual si existir una cuenta contable que registre movimientos en dlares como es el caso de la cuenta de banco seleccionada, se har un click donde indica la flecha y se escoger la otra moneda obteniendo el saldo en la moneda de origen de la cuenta.
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VI. CENTRALIZACION
6.1 CENTRALIZACION Si su empresa cuenta con la integridad de los Sistemas de Gestin DATCORP, la opcin de Centralizacin mostrar la siguiente gama de operaciones a contabilizar.
Es muy importante sealar que el proceso de centralizacin consiste en construir automticamente asientos contables en base a las operaciones registradas en los otros sistemas. Una vez centralizada la informacin, la operacin registrada en el sistema de origen no puede ser alterada ni eliminada. Si tuviera que anularse un documento de gestin, primero se tendra descentralizar (captulo VII).
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Es por ello que la orden de contabilizar debe ser confirmada:
Mediante este proceso, las operaciones financieras se convierten en asientos y pueden ser visualizados e inclusive modificados (staff P antes de la actualizacin) puesto que generan comprobantes de los 4 tipos ya revisados, y se incluyen dentro de las listas respectivas.
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En este caso se est contabilizando las facturas, boletas y notas contables emitidas en el Sistema de Facturacin DATCORP. Los asientos generados formarn parte de la lista de Comprobantes de Ventas.
Si la configuracin de las tablas de los otros sistemas fue implementada de manera correcta el sistema de contabilizar podr registrar todas sus operaciones y emitir un mensaje de conformidad.
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Sin embargo, pueden existir operaciones cuya contabilizacin no haya sido configurada, apareciendo el siguiente mensaje: Al pulsar el botn de Ver detalles el sistema le indicar el motivo por el cual han quedado operaciones por contabilizar, dicha informacin debe ser obligatoriamente impresa para asegurase que sean corregidas dichas falencias. A continuacin se muestra descentralizacin de un sistema. 6.2 DESCENTRALIZACION La descentralizacin es el proceso inverso al anterior, es decir, los asientos contables generados en la centralizacin son descontabilizados y las operaciones registradas en los otros sistemas de gestin pueden ser alteradas. Este proceso tambin de requiere de una confirmacin. Una vez confirmado el proceso se inicia: Si el proceso culmina satisfactoriamente aparecer el siguiente mensaje: Es importante resaltar que luego de la centralizacin se debe verificar que todos los asientos tengan este staff P. Si luego de revisado y/o corregidos los asientos, se ejecuta el proceso de Actualizacin, los asientos contables ya no pueden ser alterados y mucho menos descontabilizados. Si se tratase de efectuar este ltimo proceso, el sistema mostrar el siguiente mensaje: como efectuar la
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INDICE:
PRESENTACION ............................................................................... 1 I. SISTEMA CONTABLE ................................................................ 2 Estructura de los Mdulos ........................................................... 3 Entorno del Sistema.................................................................. 5 Ejercicios Fiscales .................................................................... 8 Periodos Mensuales ................................................................. 9 Plan de Cuentas ..................................................................... 12 Datos Generales ..................................................................... 15 Cuentas Destino ..................................................................... 22 Asiento Automtico ................................................................. 22 Plan de Cuentas Equivalente ................................................. 25 Centro de Utilidad ................................................................... 26 Centro de Costos .................................................................... 28 Bancos .................................................................................... 30 Tipos de Impuesto .................................................................. 36 Tipos de Cambio..................................................................... 40 II. REGISTRO ASIENTOS. ..................................................... 51 Comprobante de Diario........................................................... 53 Comprobante de Ventas......................................................... 59 Comprobante de Compras ..................................................... 66 Comprobante de Caja............................................................. 74 Consulta de Comprobante...................................................... 80 Consulta de Comprobante por Cuenta ................................... 82 III. PROCESOS ...................................................................... 86 Actualizacin de Asientos....................................................... 86 Desactualizacin de Asientos................................................. 90
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IV. REPORTES ....................................................................... 94 Reporte de Honorarios............................................................ 99 Balances ...............................................................................103 Libros Auxiliares....................................................................107 Estados Financieros .............................................................109 Otros Reportes......................................................................110 V. CONSULTAS ....................................................................112 Balance de Comprobantes....................................................112 Mensual por Cuenta ..............................................................112 Mensual por Gastos..............................................................114 Anlisis por Cuenta y COA ...................................................114 Anlisis por COA y Cuenta ...................................................115 Saldos Mensuales.................................................................116 VI. CENTRALIZACION.........................................................117 Descentralizacin..................................................................120
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Captulo 1 - SISTEMA DE CONTABILIDAD

ESTRUCTURA DE LOS MDULOS

ENTORNO DEL SISTEMA:

TIPO DE DIF. CAMBIO

T.C. COMPRA COMPRA VENTA

b) Descripcin: Digitar el nombre de la cuenta equivalente. Ej.:

DESCRIP. CTA. CAJA CTAS. CTES. FACTURAS LETRAS

1.11 TIPO DE IMPUESTO

Ventas Brutas Descuentos Ventas Netas

El reporte a obtener, visualizado en pantalla ser:

II. REGISTRO DE ASIENTOS

registrar adecuadamente respectivas.

Ej.: Canje de la Factura 001-5062 por 2 Letras

La bsqueda se realiza tambin con la ventana de ayuda (click derecho).

Impresin del comprobante diario

Para escoger el File deber utilizarse el botn desplegable.

o) Total Doc.: Es el importe total a cobrar que figura

La bsqueda se realiza tambin con la ventana de ayuda (click derecho).

La visualizacin por pantalla sera la siguiente:

De esta manera, se puede filtrar el mayor de una o varias cuentas contables.

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La presentacin del libro Banco de Crdito M.E. ser:

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El reporte podr visualizarse por pantalla antes de imprimirse.

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Siendo la presentacin del balance la siguiente:

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La presentacin de ambos reportes es:

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4.5 OTROS REPORTES:

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El reporte de forma resumida sera el siguiente:

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Es por ello que la orden de contabilizar debe ser confirmada:

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