Resumão de Arquivologia para Técnico Do MPU - Material Do Ponto Dos Concursos

Ponto dos Concursos
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Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU

Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1
Introduo ........................................................................................ 01
Aula demonstrativa Ciclo vital dos documentos: a teoria das 3 idades ..... 02
Conceitos Fundamentais de Arquivologia ............................................... 04
Bibliografia ........................................................................................ 15

Introduo

Prezado Aluno,

com muita satisfao que ministraremos para voc, a quatro mos, o
Resumo de Arquivologia para o cargo de Tcnico Administrativo do Ministrio
Pblico da Unio (MPU).

Antes de darmos incio a nossa aula, permita-nos falar um pouco sobre ns.

Meu nome Davi Barreto, sou cearense e graduado em engenharia eletrnica
pelo Instituto Tecnolgico de Aeronutica (ITA). Atualmente, sou Auditor
Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da Unio (TCU), tendo
obtido o 1 lugar no concurso de 2007, e mestrando em economia na UNB.

Meu nome Fernando Graeff, sou gacho de Caxias do Sul. Sou formado em
Administrao de Empresas e, antes de entrar no servio pblico, trabalhei
mais de 15 anos na iniciativa privada.

Sou ex-Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil, trabalhei nas Unidades
Centrais deste rgo. Atualmente, exero o cargo de Auditor Federal de
Controle Externo do Tribunal de Contas da Unio. No servio pblico, exerci
ainda os cargos de Analista de Finanas e Controle da Secretaria do Tesouro
Nacional - rea contbil em Braslia e de Analista de Oramento do Ministrio
Pblico Federal em So Paulo.

Feitas as apresentaes, vamos falar um pouco sobre nosso curso.

O Resumo um curso voltado para aqueles alunos que j tiveram algum
contato com a disciplina e na vspera da prova querem relembrar os pontos
mais importantes, enfim, dar aquele gs final nos estudos. Em apenas 2 aulas
(esta e outra, um pouco maior, a ser disponibilizada no dia 31/08),
abordaremos de forma muito clara e objetiva os principais tpicos do contedo
programtico cobrado no edital. Pois, nesse momento, no podemos perder
tempo, temos que focar no que realmente importante.

Alm disso, temos o Frum de dvidas, que um dos diferenciais do Ponto. L
voc poder tirar suas dvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no
aprimoramento dos nossos cursos.

Dito isto, mos obra...



Ciclo Vital dos Documentos: A Teoria das Trs Idades

O primeiro assunto que iremos tratar, de fundamental importncia para o
entendimento da arquivologia, e assunto muito recorrente nas provas do
Cespe, a teoria das trs idades.

Essa teoria diz basicamente que os arquivos passam por trs idades: corrente,
intermediria e permanente.

Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em
curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritrios ou nas
reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas
de fcil acesso. So os documentos mais utilizados, que frequentemente so
consultados.

Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos
tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a
outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados.

Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos
que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os
receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos
idnticos ou retomar um problema novamente focalizado.

No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. Ento,
so aqueles documentos que no so consultados frequentemente, mas que
podem, eventualmente, serem necessrios.

A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so
tambm chamados de limbos ou purgatrios, onde os documentos ficam
aguardando sua destinao final.

Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que
perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razo
de seu valor informativo (histrico, cultural) ou probatrio, e que constituem
os meios de conhecer o passado e sua evoluo.

Estes so os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases anteriores os
documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um setor para outro, eram
consultados, na primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, com
pouca frequncia.

Nesse sentido, a principal lei arquivstica nacional, a Lei n 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, define que os documentos pblicos so identificados
como correntes, intermedirios e permanentes.



Com o objetivo de preservar o patrimnio histrico e cultural nacional, a Lei n
8.159/91 dispe que a eliminao de documentos produzidos por
instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante
autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de
competncia. Dispe ainda que os documentos de valor permanente so
inalienveis e imprescritveis.

VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Para entender a teoria das trs idades (ou, ciclo vital) temos que ter bem
claros os conceitos de valor primrio e secundrio:

Valor primrio Valor secundrio
atribudo ao documento em funo
do interesse que possa ter para a
entidade produtora, levando-se em
conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais, fiscais etc.
atribudo a um documento em
funo do interesse que possa ter
para a entidade produtora e outros
usurios, tendo em vista a sua
utilidade para fins diferentes daqueles
para os quais foi originalmente
produzido. Normalmente, classificado
em informativo (histrico ou cultural)
e probatrio.

Quadro resumo da teoria das 3 idades:

Idade do
arquivo
Valor
predominante
Frequncia de
uso
Localizao
Corrente Primrio Alta
Prximo aos
escritrios
Intermedirio Primrio Mdia
Distante dos
escritrios
Permanente Secundrio Baixa
Distante dos
escritrios




Conceitos fundamentais de arquivologia.

CONCEITO DE ARQUIVO E ARQUIVOLOGIA

Segundo o art. 1 da Lei n 8.159/91: dever do Poder Pblico a gesto
documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico
e como elementos de prova e informao.

J, o art. 2 considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem
como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.

Por sua vez, o art. 7 define o que arquivo pblico: Os arquivos pblicos
so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de
suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do
Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas,
legislativas e judicirias.

Por ltimo, o art. 11 trata do arquivo privado, dispondo: Consideram-se
arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas fsicas ou j urdicas, em decorrncia de suas atividades.

Ento, de acordo com nossa legislao, o arquivo quanto sua natureza pode
ser de dois tipos: pblico e privado.

Doutrinariamente, o arquivo pode ser definido como a acumulao ordenada
de documentos, em sua maioria, textuais (portanto, os documentos podem
ter outras naturezas, alm da textual), criados por uma instituio ou pessoa,
no curso de suas atividades, e preservados para a consecuo de seus
objetivos, visando utilidade que podero ter no futuro (podero, pois
alguns documentos tero utilidade no futuro, outros no, sero descartados).

Outra definio importante trazida pelo Conselho Nacional de Arquivos
Conarq: o arquivo pode ser definido como a designao genrica de um
conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou
jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela natureza orgnica de sua
acumulao e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins
de prova (documentos probatrios) ou informao (documentos
informativos).



Ateno: Guarde as caractersticas bsicas do arquivo:

Exclusividade de
criao e recepo por
uma repartio, firma,
instituio ou pessoa.
Origem no curso de
suas atividades.
Carter orgnico que
liga o documento aos
outros do mesmo
conj unto.
Assim, no se considera
arquivo, por exemplo,
uma coleo de
manuscritos histricos,
reunidos por uma
pessoa.
Os documentos devem
servir de prova de
transaes realizadas.

Um documento,
destacado de seu
conjunto, do todo que
pertence, significa muito
menos do que quando
em conjunto.

Assim, no h possibilidade de coleo nos arquivos genunos porque, em se
tratando de fundos (=conjunto de documentos de uma mesma provenincia),
fundamental a relao orgnica entre seus elementos. No se compreende
o documento de arquivo fora do meio gentico que o produziu. Os documentos
de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funes e atividades de
uma administrao.

O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gnero (=a
configurao que assume um documento; dependendo do sistema de signos
utilizados na comunicao de seu contedo, o documento pode ser textual,
iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico etc.).

Da mesma forma, o suporte (=material sobre o qual as informaes so
registradas, como papel, filme, disco tico, disco magntico etc.) tambm no
importa para a definio de arquivo.

A arquivologia, por sua vez, a Disciplina que estuda as funes do arquivo e
os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda,
preservao e utilizao dos arquivos. Tambm chamada arquivstica.

Em razo da origem e do emprego, e no o suporte sobre o qual est
constitudo, um documento pode ser de arquivo, de biblioteca ou de museu.

Em resumo:



Definio Preservam Fins
A
r
q
u
i
v
o

a acumulao
ordenada de
documentos, em sua
maioria textual, criados
por uma instituio ou
pessoa, no curso de suas
atividades, e
preservados para a
consecuo de seus
objetivos, visando
utilidade que podero
ter no futuro.

o material de uma gama
infinitamente varivel,
oriundo de atividade
funcional ou intelectual
de instituies ou
pessoas, e produzido no
decurso de suas funes
administrativos,
jurdicos e legais,
passando, a longo
prazo, a histricos
e culturais
B
i
b
l
i
o
t
e
c
a

o conjunto material,
em sua maioria
impresso, dispostos
ordenadamente para
estudo, pesquisa e
consulta.

os impressos ou
audiovisuais resultantes
de atividades cultural e
tcnica ou cientfica,
seja ela criao artstico-
literria, pesquisa ou
divulgao didticos,
culturais, tcnicos
ou cientficos
M
u
s
e
u

uma instituio de
interesse pblico, criado
com a finalidade de
conservar, estudar e
colocar disposio do
pblico conjuntos de
peas e objetos de valor
cultural.
os objetos que tanto
podem ter origem
artstica quanto
funcional

PRINCIPAIS PRINCPIOS ARQUIVSTICOS

Princpio da provenincia - Princpio bsico da arquivologia segundo o
qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou
famlia (=fundo de arquivo) no deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras. Tambm chamado princpio do respeito aos
fundos.

Ou ainda: Princpio segundo o qual os arquivos originrios de uma
instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, no
sendo misturados aos de origem diversa.

Provenincia territorial ou princpio territorial - Conceito derivado
do princpio da provenincia e segundo o qual arquivos deveriam ser
conservados em servios de arquivo do territrio no qual foram
produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas
representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares.



Princpio de manuteno da ordem original - A ordem original seria
aquela em que os documentos de um mesmo produtor esto
agrupados conforme o fluxo das aes que os produziram ou
receberam.

Se o documento a corporificao de aes que ocorrem em um fluxo
temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em
correspondncia com o fluxo das aes torna-se indispensvel para a
compreenso dessas aes e, consequentemente, para a compreenso
do significado do documento.

O princpio de indivisibilidade ou integridade Apesar de que
sempre esteve implcito ao princpio de respeito aos fundos (=1
grau da provenincia), encontra, na doutrina, a definio prpria de que
os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao,
alienao, destruio no autorizada ou adio indevida.

Assim, considerando-se o respeito provenincia do conjunto
documental e ordem original (provenincia de cada documento) como
imprescindveis para o tratamento dos arquivos, fica evidente que a
disperso de documentos pode comprometer a inteligibilidade do
arquivo.

Princpio da reversibilidade - Princpio segundo o qual todo
procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser
revertido, se necessrio.

Dentre todos esses princpios, o da Provenincia considerado, na literatura
internacional, como a base terico-metodolgica do fazer arquivstico. o
princpio fundamental da arquivstica.

Esse princpio a base terica, a lei que rege todas as intervenes
arquivsticas, ao se respeitar este princpio, o arquivista garante a existncia
do fundo de arquivo (ou seja, no mistura arquivos oriundos de entidades
diversas), e a partir deles que o arquivista pode realizar suas intervenes,
sempre reconhecendo o fundo de arquivo como sendo a unidade central nestas
operaes.

Alguns autores consideram 2 graus distintos no Princpio da Provenincia ou,
ainda, o subdivide em dois princpios diferentes, mas que se encontram
implcitos e so intimamente relacionados: o princpio de respeito aos
fundos e o princpio de respeito ordem original.

O primeiro princpio (ou, segundo alguns, o 1 grau do Princpio da
Provenincia) consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de
determinada procedncia no deve misturar-se com os de outra
procedncia, ou seja, no mesclar com outros documentos de qualquer


natureza. Ento, basicamente o princpio do respeito aos fundos o prprio
Princpio da Provenincia.

J o segundo princpio, de respeito ordem original (ou, segundo alguns, o 2
grau do Princpio da Provenincia), estabelece que os documentos que
compem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a
classificao e a ordem dada pela prpria instituio de origem, dessa
forma, refletindo a organizao interna da instituio.

DOCUMENTO DE ARQUIVO

Definio: Documento de arquivo aquele que, produzido e/ou recebido
por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades,
constitua elemento de prova ou de informao. Ainda, aquele produzido
e/ou recebido por pessoa fsica do decurso de sua existncia, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de pesquisa e/ou
prova.

As caractersticas dos documentos de arquivo se confundem, na sua maioria,
com as caractersticas do prprio arquivo.

Assim, so aqueles:

Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades;
Tem um fim administrativo, jurdico ou legal;
Constituem prova das transaes passadas;
Possuem um carter orgnico; e
nico exemplar ou limitado nmero de cpias.

Quanto a esta ltima caracterstica cabe uma explicao.

Ao contrrio dos livros, onde a informao reproduzida em ilimitado nmero
de cpias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os
documentos so produzidos num nico exemplar ou em limitado nmero de
cpias.

Exigem, desta forma, cuidados especiais, pois, alm da informao, h que se
preservar o suporte.

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

1) Quanto ao gnero, os documentos podem ser:

Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou
impressos;



Cartogrficos: documentos em formato e dimenses variveis,
contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);

Iconogrficos: documentos em suportes sintticos, em papel
emulsionado ou no, contendo imagens estticas (fotografias, desenhos,
gravuras);

Filmogrficos: documentos em pelcula cinematogrfica e fitas
magnticas de imagens (tapes), conjugados ou no a trilhas sonoras,
com bitolas e dimenses variveis, contendo registros fonogrficos
(discos e fitas audiomagnticas);

Microgrficos: documentos em suporte flmico resultantes de
microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas
especficas (rolo, microficha, jaqueta, carto-janela); e

Informticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em
computador (disquetes, disco rgido, disco ptico).

2) Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser:

Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrio legal
de acesso, cuja divulgao no prejudica a administrao.

Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu contedo
informativo, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram
medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao.

Com relao a classificao quanto natureza do assunto a Lei n 8.159/91
dispe no art. 4 que Todos tm direito a receber dos rgos pblicos
informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou
geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da
lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cuj o sigilo sej a
imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas.

Por sua vez, o art. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos
documentos pblicos. Porm, o art. 23, delega ao Poder Executivo, por meio
de Decreto, fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos
rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.

O 1 do referido artigo dispe que os documentos cuja divulgao ponha em
risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas so originalmente sigilosos.



J, o 2 determina que o acesso aos documentos sigilosos referentes
segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30
(trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.

O 3 reza que o acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a
imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a
contar da data de sua produo.

Por fim, o art. 24 faculta ao Poder Judicirio, em qualquer instncia,
determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento
de situao pessoal da parte.

O Poder Executivo Federal, regulamentando o art. 23, editou o Decreto
n 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispe sobre a salvaguarda de
dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da
segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica
Federal.

O art. 5 do referido Decreto dispe que Os dados ou informaes sigilosos
sero classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em
razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos.

Por sua vez, o art. 37 delimita em seus incisos, o acesso a dados ou
informaes sigilosas em rgos e entidades pblicos e instituies de carter
pblico.

Assim, segundo esse artigo admitido o acesso a dados ou informaes
sigilosas:

I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou
atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e

II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu
interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante
requerimento ao rgo ou entidade competente.

Dessa forma, segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do
meio em que pode circular, h quatro graus de sigilo:




Documento reservado: trata de assunto que no deva ser do
conhecimento do pblico em geral.

Documento confidencial: o assunto que, embora no requeira
alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada
pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos
administrativos.

Documento secreto: assunto que requer alto grau de segurana e
cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas
que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio,
sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.

Documento ultra-secreto: assunto que requer excepcional grau de
segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.

3) Quanto natureza dos documentos:

Arquivo especial - aquele que tem sob sua guarda documentos de
formas fsicas diversas (=tipos) iconogrficos, cartogrficos,
audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD,
documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta
razo, merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle,
conservao etc.

Arquivo especializado - aquele que tem sob sua custdia os
documentos de determinado assunto, resultado da experincia
humana num campo especfico, independentemente da forma fsica
que apresentem, como, por exemplo, os arquivos mdicos ou
hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia.

4) quanto abrangncia:

Arquivos setoriais so aqueles estabelecidos junto aos rgos
operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente.

Arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os
documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a
estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades
de arquivo corrente.

G
r
a
u

d
e

s
i
g
i
l
o

+
-



CENTRALIZAO E DESCENTRALIZAO DOS ARQUIVOS CORRENTES

A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas
fases, intermediria e permanente, os arquivos devem ser centralizados,
embora possam existir depsitos de documentos fisicamente separados.

Centralizao por sistema centralizado entende-se no apenas a reunio de
documentao em um nico local, como tambm todas as atividades de
controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de
documentos de uso corrente em um nico rgo de estrutura organizacional.

Dentre as vrias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:

treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo;
maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos;
ntida delimitao de responsabilidades;
constituio de conjuntos arquivsticos mais completos;
reduo dos custos operacionais; e,
economia de espao e equipamentos.

A despeito dessas vantagens, no se pode ignorar que uma centralizao
rgida seria desaconselhvel e at mesmo desastrosa como no caso de uma
instituio de mbito nacional, em que algumas de suas unidades
administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou
especficas, ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente
distantes umas das outras, s vezes em reas geogrficas diferentes
agncias, filiais, delegacias carecendo, portanto, de arquivos prximos para
que possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de trabalho.

Descentralizao recomenda-se prudncia ao aplicar esse sistema. Se a
centralizao rgida pode ser desastrosa, a descentralizao excessiva surtir
efeitos iguais ou ainda piores.

O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se
em considerao as grandes reas de atividades de uma instituio.

Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produo,
Comercializao e Transportes, alm dos rgos de atividades-meio ou
administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em
divises e/ou sees.

Uma vez constatada a necessidade de descentralizao para facilitar o fluxo de
informaes, esta dever ser aplicada em nvel de departamento, isto ,
dever ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estaro
reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos
e recebidos pelas divises e sees que o compem. Para completar o sistema,


dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos
administrativos.

A descentralizao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois
critrios:

centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao de
arquivos;

descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

Quanto se fala em atividades de controle est se referindo queles exercidos
em geral pelos rgos de protocolo e comunicao, isto : recebimento,
registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio de documentos
correntes.

Centralizao das atividades de controle (protocolo) descentralizao
de arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentao feito pelo
rgo central de protocolo e comunicaes, e os arquivos so localizados junto
aos rgos responsveis pela execuo de programas especiais ou funes
especficas, ou ainda junto s unidades administrativas localizadas em reas
fisicamente distantes dos rgos a que esto subordinadas.

Quando o volume de documentos reduzido, cada rgo dever designar um
de seus funcionrios para responder pelo arquivo entregue sua guarda e por
todas as operaes de arquivamento decorrentes, tais como abertura de
dossis, controle de emprstimos, preparo para transferncia etc.

Se a massa documental for muito grande, aconselhvel que o rgo conte
com uma ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo em seu quadro de pessoal
para responder pelos arquivos.

Esses arquivos descentralizados denominam-se ncleos de arquivo ou
arquivos setoriais.

Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos
arquivos. Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir com
vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente
descentralizados.

O sistema consiste em descentralizar no somente os arquivos, como as
demais atividades de controle j mencionadas anteriormente, isto , os
arquivos setoriais encarregar-se-o, alm do arquivamento propriamente dito,
do registro, da classificao, da tramitao dos documentos etc.

Nesse caso, o rgo de protocolo e comunicaes, que tambm deve integrar o
sistema, funciona como agente de recepo e expedio, mas apenas no que
se refere coleta e distribuio da correspondncia externa. No raro, alm


dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentao
administrativa da instituio.

A opo pela centralizao ou descentralizao no deve ser estabelecida
ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos
critrios tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituio
qual o arquivo ir servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos,
a localizao fsica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em
recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores
que possibilitem a definio da melhor poltica a ser adotada.

Bom, com isso terminamos nossa primeira aula, tentamos ser o mais breve
possvel, pois sabemos que voc tem muita coisa para estudar em muito pouco
tempo.

Esperamos que tenha gostado.

Um grande abrao.

Davi e Fernando.




Bibliografia

BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica.

BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio
de Janeiro: Ed. FGV, 2004.

Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002.

Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.

SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro,
Ed. FGV, 2005.

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